Ägarpolicy för kommunägda bolag i Malung-Sälens kommun

Ägarpolicy för kommunägda bolag i Malung-Sälens kommun

Fastställd av kommunfullmäktige i Malung-Sälens kommun den 25 mars 2013, § 14.

Tillämpning

Föreliggande ägarpolicy är direkt och fullt tillämplig på helägda kommunala bolag samt på delägda bolag där kommunen har ett bestämmande inflytande. Hög överensstämmelse med föreliggande poli- cy ska även vara gällande för bolag där kommunen är delägare tillsammans med annan eller andra offentliga parter.

För bolag där kommunen är delägare tillsammans med någon privat aktör ska kommunen sträva efter överensstämmelse med föreliggande policy utifrån kommunens ägarandel i bolaget, vilket ska stå i överensstämmelse med 3 Kap 18 § jmf 3 Kap 17 § Kommunallagen (1991:900). I delägarskap med privat eller privata aktörer ska kommunen verka för att bolaget drivs utifrån höga krav på insyn och öppenhet, liksom utifrån demokratiska principer och utifrån nytta för kommunkoncernen.

Utgångspunkt för bolag inom kommunkoncernen

Ett kommunalt bolag är en alternativ form att tillhandahålla de egna kommunmedlemmarna (eller kommunkoncernen) service och tjänster, varför samma principer som för all annan kommunal verk- samhet ska gälla, om inte annat beslutas eller följer av lagstiftning eller av bolagsordningen för re- spektive bolag.

Kommunala principer

För kommunala bolag gäller i tillämpliga delar självkostnadsprincipen, likställighetsprincipen och loka- liseringsprincipen.

Bolagsordningen för respektive bolag ska tydliggöra vilka kommunala principer som utgör ramen för bolagets verksamhet. Undantag från de kommunala principerna ska anges.

Bolagsordningen för respektive bolag ska tydliggöra med vilka geografiska avgränsningar som bola- get, på eget initiativ och genom egna beslut, får driva verksamhet. Förutsättningar för undantag avse- ende det geografiska området ska i förekommande fall framgå.

Kommunalt ändamål

I helägda kommunala bolag (eller delägda i samverkan med andra offentliga aktörer) ska fullmäktige fastställa det kommunala ändamålet med verksamheten.

Bolagsordningen för respektive helägt bolag ska tydliggöra det kommunala ändamålet med bolaget.

Ändamålet ska klargöra syftet med bolagets verksamhet och det ska vara tydligt preciserat. Om bola- gets syfte är annat än att bereda vinst så ska bolagsordningen innehålla en bestämmelse om an- vändning av vinst och om behållna tillgångar vid eventuell likvidation.

I delägda bolag, tillsammans med privaträttsliga intressenter, är det den kommunala ägarandelen som avgör vilket inflytande kommunfullmäktige ska ha vad gäller ändamålet med verksamheten samt vid utformande av bolagsordning och principiella direktiv. Ju större det offentliga ägandet är, ju större krav ställs på kommunfullmäktiges inflytande och insyn.

1 PRINCIPER FÖR STYRNING

Styrningen av kommunens bolag ska följa av vad Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) har givit till uttryck enligt ”Principer för styrning av kommun- och landstingsägda bolag”, med de tillägg och för- ändringar som följer av föreliggande ägarpolicy liksom av ägardirektiven för respektive bolag som

krävs för anpassning till förhållandena i Malung-Sälens kommun. 1

Svensk kod för bolagsstyrning ska inte tillämpas i kommunens helägda bolag. Förhållandena för del- ägda kommunala bolag avgörs utifrån ägarandel, partssamverkan och utifrån verksamhetens ända- mål och syfte.

Huvudregeln ska vara att bolagen ska bedriva verksamhet enligt affärsmässiga principer. Affärsmäs- sigheten får inte drivas på sådant vis att den snedvrider konkurrensen inom bolagets affärsområde el- ler affärsområden. Även relationen mellan bolaget och kommunen ska vara affärsmässig, med beak- tande av koncernnytta och koncernintressen.

Affärsmässigheten ska främja koncernnyttan och prioritera långsiktig måluppfyllelse och långsiktiga resultat framför kortsiktiga vinstintressen. Affärsmässigheten ska bidra till samhällsnytta och koncern- nytta i ett brett perspektiv, liksom till största möjliga kundnytta, utifrån ändamålet och syftet med bola- get.

Kommunens bolag och dess styrelser ska agera utifrån högt ställda krav på etik och moral, som till karaktär och innehåll uttrycker värden som är förenliga med demokratiska principer, principer om människors lika värde och principer om det allmännas bästa.

I relation till ägarandelen i respektive bolag kan kommunfullmäktige ställa krav på respektive bolag att bedriva sin verksamhet även utifrån sociala utgångspunkter, ekologiska utgångspunkter och utifrån principen om god ekonomisk hushållning över tid.

För helägda kommunala bolag ska kommunfullmäktige fastställa ägardirektiv för respektive bolag. För delägda bolag ska kommunfullmäktige, utifrån sin ägarandel, sträva efter ägardirektiv i överensstäm- melse med ägardirektiven för de helägda kommunala bolagen.

2 ALLMÄNT

Alla bolag står i sin verksamhet under kommunstyrelsens uppsikt, utifrån ägarandel, och har att följa de av kommunfullmäktige eller de av kommunstyrelsen utfärdade direktiven för verksamheten.

Bolagens verksamhet liksom bolagens förhållande till kommunen regleras, förutom i lag och författ- ning, av respektive bolagsordning samt av ägardirektiv – med tillämpning utifrån ägarandel i respekti- ve bolag. I förekommande fall regleras förhållandet även genom avtal mellan kommunen och respek- tive bolag.

Styrelsen för respektive bolag ska anmäla uppkommen intressekonflikt mellan tvingade bestämmel- ser, enligt lag eller författning och direktiv, till kommunstyrelsen.

2.1 Arbetsordning för styrelsen

Styrelsen för respektive bolag ska utarbeta och anta en arbetsordning för sitt eget arbete.

2.2. Ersättares inträde

Kommunfullmäktige bestämmer i vilken ordning ersättare i styrelsen för helägda kommunala bolag ska inträda vid förfall för ordinarie ledamot.

Respektive bolags styrelse bestämmer om ersättare i styrelsen ska ha närvarorätt vid möte med bo- lagets styrelse, även när ersättaren inte har kallats att tjänstgöra vid respektive möte.

Respektive bolags styrelse beslutar i vilken utsträckning som ersättare i styrelsen ska få yttra sig vid sammanträde med styrelsen till vilken ersättaren inte har kallats att tjänstgöra, om ersättare som inte har kallats att tjänstgöra har givits rätt att närvara vid möte.

Närvarande ersättare har att iaktta motsvarande tystnadsplikt och sekretess som gäller för ledamot. Ersättare och kommunstyrelsens ordförande ska för kännedom erhålla kallelse med tillhörande hand-

lingar avseende styrelsesammanträde. 2

2.3 Personalrepresentation

Lagen (1987:1245) om styrelserepresentation ska inte tillämpas i helägda kommunala bolag.

I helägt bolag, med minst 25 anställda, ska respektive bolags styrelse göra en överenskommelse med de fackliga organisationerna innebärande att personalrepresentanter ges möjlighet att närvara med yttranderätt och förslagsrätt vid sammanträden med styrelsen. Sådana personalrepresentanter ingår inte i bolagets styrelse.

I delägda kommunala bolag beslutar respektive bolags styrelse vilken personalrepresentation som ska gälla i styrelsen.

Respektive bolags styrelse ska anmäla till kommunstyrelsen vilken överenskommelse gällande per- sonalrepresentation som bolaget ingått med de fackliga organisationerna.

2.4 Instruktion för verkställande direktören

Styrelsen ska fastställa en skriftlig instruktion för verkställande direktören (VD).

Styrelsen ska tillse att instruktionen för VD omprövas mot bakgrund av ändrade förhållanden och ut- ifrån vunna erfarenheter över tid.

2.5 Arvode

Kommunfullmäktige fastställer grunder för arvode och andra ersättningar som ska utgå till styrelsele- damöter och ersättare samt till de lekmannarevisorer som utses av kommunfullmäktige.

I delägt bolag fastställer bolagsstämman arvoden och andra ersättningar som ska utgå till styrelsele- damöter och ersättare, med beaktande av vad kommunfullmäktige beslutat.

3 ANSTÄLLNINGSVILLKOR FÖR LEDNING I KOMMUNÄGDA BOLAG

För VD ska de villkor som gäller vid eventuell uppsägning från arbetsgivarens sida regleras i anställ- ningsavtalet. Eventuell avgångsersättning ska framgå av avtalet.

Bonuslönesystem eller liknande lönetillägg ska inte tillämpas för VD och vice VD eller motsvarande.

VD i kommunägt bolag ska inte tillåtas bisyssla som menligt begränsar den tid som VD kan lägga på att leda det kommunägda bolaget, inte heller sådan bisyssla som kan uppfattas vara förtroende- rubbande för kommunen, för kommunkoncernen eller för det kommunägda bolag den är satt att leda.

Bisyssla ska anmälas till styrelsen för bolaget och godkännas. Notering om godkänd syssla ska biläg- gas anställningsavtalet.

4 BOLAGENS VERKSAMHET

Bolagen ska, var för sig och gemensamt samt utifrån kommunens ägarandel, verka för att fullfölja kommunfullmäktiges fastställda verksamhetsplan avseende inriktningsmål och prioriterade åtgärder.

Bolag, där kommunen har ett beslutande inflytande, ska utforma sin verksamhet och sin strategiska utveckling utifrån kommunfullmäktiges uttryckta vision för Malung-Sälens kommun.

5 POLICYER, PLANER, PROGRAM, DIREKTIV OCH ANVISNINGAR

Samtliga bolag med upplåning ska fastställa en egen finanspolicy i överensstämmelse med de regler och principer som kommunfullmäktige har lagt fast.

På motsvarande vis ska respektive bolag förhålla sig till övriga policyer, planer och program som blivit fastställda av kommunfullmäktige. Likaså vad gäller direktiv och anvisningar, som blivit gällande enligt fastställd behörighetsordning. Respektive bolag ska utifrån dessa dokument, i tillämplig omfattning och tillämpliga delar, anta egna dokument i överensstämmelse med det fastställda innehållet.

3

Vid utarbetande av företagsspecifika planer och program ska vikt läggas vid överensstämmelse med kommunens övergripande styrprinciper samt vid kommunens övergripande inriktnings- och resultat- mål. Vikt ska även fästas vid klimat- och miljöhänsyn, energieffektivisering, folkhälsa samt vid tillgäng- lighet, säkerhet och trygghet för medborgarna/kunderna.

6 REPRESENTATION m.m.

Regler för representation och interna evenemang ska uttrycka måttfullhet och ska vara väl motiverade utifrån klargjort syfte och ändamål. Intern representation ska vara synnerligen väl motiverad.

Regler för deltagande vid kurser, konferenser och seminarier samt deltagande vid externa evene- mang och vid företagande av utlandsresor, ska vara tydliggjorda. Utlandsresa och syftet med denna bör bekantgöras för kommunstyrelsens ordförande. Program för resan bör tillställas kommunstyrel- sens ordförande.

Respektive bolagsstyrelse fastställer bolagets regler för intern- och extern representation, för delta- gande vid kurser, konferenser, seminarier och övriga externa evenemang samt regler för utlandsresa.

7 UPPHANDLING

Helägda kommunala bolag, eller bolag där kommunen har ett bestämmande inflytande, omfattas av Lag om offentlig upphandling (2007:1091).

Respektive bolag ska sträva efter att nå upphandlingsfördelar inom kommunkoncernen.

Respektive bolag ska, om kommunstyrelsen så beslutar, medverka i samordning av kommunens upphandling.

I övrigt äger upphandlingspolicyn för Malung-Sälens kommun giltighet i tillämpliga delar.

8 SAMVERKAN MELLAN BOLAG OCH KOMMUNENS VERKSAMHETER

Den kommunala verksamheten, så väl i förvaltningsform som i bolagsform, ska präglas av samma helhetssyn och princip avseende koncernnytta. Kommunen och bolagen, var för sig och inom koncer- nen, ska i samråd söka lösningar som tillgodoser kommunens samlade intressen. Forum för utveck- lande av samverkan och samarbete är koncernberedningen under kommunstyrelsen.

Respektive bolag ska på begäran tillhandahålla kommunen uppgifter inom respektive bolags verk- samhets- och kompetensområden.

Respektive bolag ska efter överenskommelse ingå i kommittéer, arbetsgrupper och/eller utredningar som tillsätts av kommunfullmäktige eller av kommunstyrelsen, i ärende som rör respektive bolags verksamhet.

Respektive bolag ska svara på remisser från kommunen.

9 KOMMUNENS INSYN I BOLAGENS VERKSAMHET

Bolagen står under uppsikt av kommunstyrelsen.

Kommunstyrelsen har rätt att själv eller genom därtill utsedda personer, när som helst, ta del av bola- gets räkenskaper och övriga handlingar och att även i övrigt inspektera bolagets och dess verksam- het.

På begäran ska kommunstyrelsen informeras om och tillställas handlingar rörande respektive bolags verksamhet, om handlingarna inte är av sådan beskaffenhet att bolagen på grund av reglerna om sekretess, enligt Offentlighets- och sekretesslag (2009:400), inte kan lämna ut dem.

4

9.1 Informationsskyldighet för bolaget

Bolagen ska hålla kommunstyrelsen väl informerad om dess verksamheter och affärsmässighet.

Efter kallelse av kommunfullmäktige eller kommunstyrelsen ska respektive bolag lämna information och rapporter om händelser och planer i dess verksamhet.

Protokoll från bolagsstämmor och revisionsberättelser ska överlämnas till kommunstyrelsen. Innehål- ler protokoll, som ska överlämnas till kommunstyrelsen, sådana uppgifter som bolaget på grund av regler om offentlighet och sekretess, enligt Offentlighets- och sekretesslag (2009:400), inte kan lämna ut, ska uppgifterna uteslutas genom maskning på sådant vis att det framgår att uppgift har uteläm- nats.

9.2. Ärendehantering

Bolagen ska, i tillämpliga delar, följa den av kommunstyrelsen antagna Ärendehandbok, med anvis- ningar om hur handläggning och dokumentation av ärenden ska göras inom Malung-Sälens kommun.

9.3 Arkivering

Bolagen omfattas, i tillämpliga delar, av det arkivreglemente som har fastställts av kommunfullmäkti- ge. Arkivansvarig ska utses. Samarbete i arkivfrågor kan ske med kommunarkiven.

9.4 Meddelarfrihet

Bolag med bestämmande kommunal ägarandel ska omfattas av den grundlagsskyddade meddelarfri- heten.

10 INHÄMTANDE AV KOMMUNENS YTTRANDE

Respektive bolag ska bereda kommunfullmäktige tillfälle att yttra sig, innan bolaget fattar beslut i frå- ga som är av principiell beskaffenhet eller som annars är av större vikt.

Sådan fråga är bl.a. följande.

• större strategiska investeringar

• andra investeringar eller åtgärder som innebär ny inriktning eller start av verksamhet inom nytt affärs- eller verksamhetsområde för bolaget

Ärenden som kräver kommunfullmäktiges yttrande kan beredas av koncernberedningen. Sådan fråga ska samordnas av kommunchefen.

Föreligger extraordinära orsaker av affärsmässig art ska yttrande hämtas in från kommunstyrelsens ordförande, som avgör utifrån ärendets beskaffenhet, om yttrandet i ärendet istället ska lämnas av kommunstyrelsens arbetsutskott. Ett sådant yttrande ska föredras för kommunstyrelsen och anmälas till kommunfullmäktige för kännedom. En sådan handläggning ska vara av undantagskaraktär och ska stå i överensstämmelse med vad som gäller enligt 6 Kap 36 § Kommunallagen (1991:900).

11 INHÄMTANDE AV KOMMUNENS GODKÄNNANDE

Respektive bolag ska hämta in kommunfullmäktiges godkännande innan någon av följande åtgärder förs till beslut, om inte annat anges i ägardirektiv eller om det föreligger extraordinära orsaker av af- färsmässig art.

• ändring av bolagsordning

• ändring av aktiekapital

• förvärv, avveckling eller bildande av dotterbolag

• förvärv och försäljning av aktier eller andelar i annat företa samt deltagande i emission eller lämnande av ägartillskott eller dylikt i företag som inte är helägt dotterbolag

• inträde eller utträde som medlem i ekonomisk förening, som rör bolagets kärnverksamhet

• bildande av stiftelse

• fusion av företag 5

Ärenden som kräver kommunfullmäktiges godkännande kan beredas av koncernberedningen. Sådan fråga ska samordnas av kommunchefen.

Föreligger extraordinära orsaker av affärsmässig art ska godkännande hämtas in från kommunstyrel- sens ordförande, som avgör utifrån ärendets beskaffenhet, om ett beslut om godkännande i ärendet istället ska underställas kommunstyrelsens arbetsutskott för beslut. Ett sådant beslut ska föredras för kommunstyrelsen och anmälas till kommunfullmäktige för kännedom. En sådan handläggning ska vara av undantagskaraktär och ska stå i överensstämmelse med vad som gäller enligt 6 Kap 36 § Kommunallagen (1991:900).

12 EKONOMISKA MÅL

Kommunstyrelsen kan, utifrån sin ägarandel i bolaget, fastställa preciserade ekonomiska mål för re- spektive bolag.

13 EXTRA UTDELNING

Kommunstyrelsen kan begära extra utdelning från respektive rörelsedrivande bolag, under förutsätt- ning att en sådan begäran inte äventyrar det rörelsedrivande företagets förmåga att uppnå fastställda mål, eller på något annat vis rubbar ändamålet och syftet med bolaget.

Extra utdelning ska stå i överensstämmelse med hög koncernnytta och med principer för god ekono- misk hushållning.

Extra utdelning beslutas av ordinarie bolagsstämma eller av extra bolagsstämma.

14 LÅN OCH BORGENSAVGIFT

Vid lån från kommunen ska en marknadsmässig ränta för lånen fastställas.

I överensstämmelse med gällande statsstödsregler ska kommunfullmäktige bestämma en borgens- avgift gällande kommunens ingångna låneförbindelser för respektive bolag.

15 ÅRSREDOVISNINGENS INNEHÅLL

Årsredovisningen för respektive bolag ska stå i överensstämmelse med lag, fastställt redovisningsreg- lemente och god redovisningssed.

Bolagen ska i respektive årsredovisning redovisa utbetalda löner och ersättningar samt andra anställ- ningsförmåner och pensionsförmåner så att den samlade omfattningen av detta klart framgår.

15.1 Underlag för kommunens koncernredovisning m.m.

Respektive bolag ska lämna flerårsplan, budget samt prognoser och periodbokslut till kommunstyrel- sen i enlighet med kommunfullmäktiges beslut och de tidsplaner som fastställs av kommunstyrelsen, kommunstyrelsens arbetsutskott eller av budgetutskottet.

Respektive bolag ska vid större avvikelser mot budget och långtidsplan samt andra planer informera kommunstyrelsen. En sådan redovisning ska innehålla en översiktlig åtgärds- och handlingsplan för att undanröja avvikelsen.

16 UPPFÖLJNING

Respektive bolags styrelse och VD ska i anslutning till respektive bolags årsredovisning besluta och redovisa hur verksamheten bedrivits och hur den har utvecklats i enlighet med det kommunala ända- målet, de tillämpliga kommunala principerna samt syftet med respektive bolag och dess verksamhet.

Styrelsens årliga beslut om överensstämmelse med ändamål och övriga obligatoriska principer ska överlämnas till kommunfullmäktige enligt 8 kap. 17 § Kommunallagen. Den närmare tidpunkten och sättet för redovisningen beslutas av respektive bolags styrelse.

6

Styrelsen för respektive bolag ska årligen lämna en kortfattad redogörelse för hur bolaget har utövat sin interna kontroll.

16.1 Nödvändiga åtgärder

Om kommunstyrelsen, i sin årliga prövning, finner att ett bolags verksamhet inte uppfyller kommun- fullmäktiges krav och principer, ska styrelsen lämna förslag till kommunfullmäktige om nödvändiga åt- gärder, enligt 6 kap, 1b § Kommunallagen. Det är upp till kommunfullmäktige att besluta om nödvän- diga åtgärder i bolaget.

17 REVISION

Utöver vad Aktiebolagslagen stadgar och vad som följer av god redovisningssed, ska bolagens revi- sor, mot bakgrund av det kommunala ändamålet med bolaget och dess verksamhet, medverka i granskningen enligt kommunallagen och pröva huruvida verksamheten bedrivits på ett ändamålsen- ligt, och utifrån ekonomisk synpunkt, tillfredsställande sätt.

17.1 Förvaltnings- och verksamhetsrevision

Lekmannarevisorerna i respektive bolag har till uppgift att göra de kontroller som krävs, för att kom- munstyrelsen ska kunna utöva och fullfölja sin uppsiktsplikt över respektive bolag.

I respektive granskningsrapport ska lekmannarevisorerna redogöra för genomförd förvaltnings- och verksamhetsrevision samt redovisa bedömningar av verksamheten i form av ändamålsuppfyllelse och måluppfyllelse.

Redogörelser från lekmannarevisorerna ska lämnas till bolagets styrelse och till kommunfullmäktige.

18 BOLAGETS STÄMMOR

Tidpunkt för årsstämma ska bestämmas utifrån kommunens fastställda tidplan för sin koncernredo- visning.

Tidpunkten för kallelse till årsstämma regleras i bolagsordningen för respektive bolag.

Kommunfullmäktige utser den person som ska företräda kommunen vid årsstämma i bolagen och för- ser ombud med vederbörlig fullmakt samt beslutar om eventuella instruktioner för ombudet.

18.1 Extra bolagsstämma

På begäran av kommunens utsedda stämmoombud ska bolagets styrelse kalla till extra bolagsstäm- ma i aktuellt bolag.

19 INFORMATIONSKRAV

Xxxxxxx ska upprätthålla en återkommande dialog med sina kunder, med allmänheten och med äga- ren.

19.1 Information till allmänheten

Bolag med bestämmande kommunal ägarandel omfattas av offentlighetsprincipen.

Frågor om utlämning av allmän handling avgörs skyndsamt av VD eller av den i bolaget som handhar den efterfrågade handlingen eller uppgiften. Vägran att lämna ut en handling ska på begäran skynd- samt prövas av bolagets styrelse.

Bolagen kan tillämpa den vid var tid gällande kommunala taxan avseende kopiering av allmän hand- ling som ska lämnas ut. Xxxxx taxa får inte tillämpas.

20 MARKNADSFÖRING OCH PROFILERING

Bolagen ska i sin marknadsföring och profilering beakta kommunens grafiska profil.

7

All marknadsföring och profilering ska vara saklig och stå i överensstämmelse med högt ställda krav på etik och moral.

Marknadsföring och profilering ska, i tillämpliga delar, samordnas inom koncernen och bedrivas ut- ifrån största möjliga koncernnytta.

21 BOLAGENS ANSVAR FÖR BEHANDLING AV ÄRENDEN I KONCERNBEREDNINGEN

Principiella frågor inom kommunkoncernen ska beredas av koncernberedningen under kommunsty- relsen.

Kommunkansliet, genom kommunchefen, ska svara för samordning av frågor som ska beredas av koncernberedningen.

Kommunstyrelsen och respektive bolag har ett ömsesidigt samrådsansvar i frågor som rör långsiktig ekonomisk planering, ekonomiska rapporteringar, verksamhetsuppföljningar, delårsrapporter samt årsredovisningar.

Ömsesidigt samrådsansvar föreligger också i frågor som är koncerngemensamma i övrigt och i frågor som, direkt eller indirekt, påverkar kommunens övergripande inriktningsmål.

På begäran av respektive bolag kan koncernberedningen bereda och samordna strategiska inrikt- nings- och utvecklingsfrågor för respektive bolag, i syfte att uppnå största möjliga koncernsamverkan och/eller koncernnytta.

Koncernberedningen ska i sin beredning medverka till att verksamheterna inom koncernens bolag or- ganiseras med tydligt kundfokus och i en ändamålsenlig struktur samt i syfte att uppnå samordning och optimalt resursutnyttjande inom kommunkoncernen.

Inom ramen för koncernberedningen kan kommunstyrelsen och bolagen samråda kring insatser och åtgärder i syfte att öka måluppfyllelsen avseende kommunfullmäktiges verksamhetsplan.

8