SKJUTSAR AV KLIENTER I HANDIKAPPANPASSAD BIL TILL DERAS DAGLIGA VERKSAMHET
SKJUTSAR AV KLIENTER I HANDIKAPPANPASSAD BIL TILL DERAS DAGLIGA VERKSAMHET
2023-12-01
Innehåll
1.1 Anbudsbegäran innehåll 4
1.2 Beskrivning av uppdraget 4
2 Regler för upphandling och anbud 5
2.1 Anbudets form och innehåll 5
2.4 Frågor och svar under anbudstiden 6
2.5 Reservationer och alternativa anbud (sidoanbud) 6
2.7 Tilldelningsbesked (delgivning av beslut) 7
2.8 Avslutad upphandling och tecknande av avtal 7
2.9 Allmänna handlingars offentlighet och sekretess 7
2.10 Avbrytande av upphandling 7
2.11 Hänvisningar till standarder 7
6.4 Tillstånd för xxxxxx och chaufförer 11
6.5 Tekniska krav på fordon 11
6.6 Personal- och bemötandekrav 12
6.8 Anbudsgivaren och eventuella underleverantörer 12
Diarienummer 14607/2023.
1.1 Anbudsbegäran innehåll
Anbudsbegäran består förutom detta dokument även av följande bilagor:
Bilaga 1 Avtalsförslag Skjutsar i handikappanpassad bil Bilaga 2 JYSE tjänster 2022
Bilaga 3 Körschema
Bilaga 4 Tystnadsplikt externa parter
Anbudsgivaren ansvarar för att denne erhåller en fullständig anbudsbegäran.
Kommunalförbundet Kommunernas socialtjänst k.f. (KST, här Upphandlande enhet) har hand om all kommunal socialvård, förutom barnomsorg och äldreomsorg på Åland. Förbundet ska främja invånarnas hälsa och välfärd samt sträva efter en likvärdig service i alla kommuner. Or- ganisationen har ca 260 anställda och är indelad i verksamhetsområdena; tidigt stöd för barn och familj; barnskydd; vuxensocialarbete; funktionsservice och sysselsättning samt organisat- ionsstöd. Mer information om oss finns på hemsidan xxx.xxx.xx
KST inbjuder härmed intresserade leverantörer att inlämna anbud på skjutsar i handikappan- passad bil för personer med kognitiv funktionsnedsättning. Skjutsarna avser lagstadgad trans- port av klienter vilka deltar i förbundets dagliga verksamhet som beviljats enligt Special- omsorgslagen. Dagverksamheterna är fyra till antalet och är belägna i Mariehamn och Jomala. Majoriteten av klienterna bor i Mariehamn eller Xxxxxxxx men boningsadresser i andra kommu- ner kan förekomma.
Skjutsar utförs i regel vardagar mellan kl. 08.00-11.00 på förmiddagen samt kl. 13.00-16.00 på eftermiddagen. Under vissa tider krävs körning med två fordon samtidigt. Anbudsgivaren ska tillhandahålla hela tjänsten inklusive fordon.
Mer om krav på tjänsten framgår i punkt 6 Krav på tjänsten.
Uppskattade värdet för alla delar av upphandlingen under hela avtalsperioden beräknas uppgå till 520 000 € exklusive moms.
Det beräknade värdet för upphandlingen överskrider det av Europeiska kommissionen fast- ställda tröskelvärdet om 215 000 €. På upphandlingen tillämpas lagen om upphandling och kon- cession (FFS 1397/2016). Mervärdet av upphandlingen avser tjänster, varför denna upphand- ling genomförs som en tjänsteupphandling.
Upphandlingen genomförs som ett öppet förfarande. Upphandlingsformen medger inte förhand- ling. Anbud kommer således att antas utan föregående förhandling, varför det är av stor vikt att alla krav och villkor enligt denna anbudsförfrågan följs och att bästa villkor/pris lämnas i anbu- det.
Avtalsperioden löper två (2) år i taget med möjlighet till förlängning i ett (1) år i taget i två (2) år. Avtalsperioden löper maximalt 4 år. Förlängning av avtalet ska ske senast tre (3) månader före avtalstidens utgång. Exakta datum regleras vid avtalstecknande. KST förbehåller sig rätten att besluta om förlängningen.
Upphandlingen har annonserats på webbplatsen HILMA xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xx/ Från HILMA skickas annonserna vidare för publicering på EU:s officiella tidning, samt databasen TED.
Anbudsförfrågan inkl. bilagor finns samma dag att hämta elektroniskt på KST sida på e-Avrop xxx.x-xxxxx.xxx
Kommunernas socialtjänst k.f. Xxxxxxxxxxxxx 00
22100 Mariehamn
FO-nummer: 0954883-0
2 Regler för upphandling och anbud
2.1 Anbudets form och innehåll
Anbudet ska vara skrivet på svenska och utformat i enlighet med upphandlingsdokumenten.
Anbudsgivaren ska i anbudet visa att de i upphandlingsdokumenten uppställda förutsättning- arna och kraven är uppfyllda. Anbudsgivaren förklarar sig beredd att teckna avtal i enlighet med bifogat avtal.
KST har endast möjlighet att anta anbud som innehåller efterfrågad och fullständig information. Ett anbud som är ofullständigt eller som inte accepterar uppställda förutsättningar och krav kommer inte att beaktas. Anbudsgivaren ska ställa upp anbudet enligt anvisningarna för att sä- kerställa att anbudet blir komplett. Anbudsgivaren ska begränsa anbudet till att endast omfatta efterfrågad information. Information som lämnas utöver efterfrågad information kommer inte att beaktas.
Anbud ska lämnas in elektroniskt via e-Avrop. Anbud inlämnade på andra sätt exempelvis via e- post kommer att förkastas. Anbud som lämnas för sent beaktas inte, oavsett orsak.
Anbudet ska vara bindande i tre (3) månader efter anbudstidens utgång. Om en besvärsprocess inleds förlängs anbudets giltighetstid automatiskt i enlighet med resultatet av domstolens be- slut.
2.4 Frågor och svar under anbudstiden
Alla förfrågningar som rör anbudshandlingarna ska skickas via det elektroniska upphandlings- verktyget e-Avrop, där även svaren publiceras.
Om anbudsgivaren upplever krav i upphandlingsdokumenten som otydligt, orimligt, onormalt kostnadsdrivande eller konkurrensbegränsande i något avseende är det viktigt att kontakta den upphandlande enheten på ovan nämnda sätt på ett så tidigt stadium som möjligt, så att missför- stånd kan undvikas.
Endast skriftlig kompletterande uppgift lämnad av den upphandlande enheten under anbudsti- den är bindande för både den upphandlande enheten och anbudsgivare.
2.5 Reservationer och alternativa anbud (sidoanbud)
Anbudsgivare ska basera sitt anbud på de förutsättningar som anges i denna anbudsbegäran. Inga reservationer eller alternativa anbud (så kallade sidoanbud) accepteras.
Delanbud accepteras inte i denna upphandling. Den upphandlande enheten anser att uppdraget är en sammanhängande helhet och avser att välja en leverantör för hela uppdraget.
Ersättning för att upprätta anbud och delta i anbudsprocessen utgår inte.
2.7 Tilldelningsbesked (delgivning av beslut)
Samtliga anbudsgivare som lämnat anbud i upphandlingen kommer att erhålla meddelande om tilldelningsbeslut. Meddelandet skickas via e-Avrop i enlighet med den anbudsgivaren uppgif- ter. Besvärs- och rättelseanvisning bifogas delgivningen.
2.8 Avslutad upphandling och tecknande av avtal
Den upphandlande enheten får som huvudregel inte ingå avtal förrän 14 dagar har gått från det att tilldelningsbeslutet skickats till anbudsgivarna (s.k. väntetid).
Ett bindande avtal förutsätter att ett skriftligt avtal har upprättats vilket är undertecknat av be- höriga företrädare för såväl leverantören som den upphandlande enheten.
2.9 Allmänna handlingars offentlighet och sekretess
Alla inlämnade anbud behandlas i enlighet med bestämmelserna i landskapslag (2021:79) om allmänna handlingars offentlighet. Inkomna anbud är inte offentliga förrän upphandlingsavtalet ingåtts eller om upphandlingen avbryts utan att ny upphandling genomförs. Under upphandling- ens genomförande råder absolut sekretess. Uppgifter om och i anbud får under den tiden inte lämnas till utomstående.
Om anbudsgivare anser att uppgift(er) i anbud bör beläggas med sekretess ska utförlig moti- vering ges i anbudet. Anbudsgivaren ska även lämna in en censurerad version av anbudet. I an- nat fall förutsätts att anledning till sekretess saknas. Sekretessprövning kan inte göras i förväg och garantier kan därför inte lämnas. Generellt sett är möjligheterna att sekretessbelägga anbud starkt begränsade sedan upphandlingen avslutats. Detta gäller särskilt uppgifter i anbud som rör utvärderingskriterierna, vilket också omfattar priserna.
2.10 Avbrytande av upphandling
KST förbehåller sig rätten att avbryta upphandlingen och förkasta samtliga anbud om inget an- bud motsvarar ställda krav eller om offererade priser inte ryms inom budgetramarna (se
2.3 Upphandlingens värde).
Upphandlingen kan komma att avbrytas om inte tillräcklig konkurrens uppstår, dvs. om det in- kommer för få anbud eller av andra sakliga skäl. Om upphandlingen avbryts kommer samtliga anbudsgivare att underrättas. I underrättelsen anges grunden för beslutet att avbryta.
2.11 Hänvisningar till standarder
Om det i denna anbudsförfrågan förekommer någon hänvisning till standarder, varumärken, pa- tent, produkttyp, ursprung, specifik metod eller produktion, avses härmed att den hänvisningen följs av orden "eller likvärdig.
Anbudsutvärderingen sker i tre steg:
1 Kvalificering av anbudsgivaren, kontroll att kraven på anbudsgivaren uppfylls
2 Prövning av anbudet, där kontroll av att alla ska-krav uppfyllts
3 Utvärdering anbudet som uppfyller samtliga ska-krav till lägst pris antas
En anbudsgivare som inte klarar ett steg i processen går inte vidare till nästa steg.
Det anbud som har lägst pris kommer att antas.
Motivering till val av anbudsgivare enligt lägsta pris är att kvaliteten på tjänsten beaktas i kvali- fikationskraven samt i kraven på tjänsten.
Pris ska anges som ett timpris för de angivna tiderna då skjutsar ska vara tillgängliga, 9 timmar per dag. Notera att för vissa tider krävs körning med två fordon samtidigt.
Pris ska även anges per timme för skjutsar utanför tidsramen.
Pris ska anges i euro exklusive moms. Alla kostnader för skjutsar och bränsle ska ingå i priset.
4 Kvalifikationskrav
Anbudsgivaren ska under hela avtalstiden inneha en giltig trafikförsäkring och tillräcklig an- svarsförsäkring som täcker både sak- och personskador som kan uppkomma vid utförandet av skjutsarna. Anbudsgivaren ska före avtalstecknande uppvisa ett intyg över trafik- och ansvars- försäkring.
Anbudsgivaren ska intyga att den inte är föremål för någon av uteslutningsgrunderna i 80–81 § i lagen om offentlig upphandling och koncession (FFS 1397/2016) och varken anbudsgivaren el- ler dess ägare omfattas av sanktioner från Europeiska unionen, FN eller finländska myndigheter.
Enligt EU:s beslut om sanktioner mot Ryssland (genom EU-förordning 2022/576) är det fr.o.m. den 9 april 2022 förbjudet att tilldela offentliga kontrakt till:
1. ryska medborgare eller fysiska eller juridiska personer, enheter eller organ som är etablerade i Ryssland
2. juridiska personer, enheter eller organ som till mer än 50 procent direkt eller indirekt ägs av en enhet som avses i punkt 1
3. fysiska eller juridiska personer, enheter eller organ som agerar för, eller på uppdrag av, en en- het som avses i punkt 1–2
Förbudet inbegriper, om de står för mer än 10 procent av kontraktets värde, underleverantörer, leverantörer eller enheter vars kapacitet utnyttjas i upphandlingen.
Anbudsgivaren bekräftar att denne, dennes underleverantörer eller enheter vars kapacitet ut- nyttjas inte omfattas av den förbjudna kretsen enligt EU:s beslut ovan.
Den vinnande anbudsgivaren kan innan upphandlingsavtalet undertecknas komma att uppma- nas lämna in till den upphandlande enheten nedan nämnda utredningar, som förutsätts enligt lagen om beställarens utredningsskyldighet och ansvar vid anlitande av utomstående arbets- kraft (1233/2006, ”Beställaransvarslagen”).
Vad gäller en utländsk anbudsgivare, ska denne lämna uppgifter som motsvarar de uppgifter som avses nedan i form av registerutdrag eller motsvarande intyg eller på något annat allmänt vedertaget sätt i enlighet med lagstiftningen i anbudsgivarens etableringsland. Anbudsgivaren ska på begäran lämna in följande utredningar:
1. en utredning om huruvida företaget är infört i förskottsuppbördsregistret och arbetsgivarre- gistret enligt lagen om förskottsuppbörd (1118/1996) samt i registret över mervärdesskattskyl- diga enligt mervärdesskattelagen (1501/1993);
2. ett utdrag ur handelsregistret eller motsvarande uppgifter som erhållits från handelsregistret på något annat sätt;
3. ett intyg över betalda skatter eller ett intyg över skatteskuld eller en utredning om att en be- talningsplan angående skatteskulden har gjorts upp;
4. intyg över tecknande av pensionsförsäkringar samt över betalning av pensionsförsäkringsav- gifter eller en utredning om att en betalningsöverenskommelse har ingåtts angående pensions- försäkringsavgifter som förfallit till betalning;
5. en redogörelse för vilket kollektivavtal som ska tillämpas på arbetet eller för de centrala an- ställningsvillkoren;
6. en redogörelse för hur företagshälsovården är ordnad.
Utredningarna får inte vara äldre än tre månader.
Den upphandlande enheten granskar utredningen för finländska anbudsgivare enligt punkt 1 och 3 (anteckningar i förskottsuppbördsregistret, arbetsgivarregistret och registret över moms- skyldiga samt skatteskulder) i företags och organisationssystemet.
Den upphandlande enheten får fastställa en tidsfrist inom vilken de vinnande anbudsgivarna ska lämna in de begärda utredningarna. Om anbudsgivaren trots begäran inte lämnar in utredning- arna i enlighet med anbudsförfrågan inom den utsatta tiden, kan den upphandlande enheten utesluta anbudsgivaren från upphandlingsförfarandet.
Anbudsgivare ska lämna egenförsäkran i ESPD-formuläret avseende de förhållanden som rör anbudsgivaren. Om anbudsgivaren åberopar andra företags kapacitet enligt 92 § Lag om offent- lig upphandling och koncession (1397/2016) ska en särskild försäkran lämnas för vart och ett av de företag vars kapacitet åberopas.
Den vinnande anbudsgivaren ska innan upphandlingsavtalet undertecknas uppvisa straffregis- terutdrag för anbudsgivaren som visar att den ej ålagts samfundsbot samt straffregisterutdrag för medlem i anbudsgivarens förvaltnings-, lednings- eller tillsynsorgan eller en person som utö- var representations-, besluts- eller tillsynsmakt.
Straffregisterutdraget får inte vara äldre än tolv månader. Straffregisterutdraget behandlas kon- fidentiellt i enlighet med upphandlingslagen och förstörs eller returneras till den person som ut- draget gäller, när grunderna för uteslutning har utretts.
I och med att landskapet Åland är enspråkigt svenskt ska leverantören och leverantörens perso- nal utföra de tjänster som omfattas av denna anbudsbegäran på svenska. Intyg över kunskaper i svenska kan komma att krävas.
Anbudsgivaren ska utföra skjutsarna ca 251 dagar om året. Tjänsten utförs alla vardagar. Helg- dagar utförs inga skjutsar. Under semesterperioder kan antalet skjutsar komma att minska. I uppdraget ingår att assistera klienter i och ur bilen samt att bemöta klienter med kognitiv funkt- ionsnedsättning. Flera av klienterna har dessutom en fysisk funktionsnedsättning och olika hjälpmedel.
Inför uppstart av tjänsten bokas möte med representanter från KST för att gå igenom körsche- mat och de omständigheter som föreligger.
Anbudsgivaren ska vara tillgänglig för skjutsar på vardagar, i dagsläget mellan kl. 08.00-12.00 samt kl. 13.00-16.00. Under vissa tider behöver anbudsgivaren köra med två fordon samtidigt (i dagsläget mellan ca kl. 08.45-09.45 och 13.30-14.30). Sammanlagt behöver anbudsgivaren vara tillgänglig 9 timmar per dag.
Utgångspunkten är att körschemat ska utföras inom dessa tider, se bilaga 3 Körschema 15.11.2023. Det kan ske förändringar i körschemat och viss anpassning till rundorna kan behöva tas, exempelvis att tidsåtgången per runda kan variera.
6.4 Tillstånd för xxxxxx och chaufförer
Det är på anbudsgivarens ansvar att inneha tillstånd att utöva näring på Åland, om så krävs för uppdraget. Se 4 § landskapslag (ÅFS 1996:47) om rätt att utöva näring. Intyg över näringsrätt ska uppvisas på begäran.
Anbudsgivaren ska visa att den innehar ett trafiktillstånd för yrkesmässigtrafik i landskapet Åland, se 2 § landskapslagen (ÅFS 1976:33) om yrkesmässig trafik och landskapsförordningen (ÅFS 2000:6). Anbudsgivaren ska uppvisa intyg över trafiktillstånd senast vid avtalstecknande.
Chauffören/chaufförerna ska under hela avtalstiden inneha yrkestillstånd enligt 38 § kör- kortslag för Åland (ÅFS 2015:88). Intyg över trafiktillstånd ska uppvisas på begäran.
Alla fordon som används för uppdraget och med vilka skjutsarna bedrivs ska ha samma utrust- ningsgrad:
- Fordonen ska vara godkända för att transportera rullstolar och ska vara utrustade med lift för rullstol
- Fordonen ska ha godkända fastspänningsanordningar för rullstol
- Fordonen behöver kunna sänkas, eller finnas ett trappsteg vid på- och avstigning
- Klämskydd ska finnas i dörren
- Fordonen ska ha utrymme för minst 2 rullstolar och extra bagage (exempelvis hjälpme- del, syrgasvagn)
Anbudsgivaren ska vid avtalstecknande uppvisa registerutdrag för fordonet/fordonen.
6.6 Personal- och bemötandekrav
Anbudsgivaren handhar som arbetsgivare den personal som används för utförandet av skjut- sarna. Anbudsgivaren ska vid utförandet av skjutsarna följa tillämpliga arbetsrättsliga bestäm- melser.
Specialomsorgsklienter kan ha olika former av beteende- och kommunikationsbegränsningar. Varje chaufför måste kunna köra samtliga klienter. Anbudsgivaren och dess chaufförer ska sen- ast 3 månader efter uppdragets start genomgå en av KST anordnad kurs för bemötande. An- budsgivaren och dess chaufförer ska under uppdraget följa KST:s guide/policy för bemötande. Xxxxxx ordnas efter undertecknande av avtal, då också material för bemötande delges.
Uppdraget ska utföras enligt FN:s konvention om rättigheter för personer med funktionsned- sättning.
De som utför klienttransporter till och från lagstadgad daglig verksamhet enligt specialomsorgs- lagen förväntas respektera att klientens integritet är tryggad via tystnadsplikt. Leverantören och eventuella underleverantörer ska iaktta tystnadsplikt enligt underskriven blankett, se bilaga 4 Tystnadsplikt externa parter.
Blanketten ska senast vid avtalstecknande fyllas i av alla chaufförer som ska utföra uppdraget. Tillkommer nya personer under avtalstiden ska även dessa personer skriva under blanketten om tystnadsplikt.
6.8 Anbudsgivaren och eventuella underleverantörer
En leverantör har rätt att anlita underleverantörer för att fullgöra sina åtaganden. Användandet av underleverantör begränsar inte anbudsgivarens ansvar som huvudman för fullgörande av kontraktet.
Om leverantören anlitar underleverantör, ska anbudet innehålla uppgifter om respektive under- leverantörs firma, FO-/organisationsnummer samt vilken del av åtagandet som ska fullgöras av respektive underleverantör.