Östra Nylands välfärdsområdes Koncerndirektiv
Godkänd i områdesfullmäktige 14.6.2022 § 7
Östra Nylands välfärdsområdes Koncerndirektiv
Innehåll
1. Koncerndirektivets syfte och mål 3
2. Behandling och godkännande av koncerndirektivet 3
3. Koncerndirektivets bindande karaktär 3
4. Fördelning av befogenheter mellan välfärdsområdets organ och tjänsteinnehavare 4
5. Planering och styrning av koncernens ekonomi och investeringar 5
6. Ordnande av koncerntillsyn och rapportering samt intern kontroll och riskhantering 5
7. Tryggande av välfärdsområdets förtroendevaldas rätt till information 7
8. Koncernsammanslutningarnas skyldighet att inhämta välfärdsområdets ståndpunkt innan beslut fattas 7
9. Koncernens interna tjänster 9
9.2. Finansierings- och placeringsverksamhet (inkl. koncernkontosystem)
.................................................................................................9
9.3. Långivning till dotterbolag 10
9.6 Ekonomi- och informationsförvaltning 10
9.9. Personaladministration 11
9.10. Hantering av dokument och information 11
10. Välfärdsområdets koncernsammanslutningars styrelsers sammansättning och utnämning av dem 12
11. Goda förvaltnings- och ledningsmetoder inom välfärdsområdets koncernsammanslutningar 12
14. Avvikelser från de anvisningar som kompletterar koncerndirektivet 16
BILAGOR
1. Koncerndirektivets syfte och mål
Koncerndirektivet styr de sammanslutningar som hör till koncernen. Koncerndirektivet gäller välfärdsområdets dottersammanslutningar och dessas dottersammanslutningar. I välfärdsområdets intressesammanslutningar ska representanterna sträva efter att principerna i välfärdsområdets koncerndirektiv följs även i dessa sammanslutningar. Utfärdandet av koncerndirektiv baserar sig på 22 § i lagen om välfärdsområden, enligt vilken fullmäktige bland annat fattar beslut om principerna för ägarstyrningen samt koncerndirektiv.
Koncerndirektivets minimiinnehåll fastställs i 49 § i lagen om välfärdsområden. Till koncernen hör dotterbolag, som har bestämmanderätt enligt 1 kap. 5 § i bokföringslagen. Med välfärdsområdets intressesammanslutningar avses sådana ägarintresseföretag och intresseföretag som avses i bokföringslagens 1 kap. 7 och 8 §. De sammanslutningar som hör till välfärdsområdets koncern presenteras i bilaga 1.
2. Behandling och godkännande av koncerndirektivet
Välfärdsområdets fullmäktige godkänner koncerndirektivet så att det är i kraft tills vidare.
Koncerndirektivet behandlas och godkänns i välfärdsområdets koncernsammanslutningars bolagsstämmor och styrelser eller motsvarande organ. Samtidigt förbinder sig koncernsammanslutningen till att följa koncerndirektivet i sin helhet. Koncerndirektivet ska också tas upp för behandling i intressesammanslutningars organ så att organet åtminstone noterar koncerndirektivet för kännedom.
3. Koncerndirektivets bindande karaktär
Det koncerndirektiv som godkänns i koncernen följs i de koncernsammanslutningar som hör till koncernen, om inte något annat följer av tvingande lagstiftning som berör dem, bolagsordningen, avtal eller stadgar.
Vid användning av ägarstyrning beaktar välfärdsområdet principerna om jämlik behandling av sammanslutningarnas ägare som ingår i den lagstiftning som gäller för respektive sammanslutning. Ägarstyrning får inte användas så att
sammanslutningens beslut eller åtgärder utformas för att ge en ägare till sammanslutningen eller någon annan en orättvis fördel på sammanslutningens eller en annan ägares bekostnad (likabehandlingsprincipen).
Om enskilda anvisningar som baserar sig på koncerndirektivet strider mot bestämmelser som rör sammanslutningen, såsom sammanslutnings- eller bokföringslagstiftningen eller annan tvingande lagstiftning, följer man den gällande tvingande lagstiftningen. Sammanslutningens ledning bör omedelbart meddela koncernledningen skriftligen om eventuella motstridigheter.
Koncerndirektivet förändrar inte koncernsammanslutningarnas eller intressesammanslutningarnas ledningars juridiska ställning eller ansvar.
4. Fördelning av befogenheter mellan välfärdsområdets organ och tjänsteinnehavare
Välfärdsområdets fullmäktige
Enligt 22 § i lagen om välfärdsområden fattar välfärdsområdets fullmäktige beslut om bland annat följande:
- godkänner välfärdsområdets strategi
- beslutar om de verksamhetsmässiga och ekonomiska målen för koncernen och dess koncernsammanslutningar i samband med behandlingen av välfärdsområdets budget
- bedömer förverkligandet av de verksamhetsmässiga och ekonomiska målen årligen i samband med behandlingen av bokslutet
- beslutar om principerna för ägarstyrningen samt koncerndirektiv
Koncernledningen
Välfärdsområdets koncernledning definieras i förvaltningsstadgan.
Välfärdsområdets styrelse
Välfärdsområdets styrelses uppgifter definieras i välfärdsområdets förvaltningsstadga.
Välfärdsområdets direktör
Xxxxxx som koncernens verkställande direktör och verkställer ägarstyrningen. Välfärdsområdets direktörs uppgifter definieras i välfärdsområdets förvaltningsstadga.
Tjänsteinnehavare som utnämnts särskilt av välfärdsområdets styrelse
Den tjänsteinnehavare som utnämnts till ansvarig för ett dotterbolags styrning har som uppgift att förverkliga ägarstyrningen i administrationen och verksamheten inom de bolag som han eller hon har utsetts att styra.
5. Planering och styrning av koncernens ekonomi och investeringar
Välfärdsområdets fullmäktige ställer i budgeten upp mål för koncernsammanslutningarnas verksamhet och ekonomi, som har härletts från välfärdsområdets strategi och den relaterade ägarpolitiken samt från sammanslutningens affärsverksamhet. Koncernledningen förhandlar med koncernsammanslutningarna om vilka mål som ska ställas upp innan de slutgiltigt godkänns. Genom de mål som ställts upp som ett resultat av samarbetet försöker man säkerställa att koncernsammanslutningarnas verksamhet är i enlighet med koncernens intressen som helhet.
Koncernsammanslutningarnas ekonomiplaner ska basera sig på de mål som fullmäktige ställt upp för dem.
Koncernsammanslutningarnas styrelser ansvarar för att sköta ekonomin på ett korrekt sätt. Koncernledningen strävar efter att stödja uppnåendet av de uppställda målen.
Ansvaren och skyldigheterna i fråga om koncernens ekonomi ska beaktas i välfärdsområdets budget och ekonomiplan. För detta ändamål ska koncernsammanslutningarnas styrelser lämna de uppgifter som välfärdsområdet kräver till välfärdsområdet ur koncernsammanslutningarnas resultat-, finansierings- och investeringsplaner samt om väsentliga risker och osäkerhetsfaktorer som anknyter till verksamheten. Xxxxxxx ska man lämna information om bland annat kommande koncern- och bolagsarrangemang, betydande förändringar i de nämnda sammanslutningarnas affärsverksamhet och sektor samt betydande förbindelser på det sätt som närmare definieras av koncernledningen.
6. Ordnande av koncerntillsyn och rapportering samt intern kontroll och riskhantering
Koncerntillsyn och rapportering
En koncernsammanslutning ska ge välfärdsområdets styrelse sådana uppgifter som behövs för att bedöma kommunkoncernens ekonomiska ställning och beräkna resultatet av dess verksamhet.
Koncernledningen följer regelbundet upp resultatet av koncernsammanslutningarnas verksamhet. Koncernsammanslutningen ska för uppföljningen minst en gång per halvår lämna en rapport till välfärdsområdet om uppfyllandet av de mål som ställts upp för sammanslutningen, verksamhetens och ekonomins utveckling samt en bedömning av de relaterade riskerna.
Koncernsammanslutningarna ska ha tillräckliga uppföljnings- och mätsystem för ekonomin och verksamheten för detta ändamål samt anvisningar för den interna kontrollen och riskhanteringen som godkänts av sammanslutningens styrelse.
En rapport om en risk som sannolikt realiseras ska omedelbart avläggas till koncernledningen. Rapporteringen sker på det sätt och vid de tidpunkter som koncernledningen fastställt, och sker förutom genom koncernrapporteringen även bolagsspecifikt.
Koncernsammanslutningarnas räkenskapsperiod ska vara ett kalenderår, om det inte finns en särskild grund för att avvika från detta. I bokföringen i sammanslutningar som hör till koncernen ska det iakttas den tillämpliga associationsrättsliga lagstiftningen, bokförings- och bokslutsbestämmelser i bokföringslagen, koncernbestämmelser i kommunallagen samt en god bokföringssed.
Koncernsammanslutningarna ska lämna uppgifter till välfärdsområdet för utarbetandet av koncernbokslutet. Koncernförvaltningen ger närmare anvisningar om de uppgifter som behövs för utarbetandet av koncernbokslutet, tidtabellen för utarbetandet, tidsfristerna för lämnandet av information och eventuella mallar för lämnande av information i samband med meddelandet om boksluts- och verksamhetsberättelseuppgifter.
Koncernsammanslutningarna kan bevilja borgensförbindelser och andra säkerheter för krediter och andra förbindelser för bolag där de är majoritetsägare. Koncernsammanslutningarna får inte ge ekonomiskt eller annat stöd till politisk verksamhet.
Välfärdsområdets intressesammanslutningars och gemensamma sammanslutningars verkställande direktör och styrelse eller ansvariga organ ska på begäran lämna de uppgifter till koncernledningen som behövs för att bedöma koncernens ekonomiska ställning och beräkna dess resultat, samt, om inte annat följer av lag, andra uppgifter och utredningar som begärs av dem.
Koncernledningen övervakar efterlevnaden av koncerndirektivet.
Intern kontroll och riskhantering
Ordnandet av intern kontroll och relaterad riskhantering är en del av ledningen av koncernen. Med intern kontroll avses välfärdsområdets och koncernens interna förfaranden och rutiner med vilka man strävar efter att säkerställa att verksamheten är ekonomisk, resultatrik och lagenlig samt att egendomen och resurserna tryggas. Riskhanteringen är en del av den interna kontrollen. Genom riskhantering identifierar, utvärderar och kontrollerar man faktorer som hotar uppnåendet av målen.
Koncernsammanslutningarnas styrelser och verkställande direktörer ansvarar för att koncernsammanslutningarnas interna kontroll och riskhantering ordnas på ett lämpligt och resultatrikt sätt. Koncernledningen har en skyldighet att styra koncernsammanslutningarna samt övervaka ordnandet av deras interna kontroll och riskhantering.
Koncernsammanslutningarnas interna kontroll och riskhantering ordnas i enlighet med verksamhetsprinciperna för den interna kontrollen och riskhanteringspolicyn som man har gemensamt med välfärdsområdet.
Koncernsammanslutningarna ska genom beredskapsplaner och andra åtgärder säkerställa att deras uppgifter sköts så störningsfritt som möjligt även i exceptionella situationer och undantagsförhållanden.
Som en del av ordnandet av koncernsammanslutningens interna kontroll och riskhantering ska sammanslutningens styrelse och verkställande direktör se till att de som hanterar sammanslutningens eller en tredje parts affärs- och yrkeshemligheter eller annan sekretessbelagd information är medvetna om sekretessen.
7. Tryggande av välfärdsområdets förtroendevaldas rätt till information
Förtroendevalda inom välfärdsområdet har rätt att från välfärdsområdets koncernledning få sådan information om koncernsammanslutningarnas verksamhet som koncernledningen förfogar över, som den förtroendevalda anser är nödvändig i uppdraget som förtroendevald och som inte ännu är offentlig enligt lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet, om inte något annat följer av bestämmelser om sekretess. Begäran om information ska framföras skriftligen till koncernledningen eller en tjänsteinnehavare som den utnämnt.
En förtroendevald får inte överlåta den information som han eller hon fått med stöd av rätten till information vidare, eftersom informationen endast är avsedd för den förtroendevalda personligen för skötseln av förtroendeuppdraget. I dokumenten ska anges om de är sekretessbelagda.
8. Koncernsammanslutningarnas skyldighet att inhämta välfärdsområdets ståndpunkt innan beslut fattas
Styrelsen för en koncernsammanslutning ska redan i beredningsskedet för ett ärende inhämta välfärdsområdets skriftliga ståndpunkt för följande åtgärder:
- grundande av en dottersammanslutning
- ändring av sammanslutningens verksamhetsidé, verksamhet eller juridiska struktur
- sådant som till väsentliga delar avviker från de mål som ställts upp för koncernsammanslutningen i välfärdsområdets strategi och budget
- ändring av prissättningen för produkter med avgörande marknadsställning eller monopolställning
- förändring av sammanslutningens verksamhet så att sammanslutningen kan förlora sin ställning som anknuten enhet i förhållande till kommunen, som baserar sig på upphandlingslagstiftningen eller rättspraxis
- förslag till vinstfördelning som styrelsen gör till bolagsstämman
- ändring av bolagsordningen och stadgarna
- val av verkställande direktör samt lönesystem och ändringar i det
- bolagets incitamentsystem för personalen och förändringar i det
- betydande förändringar i kapitalstrukturen
- investeringar som är betydande med tanke på verksamheten
- investeringar som inte hör till den egentliga verksamheten eller som endast indirekt anknyter till den, samt finansiering av dem
- företagsaffärer och fastighetsaffärer som är betydande med tanke på verksamheten, samt tecknande av aktier, om köp och ägande av aktier inte är en uppgift som särskilt tilldelats bolaget
- anskaffning, försäljning, hyrning, överlåtelse eller pantsättning av egendom eller rättigheter som är viktiga för verksamheten (inklusive immateriella rättigheter)
- betydande låntagning och långivning samt beviljande av säkerheter, borgensförbindelser eller andra betydande penningförbindelser som binder bolagen eller väsentliga förändringar av deras villkor
- användning av sådana derivatinstrument som koncernen inte tidigare har använt
- de avtal mellan bolaget och dess aktieägare eller styrelsemedlemmar som inte hör till sammanslutningens normala verksamhet eller som ingås med ovanliga villkor, ändring av sådana avtal eller avstående från rättigheter som baserar sig på avtal
- principiella eller ekonomiskt betydande avtal och vittgående förändringar i verksamheten, betydande personalpolitiska lösningar
- val och byte av det kollektivavtal som ska följas i sammanslutningen
- val och byte av pensionsbolag
- överlåtelse av sammanslutningens egendom på grund av konkurs eller likvidation eller ansökan om ett saneringsförfarande.
Koncernledningen kan exempelvis ge kompletterande föreskrifter om att åtgärder ska godkännas av koncernledningen redan i beredningsskedet för ett ärende.
En koncernsammanslutning ska informera den tjänsteinnehavare som ansvarar för ägarstyrningen om förfrågningar eller erbjudanden gällande företagsarrangemang eller handel med affärsverksamhet.
9. Koncernens interna tjänster
9.1. Allmänt
Utgångspunkten är att koncernsammanslutningarna i första hand använder stödtjänster som produceras internt inom koncernen. Koncernens interna tjänster produceras med hjälp av en specifik dotter- eller intressesammanslutning centraliserat i ändamålsenlig omfattning för att trygga upphandlings- och volymfördelar samt yrkes- och specialkompetens. Befintliga servicestrukturer ändras när användningen av koncernens interna tjänster kräver det så att verksamhetsförutsättningarna i produktionen av tjänsterna tryggas.
9.2. Finansierings- och placeringsverksamhet (inkl. koncernkontosystem)
Koncernsammanslutningens finansiering ordnas centraliserat så att man når optimala finansieringsvillkor för hela koncernens del.
Koncernen har ett koncernkonto. Beslut om att en sammanslutning ska anslutas till eller lämna koncernkontot och om delning av koncernkontolimiten fattas av välfärdsområdesdirektören enligt ekonomidirektörens förslag.
Placeringsverksamheten ordnas gemensamt genom välfärdsområdets ekonomiförvaltning eller enligt dess anvisningar.
9.3. Långivning till dotterbolag
Välfärdsområdet kan ge en borgen eller en annan säkerhet för en dottersammanslutning under förutsättning att beslutet inte involverar någon betydande ekonomisk risk och att välfärdsområdets intressen är tryggade med tillräckligt omfattande motsäkerhet.
Välfärdsområdet kan också genom ett separat beslut av fullmäktige bevilja en dottersammanslutning en proprieborgen eller ett finansieringslån utan motsäkerhet om följande förutsättningar uppfylls:
- Välfärdsområdet äger majoriteten av bolagets aktier och den rösträtt som de ger
- finansieringen har konkurrensutsatts som en del av finansieringen för välfärdsområdets koncern och
- finansieringsansvaret anknyter till sådan tjänsteproduktion eller verksamhet inom dotterbolaget vars köpare eller användare helt eller delvis är välfärdsområdet
- borgensförbindelsens eller finansieringslånets ekonomiska risk är inte betydande för välfärdsområdet
Vid beviljandet av en borgen eller annan säkerhet måste man också kontrollera att förfarandet inte strider mot regelverket för statsunderstöd eller mot kommunallagen. Om ovan nämnda förutsättningar uppfylls och om dottersammanslutningen är en anknuten enhet enligt upphandlingslagen är utgångspunkten att regleringen inte medför något hinder för beviljande av borgen och säkerheter.
9.4. Placeringsverksamhet
Dottersammanslutningar som är betydande för välfärdsområdet ska ordna sin placeringsverksamhet i samarbete med välfärdsområdet. För framgången i en placering ansvarar i första hand dotterbolagets beslutande organ.
9.5 Skötsel av betalningar
Koncernsammanslutningarna använder koncernens interna, centraliserat producerade betalningstjänster, om inte koncernledningen har beslutat något annat.
9.6 Ekonomi- och informationsförvaltning
Koncernsammanslutningarna använder koncernens interna centraliserat producerade tjänster inom ekonomi- och informationsförvaltning, om inte koncernledningen har beslutat något annat.
Koncernsammanslutningarna följer bestämmelserna enligt anvisningssamlingen för ekonomiförvaltning.
9.7. Upphandlingar
Vid upphandlingar ska koncernsammanslutningarna följa bestämmelserna om offentliga upphandlingar och koncessioner, sina egna anvisningar för upphandlingar samt övriga gällande anvisningar. Vid upphandlingar drar man nytta av möjligheterna till konkurrensutsättning vid gemensamma upphandlingar.
Koncernsammanslutningarna ska vid upphandlingar begära offerter även av koncernens övriga sammanslutningar, när de erbjuder tjänsten eller produkten i fråga. I koncernens interna upphandlingar ska man beakta de villkor och begränsningar som beror på regelverket för offentliga upphandlingar.
9.8. Försäkringar
Koncernens försäkringar tecknas centraliserat så att man uppnår de bästa försäkringslösningarna med tanke på koncernens intressen som helhet.
9.9. Personaladministration
Ledarskapet är öppet och uppmuntrar till samarbete. Ledarskapet ska stödja delaktiggörande av personalen, kreativitet och självständigt arbete.
I sin verksamhet iakttar koncernsammanslutningarna principerna och tillvägagångssätten i välfärdsområdets personalpolitik.
I anskaffningen av personal ska man beakta koncernens interna behov av förflyttning av personal.
Koncernsammanslutningarna blir medlemmar i en arbetsgivarsammanslutning som grundats av kommunarbetsgivaren, om man inte för något bolag fattar ett annat beslut på grund av karaktären hos bolagets verksamhet.
Koncernsammanslutningarna blir medlemssammanslutningar i Keva.
9.10. Hantering av dokument och information
I dottersammanslutningarnas hantering av dokument och dokumentinformation följer man samma principer som inom välfärdsområdet.
Dottersammanslutningarna ska hantera dokument och dokumentinformation enligt gällande lagstiftning.
För förvaringen av elektroniskt material ska dottersammanslutningarna använda de elektroniska arkiv som koncernen använder. Om en dottersammanslutning avslutar sin verksamhet ska de dokument och den dokumentinformation som den förvarat arkiveras i välfärdsområdets arkiv.
10. Välfärdsområdets koncernsammanslutningars styrelsers sammansättning och utnämning av dem
Allmänt
Välfärdsområdets styrelse fattar beslut om utnämning av styrelsemedlemskandidater till koncernsammanslutningarnas styrelser. Som styrelsemedlemskandidater ska man enligt jämställdhetslagen utse och välja kvinnor och män jämlikt. Till koncernsammanslutningarnas styrelser utnämns personer utanför kommunkoncernen om det är motiverat med tanke på koncernens intresse som helhet.
I koncernsammanslutningarnas styrelsers sammansättning ska man beakta tillräcklig ekonomisk och affärsmässig sakkunskap i enlighet med vad sammanslutningens bransch kräver samt förmågan att vägleda den verkställande direktören så att de mål som ställts upp för sammanslutningen uppnås.
Det rekommenderas inte att välfärdsområdets styrelse föreslår en sådan person till medlem i en dottersammanslutnings styrelse som arbetar inom en annan dottersammanslutning som hör till koncernen eller som på annat sätt har ett nära förhållande till ett sådant bolag.
En anställd hos en dottersammanslutning får inte föreslås till samma dottersammanslutnings styrelse, med undantag för ett bolags verkställande direktör. Om ett sådant anställningsförhållande uppstår medan en person är medlem i en styrelse, ska välfärdsområdets styrelse se till att styrelsemedlemmen befrias från sitt uppdrag.
11. Goda förvaltnings- och ledningsmetoder inom välfärdsområdets koncernsammanslutningar
Med goda förvaltnings- och ledningsmetoder avses ett redovisningsskyldighets- och ansvarssystem för verksamhets- och ekonomistyrningen, som främjar tillförlitligheten och effektiviteten inom förvaltningen och serviceproduktionen.
Systemet baserar sig på lagstiftningen, förvaltningsstadgan, välfärdsområdets värderingar, etiska tillvägagångssätt, klienternas och invånarnas behov samt verksamhetens resultat.
Det centrala i förverkligandet av goda förvaltnings- och ledningsmetoder är sådana riktlinjer och förfaranden som styr koncernens verksamhet så att man uppnår en rimlig säkerhet gällande uppnåendet av målen samt verksamhetens lagenlighet, etik och ansvarsfullhet.
De grundläggande reglerna om god förvaltning ställer upp de kvalitetsmässiga minimikraven för verksamheten. Sådana principer är
– rättsprinciperna inom förvaltningen
– serviceprincipen
– förhandlingsskyldigheten
– kravet på ett gott språkbruk
– myndigheternas samarbetsskyldighet.
Lagar, förordningar, andra rättsnormer och etablerade rättsliga principer ska följas i all verksamhet. Rättsprinciperna inom förvaltningen styr övervägandet av beslut och den övriga behandlingen av ärendet. Dessa principer som begränsar prövningsrätten är principen om likabehandling, principen om ändamålsenlighet, objektivitetsprincipen, proportionalitetsprincipen och principen om förtroendeskydd.
Koncernsammanslutningarna ägs av ett offentligt samfund, vars uppgift sammanslutningarna förverkligar. Koncernsammanslutningarna agerar i välfärdsområdets namn. Koncernsammanslutningarna ska i sin verksamhet följa de grunder för god förvaltning som framgår i 2 kap. i förvaltningslagen.
Koncernsammanslutningarnas verksamhet ska ordnas i enlighet med god förvaltningssed. De ska agera öppet, transparent och ansvarsfullt så att sammanslutningen organiseras och dess verksamhet planeras, leds och utövas i enlighet med yrkes-, affärs- och lagstiftningsmässiga krav och principerna för hållbar utveckling, och så att sammanslutningen sköter sina tillgångar omsorgsfullt, produktivt och ekonomiskt.
Koncernledningens närvaro- och yttranderätt i dotter- och intressesammanslutningarnas styrelser
Välfärdsområdets styrelseordförande och välfärdsområdesdirektör har rätt att närvara och föra talan vid koncernsammanslutningarnas styrelsemöten.
Tjänsteinnehavare som välfärdsområdets styrelse har utnämnt separat för att ansvara för vissa företags ägarstyrning har rätt att vara närvarande och föra talan vid styrelsemötena hos de koncern- och intressesammanslutningar som de har utsetts att styra. När välfärdsområdets styrelse behandlar ärenden som berör ägarstyrning, har den tjänsteinnehavare som ansvarar för ägarstyrningen inom det berörda bolaget eller den berörda sammanslutningen närvaro- och yttranderätt vid mötet.
Praxis för mötes- och årsarvoden
Eurobeloppet för årsarvodena för koncernsammanslutningens ordförande, vice ordförande och medlemmar bestäms av koncernsammanslutningens bolagsstämma. I beslutet ska man beakta omfattningen av
koncernsammanslutningens verksamhet i förhållande till omfattningen av välfärdsområdets verksamhet. I fråga om mötesarvoden följer koncernsammanslutningen den praxis för mötesarvoden som fastställs i välfärdsområdets förvaltningsstadga.
Inom koncernsammanslutningar som endast har en tjänsteinnehavarstyrelse betalas inget årsarvode.
De tidigare stadgarna om arvoden följs tills bolagsstämman har valt en ny styrelse.
Anvisningar för mottagande av förmåner
I fråga om mottagande av förmåner följer koncernsammanslutningarna Kommunförbundets anvisning 17/2017 om gästfrihet, förmåner och gåvor.
Anvisningar för resor
I koncernsammanslutningarna följer man välfärdsområdets anvisningar för resor.
Jäv inom koncernen
I fråga om jäv tillämpas de relevanta bestämmelserna inom den offentliga förvaltningen och i aktiebolagslagen.
En förtroendevald eller tjänsteinnehavare är jävig i behandlingen av en koncernsammanslutnings ärenden i välfärdsområdets förvaltning om han eller hon själv eller en närstående till honom eller henne samtidigt är delaktig i koncernsammanslutningens förvaltning.
En kommunal förtroendevald är dock inte jävig i behandlingen av en samkommuns ärenden i stads- eller kommunstyrelsen eller en nämnd, även om han eller hon själv samtidigt verkar i välfärdsområdets förvaltning eller styrelse.
Jäv uppstår dock i fall där stadens/kommunens och välfärdsområdets intressen strider mot varandra eller när jämlik behandling av ärendet förutsätter att personen inte deltar i behandlingen av ärendet. Då får personen inte delta i behandlingen av ärendet i stadens/kommunens organ.
En styrelsemedlem eller verkställande direktör i en koncernsammanslutning får inte delta i behandling av ett ärende som gäller ett avtal mellan honom eller henne och bolaget i bolagets styrelse, och får inte heller delta i behandlingen av ett ärende som gäller ett avtal mellan bolaget och en tredje part, om han eller hon kan förvänta sig en väsentlig fördel av detta, som kan strida mot bolagets intresse. Det ovan nämnda gäller även för rättegångar eller annan användning av talan.
12. Information
Sammanslutningen ska lämna information till välfärdsområdets koncernförvaltning enligt anvisningar från den tjänsteinnehavare som ansvarar för informationen. Innan uppgifter lämnas ska sammanslutningen bedöma om uppgifterna kan lämnas utan att orsaka skada för sammanslutningen.
Sammanslutningen ska också på eget initiativ informera om sin verksamhet och ekonomi. Sammanslutningen ska informera kommunen innan ett betydande ärende offentliggörs. Koncernsammanslutningens information ska vara öppen och aktiv. Sammanslutningens information ska stödja de mål och den verksamhetspolicy som koncernen fastställt.
Sammanslutningens och välfärdsområdets styrelser och verkställande direktörer ansvarar för att ordna informationen om sammanslutningen på ett ändamålsenligt sätt. I informeringen och lämnandet av information i ärenden som rör sammanslutningarna ska man beakta de allmänna principerna för information, anvisningen för kommunikation samt bestämmelserna om offentlighet och sekretess.
13. Koncernens revision
Revision
Fullmäktige väljer enligt revisionsnämndens förslag samt enligt förvaltningsstadgan och 126 § i lagen om välfärdsområden en revisionssammanslutning för revision av förvaltningen och ekonomin under högst sex räkenskapsperioder. En revisor ska väljas för alla koncernsammanslutningar, även om de bestämmelser som gäller sammanslutningen även tillåter att man väljer en verksamhetsgranskare. Detta ska beaktas i bolagsordningen.
Revision och tillsyn av välfärdsområdeskoncernen
Intern kontroll
Koncernledningen kan definiera nyckeltal och indikatorer för uppföljning, analys och rapportering av resultaten av dottersammanslutningarnas verksamhet och dottersammanslutningarnas ekonomiska ställning, genom vilka man kan utvärdera lönsamheten och effektiviteten i dottersammanslutningarnas verksamhet samt deras ekonomiska ställning i välfärdsområdeskoncernen.
Revisionsnämnden sköter samordningen av revisionen av välfärdsområdeskoncernens förvaltning och ekonomi enligt 125 § i lagen om välfärdsområden. Till revisionsnämndens uppgifter och befogenheter hör utvärdering av hela välfärdsområdeskoncernens verksamhetsmässiga och
ekonomiska mål. Revisionsnämnden har rätt att begära information från dottersammanslutningarna för bedömning av uppfyllandet av de mål som fullmäktige ställt upp och av kommunkoncernens resultat. Revisionsnämnden kan kalla in en dottersammanslutnings styrelseordförande eller verkställande direktör för att höra honom eller henne vid nämndens möte.
Producenterna av välfärdsområdets internrevision har rätt att granska dottersammanslutningarnas verksamhet i den utsträckning de önskar.
Dottersammanslutningarna är skyldiga att lämna nödvändig information till revisionsnämnden, producenterna av välfärdsområdets internrevision och välfärdsområdets revisor, samt bistå med att få fram dessa uppgifter.
Välfärdsområdets styrelse ger välfärdsområdets representanter vid bolagsstämmor eller motsvarande organ anvisningar som ska följas vid behandling av ärendet gällande val av revisor.
Internrevision
Internrevisionen utvärderar objektivt och oberoende ordnandet av den interna kontrollen, riskhanteringen och koncerntillsynen och att det sker på ett ekonomiskt sätt, rapporterar utvärderingens resultat samt framför åtgärdsförslag för utvecklingen av systemet. Internrevisionen har rätt att begära och få de uppgifter från koncernsammanslutningarna som behövs för utvärdering och utveckling av den interna kontrollen och riskhanteringen samt den övriga revisionsverksamheten. Internrevisionen har rätt att granska koncernsammanslutningarnas verksamhet och ekonomi samt de processer som anknyter till ordnandet av intern kontroll och riskhantering.
14. Avvikelser från de anvisningar som kompletterar koncerndirektivet
Välfärdsområdets direktör kan i enskilda fall ge en koncernsammanslutning tillåtelse att avvika från de anvisningar för resande och annat som kompletterar detta koncerndirektiv, om sammanslutningen har ett motiverat skäl till det på grund av verksamhetens karaktär.
15. Ikraftträdande
Detta koncerndirektiv träder i kraft när välfärdsområdets fullmäktige har godkänt det.
BILAGA 1 Sammanslutningar som hör till välfärdsområdets koncern