Bolagsstyrningsrapport
Bolagsstyrningsrapport
Inledning
Formpipe Software AB (publ) (”Formpipe”) är ett svenskt publikt aktiebolag med säte i Stockholm. Under år 2023 bedrev koncernen verksamhet i Sverige, Danmark, Nederländerna, Storbritannien, Tyskland och USA. Styrning, ledning och kontroll av Formpipe fördelas mellan aktieägarna på årsstäm man, Xxxxxxxx styrelse, VD, enligt svensk aktie bolagslag, gällande bolagsordning, Nasdaq Stock holms regelverk för emittenter och svensk kod för bolagsstyrning. I Formpipes bolagsstyrningsrapport för 2023 beskrivs Formpipes bolagsstyrning, ledning och förvaltning samt den interna kontrollen avseen de finansiell rapportering. Svensk kod för bolagsstyr ning bygger på principen ”följa eller förklara” vilket innebär att företag som tillämpar koden kan avvika från enskilda regler om det tydligt beskrivs varför samt vad man gör istället.
Rapporteringsstruktur i Formpipe Software
Bolagsstyrning handlar i grunden om hur Xxxxxxx skall styras och drivas i ett aktieägarperspektiv. Formpipes bolagsstyrning regleras av såväl externa regelverk som interna styrdokument.
REVISORER
VD OCH KONCERNCHEF
Exempel på externa regelverk
• Aktiebolagslagen
• Nasdaq Stockholms regelverk för emittenter
• Gällande redovisningslagstiftning
• Svensk kod för bolagsstyrning
• EU:s marknadsmissbruksförordning (MAR)
Exempel på interna regelverk
• Bolagsordningen
• Instruktioner och arbetsordning för styrelse respektive VD
• Interna policies, handböcker och riktlinjer
Aktieägare
VALBEREDNING
ÅRSSTÄMMA
AKTIEÄGARE
Den 20231231 hade Formpipe ca 3 000 aktieägare
ERSÄTTNINGSUTSKOTT/ STYRELSE
REVISIONSUTSKOTT/ STYRELSE
STYRELSE
som ägde totalt 54 217 825 aktier. Största enskilda ägare per den 20231231 var Aktiebolaget Gren specialisten med 10,9 procent av röster och kapital. Totalt ägde bolagets tjugo största ägare 80 procent av röster och kapital.
Årsstämma
Årsstämma är benämningen på den årliga ordinarie bolagsstämman då Årsredovisningen skall framläg gas. Aktieägarnas rätt att besluta om Formpipes an gelägenheter utövas på årsstämman, som är Bola gets högsta beslutande organ. Några av stämmans obligatoriska uppgifter är att fastställa koncernens balans och resultaträkning, besluta om vinstdispo sition, ersättningsprinciper för ledande befattnings havare och om ansvarsfrihet för styrelseledamöterna och VD. Årsstämman väljer efter förslag från val beredningen (se nedan) styrelseledamöter fram till slutet av nästkommande årsstämma.
Årsstämma 2023
Formpipes årsstämma hölls den 27 april 2023 i Bo lagets lokaler i Stockholm. Till stämmans ordförande valdes bolagets ordförande, Xxxxxxx Xxxxxxxxxxxx. Bolagets styrelse, ledning, valberedning samt revi sor var närvarande vid stämman.
Bolagets aktieägare informerades i god tid på www. xxxxxxxx.xx om tid och plats för stämman samt även om sin rätt att få ett ärende behandlat på stämman. Samtliga aktieägare som vid avstämningsdagen var
direktregistrerade i aktieboken och som anmält sitt deltagande i tid gavs rätt att deltaga vid stämman och rösta för sina aktier. Enligt lag (2020:198) om tillfälliga undantag för att underlätta genomförandet av bolags och föreningsstämmor hade styrelsen be slutat att aktieägarna före årsstämman kunde utöva sin rösträtt per post.
I huvudsak fattades följande beslut:
• Fastställande av resultat och balansräkning samt vinstdisposition för räkenskapsåret 2022.
• Omval av styrelseledamöterna Xxxxxxx Xxxxxxxxx diek, Xxx Xxxxxx Xxxxxxxx, Xxxxxx Xxxxxxxxx, Xxxxx Xxxxx och Xxxxx Xxxxxxxxx samt nyval av Xxxx Xxxxxxxx.
• Till styrelsens ordförande valdes Xxxxxxx Xxxxxxxxxxxx.
• Bemyndigande för styrelsen att förvärva och överlåta egna aktier.
• Bemyndigande för styrelsen att återköpa teckningsoptioner.
• Riktlinjer för ersättning till ledande
Årsstämma 2024
Formpipes årsstämma 2024 äger rum den 25 april i Bolagets lokaler i Stockholm. För anmälan till års
stämman 2024 kommer det i god tid finnas informa tion på xxx.xxxxxxxx.xxx. Där beskrivs även hur respektive aktieägare kan få ett ärende behandlat på stämman.
Valberedning
Valberedningens arbete inleds med att utvärdera sittande styrelse, genom att styrelsens ordförande tillställer samtliga ledamöter en enkät omfattande följande huvudområden strategi, rapportering och kontroll, sammansättning och kompetens samt sty relsens arbetssätt. Resultatet diskuteras sedan inom styrelsen, som särskild punkt och där jämförelse mot f g år görs. Styrelsens ordförande redogör för re sultaten till valberedningen. Valberedningen har vid behov i tillägg även individuella möten med samtliga styrelseledamöter. Valberedningen har i sitt arbete tillämpat regel 4.1 i Svensk kod för bolagsstyrning som policy för mångfald för styrelsen. Mångfald är en viktig faktor vid valberedningens nominerings arbete. Valberedningen eftersträvar kontinuerligt en
mandatperiod som sedan föreslås för årsstämman. Valberedningen lämnar även förslag på styrelsens och revisorernas ersättning samt i förekommande fall även val av revisor. Årsstämman 2023 beslutade att valberedningen för årsstämman 2024 ska bestå av representanter för de fyra röstmässigt största aktieägarna eller ägargrupperna (med detta avses såväl direktregistrerade aktieägare som förvaltar registrerade aktieägare) enligt Euroclear Sweden AB:s utskrift av aktieboken per den sista handels dagen i september under innevarande år och övrig tillförlitlig information som tillhandahållits bolaget vid denna tidpunkt. Dessa aktieägare utser vardera en representant som ska utgöra valberedning för tiden intill dess att ny valberedning utsetts. Styrelsens ordförande ska vara adjungerad till valberedningen.
Valberedningens sammansättning publicerades på Bolagets hemsida senast sex månader innan årsstämman. För valberedningens fullständiga principer se dokumentet ”Valberedningens förslag
och motiverat yttrande avseende förslag till styrelse” inför årsstämman 2024 på xxx.xxxxxxxx.xx.
Valberedningens ledamöter inför årsstämman 2024 är: Aktier
Xxxx Xxxxxxxxxxx, representerar AB Grenspecialisten 5 880 810
befattningshavare.
jämn könsfördelning och mångsidighet vad gäller kompetens, erfarenhet och bakgrund i styrelsen vil
Xxxxxxx Xxxxxx, representerar Xxxxxx Xxxxxxxxx, Xxxx Xxxxxxx och Xxxx Xxxxx
6 201 442
Protokollet från årsstämman presenterades på hemsidan två veckor efter stämman. Materialet från stämman, så som kallelse, protokoll samt informa tion om valberedning finns att läsa på Formpipes hemsida xxx.xxxxxxxx.xx.
ket också återspeglas i nuvarande sammansättning. Valberedningens arbete skall präglas av öppenhet och diskussion för att åstadkomma en välbalan serad styrelse. Valberedningen nominerar sedan ledamöter till Formpipes styrelse för kommande
Xxxxxxx Xxxxxxxx, representerar Alcur och Alcur Select 6 464 369
Xxxxxx Xxxxxxx, representerar SEB Investment Management 3 519 322
Xxxxxxx Xxxxxxxxxxxx, ordförande Formpipe Software AB 182 000
Bolagsordning
Bolagsordningen stadgar att Formpipe är ett pu blikt aktiebolag, vars verksamhet är att direkt eller indirekt, bedriva verksamhet inom nedan nämnda områden samt idka därmed förenlig verksamhet; konsultverksamhet avseende Internet och Intranät lösningar, konsultverksamhet med inriktning på information, management och data, utveckling och design av dataprogram/produkter samt försäljning av nämnda produkter/tjänster i kombination med lämp lig hårdvara samt förvaltning och handel med värde papper och fastigheter. Formpipes aktiekapital skall vara lägst 2 000 000 kronor och högst 8 000 000 kronor. Antalet aktier skall vara lägst 20 000 000 st och högst 80 000 000 st. Styrelsen skall bestå av lägst tre och högst sex ledamöter med högst tre suppleanter. Hela bolagsordningen går att ladda
Styrelsen
Styrelsens uppdrag
Styrelsens uppdrag är att för ägarnas räkning förvalta Bolagets angelägenheter. Formpipes styrelsearbete styrs, förutom av gällande lagar och rekommendationer, av styrelsens arbetsordning som innehåller regler för arbetsfördelning mellan styrelse och VD, ekonomisk rapportering, investeringar och finansiering. Arbetsordning fastställs en gång per år.
Styrelsens ansvar
Formpipes styrelse har det övergripande ansvaret för Bolagets organisation och ledning samt att rikt linjer för förvaltningen av Bolagets medel är ända målsenligt uppbyggda. Styrelsen ansvarar för att Xxxxxxx styrs enligt gällande lagar och förordningar samt det regelverk för emittenter där svensk kod för bolagsstyrning ingår. Styrelsen ansvarar vidare för utveckling och uppföljning av koncernens strategier genom planer och mål, beslut om förvärv och avytt ring av verksamheter, större investeringar, tillsätt ningar och ersättningar till koncernledningen samt löpande uppföljning av verksamheten under året.
Styrelsen fastställer årligen årsbokslutet, gällande affärsplan, verksamhetsrelaterade policys samt VDs arbetsordning.
Styrelsens arbete under 2023
Vid årsstämman den 27 april 2023 omvaldes styrel seledamöterna; Xxxxxxx Xxxxxxxxxxxx (ordförande), (ledamot), Xxx Xxxxxx Xxxxxxxx (ledamot), Xxxxxx Xxxxxxxxx (ledamot), Xxxxx Xxxxx (ledamot) och Xxxxx Xxxxxxxxx (ledamot) samt nyvaldes Xxxx Xxxxxxxx (ledamot). Styrelsen har haft 15 protokollförda styrelsemöten som bland annat behandlat Bolagets finansiella ställning och rapportering, affärsverksam hetens inriktning, förvärv, marknadsbedömningar, strategiska handlingsalternativ och organisatoriska frågor.
Styrelsens ordförande
Styrelsens Ordförande Xxxxxxx Xxxxxxxxxxxx leder styrelsens arbete så att detta utövas i enlighet med lagar och föreskrifter. Ordförande följer verksam heten i dialog med VD och ansvarar för att övriga ledamöter får den information som är nödvändig för hög kvalitet i diskussion och beslut. Ordföranden
är även delaktig i utvärdering och utvecklingsfrågor avseende koncernens ledande befattningshavare.
Styrelsens sammansättning
Formpipe håller under ett verksamhetsår vanligtvis åtta ordinarie styrelsemöten samt ett konstitueran de styrelsemöte i direkt anslutning till årsstämman. Extra styrelsemöten hålls vid behov. Styrelsen består av sex ordinarie ledamöter utan suppleanter. VD ingår ej i styrelsen men närvarar under samtliga styrelsemöten som föredragande, utom när VDs ar bete utvärderas. VD rapporterar till styrelsen om det operativa arbetet i koncernen samt tillser att styrel sen får sakligt och relevant beslutsunderlag. Utöver VD närvarar även bolagets CFO i egenskap av sekreterare. Nedanstående tabell visar bland annat styrelsens medlemmar, samt styrelsens bedömning angående beroendeställning i förhållande till Bolaget och aktieägarna.
Formpipes styrelsesammansättning uppfyller Nasdaq Stockholms och svensk kod för bolagsstyrnings krav avseende sammansättning och oberoende.
Styrelsens arbetsordning
Styrelsens arbetsordning fastställdes den 27 april 2023 på det konstituerande styrelsesammanträdet. Arbetsordningen revideras minst årligen eller vid behov. Arbetsordningen innehåller bland annat sty relsens ansvar och arbetsuppgifter, styrelseordföran dens arbetsuppgifter, revisionsfrågor samt anger vil ka rapporter och finansiell information som styrelsen ska erhålla inför varje ordinarie styrelsemöte. Vidare omfattar arbetsordningen instruktioner till VD.
Revisions- och ersättningsutskott
Styrelsen agerar i sin helhet revisions och ersätt ningsutskott. Arbetsbeskrivningen gällande arbetet som revisions och ersättningsutskott fastställs som en bilaga till gällande arbetsordning. Arbetsord ningen med bilagor fastställdes vid konstituerande styrelsemöte den 27 april 2023. Under 2023 har ut skotten haft separata möten för behandling av dessa frågor (två möten i revisionsutskottet och ett möte i ersättningsutskottet).
VD och koncernledning
VD Xxxxxx Xxxxxxxxxxx leder koncernen och dess verksamhet inom de ramar styrelsen fastlagt.
Xxxxxx Xxxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxx direktör Född: 1967
Anställd sedan: 2023
Aktieinnehav: 65 508 st.
Styrelseledamot | Deltagande / antal möten | Rev.- utskott | Ers.- utskott | Oberoende gentemot Bolaget | Oberoende gentemot större ägare | Övrigt |
Xxxxxxx Xxxxxxxxxxxx | 15/15 | Ja | Ja | Ja | Ja | Annikki har en Civilingenjörsexamen från Linköpings Tekniska |
Styrelsens ordförande sedan 2022 | Högskola. Xxxxxxx har 20 års internationell erfarenhet från IT/ | |||||
Ledamot sedan 2017 | Telecombranschen. Annikki har bl.a. arbetat i Berlin för ett mindre | |||||
Födelseår: 1969 | teknikbolag, som VD för Netwise, och affärsområdeschef inom | |||||
Aktieinnehav: 182 000 | Ericssons Multimediaenhet och driver sedan 2010 det egna | |||||
bolaget Syster P som gör smycken och modeaccessoarer. | ||||||
Övriga uppdrag: Styrelseledamot i Proact IT AB, Axiell Group AB, | ||||||
Addtech AB. | ||||||
Xxx Xxxxxx Xxxxxxxx | 15/15 | Ja | Ja | Ja | Ja | Åsa är Civilingenjör Industriell Ekonomi från Chalmers och har |
Ledamot sedan 2017 | en MBA från INSEAD. Åsa har över 25 års erfarenhet i företags | |||||
Födelseår: 1965 | ledande befattningar inom IT & telekomsektorn. Hon är i dag VD | |||||
Aktieinnehav: 18 000 | och Koncernchef för CAG Group AB. Tidigare uppdrag är bl a VD | |||||
i systemintegratören Cygate AB, VD i ITkonsultbolaget Enfo BI | ||||||
& Analytics, VD & Koncernchef i ENEA AB, VD Scanpix Sweden | ||||||
AB. Övriga uppdrag: Styrelseledamot i ENEA AB, Rejlers AB och | ||||||
Acando AB. | ||||||
Xxxxxx Xxxxxxxxx | 14/15 | Ja | Ja | Ja | Xxx | Xxxxxx har en civilekonomexamen från Stockholms Universitet. |
Ledamot sedan 2020 | Xxxxxx har verkat som privat investerare sedan år 2000. Innan dess | |||||
Födelseår: 1959 | arbetade Xxxxxx på Xxxxxx Xxxx Fondkommission fr.o.m. 1982. Åren | |||||
Aktieinnehav: 5 000 000 | 19932007 var Xxxxxx xxxxxxxx och ordförande i Protect Data. Han | |||||
är sedan många år storägare i Xxxxx Xxxx AB och tidigare styrelse | ||||||
ledamot. År 2012 var Xxxxxx med och grundade svenska riskkapital | ||||||
fonden Monterro, som specialiserar sig på nordiska mjukvarubolag | ||||||
och som startade sin fjärde fond 2022 vilken förvaltar över 7 MDR | ||||||
kr. Totalt förvaltar Xxxxxxxx fonder 11,5 MDR kr något som gör den | ||||||
till den största private equity software fonden i norden. | ||||||
Xxxxx Xxxxx | 15/15 | Ja | Ja | Ja | Ja | Peter har en examen från Systemvetarlinjen vid Uppsala Universi |
Ledamot sedan 2022 | tet 1988 och Executive MBA från Paris/Edinburgh 2003. Xxxxx | |||||
Födelseår: 1962 | har 12 års erfarenhet inom Oracle där Xxxxx innehaft olika roller | |||||
Aktieinnehav: | inom försäljning, konsultverksamhet och ledning. Han har också | |||||
totalt 15 års erfarenhet som CEO för Nexus Group och Cambio | ||||||
Healthcare Systems. Utöver detta har Xxxxx innehaft diverse | ||||||
styrelseroller inom olika ITrelaterade företag. Sedan 2021 arbetar | ||||||
Xxxxx som investerare, styrelserepresentant och konsult. | ||||||
Xxxxx Xxxxxxxxx | 15/15 | Ja | Ja | Ja | Ja | Johan har en Civilekonomexamen från Handelshögskolan vid |
Ledamot sedan 2022 | Göteborgs Universitet (1994) och Högskoleingenjör Datateknik | |||||
Födelseår: 1968 | från Örebro Universitet (1989). Xxxxx har 14 år erfarenhet inom | |||||
Aktieinnehav: 5 275 | Oracle som storkundssäljare, säljchef samt CEO Oracle Sverige. | |||||
Xxxxx har också varit försäljningschef för Oracle Australien. Han | ||||||
har också 6 års erfarenhet från SaaS bolaget Syncron som Head | ||||||
of Global Sales samt President Xxxxxxx US och 2 år baserad i | ||||||
Palo Alto CA. Sedan 2018 har Xxxxx verkat som privat investera | ||||||
re och konsult i portföljbolagen. | ||||||
Xxxx Xxxxxxxx | 9/9 | Ja | Ja | Nej | Xxx | Xxxx Xxxxxxxx arbetar hos Investmentbolaget AB Grenspecialis |
Ledamot sedan 2023 | ten sedan 2018 som förvaltare och analytiker. Övriga uppdrag: | |||||
Födelseår: 1992 | Styrelseledamot i Generic Sweden AB. | |||||
Aktieinnehav: 20 000 |
Xxxxxx är VD för Formpipe sedan augusti 2023 och har lång erfarenhet från IT och Telekomindustrin bl.a. från Ericsson. Senaste uppdraget var som VD för ITsäkerhetsbolaget PrimeKey som såldes till Insight partners portföljbolag Keyfactor. Genom åren har Xxxxxx arbetat med mjukvarubolag i interna tionell miljö som vuxit organiskt och genom förvärv. Xxxxxx är civilingenjör från Lunds tekniska hög skola och sitter i styrelsen för Priveq’s portföljbolag Verisec.
Den senast gällande VDinstruktionen fastställdes av styrelsen den 27 april 2023. VD tar löpande fram nödvändigt informations och beslutsunderlag inför styrelsemöten och motiverar även förslag till beslut. Styrelseordförande har årligen utvärderingssamtal med VD i enlighet med VDinstruktion och gällande kravspecifikation. VD leder koncernens arbete och fattar beslut i samråd med affärsområdescheferna. I samråd med respektive affärsområdeschef utarbe tas även en årlig affärsplan. Affärsplanen följs upp
via månatliga rapporter från respektive affärsområde inom Bolaget där granskningen fokuserar på tillväxt och kostnadskontroll.
Revisorer
För granskning av Bolagets årsredovisning jämte räkenskaperna samt styrelsens och VD:s förvaltning utses på årsstämman en eller två revisorer med högst två suppleanter. Huvudansvarig revisor är Xxxx Xxxxx från PricewaterhouseCoopers AB.
Intern kontroll avseende den finansiella rapporteringen för räkenskapsåret 2023
Denna rapport har upprättats i enlighet med Svensk kod för bolagsstyrning och är därmed avgränsad
till intern kontroll avseende den finansiella rappor teringen. Styrelsen ansvarar för arbetet med bo lagsstyrning inom Formpipe och därav för arbetet med den interna kontrollen. Det övergripande syftet är att skydda Bolagets tillgångar och därigenom aktieägarnas investering. Styrelsen ansvarar också för att finansiell rapportering är upprättad i enlighet med gällande lag. Kvalitetssäkring av Formpipes finansiella rapportering sker genom att styrelsen behandlar samtliga kritiska redovisningsfrågor och de finansiella rapporter som Bolaget lämnar. Det förutsätter att styrelsen behandlar frågor om intern kontroll, regelefterlevnad, väsentliga osäkerheter i redovisade värden, eventuella ej korrigerade felak tigheter, händelser efter balansdagen, ändringar i uppskattningar och bedömningar, eventuella konsta terade oegentligheter och andra förhållanden som påverkar de finansiella rapporternas kvalitet.
Beskrivning av den interna kontrollens organisation
Kontrollmiljö
Ett aktivt och engagerat styrelsearbete är grunden för god intern kontroll. Formpipes styrelse har eta blerat tydliga arbetsprocesser och arbetsordningar för sitt arbete. En viktig del i styrelsens arbete är att utarbeta och godkänna ett antal grundläggande policys, riktlinjer och ramverk relaterade till såväl
operativ kontroll som finansiell rapportering. Bola gets styrande dokument är benämnt “Styrelsens arbetsordning jämte instruktion avseende arbets fördelningen mellan styrelsen och verkställande direktören samt instruktion avseende ekonomisk rapportering till styrelsen för Formpipe (inklusive dotterbolag och filialer)”. Syftet med dess policy är bland annat att skapa grunden för en god intern kontroll. Uppföljning och omarbetning sker löpande samt kommuniceras ut till samtliga medarbetare som är involverade i den finansiella rapporteringen. Styrelsen utvärderar på månadsbasis verksamhet ens prestationer och resultat genom ett ändamåls enligt rapportpaket innehållande resultatrapport och framarbetade nyckeltal samt annan väsentlig operationell och finansiell information. Styrelsen verkar i sin helhet såsom revisionskommitté. Sty relsen har tagit del av och utvärderat rutinerna för redovisning och ekonomisk rapportering samt följt upp och utvärderat de externa revisorernas arbete, kvalifikationer och oberoende. Styrelsen har under
året haft en genomgång med och fått skriftlig rapport från Bolagets externa revisorer. Övriga fastställda policys som ligger till grund för den interna kontrollen inom Formpipe är Attestpolicy, Finanspolicy, Infor mationspolicy och ITpolicy. Formpipe arbetar enligt en affärsområdesbaserad organisationsstruktur där respektive affärsområdeschef sitter med i koncer nens ledningsgrupp och ansvarar för resultatet inom affärsområdet. I koncernledningen ingår, utöver affärsområdescheferna, även koncernens Verkstäl lande direktör, CFO och CPO. Formpipes affärsom råden har gemensam struktur, ekonomisystem och policys vilket underlättar skapande av ändamålsenli ga rutiner och kontrollsystem.
Riskbedömning
Formpipe arbetar fortlöpande och aktivt med risk analys, riskbedömning och riskhantering för att säkerställa att de risker som Bolaget är utsatt för hanteras på ett ändamålsenligt sätt inom de ramar som fastställts. I riskbedömningen beaktas exempel vis Bolagets administrativa rutiner avseende faktu rering och avtalshantering. Även väsentliga balans och resultatposter där risken för väsentliga fel skulle kunna uppstå granskas kontinuerligt. I Bolagets verksamhet finns dessa risker i huvudsak i posterna för ny försäljning och immateriella tillgångar. Risk bedömningen görs löpande av Bolagets ledning och rapporteras på månadsbasis till styrelsen av VD.
Kontrollaktiviteter
Policydokument och riktlinjer definierar hur korrekt redovisning, rapportering och informationsgivning skall gå till, samt hur kontrollaktiviteter skall utföras. Formpipe arbetar enligt sin Financial Guideline där bl.a. kontrollaktiviteter som avstämningar, attest flöden, kontoavstämningar, ekonomisystem, jäm förelsemått behandlas. Kontrollstrukturen hanterar de risker som styrelsen bedömer vara väsentliga för den interna kontrollen av den finansiella rapporte ringen. Dessa kontrollstrukturer består av tydlig an svarsfördelning, tydliga rutiner och klara arbetsroller. Exempel på kontrollaktiviteter är bland annat rap portering av beslutprocesser och beslutsordningar för väsentliga beslut (t.ex. nya stora kunder, inves teringar, avtal etc.) och även granskning av samtliga finansiella rapporter som presenteras.
Information och kommunikation
Bolagets styrande dokumentation i form av policys, riktlinjer och manualer vad gäller intern och extern kommunikation hålls löpande uppdaterade och
kommuniceras internt via relevanta kanaler, såsom interna möten, interna nyhetsmail och Intranät. För kommunikation med externa parter finns en tydlig policy som anger samtliga riktlinjer för hur infor mations skall ske – Bolagets fastställda Informa tionspolicy. Syftet med policyn är att säkerställa att Formpipes samtliga informationsskyldigheter enligt gällande regelverk för emittenter efterlevs på ett korrekt och fullständigt sätt.
Vidare omfattas Bolaget av bestämmelserna i EU:s marknadsmissbruksförordning nr 596/2014 (MAR) som ställer krav på hur Bolaget hanterar insiderinfor mation. I MAR regleras bl.a. hur insiderinformation ska offentliggöras till marknaden, under vilka förut sättningar offentliggörandet får skjutas upp samt på vilket sätt Bolaget är skyldigt att föra en förteckning över personer som arbetar för bolaget och som fått tillgång till insiderinformation (en s.k. loggbok).
Bolaget använder det digitala verktyget InsiderLog för att säkerställa att dess hantering av insiderinfor mation uppfyller kraven i MAR och Bolagets insider policy; från beslutet att skjuta upp offentliggörandet av insiderinformation hela vägen till det meddelande som ska lämnas till Finansinspektionen när insider händelsen är över och informationen har offentlig gjorts. Endast behöriga personer i Bolaget har åtkomst till InsiderLog.
Uppföljning och övervakning
Uppföljning av att den interna kontrollen är ända målsenlig och sker löpande av Bolaget. Styrelsen sammanträder minst en gång per år, utan närvaro av VD eller annan person från ledningsgruppen, med Bolagets revisorer för en genomgång av nu läge. Styrelsen ser även till att bolagets revisorer
översiktligt granskar den finansiella rapporten från tredje kvartalet. Slutligen lämnar även revisorerna en kortfattad rapport över hur den interna kontrollen genomförts under året. Styrelsen utvärderar årligen om en separat funktion för Internrevision skall tillsät tas Formpipe. Ställningstagandet är att styrelsen i dagens utformning hanterar denna löpande process och dess interna kontroll på ett tillfredsställande sätt, varför en formell internrevisionsfunktion ej införts.
Riktlinjer för ersättningar till ledande befattningshavare 2023
Årsstämman beslutade att godkänna styrelsens för slag till riktlinjer för ersättning till Bolagets verkstäl lande direktör och övriga ledande befattningshavare enligt följande. Årsstämmans beslut överensstäm mer i huvudsak med tidigare tillämpade principer
för ersättning. Riktlinjerna gäller för avtal som ingås efter årsstämman 2023, eller där ändring sker i ersättning därefter. Styrelsen har inte utsett något separat ersättningsutskott utan istället hanterar styrelsen i sin helhet frågor om ersättning och andra anställningsvillkor.
Riktlinjernas främjande av bolagets affärsstrategi, långsiktiga intressen och hållbarhet
Formpipes strategi är att utveckla högkvalitativa mjukvaror och molntjänster till organisationer som ställer höga krav på informationshantering. Form pipe har som mål att växa både organiskt inom utvalda branscher och via strategiska förvärv som stärker bolagets erbjudande inom Enterprise Con
tent Management/Content Services Platforms och Customer Communications Management.
En framgångsrik implementering av bolagets affärs strategi och tillvaratagandet av bolagets långsiktiga intressen, inklusive dess hållbarhet, förutsätter att bolaget kan rekrytera och behålla kvalificerade med arbetare. För detta krävs att bolaget kan erbjuda konkurrenskraftig ersättning. Dessa riktlinjer möjlig gör att ledande befattningshavare kan erbjudas en konkurrenskraftig totalersättning.
I bolaget har inrättats aktierelaterade incitaments program riktat till hela personalen (inklusive verkstäl lande direktör och övriga ledande befattningshavare) som främjar anställdas aktieinnehav, vilket skapar incitament för att främja bolagets affärsstrategi, lång siktiga intressen och hållbarhet. De har beslutats av bolagsstämman och omfattas därför inte av dessa riktlinjer.
Formerna av ersättning
Bolaget skall erbjuda marknadsmässiga villkor som gör att Bolaget kan rekrytera och behålla kompetent personal. Ersättningen till ledande befattningshavare skall bestå av fast lön, rörlig ersättning, pension, av gångsvillkor och andra sedvanliga förmåner. Ersätt ningen baseras på individens engagemang och pre station i förhållande till i förväg uppställda mål, såväl individuella som gemensamma mål för hela Bolaget. Utvärdering av den individuella prestationen sker kontinuerligt. Bolagsstämman kan därutöver – och oberoende av dessa riktlinjer – besluta om exempel vis aktie och aktiekursrelaterade ersättningar.
Fast lön
Den fasta lönen omprövas som huvudregel en gång per år och skall beakta individens kvalitativa presta tion. Den fasta lönen för den verkställande direktö ren och övriga ledande befattningshavare skall vara marknadsmässig.
Rörlig lön
Den rörliga ersättningen skall beakta individens ansvarsnivå och grad av inflytande. Storleken på den rörliga ersättningen ska vara kopplad till förut bestämda och mätbara kriterier baserat på utfallet av bolagets resultat och tillväxt av repetitiva intäkter i förhållande till de mål som uppställts av styrelsen, vilket skapar incitament för att främja bolagets affärsstrategi, långsiktiga intressen och hållbarhet. Uppfyllelse av kriterier för utbetalning av rörlig kon tantersättning ska kunna mätas under en period om ett år. Den rörliga lönen får sammanlagt uppgå till högst 40 procent av den fasta årliga kontantlönen.
När mätperioden för uppfyllelse av kriterier för utbe talning av rörlig kontantersättning avslutats ska det bedömas/fastställas i vilken utsträckning kriterierna uppfyllts. Styrelsen ansvarar för bedömningen såvitt avser rörlig kontantersättning till verkställande direk tören. Såvitt avser rörlig kontantersättning till övriga befattningshavare ansvarar verkställande direktören för bedömningen. Såvitt avser finansiella mål ska bedömningen baseras på den av bolaget senast offentliggjorda finansiella informationen. Rörlig ersätt ning reserveras i årsredovisningen och betalas ut året efter att mätperioden avslutats.
Pension
Verkställande direktören och övriga ledande befatt ningshavare skall ha premiebaserade pensionsavtal. Pensionering sker för verkställande direktören och de ledande befattningshavarna vid 65 års ålder.
Pensionsavsättningar baseras enbart på den budge terade lönen såtillvida inte annat följer av tvingande kollektivavtalsbestämmelser. Pensionsförmåner får sammanlagt uppgå till högst 35 procent av den fasta årliga kontantlönen.
Uppsägning och avgångsvillkor
Vid den verkställande direktörens uppsägning gäller vid uppsägning från Bolagets sida 6 månaders uppsägningstid och 6 månaders avgångsvederlag. Andra inkomster som den verkställande direktören uppbär under den period avgångsvederlag utbetalas avräknas från avgångsvederlaget. Vid uppsägning från den verkställande direktörens sida gäller 6 månaders uppsägningstid. Mellan Bolaget och de andra ledande befattningshavarna gäller en ömse sidig uppsägningstid om 3 till 6 månader. För det
fall Bolaget blir föremål för ett offentligt uppköps erbjudande som medför att minst 30 procent av Bolagets aktier hamnar i samma aktieägares hand, har den verkställande direktören, vid Bolagets eller den verkställande direktörens uppsägning, rätt till ett särskilt avgångsvederlag motsvarande 12 fasta månadslöner vid tidpunkten för uppsägningsbeske
det. Sådant avgångsvederlag är avräkningsfritt, skall utbetalas i dess helhet vid anställningens upphö rande och ersätter det avgångsvederlag som den verkställande direktören normalt har rätt till enligt sitt anställningsavtal.
Därutöver kan ersättning för eventuellt åtagande om konkurrensbegränsning utgå. Sådan ersättning ska kompensera för eventuellt inkomstbortfall och ska endast utgå i den utsträckning som den tidigare befattningshavaren saknar rätt till avgångsvederlag.
Ersättningen ska uppgå till högst 50 procent av den fasta inkomsten vid tidpunkten för uppsägningen och utgå under den tid som åtagandet om konkurrensbe gränsning gäller, vilket ska vara högst 12 månader efter anställningens upphörande.
Andra sedvanliga förmåner
Andra förmåner får innefatta bl.a. xxxxxxxxx, livför säkring, sjukvårdsförsäkring och bilförmån. Sådana förmåner får sammanlagt uppgå till högst 15 procent av den fasta årliga kontantlönen.
Lön och anställningsvillkor för anställda Vid beredningen av styrelsens förslag till dessa ersättningsriktlinjer har lön och anställningsvillkor för
bolagets anställda beaktats genom att uppgifter om anställdas totalersättning, ersättningens komponen ter samt ersättningens ökning och ökningstakt över tid har utgjort en del av styrelsens beslutsunderlag vid utvärderingen av skäligheten av riktlinjerna och de begränsningar som följer av dessa.
Beslutsprocessen för att fastställa, se över och genomföra riktlinjerna
Styrelsen har inte utsett något separat ersättnings utskott utan istället hanterar styrelsen i sin helhet frågor om ersättning och andra anställningsvillkor.
I styrelsens uppgifter ingår att lägga fram förslag till
riktlinjer för ersättning till ledande befattningshava re. Styrelsen ska upprätta förslag till nya riktlinjer åtminstone vart fjärde år och lägga fram förslaget för beslut vid årsstämman. Riktlinjerna ska gälla till dess att nya riktlinjer antagits av bolagsstämman. Styrel sen ska även följa och utvärdera program för rörliga ersättningar för bolagsledningen, tillämpningen av riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare samt gällande ersättningsstrukturer och ersättnings nivåer i bolaget. Vid styrelsens behandling av och beslut i ersättningsrelaterade frågor närvarar inte verkställande direktören eller andra personer i bo lagsledningen, i den mån de berörs av frågorna.
Frångående av riktlinjerna
Styrelsen får besluta att tillfälligt frångå riktlinjerna helt eller delvis, om det i ett enskilt fall finns särskil da skäl för det och ett avsteg är nödvändigt för att tillgodose bolagets långsiktiga intressen, inklusive dess hållbarhet, eller för att säkerställa bolagets ekonomiska bärkraft. Som angivits ovan ingår det i ersättningsutskottets uppgifter att bereda styrelsens beslut i ersättningsfrågor, vilket innefattar beslut om avsteg från riktlinjerna.
Information om beslutade ersättningar som inte förfallit till betalning
Rörlig ersättning hänförlig till 2023 har reserverats för i årsredovisningen och kommer att utbetalas i nära anslutning till årsstämman 2024.
Riktlinjer för ersättningar till ledande befattningshavare 2024
De för årsstämman 2024 föreslagna riktlinjerna för ersättning till ledande befattningshavare omfattar lön och annan ersättning till Bolagets verkställande direktör och övriga ledande befattningshavare.
Riktlinjerna omfattar även ersättningar till styrelse ledamöter i den mån de erhåller ersättningar utöver styrelsearvode för tjänster som rör en position som täcks av dessa riktlinjer. Riktlinjerna ska tillämpas på ersättningar som avtalas, och förändringar som görs i redan avtalade ersättningar, efter det att riktlinjerna antagits av årsstämman 2024. Riktlinjerna omfattar inte ersättningar som beslutas av bolagsstämman.
Beträffande anställningsförhållanden som lyder under andra regler än svenska får vederbörliga an passningar ske för att följa tvingande sådana regler eller fast lokal praxis, varvid dessa riktlinjers över gripande ändamål så långt möjligt ska tillgodoses.
Riktlinjernas främjande av bolagets affärsstrategi, långsiktiga intressen och hållbarhet
Bolagets strategi är att utveckla högkvalitativa mjukvaror och molntjänster till organisationer som ställer höga krav på informationshantering. Bolaget har som mål att växa både organiskt inom utvalda branscher och via strategiska förvärv som stärker Bolagets erbjudande inom Enterprise Content Mana gement/Content Services Platforms.
En framgångsrik implementering av Bolagets affärs strategi och tillvaratagandet av Bolagets långsiktiga intressen, inklusive dess hållbarhet, förutsätter att Bolaget kan rekrytera och behålla kvalificerade med arbetare. För detta krävs att Bolaget kan erbjuda konkurrenskraftig ersättning. Dessa riktlinjer möjlig gör att ledande befattningshavare kan erbjudas en konkurrenskraftig totalersättning.
I Bolaget har inrättats aktierelaterade incitaments program riktat till hela personalen (inklusive verkstäl lande direktör och övriga ledande befattningshavare) som främjar anställdas aktieinnehav, vilket skapar incitament för att främja Bolagets affärsstrategi, långsiktiga intressen och hållbarhet. De har beslu tats av bolagsstämman och omfattas därför inte av dessa riktlinjer.
Formerna av ersättning
Bolaget ska erbjuda marknadsmässiga villkor som gör att Bolaget kan rekrytera och behålla kompetent personal. Ersättningen till ledande befattningshavare får bestå av fast lön, rörlig ersättning, pension, av gångsvillkor och andra sedvanliga förmåner. Ersätt ningen ska baseras på individens engagemang och prestation i förhållande till i förväg uppställda mål, såväl individuella som gemensamma mål för hela Bolaget. Utvärdering av den individuella prestationen sker kontinuerligt. Bolagsstämma kan därutöver – och oberoende av dessa riktlinjer – besluta om ex empelvis aktie och aktiekursrelaterade ersättningar.
Fast lön
Den fasta lönen omprövas som huvudregel en gång per år och skall beakta individens kvalitativa presta tion. Den fasta lönen för den verkställande direktö ren och övriga ledande befattningshavare skall vara marknadsmässig.
Rörlig lön
Den rörliga ersättningen ska beakta individens ansvarsnivå och grad av inflytande. Storleken på den rörliga ersättningen ska vara kopplad till förut bestämda och mätbara kriterier baserat på utfallet av Bolagets resultat och tillväxt av repetitiva intäkter i förhållande till de mål som uppställts av styrelsen, vilket skapar incitament för att främja Bolagets affärsstrategi, långsiktiga intressen och hållbarhet. Uppfyllelse av kriterier för utbetalning av rörlig kon tantersättning ska kunna mätas under en period om ett år. Den rörliga lönen får sammanlagt uppgå till högst 50 procent av den fasta årliga kontantlönen.
När mätperioden för uppfyllelse av kriterier för utbe talning av rörlig kontantersättning avslutats ska det bedömas/fastställas i vilken utsträckning kriterierna uppfyllts. Styrelsen ansvarar för bedömningen såvitt avser rörlig kontantersättning till verkställande direk tören. Såvitt avser rörlig kontantersättning till övriga befattningshavare ansvarar verkställande direktören för bedömningen. Såvitt avser finansiella mål ska bedömningen baseras på den av Bolaget senast offentliggjorda finansiella informationen. Rörlig ersättning reserveras i årsredovisningen och betalas ut året efter att mätperioden avslutats.
Pension
Verkställande direktören och övriga ledande befatt ningshavare ska ha premiebaserade pensionsavtal. Pensionering sker för verkställande direktören och de ledande befattningshavarna vid 65 års ålder.
Pensionsavsättningar baseras enbart på den budge terade lönen såtillvida inte annat följer av tvingande kollektivavtalsbestämmelser. Pensionsförmåner får sammanlagt uppgå till högst 35 procent av den fasta årliga kontantlönen.
Uppsägning och avgångsvillkor
Vid den verkställande direktörens uppsägning gäller vid uppsägning från Bolagets sida högst 12 månaders uppsägningstid och högst 12 månaders avgångs vederlag. Andra inkomster som den verkställande direktören uppbär under den period avgångsvederlag utbetalas kan avräknas från avgångsvederlaget. Vid uppsägning från den verkställande direktörens sida gäller högst 6 månaders uppsägningstid. Xxxxxx Xxx laget och de andra ledande befattningshavarna gäller en ömsesidig uppsägningstid om 3 till 6 månader, om inte annat följer av lag.
Därutöver kan ersättning för eventuellt åtagande om konkurrensbegränsning utgå. Sådan ersättning ska kompensera för eventuellt inkomstbortfall och ska endast utgå i den utsträckning som den tidigare befattningshavaren saknar rätt till avgångsvederlag.
Ersättningen ska uppgå till högst 50 procent av den fasta inkomsten vid tidpunkten för uppsägningen och utgå under den tid som åtagandet om konkurrens begränsning gäller, vilket ska vara högst 12 måna der efter anställningens upphörande.
Andra sedvanliga förmåner
Andra förmåner får innefatta bl.a. xxxxxxxxx, livför säkring, sjukvårdsförsäkring och bilförmån. Sådana förmåner får sammanlagt uppgå till högst 15 procent av den fasta årliga kontantlönen.
Lön och anställningsvillkor för anställda Vid beredningen av styrelsens förslag till dessa ersättningsriktlinjer har lön och anställningsvillkor för
bolagets anställda beaktats genom att uppgifter om anställdas totalersättning, ersättningens komponen ter samt ersättningens ökning och ökningstakt över tid har utgjort en del av styrelsens beslutsunderlag vid utvärderingen av skäligheten av riktlinjerna och de begränsningar som följer av dessa.
Beslutsprocessen för att fastställa, se över och genomföra riktlinjerna
Styrelsen har inte utsett något separat ersättnings utskott utan istället hanterar styrelsen i sin helhet frågor om ersättning och andra anställningsvillkor.
I styrelsens uppgifter ingår att lägga fram förslag till riktlinjer för ersättning till ledande befattningshava re. Styrelsen ska upprätta förslag till nya riktlinjer åtminstone vart fjärde år och lägga fram förslaget för beslut vid årsstämman. Riktlinjerna ska gälla till dess att nya riktlinjer antagits av bolagsstämman. Styrel sen ska även följa och utvärdera program för rörliga ersättningar för bolagsledningen, tillämpningen av riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare samt gällande ersättningsstrukturer och ersättnings nivåer i Bolaget. Vid styrelsens behandling av och beslut i ersättningsrelaterade frågor närvarar inte verkställande direktören eller andra personer i bo lagsledningen, i den mån de berörs av frågorna.
Frångående av riktlinjerna
Styrelsen får besluta att tillfälligt frångå riktlinjerna helt eller delvis, om det i ett enskilt fall finns särskil da skäl för det och ett avsteg är nödvändigt för att tillgodose Bolagets långsiktiga intressen, inklusive dess hållbarhet, eller för att säkerställa Bolagets ekonomiska bärkraft. Som angivits ovan har inget separat ersättningsutskott utsetts utan istället hanterar styrelsen frågor om ersättning och andra anställningsvillkor, vilket innefattar beslut om avsteg från riktlinjerna.
Beskrivning av betydande förändring av riktlinjerna m.m.
Styrelsen har inte erhållit några synpunkter från aktieägarna på befintliga riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare. I förhållande till de
riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare som antogs på årsstämman 2020 har taket för er hållandet av rörlig kontantersättning ändrats från högst 40 procent till högst 50 procent av den fasta årliga kontantlönen och en justering av högsta upp sägningstid och avgångsvederlag gjorts. Därutöver innehåller riktlinjerna några justeringar av redaktio nell karaktär.
Ersättning
Ersättning till styrelsen
Årsstämman 2023 beslutade att den totala ersätt ningen till styrelsens ledamöter för innevarande år skulle uppgå till 1 450 tkr, varav 450 tkr till styrelsens ordförande och 200 tkr till respektive ledamot, (Not 8).
Ersättning till Verkställande direktör Xxxxxxxxx Xxxxxxx (VD januari–juli) fasta ersättning uppgick 2023 till 1 300 tkr och den rörliga ersättning
en till 341 tkr i enlighet med uppsatta mål. Utöver
det har pension uppgående till 389 tkr samt övriga ersättningar uppgående till 1 726 tkr kostnadsförts under året (Not 8).
Xxxxxx Xxxxxxxxxxx (VD augusti–december) fasta ersättning uppgick 2023 till 1 081 tkr och den rörliga ersättningen till 240 tkr i enlighet med uppsatta mål. Utöver det har pension uppgående till 168 tkr samt övriga ersättningar uppgående till 2 tkr kostnadsförts under året (Not 8).
Ersättning till övriga ledande befattningshavare
Grundlönen totalt för övriga ledande befattnings havare uppgick 2023 till 8 642 tkr. Den rörliga ersätt ningen uppgick för samma period till 1 427 tkr samt pension om 832 tkr. Övrig ersättning uppgick till 299 tkr, (Not 8).
Ersättning till revisor
Ersättning till revisorer sker i enlighet med valbe redningens rekommendation på löpande räkning. Till revisor och revisionsföretag har under 2023 ett totalt arvode om 2 211 tkr utbetalats. Summan avser arbete för revision, löpande rådgivning och annan granskning (Not 7).