KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING

KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING

2024:11-107

Ägardirektiv för Framtid Flen AB

Antagen av kommunfullmäktige 2024-06-17 § 72

Ägardirektiv Framtid Flen AB

För verksamheten i Framtid Flen AB (xxx.xx 559317–5200), nedan kallat Bolaget, gäller följande direktiv antagna av kommunfullmäktige 2024-06-17.

1. Bolaget som resurs för kommunal verksamhet

Bolaget ägs av Flens kommun och är en resurs för kommunal verksamhet och således underställt kommunfullmäktige i Flens kommun. Ägarfunktionen har kommunfullmäktige delegerat till kommunstyrelsen.

Bolaget har utifrån sin kärnverksamhet som mål att skapa nytta för kommunen och dess invånare.

Bolagets verksamhet och Bolagets förhållande till kommunen regleras, utöver av lag och författning, genom:

a) gällande bolagsordning

b) av kommunen utfärdade ägardirektiv

c) av kommunfullmäktige eller kommunstyrelsen utfärdade särskilda direktiv beträffande verksamheten

d) förekommande avtal mellan kommunen och bolaget

e) uppdrags- och samarbetsavtal

f) fastighetspolicy/strategi

I händelse av bristande överensstämmelse mellan de i föregående stycke angivna dokumenten, ska dokumenten tillämpas med företräde i angiven ordning.

Ägardirektiv och särskilt utfärdade direktiv ska fastställas på Bolagets stämma. Bolaget har möjlighet att avropa avtal ingångna av kommunen.

2. Kommunens ledningsfunktion

Av 6 kap. 1 § kommunallagen framgår att Flens kommunstyrelse har ett ansvar att fortlöpande följa kommunens verksamhet. Detta innebär att kommunstyrelsen även ska ha en överblick och kontroll över Bolagets verksamhet, den så kallade uppsiktsplikten, i enlighet med kommunstyrelsens reglemente samt i de avseenden som följer av de av ägaren utfärdade direktiven.

Bolaget erinras om att kommunstyrelsen enligt 6 kap. 9 § kommunallagen i årliga beslut ska pröva om Bolagets verksamhet under föregående kalenderår har varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna.

3. Bolagets verksamhet

Bolaget skall bedriva verksamhet som är förenlig med bolagsordningen och med den kommunala kompetensen. Bolaget skall bidra till kommunens och samhällets utveckling.

Bolaget skall samverka med kommunen och övriga kommunala bolag i syfte att nå största möjliga nytta för kommunkoncernen och invånarna.

Bolaget skall inom ramen för bolagsordningen:

- bidra till att förverkliga kommunfullmäktiges strategiska plan och följa de finansiella målen

- anskaffa eller tilldelas mark och bedriva uthyrning av industrimark eller lokaler och därtill hörande markförvaltning och eventuell exploatering i kommunen i yttersta syfte att med verksamhetsetableringar förstärka näringslivet och arbetsmarknaden i kommunen

- bidra till god samverkan och ett effektivt samarbete med kommunstyrelsen och dess förvaltning

- bidra till kommunens långsiktiga hållbara samhällsutveckling

Bolaget skall ta sociala och miljömässiga hänsyn vid upphandling och följa gällande,

av kommunfullmäktige beslutad upphandlings- och inköpspolicypolicy för Flens kommun med helägda bolag.

4. Underställningsplikt - fullmäktiges ställningstagande

Bolaget ansvarar för att kommunfullmäktige i Flens kommun får ta ställning innan sådana beslut i verksamheten som är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt fattas. Om tveksamhet uppstår om ett ärende är av sådan beskaffenhet att kommunfullmäktiges ställningstagande ska inhämtas, ska ärendet underställas kommunfullmäktige.

5. Affärsplan och budgetprocess

Affärsplanen är bolagets grundläggande plan som hjälper bolagsstyrelsen att förverkliga ägarens önskemål. Affärsplanen innehåller en strategisk överblick över bolagets affärsidé, mål och budget samt en plan över hur affärsidén ska genomföras och utvecklas.

Bolagets affärsplan är en viktig komponent i kommunkoncernens övergripande styrning och samordning och skall samordnas med kommunens budgetprocess.

Bolagets styrelse ansvarar för affärsplanens innehåll och utformning. Affärsplanen bör innehålla en överblick över bolagets grunduppdrag, vision, affärsidé, mål och styrning samt strategier över hur affärsidén ska genomföras och utvecklas. Likaså ska ekonomisk analys finnas i affärsplanen ihop med risk och åtgärdsanalys samt internkontrollplan.

Härutöver skall affärsplanen innehålla bolagets strategier för att möta kommunfullmäktiges strategiska mål.

Till affärsplanen kopplas bolagets budget, investeringsplan och likviditetsplan.

Bolaget och kommunen skall gemensamt säkerställa att bolagets affärsplan, budget, investeringsplan och likviditetsplan samordnas med kommunens budgetprocess.

6. Ekonomisk förvaltning, resultat och avkastning

Verksamheten intjäningsförmåga ska möjliggöra en långsiktig strategisk hållbar samhällsutveckling. Bolagetsavkastningskrav beaktar bolagets värdeskapande roll samt främjar en långsiktigt hållbar utveckling för Flen.

Bolaget skall långsiktigt kunna finansiera sin verksamhet och sina investeringar med egna medel.

Avkastningskrav och utdelning från bolaget beslutas av kommunfullmäktige genom direktiv till bolaget och fastställs av bolagsstämman.

Kommunen och dess bolag har gemensam finansförvaltning.

Bolagets administration och ekonomifunktion tillhandahålls tillsvidare av kommunen.

7. Information, insyn samt ägardialog

Bolaget skall kontinuerligt hålla ägaren väl informerad om sin verksamhet. Med ägare avses i detta sammanhang Flens kommunstyrelse och dess förvaltning

Kommunstyrelsen har rätt att ta del av Bolagets handlingar och räkenskaper samt i övrigt inspektera Bolaget och dess verksamhet. Bolaget skall lämna kommunstyrelsen den information om verksamheten som den begär.

Bolaget skall initiera möten med kommunen om omständigheterna påkallar detta. Bolaget skall utan dröjsmål översända:

a) protokoll från bolagsstämma

b) protokoll från styrelsesammanträde

c) bolagets årsredovisning med revisionsberättelse och granskningsrapport

d) underlag för sammanställd redovisning för kommunen

e) redovisningar per 30/4 och 31/8 av bolagets verksamhet och ekonomiska förhållanden

f) övriga av ägaren begärda handlingar

Kommunstyrelsens granskningsrätt och Bolagets informationsskyldighet omfattar inte uppgift för vilken gäller sekretess enligt lag. Föreligger på grund av lagstadgad sekretess hinder mot att överlämna viss uppgift till ägaren får uppgiften uteslutas. Bolaget skall i sådant fall uppge att strykning/utelämnande har skett.

Bolagets årsredovisning skall ingå i kallelse till kommunfullmäktiges och kommunstyrelsens sammanträde, där denna skall behandlas. Bolaget skall i årsredovisningen lämna redogörelse för sin verksamhet och styrning samt verksamhetens förenlighet med bolagsordning.

Fyra gånger per år skall representanter för ägaren och Xxxxxxx mötas till ägardialog med utgångspunkt i verksamhetens resultat, riskhantering och planering samt hur bolagets verksamhet bedrivs i förhållande till bolagsordningen och de där i angivna kommunala principerna. Kommunen skall representeras av kommunstyrelsens presidium, eller de representanter kommunstyrelsen utser. Bolaget skall representeras av styrelsens presidium och verkställande direktör samt i övrigt de representanter styrelsen utser.

8. Förvaltningsberättelserna

Bolagets styrelse skall i förvaltningsberättelsen, utöver vad aktiebolagslagen och årsredovisningslagen i detta avseende stadgar, redovisa att verksamheten bedrivits och utvecklats mot bakgrund av det i bolagsordningen och i dessa direktiv angivna syftet och ramarna med densamma.

Uttalandet ska vara så utformat att det kan läggas till grund för lekmannarevisorernas granskning liksom för kommunstyrelsens uppsikt och beslut enligt 6 kap. 1 och 9 §§ kommunallagen.

9. Arkivmyndighet och arkivreglemente

Arkivmyndighet är kommunstyrelsen i Flens kommun. Flens kommuns arkivreglemente skall tillämpas i Bolaget.