Avtal om samrådsdelegationen för kommunala frågor
Avtal om samrådsdelegationen för kommunala frågor
Ålands landskapsregering, Ålands kommunförbund kf, Mariehamns stad och Jomala kommun är överens om behovet av och syftet med en gemensam samrådsdelegation för kommunala frågor.
§ 1 Syfte och uppgift
Samrådsdelegationens syfte är att fungera som ett rådgivande organ för utbyte av synpunkter och ställningstaganden i frågor som är av betydelse för kommunerna, eller för att behandla frågor av informativ eller särskild betydelse för parterna.
Parterna är överens om att regelbundna samråd hålls under kalenderåret samt att någondera parten kan sammankalla samrådsdelegationen vid behov.
Parterna kan till samråd bl.a. initiera frågor som rör:
1. Den kommunala finansieringsprincipen (europeiska stadgan om lokalt självstyre, 1992)
2. Lagstiftning som gäller kommunernas ekonomi, förvaltning och uppgifter
3. Landskapsregeringens budgetförslag
4. Andra frågor som berör relationen mellan landskapet och kommunerna
Samrådet kan behandla flera olika frågor alternativt koncentreras till ett tematiskt ämne.
§ 2 Arbetssätt
Samrådsdelegationen har till uppgift att behandla de ärenden som berör kommunerna och som initieras för samråd från någondera parten. Initiativ till samråd delges samtliga parter. Värdskapet för samråd är roterande mellan avtalsparterna varvid värden ansvarar för att tillhandahålla kallelse och bekosta möteslokal samt utse ordförande och mötessekreterare. Vid mötet förs ett protokoll.
Parterna utser en samrådsdelegation samt ersättare. Utifrån organisationsstorlek har parterna följande representationsrätt i sina delegationer:
• Ålands kommunförbund: 4 deltagare
• Landskapsregeringen: 3 deltagare
• Mariehamns stad: 3 deltagare
• Jomala kommun: 2 deltagare
Samtliga avtalsparter kan bjuda in en sakkunnig till delegationen beroende på ärendets art. Ålands landskapsregering kan dock bjuda in flera sakkunniga om det är nödvändigt med beaktande av de frågor som ska diskuteras.
Kommunalförbunden inbjuds att delta som sakkunniga vid behov.
Kallelse ska gå ut till parterna senast 7 dagar på förhand. Bilagor eller annat material som berör samrådet skickas så snart som möjligt men kan sändas senare än en vecka innan samrådet.
Xxxxxxx parten står för sina egna kostnader för samrådet.
I normala fall fattas inte beslut annat än att samrådsdelegationen antecknar sig diskussionen till kännedom. Delegationen kan inte fatta beslut som binder part som ingår i delegationen. Sådana beslut fattas av parten i enlighet med partens interna regelverk för beslutfattande. Endast beslut av administrativ karaktär som rör samråden fattas av samrådsdelegationen.
Delegationen är beslutsför om minst tre av parterna är närvarande.
3 § Kommunforum
En gång per år hålls ett kommunforum där samtliga kommuner och samrådsparter får kallelse, varvid kommunerna samt Ålands kommunförbund kan sända högst två representanter vardera. Ålands Landskapsregering utser så många representanter som är nödvändigt i förhållande till ärendenas art. Vid kommunforum fattas inga beslut.
Xxxxxxxxx ska gå ut senast 30 dagar på förhand och samtliga deltagare har initiativrätt att lyfta ärenden som bör diskuteras. Samrådsdelegationen utser även ett tema för kommunforumet, där fokus bör vara på framtidsfrågor och kommunöverskridande intressen.
Deltagarna i kommunforum står för sina egna kostnader för deltagandet.
Värdskapet för kommunforumet är roterande mellan avtalsparterna varvid värden ansvarar för att tillhandahålla kallelse och bekosta möteslokal samt utse ordförande och mötessekreterare. Vid mötet förs ett protokoll med två protokollsjusterare.
4 § Offentlighet
Offentlighetslagen (2021:79) för Åland tillämpas på mötesprotokoll och möteshandlingar. Mötesprotokollet blir offentligt då det justerats. Parterna bestämmer om tidpunkten för justering, dock så att justering sker senast två veckor efter samrådet. Respektive organisation får före justering redogöra internt för mötet.
5 § Uppsägning
Detta avtal kan sägas upp genom att part skriftligen meddelar de övriga om uppsägningen. Avtalet upphör från och med det kalenderår som börjar efter att de övriga parterna erhållit uppsägningen.
Detta avtal ersätter de tidigare avtalen om kommunal samrådsdelegation som uppgjorts med Ålands Landskapsregering, Ålands kommunförbund kf och Mariehamns stad.
Avtalet har uppgjorts i fyra (4) likalydande exemplar, ett för vardera parten.
Mariehamn den x xxxuari 2023
Ålands Landskapsregering Ålands kommunförbund
Mariehamns stad Jomala kommun
Ålands Landskapsregering PB 1060
22 111 MARIEHAMN
Hänvisning: ÅLR 2024/3007
Ärende: Ålands kommunförbunds utlåtande förslag till informationshanteringslag för Åland
Ålands Landskapsregering begär Ålands kommunförbunds utlåtande rörande förslag till informationshanteringslag för Åland
Allmänt
Ålands Landskapsregering föreslår att lagtinget antar en informationshanteringslag för Åland, samt förändringar i förvaltningslagen för Åland, offentlighetslagen för Åland och landskapslagen om
tillgängliga digitala tjänster. Ålands landskapsregering föreslår ytterligare att landskapslagen om vidareutnyttjande av information till landskaps- och kommunalförvaltningen upphävs.
Informationshantering omsätts i praktiken bland annat i arkivfunktionen och
dokumentförvaltningen, den föreslagna lagen kompletterar således arkiv-, offentlighets- och dataskyddslagstiftningen. Lagen innebär skyldigheter för myndigheterna att tillhandahålla
allmänna digitala tjänster, förtydligade skyldigheter om planering och underhåll av samt
information vid störningar av digitala tjänster och säker användaridentifiering, utökad elektronisk kommunikation i förvaltningsärenden, reglering av användningen av kakor på den offentliga förvaltningens webbplatser och att den åländska lagstiftningen förbereds för införandet av
automatiserade beslutsförfaranden.
Särskilda synpunkter
1. Syftet är bland annat att främja digitalisering och höja informationssäkerheten inom den offentliga förvaltningen, förbättra medborgarnas rättigheter och utöka elektronisk kommunikation och digitala tjänster på Åland.
Ålands kommunförbund stöder åtgärder som främjar digitalisering och förbättrar
informationssäkerheten i den offentliga förvaltningen på Åland. Det är positivt att lagförslaget förbättrar möjligheterna till digital hantering av bland annat elektronisk kommunikation i
förvaltningsärenden, samt att automatiserat beslutsfattande förbereds för att möjliggöras inom förvaltningen. Förändringarna är ändamålsenliga och framåtsyftande inför framtiden.
Det är ytterligare positivt att förslaget stärker vidareutnyttjandet av information, vilket i sin tur främjar tillhandahållandet av digitala informationstjänster och god informationshantering.
Tillgängliga och öppna data gynnar kommuninvånarna, förbättrar transparensen och förenklar förvaltningens inhämtande av data för bland annat olika typer av beslut.
I ljuset av de kraftigt försämrade omständigheterna i det globala säkerhetsläget är det positivt att Ålands Landskapsregering ökar fokuset på informationssäkerhetsarbetet.
Det nuvarande lagstiftningsläget är splittrat och innehåller en blandning av allmänna och
specialiserade lagar med varierande terminologi. Ålands kommunförbund anser att enhetlig och mer sammanhängande lagstiftning underlättar för kommunerna att tolka rättsläget.
2. Utmaningar
Kommunförbundet noterar att den föreslagna lagen i varierande utsträckning kommer skapa utmaningar för kommunerna, det är dock svårt att bedöma omfattningen innan ytterligare
anvisningar är på plats. Det finns en övervägande risk att kommunernas olika kapacitet att uppfylla kraven skapar en situation där ojämlikheterna mellan kommunerna förstärks, vilket påverkar både den övergripande säkerhetsbilden samt tillhandahållandet av digitala tjänster eller processer.
Säkerheten är inte starkare än dess svagaste länk och det är därför viktigt att kommunerna ges stöd och tillförs tillräckliga resurser för att driva ett ändamålsenligt arbete med digitalisering och informationssäkerhet.
För att genomföra de nya kraven kommer kommunerna att behöva göra förändringar i arbetssätt, teknisk infrastruktur och ställa högre krav på framtida system. Ålands kommunförbund instämmer i Ålands Landskapsregerings bedömning att det är mer utmanande att hantera
informationshanterings- och informationssäkerhetsfrågor desto mindre organisationerna är. På Åland är även de största kommunerna små i ett större sammanhang, vilket understryker vikten av samordning och helhetsansvar. Det är väsentligt att skapa och upprätthålla stöd och samarbete med Ålands Landskapsregering för att garantera alla kommuners möjlighet att uppfylla
lagstiftningen.
3. Möjligheter
Kommunförbundet konstaterar att lagstiftande åtgärder inom digitalisering och
informationshantering höjer Ålands digitala beredskap samt möjliggör en gemensam lägsta nivå inom bägge områden, såvida kommunerna ges möjligheter att uppfylla lagstiftningens krav.
Gemensamma säkerhetskrav underlättar kommunikation, interoperabilitet och
informationshantering mellan kommuner och övriga myndigheter. De föreslagna åtgärderna möjliggör ett bättre tillvaratagande av möjligheterna i ett datadrivet samhälle och innebär både en kvalitetshöjning och möjlig effektivisering, samt en ökad tillförlitlighet till att informationen är
både aktuell och korrekt.
I EU och riket är trenden att man mer och mer utgår från elektronisk kommunikation och
delgivning, det är positivt att Åland går i samma riktning. Ytterligare är det samtidigt viktigt för tillgängligheten att medborgare kan kräva att inte omfattas av elektronisk kommunikation.
Ålands kommunförbund instämmer i Ålands landskapsregerings bedömning att myndigheterna på Åland har stora möjligheter att minska den ekonomiska belastningen av lagförslaget genom de
nära och personliga samarbeten som finns.
4. Föreslagna ytterligare åtgärder
Ålands kommunförbund vill påtala att behovet av att revidera arkivlagstiftningen har funnits under en lång tid, samt att den föreslagna lagstiftningen ytterligare skärper behovet av revidering.
Sammanfattning
ÅKF accepterar förslaget till lag om informationshantering.
ÅKF anser att förslaget är ett steg i rätt riktning för att öka graden av digitalisering och förbättra informationssäkerheten på Åland
ÅKF anser att ett samordnat förfarande bör eftersträvas vad gäller till exempel anvisningar, stödfunktioner och utbildning.
ÅKF anser att Ålands landskapsregering ställer nya krav på kommunernas verksamhet och ska täcka de kommunala kostnader som uppstår i enlighet med finansieringsprincipen.
Förbundsstyrelsen för Ålands kommunförbund
§30/28.06.2024
Genom
Xxxxx Xxxxxxxxx
Förbundsdirektör Ålands kommunförbund
Ålands Landskapsregering PB 1060
22 111 MARIEHAMN
Hänvisning: ÅLR 2024/2865
Ärende: Ålands kommunförbunds utlåtande på utkast till demokratistrategi 2024–2031
Ålands Landskapsregering begär Ålands kommunförbunds utlåtande rörande utkastet till demokratistrategi för åren 2024–2031.
Allmänt
Ålands kommunförbund välkomnar initiativet till en demokratistrategi och anser att utkastet
identifierar och tydligt avgränsar de demokratiska utmaningarna på Åland. Strategin fokuserar främst på landskapsregeringens åtgärder men är relevant för hela det åländska samhället.
Särskilda frågor
1. Hur ser ni på nulägesbeskrivningen? (kapitel 3)
Nulägesbeskrivningen ger en omfattande och välstrukturerad översikt av den representativa
demokratins struktur på Åland. Ålands kommunförbund instämmer i de beskrivningar som texten innehåller och uppskattar framför allt erkännandet av den lokala demokratins betydelse och kommunernas självstyre.
Förbundet föreslår att kapitel 3.1.4 Lokal demokrati utvecklas ytterligare genom att inkludera en
diskussion om varför den lokala demokratin bedöms vara stark i Finland (och på Åland), genom till exempel resultat av undersökning om LAI-Index (Ladner et al 2016) som tydligt pekar på de finska kommunernas beskattningsrätt och det juridiska skyddet kring självstyrelsen som orsak till ett
starkt kommunalt självstyre.
2. Hur ser ni på de demokratiska målsättningarna? (kapitel 5)
Kommunförbundet välkomnar landskapsregeringens ambitiösa och omfattande målsättningar för att stärka demokratin på Åland. Målen täcker de viktigaste områdena och bidrar till att skapa en mer representativ och transparent demokratisk process. Det är positivt med tydliga och mätbara målsättningar, men saknas detaljerade beskrivningar av hur dessa mål och strategin i sin helhet ska följas upp och utvärderas.
3. Har ni förslag på åtgärder till åtgärdsprogrammet? Föreslå vilken målsättning som åtgärden kunde höra ihop med. Beskriv åtgärden med några meningar.
Ålands kommunförbund föreslår följande åtgärder, kopplade till respektive målsättning:
- Informationskampanjer och ökad tillgänglighet vad gäller till exempel vallokaler eller annat deltagande i demokratin (Demokratin ska vara levande och
kännetecknas av delaktighet)
- Utbildningsinsatser riktade mot skolor, för inflyttade och andra identifierade grupper som har lågt deltagande (Demokratin ska intressera och engagera)
- Regelbundna och gemensamma övningar för att hantera störningar eller kriser (Demokratin ska vara välfungerande och uthållig)
- Satsningar på digital infrastruktur, digitalisering och öppen data för att främja transparens och medborgardeltagande. Dessa åtgärder är framför allt viktiga för
tillgängligheten i mindre kommuner belägna i periferin. Även om de demokratiska institutionerna är skilda på landskaps- och kommunal nivå tenderar de ofta att
tangera varandra i många sammanhang. (De demokratiska institutionerna ska vara öppna, transparenta och förtroendeingivande)
- Stödgrupper och mentorsprogram på kommunal- och lagtingsnivå (Det demokratiska samtalet ska vara livligt men tryggt)
Xxxxx Xxxxxxxxx
Förbundsdirektör Ålands kommunförbund