DEFINITION

Försäkring och utställningsgaranti | 1

Försäkring och utställningsgaranti

DEFINITION

Att säkerställa att museets egna objekt, inlånade objekt och andra objekt som museets har ansvaret för, har tillräckligt försäkringsskydd vid skada eller förlust.

OMFATTNING

Att fastställa museets försäkringsbehov kan vara komplicerat och kan kräva specialistråd från värderare, säkerhetsrådgivare och konservator, men även från det egna försäkringsbolaget. De risker som museet bör försäkra sig mot och hur omfattande försäkringen ska vara beror på rela­ terade processer som Ekonomisk värdering och Katastrofplanering för sam- lingar. Objekt med lågt ekonomiskt värde men som har stor betydelse för museet kan behöva tillräcklig försäkring som täcker akuta insatser efter en katastrof, följt av flera års konserveringsarbete.

Museets försäkringsbolag kan kräva att värdefulla objekt, som konst­ verk eller antikviteter finns katalogiserade och fotograferade tillräckligt detaljerat för att de ska kunna identifieras om de blir stulna. The ObjectID standard används internationellt för detta ändamål.

Utställningsgaranti innebär den skadeersättning som finns enligt villkoren för statlig utställningsgaranti och som tillåter att museer ställer ut värdefulla inlånade objekt som de annars inte skulle ha råd med. I Sverige är det Riksantikvarieämbetet som handlägger ansökningar för den statliga utställningsgarantin.

STANDARDEN

Museet ska ha en policy för försäkring och utställningsgaranti för objekt som museet har ansvaret för. Policyn kan antingen vara ett fristående dokument eller utgöra en del av museets övergripande samlingsförvalt­ ningspolicy. Oavsett vilket behöver troligen följande frågor övervägas när policyn formuleras:

• Får museet försäkra sina samlingar? Många statliga museer får inte det.

• Vilka objekt måste försäkras och mot vilka risker?

• Vilka objekt borde försäkras enligt museets policy och mot vilka risker?

• Vilka omständigheter bör leda till en översyn av ett objekts försäkringsskydd?

• Hur ska inlånade objekt försäkras eller skyddas av utställningsgaranti?

• Hur ska försäkring eller utställningsgaranti säkerställas för objekt som lånas ut eller befinner sig på ett annat ställe?

• Vem är ansvarig för försäkringsskydd och förnyelse?

• Xxx säkerställs att försäkringsskyddet hålls uppdaterat?

Museet ska också ha en nedskriven process som beskriver de steg som ska följas vid hantering och dokumentation av försäkringar. Spectrums föreslagna arbetsrutin är en bra utgångspunkt. Oavsett hur museet väljer att göra, bör museets egen arbetsrutin för processen åtminstone uppnå följande miniminivå:

Miniminivå

Om det är möjligt är alla objekt som museet ansvarar för, oavsett om de finns i museets lokaler eller inte, försäkrade eller täckta av utställningsgaranti enligt museets fastställda policy.

Varför är detta viktigt?

Det går att återhämta sig från förlust av eller skada på museets egna objekt.

Långivare kan kompenseras för förlust av eller skada på inlånade objekt.

Museet har tillräcklig ekonomisk täckning för eventuell självrisk eller skadestånd om det skulle behövas.

Det finns tillräckliga ekonomiska resurser för att täcka detta om något inträffar.

Försäkringar och utställnings­ garanti förnyas regelbundet och uppdateras vid behov.

Ändring i den ekonomiska värde­ ringen återspeglas i försäkringen. Nya förvärv täcks av försäkringen.

Informationen i katalogposterna uppfyller de krav som ställs av för­ säkringsbolag för att stulna objekt ska kunna återfinnas.

Om det inte går att lämna ut bilder och tillräcklig information för att identifiera ett stulet objekt kan det eventuellt påverka möjligheten att få ut ersättning från försäkringen.

FÖRSLAG PÅ ARBETSRUTIN

Identifiera behov av försäkring och utställningsgaranti

Skapa en policy för försäkring och utställningsgaranti.

Med policy menas i detta steg museets beslut om vad som ska försäkras eller ingå i utställningsgarantin. Vanligtvis måste följande försäkras eller ingå i utställningsgarantin:

• Inlånade objekt, inklusive tiden under transport. För inlånade objekt gäller vanligtvis ingångna avtal där krav på försäkring eller utställningsgaranti ingår.

• Utlånade objekt, inklusive tiden under transport. Vanligtvis är det låntagaren som ansvarar för försäkring eller utställningsgaranti för objekt och museet bör få skriftliga bevis för att lämpligt

försäkringsskydd arrangerats. I vissa fall kan museet i förväg komma överens om att stå för försäkring av objekt som lånas ut och inkludera detta i avtalet med låntagaren.

Följande måste också vanligtvis försäkras:

• Utställning med fungerande teknik. Det kan finnas omständigheter som kräver speciellt försäkringsskydd för flygplan, bilar, båtar, lok, ångmaskiner, mekaniska utställningar och gruvutrustning.

Följande borde försäkras:

• Objekt som har ett högt och enkelt identifierbart marknadsvärde, till exempel konstverk, ädelmetaller, ädelstenar, mynt, ur, klockor och vissa kategorier av biologiskt material (som till exempel elfenben som dock saknar ett lagligt marknadsvärde, eftersom det är förbjudet att handla med. Försäkring kan endast sättas utifrån bevarandekostnad).

• Objekt som inte har ett högt marknadsvärde men som är värdefulla för museet. Detta kan inkludera objekt som är centrala i museets utställningar, är av lokal betydelse eller där en ersättning skulle innebära en hög kostnad som till exempel en kopia av en motor.

• Objekt som är under transport eller tillfälligt befinner sig hos en annan organisation, till exempel för att konserveras, där ansvaret för försäkring ibland kan överföras enligt överenskommelse med den andra parten.

Se Kommentar 1 för rådgivning kring objekt under transport.

Arkivera museets fastställda policy för försäkring och utställningsgaranti och registrera Placering av dokument så att museet och andra kan hitta den.

Försäkring och utställningsgaranti för objekt

Kontakta försäkringsbolag eller utfärdare av utställningsgaranti för att ordna försäkringsskydd.

Försäkrings­ eller utställningsskydd eller uppdatering av ett befintligt skydd kan aktualiseras som ett resultat av andra processer i Spectrum.

Förse försäkringsbolag eller utfärdare av utställningsgaranti med korrekt information.

Försäkringsbolaget eller utfärdare av utställningsgaranti kommer att behöva information om museet, dess säkerhetsarrangemang och katastrofplanering.

Förse försäkringsbolaget med aktuella ekonomiska värderingar för alla objekt som ska försäkras. Ekonomisk värdering av objekt som museet inte äger bör fastställas skriftligen från ägarna. Om museet inte redan har uppdaterade ekonomiska värderingar gå till Ekonomisk värdering.

Kom överens om försäkring eller utställningsgaranti och registrera information om detta.

Registrera följande information om försäkring och utställningsgaranti:

Information om identifiering av objekt

• Referensnummer för aktuella objekt – Objektnummer.

• Kort beskrivning för aktuella objekt. Eller

Information om inlån

• Referensnummer för aktuella objekt under den tid de är inlånade –

Inlån – referensnummer.

Registrera följande information för försäkringsskydd:

Information om försäkring

• Museets referensnummer för garantin – Försäkring – referensnummer.

• Namn och kontaktuppgifter till försäkringsbolag:

– Försäkringsgivare (använd standardformat för namn).

– Adress.

• Vem i organisationen som godkänt försäkringsskyddet – Försäkring godkänd av (använd standardformat för namn).

– Datum för godkännandet – Försäkring – datum för godkännande

(använd ett standardformat).

• Försäkring – kommentar (till exempel speciella villkor).

• Försäkringsperiod:

– Försäkring – startdatum (använd ett standardformat).

– Försäkring – slutdatum (använd ett standardformat).

• Datum när skyddet bör förnyas – Försäkring – förnyelsedatum

(använd ett standardformat).

• Försäkring – nummer.

• Belopp för skyddet – Försäkringsbelopp.

Registrera följande för utställningsgaranti:

Information om utställningsgaranti

• Museets referensnummer för garantin – Utställningsgaranti – referensnummer.

• Namn och kontaktuppgifter för utfärdare av utställningsgaranti:

– Utställningsgaranti – utfärdare (använd standardformat för namn).

– Adress.

• Vem i organisationen som godkänt skyddet – Utställningsgaranti godkänd av (använd standardformat för namn).

– Datum för godkännandet – Utställningsgaranti – datum för godkännande (använd ett standardformat).

• Datum när ansökan om utställningsgaranti gjordes – Utställningsgaranti – datum för ansökan (använd ett standard­ format).

• Period för utställningsgaranti:

– Utställningsgaranti – startdatum (använd ett standardformat).

– Utställningsgaranti – slutdatum (använd standardformat).

• Utställningsgaranti – kommentar (till exempel speciella villkor).

• Datum när utställningsgarantin bör förnyas – Utställningsgaranti – förnyelsedatum (använd standardformat).

• Summa museet måste betala vid ersättningsanspråk – Självrisk vid ersättningsanspråk.

• Datum när utställningsgarantin bekräftades – Utställningsgaranti – bekräftelsedatum (använd ett standardformat).

Behåll skriftliga bevis för försäkring och utställningsgaranti.

Behåll skriftliga bevis för försäkring och utställningsgaranti och kontroll­ era att alla uppgifter är korrekta.

Arkivera beviset och notera Placering av dokument under relevanta objektposter så att informationen går att hitta i framtiden.

Säkra och kontrollera tillgänglighet till information som rör försäkring och utställningsgaranti.

Begränsa åtkomst till och skydda dokumentation som rör försäkringar eftersom den kan innehålla sekretessbelagd information, till exempel ekonomiska värderingar och säkerhetsåtgärder.

Övervaka och uppdatera försäkringsskyddet vid behov.

Att fastställa försäkring för objekt i museets accederade samling sker troligen löpande, med en årlig förnyelse som behandlar ungefär sam­ ma risker. Skyddet kan behöva uppdateras vid förändringar av den ekonomiska värderingen eller vid förvärv av högt värderade objekt. Inlån och utlån från museet behöver också övervakas och försäkringsskyddet uppdateras i enlighet med detta.

Vid försäkring mot potentiella konserveringskostnader vid skada, följ utveckling av konserveringsmetoder och de kostnadsförändringar det kan medföra.

Begär ersättning från försäkring eller utställningsgaranti

Sammanställ information som underlag till anmälan.

Om museets behöver göra en anmälan om skada på eller förlust av försäkrade objekt eller objekt som skyddas av utställningsgaranti behövs information om objektet och händelsen. Gå till Skada och förlust.

Gäller det en stor grupp av objekt, se till att ta fram så mycket infor­ mation som möjligt på gruppnivå och för ett genomsnittligt eller typiskt objekt som ingår i gruppen.

Arkivera anmälan och notera Placering av dokument i relevanta objektposter så att informationen kan hittas i framtiden.

RÅDGIVNING

Kommentar 1: Objekt under transport

När transporten ordnas, avgör vilka objekt, om några, som ska täckas av försäkring under transporten, vem som ansvarar för skyddet och vilken nivå på försäkringsskydd som behövs. Det kan vara nödvändigt att kon­ sultera försäkringsgivare för att kunna godkänna transportsättet.

När inlämning av fynd­ och dokumentationsmaterial från arkeologiska projekt planeras, förväntas projektansvarig arkeolog ansvara för försäk­ ring av materialet under transport. Andra fall där transportförsäkring kan vara bra är vid hämtning eller lämning av inlösenärenden eller objekt som förvärvas från antikvitetshandlare och auktioner.

För utlånade objekt från museet bör låneavtalet innehålla villkor om att objektet ska försäkras till ett angivet värde för alla risker, inklusive transport från det att objektet lämnar museet till dess att det återlämnas.

Försäkring och utställningsgaranti

Identifiera behov av försäkring och utställningsgaranti

Behåll och arkivera

Policy för försäkring och utställningsgaranti

• Vilken typ av organisation museets är.

• Museets styrande organ.

• Museets budget.

Sammanställ museets policy för försäkring och utställningsgaranti, inklusive vilka objekt som museet måste försäkra och vilka som det vore bra om de försäkrades

Baserad på

Försäkra eller införskaffa utställningsgaranti för objekt

Från

[Länkad process]*

Diskutera med försäkringsbolag eller utfärdare av utställningsgaranti om lämpligt skydd

Policy för försäkring och utställningsgaranti

Baserad på

* Annan Spectrumprocess som initierade Försäkring och utställningsgaranti.

Ekonomisk värdering

Gå till och återvänd xxxx

Information som begärts, till exempel om museet, museets säkerhets­ arrangemang, objekten och deras ekonomiska värde

Förse försäkringsgivare eller utfärdare av utställningsgaranti med nödvändig information

Skicka

Bevis på försäkring eller utställningsgaranti

Information om identifiering av objekt eller

Information om inlån Information om försäkring

eller

Information om utställningsgaranti

Kom överens om försäkring eller utställningsgaranti och registrera informationen

Registrera

Erhåll skriftliga bevis på försäkring och utställningsgaranti

Behåll och arkivera

Säkra och kontrollera tillgänglighet till information om försäkring och utställningsgaranti

Övervaka och uppdatera skyddet vid behov

Begäran från försäkring eller utställningsgaranti

Gör en begäran, inklusive fullständig beskrivning av omständigheter och drabbade objekt. Referera till denna

Återvänd till

Skada och förlust

Begära ersättning från försäkring eller utställningsgaranti

Från

Skicka och arkivera