SÄKERSTÄLLANDE AV KONTINUITETEN I FÖRBINDELSERNA TILL KANTA‐ TJÄNSTERNA I FÖRÄNDRINGSSITUATIONER: ANVISNING FÖR AKTÖRER INOM DEN PRIVATA HÄLSO‐ OCH SJUKVÅRDEN
SÄKERSTÄLLANDE AV KONTINUITETEN I FÖRBINDELSERNA TILL KANTA‐ TJÄNSTERNA I FÖRÄNDRINGSSITUATIONER: ANVISNING FÖR AKTÖRER INOM DEN PRIVATA HÄLSO‐ OCH SJUKVÅRDEN
Målgrupper Tillhandahållare av privata hälso‐ och sjukvårdstjänster Läkare och tandläkare
Tillverkare av informationssystem för social‐ och hälsovården Giltighetstid Anvisningen träder i kraft omedelbart och gäller tills vidare
Syfte Med hjälp av denna anvisning kan en organisation som tillhandahåller privata hälsovårdstjänster säkerställa kontinuiteten i förbindelsen till de nationella informationssystemtjänsterna inom social‐ och hälsovården (Kanta‐tjänsterna) även vid förändringssituationer i organisationen
SÄKERSTÄLLANDE AV KONTINUITETEN I FÖRBINDELSERNA TILL KANTA‐TJÄNSTERNA I FÖRÄNDRINGSSITUATIONER: ANVISNING FÖR AKTÖRER INOM DEN PRIVATA HÄLSO‐ OCH SJUKVÅRDEN
Som registeransvarig för patientuppgifterna ansvarar tillhandahållaren av hälso‐ och sjukvårdstjänster för att patientuppgifterna behandlas i enlighet med lag. Denna anvisning innehåller en sammanställning av frågor som måste ses över i samband med förändringar i en organisations struktur för att säkerställa kontinuiteten i förbindelserna till Kanta‐ tjänsterna.
Förändringar i organisationsstrukturen kan påverka:
Vem som är registeransvarig för patientuppgifterna samt arkiveringen av dessa
• Efter förändringen ligger ansvaret för journalhandlingar som servicetillhandahållaren producerat på den registeransvariga som ansvarar för den ifrågavarande servicetillhandahållarens register efter förändringen
Patientdataarkivets verksamhetsmodeller
• Samtycken, förbud och uppgifter som visas på Mina Kanta‐sidor Avtal och förbindelser som gäller Kanta‐tjänsterna
• En ansökan‐förbindelse för Kanta‐tjänsterna behövs om en ny servicetillhandahållare grundas eller om FO‐numret för den servicetillhandahållare som gjorde den ursprungliga ansökan‐förbindelsen annars ändras
• Avtal som via en huvudanslutare ingåtts med servicetillhandahållare som ansluter sig till Kanta‐tjänsterna
Begäran om receptförnyelse
• Begäran om receptförnyelse kan riktas från apoteken och Xxxx Xxxxx‐sidor till de servicetillhandahållares verksamhetsställen som anslutit sig till Recepttjänsten och antecknats i SOTE‐organisationsregistret som verksamhetsställen som tar emot begäran om förnyelse samt till de självständiga yrkesutövare som anslutit sig till Recepttjänsten och antecknats i kodverket Valvira – Terveydenhuollon itsenäiset ammatinharjoittajat (Självständiga yrkesutövare inom hälso‐ och sjukvården) som yrkesutövare som tar emot begäran om förnyelse
Om den tekniska förbindelse som använts för anslutning till Kanta‐tjänsten byts ut
• Anslutningspunkterna
• Datakommunikationsförbindelserna
• Certifikaten (server‐ och/eller systemsigneringscertifikat)
Väsentliga förändringssituationer ur Kanta‐tjänsternas synvinkel är:
• Köp eller försäljning av företag och samgång mellan företag (till exempel köp eller försäljning av självständigt fungerande affärshelheter) samt
• Nedläggning av företagsverksamhet
Säkerställande av kontinuiteten i förbindelserna till Kanta‐tjänsterna i samband med köp eller försäljning av företag och samgång mellan företag
De ändringar i tillstånden som krävs när organisationsstrukturen förändras görs i god tid till regionförvaltningsverket (AVI) eller Tillstånds‐ och tillsynsverket för social‐ och hälsovården (Valvira) genom en anmälan eller ändringsansökan1 beroende på vilkendera myndigheten som enligt lagen om privat hälso‐ och sjukvård ansvarar för att behandla ändringen av servicetillhandahållarens verksamhetstillstånd.
Tillhandahållare av hälsovårdstjänster ansluts till Kanta‐tjänsterna med hjälp av registeruppgifterna i Kodtjänsten som underhålls av Institutet för hälsa och välfärd (THL). Uppgifterna om servicetillhandahållarnas tillstånd förmedlas till Kodtjänsten från Valveri‐ registret (registret över tillhandahållare av privata social‐ och hälsovårdstjänster2).
Uppdaterade uppgifter i THL:s Kodtjänst är en förutsättning för att Kanta‐tjänsterna ska fungera.
Servicetillhandahållaren ska försäkra sig om att de ändrade uppgifterna är korrekta i den nationella kodtjänstens SOTE‐organisationsregister eller i IAH‐kodverket3.
Ändringar av registeransvarig ska anmälas till FPA:s Kanta‐tjänster
Uppgifterna om den registeransvariga för servicetillhandahållarens patientuppgifter måste vara uppdaterade i FPA:s Kanta‐tjänster. Alla ändringar som rör den registeransvariga ska anmälas till FPA:s Kanta‐tjänster med blanketten för anmälan om ändring av registeransvarig. Datumen för körningar av ändringar av registeransvarig finns på Xxxxx.xx, i handboken om Kanta‐tjänsterna under rubriken Ändringar. Blanketter för anmälan om ändringar finns i Extranät‐tjänsten4 på Xxxxx.xx.
1 Ansökan om tillstånd för privat hälso‐ och sjukvård samt ändringar xxxx://xxx.xxxxxxx.xx/xxx/xx/xxxxx‐och‐sjukvard/privata_halso‐
_och_sjukvardtjanster/ansokan‐om‐tillstand
2 Valveri‐registret xxxx://xxx.xxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxx_xxxxxxxxxxxxxxxx_xxxxx/xxxxx‐palvelut_ja_rekisteritiedot 3 Anvisning för kontroll av uppgifter xxxxx://xxx.xxx.xx/xx/xxx/xxxxxxxxxxxxxx‐sosiaali‐ja‐terveysalalla/tiedon‐ja‐vaatimusten‐ yhdenmukaistaminen/koodistopalvelu/tekniset‐ohjeet/sote‐organisaatiorekisteri
4 Blankett för ändringsanmälan – Xxxxx.xx > Kanta Extranät‐tjänsten > Materiaalipankki > Lomakkeet > Asiakastietojen hallinta
Så fort det har fattats beslut om en kommande ändring ska servicetillhandahållaren göra
en ändringsanmälan via e‐post till THL:s Kodtjänst (xxxxxxxxxxxxxxx@xxx.xx) och till FPA:s Kanta‐tjänster (xxxxx@xxxxx.xx). Ange som rubrik Alustava muutosilmoitus (Preliminär ändringsanmälan) och organisationens namn. Den slutliga anmälan om ändring av registeransvarig gör servicetillhandahållaren genom att e‐posta den kompletterade blanketten för ändringsanmälan till Kanta‐tjänsterna och till THL:s Kodtjänst i det skede när tillståndsuppgifterna har uppdaterats i SOTE‐organisationsregistret. Ange som rubrik Lopullinen muutosilmoitus (Slutlig ändringsanmälan) och organisationens namn.
Komihåglista för genomförandet av en förändring
• Servicetillhandahållaren planerar genomförandet av förändringen och tidsschemat i så god tid som möjligt i samarbete med systemleverantören och FPA:s Kanta‐tjänster.
• FPA uppdaterar uppgifterna om registeransvarig för de arkiverade handlingarna och systemleverantören gör motsvarande ändring i informationssystemet. Efter förändringen gör servicetillhandahållaren ett ibruktagningstest tillsammans med systemleverantören för att försäkra sig om att ändringarna av uppgifter om registeransvarig lyckades. Även de interna delregistren (hälso‐ och sjukvård resp. företagshälsovård) bör kontrolleras så att de säkert är införda i informationssystemen under rätt registeransvarig
• Uppdatering eller uppsägning av avtal och förbindelser som gäller Kanta‐tjänsterna
o Om man vid en förändring av organisationsstrukturen grundar en ny servicetillhandahållare eller om FO‐numret byts ut måste den nya servicetillhandahållaren ansluta sig till Kanta‐tjänsterna. Om en servicetillhandahållare fusioneras med ett annat aktiebolag på det sätt som avses i lagen om aktiebolag, avslutas den överlåtande servicetillhandahållarens kundrelation och användningen av Kanta‐tjänsterna fortsätter i den övertagande servicetillhandahållarens namn.
o Vid behov ingår servicetillhandahållaren nya avtal om användning av Kanta‐ tjänsterna med de servicetillhandahållare som ansluter sig (pitäisikö lisätä: i samband med förändringen/fusionen?).
• Servicetillhandahållaren skickar uppgifter om mottagning av begäran om receptförnyelse (verksamhetsställen som tar emot begäran om förnyelse) via e‐post till adressen xxxxxxxxxxxxxxx@xxx.xx och en kopia till adressen xxxxx@xxxxx.xx
• Servicetillhandahållaren uppdaterar planen för egenkontroll av dataskyddet och informationssäkerheten
• Servicetillhandahållaren uppdaterar de interna samtyckena
• Servicetillhandahållaren informerar kunderna och personalen om förändringarna och hur dessa inverkar på samtycken och förbud
• Servicetillhandahållaren ska
o Säkerställa att certifieringen av det informationssystem han använder är
uppdaterad
o Säkerställa att datakommunikationerna, förmedlartjänsterna, certifikaten och övrig utrustning som behövs för att använda Kanta‐tjänsterna överensstämmer med kraven
o Utreda behovet av eventuell massöverflyttning (överflyttning av gamla uppgifter) från det patientdatasystem som tas ur bruk, om det gamla systemet inte längre kommer att vara i aktivt bruk
o Göra de ändringar som bytet av informationssystem föranleder i planen för egenkontroll enligt klientuppgiftslagen
• Servicetillhandahållaren uppdaterar de ändrade fakturerings‐ och kontaktuppgifterna i Kanta Extranät‐tjänsten
Förbindelser som gäller Kanta‐tjänsterna och arkivering av journalhandlingar när ett företag lägger ned sin verksamhet
När verksamheten upphör ska servicetillhandahållaren se till att arkiveringen av journalhandlingar görs på det sätt som föreskrivs i författningarna. Nedläggning av ett verksamhetsställe eller av ett företags verksamhet anmäls skriftligt till tillståndsförvaltningen (AVI eller Valvira). I anmälan om nedläggning ska det lämnas en redogörelse för hur journalhandlingarna förvaras efter att verksamheten avslutats.
De förbindelser som gäller Kanta‐tjänsterna ska också sägas upp. Nödvändiga blanketter finns i Kanta‐Extranät‐tjänsten5 på webbplatsen Xxxxx.xx.
• Uppsägning av förbindelsen för hälso‐ och sjukvården
• Anmälan om ändring av registeransvarig jämte ifyllnadsanvisning
• Anmälan om ändring i uppgifterna om anslutningspunkter
Mer information på nätet
Xxxxx.xx: Handbok om Kanta‐tjänsterna > Ändringar
• xxxx://xxx.xxxxx.xx/xx/xxx/xxxxxxxxxxxxxxx/xxxxxxx‐om‐kanta‐tjansterna
Tillstånd för privat hälso‐ och sjukvård
• xxxx://xxx.xxxxxxx.xx/xxx/xx/xxxxx‐och‐sjukvard/privata_halso‐_och_sjukvardtjanster
• xxxxx://xxx.xxx.xx/xx/xxx/xxx/xxxxxxxxxx‐terveyspalvelut
Upprättande och hantering av journalhandlingar. Handbok för hälso‐ och sjukvården. SHM
5 Xxxxx.xx > Kanta Extranät‐tjänsten > Materiaalipankki > Lomakkeet > Asiakastietojen hallinta
2012:4
• xxxxx://xxx.xxxxxxx.xx/xxxxxx/00000/000000
THL:s anvisningar och föreskrifter om informationshantering inom social‐ och hälsovården finns på THL:s webbplats på adressen: xxxxx://xxx.xxx.xx/xx/xxx/xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx‐ inom‐social‐och‐halsovarden > Förenhetligande av information och krav > Föreskrifter och anvisningar
Mer information via e‐post: THL: xxxxxxxxxxxxx@xxx.xx FPA: xxxxx@xxxxx.xx
Xxxx Xxxxxxxxxxx Enhetschef
Xxxxx Xxxxxxx Utvecklingschef
Sändlista Tillhandahållare av privata hälso‐ och sjukvårdstjänster Läkare och tandläkare
Tillverkare av informationssystem för social‐ och hälsovården
För kännedom SHM / registratorskontoret, Xxxxx Xxxxxx Xxxxxxx / registratorskontoret, Xxxxx Xxxx
Folkpensionsanstalten / enheten för Kanta‐tjänster, Xxxxxx Xxxxxxxx Befolkningsregistercentralen / registratorskontoret, Xxxxx Xxxxxxx Finlands Kommunförbund rf / registratorskontoret