Riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare, antagna av årstämman 2021-03-31

Riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare, antagna av årstämman 2021-03-31

Dessa riktlinjer (AB Volvos ersättningspolicy) avser ersättning och andra anställningsvillkor för Volvokoncernens ledning (ledande befattningshavare). Riktlinjerna är framåtblickande, vilket innebär att de ska tillämpas på ersättningar som avtalas, och förändringar som görs i redan avtalade ersättningar, efter att dessa föreslagna riktlinjer antagits av årsstämman 2021. Riktlinjerna omfattar inte ersättningar som beslutas av bolags- stämman. Nya aktierelaterade incitamentsprogram beslutas i förekom- mande fall av bolagsstämman, men något sådant program föreslås inte

för närvarande.

Riktlinjernas främjande av Volvokoncernens affärsstrategi, långsiktiga intressen och hållbarhet

En framgångsrik implementering av Volvokoncernens affärsstrategi och tillvaratagandet av koncernens långsiktiga intressen, inklusive dess håll- barhet, förutsätter att koncernen kan rekrytera, behålla och utveckla högre chefer. Dessa riktlinjer möjliggör för AB Volvo att kunna erbjuda ledande befattningshavare en konkurrenskraftig totalersättning. Ytterli- gare information om Volvokoncernens affärsstrategi finns tillgänglig i Volvokoncernens års- och hållbarhetsrapport.

Ersättningsformer

Volvokoncernens ersättning till ledande befattningshavare ska bestå av följande komponenter: grundlön, kort- respektive långfristig rörlig ersätt- ning, pensionsförmåner och andra förmåner.

Kortfristig rörlig ersättning får, såvitt avser den verkställande direktö- ren, uppgå till högst 100 procent av grundlönen och, såvitt avser övriga ledande befattningshavare, högst 80 procent av grundlönen.

Långfristig rörlig ersättning får, såvitt avser den verkställande direktö- ren, uppgå till högst 100 procent av grundlönen och, såvitt avser övriga ledande befattningshavare, högst 80 procent av grundlönen. Det nuva- rande långfristiga incitamentsprogrammet för koncernens högsta chefer, inklusive de ledande befattningshavarna, introducerades i samband med årsstämman 2016. Programmets syfte är att främja långsiktigt värdeska- pande och stärka intressegemenskapen mellan koncernens högsta chefer och aktieägarna. Detta uppnås genom att programmet, som utgår från en fyraårig cykel, har en prestationsbaserad årlig tilldelning som investeras i Volvoaktier med ett obligatoriskt krav att behålla aktierna i tre år. Det blir ingen utbetalning under det långfristiga incitamentsprogrammet om den årsstämma som äger rum året efter prestationsåret beslutar att inte göra någon utdelning till aktieägarna. Programmet finansieras årligen genom en tilldelning baserad på prestationsmål fastställda av styrelsen. Nettoutfallet (efter skatt) av betalningen måste omedelbart investeras i AB Volvo-aktier, som sedan måste behållas i minst tre år. På detta sätt kommer de ledande befattningshavarna bygga upp ett aktieinnehav i bolaget och samtidigt t ha ett långsiktigt intresse i aktiernas värdeutveckling. Vid utgången av tre- årsperioden får de ledande befattningshavarna avyttra aktier förutsatt att de då uppfyller kravet på innehav av aktier. Kravet innebär att verkställande direktören ska inneha aktier värda minst två bruttoårslöner och övriga ledande befattningshavare aktier värda minst en bruttoårslön. Innehavs- kraven för ledande befattningshavare ska upphöra om den ledande befatt- ningshavarens anställning upphör, och styrelsen får medge andra undan- tag från kraven efter vad styrelsen bedömer vara lämpligt.

Ytterligare kontantersättning får utgå under extraordinära omständig- heter förutsatt att sådana särskilda arrangemang är tidsbegränsade och endast görs på individnivå i syfte att rekrytera eller behålla ledande befatt- ningshavare eller som ersättning för extraordinära insatser utanför indivi- dens ordinarie uppgifter. Sådan ersättning får inte överstiga ett belopp motsvarande 100 procent av den årliga grundlönen. Beslut om sådan ersättning ska fattas av styrelsen på förslag av ersättningskommittén.

Pensionsförmåner till verkställande direktören ska baseras på en pre- miebestämd pensionsplan. Den pensionsgrundande lönen ska omfatta grundlön och kortfristig rörlig ersättning. Pensionsavsättningarna till verkställande direktören hänförliga till den årliga grundlönen ska inte uppgå till mer än 35 procent av grundlönen.

Andra förmåner kan inkludera t.ex. livförsäkring, sjukvårdsförsäkring och bilförmån. Premier och andra kostnader hänförliga till sådana förmåner får inte uppgå till mer än 3 procent av verkställande direktörens årliga grundlön. För andra ledande befattningshavare ska utbetalning av pensions- förmåner baseras på en premiebestämd pensionsplan med undantag för de fall där lag eller kollektivavtal kräver en förmånsbestämd pension. Den pensionsgrundande lönen ska inkludera grundlön och, när lag eller kollektivavtal så kräver, kortfristiga ersättningar. De totala pensions- avsättningarna till andra ledande befattningshavare ska inte uppgå till mer än 35 procent av grundlönen, om inte en högre procentsats uppkommer

på grund av lag eller kollektivavtal.

Andra förmåner kan inkludera t.ex. livförsäkring, sjukvårdsförsäkring och bilförmån. Premier och andra kostnader hänförliga till sådana förmå- ner får inte uppgå till mer än 10 procent av den årliga grundlönen för övriga ledande befattningshavare.

Ersättning till ledande befattningshavare som är bosatta utanför Sve- rige eller som är bosatta i Sverige men har väsentlig anknytning till eller har varit bosatta i ett annat land än Sverige kan bli vederbörligen anpassad för att följa tvingande regler eller lokal praxis, varvid dessa riktlinjers över- gripande ändamål så långt som möjligt ska tillgodoses.

Utöver ersättning enligt ovan kan ledande befattningshavare som flyt- tar för eller med en befattning eller som arbetar i flera länder även erhålla ersättning och förmåner som är rimliga med hänsyn till de särskilda omständigheter som följer av sådana arrangemang, varvid hänsyn ska tas till dessa riktlinjers övergripande ändamål samt allmänna riktlinjer och rutiner för gränsöverskridande arbete inom Volvokoncernen.

Upphörande av anställning

Vid upphörande av en ledande befattningshavares anställning får uppsäg- ningstiden vara högst tolv månader. Grundlönen under uppsägningstiden och avgångsvederlag får sammantaget inte överstiga ett belopp motsva- rande grundlönen för två år.

För ledande befattningshavare som är bosatta utanför Sverige eller som är bosatta i Sverige men har väsentlig anknytning till eller har varit bosatta i ett annat land än Sverige får erbjudas uppsägningstid och avgångsvederlag som är skäliga mot bakgrund av de särskilda omständig- heterna, varvid hänsyn ska tas till dessa riktlinjers övergripande ändamål samt allmänna riktlinjer och rutiner inom Volvokoncernen.

Kriterier för utdelning av rörlig kontantersättning m.m.

Kort- och långfristig rörlig ersättning ska vara kopplad till förutbestämda och mätbara kriterier. Kriterierna – som exempelvis kan vara knutna till EBIT, kassaflöde, avkastning på investerat kapital eller liknande nyckeltal eller hållbarhetsmål – ska vara utformade för att främja Volvokoncernens strategi och långsiktiga värdeskapande samt stärka kopplingen mellan uppnådda prestationsmål och utfall. Kriterierna för kortfristig och lång- fristig rörlig ersättning ska fastställas årligen av styrelsen, och i vilken utsträckning kriterierna uppfyllts ska bedömas över årliga mätperioder.

I vilken utsträckning kriterierna för tilldelning av rörlig ersättning har uppfyllts ska fastställas när den relevanta mätperioden avslutats. Styrel- sen ansvarar för att fastställa rörlig ersättning till samtliga ledande befatt- ningshavare.

Återbetalning och justeringar

Ledande befattningshavare som deltar i Volvokoncernens nuvarande kortfristiga och långfristiga incitamentsprogram är skyldiga att, under vissa omständigheter och under viss tid, återbetala hela eller delar av redan utbetalad rörlig ersättning om utbetalning skett av misstag eller baserats på avsiktligt förfalskad data eller i händelse av en väsentlig juste- ring av Volvokoncernens finansiella resultat. Vidare får styrelsen besluta om ändringar av utbetalningar enligt incitamentsprogram (innan utbetal- ning skett) när extraordinära omständigheter föreligger eller för att justera för oförutsedda engångshändelser.

Lön och anställningsvillkor för anställda

Vid beredningen av styrelsens förslag till dessa ersättningsriktlinjer har styrelsen beaktat att de förmåner som erbjuds till ledande befattnings- havare behöver ligga i linje med de allmänna strukturer som tillämpas för AB Volvos anställda, på nivåer som är konkurrenskraftiga på marknaden. Således har lön och anställningsvillkor för andra anställda inom AB Volvo beaktats genom att information om detta inkluderats i ersättnings- kommitténs och styrelsens beslutsunderlag vid bedömningen av om dessa riktlinjer och de begränsningar som följer av dem är rimliga.

Beslutsprocessen för att fastställa, se över och genomföra riktlinjerna Styrelsen har inrättat en ersättningskommitté. I kommitténs uppgifter ingår att bereda styrelsens beslut om förslag till riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare. Styrelsen ska upprätta förslag till nya riktlinjer åtminstone vart fjärde år och lägga fram förslaget för beslut vid bolags- stämman. Riktlinjerna ska gälla till dess att nya riktlinjer antagits av bolagsstämman. Ersättningskommittén ska även följa och utvärdera pro- gram för rörliga ersättningar för ledande befattningshavare, tillämpningen av riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare samt gällande ersättningsstrukturer och ersättningsnivåer inom koncernen. Ersätt- ningskommitténs ledamöter är oberoende i förhållande till AB Volvo och dess bolagsledning. Vid styrelsens behandling av och beslut i ersättnings- relaterade frågor närvarar inte verkställande direktören eller andra perso- ner i bolagsledningen, i den mån de berörs av frågorna.

Frångående av riktlinjerna

Styrelsen får besluta att tillfälligt frångå riktlinjerna helt eller delvis, om det i ett enskilt fall finns särskilda skäl för det och ett avsteg är nödvändigt för att tillgodose Volvokoncernens långsiktiga intressen, inklusive dess hållbarhet, eller för att säkerställa koncernens ekonomiska bärkraft. Som angivits ovan ingår det i ersättningskommitténs uppgifter att bereda sty- relsens beslut i ersättningsfrågor, vilket innefattar eventuella beslut om avsteg från riktlinjerna.

Beskrivning av betydande förändringar av riktlinjerna och hur aktieägarnas synpunkter har tagits i beaktande

Under 2020 har ersättningskommittén och styrelsen haft såväl enskilda som gemensamma samtal med aktieägare, och har följt upp kommentarer och frågor som mottagits från aktieägare i samband med årsstämman i juni 2020 eller annars under året. För ytterligare information, vänligen se avsnittet Beaktande av aktieägares synpunkter i Ersättningsrapporten 2020. Ersättningskommittén och styrelsen har för 2021 och framåt beslu- tat föreslå en förändring av bolagets pensionsåtagande i förhållande till dess verkställande direktör, vice verkställande direktör samt övriga ledande befattningshavare bosatta i Sverige, med syfte att förenkla pen- sionsåtagandena samt att få dem mer i linje med gällande pensionsplaner för motsvarande individer på den svenska marknaden, utan att materiellt ändra ersättningen från ett finansiellt perspektiv. Eftersom riktlinjerna är framåtblickande gäller förändringarna för nya anställningsavtal som ingås efter godkännande av de reviderade riktlinjerna av årsstämman 2021 och, för befintliga anställningsavtal, om förändringarna godkänns av berörda ledande befattningshavare.

Ytterligare information rörande ersättning till ledande befattnings- havare inom Volvokoncernen finns i Volvokoncernens års- och hållbar- hetsredovisning.