NORRBOTTENS LÄNS LANDSTING Datum Diarienr 2014-05-23 572-14 Upphandling C. Mall för ramavtalAvtalsnr. XxxUpphandling 2014 Effektiv utskriftshantering NLL
NORRBOTTENS LÄNS LANDSTING | Datum | Diarienr |
2014-05-23 | 572-14 | |
Upphandling | ||
Avtalsnr. Xxx Upphandling 2014 Effektiv utskriftshantering NLL | ||
Innehållsförteckning
8 Provning och kompletteringsköp 5
15 Uppförandekod för leverantörer 7
19 Handlingars inbördes ordning 8
22 Befrielsegrunder (force majeure) 9
Upphandling 971 89 Luleå • Besöksadress: Xxxxxxxxxxxxxxxx 0
Telefon: 0000-00 00 00 • Telefax: 0000-00 00 00 • E-post: xxxxxxxxxxx.xxxx.xxxxxxxxx@xxx.xx • xxx.xxx.xx
1 Avtalsparter
Köparen/Beställaren | Leverantören |
Norrbottens läns landsting Upphandling 971 89 LULEÅ | |
Org nr: 232100-0230 | Org nr: |
Kontaktperson avtal: Upphandlare Xxxxxx Xxxxx | Kontaktpersonavtal: |
Telefon: 000-000 00 00 | Telefon: |
E-post: | E-post: |
Kontaktperson verksamheten: Xxxxxxxx Xxxxxx | Kontaktperson 2: |
Telefon: 0000-00 00 00, 000-000 00 00 | Telefon: |
E-post: | E-post: |
2 Avtalsform
Avtal sluts genom ett ramavtal, dvs. ett skriftligt avtal som undertecknas av bägge parter.
Detta ramavtal gäller under förutsättning att domstol inte innan avtalets tecknande i interimistiskt beslut förklarat att upphandlingen tills vidare inte får avslutas, eller att upphandlande enhet efter överprövning ålagts att vidta rättelse eller göra om upphandlingen.
3 Avtalsomfattning
Leverantören åtar sig att för Norrbottens läns landstings räkning leverera skrivare, därtill hörande programvara, förbrukningsmaterial, tillbehör, slitdelar
samt på platsenservice under garantitiden i enlighet med vad som framgår av krav- specifikationen samt i övrigt tillämpbara avsnitt i förfrågningsunderlaget samt till den omfattning och till de villkor, som anges i detta avtal.
Beställaren kommer att beställa efterfrågade produkter och tjänster via successiva avrop.
4 Avtalstid
2014-10-01 – 2016-09-30 med option för Beställaren om en förlängning på maxi- malt ett plus ett (1+1) år. Vid avtalsperiodens utgång upphör avtalet att gälla utan uppsägning.
Avisering om förlängning sker senast tre (3) månader före avtalsperiodens utgång.
Oaktat ovanstående avtalstid äger Beställaren rätt att förlänga avtalstiden i lämplig omfattning, dock högst sex månader i det fall en överprövning enligt Lag (1992:1528) om offentlig upphandling föranleder försening vid kommande upp- handling.
5 Komersiella villkor
5.1 Pris/Ersättning
För leveranser enligt detta avtal gäller de priser, som framgår av detta avtal och dess prisbilagor. Priserna är fasta tolv (12) månader.
Samtliga priser är angivna i svenska kronor (SEK) exkl. mervärdeskatt och inklu- derar eventuella kostnader för emballage, försäkring, tull och transport.
5.2 Prisjustering
Avtalspart får, vid ett tillfälle per år, begära prisjustering via mail till avtalets kon- taktperson.
Prisjusteringsöverenskommelsen skall upprättas skriftligt och träda i kraft tidigast en månad efter undertecknandet och gälla i minst 12 månader innan ny justering får ske.
5.3 Valutajustering
Efter det att fastprisperioden löpt ut äger parterna rätt att kompensera sig för valutaförändring överstigande fem (5) %.
Avisering skall ske senast en månad före ändringens ikraftträdande. Basvaluta: med Baskurs: = SEK (2014- - )
Vid valutajustering skall % av angivna priser i SEK under pkt 6. korrigeras med hela den aktuella förändringen.
Notera: Uppgifter från anbudsformuläret klipps in här
5.4 Fakturering & betalningsvillkor
Fakturering sker elektroniskt enligt anvisningar i bilaga ”Info elektronisk fakture- ring.pdf”
Faktura skickas först efter fullgjord leverans. Även eventuella påminnelser och krav skickas på samma sätt.
Fakturan märks med Landstingets kostnadsställe Kst 12128 och av landstinget an- givet beställningsnummer vid beställningstillfället.
Om anledning till anmärkning mot verkställd leverans inte föreligger, erläggs be- talning inom 30 dagar räknat från fakturans ankomstdag. Motsvarande bestämmel- ser skall gälla avtalad delleverans.
Beställaren betalar inte expeditions-, faktura- eller andra avgifter från leverantören. Dessa kostnader skall vara inräknade i priset och inte föranleda särskild debitering.
5.5 Dröjsmålsränta
Om landstinget inte betalar faktura i rätt tid, kan leverantören kräva dröjsmålsränta enligt räntelagens bestämmelser.
5.6 Underleverantörer/Underkonsulter
Leverantören ska i alla frågor vara Beställarens motpart.
Leverantören får inte utan Beställarens skriftliga godkännande ersätta tidigare god- känd underleverantör. Underlåter Leverantören att inhämta sådant godkännande kan Beställaren komma att häva avtalet. Beställaren har rätt att underkänna val av underleverantör.
Underleverantör utför arbeten på samma villkor som anges i enlighet med detta förfrågningsunderlag och under Leverantörens fulla ansvar.
5.7 Sekretess
Sekretesslagen reglerar frågor om sekretess och tystnadsplikt. För leverantören och dennes personal gäller samma sekretess som för hälso- och sjukvårdspersonal an- ställd av Beställaren.
Leverantören förbinder sig att inte röja eller utnyttja Beställarens uppgifter, vad det än må vara endera (person-, ekonomiska, kommersiella uppgifter etc.), som kan komma till leverantören tillkänna. Leverantören innefattar alla personer som leve- rantören på något sätt involverar för att fullgöra sina åtaganden mot Beställaren och andra personer som på något sätt kan komma i kontakt med uppgifterna.
6 Priser
6.1 Skrivare
Notera: Priser från tabell i anbudsformuläret klipps in här
6.2 Toner
Notera: Priser från tabell i anbudsformuläret klipps in här
6.3 Övrigt
Kostnaden för övriga tillbehör, förslitningsdetaljer, reservdelar etc. till offererade skrivare framgår av separat bilaga ”Prislista NLL ” till detta avtal.
7 Ändringar och tillägg
Beställaren är medveten om att berörda produkter vanligen har en tämligen kort produktcykel.
Ändringar och tillägg i gällande avtal kan endast göras genom en skriftlig handling undertecknad av behöriga företrädare för Beställaren och leverantören.
Leverantören förbinder sig att under hela avtalsperioden tillhandahålla utrustningar som till samma eller lägre priser, i motsvarande eller högre grad, uppfyller de spe- cifikationer som Leverantören lämnat vid anbudstillfället.
7.1 Ändring av sortiment
Produkter som eventuellt utgår ersätts med ny modell av samma fabrikat som har motsvarande eller bättre kvalité och funktion som avtalad produkt. Ersättningsarti- keln har ej högre pris än den artikel som är på avtal. Endast i de fall en ersättnings- artikel är avsevärt bättre än avtalad produkt kan överenskommelse om prisjustering ske.
Leverantören informerar om modellbyte i god tid innan bytet genomförs. Om inte överenskommelse kan träffas kommer prövning av avtalets giltighet att ske. Vid modellbyte ges Beställaren möjlighet att utan någon kostnad prova ny modell innan beslut fattas.
Utbytt produkt är därefter tillgänglig för Beställarens planerade avropsvolym under minst 12 månader.
Ovanstående skyldigheter gäller ej då förändring i Beställarens IT-miljö leder till justerade krav på produkten.
8 Provning och kompletteringsköp
Beställaren förbehåller sig rätten att vid sidan av avtalet under begränsad tid prova produkter med motsvarande funktion från annan leverantör.
Beställaren har ibland särskilda behov av annan utrustning eller särskilda tillbehör. För detta ändamål har Beställaren rätt att avropa produkter enligt till avtalet bifo- gad ”Prislista NLL….” avseende sitt totala sortiment inom upphandlat område.
Detta sortiment har sedan Beställaren möjlighet, men ej skyldighet, att avropa ifrån.
9 Avrop
Beställaren har rätt av avropa/beställa i enlighet med det som omfattas av detta av- tal och Leverantören tar emot beställningar fram till avtalsperiodens utgång, för leverans inom den angivna leveranstiden.
Leverantören tillhandahåller en väl fungerade lösning för e-handel med orderlägg- ning och orderhistorik där Beställarens anställda kan registrera sin beställning.
Väl fungerande webbshop definieras enligt nedanstående;
1. Webbshopen innehåller det upphandlade sortiment samt reservdelar enligt kundens önskemål.
2. Webbutiken innehåller produktbeskrivningar och bilder på utvalt sorti- ment.
3. Beställningsbekräftelsen inkluderar beräknad leveranstid och skickas till Beställaren via mail.
10 Leveransvillkor
Leverans sker enligt Incoterms 2010, DDP till angiven leveransadress. Detta inne- bär fritt levererat där också Leverantören svarar för frakt-, speditions-, försäkringar och eventuella tullavgifter.
Följesedel med beställarens ordernummer fästs väl synlig, utanpå transportför- packning.
Vid restnotering eller annan fördröjning meddelar Leverantören omedelbart och skriftligen Beställaren om beräknad leveranstid.
Vid leveranser på pall bör EUR-pall användas, stadig engångspall kan accepteras. Maximal pallhöjd 1,9 m. Maxvikt 600 kg. Enskild transportförpackning får ej över- stiga 20 kg. Pallarna är plastade med återvinningsbar plast. Överhäng får ej före- komma.
Om blandat gods förekommer på samma pall framgår detta tydligt av följesedel och märkning på pall.
10.1 Leveranstid
Avrop sker successivt under avtalsperioden alternativt enligt överenskomna leve- ransplaner.
Leverans, till av beställaren angiven adress, sker snarast, dock senast inom 10 ar- betsdagar efter avrop om ej annan leveranstid angivits vid avropet.
Leveranser sker under ordinarie arbetstid vardagar mellan kl. 07.30 - 16.00.
10.2 Leveransförsening och vite
Om leveransförsening inte kan undvikas meddelas omgående Beställaren vilken då bedömer om senareläggning av leveransen kan accepteras.
Vid försening från leverantörens sida i förhållande till överenskomna tidpunkter skall Beställaren vara berättigad att av leverantören erhålla vite, alternativt har le- verantören rätt att leverera av Beställaren godkänd likvärdig produkt utan merkost- nad för Beställaren.
Vite utgår för varje påbörjad sjudagarsperiod som förseningen varar med 1 % av värdet av den del av leveransen som till följd av förseningen inte kunnat tas i avsett bruk. Dock skall vitet i sin helhet inte överstiga 10 % av sagda värde.
Beställaren äger rätt att avräkna vite från erhållen faktura.
10.3 Leveransadress
Leverans av ingående produkter sker, om inget annat angivits vid avrop, till:
Norrbottens Läns Landsting Länsservice Xxxxxxxxxxxxxx 00
961 28 Boden
11 Utbildning
Utbildning/instruktion avseende levererade produkter erbjuds minst två (2) gånger per år och i övrigt i samband med modellbyten.
Utbildningen, vilken är kostnadsfri för Beställaren, omfattar genomgång av pro- dukter på teknisk nivå, handhavande och skötsel samt nyheter och förändringar från tidigare modeller.
Utbildningen genomförs, för Beställarens tekniska personal ca 10-15 personer, i landstingets lokaler. Beställarens tekniska personal får efter genomförd utbildning behörighet att utföra förebyggande och avhjälpande underhåll på levererad utrust- ning.
12 Dokumentation
I leveransen ingår nödvändig dokumentation på svenska, såsom:
• Handhavandeinstruktion
• Skötsel- och underhållsföreskrifter
• Installationsbeskrivning för SafeCom idividuellt anpassat för respektive Kat 2-6.
• Förslag till periodiskt underhåll
Beställaren har rätt att publicera intruktioner och manualer på eget intranät.
13 Garanti och returrätt
13.1 Garantiregler
För levererade produkter gäller en garanti om XX månader räknat från dagen för godkänd leverans och omfattar alla åtgärder och kostnader som erfordras för att avhjälpa fel och återställa utrustningen i fullt driftfärdigt skick.
Om serviceutbildning ej har genomförts inom garantitiden förlängs garantitiden till dess att utbildningen är genomförd.
Notera: Angiven garantitid från anbudsformuläret klipps in här
13.2 Reklamation – fel i vara
Om fel, kvalitetsavvikelser eller avvikelser från gällande miljökrav föreligger vid leveransgodkännande, reklamerar Beställaren omgående den aktuella leveransen. Beställaren äger rätt att häva köpet eller kräva fullgod ersättnings produkt. Om inte detta görs kan det också bli aktuellt med motsvarande avdrag på köpeskillingen samt krav på ersättning mot uppkommen skada. Betalning av faktura innebär inte att Beställaren avstått från rätten att påtala fel eller brister i leveransen.
Utbyte av felaktiga produkter eller avhjälpande underhåll äger rum inom 5 arbets- dagar efter reklamation eller vid tidpunkt som parterna kommer överens om. Even- tuella merkostnader i samband med retur eller ersättning bekostas av Leverantören.
14 Kvalitet och utförande
Ingående produkter och tjänster i gällande avtal är till utförande och kvalitet över- ensstämmande med de underlag som Beställaren fått i samband med att detta avtal slutits.
Förändringar i utförandet ska i förväg meddelas Beställaren och kan leda till för- nyad prövning av avtalets giltighet.
15 Uppförandekod för leverantörer
Sveriges regioner och landsting ansvarar för att alla invånare har tillgång till en god och väl fungerande hälso- och sjukvård, tandvård och kollektivtrafik. Det är viktigt för oss att bedriva vår verksamhet så att den främjar en hållbar utveckling. I enlig- het med det vill vi verka för att de varor och tjänster som köps in är producerade under hållbara och ansvarsfulla förhållanden.
Vi förväntar oss att leverantören respekterar uppförandekoden och att de gör sitt yttersta för att uppnå kraven inom den egna organisationen och i leverantörskedjan. Detta bör ske genom dialog, transparens och ett öppet samarbete mellan Sveriges regioner och landsting och leverantören, vilket gynnar båda parter.
Varor och tjänster som levereras till Sveriges regioner och landsting ska vara fram- ställda under förhållanden som är förenliga med:
• FN:s allmänna förklaring om de mänskliga rättigheterna (1948)
• ILO:s åtta kärnkonventioner nr 29, 87, 98, 100, 105, 111, 138 och 182
• FN:s barnkonvention, artikel 32
• Det arbetarskydd och den arbetsmiljölagstiftning som gäller i tillverknings- landet
• Den arbetsrätt, inklusive lagstiftning om minimilön, och det socialförsäk- ringsskydd som gäller i tillverkningslandet.
• Den miljöskyddslagstiftning som gäller i tillverkningslandet
• FN:s deklaration mot korruption
16 Avfall
Vid hantering av avfall följer leverantören landstingets riktlinjer/rutiner för avfalls- hantering. Avfallsförordningen (2011:927) följs vid hantering av farligt avfall, källsorterat avfall och osorterat avfall.
Leverantören har ett retursystem som innebär att uttjänt förbrukningsmaterial åter- tas för återanvändning eller destruktion.
17 Kundkontakt
Leverantören garanterar att all kontakt med Beställarens verksamheter sker genom av Beställaren utsedd kontaktperson.
Beställaren har, under förutsättning att anledningen skriftligen motiveras, rätt att kräva ubyte av Leverantörens ansvariga kontaktperson.
18 Upphandlingsvolym
Eventuellt angivna behov är uppskattade. Skulle Beställarens avrop enligt detta avtal under- resp överstiga beräknad kvantitet skall detta inte betraktas som avtals- brott från Beställarens sida utan leverantören är skyldig att leverera det verkliga behovet.
19 Handlingars inbördes ordning
Kontraktshandlingarna kompletterar varandra. Om kontraktshandlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder annat, sinsemellan i följande ordning:
1 Skriftliga ändringar och tillägg till avtal
2 Avtal inkl bilagor
3 Eventuellt kompletterande förfrågningsunderlag
4 Förfrågningsunderlag med bilagor
5 Anbud.
20 Överlåtelse av avtal
Detta avtal får inte överlåtas på annan fysisk eller juridisk person utan parternas skriftliga godkännande.
21 Hävning
Beställaren äger rätt att häva avtal om:
• Leverantören i väsentligt hänseende inte utför sina åligganden och rättelse inte sker utan dröjsmål efter skriftligt påpekande.
• Leverantören försätts i konkurs, inleder ackordsuppgörelse eller befinner sig på sådant obestånd att företaget inte kan förväntas fullgöra sina åtagande.
Leverantören äger rätt att häva avtalet om:
• Beställaren i väsentligt hänseende underlåter sina åligganden och rättelse inte sker utan dröjsmål efter skriftligt påpekande.
Uppsägningstiden ska vara 3 månader. Meddelande om upphävande av avtal ska vara skriftligt.
22 Befrielsegrunder (force majeure)
Om fullgörande av parts skyldigheter enligt detta avtal förhindras på grund av krig, naturkatastrof, strejk, lockout, blockad eller annan liknande omständighet över vil- ken part inte kunnat råda och skäligen inte kunnat förutse och vars följder part inte skäligen kunde ha undvikit eller övervunnit, ska den part som är förhindrad att upp- fylla sina skyldigheter vara befriad från dessa så länge hindret föreligger.
23 Samgående, uppköp m.m.
Om en ramavtalsleverantör blir uppköpt, går samman med annan leverantör, byter namn eller på annat sätt ändrar sin ursprungliga företagsbildning meddelas detta omgående och skriftligt till Beställarens kontaktperson. Beställaren beslutar i varje enskilt fall om befintligt ramavtal kan överföras till den nya företagsbildningen.
24 Tvist
Tvist angående tolkning eller tillämpning av ingångna överenskommelser avgörs av svensk allmän domstol med tillämpning av svensk rätt. Eventuella tvisteför- handlingar äger i första instans rum i Luleå.
25 Underskrifter
Detta avtal har upprättats i två exemplar varav parterna erhållit var sitt.
Anm: Anbudsgivare behöver inte underteckna och återsända denna mall tillsam- mans med anbudet.
För Beställaren | För leverantören | |
Ort och datum | Ort och datum | |
Namnteckning | Namnteckning | |
Namnförtydligande | Namnförtydligande |
26 Bilagor
1 Prislista NLL….
2
Notera: Eventuellt övriga bilagor anges här innan signering