KRISTINESTADSKONCERNDIREKTIV 2017

KRISTINESTADSKONCERNDIREKTIV 2017

1. STADENS ÄGARPOLITIK, Ägarstyrning (kommunallagen 46 §)

Ägarstyrning avser åtgärder genom vilka kommunen som ägare eller medlem medverkar i förvaltningen och verksamheten i ett bolag eller annan sammanslutning. Åtgärderna kan åtminstone gälla avtal om bolagsbildning, bestämmelser i bolagsordningen, andra avtal, personval, anvisningar till personer som företräder kommunen i olika sammanslutningar samt annat utövande av kommunens bestämmande inflytande. Fullmäktige ger riktlinjerna för sin ägarpolitik i kommunstrategin. Koncernbolaget har alltid en strategisk målsättning i anslutning till verksamheten och det förverkligar ägarens målsättningar på ett resultatinriktat sätt. Syftet och målen ska grunda sig på kommunstrategin.

Verksamhet i kommunens dottersammanslutningar och koncerndirektiv (Kommunallagen 47 §) Genom ägarstyrningen ska det ses till att kommunkoncernens fördel som helhet beaktas i verksamhet i kommunens dottersammanslutningar. I sammansättningen av styrelserna för kommunens dottersammanslutningar ska en med tanke på sammanslutningens verksamhetsområde tillräcklig sakkunskap om ekonomin och affärsverksamheten beaktas.

2. KONCERNDIREKTIVENS ÄNDAMÅL OCH MÅLSÄTTNING

Genom koncerndirektivet fastställer koncernledningen verksamhetsdirektiv och -principer för hela koncernen samt definierar stadens, stadsstyrelsens och stadsdirektörens ställning som koncernledare.

Koncerndirektivet säkerställer att de riktlinjer för ägarstyrningen samt målsättningarna för verksamheten och ekonomin som fullmäktige ställt upp för sina dottersammanslutningar förverkligas samt fastställer hur dottersammanslutningarnas ledning, uppföljning, rapportering och övervakning ordnats.

3. KONCERNDIREKTIVETS TILLÄMPNINGSOMRÅDE

Koncerndirektivet tillämpas på dottersammanslutningar som ägs helt av kommunen samt i tillämpliga delar på delägarsammanslutningarnas ägarstyrning. Med dottersammanslutningar avses aktiebolag, stiftelse eller annan sammanslutning där staden har bestämmande inflytande enligt 1 kap 5 § i bokföringslagen. Staden jämte dottersammanslutningar bildar stadskoncernen:

Våren 2017 är följande dottersammanslutningar helt i stadens ägo:

- Fastighets Ab Kristinestads Bostäder - Kiinteistö Oy

- Ab Kristinestads Näringslivscentral – Kristiinankaupungin elinkeinokeskus Oy Delägarsammanslutningar våren 2017 är:

- Kiinteistö Oy Mäntyrinne - Fastighets Ab Tallbrinken, staden äger 167 aktier av 170.

Koncerndirektivet behandlas i dottersammanslutningens styrelse eller motsvarande organ. Koncerndirektivet tillämpas i dottersammanslutningen ifall annat inte följer av lagstiftningen, bolagsordningen eller andra bestämmelser som gäller sammanslutningen.

4. KONCERNSTYRNING OCH LEDNING

Stadsfullmäktige

- beslutar i enlighet med kommunallagen 37 §:n om kommunstrategin och enligt 14 § om principerna för ägarstyrningen samt koncerndirektiv

- godkänner målsättningarna för hela kommunkoncernen i samband med budgeten och ekonomiplanen

- godkänner koncernbokslutet

- är stadskoncernens högsta övervakare.

Koncernledningen

Till stadens koncernledning hör stadsstyrelsen, stadsdirektören och övriga myndigheter som fastställts i förvaltningsstadgan. I förvaltningsstadgan ingår bestämmelser om koncernledningens uppgifter och befogenhetsfördelning. Koncernledningen svarar för att ägarstyrningen genomförs samt organiserar koncernövervakningen om annat inte bestäms i förvaltningsstadgan.

Stadsstyrelsen

- svarar för beredningen av ägarpolitiken, principerna för ägarstyrningen och koncerndirektiven för fullmäktige

- svarar för att ägarstyrningen genomförs samt organiserar koncernledningen och koncernövervakningen

- ger detaljerade anvisningar utöver koncerndirektiven

- utser representanter till dottersammanslutnings förvaltningsorgan

- ger direktiv som förutsätts av ägarstyrningen till de personer som företräder staden i de olika sammanslutningarnas förvaltningsorgan

- följer och utvärderar hur sammanslutningarnas mål uppfyllts och deras ekonomiska ställning utvecklats samt framställer vid behov förslag utifrån uppföljningen och utvärderingen

- informerar stadsfullmäktige om verksamheten i dottersammanslutningarna och ägarstyrningens resultat i samband med verksamhetsberättelsen

Stadsdirektören

- är underställd stadsstyrelsen och ansvarar för stadskoncernens operativa ledning, styrning och övervakning

- följer upp hur ägarpolitiken förverkligas och rapporterar vid behov till stadsstyrelsen

- följer upp hur koncernen och koncerndirektiven fungerar och ger vid behov förslag till stadsstyrelsen om utvecklandet av koncernens struktur och direktiv

Serviceområdens chefer/centralcheferna

- följer inom sitt serviceområde upp hur stadens ägarpolitik förverkligas och rapporterar vid behov till stadsdirektören

- följer inom sitt serviceområde upp hur koncernen och koncerndirektiven fungerar och ger vid behov förslag till stadsdirektören om utvecklingen av koncernens struktur och direktiv.

5. PLANERINGEN OCH LEDNINGEN AV EKONOMIN OCH INVESTERINGAR

Dottersammanslutningarnas resultatmål och nyckeltal som beskriver verksamheten och ekonomin fastställs då stadens budget för vart och ett resultatområde behandlas och godkänns.

Dottersammanslutningarna ska följa koncernledningens anvisningar vid planering och ordnande av finansiering.

Dottersammanslutningarnas investeringar, finans-, låne-, garanti- och säkerhetsärenden bereds tillsammans med den koncernledningsgrupp1 som stadsdirektören utsett.

Stadsdirektören eller centralcheferna för årligen resultatdiskussioner med ledningen för dottersammanslutningar.

Räkenskapsperioden för alla dottersammanslutningar är ett kalenderår. Dotterbolagen använder revisionstjänster som koncernledningen godkänt.

6. ORDNANDE AV KONCERNÖVERVAKNING OCH -RAPPORTERING SAMT RISKHANTERING

Styrelsen eller annat motsvarande organ för de centrala dottersammanslutningarna rapporterar skriftligen om sin verksamhet kvartalsvis till stadsstyrelsen. Dottersammanslutningen följer koncernledningens anvisningar och tidtabeller då budget och bokslut uppgörs samt i

1) ekonomidirektören, stadsjuristen och förvaltningsdirektören

rapporteringen.

Dessutom kan stadsstyrelsen kalla en representant för sammanslutningarnas ledning till sitt sammanträde vid av stadsstyrelsen önskad tidpunkt för att rapportera.

Dottersammanslutningarna skickar föredragningslistorna och protokollen från sina förvaltningsorgan till stadsdirektören. Dottersammanslutningens bokslut och verksamhetsberättelse tillställs fullmäktigeledamöterna.

Dottersammanslutningarnas riskhantering ordnas att i mån av möjlighet följa en enhetlig riskahanteringspolitik både då det gäller staden och dottersammanslutningarna.

Dottersammanslutningens ledning ska på förhand inhämta stadsdirektörens samtycke innan sammanslutningens beslutande organ fattar beslut i principiella och viktiga ärenden. Se punkt 9.

Dottersammanslutningens styrelse och verkställande direktör ansvarar för ordnandet av den interna kontrollen och riskhanteringen. Dottersammanslutningens styrelse ser till att verksamhetsprinciperna och förfaringssätten för intern kontroll har fastställts i sammanslutningen som en del av ledningen och beslutsfattandet och att sammanslutningen följer upp hur övervakningen fungerar.

Dottersammanslutningens verkställande direktör ska se till att en tillräcklig och fungerande intern övervakning utförs och upprätthålls samt säkerställa att den fungerar.

Dottersammanslutningens styrelse ska se till att principerna för riskhanteringen har fastställts och att riskerna i anslutning till sammanslutningens verksamhet identifieras, utvärderas och uppföljs. Sammanslutningens styrelse har det övergripande ansvaret för dottersammanslutningens riskhantering. Koncernledningen och revisorerna utvärderar processerna med vilka organisationen säkerställer att man förstått de centrala riskerna och att de hanteras på ett vederbörligt sätt.

Dotterbolagen rapporterar till koncernledningen hur den interna kontrollen fungerar och om viktiga risker samt riskhanteringens funktion och tillräcklighet. I praktiken utförs rapporteringen årligen i en rapport som uppgörs i anslutning till verksamhetsberättelsen.

Dessutom ska dottersammanslutningens styrelse omgående rapportera till koncernledningen om en betydande risk i anslutning till bolagets verksamhet som med sannolikhet kommer att realiseras.

Stadsstyrelsen ansvarar för att den interna kontrollen fungerar och stadsdirektören ansvarar för övervakningen och de redovisningsskyldiga för genomförandet. Serviceområdenas chefer ansvarar inom sitt serviceområde för organiseringen av kontrollen och för att metoderna för intern kontroll används och ingår i de dagliga verksamhetsrutinerna.

7. ANVISNINGAR FÖR UPPGÖRANDE AV KONCERNBOKSLUT

Syftet med stadens koncernbokslut är att redogöra för de tillgångar, skulder och ansvar för vilka staden på basen av sitt ägande eller avtal har bestämmande inflytande, förpliktelser och ansvar.

Stadsstyrelsen ger skilda anvisningar om uppgörande av koncernbokslut.

Staden uppgör koncernbokslut i enlighet med de anvisningar som bokföringsnämndens kommunsektion ger.

Dottersammanslutningen får årligen före utgången av räkenskapsperioden detaljerade anvisningar om vilka uppgifter som behövs för koncernbokslutet och i vilken form samt tidtabell.

8. INFORMATION OCH SÄKERSTÄLLANDE AV DE FÖRTROENDEVALDAS RÄTT ATT FÅ UPPGIFTER

Stadsdirektören har befogenhet att ge kommuninvånarna information om koncernens angelägenheter och få information som behövs för detta av dottersammanslutningen. Dottersammanslutningens ledning ansvarar för den egna informationen.

Informationen ska stöda stadens målsättningar och verksamhetsprinciper samt följa stadens informationsriktlinjer, t.ex. öppenhet, konfidentialitet med beaktande av sekretessbestämmelserna.

Vid behov samarbetar dottersammanslutningen med de ansvarsområden2 som ansvarar för informationen inom koncernen, särskilt i betydande förändrings- och krissituationer.

Stadens förtroendevalda har rätt att av stadens myndigheter få uppgifter som de anser nödvändiga i sina uppdrag och som enligt lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999) 6 och 7 § ännu inte är offentliga, om inte annat följer av sekretessbestämmelserna. Begäran om uppgifter framförs skriftligen till förvaltningsdirektören. Den förtroendevalda får inte överlåta uppgifter som han eller hon fått tillgång till utifrån rätten till uppgifter eftersom uppgifterna är avsedda endast för honom eller henne personligen för skötandet av förtroendeuppdraget. I dokumenten bör antecknas om uppgifterna är sekretessbelagda.

I informationen ska också beaktas aktiebolagslagen och därtill hörande konfidentialitet gällande dokumenten.

9. INFÖRSKAFFANDE AV STADENS STÅNDPUNKT INNAN BESLUTSFATTANDE

Dottersammanslutningen ska på förhand har koncernledningens samtycke till följande ärenden:

1. ändring av bolagsordningen

2. aktieemission eller annan ändring av kapitalstrukturen

3. ändring av verksamhetsområde och/eller ändring av verksamheten med ekonomiska och/eller principiellt omfattande ändringar

4. försäljning av fastighet eller affärsrörelse eller annan väsentlig omorganisering av affärsverksamheten

2 Ab Kristinestads Bostäder - Kiinteistö Oy

Ab Kristinestads Näringslivscentral - Kristiinankaupungin elinkeinokeskus Oy

5. utvidgning av affärsrörelse i de fall utvidgningen överstiger 20 % av det egna kapitalet

6. investeringar i de fall investeringarna överstiger 20 % av det egna kapitalet

7. upptagning eller utgivning av lån som är betydande med tanke på den ekonomiska bärkraften

8. inteckning av egendom eller givande av pant, garanti, säkerhet eller annan motsvarande förbindelse som säkerhet för skuld eller förbindelse

9. ansökan om likvidation eller konkurs

10. (behandling av resultatet innan sammanslutningens styrelse behandlar bokslutet)

11. inledande av rättsprocess med betydande verkan

12. val av verkställande direktör samt direktörens lön och andra ekonomiska förmåner

13. ibruktagande av resultatarvodessystem och ändringar av detta

14. annan åtgärd som inverkar avsevärt på bolaget verksamhetsförutsättningar och serviceförmåga, resultat, kapitalavkastning eller risk.

Den av fullmäktige tillsatta revisionsnämnden sköter samordningen av stadens och dottersammanslutningens revision. Revisionsnämnden bedömer huruvida de mål för verksamheten och ekonomin som fullmäktige satt upp har nåtts i staden och dottersammanslutningen.

Stadens revisionssamfund fungerar även som revisionssammanslutningar för de dottersammanslutningar som hör till stadskoncernen.

Stadens interna revision har rätt att granska en dottersammanslutnings verksamhet i nödvändig utsträckning. Sammanslutningen ska ge nödvändiga uppgifter och bistå med att ta fram uppgifter.

10. FINANSIERING OCH LIKVIDITET

Stadskoncernens ekonomi planeras och sköts på ett övergripande sätt. Vid koncernens finansieringsförsörjning utnyttjas kommunens kreditvärdighet och eftersträvas volymfördelar. Finansierings- och placeringsverksamheten ordnas på ett säkert sätt som garanterar en så bra placeringsavkastning som möjligt.

Stadens ekonomiförvaltning och ledningen för dottersammanslutningen utreder tillsammans ändamålsenliga finansierings-, placerings- och betalningstrafikarrangemang för stadskoncernen.

11. PERSONAL

Dottersammanslutningens personalpolitik ska i grunden följa principerna för stadens personalpolitik och personalsektionens beslut. Då det gäller avlöning och andra avtalsbaserade förmåner följer sammanslutningen och staden i huvudsak enhetliga grunder. Innan beslutsfattandet ska dotterbolagen som lyder under staden inhämta personalsektionens, stadsdirektören eller personalchefens godkännande.

Vid personalrekrytering ska dottersammanslutningarna beakta interna behov av och möjligheter till omplacering av anställda inom koncernen. Då personal rekryteras ska uppgifterna lediganslås i hela koncernen. Sammanslutningarna kan också utnyttja stadens interna utbildningar.

Dottersammanslutningarna ansluter sig som medlemssammanslutningar i Kommunernas pensionsförsäkring.

12. KONCERNENS INTERNA TJÄNSTER

Till de centraliserade koncernfunktionerna hör upphandlings- och volymfördelar samt yrkes- och specialkunskaper då det gäller stödtjänster.

Den centraliserade fastighetsskötseln (lyder direkt under staden) förvaltar och äger de utrymmen som används inom serviceproduktionen och koordinerar utrymmesanvändningen.

Dottersammanslutningarnas verksamhet placeras i första hand i utrymmen som ägs av staden. Inom koncernen följs gemensamma principer för uthyrning av fastigheter.

Dottersammanslutningarna omfattas av stadens upphandlingsavtal och följer stadens upphandlingsprinciper samt separata anvisningar om upphandling. Diskussioner förs med de som ansvarar för stadens upphandlingar för att komma överens om ett ändamålsenligt samarbete som ger ekonomiska fördelar.

Dataadministrationen/IT-direktören/ stadskoncernens informations- och teletekniska tjänster. Avsikten är att koncernen ska använda så enhetliga datasystem som möjligt.

13 § IKRAFTTRÄDANDE

Stadsfullmäktige godkänner koncerndirektivet i samband med godkännandet av stadens förvaltningsstadga. Koncerndirektivet träder ikraft omedelbart efter att det godkänts.

Detta koncerndirektiv har godkänts vid stadsfullmäktiges sammanträde 13.11.2017

Stadens dotterbolag har godkänt koncerndirektivet: Kristinestads Bostäder 12.6.2017 och näringslivsbolaget 26.9.2017.