Instruktion för Etiknämnden

Instruktion för Etiknämnden

I enlighet med Master Relationship Agreement som Internrevisorernas förening (IIA Sweden) har ingått med The Institute of Internal Auditors och som trädde i kraft 2015-01- 01 förbinder sig Internrevisorernas förening att ha en process för att hantera specifika klagomål mot institutets och medlemmars etik. Inom Internrevisorernas förening är det Etiknämnden som ansvarar för denna process.

Uppgift

Internrevisorernas Etiknämnd har till uppgift att:

□ Bistå styrelsen och medlemmarna i Internrevisorernas förening/IIA Sweden med råd vid tolkning och tillämpning av den Yrkesetiska koden.

□ Handlägga begäran om prövning av om medlem i sin yrkesutövning handlat i enlighet med den Yrkesetiska koden.

□ Om prövningen visat att medlem i sin yrkesutövning har brustit i efterlevnad av den Yrkesetiska koden föreslå lämplig påföljd.

Ansvar och skyldigheter

Etiknämnden ansvarar för att:

□ Ge råd om tolkning av Yrkesetisk kod.

□ Avge yttrande om efterlevnad av Yrkesetisk kod.

Ordföranden i Etiknämnden ansvarar för att ta fram och besluta om en skriftlig intern arbetsordning för Etiknämndens arbete. Ordföranden ska se till att samtliga av Etiknämndens yttranden dokumenteras. Yttranden delges endast Etiknämndens ledamöter, Internrevisorernas styrelse samt den medlem som yttrandet avser.

Etiknämnden rapporterar årligen till Internrevisorernas årsmöte om arbetet med den rådgivning och prövning som har förekommit under året. Rapporteringen till årsmötet ska vara översiktlig och inte innehålla detaljer som kan härledas till ett specifikt ärende.

Ledamot i Etiknämnden ska iaktta konfidentialitet gällande Etiknämndens ärenden.

Ledamot i Etiknämnden bör vid inkommande frågor till Etiknämnden pröva eventuell jävssituation i samråd med övriga ledamöter. I de fall någon anses jävig bör de övriga ledamöterna samråda med styrelsens ordförande avseende det slutliga yttrandet.

Ledamot i Etiknämnden som fällts av The IIA Global för brist mot den Yrkesetiska koden ska omedelbart lämna Etiknämnden.

Begäran om råd

Medlem i föreningen samt föreningens styrelse kan begära råd av Etiknämnden för uttolkning av Yrkesetisk kod. Råd kan endast begäras skriftligt av medlem som ej får vara anonym. Begäran måste avse tolkning/tillämpning förknippad med sin egen verksamhet. Styrelsen kan dock begära råd för annans räkning.

Begäran om prövning

I fall där yrkeskårens eller enskild medlems etiska förtroende/rykte kan skadas eller på annat sätt ifrågasättas kan prövning göras av medlems uppförande. Begäran om prövning av medlems handlande i sin yrkesutövning utifrån Yrkesetisk kod ska begäras skriftligt.

Begäran om prövning får göras av medlem eller annan. Det medlemsförhållande som förelåg vid tidpunkten när begäran om prövning inkom till Etiknämnden är det som avgör om ärendet kan handläggas av Etiknämnden.

Begäran om prövning ska innehålla en beskrivning av medlemmens uppförande som ligger till grund för anmälan. Den dokumentation som den klagande vill åberopa till stöd för sitt yrkande ska bifogas begäran.

Internrevisorernas Etiknämnd har, i de fall där det föreligger risk för skada på yrkeskårens förtroende eller rykte, rätt men ingen skyldighet att på eget initiativ pröva medlems handlande. I detta fall ska Etiknämnden vara enig om att en prövning ska inledas. Skälen för att inleda prövningen ska dokumenteras.

Eventuell begäran om prövning som avser ledamot i Etiknämnden ska i sin helhet hanteras av styrelsen.

Kontaktvägar

Kontaktuppgifter till Etiknämndens ledamöter publiceras på Internrevisorernas förenings hemsida.

Brev till Etiknämnden adresseras: Internrevisorernas Etiknämnd, Xxxxxxxxxxxxxxxxx, Xxxxxxxxx 0, 000 00 Xxxxxxxxx, alternativt till den adress som Etiknämndens ordförande anger.

Brev till styrelsen adresseras: Internrevisorernas styrelse, Internrevisorerna, Xxxxxxxxx 0, 000 00 Xxxxxxxxx.

Yttrandeprocess och påföljd

Etiknämnden ska pröva samtliga inkomna ärenden och avlämna yttrande. Yttrandet ska innehålla:

□ Etiknämndens uttalande om efterlevnad av Yrkesetisk kod.

□ Förslag till eventuell påföljd.

Prövningen ska påbörjas utan onödigt dröjsmål, dock senast inom 30 dagar. Information i ärendet ska inhämtas i den omfattning som ärendets art och svårighetsgrad kräver.

Etiknämnden bör ge klaganden och medlemmen möjlighet att inför nämnden beskriva vad som har inträffat i ärendet.

Etiknämnden väljer själv mötesform (fysiskt möte, video- eller telefonmöte). Etiknämnden bör i all sin kommunikation beakta vikten av att personer utanför Etiknämnden inte får tillgång till information om vad som behandlas inom ramen för Etiknämndens uppdrag.

Etiknämndens yttrande ska vara enhälligt. Om ledamöterna inte kan enas ska ärendet överlämnas till The IIA Global för prövning. Beslut att begära prövning av The IIA Global ska motiveras i protokoll och delges styrelsen.

I de fall Etiknämnden har bedömt att en medlems handlande har utgjort bristande efterlevnad gentemot Yrkesetisk kod ska Etiknämnden föreslå påföljd. I första hand ska Etiknämnden se till att medlemmen får kunskap om och förståelse för innebörden av den Yrkesetiska koden så att efterlevnad av koden säkerställs. Om medlemmens handlande allvarligt skadat/riskerar att skada yrkeskårens anseende kan Etiknämnden till styrelsen föreslå varning eller uteslutning av medlem. Styrelsen fattar beslut om påföljd.

Etiknämndens utkast till yttrande ska så snart som möjligt delges den klandrade medlemmen för kommentarer och synpunkter. Därefter ska Etiknämnden färdigställa yttrandet och översända detta till styrelsen för beslut om påföljd. Styrelsen fattar beslut om påföljd vid nästkommande styrelsemöte och översänder beslutet till den klandrade medlemmen och Etiknämnden inom 14 dagar efter styrelsemötet.

Begäran om omprövning och överprövning

Den klandrade medlemmen har rätt att begära att:

□ Etiknämnden omprövar sitt uttalande om efterlevnad av Yrkesetisk kod och förslag till påföljd.

□ Styrelsen omprövar sitt beslut om påföljd.

Sådan begäran ska göras skriftligt till Etiknämnden respektive styrelsen inom 30 dagar från den dag då medlemmen fått kännedom om yttrande eller beslut. Den dokumentation som medlemmen vill åberopa till stöd för sitt yrkande ska bifogas begäran.

Etiknämnden/styrelsen ska handlägga omprövningen skyndsamt.

Berörd medlem kan, efter det att Etiknämnden eller styrelsen har omprövat ärendet begära överprövning av Etiknämndens yttrande eller styrelsens beslut till The IIA Global. Begäran om överprövning ska göras skriftligt till styrelsen i Internrevisorernas förening som tillser att ärendet översänds till The IIA Global. Begäran om överprövning ska ha inkommit 30 dagar från den dag då medlemmen fått kännedom om beslutet om omprövningen.

Etiknämnden har rätt att begära överprövning av sitt eget yttrande och styrelsens beslut om påföljd till The IIA Global. Sådan begäran ska delges styrelsen och översändas till the IIA Global inom 3 månader från det att yttrandet eller styrelsens beslut om påföljd har avgivits.

Certifierad icke-medlem

Certifierad icke-medlem kan utredas av Etiknämnden men prövning och ev omprövning / överprövning underställs IIA Global.

Val till Etiknämnden

Internrevisorernas förenings årsmöte utser ledamöter till Etiknämnden.

Etiknämndens ordförande ska utan onödigt dröjsmål begära att Internrevisorernas styrelse utser ersättare för den ledamot som under mandatperioden av något skäl lämnar nämnden. Vid frånfälle av ordförande i Etiknämnden ansvarar styrelsens ordförande att ersättaren tillsätts för den tid som återstår av mandatperioden.