Processbeskrivning centrala avtal och nätverk
Processbeskrivning centrala avtal och nätverk
Inresande studentmobilitet
Uppgifter för institutionskoordinator Uppgifter för student
Uppgifter för Studentavdelningen (IO) Partneruniversitet
Före mobiliteten
• IO tecknar avtal.
• IO uppdaterar webben med info för inresande
• IO förbereder nominerings/ansökningsformulär/kursutbud/info till parters (fact sheet) etc. och skicka till partner.
• Institutionen uppdaterar kursutbud i Box.
• Partner nominerar/skickar ansökan/kursval till IO.
• IO tar emot nomineringar/ansökningar/kursval från partner/student
• IO går igenom ansökningar.
• IO utfärdar och skickar antagningsbesked/försäkringsinfo till partner och student.
• IO skickar kursval till respektive kursgivande institution.
• Institutionen går igenom inkomna kursansökningar och lämnar besked till IO/student (utfärdar Letter of Acceptance rörande kurs).
• IO skickar bostadslista (de antagna) till xxxxxxxxxxxxx@xx.xx
• IO mailar utbytestillfällen/studenter till xxxxx@xx.xx
• Institutionen registrerar på kurser
• IO skickar inbjudan till Orientation day etc.
• Institutionen skickar välkomst- och registreringsinformation, schema etc till student.
Under mobiliteten
• Institutionen välkomnar student till institutionen (intro till institutionen och dess rutiner).
• Institutionen antar och registrerar på kurs i Ladok.
• IO och institutionen har kontinuerlig kontakt med inresande under terminen.
• Ev. Student efterfrågar byte av kurs.
• Ev. IO sänder ut ny förfrågan om kursval. ????
• Student meddelar eventuell önskan om förändring av studietid till IO/partneruniversitet.
• IO tar emot/administrerar eventuell förlängning/avbrott i Ladok/utfärdar nytt antagningsbesked/försäkringsinfo etc. Sänder ut önskan om nytt kursval.
• Student kontaktar Housing Office för förlängning av kontrakt.
• Om institutionen arrangerar egen farewell-aktivitet: bjuda in alla inresande som läst på institutionen oavsett avtal.
• IO informerar om hur och när betyg distribueras.
• Ev. institutionen skickar ut utvärderingsenkät hemresande.
Efter mobiliteten
• IO skickar Transcript of Record (originalbetyg) till partneruniversitet (senast 5-6 v. efter terminsslut.
• IO arkiverar och avslutar studentärende.
Skadeanmälan (försäkring):
• Student gör eventuell skadeanmälan till IO (inkl. originalkvitton).
• IO signerar och skickar skadeanmälan/originalkvitton till Kammarkollegiet, inkl. kopia på avtalet.