Integritetspolicy

Integritetspolicy

Denna policy har fastställts av styrelsen för Adecla AB 2024-03-14

1. Personuppgiftsansvar

1.1 Denna integritetspolicy gäller när Adecla AB (”Adecla”, ”Bolaget”, ”vår”, ”vårt”), utför behandling av personuppgifter som avser användare av Adeclas tjänster, system, samarbetsparter, leverantörer och arbetssökanden. Adecla är personuppgiftsansvarig och ansvarar för att bolagets behandling av personuppgifter följer Allmänna dataskyddsförordningen (EU) nr 2016/679 (”GDPR”).

1.2 Adecla behandlar personuppgifter för att tillgodose kundens och våra berättigade intressen, som beskrivs nedan.

1.3 Adecla behandlar personuppgifter avseende:

a) Kontaktpersoner till kunder, potentiella kunder och tidigare kunder (härefter gemensamt

”kund”).

b) Personer som söker anställning hos Adecla.

c) Personer som besöker webbsidan, xxxxxx.xxx.

d) Kontaktpersoner för externa parter, såsom samarbetsparter, leverantörer, myndigheter, intresse- eller branschorganisationer.

2. Personuppgiftsbehandling kunder och samarbeten

2.1 Ändamålet med behandling avseende kunder samt kunders kontaktpersoner är att ingå avtal, efterleva gällande lag fullfölja och administrera ingånget avtal, marknadsföring, statistik samt för kundens berättigade intresse. Adecla strävar alltid efter att behandla så få personuppgifter som möjligt samt endast efter det avtalade syftet.

2.2 Man kan när som helst begära att Adecla raderar de uppgifter som Adecla samlat in samt få information om till vilka parter Adecla lämnat ut uppgifter till. Nedan är en beskrivning av de uppgifter som behandlas.

2.3 En personuppgift är all information som kan knytas till en levande person. Adecla samlar in och behandlar olika typer av personuppgifter inom ramen för sin verksamhet. Informationen lämnas antingen direkt av dig via annan kontaktperson för kunden.

2.4 Följande personuppgifter kommer att behandlas för kunder samt kunders kontaktpersoner:

a) Uppgift om din identitet – förnamn, efternamn, personnummer, röst, bild, elektronisk signatur, namnteckning.

b) Dina kontaktuppgifter – adress, e-postadress, telefonnummer och roll.

c) Inloggningsuppgifter – användarnamn till Finans- och/eller Fondplattformen, som skapas av Adecla.

d) Enhetsinformation – Uppgifter om din elektroniska enhet som du använder för att logga in på av Adecla tillhandahållen portal, såsom modell, IP-adress och operativsystem.

2.5 Ändamål för behandlingen: Kunna ingå och fullfölja avtal, kommunikation med kund, administrera ingångna avtal, hantera risker, uppfylla uppgiftsskyldighet gentemot myndigheter, intern rapportering, analys i marknadsföringssyfte, affärsutveckling för förbättrat produktutbud, god registervård och riktade erbjudanden.

2.6 Rättslig grund för behandlingen: För att ingå avtal med det bolag du representerar, behöver vi behandla dina personuppgifter. Dock är det frivilligt att lämna de uppgifter vi behandlar om dig. Adecla har ett berättigat intresse för personuppgiftsbehandlingen för att fullfölja avtalsrelationen.

2.7 Lagringstid: De personuppgifter Adecla behandlar kopplade till sina kunder bevaras under den tid som kund är aktiv och upp till fem år därefter, eller så länge som krävs för att efterleva förpliktelser enligt lag eller myndighetsbeslut, som beskrivet ovan. Kontaktuppgifter för att genomföra riktad marknadsföring behandlas med grund i Berättigat intresse tills det att kund avregistrerar från lista.

2.8 Adecla behandlar även personuppgifter kopplade till kunder för förbättring och effektivisering genom statistik och marknadsföring. Läs mer nedan.

3. Personuppgiftsbehandling xxxxxx.xxx

3.1 Alla som besöker en webbplats med cookies skall enligt Lag (2003:389) om elektronisk kommunikation få information om att webbplatsen innehåller cookies, vad dessa cookies används till och hur cookies kan undvikas.

3.2 Genom de cookies som används på xxxxxx.xxx sker viss behandling av personuppgifter.

Xxxxxx.xxx och vår Finansportal använder cookies och andra liknande tekniker (härefter

”cookies”) för att säkra grundläggande funktioner, föra besöksstatistik och samla in information

för att kunna förbättra upplevelsen för dig som användare.

3.3. Du kan konfigurera din webbläsare att inte acceptera cookies. Om du väljer att ställa in din webbläsare att helt blockera alla cookies kan Bolaget tyvärr inte garantera att hemsidan fungerar korrekt.

3.5 Rättslig grund: Berättigat intresse avseende nödvändiga cookies, Samtycke när du besöker hemsidan.

3.6 Lagringstid: Cookies är en liten textfil som placeras på din dator och har olika lagringstid beroende på syftet. De flesta cookies byts ut efter mycket kort tid (s.k. sessionscookies). Ev. personuppgifter som hämtas in genom cookies behandlas under mycket kort tid före anonymisering sker.

4. Personuppgiftsbehandling arbetssökande

4.1 Som ett finansiellt bolag omfattas Adecla av många regler där personuppgifter måste inhämtas från alla som ansöker om anställning hos oss.

4.2 Följande personuppgifter behandlas för dig som genomgår en rekryteringsprocess eller skickar in en spontanansökan:

a) Uppgift om din identitet – förnamn, efternamn, personnummer, röst, bild, elektronisk signatur, namnteckning, medborgarskap, skattskyldighet.

b) Erfarenhet/Utbildning – kvalifikationer, licenser, utbildning, arbetshistorik.

c) Lämplighetsbedömning – referenser, licenser, belastningsregister.

d) Ekonomiska uppgifter – i sent skede av rekryteringsprocessen behandlas även uppgifter rörande innehav och transaktioner av finansiella instrument för den sökande och närstående, i syfte att följa regelverk rörande insiderhandling.

4.3 Ändamål: Genomförande av rekryteringsprocess eller bedömning av spontanansökan, ingående av anställningsavtal.

4.4 Rättslig grund: Avtal (åtgärder för att ingå avtal), Berättigat intresse (för att bedöma ansökningar och rekryteringar som inte leder till anställning) samt Rättslig förpliktelse enligt;

Lag. (2007:528) om värdepappersmarknaden, FFFS (2017:2)

4.5 Lagringstid: Spontanansökningar raderas om sökanden begär detta eller högst 1 år efter att rekryteringsprocessen avslutades.

5. Kontaktpersoner externa parter

5.1 Adecla behandlar namn, roll och kontaktuppgifter, såsom telefonnummer och e- postadress, avseende kontaktpersoner hos våra leverantörer, samarbetspartners och myndigheter.

5.2 Ändamål: Syftet med behandlingen är att kunna kommunicera, uppfylla och fullfölja avtal, utveckla verksamheten och den dagliga driften samt utvärdera leverantörer.

5.3 Rättslig grund: Berättigat intresse, samt i förekommande fall Rättslig förpliktelse enligt Lag. (2007:528) om värdepappersmarknaden.

5.4 Lagringstid: Uppgifterna hålls aktuella och bevaras så länge kontaktpersonen finns kvar hos den externa parten alternativt så länge som det krävs enligt rättslig förpliktelse.

6. Bearbetning av personuppgifter för Statistik, analys och marknadsföring

6.1 Adecla inhämtar personuppgifter i syfte att bearbeta statistik från vår hemsida, Finansportalen och Leverantörsportalen för att utveckla och anpassa verksamheten samt våra tjänster. Statistik inhämtas även för återrapportering till kund enligt avtal.

6.2 Adecla behandlar personuppgifter för att ge bättre och personligare erbjudanden och service. Personuppgifter kan exempelvis behandlas, samköras, segmenteras och analyseras för att genom riktad marknadsföring lämna information, erbjudanden eller rekommendationer om egna eller samarbetspartners varor och tjänster.

6.3 Behandlingen görs mot bakgrund av Xxxxxxx berättigade intresse att tillhandahålla relevant information om erbjudanden till sina kunder. Uppgifterna kan ligga till grund för att Adecla, och i förekommande fall Adeclas samarbetspartners, ska kunna anpassa innehåll, annonser och erbjudanden.

6.4 Det är upp till dig som kontaktperson om du vill ta emot marknadsföring, maila xxxx@xxxxxx.xxx om du ej önskar ta emot marknadsföring mer. Vid deltagande till event, seminarie eller annan samling anordnad av Adecla, kan hälsouppgifter avseende allergier behandlas, detta kan raderas omgående om du önskar.

6.5 Laglig grund: Berättigat intresse (vårt och kundens intressen av effektivisering av våra tjänster) samt i förekommande fall Avtal (när avtalet omfattar återrapportering i statistik).

7. Mottagare av personuppgifter

7.1 Adeclas tjänst är komplex och förutsätter ett samarbete med andra externa samarbetspartners och tjänsteleverantörer. Utöver detta lyder Bolaget under ett omfattande regelverk med krav på kontroller och rapportering

7.2 Inom ramen för gällande lagar och regler kan delning av vissa personuppgifter med flertalet externa samarbetsparter och tjänsteleverantörer, förekomma. Detta för att Xxxxxx ska kunna erbjuda de tjänster Bolaget erbjuder och i den utsträckning det är nödvändigt för att Adecla ska kunna fullgöra sina tjänsteåtaganden mot kund. Eventuell behandling av personuppgifter regleras i personuppgiftsbiträdesavtal för att säkerställa att alla parter behandlar uppgifterna så som avtalat och enligt GDPR.

7.3 Adecla kan komma att överföra personuppgifter till andra mottagare när det är nödvändigt för att antingen uppfylla (i) avtalet, (ii) följa lag, författning eller beslut som Adecla måste efterleva. Följande typer av mottagare kan bli aktuella:

a) Myndigheter – Såsom Finansinspektionen, Skatteverket.

b) System-/ och tjänsteleverantörer – Bolaget använder sig av ett antal tekniska lösningar som stöd i verksamheten. Leverantörer tar bara del av personuppgifter i den omfattning som är nödvändig för att leverera tjänster till Adecla. Typiskt sett innebär detta att leverera lagringstjänster, felsökning och utveckling.

7.4 Adeclas behandling av personuppgifter sker i huvudsak i Sverige eller inom EU/EES. I enstaka fall använder vi oss av leverantörer eller underleverantörer där personuppgifter kan

komma att överföras utanför EU/EES (”tredje land”), exempelvis USA. Vid dessa fall säkerställer vi att dina personuppgifter hanteras i enlighet med kraven enligt EU-U.S Data privacy framework, där relevant personuppgiftsskydd säkerställs.

8. IT-Säkerhet

8.1 Adecla vidtar som personuppgiftsansvarig lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda de personuppgifter som behandlas i enlighet med avsnitt 2 i GDPR och har upprättat interna riktlinjer för IT, säkerhet och avbrottsfri verksamhet. Säkerhetsarbetet inom Adecla syftar till att förhindra personella, fysiska och ekonomiska skador. Arbetet med

informationssäkerhet syftar också till att säkerställa en ändamålsenlig hantering av information när det gäller konfidentialitet, riktighet och tillgänglighet.

8.2 När du loggar in på Adeclas Finansportal eller Leverantörsportal via din dator, mobiltelefon, surfplatta eller annan utrustning behöver Adecla lagra och hämta viss teknisk information från utrustningen för att Bolaget ska kunna tillhandahålla och uppdatera tjänsterna. Informationen lagras för att Adecla ska kunna fullfölja avtalet med kund om att tillhandahålla tjänsten.

G. Gallring av personuppgifter

9.1 Personuppgifter raderas eller avpersonifieras (”Gallras”) när syftet med behandlingen är uppnått, i regel när ett avtal är fullföljt (kundförhållandet upphör) eller ett krav på arkivering enligt lag inte längre gäller.

9.2 Användningen av personuppgifter under bevarandetiden begränsas med hänsyn till ändamålen med behandlingen. Gallringen kan inte återkallas/återskapas.

10. Dina rättigheter

10.1 Adecla eftersträvar att vid var tillfälle ha ett Dataskyddsombud. Adecla har utsett Xxxx Xxxxx till dataskyddsombud. Dataskyddsombudet är kontaktperson för utövandet av rättigheter gentemot Adecla med kontaktuppgifter som anges nedan.

10.2 Om en behandling grundas i ditt samtycke har du rätt att utan kostnad återkalla samtycket till behandlingen, utan att detta påverkar lagligheten av behandlingen innan återkallandet.

10.3 Du har rätt att begära ett registerutdrag, i elektroniskt format eller på papper. Adecla kommer då att sammanställa information om hur dina personuppgifter behandlas och skicka denna till dig, normalt sett inom en månad.

10.4 Du har rätt att begära att Xxxxxx rättar personuppgifter som du anser är felaktiga och att komma in med kompletterande personuppgifter, i särskilda fall, om du anser att de personuppgifter Adecla har behandlat har gett en felaktig bild av dig. För förfrågningar enligt ovan skickas in till xxxx@xxxxxx.xxx

10.5 Du har rätten att begära att Adecla raderar dina personuppgifter. Adecla kommer då att radera personuppgifter som inte måste bevaras för att uppfylla rättsliga förpliktelser. Bolaget kommer också att fortsätta behandla personuppgifter i vissa andra fall, bland annat när

personuppgifter måste behandlas för att uppfylla ett avtal med kund. Adecla kommer alltid att svara dig och förklara sin syn på vilka personuppgifter som Xxxxxx har rätt att fortsätta behandla.

10.6 Du har alltid rätten att xxxx klagomål till tillsynsmyndigheten, Integritetsskyddsmyndigheten.

10.7 Om du vill begära ett registerutdrag, återkalla ett samtycke eller rätta/radera en uppgift ska du vända dig till Adeclas dataskyddsombud som nås via xxxx@xxxxxx.xxx

Frågor Adecla xxx.xxxxxx.xxx xxxx@xxxxxx.xxx

Integritetsskyddsmyndigheten (IMY)

xxx.xxx.xx xxx@xxx.xx