Uppförandekod för leverantörer

Februari 2020

PDF rendering: DokumentID 1598211, Version 4.0, Status Godkänt, Sekretessklass Företagsintern

1 Vattenfall Uppförandekod för leverantörer

1.1 Generellt

Vattenfalls uppförandekod för leverantörer (nedan kallad ”Vattenfallkoden”) fastställer krav på leveran- törer och bygger på FN:s Global Compact, FN:s vägledande principer för företag och mänskliga rättigheter och OECD:s riktlinjer för multinationella företag samt andra internationella standarder, nor- mer och riktlinjer (se ”Referenser” för en komplett lista).

Vattenfall kräver att dess leverantörer efterlever Vat- tenfallkoden eller en likvärdig standard, som man tillsammans med Vattenfall kommit överens om, när de gör affärer med Vattenfall.

1.2 Efterlevnad av lagar och förordningar Leverantörer ska följa alla tillämpliga lagar, regler och förordningar i de länder där de bedriver sin verksamhet.

Vattenfall förväntar sig att leverantörer uppfyller de av kraven i Vattenfallkoden och tillämpliga lagar och förordningar som är strängast samt att man arbetar tillsammans med sina egna leverantörer och underentreprenörer för att uppnå det målet.

I de fall det finns motsägelser mellan Vattenfallko- den och tillämpliga lagar och förordningar förväntar sig Xxxxxxxxxx att leverantören informerar Vattenfall om detta.

PDF rendering: DokumentID 1598211, Version 4.0, Status Godkänt, Sekretessklass Företagsintern

1.3 Åtagande om kontinuerlig förbättring Xxxxxxxxxx inser att leverantörer befinner sig i olika mognadsstadier och förbinder sig att arbeta tillsammans med sina leverantörer för att uppnå kontinuerliga förbättringar.

Om Vattenfall upptäcker att en leverantör inte uppfyller de krav och förväntningar som anges i denna uppförandekod för leverantörer, kan Vatten- fall erbjuda vägledning angående vad som måste åtgärdas eller förbättras. Leverantören ska sedan snabbt vidta korrigerande åtgärder och åta sig att uppvisa förbättringar.

Vattenfall uppmuntrar också leverantörer att delta i initiativ som syftar till att höja standarden i en hel sektor eller i förekommande fall mellan olika sektorer

1.4 Konsekvenser vid överträdelser Leverantörer ska adressera eventuella överträdelser av Vattenfallkoden eller likvärdiga

standarder som de får kännedom om och vidta lämpliga åtgärder. Vattenfall kommer att vidta lämpliga åtgärder, beroende på överträdelsens allvarlighetsgrad.

Fortlöpande underlåtenhet att följa Vattenfallkoden eller upprepad och omotiverad vägran att tillhandahålla nödvändig information kan också resultera i att leverantören suspenderas som leverantör till Vattenfall eller att avtalsrelationen avslutas.

1.5 Due diligence och öppenhet

1.5.1 Generellt

Vattenfall ska ha rätt att genomföra due diligence genom att regelbundet och systematiskt identifiera och bedöma risker och konsekvenser som rör mänskliga rättigheter, rättigheter för arbetstagare, miljö och affärsetik i sin leverantörskedja samt att använda denna information för att undvika, eller mildra, dessa konsekvenser i syfte att säkerställa attdess inköp sker på ett ansvarsfullt sätt.

Vattenfall förväntar sig att leverantörer låter Xxxxxxxxxx, eller tredje part som godkänts av Vattenfall och som är skäligen acceptabel för leverantören, genomföra revisioner och utvärderingar av den del av leverantörens

verksamhet som är relevant för Vattenfallkoden, inklusive men inte begränsat till leverantörens anläggningar. På leverantörens begäran ska de parter som är inblandade i en sådan granskning ingå ett sekretessavtal rörande de omständigheter som beskrivs i revisionen eller utvärderingen.

Vattenfall förväntar sig också att dess leverantörer genomför lämplig due diligence i sin egen verksamhet och sin leverantörskedja .

1.5.2 Konfliktdrabbade områden och andra högriskområden

Leverantörer ska bedöma om den egna verksamheten eller leverantörskedjan befinner sig i eller köper in från konfliktdrabbade områden eller andra högriskområden och i sådana fall anpassa sina due diligence-åtgärder så att de passar det specifika sammanhanget.

Nödvändiga åtgärder måste vidtas för att övervaka affärsrelationer, affärsmässiga och ekonomiska transaktioner samt medel och resurser (t.ex. tenn, volfram, tantal, guld och andra konfliktmineraler) för att säkerställa att dessa inte är kopplade till finansiering av eller stöd till väpnade aktörer som kan dra nytta av intäkterna från försäljningen av sådana varor och tjänster.

1.6 Ledningssystem och övervakning Leverantörer ska ha lämpliga ledningssystem och kontroller på plats för att säkerställa efterlevnad av Vattenfallkoden, eller överenskomna likvärdiga standarder. Funktion och kvalitet i leverantörens ledningssystems bör stå i proportion till dennes verksamhetsstorlek, komplexitet och riskmiljö.

Leverantörer ska säkerställa och övervaka att deras egna leverantörer och underleverantörer följer Vattenfallkoden eller, i förekommande fall, den egna motsvarande uppförandekoden.

2 Mänskliga rättigheter och arbetstagarrättigheter

2.1 Generellt

Vattenfall förväntar sig att dess leverantörer respekterar internationellt erkända mänskliga rättigheter.

Krav i Vattenfallkoden som rör leverantörers personal ska gälla för alla leverantörens arbetstagare inklusive tillfälligt anställda, migrantarbetare, student- och kontraktsanställda såväl som direkt anställda. Alla arbetstagare ska ha rätt att fritt påbörja och avsluta en anställning.

Leverantörer ska vidta åtgärder för att undvika att orsaka, bidra till eller bli kopplade till negativ inverkan på mänskliga rättigheter.

2.2 Ursprungsbefolkning

PDF rendering: DokumentID 1598211, Version 4.0, Status Godkänt, Sekretessklass Företagsintern

Leverantörer ska respektera ursprungsbefolkningars och stamfolks rättigheter och deras sociala, kulturella, miljömässiga och ekonomiska intressen, inklusive deras koppling till mark och andra naturresurser.

Leverantörer förväntas följa principerna om ursprungsbefolkningars och stamfolks ”free, prior, and informed consent, and participation” i sin verksamhetför att få ett brett samtycke.

2.3 Samhällsengagemang och samhällsutveckling

Leverantörer ska respektera berörda samhällens rättigheter, intressen och utvecklingssträvanden i samband med betydande förändringar

av leverantörens normala verksamhet. Samhällsengagemang ska ske på ett inkluderande, rättvist, kulturellt anpassat, genusmedvetet och rättighetskompatibelt vis.

2.4 Barnarbete och unga arbetstagare Leverantörer ska bekämpa alla former av barnarbete. Leverantörer ska inte delta i eller dra

fördel av någon form av barnarbete. Om barnarbete upptäcks ska ett åtgärdsprogram införas.

Leverantörer ska inte anställa barn under vare sig minimiåldern för anställning eller åldern för slutförd obligatorisk utbildning i landet. Leverantörer ska inte anställa arbetstagare under 18 år för att utföra arbete som i nationell lag fastställts vara farligt.

2.5 Användning av säkerhetspersonal Leverantörer ska se till att all säkerhetspersonal, inklusive kontrakterad säkerhetspersonal, respekterar alla människors mänskliga rättigheter och värdighet och i händelse av hot använder rimligt tvång som är proportionellt i förhållande till hotet.

2.6 Modernt slaveri och tvångsarbete Leverantörer ska inte delta i eller dra nytta av någon form av tvångsarbete, inklusive slavarbete, ofrivilligt fängelsearbete, slaveri, träldom eller arbete som utförs under hot om straff eller tvång.

Alla former av modernt slaveri är oacceptabla för Vattenfall.

2.7 Arbetsförhållanden

2.7.1 Arbetstid

Leverantörer ska se till att normal arbetstid och övertid ligger inom de gränser som är tillåtna enligt tillämpliga lagar och förordningar eller som har överenskommits i relevanta kollektivavtal.

2.7.2 Löner, ledighet och förmåner

Leverantörer ska betala en lön, inklusive förmåner, som uppfyller grundläggande behov och ger en inkomst i paritet med rådande omständigheter.

Arbetstagare ska i enlighet med alla tillämpliga lagar kompenseras för övertid med en lön som är högre än den vanliga timlönen.

2.8 Arbetsmiljö

Leverantörer ska tillhandahålla en säker och hälsosam miljö på alla platser där arbete utförs och i de bostäder som leverantörer tillhandahåller för personal.

Allt arbete ska föregås av och baseras på dokumenterad adekvat riskhantering med genomförda kontroller. I detta ingår fysiska, sociala och organisationsrelaterade risker.

Risker ska reduceras i enlighet med följande hierarki: eliminering, utbyte, tekniska kontroller, administrativa kontroller och, som sista alternativ, personlig skyddsutrustning.

2.9 Föreningsfrihet och rätten till kollektiva förhandlingar

Leverantörer ska erkänna och respektera medar- betares rätt att, om de så önskar, fritt organisera sig och att förhandla kollektivt.

I situationer där rätten till föreningsfrihet och kollek- tiva förhandlingar begränsas av gällande lagar och förordningar, förväntar sig Xxxxxxxxxx att leverantörer tillåter alternativa former av arbetstagarrepresenta- tion.

2.10 Icke-diskriminering

Leverantörer får inte utöva någon form av diskri- minering vad gäller anställningspraxis. Otillåtna grunder för diskriminering inkluderar men är inte begränsade till: ras, hudfärg, kön, ålder, språk, egen- skap, nationalitet eller nationellt ursprung, religion, etniskt eller socialt ursprung, kast, ekonomiska skäl, funktionsvariation, graviditet, urbefolkningstill- hörighet, facklig anslutning, politiska åsikter, sexuell läggning.

2.11 Kanaler för för klagomål och åtgärdsmekan- ismer

PDF rendering: DokumentID 1598211, Version 4.0, Status Godkänt, Sekretessklass Företagsintern

Leverantörer ska tillhandahålla lämpliga mekanis- mer som är tillgängliga för personal och berörda parter, inklusive berörda samhällen, så att dessa kan lämna synpunkter, rekommendationer, rap- porter eller klagomål som rör arbetsplatsen, miljön eller leverantörers affärsmetoder. Leverantörer ska ha utarbetat rutiner för hantering av kränkande särbehandling och trakasserier och kommunicera att all form av kränkande särbehandling och trakas- serier är oacceptabelt och måste rapporteras.

3 Miljö

3.1 Generellt

Vattenfall förväntar sig att dess leverantörer sköter sin verksamhet på ett ansvarsfullt sätt i förhållande till miljörisker och miljöpåverkan och antar en försiktighetsprincip samt har ett livscykelperspektiv i sin affärsverksamhet. Resurser som vatten och energi ska användas på ett effektivt sätt, och inver- kan på den biologiska mångfalden samt ekosys- temtjänster bör minimeras.

3.2 Miljölagstiftning

Leverantörer ska tillse att man har och upprätthål- ler alla nödvändiga tillstånd och licenser och efter- leva verksamhets- och rapporteringskrav i enlighet med dessa tillstånd och licenser.

3.3 Miljöskydd

Leverantörer ska sträva efter att undvika eller minska avfall och utsläpp till följd av

affärsverksamheten. Leverantörer ska använda effektiv teknik som syftar till att minska miljöbelastningen så mycket som möjligt.

Vattenfall förväntar sig att leverantörer anammar en försiktighetsprincip och, om så är tillämpligt, respekterar principen om att förorenaren betalar.

Leverantörer ska hantera farliga ämnen på ett ansvarsfullt vis och där så är möjligt byta ut farliga ämnen mot mindre farliga.

3.4 Miljöledningssystem

Leverantörer, vars verksamhet belastar miljön, ska ha ett strukturerat och systematiskt tillvägagångssätt för att ta hänsyn till miljöaspekter, vilket innefattar att fastställa lämpliga ledningssystem för att förbättra sina miljöprestanda, ställa upp mål och genomföra uppföljningar.

4 Affärsetik

Vattenfall förväntar sig att dess leverantörer bedriver sin verksamhet i enlighet med gällande nationell och internationell lagstiftning samt följer internationellt överenskomna affärsetiska regler.

5 Korruptionsbekämpning

Leverantörer får inte delta i eller tolerera någon form av korruption, mutor, penningtvätt, utpressning eller förskingring. Leverantörer får inte erbjuda eller acceptera några förmåner eller något annat för att få någon otillbörlig eller olämplig fördel. Sådana olämpliga förmåner kan bestå

av kontanter, gåvor, nöjesresor eller förmåner av annan natur.

6 Intressekonflikter

Leverantörer ska undvika intressekonflikter som kan äventyra leverantörens trovärdighet i Vattenfall- koncernen eller andra parters förtroende för Vattenfall-koncernen.

7 Konkurrenslagstiftning

Leverantörer ska respektera och följa alla tillämpliga lagar och förordningar, inklusive skyldigheten att inte utbyta kommersiellt känslig och strategisk information med konkurrenter eller att ingå konkurrenshämmande överenskommelser med någon affärspartner.

8 Skydd av immateriella rättigheter och konfidentiell information

Leverantörer ska respektera Vattenfalls immate- riella rättigheter och skydda Vattenfalls informa- tion genom att skydda den mot missbruk, stöld, bedrägeri och otillbörligt röjande.

9 Rapportering av oegentligheter till Vattenfall – whistleblowing

Om leverantören, dess anställda, dess entrepre- nörer, eller någon annan intressent, inom ramen för relationen leverantör/köpare, anser att Vatten- fallkoden inte följs, eller att Vattenfall inte agerar

i enlighet med sin egen kod för uppförande, så uppmuntrar Vattenfall att sådant anmäls via rap- porteringskanalen. Se xxxxx://xxxxxxxxx.xxxxxxxxxx.xxx/xxxxx-xxxxxxxxxx/ corporate-governance/internal-governance/inte- grity/whistleblowing/