Upphandling 971 89 Luleå • Besöksadress: Robertsviksgatan 7

Köpare	Leverantör
Norrbottens läns landsting Upphandling 971 89 Luleå
Org nr: 232100-0230	Org nr:
Kontaktperson: Xxxxxxx Xxxxxxxxx, upphandlare	Kontaktperson 1:
Telefon: 000-000 0000	Telefon:
E-post: Xxxxxxx.Xxxxxxxxx@xxx.xx	E-post:

Kontaktperson verksamheten	Kontaktperson 2:
Telefon:	Telefon:
E-post:	E-post

Kontaktperson för e-handel	Kontaktperson för e-handel
Mobil:	Mobil:
Telefon:	Telefon:
E-post:	E-post:

2 Avtalsform

Avtal sluts genom ett upphandlingskontrakt, dvs. ett skriftligt avtal som under- tecknas av parterna.

Detta upphandlingskontrakt gäller under förutsättning att domstol inte innan avta- lets tecknande i interimistiskt beslut förklarat att upphandlingen tills vidare inte får avslutas, eller att upphandlande enhet efter överprövning ålagts att vidta rättelse eller göra om upphandlingen.

3 Avtalsomfattning

Leverantören åtar sig att för Norrbottens läns landstings samt samtliga 14 kommu- ner i Norrbottens län leverera nutritionsprodukter i den omfattning och till de vill- kor, som anges i detta avtal.

4 Avtalstid

Preliminärt 2015-03-01 – 2017-02-28 med option om förlängning maximalt ett (1)

+ ett (1) år. Vid avtalsperiodens utgång upphör avtalet att gälla utan uppsägning.

Avisering om förlängning bör ske senast sex (6) månader före avtalsperiodens ut- gång.

Oaktat ovanstående avtalstid äger köparen rätt att förlänga avtalstiden i lämplig omfattning, dock högst sex månader i det fall en överprövning enligt Lag (2007:1091) om offentlig upphandling föranleder försening vid kommande upp- handling.

5 Kvalitet och utförande

Ingående produkter i gällande avtal skall till utförande och kvalitet överensstämma med de specifikationer, anbudsprover och broschyrer, som köparen fått i samband med att avtal slutits.

Förändringar i konstruktion, utförande, material, förpackningsstorlek eller sam- mansättning skall i förväg meddelas köparen och kan leda till förnyad prövning av avtalets giltighet.

6 Hållbarhet och batchmärkning

Samtliga förpackningar skall vara försedda med hållbarhetsmärkning som anger före vilket datum som produkten bör användas. För sterila produkter gäller att minst 2/3 av hållbarhetstiden skall återstå vid leverans om inget annat överens- kommits.

Samtliga produkter skall vara försedda med batch- eller lotnummer, vilket medger att leverantören kan spåra batcherna ända ut till användare.

7 Provning och kompletteringsköp

Köparen förbehåller sig rätten att vid sidan av avtalet under begränsad tid prova nya och alernativa produkter med motsvarande funktion från annan leverantör.

Likaså förbehåller sig köparen rätten till kompletteringsköp när särskild anpassning krävs.

Av speciella medicinska skäl kan andra produkter än avtalade komma att användas.

8 Upphandlingsvolym

Eventuellt angivna behov är uppskattade. Skulle köparens avrop enligt detta avtal under- resp överstiga beräknad kvantitet skall detta inte betraktas som avtalsbrott från köparens sida utan leverantören är skyldig att leverera det verkliga behovet.

9 Visning av upphandlade produkter

Efter avtalsskrivning förbinder sig Leverantören att på begäran medverka på ut- ställning, sk ”minimässa” på landstingets 5 sjukhus, för att uppvisa de avtalade produkterna för landstinget och kommunerna. På denna utställning får endast de avtalade produkterna visas.

10 Information under avtalstiden

Säljaren får endast, under det första avtalsåret, visa vården/kommunen de produkter som omfattas av avtalet. Information ska göras i samråd med kontaktperson. Detta för att kunna överblicka avtalat sortiment och uppnå en hög avtalstrohet.

Från avtalsår två och fram till avtalets slut kan säljaren få visa nyheter i sitt pro- duktsortiment. Detta skall ske efter samråd med kontaktperson för det aktuella sor- timentet.

Oanmälda besök på sjukhusen/boenden för att visa nya, ej upphandlade produkter, får ej förekomma.

11 Ersättningsprodukter

Produkter som eventuellt utgår och ersätts med nya ska ha motsvarande kvalité och funktion som avtalad produkt. Ersättningsartikel ska ej ha högre pris än den artikel som är på avtal. Ersatt produkt ska godkännas skriftligen av båda parterna innan utbyte. Om inte överenskommelse kan träffas kommer prövning av avtalets giltig- het att ske.

12 Nya produkter

Nya produkter och tillbehör inom det upphandlade produktområdet som lanseras av leverantören kan efter köparens val ingå i avtalet.

Leverantören ska skriftligen anmäla sådana produkter till köparen. Efter eventuella förhandlingar om priser och andra villkor meddelar köparen skriftligen leverantö- ren om produkten ska ingå i avtalet.

När nya smaker av redan upphandlade kosttillägg lanseras ska dessa, efter inform- ation till ansvarig upphandlare, läggs till i avtalet med samma villkor.

13 Utbildning

Under hela avtalsperioden ska leverantören, i samråd med köparen, kostnadsfritt utbilda/informera berörd personal om upphandlade produkter.

Vid upphandling av nya produkter och vid godkända produktförändringar som på- verkar metoder, användningsområde m.m. informerar och vid behov utbildar sälja- ren berörd personal om förändringen. För de produkter som så kräver skall i sälja- rens åtagande ingå att kostnadsfritt och i tillräcklig utsträckning informera och in- struera användaren om hur produkten hanteras på bästa sätt samt att kontinuerligt genomföra uppföljning av att upphandlade produkter används på rättsätt.

Säljaren skall i samråd med respektive kund planera och genomföra information, utbildning och implementering av upphandlade artiklar i de fall det är nödvändigt. I

de fall säljaren anordnar kurser/utbildningar skall dessa aviseras via ansvarig verk- samhetschef. Inom kommunen efter kontakt med verksamhetsansvarig.

Utbildningen ska bedrivas på svenska

14 Auktorisationsavtal på pumpar

Auktorisationsavtal ska kunna tecknas av Landstingets hjälpmedelsverksamhet. Avtalet avser kostnadsersättning till verksamheten för reparationer denna utför un- der garantitiden.

Utformas och överenskommes med landstinget.

15 Bilder och dokumentation (digitala)

Bilder ska tillhandahållas på respektive produkt för att kunna illustrera avtalade produkter i NLL´s varukatalog. Bilderna ska skickas på CD-skiva eller på USB- minne vid avtals tecknande. Bilderna ska vara märkta med leverantörens artikel- nummer. Bilderna/fotona ska levereras i JPG-format bildstorleken får inte överstiga 640 x 640 pixlar.

Bilderna ska finnas tillhands för publicering och inläggning i katalogen vid avtalets start. Vid förändringar i förpackningen, produktutseende eller andra ändringar ska alltid nya bilder tillsändas NLL utan anmodan.

Produktblad information om produkten skall lämnas i PDF-format.

Bilder och dokumentation om produkterna ska tillhandahållas och uppdateras vid förändring under hela avtalstiden.

NLL förbehåller sig rätten att publicera bilderna där man anser det lämpligt, både internt och externt.

16 Priser

För leveranser enligt detta avtal gäller de priser, som framgår av detta avtal och bifogad artikelspecifikation. Priserna är fasta tolv (12) månader.

Samtliga priser är angivna i svenska kronor (SEK) exkl mervärdeskatt och inklude- rar eventuella kostnader för emballage, försäkring, tull och transport.

17 Prisjustering

Avtalspart får, vid ett tillfälle per år, begära prisjustering via mail till avtalets kon- taktperson. Justering ska utgå från faktisk kostnadsförändring enligt KPI med bas- månad 10 (oktober), år 2014. Prisjusteringsöverenskommelsen skall upprättas skriftligt och träda i kraft tidigast en månad efter undertecknandet och gälla i minst 12 månader innan ny justering får ske

Retroaktiv prisjustering godkänns inte.

18 Valutajustering

Valutajustering medges ej

19 Avrop

Landstingets och kommunens enheter som omfattas av detta avtal har rätt att av- ropa/beställa och leverantören skall ta emot beställningar fram till avtalsperiodens utgång för leverans inom den angivna leveranstiden.

20 Beställning

Leverantören ska erbjuda landstingets förskrivare en webbaserad lösning där lands- tinget kan beställa avtalat sortiment på avtalade priser med leverans direkt till pati- entens hemadress/utlämningsadress.

Systemet skall kunna hantera personnummer enligt gällande lagstiftning

21 Leveransvillkor

Leverans skall ske enligt Incoterms 2010, DDP (fritt levererat) enligt angiven leve- ransadress.

Följesedel med beställarens ordernummer, skall vara fäst, väl synlig, utanpå trans- portförpackning.

Vid leveranser på pall bör EUR-pall användas. Maximal pallhöjd 1,9 m. Maxvikt 600 kg. Enskild transportförpackning får ej överstiga 20 kg. Överhäng får ej före- komma.

Om blandat gods förekommer på samma pall skall det framgå av följesedel och märkning på pall.

Pallarna skall vara plastade med återvinningsbar plast.

Leverans av sterila och osterila produkter får ej packas i samma ytteremballage. Sterilt gods som anländer till köparen i trasigt ytteremballage kommer att returne- ras

Leverantören ansvarar för lossningen vid terminalen/lastkajen

22 Leveranstid

Avrop kommer att ske successivt under avtalsperioden.

Leveranstid är den tid som åtgår från den dag då leverantören mottagit beställning från förskrivare, inköpare, alternativt avrop från patient till den dagen produkten kan garanteras vara till angiven leveransadress.

Beställning som sker innan kl. 14.00 (kl 12 kan accepteras i vissa fall) ska levereras inom nästföljande 3 arbetsdagar. För hemleverans utanför tätort kan längre tid ac- cepteras.

Leveranser som skall ske till Länsservice ska ske under ordinarie arbetstid vardagar mellan kl. 07.00-16.00. Leverans ska ske till varuintag på Länsservice.

22.1 Leverans som avser kosttillägg och sondnäring för leverans till patient

Patient ska kontaktas innan leverans. Leverantören ansvara för att avisering sker på överenskommer sätt, ex e-post, sms, telefonavisering. Varor får ej lämnas ute på

bron. Om patienten av någon anledning inte kan ta emot leverans vid utkörnings- tillfället måste ny utkörning eller annat alternativ erbjudas

Delleverans ska göras om inte hela beställningen finns i lager. Varor får inte riskera att frysa under transport eller i väntan på utkörning

23 Leveransförsening och vite

Om leverans inte kan ske enligt avtalad leveranstid, ska leverantören omgående meddela köparen, som bedömer om senareläggning av leveransen kan accepteras. Alternativt har leverantören rätt att leverera av köparen godkänd likvärdig produkt utan merkostnad för köparen.

I de fall leverantören inte kan tillhandahålla likvärdig produkt ska köparen äga rätt, efter meddelande till leverantören, att beställa motsvarande produkt och kvantitet hos annan leverantör. Merkostnaden för detta debiteras avtalad leverantör.

Vid försening från leverantörens sida i förhållande till överenskomna tidpunkter skall köparen vara berättigad att av leverantören erhålla vite. Köparen äger rätt att avräkna vite från erhållen faktura

24 Leveransadress

1. Leveranser av kosttillägg/sondnäring som ska ske till patient i eget boende leve- reras av leverantören till den enskildes dörr alternativt utlämningsställe om patient önskar så.

2. Produkter (ej angivna i punkt 1) levereras till:

Norrbottens läns landsting Länsservice Xxxxxxxxxxxxxx 00

961 68 Boden

25 Fakturerings- och betalningsvillkor

Faktura ska skickas först efter fullgjord leverans. Även eventuella påminnelser och krav skickas på samma sätt.

Fakturor ska skickas elektroniskt enligt anvisningar i bilaga Info elektronisk faktu- rering.

Fakturor som avser leverans till patientens hemadress/utlämningsställe ska den av- dragna egenavgiften anges.

I de fall Landstinget/kommun har uppgett ett kostnadsställe ordernum- mer/beställningsnummer så ska detta nummer anges i t.ex. svefakturafältet Order Line Reference/OrderReference.

Köparen betalar inte expeditions-, faktura- eller andra avgifter från leverantören eller tredje part. Dessa kostnader skall vara inräknade i priset och inte föranleda särskild debitering.

Om anledning till anmärkning mot verkställd leverans inte föreligger, erläggs be- talning inom 30 dagar räknat från fakturans ankomstdag. Motsvarande bestämmel- ser skall gälla avtalad delleverans.

Norrbottens läns landstings faktureringsadress

Faktura ställs till:

Norrbottens läns landsting Box 511

961 28 BODEN

Även eventuella påminnelser och krav sänds till samma adress

25.1 Fakturering till patient (avser endast kosttillägg och sondnäring för leverans till patient)

Leverantören ska kunna hantera landstingets egenavgiftssystem. Patientens egen- avgift ska faktureras patienten i samband md leverans och resterande kostnad fak- tureras landstinget. Fakturering till patient ska ske med pappersfaktura.

Följande nivåer gäller i dagsläget:

- Barn 16-19 år 120 kr /uttag

- Tilläggsnutrition, 250 kr/månad

- Halv nutrition, 750 kr /månad

- Hel nutrition, 1500 kr/månad

25.2 E-handel

NLL avser att under avtalsperioden införa e-handel.

Leverantören ska inom 3 månader från det att NLL så begär det kunna skicka pro- duktkatalog (sortiments- och prislista), kunna ta emot ordrar elektroniskt och skicka fakturor elektroniskt. Den standard som ska användas är i första hand den i offentlig sektor använda SFTI (Single Face To Industry), se xxx.xxxx.xx. Parterna överenskommer om vilken eller vilka av SFTI/ESAP affärsprocesser respektive SFTI affärstransaktioner som ska användas, alternativt om ni som leverantör på annat sätt kan uppfylla NLLs krav på e-handel, exempelvis genom ordrar som för- medlas via e-post eller order- och fakturahantering i av NLL anvisad webb-portal.

26 Dröjsmålsränta

Om landstinget inte betalar faktura i rätt tid, kan leverantören kräva dröjsmålsränta enligt räntelagens bestämmelser.

26.1 Betalningspåminnelse patient (avser endast kosttillägg och sondnäring för leverans till patient)

Leverantör ska till patient som ej betalat egenavgiften i tid skicka påminnelse 2 gånger. Vida andra tillfället ska förskrivaren underrättas

27 Garanti

För sterila produkter ansvarar leverantören för produktens användbarhet t o m det datum som finns angivet på respektive förpackning i form av sista giltighets-

/hållbarhetsdag eller dylikt.

Garantin på pumparna är en så kallad fullservicegaranti, vilket innebär att inga kostnader ska debiteras under garantitiden. Förebyggande underhåll under garanti- tiden skall ingå utan kostnad. Om tidpunkt för rekommenderar underhåll inträffar i anslutning till garantitidens utgång ska detta ingå i leverantören åtagande.

28 Reklamation – fel i vara

Om fel eller kvalitetsavvikelser eller avvikelser från gällande miljökrav föreligger skall köparen omgående reklamera felet från det att det uppdagats. Köparen äger rätt att häva köpet eller kräva fullgod leverans eller mot felet eller kvalitets- avvikelsen motsvarande avdrag på köpeskillingen samt kräva ersättning mot upp- kommen skada. Betalning av faktura innebär inte att köparen avstått från rätten att påtala fel eller brister i leveransen.

Utbyte av felaktiga produkter eller avhjälpande skall äga rum så snart det är möjligt efter reklamation eller vid tidpunkt som parterna kommer överens om. Eventuella merkostnader i samband med retur eller ersättning bekostas av leverantören.

29 Ändringar och tillägg

Ändringar och tillägg i gällande avtal kan endast göras genom en skriftlig handling undertecknad av behöriga företrädare för köparen och leverantören. Ändringen ska meddelas köparen senast fyra (4) veckor innan begärd ändring avses träda i kraft.

30 Statistik

Om köparen begär ska leverantören kostnadsfritt lämna statistikuppgifter avseende ex kvantiteter, inköpsbelopp, beställande enhet och varugrupp. Statistiken skall levereras i excel-format.

31 Handlingars inbördes ordning

Kontraktshandlingarna kompletterar varandra. Om kontraktshandlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder till annat, sinsemellan i följande ordning:

1 skriftliga ändringar och tillägg till avtal

2 avtal inkl bilagor

3 eventuellt kompletterande förfrågningsunderlag

4 förfrågningsunderlag med bilagor

5 anbud

32 Överlåtelse av avtal

Detta avtal får inte överlåtas på annan fysisk eller juridisk person utan parternas skriftliga godkännande.

33 Hävning

Båda parterna äger rätt att säga upp tecknat avtal, helt eller delvis, om motparten i väsentligt avseende åsidosätter sina förpliktelser enligt avtalet och inte inom rimlig tid, trots skriftligt påpekande, vidtar rättelse. Avtalet upphör att gälla trettio (30) dagar efter uppsägning. Under uppsägningstiden fortsätter avtalets villkor och pri- ser att gälla.

34 Befrielsegrunder (force majeure)

Part är befriad från sina åtaganden om denne visar att det inträffat ett hinder utanför dennes kontroll som denne inte skäligen kunde förväntas ha räknat med vid köpet och vars följder denne inte heller skäligen kunde ha undvikit eller övervunnit.

Exempel på händelser som kan omfattas är krig, krigshandling, extrema väderför- hållanden, myndighets åtgärd, nytillkommen eller ändrad lagstiftning, omfattande konflikt på arbetsmarknaden, blockad, eldsvåda, miljökatastrof, allvarlig smitt- spridning och därmed jämställda omständigheter.

Arbetskonflikt får inte åberopas som befrielsegrund om part själv har orsakat denna.

Beror dröjsmålet på någon som part anlitat för att helt eller delvis fullgöra köpet, är parten fri från skadeståndsskyldighet endast om också den som han har anlitat skulle vara fri enligt första stycket. Detsamma gäller om dröjsmålet beror på en underleverantör som Leverantören har anlitat eller någon annan i tidigare säljled.

För att part ska ha rätt att göra gällande befrielsegrund enligt ovan ska denne utan dröjsmål skriftligen underrätta motparten om uppkomsten därav, liksom om dess upphörande.

Part ska informera motparten om när fullgörelse beräknas kunna ske.

Vid force majeure hos NLL ska NLL ersätta Leverantören för de merkostnader som Leverantören får vidkännas för att säkra och skydda varan.

Oavsett vad som i övrigt gäller får vardera parten frånträda avtalet genom skriftligt meddelande till andra parten, om avtalets fullgörande försenas mer än tre (3) måna- der av befrielsegrund enligt ovan.

35 Tvist

Tvist angående tolkning eller tillämpning av ingångna överenskommelser avgörs av svensk allmän domstol med tillämpning av svensk rätt. Eventuella tvisteför- handlingar äger i första instans rum i Luleå

36 Underskrift

Detta avtal har upprättats i två exemplar varav parterna erhållit var sitt.

Anm: Anbudsgivare behöver inte underteckna och återsända denna mall tillsam- mans med anbudet.

För köparen		För leverantören
Ort och datum		Ort och datum
Namnteckning		Namnteckning
Namnförtydligande		Namnförtydligande

Document Metadata

Table of Contents

Upphandling 971 89 Luleå • Besöksadress: Robertsviksgatan 7

Document Metadata