Lexly AB:s Integritetspolicy

Lexly AB:s Integritetspolicy

Webbplatsen tillhandahålls av Lexly AB

Vänligen notera att Lexly AB med organisationsnummer: 556669-0102 nyligen har bytt namn. Bolagets tidigare namn var avtal24. Namnbytet registrerades hos Bolagsverket den 12 september 2019.

1.Inledning

Personuppgiftsansvarig för all behandling av de personuppgifter vi samlar in är Lexly AB (nedan kallad ”Lexly”). Vid förmedling av Kund till en av Lexly:s samarbetspartners är Lexly och den ifrågavarande samarbetspartnern gemensamt personuppgiftsansvariga, för de fall Kundens uppdrag faller inom Lexly:s verksamhetsområden. Att vara gemensamt personuppgiftsansvariga innebär att Kund, vars uppgifter omfattas av den gemensamma behandlingen, kan vända sig till vilken som helst av Parterna för att utöva sina rättigheter enligt Dataskyddsförordningen. Det innebär också att om någon av Parterna brutit mot lagstiftning eller detta avtal kan Kund vända sig med ett skadeståndsanspråk till vilken som helst av Parterna, som sedan får fördela ansvaret inbördes.

Lexly kan erbjuda Beställare eller Kund juridisk rådgivning eller produkt av jurist hos en samarbetspartner som utför uppdraget utanför Lelxy:s verksamhetsområden. I dessa situationer är Lexly personuppgiftsansvarig enbart för personuppgifter som inhämtats innan förmedlings- eller hänvisningstillfället, och därefter personuppgiftsbiträde för personuppgifter som inhämtas efter förmedlings- eller hänvisningstillfället.

Denna integritetspolicy förklarar hur Lexly samlar in, lagrar och använder dina personuppgifter samt beskriver dina rättigheter du har som registrerad hos oss och hur du kan göra dessa gällande. Det är viktigt att du känner dig trygg i vår behandling av dina personuppgifter. Vi uppmanar dig att läsa denna integritetspolicy och tveka inte att höra av dig till oss ifall du har några frågor.

Godkännande av denna integritetspolicy är en samtyckeshandling som innebär att du godkänner vår behandling av dina personuppgifter.

2. Vilka personuppgifter vi samlar in

Vi samlar in de personuppgifter vi behöver för att vi ska kunna leverera våra tjänster och produkter till dig. När du registrerar dig som kund hos oss samlar vi in namn, personnummer, e-postadress, telefonnummer, IP-adress samt cookies. Om vi får dina personuppgifter via en samarbetspartner samlar vi in ditt namn, din e- postadress och ditt telefonnummer. I de fall vår samarbetspartner utgör ett fackförbund kan vi även komma att hantera känsliga personuppgifter i form av facklig tillhörighet ifall du har gett ditt samtycke till det.

Beroende på vilken typ av produkt du skapar kan vi även komma att samla in andra personuppgifter som varit nödvändiga för att kunna skapa produkten, till exempel (men inte uttömmande) adress, familjesituation, fastighetsbeteckning, kontonummer med mera. För att kunna skapa vissa produkter kommer vi även att fråga om

personuppgifter för andra personer, till exempel familjemedlemmar, det är därför viktigt att du upplyser dessa personer om innehållet i denna integritetspolicy.

Detsamma gäller om du som användare av vår contract managementtjänst lagrar dokument som innehåller andras personuppgifter.

För din trygghet och i bevishänseende, samt för kvalitetsarbete och affärsutvecklingsändamål, kan vi komma att samla in personuppgifter genom att spela in telefon- eller videosamtal med dig och även på annat sätt loggföra och dokumentera dina sessioner på vår webbplats och din kommunikation med oss. Om du har köpt en tjänst eller produkt av oss sparar vi även betalningsunderlag.

Vi samlar även in namn, e-postadress och telefonnummer till våra samarbetspartners och leverantörers kontaktpersoner samt e-postadress till dig som mejlar till Lexly och övriga eventuella personuppgifter som e-posten innehåller.

3. Hur vi samlar in dina personuppgifter

Vi samlar in dina personuppgifter på ett antal olika sätt, främst direkt från dig när du registrerar dig hos oss eller använder våra tjänster, skapar en produkt, använder webbplatsen eller kontaktar oss (via telefon, video eller e-post).

Under vissa omständigheter kan det vara nödvändigt för oss att samla in personuppgifter från tredje part, då någon skapar en produkt som du omfattas av eller när vi mottar dina personuppgifter från en samarbetspartner för att vi ska kunna komma i kontakt med dig.

Vi samlar också in vissa uppgifter när du använder webbplatsen, till exempel information om din webbläsare och din aktivitet på vår webbplats. Denna information samlar vi in genom att använda cookies, som du kan läsa mer om i punkt 10 nedan.

För de ändamål som beskrivs i denna integritetspolicy kan personuppgifter även samlas in och uppdateras från allmänt tillgängliga källor och baserat på information som mottagits från myndigheter och andra tredje parter, inom ramen för gällande lagar och förordningar.

Den rättsliga grunden till att samla in ovan personuppgifter är ditt samtycke, att vi ska kunna fullgöra det avtal vi har med dig som registrerad, att vi ska kunna skydda intressen som är av grundläggande betydelse samt i vissa fall att vi ska kunna fullgöra en rättslig förpliktelse.

4. Varför vi använder dina personuppgifter

Vi behandlar dina personuppgifter för att kunna hantera vår kundrelation och förbereda, tillhandahålla och administrera tillgången till våra produkter och tjänster, det vill säga fullgöra det aktuella avtalet med dig som kund.

Vi kan också komma att använda dina personuppgifter i syfte att tillhandahålla ytterligare tjänster, för att genomföra kundundersökningar, marknadsanalyser, statistik och riskhantering samt för att kunna utveckla och förbättra våra produkter och tjänster. Vi kan även, om du inte skriftligen har motsatt dig sådan marknadsföring, komma att använda dina personuppgifter för att skicka dig e- postmeddelande avseende nyheter och erbjudanden.

Vi behandlar också vissa av dina personuppgifter för att uppfylla förpliktelser enligt lag, till exempel lagstiftning avseende bokföring.

5. Vilka får ta del av dina personuppgifter

Vi behandlar dina personuppgifter primärt för egen hantering men i vissa fall kan vi komma att dela dina uppgifter med tredje part. Vi har lagt ut delar av vår IT-drift till en utomstående tjänsteleverantör och på våra servrar hos dem lagras dina personuppgifter.

Om vi har fått dina personuppgifter via en samarbetspartner kan vi i vissa fall dela uppgifterna tillbaks till samarbetspartnern, i de fall du har gett ditt samtycke till det.

Inga personuppgifter kommer att behandlas utanför EU eller EES-området.

6. Hur länge vi sparar dina personuppgifter

Vi hanterar endast dina personuppgifter så länge det är nödvändigt för de ändamål som uppgifterna ifråga behandlas, vilket bland annat beror på ifall ett kundförhållande upprättas mellan Lexly och dig. Ett kundförhållande uppstår när någon form av kontakt via e-post, telefon eller video är etablerad med Lexly.

Om ett kundförhållande inte upprättas kommer dina personuppgifter att raderas efter 6 månader om dina personuppgifter inkommit via en samarbetspartner, annars efter 12 månader. Om ett kundförhållande upprättas men utan att du erhåller rådgivning eller skapar en produkt hos oss sparas dina personuppgifter i 24 månader.

Om ett kundförhållande upprättas och ett uppdrag har slutförts kommer vi att bevara dina personuppgifter, alla relevanta dokument och allt relevant arbetsresultat som genererats i ett uppdrag, under den tid som vi anser vara lämplig för den särskilda typen av uppdrag och i enlighet med vårt rådgivaransvar, med hänsyn till regler om preskription.

I vissa fall kan vi behöva spara dina personuppgifter under andra tidsfrister än ovan då syftet med att spara uppgifterna är annat än kundförhållandet, till exempel för att vi ska uppfylla lagstiftning avseende bokföring.

7. Hur vi skyddar dina personuppgifter

Att skydda dina personuppgifter är av yttersta vikt för oss. Vi har implementerat lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda de personuppgifter du anförtrott oss från obehörig åtkomst, olaglig behandling eller röjande av uppgift, oavsiktlig förlust, ändring eller förstörelse.

Våra anställda har noggranna instruktioner om hur personuppgifter ska hanteras för att uppfylla gällande lagar och regler för personuppgiftsskydd och det är enbart behörig personal som har tillgång till dina personuppgifter. Vidare garanterar vi att dina personuppgifter skyddas genom användning av brandväggar och andra system som upptäcker obehörig användning, ändring eller utlämnade av dina personuppgifter.

8. Vilka är dina rättigheter

• I egenskap av registrerad har du rättigheter avseende dina personuppgifter. Dessa rättigheter innebär att du när som helst kan;

• begära information om vilka personuppgifter vi behandlar om dig och få en kopia på dessa personuppgifter,

• be oss rätta dina personuppgifter om de är otillräckliga, ofullständiga eller felaktiga,

• begära att dina personuppgifter raderas,

• be oss att begränsa behandlingen av dina personuppgifter,

• invända mot viss behandling av personuppgifter,

• begära att flytta personuppgifter till annan tjänsteleverantör genom att erhålla dina personuppgifter, i den omfattning som de tillhandahållits från dig, i ett skriftligt eller elektroniskt format som är allmänt använt för att kunna överföra dem till annan part (dataportabilitet

Tänk på att vi kan ha rätt att neka din begäran om radering ifall det finns legala skyldigheter som hindrar oss från att omedelbart radera vissa personuppgifter. Dessa skyldigheter kan till exempel bero på bokförings- och skattelagstiftning eller konsumenrättslagstiftning. Det kan i vissa fall även bero på att behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk. Om vi inte kan uppfylla din begäran om radering på grund av ovan skäl kommer vi att låsa alla personuppgifter till att användas till andra syften än till det syftet som hindrar den begärda raderingen. Åtkomsten till dina låsta personuppgifter kommer vara snävt begränsad hos oss och det kommer endast vara du som har möjligheten att begära ut dessa personuppgifter.

Om du vill begära någon av ovan rättigheter, vänligen skicka en undertecknad begäran inklusive kopia på id-handling per post till Lexly, att. Dataskyddsombud, Xxxxxxxxx 00, 000 00 Xxxxxxxxx xxxxx scanna in en undertecknad begäran inklusive id-handling till xxxxxxxxxxxxxxx@xxxxx.xx

9. Din rätt att skicka klagomål till tillsynsmyndighet

Vi hoppas att denna integritetspolicy har tydliggjort hur vi hanterar dina personuppgifter och att du känner dig trygg med det, men om någonting är oklart tar vi tacksamt emot feedback och besvarar dina frågor. Vi vill även upplysa dig om att du har rätt att inge klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten för det fall du anser att vår personuppgiftsbehandling kränker dina rättigheter och intressen enligt gällande lag.

10. Om cookies

På vår webbplats använder vi cookies och tags för att webbplatsen ska fungera optimalt och för att allt innehåll ska visas på ett korrekt sätt. En cookie är en textfil som skickas från vår webbserver och som sparas på din webbläsare eller enhet. Vi använder oss också av cookies för övergripande analytisk information avseende din användning av våra tjänster och produkter, för att spara funktionella inställningar och för att kunna rikta relevanta nyheter och erbjudanden till dig.

Du har själv möjlighet att ändra inställningar i din webbläsare för användningen och

omfattningen av cookies. Ett exempel på en sådan ändring är att blockera alla cookies eller att radera cookies när du stänger ner din webbläsare. Tänk dock på att ifall cookies inte godkänns kan några av funktionerna på webbplatsen fungera sämre och det kan hända att en del innehåll på webbplatsen inte visas korrekt.

11. Om denna integritetspolicy

Denna integritetspolicy gäller från och med 2018-05-25.

Från tid till annan kan vi behöva ändra denna integritetspolicy. Vid en ändring kommer vi att publicera den uppdaterade versionen på vår webbplats och ange dess ändringsdatum. Om ändringarna är omfattande kan vi även komma att informera dig om ändringarna på annat sätt, till exempel genom att skicka ett e-postmeddelande. Den uppdaterade versionen av integritetspolicyn kommer att gälla för samtliga personuppgifter som innehas av oss vid detta tillfälle.

12. Hur du kontaktar oss

Kontaktuppgifter till personuppgiftsansvarig:

Lexly AB Xxxxxxxxx 00

111 57 Stockholm

Kontakta oss för att utöva dina rättigheter (begäran ska vara undertecknad med kopia på id-handling):

Lexly AB

att. Dataskyddsombud Xxxxxxxxx 00

111 57 Stockholm

Vid frågor om vår behandling av personuppgifter är du välkommen att ta kontakt med vårt dataskyddsombud som nås på:

xxxxxxxxxxxxxxx@xxxxx.xx 0771-24 00 24