FBA
Reviderad 2022-06-03
FBA
Villkor för bidrag förmedlade inom Stöd till civilsamhället för fred och säkerhet
Sida 1 (7)
DNR |
20-00360 |
Datum |
15 juni 2020 |
1. Tillämpning
Dessa villkor gäller för svenska ideella föreningar och stiftelser som ingår avtal om bidrag inom Stöd till civilsamhället för fred och säkerhet genom Xxxxx Xxxxxxxxxxxxxxxxxx.
Bidragsgivaren är Xxxxx Xxxxxxxxxxxxxxxxxx, härefter benämnd FBA.
Bidragstagaren är en juridisk person som beviljats stöd av FBA. Den juridiska personen ska vara en ideell förening eller stiftelse med säte i Sverige och med svenskt organisationsnummer.
2. Förutsättningar
Bidrag kan ges för genomförande av insatser (projekt eller verksamhet) i enlighet med stödets syfte. Bidrag ska användas till det ändamål som beskrivits i bidragstagarens godkända ansökan till FBA.
Verksamhetsbidrag kan inte användas retroaktivt för insatser som genomförs tidigare än det år som ansökan gäller. Projektbidrag kan inte användas retroaktivt för insatser som genomförs tidigare än det startdatum som angetts i ansökan.
Treåriga bidrag som beviljas löper under förutsättningen att finansiering för bidraget stöd till civilsamhället till FBA inte upphör.
Det beviljade bidraget betalas ut i svenska kronor (SEK).
3. Avtal
Rekvisitionsblanketten som FBA tillhandahåller utgör tillsammans med FBA:s beslut om tilldelning av medel samt dessa villkor det gällande avtalet mellan parterna.
Rekvisitionsblanketten ska undertecknas av organisationens behörig/a firmatecknare. I och med att den undertecknade blanketten kommer FBA tillhanda ingår bidragstagaren avtal om bidrag med FBA.
Sida 2 (7)
DNR
20-00360
Datum
15 juni 2020
till kommersiella aktiviteter.
Bidraget får inte användas som egeninsats för annan statlig finansiering.
För projektbidrag beviljar FBA administrationskostnader som en schablon om högst 10 % av de budgeterade och rapporterade verksamhetskostnaderna. Organisationen anger själv en procentsats för detta i ansökans budget. Vid eventuell revidering av budgeten får administrationskostnadens procentsats inte justeras uppåt.
5. Omdisponeringar
Bidragstagare som beviljas projektbidrag eller ettårigt verksamhetsbidrag får omdisponera medel mellan budgetposterna utan FBA:s godkännande i de fall som varje omdisponering motsvarar högst 10% av den totala budgeten, dock maximalt 50 000 SEK. Vid behov av större omdisponeringar ska bidragstagaren omedelbart och innan omdisponering genomförs kontakta FBA skriftligen för bedömning och beslut.
Bidragstagare som beviljas treårigt verksamhetsbidrag får föra över medel från år ett till år två och från år två till år tre om högst 10% av den totala årliga budgeten, dock maximalt 100 000 SEK, utan FBA:s godkännande. Vid behov av större överföringar ska bidragstagaren omedelbart och innan överföring genomförs kontakta FBA skriftligen för bedömning och beslut. Bidragstagaren får inom ramen för varje verksamhetsår omdisponera medel mellan budgetposterna utan FBA:s godkännande i de fall som varje omdisponering motsvarar högst 10% av den totala budgeten, dock maximalt 50 000 SEK. Vid behov av större omdisponeringar ska bidragstagaren omedelbart och innan omdisponering genomförs kontakta FBA skriftligen för bedömning och beslut.
6. Vidareförmedling av medel
Organisationer som beviljats medel om mer än fem prisbasbelopp kan vidareförmedla max 40% av den totala budgeten till samarbetspartner i Sverige eller utomlands. Bidragstagaren är skyldig att upprätta ett avtal med mottagande organisation innan överföring av medel sker. Bidragstagaren ansvarar för att upprättat avtal med mottagande organisation minst motsvarar villkoren mellan FBA och bidragstagaren. Bidragstagaren är helt ansvarig för att vidareförmedlade medel används korrekt och för dess redovisning gentemot FBA. FBA kan komma att begära in upprättat avtal för granskning.
7. Rekvisition och utbetalning
Bidragstagaren rekvirerar beslutat bidrag på den blankett och enligt den instruktion som FBA tillhandahåller. Beviljade medel betalas ut när rekvisition inkommit i underskrivet original och godkänts av
FBA kan besluta om delad utbetalning. Krav på delad utbetalning anges i myndighetens beslut om tilldelning av medel. Den andra utbetalningen görs i det fallet efter FBA:s godkännande av bidragstagarens delrapport. Om delrapporteringen inte blir godkänd kan bidraget avslutas.
Bidraget förfaller om rekvisition inte inkommit i enlighet med beslut.
8. Rapportering
Verksamheten ska rapporteras mot den ansökan och budget som godkänts av FBA. All återrapportering ska ske på svenska eller engelska.
Sida 3 (7)
DNR
20-00360
Datum
15 juni 2020
Erhållet bidrag ska särredovisas från eventuella bidrag från andra givare för den insats som bidraget avser. Eventuella ränteintäkter som uppkommer ska användas i insatsen eller återbetalas till FBA och inkluderas i slutrapportering av bidraget.
Om bidragstagaren har förbrukat bidraget i annan valuta ska bidragstagaren bifoga bankutdrag som styrker valutakursen vid utbetalningstillfället.
Rapportering ska ske enligt nedan, i enlighet med FBA:s instruktioner samt i de mallar som FBA tillhandahåller. All rapportering ska vara undertecknad av behörig/a firmatecknare.
Delrapport
FBA kan besluta om delrapport. Krav på delrapport och tidpunkt för delrapporten kommuniceras till de organisationer som beviljas bidrag i samband med att beslut fattas.
FBA bedömer om delrapporten godkänns och lämnar beslut till bidragstagaren efter bedömning av rapporten. Vid beredning av rapporten kan FBA efterfråga kompletterande information från bidragstagaren.
Av FBA godkänd delrapport är en förutsättning för en andra utbetalning av medel.
Årsrapport för treåriga verksamhetsbidrag
Organisationer som beviljas treåriga verksamhetsbidrag ska inkomma med årliga rapporter till FBA under verksamhetsperioden. Krav på årsrapport och tidpunkt för årsrapporten kommuniceras till de organisationer som beviljas bidrag i samband med att beslut fattas.
1 En inskannad namnteckning som klistras in i till exempel ett Word- dokument räknas ej som elektronisk underskrift.
Sida 4 (7)
DNR
20-00360
Datum
15 juni 2020
bidragstagaren.
Av FBA godkänd årsrapport är en förutsättning för ytterligare utbetalning av medel.
Slutrapport för projektbidrag och ettåriga verksamhetsbidrag Slutrapportering ska inkomma till FBA senast 90 dagar efter avslutad insats om inte annat överenskommits med FBA.
Slutrapport för treåriga verksamhetsbidrag
Slutrapportering för ett treårigt verksamhetsbidrag ska inkomma till FBA senast 120 dagar efter avslutad insats om inte annat överenskommits med FBA.
FBA bedömer om slutrapporten godkänns och lämnar beslut till bidragstagaren efter bedömning av rapporten. Vid beredning av rapporten kan FBA efterfråga kompletterande information från bidragstagaren.
9. Revision
För bidrag som överstiger fem prisbasbelopp (fastställt prisbasbelopp det år utlysning sker) ska en auktoriserad revisor årligen granska och styrka redovisningen med intyg. Kostnaden för detta får tas ur beviljade medel och ska framgå av organisationens budget i ansökan. FBA förbehåller sig rätten att besluta om eventuell ytterligare revision.
I revisionsrapporten ska det framgå att revisionen har utförts i enlighet med internationellt erkänd revisionsstandard (International Standards in Auditing ISA) utfärdat av International Federation of Accountant (IFAC). Revisorn ska i sin rapportering uttala sig i enlighet med ISA 805 om huruvida ekonomisk redovisning överensstämmer med beviljad budget och bidragsgivarens Villkor för bidrag genom Stöd till civilsamhället för fred och säkerhet.
Revisorn ska också vidimera reviderat belopp. Revisorns Management Letter samt bidragstagarens eventuella Management Response ska bifogas slutrapporten för projektbidrag och ettåriga verksamhetsbidrag till FBA och med årsrapporten för treåriga verksamhetsbidrag.
För insatser under fem prisbasbelopp ska firmatecknare intyga att insatsen genomförts enligt gällande riktlinjer och villkor samt att rapporten, inklusive finansiell redovisning, är korrekt.
10. Bidragstagarens informationsskyldighet Bidragstagaren ska snarast informera FBA om händelser som riskerar genomförandet av planerad insats eller på annat sätt kan ha negativ inverkan på insatsen, bidragstagaren eller bidragsgivaren.
Sida 5 (7)
DNR
20-00360
Datum
15 juni 2020
förfrågan. FBA kan fatta beslut om förlängning efter en bedömning av varje enskilt fall.
Bidragstagaren ska informera FBA om kontaktpersoner för insatsen och/eller firmatecknare för organisationen byts ut.
Bidragstagaren ska på begäran av FBA lämna det underlag som myndigheten begär för sin handläggning och granskning av rapportering.
11. Bidragsgivarens rätt
FBA har rätt att ta del av underlag för att kunna granska att bidraget används korrekt. FBA har också rätt att besöka och utvärdera den verksamhet som finansierats samt att begära in kopior av räkenskaper och övrigt underlag som rör bidragets användning.
12. Grund för att häva avtal
FBA har möjlighet att avbryta åtaganden till organisationer som bryter mot dessa villkor.
Ytterligare grund för att häva avtal är om det under insatsens gång kommer till FBA:s kännedom att organisationen frångått kravet på verksamhetens förenlighet med demokratiska principer (för mer information, se Riktlinjer för FBA:s stöd till civilsamhället).
Ett upphävt avtal kan innebära återkrav av redan utbetalade medel eller att återstående beviljade medel ej utbetalas.
Återkrav av medel
Bidragstagare som bryter mot avtalet genom att inte följa villkoren för stödet kan bli återbetalningsskyldiga.
FBA får besluta att helt eller delvis kräva tillbaka ett bidrag om
1) bidragstagaren genom att lämna oriktiga uppgifter eller på annat sätt har förorsakat att bidrag har lämnats felaktigt eller om bidraget av annat skäl har lämnats felaktigt och mottagaren borde ha insett detta;
2) bidraget helt eller delvis inte har utnyttjats eller inte har använts för det ändamål som det har beviljats för;
3) bidragstagaren inte lämnar sådana handlingar och underlag som FBA efterfrågar för att följa upp hur bidraget använts, eller om;
4) andra villkor i avtalet inte har uppfyllts.
13. Överklaga beslut
I enlighet med förordningen (2020:767) med instruktioner för FBA får myndighetens beslut i ärenden om fördelning av bidrag inte överklagas.
Sida 6 (7)
DNR
20-00360
Datum
15 juni 2020
15. Dröjsmålsränta
Om återbetalning inte sker inom avsatt tid har FBA rätt att ta ut dröjsmålsränta. Dröjsmålsräntan skall tas ut enligt räntelagen (1975:635).
16. Anti-korruption
Xxxxx Xxxxxxxxxxxxxxxxxxx (FBA) definition av korruption lyder: ”att utnyttja sin ställning för att uppnå otillbörlig fördel för egen eller annans vinning. Korruption innefattar bl.a. tagande och givande av muta, – vilket inkluderar givande av muta till utländsk offentlig tjänsteman – förskingring, jäv samt nepotism.”
(FBA:s antikorruptionspolicy dnr 18-00753).
Bidragstagaren är skyldig att arbeta mot korruption. Bidragstagaren åtar sig även att utreda och vidta rättsliga åtgärder mot den eller de som på goda grunder kan misstänkas för korruption eller annan otillbörlig vinning. Vid misstanke om korruption eller oegentligheter ska organisationen omedelbart meddela FBA.
FBA har en så kallad whistle-blower-funktion på myndighetens hemsida (xxxxx://xxx.xx/xxxxx-xxxxxxxxxx/) där det finns möjlighet att ge anonyma tips om misstänkt korruption eller andra oegentligheter.
17. Inköp
Inköp av varor och tjänster inom verksamheten ska ske affärsmässigt och konkurrensmöjligheter beaktas för effektivt nyttjande av medel.
18. Extern kommunikation
Den organisation som beviljats stöd bör i sin externa kommunikation informera om att organisationen fått bidrag från FBA. Det görs med en av följande formuleringar:
1) Rapporten/boken/seminariet/projektet har beviljats medel från FBA:s stöd till civilsamhället för fred och säkerhet, läs mer på xxx.xxx.xx/xxxx. Det är [bidragstagaren] som ansvarar för innehållet.
2) Rapporten/boken/seminariet/projektet har beviljats medel från FBA:s stöd till civilsamhället för fred och säkerhet. FBA, Xxxxx Xxxxxxxxxxxxxxxxxx, är myndigheten för fred, säkerhet och utveckling och ger bidrag till civilsamhället för att öka kunskap, engagemang samt främja dialog och debatt om internationell fredsfrämjande verksamhet, kvinnor, fred och säkerhet, nedrustning och ickespridning
För formuleringar på engelska, vänligen se xxxxx://xxx.xx/xx/xxxxxxxxx/xxxxx-xxxxxx-xxx-xxxxxxxxx/
FBA:s logotyp får inte användas utan FBA:s godkännande.
19. Dokumentation
Bidragstagaren ska hålla relevant dokumentation för insatsen som erhållit stöd tillgängligt i sju år efter avslutad insats.
Sida 7 (7)
DNR
20-00360
Datum
15 juni 2020