Malmö Nations stadgar REVIDERAT 2020-12-07
Malmö Nations stadgar REVIDERAT 2020-12-07
I Nationens ändamål
§ 1
Malmö Nation är en obunden sammanslutning av studenter, vid något av Öresundsuniversiteten (främst Lunds Universitet), härefter kallade ”Lärosätet”. Syftet med organisationen är att främja medlemmarnas studier och personliga utveckling, genom att erbjuda gemenskap, sociala aktiviteter och stipendier.
Malmö Nations Bostäder skall upprätthålla ändamålsenliga bostäder åt nationens medlemmar.
II Nationens medlemmar
§ 1
Malmö Nation utgöres av dess Inspektor, Proinspektorer, Quratel och hedersledamöter samt studerande vid Lärosätet, som för terminen är inskrivna i nationen.
III Nationens hedersledamöter
§ 1
Till hedersledamot kan nationen kalla den, som gjort sig förtjänt inom kultur och vetenskap, och/eller den som synnerligen främjat nationens intressen och till vilken nationen på detta sätt vill framföra sin uppskattning. Som hedersledamot blir man bjuden till Malmö Nations Vårbal, Siste Novemberlunch, Ålagillet, samt 1a Majlunch.
§ 2
Förslag om kallande av hedersledamot väckes av röstberättigad medlem genom skrivelse till nationskollegiet. Om nationskollegiet med två tredjedels majoritet tillstyrker förslaget skall detsamma föreläggas nästkommande nationsmöte för avgörande. För val av hedersledamot erfordras två tredjedels majoritet på nationsmötet. Uppnår förslaget inte erforderlig majoritet får ärendet ej omnämnas i protokoll.
IV Inskrivning i nationen
§ 1
Den som önskar inträda i nationen skall vid personligt besök hos Qurator eller dess ställföreträdare medföra antagningsbesked om antagning vid Lärosätet och därvid erlägga av nationsmötet beslutad och högskolestyrelsen godkänd inskrivnings- och nationsavgift.
§ 2
Berättigad att skriva in sig i Malmö Nation som ordinarie medlem är studenter vid Lärosätet som inte är ordinarie medlem av annan nation.
§ 3
Berättigad till att ansöka om inträde i Malmö Nation som stödmedlem är studenter vid Lärosätet som är ordinarie medlem av annan nation.
V Nationsmöte
§ 1
På nationsmöte, nationens högsta beslutande organ, må alla nationens angelägenheter upptagas till behandling.
§ 2
Rätt att deltaga i nationsmötets överläggningar och beslut tillkommer nationsmedlem, som för innevarande termin erlagt stadgad avgift. På terminens första ordinarie nationsmöte tillkommer denna rätt även den som föregående termin erlagt stadgad avgift.
§ 3
Ordinarie nationsmöte hålls sex gånger under kalenderår nämligen under tiden; 15-31 Januari, 15 april-15 maj, 1-29 september, 1-30 november. Val av Qurator och Proqurator Social väljs under perioden 26 oktober-8 november. Val av Proqurator Ekonomi, Notarie och Valberedningens ordförande väljs under perioden 1-14 april.
§ 4
Extra nationsmöte hålles, då Inspektor, Qurator eller nationskollegiet finner detta nödvändigt. Extra nationsmöte skall även hållas, då någon av nationens revisorer så önskar, eller då minst 15 röstberättigade nationsmedlemmar hos Qurator skriftligen begär nationsmöte för behandling av visst angivet ärende. Extra nationsmöte skall hållas inom 10 dagar från det att begäran därom kommit Qurator tillhanda. Under ferier får nationsmöte endast i trängande fall sammankallas.
§ 5
Nationens förtroendemän väljs på nationsmöte med enkel majoritet enligt kapitel VI, VII, VIII, IX och X. Till förtroendeman i ovan nämnda kapitel kan endast röstberättigade medlemmar väljas, med undantag av vad som stadgas i kapitel VII.
§ 6
Avgår förtroendeman innan mandattiden gått ut, företages snarast fyllnadsval för återstoden av den ordinarie mandattiden. Skulle förtroendeman under mandattiden utträda ur nationen upphör dennes mandat. Förtroendeman kan vid misskötsel avsättas från sin post genom beslut av Nationskollegiet. Avsättes förtroendeman upphör dennes mandat omedelbart. Xxxxxxxxx har möjlighet att om det är särskilt påkallat tillsätta förtroendeman enligt de riktlinjer som uppställts av kollegiet.
§ 7
Kallelse till nationsmöte utfärdas av Qurator senast tio dagar före sammanträdet genom anslag på nationens anslagstavlor och den elektroniska hemsidan. Föredragningslista och handlingar utfärdas 3 dagar före sammanträdet. Kallelse sker även genom annons eller notis i en i Malmö / Lund dagligen utkommande tidning.
§ 8
Motionsrätt till nationsmöte tillkommer varje röstberättigad nationsmedlem. Senast sex dagar före nationsmötet skall motion vara inlämnad. Innan motion behandlas av nationsmöte skall kollegiet yttra sig över densamma. I frågor som behandlas på nationsmöte och är av sådan karaktär att nationens medel kan tas i anspråk, får ordförande, och i dennes frånvaro ställföreträdare, bordlägga frågan för beslut vid nästkommande ordinarie nationsmöte.
§ 9
På nationsmötet kan endast sådant ärende avgöras, som är upptaget på föredragningslistan eller uppstått som följd av beslut som fattas på mötet. Ärende som sålunda behandlas utan att vara upptaget på föredragningslistan skall bordläggas, om yrkande därom biträdes av minst en tredjedel av de närvarande.
§ 10
Vid nationsmötet skall föras protokoll, som justeras i den ordning nationsmötet beslutar.
§ 11
Beslut fattas med öppen omröstning, Vid lika rösttal har ordföranden utslagsröst. Sluten omröstning skall företas så snart detta begärs eller vid val när fler än en ska väljas / föreslås. Vid sluten omröstning och vid lika röstetal, företas en röstomgång till, varefter lotten avgör. Vid val utser mötet rösträknare. Frånvarande medlem får ej utöva rösträtt.
VI Nationskollegium
§ 1
Nationskollegium består av Inspektor, Proinspektor, Qurator, Proqurator Ekonomi, Proqurator Social, Notarie, Husförman samt tio av nationsmötet valda nationskollegieledamöter. Fem nationskollegieledamöter väljs på ordinarie nationsmöte i april/maj för en tid av två terminer. Fem nationskollegieledamöter väljs på ordinarie nationsmöte i november för en tid av två terminer. Samtliga valda kollegieledamöter tillträder nästkommande termin. Uteblir nationskollegieledamot från två sammanträden under samma termin, utan att senast en dag före sammanträdet ha anmält förfall, upphör dennes mandat.
§ 2
Nationskollegiet tillkommer
♦ att besluta om vem som tecknar nationens firma,
♦ att besluta i nationens ekonomiska angelägenheter,
♦ att ha översyn över den fortlöpande verksamheten,
♦ att förbereda samtliga ärenden som skall förekomma på nationsmötet, dock inte andra personval än val av Inspektor, Proinspektor, Hedersledamot, samt nominering av valberedningens ledamöter och dess ordförande
♦ att utse en vice ordförande bland Nationskollegiets ledamöter, i samråd med Quratel med mandat på en termin.
♦ att utse nationens representanter i AFÖS
♦ att bereda och granska avstängningsärenden eller ärenden av liknande karaktär
♦ att vid behov inom sig utse en stadgekommitté som fortlöpande ser över nationens stadgar och instruktioner samt
♦ att även i övrigt handlägga de ärenden som anförtros nationskollegiet.
♦ att fastställa terminskalendariet
♦ att inför nationsval besluta om vilka förtroendeposter som ska lysas
§ 3
Ordförande i nationskollegiet är Inspektor. I dennes frånvaro leder i första hand Proinspektor, i andra hand Nationskollegiets vice ordförande, i tredje hand Qurator, i fjärde hand dennes ställföreträdare, nationskollegiets förhandlingar.
§ 4
Vid val av ledamöter och ordförarande i Malmö Nations valberedning inhämtar en av nationskollegiet utsatt undergrupp, valberedningens valberedning, förslag på kandidater från nationens medlemmar. Valberedningens valberedning kallar sedan samtliga korrekt förslagna kandidater till posterna till intervju. Efter att ha intervjuat kandidaterna nominerar valberedningens valberedning de personer som valberedningen valberedning finner lämpligast till posterna. Slutligt val till posterna sker på nationsmöte i enlighet med Kapitel X, § 3.
§ 5
Nationskollegiet äger om nationens verksamhet så kräver, för viss tid, dock högst ett år, tillsätta en kommitté bestående av en eller flera personer att ansvara för del av nationens verksamhet.
§ 6
Om Inspektor, Qurator eller tre av nationskollegiets medlemmar så önskar, skall ärende som behandlats av nationskollegiet hänskjutas till nationsmöte för avgörande. Beslut i ärendet får ej verkställas innan nationsmötet har delgivits information i ärendet.
§ 7
Nationskollegiet sammanträder, då Inspektor eller Qurator finner det nödvändigt, eller inom en vecka efter det att minst fem av nationskollegiets medlemmar hos Qurator, skriftligen och med angivande av det ärende som önskas behandlat, begär att nationskollegiet sammankallas.
§ 8
Nationskollegiet sammankallas av Qurator genom skriftlig kallelse. Föredragningslistan skall vara nationskollegiets ledamöter tillhanda senast tre arbetsdagar före sammanträdet. I brådskande fall må nationskollegiet sammankallas med kortare frist. Kallelse skall dock därvid vara ledamöterna tillhanda senast dagen före sammanträdet.
§ 9
På sammanträdet kan endast sådant ärende avgöras som finns upptaget på föredragningslistan eller som föranletts av beslut fattat på mötet, dock skall ärende i det senare fallet bordläggas till nästa sammanträde om detta begäres av minst en tredjedel av de närvarande.
§ 10
Nationskollegiet är beslutsförande om minst nio av dess medlemmar är närvarande. Om ordförande finner något ärende vara av synnerligen brådskande beskaffenhet må dock ärendet avgöras när fem av nationsmötet valda ledamöter är närvarande, alternativt per capsulam genom minst nio ledamöter.
§ 11
Nationskollegiets förhandlingar sker inför stängda dörrar, och nationskollegiet får sekretessbelägga handlingar av enskild och personlig natur.
§ 12
Nationskollegiet äger att för behandling av viss fråga adjungera sakkunnig person.
§ 13
Om jäv för ledamot avgör nationskollegiet.
§ 14
Beslut fattas med öppen omröstning varvid ordföranden har utslagsröst vid lika röstetal. Sluten omröstning skall företagas så snart detta begäres eller vid personval. Vid sluten omröstning avgör lotten vid lika röstetal. Frånvarande ledamot må ej utöva rösträtt.
§ 15
Vid nationskollegiets sammanträden skall föras beslutsprotokoll, som justeras i den ordning nationskollegiet bestämmer.
§ 16
Nationskollegiets föredragningslistor och protokoll skall finnas tillgängliga på expeditionen för Malmö Nations medlemmar.
§ 17
Nationskollegiets arbetsuppgifter framgår av Bilaga: Nationskollegiets befattningsbeskrivning.
VII Disciplin- & Attitydsnämnd
§ 1
Disciplin- och attitydsnämnden (D&A) är en undergrupp till Nationskollegiet som behandlar interna disciplinärenden rörande boende på Malmö Nation och Nationens verksamhet, eller del därav. D&A består av Qurator, Husförman, Inspektor, samt två av Nationskollegiet valda kollegieledamöter (varav en föreslås vara Nationskollegiets Vice-Ordförande). Xxxxxxx är ordförande och sammankallande till D&A.
§ 2
D&A ansvarar för att hantera ärenden där Malmö Nations medlemmar och boende inte har efterlevt de policydokument som finns för Malmö Nation. D&A ska även fungera som ett forum för de medlemmar som har blivit försatta eller känner någon som har blivit försatt i en obekväm situation i samband med boende på nationen eller i Nationens verksamhet.
§ 3
Ärenden som en medlem eller boende önskar att D&A ska ta upp anmäls till Qurator. Instruktioner för hur en anmälan upprättas finns på Malmö Nations hemsida.
De som kallas till D&A informeras om ärendets karaktär.
§ 4
Vid allvarlig överträdelse av Malmö Nations policys har D&A rätt att stänga av medlem eller vräka boende från nationen. Vinner ett avstängnings- eller vräkningsbeslut gehör gäller detta med omedelbar verkan enligt de premisser som D&A har bestämt. Vid samtliga disciplinärenden är det upp till D&A att bestämma påföljdens karaktär respektive längd. Vid lika antal röster i disciplinärenden har ordförande utslagsröst. Samtliga diskussioner som förs vid disciplinärenden är konfidentiella.
§ 5
Vid lagbrott kan Malmö Nation ta beslut om att polisanmäla händelsen.
§ 6
Infinner sig inte kallad medlem till D&A, har D&A rätt att bestämma påföljd i den kallades frånvaro.
§ 7
Det åligger Qurator, Inspektor eller Husförman att meddela avstängd medlem aktuell påföljd och tidslängd. Avstängd medlem äger därefter rätt att senast två veckor efter meddelat beslut inlämna yttrande till Qurator beträffande aktuellt beslut. Beslutet kommer att omprövas mot bakgrund av yttrandet.
VIII Styrelsen för Malmö Nations Bostäder
§ 1
Malmö Nations Bostäder skall förvaltas skilt från nationens övriga angelägenheter och på sätt som i detta kapitel stadgas.
§ 2
För förvaltningen av Malmö Nations Bostäder skall finnas en särskild styrelse i vilken nations Inspektor och Qurator är självskrivna ledamöter. På nationsmöte väljs en Kassör och sex ledamöter varav tre av dessa ledamöter skall vara nationsinskrivna studerande medlemmar i Malmö Nation. På nationsmöte väljs fyra suppleanter varav två av dessa suppleanter skall vara nationsinskrivna studerande medlemmar. Minst en ledamot eller suppleant skall vara bosatt på nationens bostadshus. Styrelsen utser inom sig ordförande och vice ordförande. Styrelsen har att utse Husförman för Malmö Nations Bostäder för tid som styrelsen finner lämplig. Husförman ingår i styrelsen och är styrelsens sekreterare. På nationsmöte väljs Kassör samt ledamöter och suppleanter på obestämd tid. Uteblir ledamot eller suppleant av styrelsen för Malmö Nations Bostäder från två sammanträden under samma termin utan att senast en dag före sammanträdet ha anmält förfall, upphör dennes mandat.
§ 3
Styrelsen åligger
♦ att förvalta Malmö Nations Bostäder, dess inventarier och övriga tillgångar.
♦ att under iakttagande av de normer som antagits av nationsmötet besluta om uthyrning av Malmö Nations Bostäders bostadsrum.
♦ att besluta om upptagande av lån för Malmö Nations Bostäders räkning, mot pantbrev i fastigheterna1, samt
1 Uttagande av pantbrev förutsätter Nationsmötets beslut, då Malmö Nation är lagfaren ägare till fastigheten.
♦ att även i övrigt på bästa sätt främja Malmö Nations Bostäders syfte och utveckling.
Styrelsen har att årligen före maj månads utgång avgiva berättelse över sin förvaltning av Malmö Nations Bostäder.
§ 4
Inom styrelsen skall finnas ett arbetsutskott bestående av Kassören och Husförmannen. Arbetsutskottet åligger
♦ att förbereda ärenden som skall behandlas av styrelsen
♦ att anställa för Malmö Nations Bostäders skötsel nödvändig personal och utfärda dem erforderliga instruktioner
♦ att föra Malmö Nations Bostäders räkenskaper
♦ att även i övrigt ombesörja Malmö Nations Bostäders löpande angelägenheter
§ 5
Malmö Nations Bostäder firma tecknas förutom av styrelsen av ordförande och kassör i förening. Kassören och husförmannen äger dock rätt att i fråga om den löpande förvaltningen teckna firman var för sig.
§ 6
Styrelsen sammanträder på kallelse av ordföranden, då han, kassören eller husförmannen anser detta nödvändigt. Styrelsen sammankallas genom skriftligt meddelande, som skall vara styrelsens ledamöter tillhanda senast åtta dagar före sammanträdet. För behandling av brådskande ärenden må dock styrelsen sammankallas så att kallelsen når ledamöterna senast tre dagar före sammanträdet.
§ 7
Styrelsen är beslutsförande då minst hälften av dess ledamöter är närvarande. Beslut fattas med öppen omröstning, varvid ordföranden har utslagsröst vid lika röstetal. Sluten omröstning skall företagas så snart detta begäres eller vid val så snart fler är föreslagna än som skall väljas. Vid sluten omröstning avgör lotten vid lika röstetal. Frånvarande ledamot må ej utöva rösträtt.
§ 8
Vid styrelsens sammanträden skall föras beslutsprotokoll, som justeras i den ordning styrelsen bestämmer.
§ 9
Malmö Nations Bostäders räkenskaper föres per kalenderår. Styrelsens förvaltning samt Malmö Nations Bostäders räkenskaper skall granskas av en revisor, vilken jämte en suppleant utses för en tid av ett år av nationsmötet. Styrelsens förvaltningsberättelse och Malmö Nations Bostäders räkenskaper med tillhörande handlingar skall årligen före april månads utgång överlämnas till revisorerna. Dessa har sedan att vid ordinarie nationsmöte i april/maj avge berättelse över revisionen. Nationsmötet beslutar om ansvarsfrihet.
IX Inspektor, Proinspektorer och Quratel
§ 1
Inspektor väljes bland de akademiska lärarna av nationsmötet.
§ 2
Inspektor skall ägna uppmärksamhet åt och stödja nationens verksamhet.
§ 3
Malmö Nation har rätt att tillsätta en till två Proinspektorer. Vid ett sådant behov handläggs ärendet av kollegiet enligt avsnitt VII, §2. Proinspektor skall biträda Xxxxxxxxx i dennes arbete samt vid förfall träda i dennes ställe.
§ 4
Quratelet består utav Qurator, Proqurator Ekonomi, Proqurator Social, Notarie samt Husförman. Husförman väljs av Malmö Nations Bostäder.
§ 5
Qurator väljes på ordinarie nationsmöte under perioden 26 oktober-8 november för kalenderår. Till Qurator får endast den väljas som studerat vid Lunds Universitet samt tillhört Malmö Nation i minst två terminer, den termin oräknad varunder denne tillträder sin befattning. Qurator skall vara minst 20 år samt lämplig enligt länsstyrelsens förordning om PBI (person med betydande inflytande i alkoholverksamhet).
§ 6
Nationens verksamhet och förvaltning leds av Qurator. Qurator tillträder 1:e januari. Det åligger Qurator att sammankalla nationen och nationskollegiet samt i Inspektors frånvaro leda sammanträden. Qurator skall företräda nationen gentemot studentkårer, Akademiska Föreningen, utomstående personer och myndigheter. För Qurators arbetsuppgifter skall finnas befattningsbeskrivning fastställd av nationskollegium.
§ 7
Proqurator Ekonomi väljes på ordinarie nationsmöte under perioden 1-14 april för tiden 1:e juli till 30 juni. Proqurator Ekonomi skall vara minst 20år samt lämplig enligt länsstyrelsens förordning om PBI (person med betydande inflytande i alkoholverksamhet). Proqurator Ekonomi skall biträda Xxxxxxx i dennes arbete samt vid förfall träda i dennes ställe. För Proqurator Ekonomis arbetsuppgifter skall finnas befattningsbeskrivning fastställd av nationskollegium. Till Proqurator Ekonomi får endast den väljas som studerat vid Lunds Universitet samt tillhört Malmö Nation i minst två terminer, den termin oräknad varunder denne tillträder sin befattning. Proqurator Ekonomi skall vara myndig.
§ 8
Proqurator Social väljes på ordinarie nationsmöte under perioden 26 oktober-8 november för kalenderår. Proqurator Social tillträder 1:e januari. Proqurator Social skall vara minst 20 år samt lämplig enligt länsstyrelsens förordning om PBI (person med betydande inflytande i alkoholverksamhet). Proqurator Social skall biträda Xxxxxxx i dennes arbete samt vid förfall träda i dennes ställe. För Proqurator-Socials arbetsuppgifter skall finnas befattningsbeskrivning fastställd av nationskollegium. Till Proqurator Social får endast den väljas som studerat vid Lunds Universitet samt tillhört Malmö Nation i minst två terminer, den termin oräknad varunder denne tillträder sin befattning. Proqurator Social skall vara myndig.
§ 9
Notarie väljes på ordinarie nationsmöte under perioden 1-14 april för tiden 1:e juli till 30 juni. Notarie för protokoll vid nationsmötets och nationskollegiets sammanträden. För Notariens arbetsuppgifter skall finnas befattningsbeskrivning fastställd av nationskollegium. Notarien skall biträda Xxxxxxx i dennes arbete samt vid förfall träda i dennes ställe. Till Notarie får endast den väljas som studerat vid Lunds Universitet samt tillhört Malmö Nation i minst två terminer, den termin oräknad varunder denne tillträder sin befattning.
Notarie skall vara myndig
§ 10
Föreligger skäl för uppsägning i enlighet med bestämmelserna i lag (1982:80) om anställningsskydd kan Nationskollegiet besluta om detta med två tredjedelars majoritet.
§ 11
Föreligger skäl för avskedande i enlighet med bestämmelserna i lag (1982:80) om anställningsskydd kan Nationskollegiet besluta om detta med två tredjedelars majoritet. Särskild hänsyn ska tas till åsidosättande av Malmö Nations stadgar eller om Quratelsmedlemmen i övrigt motverkat Malmö Nations övergripande syfte.
X Nationens övriga förtroendemän
För samtliga förtroendemän skall finnas en för dem fastställd reglemente. Nationsmötet fastställer reglementet. I reglementet skall en tydlig instruktion för rollen finnas samt en specifikation över antal funktionärer varje post här rätt till. Samtliga förtroendemän som väljs vid ordinarie val, väljes för de två
nästkommande terminerna, om inget annat angives. Samtliga förtroendemän ansvarar solidariskt för sin verksamhet och dess räkenskaper och redovisar densamma till Quratelet efter varje arrangemang. I god tid innan ordinarie nationsmöte och nationsval ska nationskollegiet på två på varandra följande kollegiemöte fastställa vilka förtroendemän som ska tillsättas till nästkommande termin.
§ 1 Brunch
Caféförmän väljes på ordinarie nationsmöte i april/maj och i november. Caféförmännen ansvarar för nationens caféverksamhet.
§ 2 Boulangeriet
Baketförman väljes på ordinarie nationsmöte i november. Baketförmannen ansvarar för nationens bröd.
§ 3 Casanovaförman
Casanovaförmän väljes på ordinarie nationsmöte i april/maj och november. Casanovaförmännen ansvarar för nationens nattklubbsverksamhet.
§ 4 Easy Levin
Easy Levinförmän väljes på ordinarie nationsmöte i april/maj och november. Easy Levinförmännen ansvarar för nationens pubverksamhet.
§ 5 Eventeriet
Eventeritjänstemän väljes på ordinarie nationsmöte i november. Eventeritjänstemän ansvarar för nationens externuthyrning.
§ 6 Fanbäreri
Fanbärare väljes på ordinarie nationsmöte i april/maj och i november. Fanbärare tillser på anmodan av Quratel eller kårmarskalk att nationen blir representerad med sin fana.
§ 7 Festmästeriet
Festmästare väljes på ordinarie nationsmöte i april/maj. Festmästarna handhar i samråd med Quratel och M&M Visboksinsjungningar, Ålafrunchen, Marskalksmiddagar, samt Valborgsyran.
§ 8 Fototjänsteman
Nationsfotograf väljes på ordinarie nationsmöte i november. Nationsfotografen ansvarar för att nationens arrangemang fotografiskt dokumenteras.
§ 9 Filmtjänsteman
Filmtjänstemän väljer på ordinarie nationsmöte i november. Filmtjänsteman ansvarar för att nationens arrangemang dokumenteras i rörlig bild.
§ 10 Grafik- och estetikutskottet
GE-förman väljes på ordinarie nationsmöte i november. GE-förmannen ansvarar för utformningen av nationens marknadsföring både i digital och pappersform.
§ 11 Gripenredaktörer
Gripenredaktörer väljes på ordinarie nationsmöte i april/maj och i november. Redaktörerna ansvarar solidariskt för produktion och distribution av nationens tidskrift.
§ 12 Gyllene Kalven
Xxxxxxx Xxxxxxxxxxxxx väljes på ordinarie nationsmöte i april/maj. Krögaren ansvarar för nationens gourmetrestaurang Xxxxxxx Xxxxxx.
§ 13 Heraldiker
Heraldiker väljes på ordinarie nationsmöte i november. Heraldiker ska verka för att sprida nationens historia och traditioner bland nationens medlemmar.
§ 14 Husmosteri
Husmor väljes på ordinarie nationsmöte i november. Xxxxxx ansvarar i samråd med Quratel och sexmästare för utspisning vid nationens fester och samkväm.
§ 15 Idrottsutskott
Idrottsförman väljes på ordinarie nationsmöte i april/maj. Idrottsförman handhar nationens idrottsverksamhet och ansvarar solidariskt för idrottsutskottets räkenskaper samt nationens idrottsmaterial.
§ 16 Hemsidatjänsteman
Hemsidatjänsteman väljes på ordinarie nationsmöte i april/maj. Hemsidatjänstemannen ansvarar för nationens hemsida.
§ 17 IT-tjänsteman
IT-tjänsteman väljes på ordinarie nationsmöte i april/maj. IT-tjänstemannen ansvarar för nationens hårdvara och internetuppkoppling.
§ 18 Ivans
Ivanskrögare väljes på ordinarie nationsmöte i april/maj och i november. Ivanskrögarna ansvarar för nationens verksamhet med middagsservering.
§ 19 Kapellmästare
Kapellmästare väljes på ordinarie nationsmöte i november. Kapellmästaren ansvarar för musik vid nationens teater- och revyverksamhet.
§ 20 Karnevalsgeneral
Nationens Karnevalsgeneralerna tillsätts av Quratelet höstterminen som föregår kommande karneval. Det åligger Quratelet att tillsammans med karnevalsgeneralerna utarbeta riktlinjer för nationens karnevalsbegivenheter.
§ 21 Körledare
Körledaren väljes på ordinarie nationsmöte i November. Körledaren ansvarar för nationens kör.
§ 22 Källaren
Källarenförman väljes på ordinarie nationsmöte i april/maj och i november. Källarförmännen ansvarar för nationens nattklubbsverksamhet.
§ 23 Lunch
Lunchförmän väljes på ordinarie nationsmöte i april/maj och november. Lunchförmännen ansvarar för nationens lunch.
§ 24 Studentrepresentanter i Malmö Nations Bostäder
Representanter i styrelsen för Malmö Nations Bostäder samt kassör i Malmö Nations Bostäder väljes i enlighet med kapitel VII. Revisorerna för Malmö Nations bostäder jämte suppleanter väljes i enlighet med kapitel VII.
§ 25 Malmö Nations representant i Akademiska Föreningens Överstyrelse (AFÖS) Malmö Nation representeras i AFÖS av tre ordinarie ledamöter, samt tre suppleanter. AFÖS representanterna utses av Kollegiet i enlighet med Kapitel VI, § 2.
§ 26 Studentrepresentanter för Malmö Nations Vänner
MNVförman väljes på ordinarie nationsmöte i april/maj. MNVförman ansvarar för kontakten med Malmö Nations Vänner samt underhåll och uppdatering av anmodningsregistret.
§ 27 Mangos
Mangoskrögare väljes på ordinarie nationsmöte i april/maj och i november. Mangoskrögarna ansvarar för nationens verksamhet med middagsservering.
§ 28 Nationsdiscjockey
Nationsdiscjockey väljes på ordinarie nationsmöte i april/maj. Nationsdiscjockeyn ansvarar för nationens skivor, skivinköp och ljudanläggningar samt att han/hon vid samtliga tillfällen det fordras ombesörjer att det finnes någon ansvarig för att musik spelas. Dessutom åligger det dem att kontinuerligt inventera nationens skivbestånd.
§ 29 Nationskollegieledamöter
Nationskollegieledamöter väljes i enlighet med kapitel VI.
§ 30 Natu
Nationsaftonsutskottsförmannen väljes på ordinarie nationsmöte i april/maj. Nationsaftonsutskottet leder och ansvarar för nationens kulturella verksamhet.
§ 31 Novischeriet
Novischförmännen väljes på ordinarie nationsmöte i april/maj och i november. Novischeriet ansvarar för och följer upp nationens kontakt med nya medlemmar.
§ 32 Pronotariat
Pronotarier väljes på ordinarie nationsmöte i april/maj och i november. Pronotarierna ska bistå Quratelet. Pronotarierna är även ansvariga för tjänstemanna- och funktionärsträffarna.
§ 33 Sexmästeri
Sexmästare väljes på ordinarie nationsmöte i november. Sexmästarna handhar i samråd med Quratel och husmor nationens fester och samkväm.
§ 34 Spex
Spexförmän väljes på ordinarie nationsmöte i november och april/maj. Spexförmännen ansvarar för nationens teater- och revyverksamhet.
§ 35 Sångförman
Sångförman väljes på ordinarie nationsmöte i april/maj. Sångförman ansvarar för sångverksamhet vid alla traditionella fester.
§ 36 Tandemgeneral
Nationens Tandemgeneraler tillsätts av Quratelet vårterminen de åren karnevalen ej sker. Det åligger Quratelet att tillsammans med tandemgeneralerna utarbeta riktlinjer för nationens tandembegivenheter.
§ 37 Trivseltjänsteman
Trivseltjänstemän väljes på ordinarie nationsmöte i april/maj. Trivseltjänstemän ansvarar för att bistå husförmannen i dennes löpande uppgifter.
§ 38 Valberedningen
Ledamöter i valberedningen väljes i enlighet med kapitel X.
§ 39 Upper East
Upper Eastförmän väljes på ordinarie nationsmöte i april/maj och i november. Upper Eastförmännen ansvarar för nationens kvällsverksamhet i Puben.
§ 40 Övermarskalk
Övermarskalker väljes på ordinarie nationsmöte i november. Övermarskalkerna ansvarar för den övergripande planeringen av Malmö nations Vårbal. Dessutom ansvarar de för genomförandet av balen i samarbete med sexmästarna.
XI Nationens valberedning
§ 1
Nationens valberedning skall förbereda val av nationens förtroendemän i enlighet med riktlinjer uppsatta av kollegiet. Valberedningens ordförande ska i samråd med Proqurator Social senast tre veckor innan
ordinarie nationsmöte tillsammans gå igenom vilka förtroendeposter som kollegiet rekommenderas att tillsätta till nästkommande termin. Dessa skall sedan fastställas av kollegiet.
§ 2
Valberedningen består utav ordföranden och fyra ledamöter. Ordföranden väljes på ordinarie nationsmöte under perioden 1-14 april. Två ledamöter väljes på ordinarie nationsmöte under perioden 15 april- 15 maj för en tid av två terminer. Två ledamöter väljes på ordinarie nationsmöte under perioden 1-30 november för en tid av två terminer. Samtliga valda valberedningsledamöter tillträder nästkommande termin. I samtliga fall förbereds valen av nationens kollegium som nominerar de aktuella kandidaterna.
§ 3
Valberedningen är beslutsför om minst tre ledamöter är närvarande vid sammanträdet. Omröstning verkställes öppet. Enkel majoritet är avgörande. Vid lika röstetal har valberedningens ordförande utslagsröst. Uteblir ledamot av Valberedningen från två sammanträden under samma termin, utan att senast en dag före sammanträdet ha anmält förfall, upphör dennes mandat.
§ 4
Valberedningen skall senast tre veckor före val infordra namnförslag från nationsmedlemmar till de poster där val äger rum. Valberedningens nominering samt namnförslag på Quratelsposter skall anslås på nationens anslagstavla senast fyra dagar före valdagen. För att bli valbar till Quratelspost, Nationskollegieledamot samt valberedningsledamot krävs att man varit på intervju hos valberedningen förutsatt att posten inte är vakantsatt, i vilka fall även icke-intervjuade personer kan ansöka till posten. Sedan valberedningens nominering offentliggjorts kan enskild nationsmedlem väcka förslag på annan kandidat vad beträffar valbara poster senast klockan 12.00 två dagar före valet.
§ 5
Det åligger valberedningen att förvissa sig om att endast den som uttryckligen förklarat sig villig att acceptera nominering föreslås till post.
§ 6
För valförrättande och valberedningens arbete skall finnas instruktion antagen av nationsmöte.
§ 7
Valberedningens överläggningar är konfidentiella.
§ 8
Sittande ledamot i valberedningen får inte väljas till quratel samma termin som denne sitter i valberedningen. Gäller även om valberedningsledamoten hoppar av valberedningen samma termin som denna söker quratelspost.
§ 9
Vid val av Quratelare ska Inspektor eller Proinspektor adjungeras med rösträtt till valberedningen. Kan inte Inspektor eller Proinspektor närvara är dock valberedningen fortfarande beslutsför att nominera kandidater till quratelsposterna.
§ 10
Valberedningens arbetssätt ska följa riktlinjerna i ”Bilaga: Valberedningen”. Om jäv för ledamot avgör valberedningen i enlighet med vad som faställs i ”Bilaga: Jävsdeklarationen”.
XII Nationens ekonomi
§ 1
Nationens medel utgöres av nationskassan och placeringar, vilka står under Qurators förvaltning, dess bostäder, för vilkas förvaltning särskilt stadgas. Qurator är ytterst ansvarig för nationens ekonomi och Proqurator Ekonomi handhar nationskassan och nationens fonder, vilkas räkenskaper denne förvaltar och nationens kollegium kontrollerar.
§ 2
Nationens räkenskaper föres på sex månader (1/7-31/12 samt 1/1-30/6) och följer Proqurator Ekonomis mandatperiod. Räkenskaperna ska vara avslutade och inlämnade till revisorerna för höstterminens räkenskaper senast den 15/3 och för vårterminens räkenskaper senast den 15/9. Eventuell sommarverksamhet tillhör pågående Proqurator Ekonomis räkenskapsår. Räkenskaperna ska innehålla balans- och resultaträkning, kontoutdrag för bankkonton per den sista dagen för räkenskapsåret, avstämmning av interimsfordringar och –skulder, resultat- och kassaflödesanalys samt verksamhets-, förfaltnings- och revisionsberättelse.
§ 3
Revisorerna skall varje termin förrätta granskning av Nationens räkenskaper och förvaltning samt att till Nationskollegiet avgiva berättelser för höstterminen senast den 1/4 och för vårterminen senast den 26/10. Nationskollegiet äga rätt utse en Nationscontroller i enlighet med Kapitel VI, § 2.
§ 4
Revisionsberättelse jämte de yttrande Nationskollegiet avgivet förelägges Nationen avseende höstterminens räkenskaper vid ordinarie Nationsmöte i april samt avseende vårterminens räkenskaper vid ordinarie Nationsmöte i oktober/november.
§ 5
Ordinarie Nationsmöte i april skall för höstterminens räkenskaper fastställa balans- och resultaträkning samt besluta om ansvarsfrihet för höstterminens Quratel samt nationskollegium. Ordinarie Nationsmöte i oktober/november skall för vårterminens räkenskaper fastställa balans- och resultaträkning samt besluta om ansvarsfrihet för vårterminens Quratel samt nationskollegium. Ansvarsfrihet för Quratelet och nationskollegiet beviljas vid godkänd balans- och resultaträkning samt av Quratorn inlämnad verksamhetsberättelse för respektive termin.
§ 6
Vid Nationskollegiet i januari skall fastställas inkomst- och utgiftsstat för vårterminens räkenskaper och vid Nationskollegiet i september skall fastställas inkomst- och utgiftsstat för höstterminens räkenskaper.
§ 7
Nationskollegiet skall av Proqurator Ekonomi fortlöpande informeras om nationens ekonomiska ställning. Nationskollegiet äger att med 2/3 majoritet revidera tidigare fastställd utgiftsstat.
§ 8
Nationskassans medel skall, med undantag för vad som skäligen bör hållas tillgängligt för omedelbara behov, innestå i bank. För medel som ej anses nödvändiga för nationens löpande utgifter äger Nationskollegiet besluta annan säker placering.
§ 9
Avgår räkenskapsförare under pågående räkenskapsår, skall dennes verksamhet revideras inom 30 dagar och revisionsberättelsen avgivas till nationskollegiets första sammanträde efter revisionens avslutande.
§ 10
Avgår Proqurator Ekonomi under pågående räkenskapsår, må vad som är stadgat i §10 bortses från förutsatt att Qurator ikläder sig Proqurator Ekonomis ansvar.
XIII Nationens lånekassa
§ 1
Malmö Nations lånekassa har till ändamål att åt nationens medlemmar utlämna lån på villkor som här nedan angives.
§ 2
Lånekassans allmänna ärenden behandlas av Quratelet.
§ 3
I nationen skall finnas en lånenämnd, som handlägger låneansökningar och beslutar i låneärenden. Nämnden består utav Quratelet. Den sammanträder på anmodan av Proqurator Ekonomi, eller vid förfall för denne, Qurator, och är beslutsförande då tre av dess medlemmar är ense om beslutet.
§ 4
Lånekassan förvaltas av Proqurator Ekonomi, som ensam äger rätt att bevilja låneansökningar. För Proqurator Ekonomis åligganden angående lånekassan skall finnas instruktion, fastställda av nationsmötet.
§ 5
Ansökan om lån göres hos Proqurator Ekonomi, som uppför ansökningar i den ordning de inkommer. Om särskilda omständigheter därtill föranleder, äger nämnden att besluta om avvikelser från denna ordning.
§ 6
Lånebeloppet och räntefoten bestäms av Quratelet.
§ 7
Lån må beviljas endast mot skriftlig skuldförbindelse, försedd med borgen av minst tre personer, av vilka två personer skall vara nationsmedlemmar och samtliga svenska medborgare. Medlem av nämnden må ej ingå borgen för lån ur nationens lånekassa. Gör medlem av nämnden ansökan om lån, må han icke deltaga i dess behandling.
§ 8
Vill nationsmedlem, vars ansökan om lån blivit av nämnden avslagen, besvära sig däröver, skall han göra detta skriftligen hos nationskollegiet inom tio dagar från den dag då nämndens beslut meddelats denne.
§ 9
Lånenämnden äger rätt att besluta om återbetalningstid för beviljat lån, dock högst sex månader. Lånenämnden må dock bevilja omsättning av lån om låntagaren erlägger upplupen ränta.
§ 10
Låntagare äger, då synnerliga skäl därtill föreligger hos nationskollegiet göra framställan om avskrivning av lån eller efterskänkande av ränta och lån. Efter lånenämndens hörande kan nationskollegium besluta om lånets avskrivning.
§ 11
Lånekassans räkenskaper föres per kalenderår. Om revision och beslut om ansvarsfrihet gäller kapitel XII.
XIII Nationens Reglemente
§ 1
Nationens reglemente är en fastställd dokumentation av förtroendemännens uppgifter. Denna kan förändras genom ett beslut av nationens kollegium. Reglementet skall innehålla en detaljerad förklaring av varje posts åtaganden samt uppgifter. Reglementet skall även innehålla information om antal funktionärer varje post har att tillgå.
XIV Ändring av nationens stadgar
§ 1
Förslag till ändring av nationens stadgar kan av nationsmedlem inlämnas skriftligen till Qurator och av denne framläggas å nästa ordinarie nationsmöte, som med enkel majoritet avgör om det skall antagas som vilande förslag. Förslag till ändring av nationens stadgar skall även godkännas av nationens kollegium. Om så sker skall det hållas tillgängligt intill nästkommande ordinarie nationsmöte, som med två tredjedels majoritet äger antaga förslaget. Vinner förslaget föreskriven majoritet, äger det omedelbart gällande kraft. I det fall förslaget avser bestämmelser om medlems inträde, utträde eller om avgifter äger detta gällande kraft sedan det blivit stadfäst av högskolestyrelsen.
Ett av Inspektor och Qurator signerat original av stadgarna ska förvaras på säkert ställe. Inspektor och Qurator skall ha varsitt signerat exemplar av stadgarna och dessa skall granskas och jämföras med det ovan nämnda originalet inför ordinarie nationsmöte i april/maj och november.
Bilaga: Befattningsbeskrivning
Nedan följer förslag till befattningsbeskrivning åt Qurator, Proqurator Ekonomi, Proqurator Social och Notarie. Arbetsuppgifterna kan alterneras inom quratelet och nedanstående får tolkas som en fingervisning om hur arbetet inom quratelet kan delas upp. I slutändan är dock respektive Quratelsmedlem ansvarig för att hans/hennes uppgifter blir utförda på ett korrekt sätt.
Quratelsämbetet
Som Quratelsmedlem i Malmö Nation ingår du i ledningsgruppen för organisationen och ansvarar för Nationens verksamhet. Ditt omdöme och dina ageranden på och utanför Nationen kommer direkt att reflektera tillbaka på dig och din prestation i ditt uppdrag. Som symbolperson och företrädare för Malmö Nation förväntas du ha en hög moralisk kompass, vara ansvarsfull och ha ett föredömligt beteende. Som Quratelsmedlem sätter du exemplet för hur medlemmar av nationen bör sköta sig. Ledarskap är en handling och inte en position.
Att vara Quratelsmedlem i Malmö Nation medför skyldigheter och ett ansvar gentemot organisationen och alla som berörs av den. Följande punkter ingår i samtliga Quratelsposters arbetsbeskrivning:
♦ Under öppen expeditionstid bör du i största möjliga mån närvara på expeditionen
♦ Du ska planera och budgetera nationens verksamhet samt större tillställningar i samråd med övriga inblandade
♦ Du ska planera nationens novischinskrivningsverksamhet i samråd med övriga inblandade
♦ Du ska delta i långsiktig planering och verka för att nationen utvecklas
♦ Du ska ansvara för att efterföljande Quratel sätts in i sitt arbete på det mest fördelaktiga sättet och se till att deras inledande verksamhet fungerar tillfredsställande innan din mandatperiod löpt ut och innan du fullständigt lämnar över verksamheten
♦ Du ska upprätta eller uppdatera ett testamente som din efterträdare kan ta del av innan han/hon tillträder
♦ Du förväntas närvara vid kollegiemöten som självskriven kollegieledamot
♦ Du bör i möjligaste mån medverka vid Nationens arrangemang och tillställningar
♦ Du bör i möjligaste mån representera nationen vid vännationers och vänföreningars arrangemang och tillställningar
♦ Du har ett ansvar för nationens jourtelefon
♦ Arbetstagaren får inte bedriva studier eller åta sig andra betungande uppdrag vid sidan av sitt uppdrag som Quratelsmedlem. I särskilda fall kan Nationskollegiet besluta om undantag från detta.
Qurator
♦ Ytterst ansvarig för nationens verksamhet och dess ekonomi
♦ Ansvarig för att leda Quratelet
♦ Nationens ansikte utåt
♦ Kontakt med myndigheter, näringsliv, Akademiska Föreningen och Studentkårerna, Malmö Kommun, grannar, vännationer, Kuratorskollegiet samt övriga externa intressenter.
♦ Ledamot i Akademiska Föreningen Överstyrelse, Malmö Nations Bostadsstyrelse, Kuratorskollegiet, Ekonomigruppen och Valberedningens Valberedning
♦ Jobba med företagskontakter som bidrar till att finansiera nationen samt bidrar till ett ökat mervärde för dess medlemmar
♦ Ansvara för dokumentation, arkivering och administrering av underlag och protokoll
♦ Förbereda och utlysa Kollegiemöten, Nationsmöten
♦ Sammankallande i Disciplin & Attitydsgruppen samt Stadgegruppen
♦ Ansvarig för kommunikation med och utskick till MNV
♦ Ansvarig för Pigges Premium
♦ Ansvarig för att lysa externa stipendier
♦ Hålla kontakt med nationens kapitalförvaltare
♦ Hålla kollegiet underrättat om Skånska nationernas gemensamma utskotts verksamhet samt närvara vid dess sammanträden
♦ Aktivt delta i Malmö nations bostäders arbetsutskott och att där företräda nationens intressen
♦ Delta i låne- och stipendienämndens arbete
♦ Hålla sig informerad om den aktuella ekonomiska ställningen
♦ I enlighet med stadgans föreskrifter leda nationsmötet då Inspektor ej kan närvara
♦ Verka för att nationstidningen utkommer minst två gånger per år
♦ Ansvarar för bordsplaceringen vid sexmästeriets tillställningar i samråd med sexmästarna
♦ Verka för att nationens traditioner bibehålls
♦ Har ett särskilt ansvar för att representera nationen vid vännationers och vänföreningars arrangemang
♦ Avge förvaltningsberättelse
♦ Skriva ut arbetsintyg åt tjänstemän och personal
♦ Har tolkningsföreträde av Nationens stadgar
Proqurator Ekonomi
♦ Ansvarig för att utföra Nationens löpande bokföring
♦ Ansvarig för att upprätta halvårsbokslut i samråd med Qurator
♦ Vid behov vara Qurators ställföreträdare
♦ Handha redovisningar från samtliga utskott, samt att utforma väl fungerande redovisningssystem för dessa
♦ Bistå med växelkassor till utskottens arrangemang
♦ Ordinarie ledamot i Akadamiska Föreningens Överstyrelse
♦ Presentera ekonomiska rapporter kontinuerligt vid samtliga kollegiemöten
♦ Ansvara för stipendiefonderna och svara för stipendienämndens arbete, samt i samråd med Qurator redogöra för nämndens arbete vi kollegiemöten
♦ Inkräva reseberättelser samt, vid flerterminsstipendier, kontrollera att kandidaterna uppfyller kraven för fortsatt stipendiering
♦ Sammankallande för Ekonomigruppen
♦ Ansvarig för Nationens Lånekassa
♦ Ansvarig för värdlöner och kontrakt
♦ Ansvarig för att upprätta terminsbudget
♦ Ansvarig för bokföring och bokslut för MNV
♦ Är kassör i MNV och förväntas närvara på MNV-styrelsemöten
♦ Ordinarie ledamot i Ekonomikollegiet
♦ Ansvarig för kassaapparater och kortmaskiner
♦ Ansvarig för inköp och hantering av medaljer samt profilprodukter
♦ Svara för löpande in- och utbetalningar
♦ Ansvarig för att hålla övriga Quratelet och kollegiet underrättat angående den ekonomiska situationen
♦ Hålla sig underrättad om verksamheten i Skånska nationernas gemensamma utskott och på Qurators anmodan närvara vid dessa möten
Proqurator Social
♦ Ansvara för att verksamheterna i pub och gillestuga fungerar tillfredsställande
♦ Samordna och sköta inköp av livsmedel, drycker, cigaretter, engångsmaterial, lösa inventarier och städmaterial till nationens verksamheter
♦ Ansvarig för att den interna kommunikationen mellan Quratel och utskott fungerar tillfredställande
♦ Ansvarig för att ljud- och ljussystem är fungerande och att underhåll utförs
♦ Ansvarig för att utveckla nationens utskott
♦ Ansvarig för planering av den interna verksamheten
♦ Samordnare för den löpande verksamheten
♦ Ansvarig för inventering inför och efter våra stora evenemang
♦ Ansvarig för uppföljning av städning i nationens verksamhetslokaler och de konsekvenser som uppstår om det blir misskött
♦ Ansvarig för renhållning av lokaler i anslutning till verksamhetslokalerna
♦ Ansvarig för restaurangrapporten
♦ Ansvarig för att personalliggaren tillhandahålls till tjänstemännen
♦ Sammankallande för verksamhetsgruppen
♦ Ledamot i Inköpskollegiet
♦ Ansvarig för avtal rörande verksamheten och serviceavtal
♦ Samordna och kontrollera sponsring i samråd med sponsorutskottet
♦ Ansvarig för arbetskläder
♦ Ansvarig för att förbandslådor och hygienartiklar finns att tillgå i nationens verksamhetskök
Notarie
♦ Ansvarig för nationens marknadsföring och planering av nationens kommunikation med dess intressenter
♦ Övergripande ansvar för medlemmarnas bemötande på expeditionen samt expeditionens dagliga verksamhet
♦ Ansvarig för att upprätta marknads- och kommunikationsplan inför varje termin
♦ Ansvarig för att upprätta marknads- och kommunikationsplaner inför större arrangemang
♦ Övergripande ansvar för att inskrivningen av nya medlemmar på nationen är väl fungerade.
♦ Ansvara för och uppdatera nationens register över tjänstemän, personal, MNV, hedersledamöter, anmodningsregister och övriga register
♦ Föra protokoll vid nationsmöten, tjänstemannamöten samt kollegiemöten och se till att dessa protokoll justeras och arkiveras
♦ Ansvarig för Hälsningsgillet
♦ Ansvarig för företagsrelationer i samband med inskrivningsperioden
♦ Ansvarig för Nationen och bostädernas marknadsstrategi
♦ Ansvarig för att anordna boende till gäster ifrån våra vännationer
♦ Ansvarig för att skicka veckobrev till nationens tjänstemän
♦ Ansvarig för bordsplaceringar vid festmästeriets tillställningar
♦ Ska vara Husförman behjälplig och ett bollplank till denne
♦ Övergripande ansvar för att informationsflödet på nationen utförs i enlighet med godkända styrdokument, att hemsidan hålls uppdaterad samt att det grafiska material som nationen producerar är av hög kvalitet.
♦ Ansvarig för renhållning av expeditionen och konferensrummet
♦ Ansvarar för novischeriet, foto-, DJ-, film- samt grafik- och estetikutskottet
♦ Ansvarig för bokning av sittningar och uthyrning av Puben & Gillestugan
♦ Ansvarar för att säkerställa att nationens hyresgäster är medlemmar i nationen
♦ Se till att information om nationens verksamhet kommer medlemmarna till känna
Husförman
♦ Ansvarig för uthyrning av nationens fastigheter
♦ Ansvarig för förvaltning och löpande underhåll av nationens fastigheter
♦ Ansvarig för kontakt med tekniska projektledare och entreprenader
♦ Ansvarig för systematiskt brandskyddsarbete samt kontakt med Räddningstjänsten
♦ Ansvarig för utbildning av brandrutiner
♦ Ansvarig för Trivsel- och miljöutskottet och egna kontroller
♦ Ansvarig för avtal som rör MNB
♦ Uppdragsgivare till vaktmästaren och ansvarig för kommunikation med och uppföljning av dennes arbete
♦ Sammankallande för MNB-styrelsemöten
♦ Ansvarig för Quratelsvandring
♦ Ansvarig för kommunikation med grannar angående frågor berörande nationens fastigheter och hyresgäster
♦ Svara för att nationens gemensamma lokaler är i gott skick, samt att underhåll av dessa utförs vid behov
♦ Ansvarig för Nationens fasta inventarier i de gemensamma lokalerna och att vid behov utföra service och reparation av dessa
♦ Sammankallande för Ombyggnadsgruppen
♦ Ordinarie medlem i Disciplin- och Attitydgruppen
Bilaga: Valberedningen
Malmö Nations Valberedning och dess förhållningssätt till jäv
Detta dokument, som utarbetats av Malmö Nations Stadgegrupp och beslutats av Seniorskollegiet på ordinarie möte 2015-03-24 hanterar jäv, intressekonflikter och bindningar när Valberedningen bereder val. Dokumentet skall dessutom anses förklara hur Malmö Nation ser på jäv och Valberedningens förhållningssätt till densamma. Dokumentet är främst avsett som information till de intressenter som är eller kan bli aktuella för förtroendeuppdrag, vilket i sin förlängning innebär samtliga av Malmö Nations medlemmar. Till informationen är vidare en särskild s.k. jävsdeklaration bifogad.
Denna jävsdeklaration finns även i elektronisk form på Malmö Nations webbplats. Informationen tar i första hand sikte på bindningar och intressekonflikter i förhållande till Jäv.
Valberedningen
Malmö Nations Valberedning är ett opartiskt och autonomt organ inom Malmö Nations organisation. Malmö Nation bereder val i enlighet med Nationens stadgar, och kallar samtliga godkända intervjupersoner på intervju. Valberedningen har möjlighet att ta rekommendationer och personliga brev i beaktning och det är upp till Valberedningen att förvalta dessa samt bedöma källor för dessa. Valberedningen skall finna möjlighet i att kunna nominera en person till en annan post än den som aktuell person initialt sökt.
Valberedningen har ett ansvar för att garantera att kravet på objektivitet, saklighet och opartiskhet uppfylls vid beredning av samtliga val.
Utomstående
Utomstående experter2 i en Valberedning omfattas formellt inte av Valberedningens jävsbestämmelser, men är bundna till sekretess i egenskap av deras karaktär som Kollegieledamot. Jävsbestämmelser för den utomstående experten regleras i ett för under tidsfristen och det aktuella uppdragets särskilda jävsdeklaration. Oavsett den anknytning en ledamot kan tänkas ha till aktuellt intervjuobjekt är det viktigt att experten inte har en bakgrund som i det aktuella ärendet eller uppdraget i sig skulle kunna påverka ledamotens möjligheter att agera sakligt och opartiskt vilket i sin tur skulle kunna påverka trovärdigheten på ett negativt sätt. Vid underskrift av jävsbestämmelsen anses den externa experten inte vara jäv såvida denne inte uppfyller något av det som i jävsdeklarationen uppfattas som jäv. Av alla externa experter som anförtros uppdrag kräves att deras opartiskhet inte ska kunna ifrågasättas. Det är en förutsättning för att Valberedningen ska kunna leva upp till de krav som riktas mot dem vilket regleras och säkerställs av bifogat kontrakt samt av den kontroll som sker från Nationens Seniorskollegium.
Undantag från dokumentet och kontrakt
Valberedningen skall kunna bortse från sin sekretess när det kommer till att i enstaka fall rådgöra med Quratel och Seniorskollegium vid frågor som anses vara av särskilt prekär art. Valberedningens ordförande och Valberedningens Valberednings ordförande skall bära möjligheten att öppet tala om nomineringar och kandidater där det kan uppstå en konflikt mellan organen.
2 Med experter avses personer med motsvarande bakgrund, t.ex. sakkunniga som av exempelvis empirisk erfarenhet anser kunna ge sakliga och betydande utlåtanden i ärendet. Denna expert tillsätts på uppdrag av Valberedningen och Seniorskollegiet. Vice ordförande i Seniorskollegiet skall anses som en utomstående expert, och är alltid adjungerad, utan rösträtt, vid val av Quratel och Seniorskollegiet. På samma sätt adjungeras Valberednings ordförande vid val av valberedningsledamöter.
Bilaga: Jävsdeklaration
Jävsdeklaration
Det finns flera jävsgrunder. De viktigaste som bör nämnas i detta sammanhang är intressejävet, som beskrivs som att utgången av uppdraget ”kan väntas medföra synnerlig nytta eller skada” för ledamoten samt det mer övergripande s.k. delikatessjävet som tar sikte på om det ”i övrigt finns någon särskild omständighet som är ägnad att rubba förtroendet” för ledamoten, därmed också för Valberedningen och sin direkta förlängning Malmö Nation.
Den form av jäv där ledamoten alltid skall anses jäv innefattar där denne finner sig i någon av följande situationer:
- Familj till part, i form av blodsband eller ingift sådan.
- Intim relation med part
- Markant beroendeförhållande till part
- Andra förhållanden som kan framkalla misstankar om partiskhet (särskild lojalitet eller antipati) gentemot part.
I de fall där enskild ledamot inte uppfyller någon av dessa skall Valberedning i sin helhet anses vara opartiska, objektiva och bedöma samtliga intervjuparter genom identiska värderingar. Som går att finna i dokumentet anses det inte jäv om ledamoten-intervjupart anses vänner. På grund av jävets stundtals till karaktären, subjektivitet skall ledamoten ha rätt vid extrema fall att själv anse sig jäv. Den som invändningen riktas mot kallas jävig. En jävig ledamot får inte delta i beslutet i fråga eller i förberedelserna för beslutet. Denna person har inte heller rösträtt vid behandling av person som ledamoten ansetts jävig mot.
Vid undertecknande av detta dokument förbinder jag mig till att inte ha uppfyllt någon av de statuerade formerna av jäv. Jag lovar härmed även att jag i form av ledamot för Malmö Nations Valberedning kommer bedöma samtliga intervjuparter identiskt och med en saklig, opartiskt och objektivt synsätt ge grund för mina beslut.
Underskrift Namnförtydligande
Ort och datum
BILAGA: NATIONSKOLLEGIETS BEFATTNINGSBESKRIVNING
Följande blir en ny bilaga till stadgarna och rör arbetssätt för nationskollegiet som helhet, den enskilde ledamoten och slutligen VO:
Kollegieämbetet
Som Kollegieledamot i Malmö Nation ingår du i styrelsen för organisationen. Detta innebär att Du som senior nationsmedlem är en förebild och ska vara ett stöd för tjänstemän och Quratel och vid behov vägleda dem i deras ämbeten. Ditt omdöme och dina ageranden på och utanför Nationen kommer direkt att reflektera tillbaka på dig och din prestation i ditt uppdrag. Som symbolperson och företrädare för Malmö Nation förväntas du ha en hög moralisk kompass, vara ansvarsfull och ha ett föredömligt beteende. Som Kollegieledamot sätter du exemplet för hur medlemmar av nationen bör sköta sig. Ledarskap är en handling och inte en position. Att vara Kollegieledamot i Malmö Nation medför skyldigheter och ett ansvar gentemot organisationen och alla som berörs av den.
Det åligger Nationskollegiet att
- I sina undergrupper bereda Kollegiets ärenden
- Varje termin besluta om undergruppernas sammansättning, mötesdatum och målsättningar
- Hålla ett förmöte senast fredagen innan Kollegiemöte
- I slutet av terminen hålla ett Strategi- & Visionsmöte
- Genomföra tillsyn på nationens alkoholrelaterade verksamheter
- Vara faddrar åt nationens tjänstemän
Det åligger Kollegieledamoten att
- Verka utifrån ett långsiktigt och strategiskt tankesätt
- På förfrågan av Quratelet alltid bidra med expertis och erfarenhet
- delta på samtliga kollegiemöten eller i god tid meddela frånvaro
- delta på samtliga förmöten innan kollegiemöte eller i fall av frånvaro bidra med skriftliga kommentarer på möteskallelsen innan förmötet
- ingå i minst en utav kollegiets ordinarie undergrupper
- i undergrupperna ledamoten ingår i delta på samtliga möten
- vid anmodan att göra så föra protokoll för undergruppsmöte och skicka den till undergruppen i fråga senast tre dagar efter mötesdatumet
- delta på samtliga av terminens tjänstemannamöten
- vara fadder för en grupp tjänstemän och kalla till regelbundna möten med dessa
- utföra tillsyn på nationens nattklubbar
Kollegiets Vice Ordförande
Kollegiets Vice Ordförande ska vara en ansvarstagande person med god samarbetsförmåga, gott omdöme samt god diplomatisk förmåga. Stor nationserfarenhet och insyn i dess verksamheter är nödvändigt. Vice Ordförande ska inneha god kunskap rörande kollegiets samt quratelets arbetsuppgifter. I sin roll är det viktigt att Vice Ordförande förstår vikten av att alltid föregå med gott exempel och vara en förebild för samtliga tjänstemän på nationen. Det åligger Kollegiets Vice Ordförande att
- Vara Ordförande på förmöten till Kollegiemöten
- I Inspectors och Proinspectors frånvaro vara Ordförande på Kollegie- och Nationsmöten
- Ta extra ansvar i att förena Quratelets och Kollegiets intressen och åsikter
- Se till att de ärenden Kollegiets ledamöter önskar behandla på Kollegiemöte kommer Qurator tillhanda i tid innan kallelsen ska skickas ut
- Att inför Kollegiemöten samla samtliga ledamöters åsikter och förmedla dessa till Quratelet
- Under Kollegiemöten föra Kollegiets talan i ärenden där konsensus på förhand uppnåtts
- I de fall Xxxxxxxxx inte kan mötas för att fatta beslut, genom andra kommunikationskanaler samla ledamöternas åsikter och framföra dessa till Quratelet
- På tjänstemannamöten presentera Xxxxxxxxxx arbete
- Schemalägga kollegietillsyn
- Delta i valberedningens intervjuer när Kollegieledamöter och Quratelare ska väljas
- Ingå i Disciplin- & Attitydgruppen