General Data Protection Regulation – Avtal för samtycke

General Data Protection Regulation – Avtal för samtycke

1. Parter

   1. Personuppgiftsansvarig; Brf Xxxxxxxxxxx 0, xxx.xx. 769601-8436, Xxxxxxxxx 00, 000 00 Xxxxxxxxx (”vi/ oss”)

och

2. Registrerad; namn, adress, telefonnummer (”du/ dina”)

2. Bakgrund

Som bostadsrättsförening har vi en skyldighet att följa det regelverk som bland annat finns i bostadsrättslagen, vad gäller exempelvis förande av medlems- och lägenhetsförteckning. Vi behöver även dina personuppgifter för att kunna fullfölja våra förpliktelser gentemot dig som medlem i bostadsrättsföreningen.

Utgångspunkten i all behandling av personuppgifter är att inte behandla fler personuppgifter än vad som behövs för ändamålet och inte, annat än när det är absolut nödvändigt, använda integritetskänsliga uppgifter. Du har rätt att få information om vilka uppgifter vi har om dig och under förutsättning att det inte finns en laglig grund för föreningen att spara uppgifterna, har du även rätt att få uppgifterna raderade.

Detta dokument upprättas för att möjliggöra behandling av dina personuppgifter i enlighet med hur det specificeras i detta dokument. Syftet med avtalet är att vi använder ditt samtycke, som inhämtas genom detta dokument, som rättslig grund för behandlingen av dina personuppgifter.

Du har rätt att kontakta oss för att få information om vilka personuppgifter vi har om dig, för att begära rättelse eller radering av inte längre aktuella/ felaktiga personuppgifter samt begära överföring av dina personuppgifter. Du har även rätt att begära att vi begränsar behandlingen av dina personuppgifter. Du har även rätt att vända dig till Datainspektionen om du vill inge klagomål på hur vi behandlar dina personuppgifter.

3. Personuppgifter som omfattas av samtycket

Bostadsrättsföreningen behandlar endast personuppgifter när det finns en laglig grund, dvs. när föreningen behöver personuppgiften för att fullgöra förpliktelser i lag eller avtal, eller om det finns ett uttryckligt samtycke från dig som medlem.

Styrelsen för Brf Xxxxxxxxxxx 0 för ett medlemsregister med namn, lägenhetsnummer, adress och andelstal. Styrelsen för även ett lägenhetsregister innehållande namn, lägenhetsnummer, förrådsnummer samt person- och kontaktuppgifter på nuvarande andrahandshyresgäster. Övriga personuppgifter föreningen behandlar är överlåtelseavtal, pantförskrivningar eller uppgifter som du själv registrerar och frivilligt uppger.

Medlemmars namn, adress och lägenhetsnummer får vi fortsatt lagra utan vidare åtgärd, men för att lagra mailadress och telefonnummer krävs efter den 25 maj 2018 att medlemmar godkänner detta. Föreningen för därför ett separat register där vi lagrar namn, e-postadress och eventuellt telefonnummer efter medlemmens godkännande/samtycke. Syftet med det registret är att kunna skicka information till föreningens medlemmar och kontakta medlemmar i aktuella frågor eller nödsituationer. Du som medlem har alltid rätt att uppdatera dessa uppgifter eller återkalla samtycket. Informationen raderas alltid vid ett återkallat samtycke eller vid utträde ur föreningen förutsatt att föreningen inte behöver behandla dessa för att fullgöra förpliktelse enligt lag eller avtal.

Vi lagrar aldrig mer information än vad som krävs för ändamålet och inga uppgifter publiceras eller lämnas ut till någon, ej heller andra medlemmar. Utöver detta har föreningens ekonomiska förvaltning, Riksbyggen, tillgång till information om föreningens medlemmar, t.ex. person- och bankuppgifter. Styrelsen har även register med kontaktuppgifter över externa parter t.ex. hyresgäster för föreningens lokaler.

4. Syftet med behandlingen

Ditt medlemskap i BRF Stenbrottet 9 ligger till grund för de personuppgifter föreningen behandlar. För att kunna godkänna din ansökan om medlemskap i föreningen krävs en överlåtelsehandling där bl.a. uppgifter om ditt namn, personnummer och lägenhetsnummer framgår. I de flesta fall kommer uppgifterna från mäklaren som bistått vid överlåtelsen. Enligt bostadsrättslagen är föreningen skyldig att föra en förteckning över sina medlemmar med uppgift om bl.a. vilken lägenhet medlemmen nyttjar samt även uppgift om aktuella pantsättningar. Pantsättningshandlingarna inkommer från den bank vari du som medlem tagit upp ett lån, däremot finns inte några uppgifter om lånets storlek eller belopp. 

Uppgifter som kräver samtycke

För att medlemmen ska kunna ta del av all elektronisk kommunikation måste denne vid inträde i föreningen godkänna att vi lagrar kontaktuppgifter.

Vilken information ger vi till dig?

Som medlem i föreningen har du alltid rätt att få ett utdrag ur medlem- och/eller lägenhetsförteckningen och kan på så sätt enkelt se vilka uppgifter föreningen har registrerat. Du får även ta del av denna policy och du kan alltid kontakta styrelsen om du har frågor eller behöver lämna en begäran eller förfrågan som rör dina personuppgifter och/eller rättigheter.

5. Vem har tillgång till personuppgifterna?

Brf Stenbrottet 9 är personuppgiftsansvarig, vilket innebär att föreningen har yttersta ansvaret för hur dina personuppgifter behandlas och att dina rättigheter tas tillvara.

De som har tillgång till dina personuppgifter är:

• Personer med behörighet (t ex styrelse, Riksbyggen)

• Underleverantörer (t ex systemdrift, förvaltare)

I föreningen är det endast styrelsen som har tillgång till dina personuppgifter. Våra IT-system och affärssystem är utvecklade för att i mycket hög grad skydda mot intrång, förstöring och andra förändringar som kan innebära en risk för din integritet.

Riktlinjerna för hur föreningens ekonomiska förvaltning och andra underleverantörer får hantera personuppgifterna på uppdrag av föreningen finns reglerat i ett särskilt avtal. Utgångspunkten i detta avtal är att endast personal som behöver personuppgifterna för att utföra sina arbetsuppgifter ska ha tillgång till dem.

När lämnar vi ut dina personuppgifter?
Föreningens utgångspunkt är att inte lämna ut dina personuppgifter till tredje part om du inte har samtyckt till det eller om det inte är nödvändigt för att uppfylla föreningens förpliktelser enligt lag eller avtal. I de fall vi lämnar ut personuppgifter till tredje part görs detta enligt i avtal upprättade riktlinjer, vilka säkerställer att personuppgifterna behandlas på ett betryggande sätt.

För mer information eller frågor om föreningens lagring av personuppgifter kontakta styrelsen via e-post på adressen xxxx@xxxxxxxxxxxxxx0.xx

6. Bostadsrättsföreningens kontaktuppgifter

Brf Stenbrottet 9, xxx.xx. 769601-8436, Xxxxxxxxx 00, 000 00 Xxxxxxxxx

7. Samtyckets giltighetstid

Samtycket är giltigt tillsvidare. Att samtycket är giltigt tillsvidare innebär att samtycket inte upphör att gälla vid ett specifikt datum. Du kan när som helst återkalla ditt samtycke enligt punkt 8 i detta dokument.

8. Hur återkallar jag mitt samtycke?

Du kan när som helst återkalla ditt samtycke till behandling av dina personuppgifter enligt detta dokument. Om du återkallar ditt samtycke ska den behandling som beskrivs enligt detta dokument upphöra. Den behandling som har skett innan du återkallat ditt samtycke påverkas inte av att du återkallar ditt samtycke. För att återkalla ditt samtycke ska du ta kontakt med: xxxx@xxxxxxxxxxx0.xx

Genom att signera detta dokument samtycker du till behandling av dina personuppgifter i enlighet med det som beskrivs i detta dokument. Båda parterna har fått varsitt likalydande exemplar.

Ort & Datum		Ort & Datum
Boende		Brf Stenbrottet 9
Underskrift		Underskrift
Namnförtydligande/Titel		Namnförtydligande/Titel