Contract
Dokumenthanteringsplan för Vidingehem AB Godkänd av kommunarkivet | 2018-12-03 |
Antagen av styrelsen | 2018--12-12 |
Innan planen antas av styrelsen ska kommunarkivet ha godkänt ändringarna | |
Växjö kommuns gemensamma gallringsplan gäller även för Vidingehem. Nedan tas företagsspecifik behandling av dokument upp. | |
Dokument av tillfällig eller ringa betydelse gallras direkt eller vid inaktualitet. | |
Inkomna eller upprättade handlingar är allmänna handlingar. De ska hanteras enligt den gemensamma gallringsplanen eller denna plan. |
Innehåll avsnitt |
Allmän administration |
Ekonomi |
Personal |
Uthyrning |
Upphandling |
Fastighet - Bygg/Förvaltning/Underhåll |
Handlingsslag/typ | Sortering | Förvaring | Format/medium | Bevara/Gallra | Anmärkning | Ansvarig |
Allmän administration | ||||||
Annonser | - | Intranät/marknad/allm änna dok./annonser | Digitalt. | Gallras efter 2 år. Annonser gällande större projekt/byggnationer bevaras i aktuell akt | Marknads- chef | |
Xxxxx - xxxxxxx, skötsel etc. | Områdesordning eller kronologisk ordning | Pärm i arkivet våning 2 huvudkontor | Papper | Gallras 2 år efter avtalets upphörande | - | Ekonom |
Bolagsstämmoprotokoll | Kronologisk ordning | Pärm i arkivet våning 2 huvudkontor | Papper, Arkiv 80 | Bevaras, till Kommunarkivet vid behov | - | Ekonomichef |
Diarium/Postlista | - | Pärm i arkivet våning 2 huvudkontor | Papper | Bevaras, till Kommunarkivet efter 7 år | - | Ekonom |
Diarieförda skrivelser | Diarienummerordning | Pärm i arkivet våning 2 huvudkontor | Papper | Bevaras, till Kommunarkivet efter 7 år | - | Ekonom |
Manualer för administrativa system | - | Intranät/IT | - | Bevaras, till Kommunarkivet när systemet tas ur drift | Befintlig dokumentation gallras i samråd med kommunarkivet och sammanställs enligt riksarkivets föreskrifter | IT-ansvarig |
Fastighetsakter - förättningar, skuldebrev, köpekontrakt m.m. | Efter fastighet | Ritningsskåp, huvudkontoret | Papper | Bevaras | Överflödiga kopior, utkast och anteckningar av tillfällig betydelse rensas ut senast vid arkivläggning | Ekonomichef |
Fastighetsdeklaration | Kronologisk ordning | Pärm | Papper | Gallras efter 10 år efter ny fastighetstaxering | - | Ekonomichef |
Gravationsbevis | - | Pärm | Papper | Bevaras | - | Ekonomichef |
Inköpsdokumentation | Enl Rutin Inköp | Pärm | Papper | Gallras efter 7 år | - | Fastighets- chef, Ekonomichef |
In- och utgående skrivelser | Alfabetisk ordning | Pärm | Pärm, Arkiv 80 | Bevaras, till Kommunarkivet efter 7 år | Rutin- korrespondens gallras | Ekonom |
Lägenhetsmappar | Nummerordning | Hängmapp i arkiv HK | Papper | Gallras vid inaktualitet | Marknadsche f | |
Meddelanden till hyresgäster | Kronologisk ordning | På webbsidan | Digitalt | Gallras efter 3 år | Kundservice | |
Meddelanden till hyresgäster | Kronologisk ordning efter orter | Pärmar förvaltning och huvudkontor | Papper | Gallras vid inaktualitet | - | Kundservice |
Felanmälningar/störningar via e-post | - | Epost | Epost | Gallras omedelbart efter registrering i Momentum | - | Marknadsche f |
Patent- och registreringsverket - ändringsanmälningar m.m. | Kronologisk ordning | Pärm | Papper | Bolagsbevis bevaras, övriga handlingar gallras vid inaktualitet | - | Ekonomichef |
Samverkansgruppen, protokoll | - | - | Digitalt | Bevaras, till Kommunarkivet efter 10 år | Skrivs ut på papper tills kommunarkivet kan ta emot digitala arkivhandlingar | VD |
Styrelseprotokoll | Kronologisk ordning | Pärm | Papper, Arkiv 80 | Bevaras, till Kommunarkivet vid behov | - | Ekonomichef |
Taxeringsbevis | Kronologisk ordning | Pärm | Papper | Gallras efter 10 år | - | Ekonomichef |
Sociala medier | Kronologisk ordning | Facebook, Instagram, Twitter | Digitalt | Text & bild som innehåller personuppg. Gallras 1 år efter | Kommunikati on | |
Trycksaker | Kronologisk ordning | - | Papper | Bevaras | 1 ex av varje bevaras | Marknads- chef |
Ekonomi | ||||||
Autogiroanmälan | Namnordning | Pärm i arkivet våning 2 huvudkontor | Papper | Gallras efter 1 år | Ekonom | |
Betalningsuppdragslistor | Datumordning | Pärm i arkivet våning 2 huvudkontor | Papper | Gallras efter 7 år | - | Ekonom |
BG-kontoutdrag | Datumordning | Pärm i arkivet våning 2 huvudkontor | Papper | Gallras efter 2 år | - | Ekonom |
Budgethandlingar inkl verksamhetsplan | Årsvis | Pärm i arkivet våning 2 huvudkontor | Papper | Bevaras | Inklusive motiveringar och tryckta handlingar | Ekonomichef |
Budgetunderlag | - | Pärm i arkivet våning 2 huvudkontor | Papper | Gallras efter 7 år | - | Ekonomichef |
Debiteringslista hyror | - | Pärm i arkivet våning 2 huvudkontor | Papper | Gallras efter 7 år | - | Ekonom |
Debiteringsunderlag | - | Pärm i arkivet våning 2 huvudkontor | Papper | Gallras efter 7 år | Förvaras tillsammans med verfikationer | Ekonom |
E-faktura anmälan | Datumordning | Pärm i arkivet våning 2 huvudkontor | Papper och digitalt | Gallras efter 1 år | Ekonom | |
Följesedlar | - | Pärm i arkivet våning 2 huvudkontor | Papper | Gallras efter avstämning mot faktura | Vid ospecificerad faktura skall följesedel bifogas fakturan i systemet | Sak- granskare |
Huvudbok | Kontonummer- ordning | Visma Control | Digitalt | Bevaras, till Kommunarkivet efter överrenskommelse. | Sparas i systemet tills vidare | Ekonomichef |
Hyresinbetalningar | Datumordning | Pärm i arkivet våning 2 huvudkontor | Papper | Gallras efter 7 år | - | Ekonom |
Kontoplan | Kontonummer- ordning | Pärm i arkivet våning 2 huvudkontor | Papper och digitalt | Gallras vid inaktualitet | - | Ekonomichef |
Kundfakturor | Fakturanummer- ordning | Momentum PM | Digitalt | Gallras efter 7 år | - | Ekonom |
Kundreskontra listor | - | Pärm i arkivet våning 2 huvudkontor | Papper | Gallras efter 2 år | - | Ekonom |
Leverantörsfakturor | Kronologisk ordning | Visma DCE | Digitalt | Gallras efter 7 år | Ekonom | |
Leverantörsfakturor | Kronologisk ordning | Box | Papper | Gallras efter 7 år | - | Ekonom |
Leverantörsfakturor | Datumordning i mapp | e | Epost | Gallras efter scanning | - | Ekonom |
Låneverifikationer | Verifikationsnummer- ordning | Pärm i arkivet våning 2 huvudkontor | Papper | Gallras efter 7 år | - | Ekonomichef |
PG-kontoutdrag | Datumordning | Pärm i arkivet våning 2 huvudkontor | Papper | Gallras efter 2 år | - | Ekonom |
Verifikationer | Verifikationsnummer- ordning | Pärm i arkivet våning 2 huvudkontor | Papper och digitalt | Gallras efter 7 år | - | Ekonom |
Verifikationslistor | Verifikationsnummer- ordning | Visma Control | Digitalt | Gallras efter 7 år | - | Ekonom |
Års- och delårsbokslut med bilagor | Årsvis | Pärm i arkivet våning 2 huvudkontor | Papper och digitalt | Bevaras, till Kommunarkivet efter 10 år | Skrivs ut på papper tills kommunarkivet kan ta emot digitala arkivhandlingar | Ekonomichef |
Årsredovisning | Årsvis | - | Papper | Bevaras | Tryckt | Ekonomichef |
Personal | ||||||
Lönesystem | ||||||
Kontrollista | Anställningsnummer- ordning | Pärm i arkivet våning 2 huvudkontor | Papper | Gallras efter 10 år | - | Personal- ekonom |
Tidrapporter och kopia av lönespecifikation | - | - | - | Gallras efter 5 år | - | Personal- ekonom |
Årslistor | Anställningsnummer- ordning | Pärm i arkivet våning 2 huvudkontor | Papper | Bevaras, till Kommunarkivet efter 10 år | - | Personal- ekonom |
Övrigt | ||||||
Ansökningshandlingar till tjänster, erhållen tjänst | Kronologisk ordning | Personalpärm | Papper | Xxxxxxx | Xxxxxxxx till Kommunarkivet, se personalpärmen | Personal- ekonom |
Ansökningshandlingar till tjänster, ej antagna | Kronologisk ordning | Pärm i arkivet våning 2 huvudkontor | Papper | Gallras efter 2 år | Förvaras i personalarkivet | Personal- ekonom |
Intresseanmälningar, spontanansökningar | Kronologisk ordning | Pärm i arkivet våning 2 huvudkontor | Papper | Gallras vid inaktualitet eller senast 2 år | Intra Personal Interna dokument | Personal- ekonom |
Personalpärmar | Anställningsnummer- ordning | Pärm i arkivet våning 2 huvudkontor | Papper | Bevaras, till Kommunarkivet efter pension eller 5 år efter anställningens upphörande | Gallras i enlighet med Växjö kommuns personalhandbok "Rutiner för hantering av personalhandlingar " | Personal- ekonom |
Uthyrning | ||||||
Besiktningsprotokoll avflyttning | Lägenhetsvis | Momentum PM | Digitalt | Bevaras | - | Marknadsche f |
Besiktningsprotokoll avflyttning | Lägenhetsvis | Lägenhetsmapp, arkiv huvudkontor | Papper | Gallras efter ny besktning | Marknadsche f | |
Hyresavtal | Kronologisk, områdesvis | Pärm i arkiv våning 1 huvudkontor | Papper | Gallras 2 år efter avtalets upphörande | - | Marknadsche f |
Hyresavtal, tillägg | Kronologisk, områdesvis | Pärm i arkiv våning 1 huvudkontor | Papper | Gällande förvaras tillsammans med hyresavtal | Förvaras vid hyresavtal | Marknadsche f |
Hyresförhandlingsprotokoll Hyresgästföreningen | Kronologisk ordning | Pärm i arkiv våning 1 huvudkontor | Papper | Bevaras | - | VD |
Nyckelkvittenser | Kronologisk, områdesvis | Pärm i arkiv våning 1 huvudkontor | Papper | Gallras vid inaktualitet | - | Marknadsche f |
Överenskommelser med hyresgäst | Lägenhetsvis | Med hyresavtal eller i lägenhetsmapp | Papper | Gallras med hyresavtal eller vid inaktualitet | - | Marknadsche f |
Upphandling | ||||||
Anbudsöppning protokoll inkl sammanställning och värdering | Områdesordning | Pärm i arkiv på Förvaltning | Papper | Bevaras, till Kommunarkivet efter 7 år | - | Resp avdelnings- chef |
Anbud, antagna | Områdesordning | Pärm i arkiv på Förvaltning | Papper | Bevaras, till Kommunarkivet efter 7 år | - | Resp avdelnings- chef |
Anbud, ej antagna | Områdesordning | Pärm i arkiv på Förvaltning | Papper | Gallras efter 4 år | - | Resp avdelnings- chef |
Beställning | Områdesordning | Pärm och digitalt | Papper och digitalt | Bevaras, till Kommunarkivet efter 7 år | - | Resp avdelnings- chef |
Fastighet- Bygg/Förval | tning/underhåll | |||||
Ramavtal | - | Pärm i arkiv på Förvaltning | Papper | Bevaras, till Kommunarkivet efter tilläggsavtal eller nytt kontrakt | - | Fastighets- chef |
Bygglovshandlingar | ||||||
Bygglov inklusive intyg från grannar | Områdesordning | Pärm i arkiv på Förvaltning | Papper | Gallras efter 5 år | Original förvaras hos Byggnadsnämnden | Fastighets- chef |
Bygganmälnings- handlingar | ||||||
Bygganmälan | Områdesordning | Pärm i arkiv på Förvaltning | Papper | Gallras efter 5 år | - | Fastighets- chef |
Kontrollplan | Områdesordning | Pärm i arkiv på Förvaltning | Papper | Gallras efter 5 år | - | Fastighets- chef |
Brandskyddsdokument | Områdesordning | Pärm i arkiv på Förvaltning | Papper | Bevaras | - | Fastighets- chef |
Arbetsmiljöanmälan | Områdesordning | Pärm i arkiv på Förvaltning | Papper | Gallras efter 7 år | - | Fastighets- chef |
Arbetsmiljöplan | Områdesordning | Pärm i arkiv på Förvaltning | Papper | Gallras efter 7 år | - | Fastighets- chef |
Övriga projektrelaterade handlingar | ||||||
Bankgarantier och dylikt vid entreprenad | Områdesordning | Pärm i arkiv på Förvaltning | Papper | Gallras 2 år efter avtalstidens slut | Garantitiden inräknas. Återsänds | Fastighets- chef |
Besiktningsprotokoll bygg | Efter fastighet | Pärm i arkiv på Förvaltning/Intra | Papper/Digitalt | Bevaras, till Kommunarkivet efter 7 år | Original bevaras, kopior gallras | Fastighets- chef |
Byggmötesprotokoll och anteckningar | Områdesordning | Pärm i arkiv på Förvaltning | Papper | Bevaras, till Kommunarkivet efter 7 år | - | Fastighets- chef |
Försäkringshandlingar vid entreprenader | Områdesordning | Pärm i arkiv på Förvaltning | Papper | Gallras 2 år efter avtalstidens slut | Garantitiden inräknas. | Fastighets- chef |
Garantier | - | - | Digitalt | Gallras vid inaktualitet | - | Fastighets- chef |
Kallelser till slut- och garantibesiktning | Områdesordning | Pärm i arkiv på Förvaltning | Papper | Gallras efter 2 år | - | Fastighets- chef |
Personalliggare - anmälan, kvittens, bekräftelse | Kronologisk ordning | Pärm hos fastighetschef | Papper | Gallras efter 3 år (beskattningsåret + 2 år) | Den digitala arkiveringen av loggar ansvarar resp systemleverantör för | Resp projekt- ledare |
Protokoll, projekteringsmöten | Områdesordning | Pärm och digitalt | Papper och digitalt | Bevaras, till Kommunarkivet efter 7 år | - | Resp projekt- ledare |
Ritningar | Områdesordning | Ritningsskåp i ritningsarkiv | Papper och digitalt | Bevaras i pappersformat | Relationsritningar bevaras | Fastighets- chef |
Förvaltning | ||||||
Underhållsbesiktning | Efter område kronologiskt | Pärm och digitalt | Papper och digitalt | Gallras vid inaktualitet | - | Förvaltare |
SOS jourrapporter | Veckovis | Digitalt Intra | Epost pdf | Besked om gallring eller bevaras kommer på styrelsemötet | Fastighetsch ef | |
Övriga kontroller, besiktningar, sammanställningar etc | ||||||
Bostadsanpassningar | Kronologisk ordning | Pärm i arkiv på Förvaltning | Papper | Bevaras, till Kommunarkivet efter 7 år | - | Marknadsche f |
Drift- och skötselinstruktioner | Efter område kronologiskt | Böcker, Pärm arkiv på förvaltning | Papper | Gallras vid inaktualitet | Lämnas till ny ägare vid försäljning | Kundservice |
Energistatistik | - | Intra | Digitalt | Årsstatistik i bokslutshandlingar, övrigt gallras vid inaktualitet. | Avläsnings-statistik, förbruknings- statistik | Energiansv |
Kontroll hissar | Efter fastighet | Pärm förvaltning | Papper | Gallras vid inaktualitet | Avtal, sammanställning, fakturakopior, besiktningsintyg | Teknikgrupp |
Körjournaler | - | Pärm i arkiv på förvaltning och digitalt | Papper och digitalt | Gallras efter 5 år | - | Kundservice |
OVK (Funktionskontroll ventilation) | Efter fastighet årsvis | Digitalt: Momentum och G:/förvaltning/besiktni ng/ovk | Digitalt | Gallras vid inaktualitet | De två senaste sparas i Momentum och G:/förvaltning/besik tning/ovk | Teknikgrupp |
Radonmätning | Efter fastighet | Levereras till Vidingehem digitalt, sparas på Intra/teknik/allmänna/b esiktningar | Bevaras | Rapport och sammanställning. Skrivs ut på papper för förvaring på kommunarkiv | Teknikgrupp | |
Revisionsbesiktningar elanläggningar | Efter fastighet | Pärm hos Teknikgruppen & Momentum | Papper & Pdf | Gallras vid inaktualitet, när ny besiktning gjorts. | Handling inkommer på papper-sparas i pärm och scannas in och sparas i Momentum | Teknikgrupp |
Lekplatsbesiktningar | Årsvis | Digitalt: Intra/fastighet/utemiljö/ allmänna/lekplatser | Gallras vid inaktualitet när ny besiktning inkommit. | - | Kundservice | |
Lekplatskontroller | Månadsvis | Pärm på aktuellt områdeskontor | Papper | Gallras när årsbesiktning gjorts på aktuell adress. | Områdesans varig | |
Skyddsrondsprotokoll | Kronologisk ordning | - | Digitalt/papper | Bevaras, till Kommunarkivet efter 7 år | Skrivs ut på papper tills kommunarkivet kan ta emot digitala arkivhandlingar | Förvaltare |
Vattenanalys Följesedel för provtagning | Efter fastighet | Pärm | Papper | Gallras vid inaktualitet | - | Teknikgrupp |
Vattenanalys Rapport | Efter fastighet | Pärm | Papper | Gallras vid inaktualitet | Original till Miljö- och hälsoskyddsnämnd en | Teknikgrupp |
Köldmedia | Årsvis | Pärm arkiv på förvaltningen | Papper | Gallras, efter 5 år. | Skickas via e-post till Miljö- och hälsoskyddsnämnd en varje år 31 mars | Kundservice |
Återkallningslistor Securitas | Fastighet | Pärm på kundservice | Papper | Gallras efter inaktualitet när uppdaterad lista inkommit. | Mailas | Kundservice |