TJÄNSTEUTLÅTANDE 1 (2)

2021-03-10

KAN 2021/00028 ‌

Verksamhetschefs och förvaltningsekonoms tjänste- utlåtande gällande förhyrning av lokaler utifrån verksamhetsövergång för Stöd- och försörjnings- enheten ‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌

Kompetens- och arbetslivsförvaltningen

Falköpings kommun Xxxxx Xxxxxxxxxxxxx 0 00000 Xxxxxxxxx Telefon 0000-00 00 00

xxxxxxxx@xxxxxxxxx.xx xxx.xxxxxxxxx.xx Bankgiro 991-2478 Plusgiro 3 21 38-0 Org nr 2120001744

2(2)

Det finns i dagsläget inte plats på Arbetsmarknadscenter för de ca 20 medarbetare som följer med i verksamhetsövergången. En överenskommelse har därför gjorts med socialförvaltningen om att kompetens- och arbetslivsförvaltningen får ta över de lokaler i Collegium Park som hittills disponerats av Individ- och familjeomsorgens Barn- och ungdomsenheten och unga. Det vill säga resten av det så kallade Klockhuset där Arbetsmarknadsenheten idag har sina lokaler. Medarbetarna flyttar sina arbetsplatser i mitten av april.

Kompetens- och arbetslivsnämnden kommer genom en budgetväxling att bli kompenserade för den ökade lokalytan under 2021. För att åstadkomma funktionsenliga lokaler kommer ombyggnationer att göras i de lokaler nämnden tillträder 1 maj med följd att hyreskostnaden kommer att öka från 1 januari 2022.

Avtalets hyresnivå ligger över gränsen för vad fastighetschefen kan besluta om enligt tekniska nämndens delegation. Därför behöver ärendet om tecknande av hyresavtal upp till tekniska nämnden för beslut.

Förvaltningens bedömning

Ärendet har förberetts av verksamhetschef för Arbetsmarknadsenheten och förvaltningschef tillsammans med lokalstrateg Xxxxxxx Xxxxx och förvaltningsekonom Xxxxx Xxxxxxx. I dagsläget ses inga andra lösningar för att kunna samla hela Arbetsmarknadsenheten så som den ser ut efter 1 maj 2021.

Finansiering

I arbetet med Budget 2022 behöver hänsyn tas till de ökade hyres- kostnaderna.

Beslutet ska skickas till

Tekniska nämnden

Xxxxx Xxxxxxx Xxxxx Xxxxxxx

Verksamhetschef Förvaltningsekonom

Kompetens- och arbetslivsnämndens arbetsutskott

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL

Sammanträdesdatum

2021-03-03

Sida

1 (1)

§ 15 Dnr 2020/00103

Remiss från Utbildningsdepartementet - Samverkande krafter för stärkt kvalitet och likvärdighet inom komvux för elever med svenska som andraspråk (SOU 2020:66)

Kompetens- och arbetslivsnämndens arbetsutskotts förslag till beslut

1 Kompetens- och arbetslivsnämnden delegerar beslut i ärendet Remiss från Utbildningsdepartementet – Samverkande krafter för stärkt kvalitet och likvärdighet inom komvux för elever med svenska som andraspråk (SOU 2020:66) till arbetsutskottet.

Bakgrund

Falköpings kommun är remissinstans för slutbetänkandet i utredningen Samverkande krafter för stärkt kvalitet och likvärdighet inom komvux för elever med svenska som andraspråk (SOU 2020:66). Utredningen har pågått sedan 2018 och kallades tidigare KLIVA, På väg – mot stärkt kvalitet och likvärdighet inom komvux för elever med svenska som andraspråk.

Falköpings kommun och kompetens- och arbetslivsnämnden var remiss- instans vid delbetänkandet 2019.

Syftet med utredningen är att öka kvalitén och öka genomströmningen.

Justerarnas signaturer

Protokollsutdraget bestyrks

TJÄNSTEUTLÅTANDE 1 (1)

2021-02-15

KAN

Nämndsekreterarens tjänsteutlåtande om delegering av beslut angående remiss från utbildningsdepartementet

Förslag till beslut

1 Kompetens- och arbetslivsnämnden delegerar beslut i ärendet Remiss från Utbildingsdepartementet – Samverkande krafter för stärkt kvalitet och likvärdighet inom komvux för elever med svenska som andraspråk (SOU 2020:66) till arbetsutskottet.

Bakgrund

Falköpings kommun och kompetens- och arbetslivsnämnden var remissinstans vid delbetänkandet 2019.

Syftet med utredningen är att öka kvalitén och öka genomströmningen.

Förvaltningens bedömning

Remissvaret på slutbetänkandet ska skickas till utbildningsdepartementet senast 8 april. Nämndens möte i april är den 21 april och på grund av det föreslås att beslut om remissvar delegeras till arbetsutskottet.

Xxxx Xxxxxxxx Nämndsekreterare

Kompetens- och arbetslivsförvaltningen

Xxxx Xxxxxxxx Nämndsekreterare xxxx.xxxxxxxx@xxxxxxxxx.xx Falköpings kommun Xxxxx Xxxxxxxxxxxxx 0 00000 Xxxxxxxxx Telefon 0000-00 00 00

xxxxxxxx@xxxxxxxxx.xx xxx.xxxxxxxxx.xx Bankgiro 991-2478 Plusgiro 3 21 38-0 Org nr 2120001744

Kompetens- och arbetslivsnämndens arbetsutskott

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL

Sammanträdesdatum

2021-03-03

Sida

1 (2)

§ 16 Dnr 2021/00013

Remiss - Riktlinje för hyressättning

Kompetens- och arbetslivsnämndens arbetsutskotts förslag till beslut

1 Kompetens- och arbetslivsnämnden ställer sig bakom förslaget till Xxxxxxxxx för hyressättning men önskar ett antal förtydliganden i texten

Bakgrund

I det förslag på policy för lokalförsörjning och projektinvesteringar som varit ute på remiss till nämnderna ges tekniska nämnden i uppdrag att ta fram och besluta om riktlinjer för internhyra utifrån en självkostnadshyra på objekts- nivå.

Samhällsbyggnadsförvaltningen har tillsammans med kommunlednings- förvaltningen och förvaltningsekonom tagit fram ett förslag på ny riktlinje för hyressättning.

Inför ärendets fortsatta handläggning och beslut i tekniska nämnden ges samtliga nämnder möjlighet att komma med synpunkter på förslaget.

Det övergripande målet med internhyressystemet är att uppnå en bättre hushållning med verksamhetslokaler och därmed öka resurserna för kommunens kärnverksamhet. Internhyresmodellen syftar till att skapa lokaleffektivitet samt öka kostnadsmedvetandet avseende lokalkostnader i kommunens förvaltningar. Med hyresvärd avses i denna riktlinje fastighets- avdelningen och med hyresgäst avses brukande verksamhet. Systemet ska: - säkra att kommunens fastighetsbestånd förvaltas så att fastigheternas värde bevaras - bidra till ett ökat medvetande om kostnader för lokaler och service

- bidra till bästa möjliga nyttjande av lokalerna över tid - bidra till att utveckla och kvalitetssäkra arbetssättet kring investeringar och lokal- anpassningar - bidra till god dialog och samverkan mellan hyresvärd och hyresgäst

Förvaltningens bedömning och förslag till remissvar

Förvaltningen bedömer att riktlinjerna i grunden är bra och att dokumentet är en viktig grund för fortsatt arbete och samarbete. Följande synpunkter har framkommit vid genomläsning och diskussion.

Enligt riktlinjen kommer samhällsbyggnadsförvaltningen i hyressättningen att ta ut ersättning för administrativ kostnad både för ägda lokaler och för inhyrda lokaler. Det skulle underlätta om det framgick vad som avses med dessa administrativa kostnader och varför de inte täcks av tilldelad ram som inkluderar personalkostnader.

Under rubriken Finansiering framgår att beräknandet av kommande års hyror är den del av den ordinarie budgetprocessen. Här behövs en ökad transparens

Kompetens- och arbetslivsnämndens arbetsutskott

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL

Sammanträdesdatum

2021-03-03

Sida

2 (2)

med verkliga budgeterade kostnader och att de meddelas nämnderna under oktober för hantering inför beslut om detaljbudget som tas av nämnd i december.

Beslutsunderlag

• Remiss – Riktlinjer hyressättning

• Riktlinje för hyressättning remisshandling 2021-01-27

TJÄNSTEUTLÅTANDE 1 (2)

2021-02-15

KAN 2021/00013

Förvaltningschefens tjänsteutlåtande om remissvar gällande riktlinje för hyressättning

Förslag till beslut

1 Kompetens- och arbetslivsnämnden ställer sig bakom förslaget till Xxxxxxxxx för hyressättning men önskar ett antal förtydliganden i texten

Bakgrund

Samhällsbyggnadsförvaltningen har tillsammans med kommunlednings- förvaltningen och förvaltningsekonomer tagit fram ett förslag på ny riktlinje för hyressättning.

Inför ärendets fortsatta handläggning och beslut i tekniska nämnden ges samtliga nämnder möjlighet att komma med synpunkter på förslaget.

Det övergripande målet med internhyressystemet är att uppnå en bättre hushållning med verksamhetslokaler och därmed öka resurserna för kommunens kärnverksamhet. Internhyresmodellen syftar till att skapa lokaleffektivitet samt öka kostnadsmedvetandet avseende lokalkostnader i kommunens förvaltningar. Med hyresvärd avses i denna riktlinje fastighetsavdelningen och med hyresgäst avses brukande verksamhet.

Systemet ska: - säkra att kommunens fastighetsbestånd förvaltas så att fastigheternas värde bevaras - bidra till ett ökat medvetande om kostnader för lokaler och service - bidra till bästa möjliga nyttjande av lokalerna över tid - bidra till att utveckla och kvalitetssäkra arbetssättet kring investeringar och lokalanpassningar - bidra till god dialog och samverkan mellan hyresvärd och hyresgäst

Förvaltningens bedömning och förslag till remissvar

Kompetens- och arbetslivsförvaltningen

Xxxx Xxxxxxxx Nämndsekreterare xxxx.xxxxxxxx@xxxxxxxxx.xx Falköpings kommun Xxxxx Xxxxxxxxxxxxx 0 00000 Xxxxxxxxx Telefon 0000-00 00 00

xxxxxxxx@xxxxxxxxx.xx xxx.xxxxxxxxx.xx Bankgiro 991-2478 Plusgiro 3 21 38-0 Org nr 2120001744

2(2)

Under rubriken Finansiering framgår att beräknandet av kommande års hyror är den del av den ordinarie budgetprocessen. Här behövs en ökad transparens med verkliga budgeterade kostnader och att de meddelas nämnderna under oktober för hantering inför beslut om detaljbudget som tas av nämnd i december.

Beslutsunderlag

• Remiss – Riktlinjer hyressättning

• Riktlinje för hyressättning remisshandling 2021-01-27

Beslutet ska skickas till

Tekniska nämnden

Xxxxxx Xxxxxxx Förvaltningschef

1 (1)

2021-01-27

Samtliga nämnder

Remiss av riktlinje för hyressättning

Bakgrund

I det förslag på policy för lokalförsörjning och projektinvesteringar som är ute på remiss (enligt delegationsbeslut i KS 2020/00497) ges tekniska nämnden i uppdrag att ta fram och besluta om riktlinjer för internhyra utifrån en självkostnadshyra på objektsnivå.

Samhällsbyggnadsförvaltningen har tillsammans med kommunledningsförvaltningen och förvaltningsekonomer tagit fram ett förslag på ny riktlinje för hyressättning.

Inför ärendets fortsatta handläggning och beslut i tekniska nämnden ges samtliga nämnder möjlighet att komma med synpunkter på förslaget.

Svar skickas till samhällsbyggnadsförvaltningen senast 19 mars.

Xxxxxxx Xxxxx Lokalstrateg

Riktlinje för hyressättning

RIKTLINJE

Status: Remisshandling

Datum: 2021-01-27

Typ av styrdokument	Riktlinje
Beslutsinstans	Tekniska nämnden
Fastställd
Diarienummer
Giltighetstid	Fr.o.m. 2021-xx-xx och tills vidare
Dokumentet gäller för	Samtliga nämnder och förvaltningar i kommunen
Dokumentansvarig	Samhällsbyggnadschef
Tidpunkt för aktualitetsprövning	Vid behov

Innehåll

1. Inledning 3

2. Internhyressystem 3

Syfte 3

Internhyresprincip 3

3. Hyressättning vid internhyresavtal 4

Hyresjustering externa förhyrningar 5

4. Avtalstider och regler för uppsägning 6

Regler för avtalstider 6

Regler för uppsägning 6

Avtalstvister 6

Budgetkonsekvenser vid uppsägning 6

Hantering av tomhyror 7

5. Finansiering 7

6. Gränsdragningslista 7

7. Hyressättning vid uthyrning till extern hyresgäst 8

Hyresbidrag till extern hyresgäst eller förening 8

8. Begreppsförklaring 9

1. Inledning

I policy för lokalförsörjning och projektinvesteringar gavs tekniska nämnden i uppdrag att ta fram riktlinjer för kommunens internhyressättning utifrån en självkostnadshyra på objektsnivå.

Denna riktlinje beskriver kommunens interna hyressättning.

Riktlinjen beskriver också kommunens principer för hyressättning vid uthyrning av kommunägda lokaler till extern hyresgäst.

2. Internhyressystem

Syfte

Det övergripande målet med internhyressystemet är att uppnå en bättre hushållning med verksamhetslokaler och därmed öka resurserna för kommunens kärnverksamhet.

Internhyresmodellen syftar till att skapa lokaleffektivitet samt öka kostnadsmedvetandet avseende lokalkostnader i kommunens förvaltningar.

Med hyresvärd avses i denna riktlinje fastighetsavdelningen och med hyresgäst avses brukande verksamhet.

Systemet ska:

- säkra att kommunens fastighetsbestånd förvaltas så att fastigheternas värde bevaras

- bidra till ett ökat medvetande om kostnader för lokaler och service

- bidra till bästa möjliga nyttjande av lokalerna över tid

- bidra till att utveckla och kvalitetssäkra arbetssättet kring investeringar och lokalanpassningar

- bidra till god dialog och samverkan mellan hyresvärd och hyresgäst

Internhyresprincip

Hyresprincipen avser skapa förutsättningar för resurseffektivitet och incitament för energibesparingar av kommunens lokaler.

Internhyressystemet reglerar förhållandet mellan hyresvärd och hyresgäst avseende verksamhetslokaler.

Tekniska nämndens hyresprincip utgår från en självkostnadshyra på objektsnivå.

3. Hyressättning vid internhyresavtal

Ägda lokaler

Hyran bestäms med utgångspunkt från principen att varje enskilt hyresobjekt ska ha en hyra som motsvarar beräknad självkostnad för hyresobjektet.

I de fall det finns flera hyresgäster i en fastighet fördelas kostnaderna på respektive hyresgäst i den mån det är möjligt.

Eventuella hyresgästspecifika kostnader läggs som ett tillägg på hyresgästens avtal.

Internhyror uppräknas årligen av fastighetsavdelningen och överlämnas till hyresgästen i oktober inför nästkommande budgetår.

Hyreskomponenter

Hyran sätts samman årligen av ett antal hyreskomponenter som beräknas enligt följande principer:

Hyresobjektets kostnader avseende:

- Kapitalkostnad: Utgörs av avskrivning och internränta på föregående års ingående balans. Kapitalkostnader för eventuella hyresgästrelaterade investeringar under innevarande budgetår tillkommer. Kapitalkostnader avseende ägarrelaterade investeringar belastar tekniska nämndens budget under innevarande år. Påföljande år regleras kostnaden genom budgetprocessen.

- Driftkostnad: Utgörs av mediaförsörjning (värme, vatten, el, kyla, avlopp), tillsyn, felavhjälpande underhåll och fastighetsskötsel (in- och utvändigt).

Mediaförbrukningen beräknas utifrån faktiska kostnader per objekt i de fall det är möjligt. Övriga driftkostnader beräknas årligen efter analys av utfall för de senaste tre åren fördelat på verksamhetsgrupp. För nya objekt beräknas hyran genom nyckeltal.

- Försäkringspremier: Beräknas enligt innevarande budgetårs självkostnad.

- Fastighetsskatt/fastighetsavgift: Beräknas årligen på aktuellt taxeringsvärde.

- Administrationskostnad: Utgör hyresvärdens kostnader för att leda och administrera fastighetsavdelningens verksamhet. Kostnaden beräknas med ett schablonbelopp efter analys av utfall för de senaste tre årens kostnad för administration av samtliga objekt. Kostnaden fördelas procentuellt i kr/kvm bruksarea mellan ägda och förhyrda lokaler (fördelning 2021: % på ägda lokaler och % procent på förhyrda lokaler).

- Planerat underhåll: Utgör hyresvärdens kostnader för att bibehålla fastighetens skick. För befintliga objekt beräknas kostnaden för planerat underhåll efter fastighetsavdelningens analys av underhållsplan per verksamhetsgrupp. Nya objekt belastas med underhåll efter rimlig tid i förhållande till investeringens omfattning.

Verksamhetsgrupper

För befintliga objekt beräknas lokalernas planerade underhåll samt driftkostnader avseende tillsyn, felavhjälpande underhåll och fastighetsskötsel (in- och utvändigt) efter analys av underhållsplan fördelat på verksamhetsgrupp:

• Skolor

• Förskolor

• Gymnasieskolor

• Idrottshallar

• Äldreboende

• LSS-boende

• Kontor

• Kök

• Övriga verksamheter - beräknas gruppvis eller individuellt

Inhyrda lokaler

Principen självkostnad på objektsnivå gäller även för inhyrda lokaler och moduler. Fastighetsavdelningen har en roll som hyresvärd vid upplåtelse av inhyrda lokaler. Det innebär att fastighetsavdelningen förhandlar och tecknar avtal med externa hyresvärdar och därefter upplåter lokalen till den interna hyresgästen.

För inhyrda lokaler utgörs självkostnadshyran av:

- Hyra för de inhyrda lokalerna.

- Administrationskostnad enligt fastställd fördelning i kr/kvm bruksarea fördelat procentuellt mellan ägda och förhyrda lokaler.

- Kostnad för avtalade drift-, media- och underhållsinsatser som inte ingår i det externa hyresavtalet samt eventuella kostnader för tillkommande myndighetskrav på verksamheten.

Hyresjustering externa förhyrningar

Hyresjustering sker enligt de i avtalet förhandlade villkoren för hyreshöjning.

Årlig hyreshöjning av administrationskostnaderna beräknas med ett schablonbelopp efter analys av utfall för de senaste tre årens kostnad för administration av samtliga objekt.

4. Avtalstider och regler för uppsägning

Internhyresavtal upprättas mellan fastighetsavdelningen och avtalstecknande part hos verksamheten.

Regler för avtalstider:

- I befintliga äldre kommunägda lokaler där inga hyresgästrelaterade investeringar gjorts under senare år är avtalstiden normalt 1 år.

- I samband med nyinvesteringar (nybyggnation och/eller ombyggnation) bedöms avtalstiden i relation till investeringens storlek och beräknade varaktighet, vanligtvis på 3-10 år.

Avtalstid regleras så att avtal löper ut per den 31 december. För lokaler avseende grundskolor och gymnasium löper avtalstiden ut per den 31 juli.

Regler för uppsägning:

- Uppsägning av lokal kan endast ske om den är avgränsningsbar och möjlig att hyra ut separat.

- Uppsägning av lokaler i kommunägda fastigheter ska ske minst 12 månader före avtalstidens utgång. I annat fall förlängs avtalet med antal år angivet i avtalet.

- För inhyrda lokaler gäller den avtalstid och de uppsägningsvillkor som tecknats i avtalet. Uppsägning av inhyrda lokaler ska ske till fastighetsavdelningen minst 1 månad före den i hyresavtalet angivna uppsägningstiden. I annat fall förlängs avtalstiden enligt avtalet.

- Uppsägning av hyresavtal för hela eller del av lokaler under löpande avtalstid kan ske om det finns annan hyresgäst som är beredd att överta lokalerna med gällande avtalsvillkor.

Avtalstvister

Avtalstvister ska i första hand lösas lokalt mellan fastighetsavdelningen och verksamhetsområdeschef. Kan överenskommelse inte uppnås ska frågan hänskjutas till förvaltingschefsnivå.

Budgetkonsekvenser vid uppsägning

Vid uppsägning av kommunägd lokal läggs tomhyran på tekniska nämnden och hyresgästens nämnd behåller inte budget för internhyran. Budget överförs till tekniska nämnden.

Vid uppsägning som leder till avyttring av en fastighet eller uthyrning till extern hyresgäst, som därmed ger en kommunal besparing, erhåller hyresgästens nämnd i möjligaste mån del av budget för internhyran.

Vid uppsägning av förhyrd lokal behåller hyresgästens nämnd i möjligaste mån del av budget för internhyran.

Vid uppsägning av delad lokal utifrån tid (ex. idrottshallar, uthyrningskök och matsalar). Hyresgästens nämnd behåller inte budget för internhyran utan den går till den nämnd som tar över hyran.

Hantering av tomhyror

Vid uppsägning av kommunägd lokal läggs tomhyran på tekniska nämnden.

Fastigheter som tekniska nämnden bedömt inte kan användas av kommunal verksamhet skickas till kommunstyrelsen för beslut om rivning, försäljning eller annat. Internhyra flyttas då till kommunstyrelsen (centrala medel).

Tomhyror eller hyresförluster som uppstår i en blockförhyrning (ex. LSS- boenden, äldreboenden och elevboenden) belastar hyresgästen.

5. Finansiering

I ordinarie budgetprocess ingår att beräkna kommande års hyror. Nämnderna får i möjligaste mån täckning för ingående hyror samt för de hyror som beräknas tillkomma under året.

Aktivering av kommunens anläggningsregister görs löpande under året och tekniska nämnden debiterar interhyra till verksamhetsnämnderna när lokalen/ fastigheten överlämnats till verksamheten.

6. Gränsdragningslista

Vem som ansvarar för vad i kommunens fastigheter samt i inhyrda lokaler framgår i fastighetsavdelningens gränsdragningslista.

7. Hyressättning vid uthyrning till extern hyresgäst

Tekniska nämndens hyressättning vid uthyrning av lokaler till externa hyresgäster sker enligt marknadsprincipen, vilket innebär att hyran sätts så att den motsvarar hyresnivån för likvärdiga lokaler på den fria marknaden. Dock utgör dock självkostnadsprincipen miniminivå för att säkerställa att tekniska nämnden får teckning för lokalens faktiska kostnader avseende drift, underhåll, förvaltning samt kapitalkostnader.

Beroende på lokalens läge och/eller beskaffenhet kan avsteg från riktlinjen medges. Avvikelser ska lyftas till tekniska nämnden för beslut.

Vid avvikelser med maximalt 50 % av objektets självkostnadshyra beslutas avvikelser av tekniska nämndens arbetsutskott.

Hyresbidrag till extern hyresgäst eller förening

Hyresbidrag till föreningar beslutas av kultur- och fritidsförvaltningen. Övriga hyresbidrag beslutas av kommunstyrelsen. Hyresbidrag belastar beslutande instans ram.

8. Begreppsförklaring

Administration Hyresvärdens kostnad för ledning och administration av

fastighetsförvaltning och lokalupplåtelse. Omfattar hyresvärdens kostnader för personal, lokaler, kontorsomkostnader och andra för fastighetsavdelningens gemensamma kostnader.

Blockförhyrning Blockförhyrning innebär att hyresgästen hyr en hel fastighet, del av fastighet eller flera lägenheter i samma fastighet och ansvarar för dessa gentemot fastighetsägaren. Hyresgästen har då möjlighet att i sin tur hyra ut boenden eller enskilda lägenheter till andrahandshyresgäster.

Bruksarea Bruksarean är alla våningsplans area och begränsas av de

omslutande byggnadsdelarnas insida. I bruksarean inräknas bland annat inredningsenheter som köksskåp, garderobsskåp och mindre kanaler. I arean ingår även uppvärmningsanordningar som värmepanna, radiatorer (värmeelement), kakelugnar, öppna spisar och kaminer. Även rumsskiljande väggar inom en utnyttjandeenhet (till exempel lägenhet eller trapphus) intill en tjocklek av 0,3 m ingår i BRA. I bruksarean inräknas inte bland annat de delar av väggar och andra vertikala byggnadsdelar som pelare, skorsten, kanal eller liknande som överstiger måttet 0,3 m. Inte heller lägenhetsskiljande väggar eller väggar mot trapphus.

Driftkostnader Driftkostnader är mediaförsörjning (värme, vatten, el, kyla,

avlopp), tillsyn, felavhjälpande underhåll och fastighetsskötsel (in- och utvändig).

Felavhjälpande underhåll

Underhåll som syftar till att återställa en funktion som oförutsett nått en oacceptabel nivå. Med oförutsett avses att det inte är möjligt att förutse vilket förvaltningsobjekt som drabbas av funktionsnedsättningen eller tidpunkten för denna.

Hyresgäst Benämning på den verksamhet som via internhyresavtal brukar lokalen.

Hyresgästrelaterade investeringar

Investeringar som initieras av hyresgästen för att tillgodose behovet av verksamhetsanpassade lokaler samt myndighetskrav ställda mot verksamhet.

Hyresjustering Metod för att justera hyran regelbundet med hänsyn till

kostnadsförändringar och andra ändrade förutsättningar. I Falköpings kommun justeras hyran varje år i oktober.

Hyresvärd Benämning på den enhet som upplåter lokaler via internhyresavtal.

I Falköpings kommun är fastighetsavdelningen hyresvärd för såväl ägda som inhyrda lokaler.

Investering I riktlinjen avses åtgärder/investeringar i en fastighet som

överstiger ett prisbasbelopp. (2020 = 44 500 kr). Initieras av hyresgästen för att tillgodose behovet av verksamhetsanpassade lokaler eller av fastighetsägaren pga krav på förbättringar, energibesparande åtgärder, myndighetskrav eller liknande.

Kapitalkostnad Hyresobjektets andel av avskrivning och internränta på

fastighetskapitalet.

Lokalanpassning Hyresgästrelaterade önskemål om anpassningar av lokalen.

Initieras av hyresgästen för att tillgodose verksamhetens behov av anpassade lokaler. I Falköpings kommun belastar kostnaden för lokalanpassningar verksamheten.

Marknadsprincipen Marknadsprincipen innebär att hyran sätts så att den motsvarar hyresnivån för likvärdiga lokaler på den fria marknaden.

Marknadsprincipen är ibland inte tillämpbar vid hyressättning av kommunens lokaler då det kan vara svårt att hitta jämförbara lokaler eftersom marknaden är liten. Hyresnivåerna kan också skilja sig kraftigt år från år.

Media Samlingsbegrepp för el-, värme-, kyla-, vatten- och avloppskostnader

Myndighetskrav Ägarrelaterade myndighetskrav (exempelvis OVK – obligatorisk ventilations kontroll) svarar fastighetsavdelningen för och hyresgästrelaterade (exempelvis arbetsmiljökrav) myndighetskrav svarar verksamheten för.

Planerat underhåll Åtgärder som syftar till att bibehålla fastighetens skick.

Underhåll planeras och prioriteras av fastighetsavdelningen till tid, art och omfattning. Planerat underhåll delas in i två delar och belastar fastigheten med drift- eller kapitalkostnader beroende på åtgärdens omfattning. Underhåll med en kostnad under ca 200 000 kronor belastar fastigheten med en driftkostnad. Underhåll med en kostnad över ca 200 000 konor är en reinvestering och belastar fastigheten med kapitalkostnader.

Självkostnadshyra på objektsnivå

Hyra sätts utifrån de faktiska kostnaderna för lokalen. Administrations- och underhållskostnader fördelas dock över samtliga kommunens lokaler enligt schablonberäkning fördelat på kronor/kvadratmeter.

Självkostnadsprincipen Självkostnadsprincipen innebär att hyran sätts lika med

fastighetens självkostnad. Hyresgästen får således betala de faktiska kostnaderna för drift, underhåll, förvaltning samt kapitalkostnader.

Verksamhetsgrupp Lokaler grupperade efter vilken verksamhet som bedrivs i

lokalerna. Exempelvis skola, förskola, LSS-boende, äldreboende, kontor mm

Ägarrelaterade investeringar

Investeringar som föranleds av fastighetsägarens krav på förbättringar, energibesparande åtgärder, myndighetskrav eller liknande

Kompetens- och arbetslivsnämndens arbetsutskott

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL

Sammanträdesdatum

2021-03-03

Sida

1 (1)

§ 17 Dnr 2021/00015

Plan mot kränkande behandling - Kompetens- och arbetslivsförvaltningen 2021

Kompetens- och arbetslivsnämndens arbetsutskotts förslag till beslut

1 Kompetens- och arbetslivsnämnden antar förvaltningens Plan mot kränkande behandling enligt presenterat förslag

Bakgrund

Under 2021 har förvaltningen reviderat den Plan mot kränkande behandling som togs fram och beslutades inför 2020.

Varje arbetslag ska ta hänsyn till denna plan i sin utvecklingsplan och i det dagliga arbetet.

Planen mot diskriminering och kränkande behandling visar förvaltningens arbete med att främja likabehandling och förebygga diskriminering och kränkande behandling oavsett:

• kön

• könsöverskridande identitet eller uttryck

• etnisk tillhörighet

• religion eller annan trosuppfattning

• funktionsvariation

• sexuell läggning

• ålder

Beslutsunderlag

• Plan mot kränkande behandling

Justerarnas signaturer

Protokollsutdraget bestyrks

TJÄNSTEUTLÅTANDE 1 (1)

2021-02-15

KAN 2021/00015

Rektorernas tjänsteutlåtande om plan mot kränkande behandling

Förslag till beslut

1 Kompetens- och arbetslivsnämnden antar förvaltningens Plan mot kränkande behandling enligt presenterat förslag

Bakgrund

Under 2021 har förvaltningen reviderat den Plan mot kränkande behandling som togs fram och beslutades inför 2020.

Varje arbetslag ska ta hänsyn till denna plan i sin utvecklingsplan och i det dagliga arbetet.

Planen mot diskriminering och kränkande behandling visar förvaltningens arbete med att främja likabehandling och förebygga diskriminering och kränkande behandling oavsett:

• kön

• könsöverskridande identitet eller uttryck

• etnisk tillhörighet

• religion eller annan trosuppfattning

• funktionsvariation

• sexuell läggning

• ålder

Beslutsunderlag

• Plan mot kränkande behandling

Xxx Xxxxxxxx	Xxxxxxx Xxxxxxxx	Xxxxxx Xxxxxx
Rektor	Rektor	Rektor

Kompetens- och arbetslivsförvaltningen

Xxxx Xxxxxxxx Nämndsekreterare xxxx.xxxxxxxx@xxxxxxxxx.xx Falköpings kommun Saxxx Xxxxxxxxxxxxx 0 00000 Xxxxxxxxx Xelefon 0000-00 00 00

xxxxxxxx@xxxxxxxxx.xx xxx.xxxxxxxxx.xx Bankgiro 991-2478 Plusgiro 3 21 38-0 Org nr 2120001744

Plan mot kränkande behandling - Kompetens- och arbetslivsförvaltningen 2021

PLAN

Typ av styrdokument	Plan enligt lagstiftning
Beslutsinstans	Kompetens- och arbetslivsnämnden
Fastställd	XX
Diarienummer	KAN 2021/15
Giltighetstid	2021-01-01 t.o.m. 2022-12-31
Dokumentet gäller för	Kompetens- och arbetslivsförvaltningen och dess verksamheter
Dokumentansvarig	Rektor
Tidpunkt för aktualitetsprövning	Andra halvåret 2022

Innehåll

Rutiner för akuta och uppföljande åtgärder och hur dessa dokumenteras 4

Anmälan av ärende 4

Uppföljning av anmälda ärenden 4

Arbetet med planen mot kränkande behandling 5

Mål 5

Om planen

Plan mot kränkande behandling för Kompetens- och arbetslivsförvaltningen (KAF) och dess verksamheter är KAFs gemensamma plan mot diskriminering och kränkande behandling.

Varje arbetslag ska ta hänsyn till denna plan i sin utvecklingsplan och i det dagliga arbetet.

Planen mot diskriminering och kränkande behandling revideras enligt ovan givna giltighetstid. Planen visar KAFs arbete med att främja likabehandling och förebygga diskriminering och kränkande behandling oavsett:

• kön

• könsöverskridande identitet eller uttryck

• etnisk tillhörighet

• religion eller annan trosuppfattning

• funktionsvariation

• sexuell läggning

• ålder

Med elever/studerande/deltagare menas:

• elever inom vuxenutbildning

• studerande inom eftergymnasial utbildning

• deltagare inom Arbetsmarknadsenheten.

Allmänt

Inom KAF ska alla kunna känna sig trygga och väl bemötta vilket betyder att ingen ska känna sig diskriminerad eller utsatt för kränkande behandling. All personal inom KAF ska vara goda förebilder genom att respektera andras känslor och ta deras upplevelser på allvar. KAF arbetar aktivt mot diskriminering och kränkande behandling genom att göra planen känd och lätt att förstå för elever/studerande/deltagare och personal. Personal ska informera och samtala om planen med elever/studerande/deltagare. Planen ska genomsyra organisationen i sin helhet och alltid finnas uppdaterad och lätt tillgänglig på hemsidan.

Lagtexter

De lagar som ligger till grund för KAFs plan mot diskriminering och kränkande behandling är:

• Diskrimineringslagen (2008:567) 2 kap §§ 3, 5, 9

• Skollagen (2010:800) 6 kap §§ 1, 3, 7, 9, 10.

Diskrimineringslagen syftar till att främja elevers/studerandes/deltagares och personals lika rättigheter samt att motverka diskriminering på grund av kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionsvariation, sexuell läggning eller ålder.

I skollagen definieras kränkande behandling som ”ett uppträdande som utan att vara diskriminering enligt diskrimineringslagen (2008:567) kränker ett barns eller en elevs värdighet”.

Ansvar

Falköpings kommun ska som huvudman se till att varje arbetslag inom KAF arbetar för att motverka, förebygga och förhindra diskriminering och kränkande behandling av elever/studerande/deltagare och personal.

Rutiner för akuta och uppföljande åtgärder och hur dessa dokumenteras

Varje anställd inom KAF är skyldig att uppmärksamma, ingripa och till chef/rektor rapportera alla former av diskriminering eller annan kränkande behandling.

Anmälan av ärende

En elev/studerande/deltagare som känner sig diskriminerad, kränkt eller som ser någon annan utsättas för detta anmäler händelsen till personal inom KAF. Ärendet rapporteras till chef/rektor som talar med den som blivit utsatt om hur hen uppfattar det inträffade. I de fall då anmälan om diskriminering eller annan kränkande behandling gjorts av någon annan än den som är utsatt talar chef/rektor med den person som gjort anmälan för att få information om händelsen. Den som blivit utsatt kan om så önskas medverka vid samtalet.

Personal som känner sig diskriminerad, kränkt eller som ser någon annan utsättas för detta anmäler händelsen till någon av cheferna/rektorerna som i sin tur talar med den som blivit utsatt om hur hen uppfattar det inträffade. I de fall då anmälan om diskriminering eller annan kränkande behandling gjorts av någon annan än den som är utsatt talar chef/rektor med den person som gjort anmälan för att få information om händelsen. Den som blivit utsatt kan om så önskas medverka vid samtalet.

För både elever/studerande/deltagare och personal som utsatts för diskriminering eller kränkande behandling gäller att chef/rektor i varje enskilt fall beslutar om utredning och åtgärder samt dokumenterar varje enskilt fall.

Uppföljning av anmälda ärenden

Uppföljningsarbetet av anmälda ärenden sker kontinuerligt och leds av chef/rektor. Detta arbete skall leda till att diskrimineringen/kränkningen upphör. Chef/rektor dokumenterar ärendets gång. Xxxxxxxx/nämnd informeras av chef/rektor och fattar eventuella beslut grundade på den samlade dokumentationen.

Arbetet med planen mot kränkande behandling

Arbetet med planen mot kränkande behandling har sin utgångspunkt i en nulägesanalys och utifrån den sätts konkreta mål och strategier för efterföljande år. Förvaltningens utvecklingsplaner visar på aktiviteter som genomförs för att sprida kännedom om planen. Vid årets slut utvärderas aktiviteternas resultat och planen revideras vid behov. I processen är våra elever/studerande/deltagare delaktiga genom bl.a. studeranderåden.

Ansvarig för revidering är den arbetsgrupp som tillsätts av förvaltningschefen.

Utvärderingen görs genom nöjdhetsenkät till elever/studerande/deltagare, medarbetarenkät till anställda och andra enkäter och uppföljningar. Vissa av frågorna i nöjdhetsenkäten utgår direkt från planen mot diskriminering och kränkande behandling. Enkätens resultat delges förvaltningens ledningsgrupp, personal, elever/studerande/deltagare samt nämnd och facklig samverkan.

Mål

• Alla elever/studerande/deltagare ska ha kännedom om planen och veta hur man ska agera vid händelse av diskriminering eller kränkande behandling.

Kompetens- och arbetslivsnämndens arbetsutskott

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL

Sammanträdesdatum

2021-03-03

Sida

1 (1)

§ 18 Dnr 2021/00017

Dokumenthanteringsplan 2021 kompetens- och arbetslivsnämnden

Kompetens- och arbetslivsnämndens arbetsutskotts förslag till beslut

1 Kompetens- och arbetslivsnämnden antar Dokumenthanteringsplan 2021 enligt presenterat förslag.

2 Dokumenthanteringsplanen gäller från och med den 1 april 2021 och ersätter kompetens- och arbetslivsnämndens del av den dokument- hanteringsplan som antogs av kommunfullmäktige den 27 februari 2017,

§ 22.

Bakgrund

Dokumenthanteringsplanen styr hur nämnderna ska hantera sina handlingar, vilket är viktigt utifrån ett demokratiskt perspektiv då det handlar om öppenhet, transparens och rättssäkerhet.

Falköpings kommun har de senast åren haft en gemensam dokument- hanteringsplan. Vid sitt möte 27 maj 2019 beslutade kommunfullmäktige att varje nämnd istället ska upprätta och anta sin egen dokumenthanteringsplan.

Förslaget till dokumenthanteringsplan för kompetens- och arbetslivs- nämnden har tagits fram genom arbete i förvaltningen och samverkan med andra förvaltningar. Delar av planen kommer från kommunstyrelsens plan som antogs 10 februari 2021.

Beslutsunderlag

• Dokumenthanteringsplan kompetens- och arbetslivsnämnden 2021

Justerarnas signaturer

Protokollsutdraget bestyrks

TJÄNSTEUTLÅTANDE 1 (1)

2021-02-15

KAN 2021/00017

Dokumenthanteringsplan 2021 kompetens- och arbetslivsnämnden

Förslag till beslut

1 Kompetens- och arbetslivsnämnden antar Dokumenthanteringsplan 2021 enligt presenterat förslag.

§ 22.

Bakgrund

Dokumenthanteringsplanen styr hur nämnderna ska hantera sina handlingar, vilket är viktigt utifrån ett demokratiskt perspektiv då det handlar om öppenhet, transperens och rättssäkerhet.

Falköpings kommun har de senast åren haft en gemensam dokumenthanteringsplan. Vid sitt möte 27 maj 2019 beslutade kommun- fullmäktige att varje nämnd istället ska upprätta och anta sin egen dokumenthanteringsplan.

Beslutsunderlag

• Dokumenthanteringsplan kompetens- och arbetslivsnämnden 2021

Xxxx Xxxxxxxx Nämndsekreterare

Kompetens- och arbetslivsförvaltningen

Xxxx Xxxxxxxx Nämndsekreterare xxxx.xxxxxxxx@xxxxxxxxx.xx Falköpings kommun Saxxx Xxxxxxxxxxxxx 0 00000 Xxxxxxxxx Xelefon 0000-00 00 00

xxxxxxxx@xxxxxxxxx.xx xxx.xxxxxxxxx.xx Bankgiro 991-2478 Plusgiro 3 21 38-0 Org nr 2120001744

Dokumenthanteringsplan för kompetens- och arbetslivsnämnden

PLAN

Typ av styrdokument	Plan
Beslutsinstans	Kompetens- och arbetslivsnämnden
Fastställd	2021-03-17
Diarienummer	KAN 2021/17
Giltighetstid	Fr.o.m. 2021-04-01 och tills vidare
Dokumentet gäller för	Kompetens- och arbetslivsnämndens verksamheter
Dokumentansvarig	Förvaltningschef
Tidpunkt för aktualitetsprövning	Årligen eller vid behov

Innehåll

Inledning 3

Bestämmelser som reglerar hanteringen av myndigheters handlingar 3

Ordning och arkivering av handlingar 4

Bevarande och gallring 4

Ekonomi – Bokföring och arkivering 4

Pappershandlingar 5

Digitala handlingar 5

Rensning 5

Allmän administration 6

Arkivering och arkivförvaltning 10

Ekonomi 11

GDPR-administration 12

Handlingar av tillfällig eller ringa betydelse 13

HR – personaladministration 13

IT 16

Kompetens- och arbetslivsförvaltningen 16

Krisberedskap 21

Nämndsadministration 21

Upphandling och inköp 22

Bilaga 1 – Handlingar av tillfällig eller ringa betydelse 25

Bilaga 2 – Arkivordlista 26

Inledning

I Falköpings kommun är kommunstyrelsen arkivmyndighet. Arkivmyndigheten utövar tillsyn över nämndernas och bolagens arkivbildning och arkivvård. Hos arkivmyndigheten ska det finnas ett kommunarkiv. Kommunarkivet ska vårda arkivbeståndet och främja arkivens tillgänglighet. Kommunarkivet ska ge nämnderna råd i arkivvårds- frågor. I kommunens arkivreglemente står det mer om tillämpningsområde, arkivansvar och om hur arkiven ska redovisas. I slutet av denna dokumentplan finns i bilaga 2 en ordlista för olika begrepp.

Kompetens- och arbetslivsnämndens dokumenthanteringsplan beskriver nämndens handlingar och om de ska gallras eller bevaras. Planen anger det man behöver veta för att kunna hantera och hitta handlingar från att de kommer in eller upprättas och tills den ska bevaras eller gallras. Handlingar avser huvudexemplar, original. Övriga exemplar och kopior som finns ute i verksamheten ska gallras när de inte längre behövs.

Planens syfte är också att se till att nämnden följer arkivlagen som bland annat säger att myndigheters arkiv ska bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser

• rätten att ta del av allmänna handlingar

• behovet av information för rättskipningen och förvaltningen

• forskningens behov

I arkivlagen slås också fast att myndigheternas arkiv är en del av det nationella kulturarvet.

Grundprincipen är att alla allmänna handlingar ska registreras och bevaras. En handling är allmän om den förvaras hos en myndighet och anses som inkommen till eller upprättad av myndigheten enligt Offentlighets- och sekretesslagen och Tryckfrihetsförordningen.

Bestämmelser som reglerar hanteringen av myndigheters handlingar

Tryckfrihetsförordningen (1949:105) är en av Sveriges grundlagar och behandlar rätten att ta del av allmän handling och vad som är en allmän handling. Allmänna handlingar ska hållas ordnade så att de snabbt kan tas fram på begäran.

Arkivlagen (1990:782) beskriver att myndighetens arkiv bildas av de allmänna handlingar från myndighetens verksamhet som beskrivs i tryckfrihetsförordningen och sådana handlingar som upprättas av och som myndigheten beslutar ska tas om hand för arkivering. Myndigheten ska vårda arkivet och göra det tillgängligt.

Arkivförordningen (1991:446) talar bland annat om att handlingar ska arkiveras när ett ärende slutbehandlats eller när handlingarna är

färdigställda. När en myndighets organisation eller arbetssätt ändras, ska myndighetens arkivbildning ses över. Den inverkan som ändringen kan få på arkivbildningen och på förutsättningarna för gallring ska beaktas.

Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) slår fast huvudregeln att varje myndighet är skyldig att registrera allmänna handlingar och att registreringen ska ske utan dröjsmål. Handlingar som innehåller sekretessreglerade uppgifter har ett absolut registreringskrav och ska därför alltid registreras. Lagen behandlar även bestämmelser om tystnadsplikt och om förbud mot att lämna ut allmänna handlingar.

Ordning och arkivering av handlingar

De flesta av nämndens handlingar förvaras digitalt i olika IT-system, i databaser i dator eller i pärm. Handlingar som ingår i ärenden som ska bevaras på papper förvaras i nämndens närarkiv tills de lämnas till kommunarkivet för slutförvaring. Vissa typer av handlingar förvaras och sorteras på annat sätt, vilket framgår av den här planen.

Bevarande och gallring

Grundprincipen är att alla handlingar ska bevaras, alltså sparas för alltid. Enligt arkivlagen får allmänna handlingar gallras om det inte medför inskränkningar i rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättskipningen och förvaltningen samt forskningens behov. Xxxxxxxx bör ske med stor försiktighet och utgå ifrån vad som är intressant för eftervärlden att känna till om nämndens verksamhet.

Gallring innebär att information och handlingar förstörs. Vad som ska gallras framgår i denna plan. Samråd om gallring ska ske med kommunens arkivmyndighet innan beslut om gallring tas. Hur samrådsförfarandet ska gå till regleras i arkivreglementet. Allmänna handlingar får gallras endast om det fattats beslut av nämnden. Vissa lagbestämmelser och föreskrifter begränsar den kommunala beslutanderätten i gallringsfrågor.

I enskilda fall kan ytterligare handlingar bevaras än de som ska bevaras enligt dokumenthanteringsplanen om nämnden anser att handlingarna kan ha ett värde för framtiden.

Ekonomi – Bokföring och arkivering

Lagen (2018:597) om kommunal bokföring och redovisning (LKBR), trädde i kraft den 1 januari 2019. Bokföring och arkivering i den nya lagen har reglerats till att dokumentation som används för att bevara räkenskapsinformation ska vara varaktiga och lättåtkomliga.

Räkenskapsinformation ska minst bevaras fram till och med det sjunde året efter utgången av räkenskapsåret. Innebörden av den nya bestämmelsen är att den tidigare tioåriga bevarandetiden har kortats ned till sju år.

Bokföringsnämnden samt SKL:s avdelning för juridik gör tolkningen att gallringsfristen kan tillämpas retroaktivt. Den förändrade gallringsfristen

trädde i kraft 1 januari 2019, men kan alltså tillämpas bakåtverkande, vilket innebär att räkenskapsinformation upprättad 2011 kan gallras år 2019.

Observera att ett lokalt gallringsbeslut måste fattas innan räkenskapsinformation får gallras. Även om bevarandetiden för räkenskapsinformation har kortats ned till sju år i LKBR kan det finnas andra skäl för att fatta beslut om gallring med längre frister, som t.ex. preskription, revision och pensionsuträkning, eller att räkenskapsinformation bevaras med hänsyn tagen till bevarandeändamålen i 3 § arkivlagen (1990:782).

Pappershandlingar

Pappershandlingar som ska bevaras för framtiden ska vara upprättade på åldringsbeständigt eller arkivbeständigt papper. Om man har anledning att tro att papperet kommer att utsättas för slitage, ska det vara arkivbeständigt. Papper som är arkivbeständigt är utvärderat enligt SS-ISO 11108 (och i Sverige oftast märkt med beteckningen Svenskt Arkiv). Åldringsbeständigt papper utvärderas enligt ISO 9706. Enligt Riksarkivet ska utskrift av arkivhandling vara enkelsidig.

De pappersoriginal som inte ska bevaras på papper enligt denna dokumenthanteringsplan ska skannas in, registreras och sedan gallras.

Digitala handlingar

Digitala handlingar bevaras i arkivbeständigt format.

Rensning

Rensning innebär att ta ställning till om minnesanteckningar, utkast och annat arbetsmaterial ska rensas eller bevaras. Dessa handlingar kan endast rensas om de inte tillfört sakuppgift till ärendet. Rensningen ska genomföras senast i samband med att ärendet avslutas.

Allmän administration

Handlingstyp	Bevaras/gallras	Förvaringsplats	Anmärkning
Annonser, reklam för marknadsföring.	Se anmärkning.	Server.	Viktigare händelser kan bevaras. Bedömning görs i varje enskilt fall.
Avtal.	Bevaras.	Xxxxxxx DoÄ.
Avtal, tillfällig betydelse.	Gallras 1 år efter avtalstidens utgång.	G:, xxxxxxxx, Xxxxxxx DoÄ.	Exempel serviceavtal.
Begäran om utlämnande av allmän handling.	Gallras efter utlämnandet.
Begäran om utlämnande av allmän handling som leder till överklagningsbart beslut.	Bevaras.	Xxxxxxx DoÄ.	Den första prövningen görs av handläggare eller registrator.
Beslut från nämnd, kommun- fullmäktige, annan myndighet, kommunal- eller samordningsförbund.	Se anmärkning.	Xxxxxxx DoÄ.	Bevaras om beslutet leder till ett ärende. I annat fall gallras beslutet.
Xxxxxxxxxx, fördelning av ansvar och arbetsuppgifter.	Gallras vid uppdatering.	Brandskyddspärm, på respektive enhet.
Brandskyddsrond, sammanställning.	Gallras 5 år.	Brandskyddspärm, på respektive enhet.
Delegationsbeslut.	Bevaras.	Xxxxxxx DoÄ.
Delårsredovisning.	Bevaras.	Xxxxxxx DoÄ.
Digital signatur.	Bevaras, se anmärkning.	Xxxxxxx DoÄ.	Signaturer tillhör specifika dokument och bevisvärde skall kunna upprätthållas. Ställs av eller gallras samtidigt som den handling som den tillhör.
E-post, mappar • inkorg • skickade • utkast	Bevaras, se anmärkning.		E-post som är av vikt för ett ärende bevaras i Ciceron DoÄ. E-post av tillfällig eller ringa betydelse gallras efter 3 månader.
Enkäter.	Gallras efter sammanställning.
Enkäter, sammanställningar.	Bevaras.	Xxxxxxx DoÄ.
Enkätsvar.	Gallras efter sammanställning.

Handlingstyp	Bevaras/gallras	Förvaringsplats	Anmärkning
EU-projekt • Ansökan på delegation • Beslut om finansiering • Avslag/beviljande på ansökan • Begäran om komplettering • Avtal • Projektplan • Mötesanteckningar • Aktivitetsplan • Budget • Korrespondens • Tid- och rese rapporter • Avvikelserapport • Delrapport • Slutrapport	Bevaras.	Xxxxxxx DoÄ, G:	Korrespondens av betydelse för projektet bevaras och korrespondens av tillfällig betydelse gallras när projektet är slutfört.
Foto/bild, filmer, video, ljudband, CD o.d.	Bevaras, se anmärkning.	Bilddatabas, G:	Gäller även rättighet till inköpta bilder.
Foto/bild, filmer, video, ljudband, CD o.d. framtagna för till exempel intern information och utbildning.	Gallras vid inaktualitet eller när utbildningen har slutförts.
Fullmakt, postöppning.	Gallras vid avslutad anställning.	Pärm hos registrator.
Handlingar, som registreras men som ej tillhör ett ärende.	Gallras 3 månader.	Xxxxxxx DoÄ.
Handlingar som tillhör ett ärende.	Bevaras.	Xxxxxxx DoÄ.
Informationsmaterial och broschyrer, eget.	Gallras vid inaktualitet.	Xxxxxxx DoÄ.
Intern kontroll • Internkontrollplan • Uppföljning, rapport • Riskmatris • Risklista • Åtgärdsplan	Bevaras, se anmärkning.	Xxxxxxx DoÄ, G:	Risklista och riskmatris finns på G: Risklista gallras vid uppdatering.
Information och handlingar som läggs upp på intranät, Falnet.	Gallras efter hand eller vid inaktualitet.	Falnet.	Om informationen eller handlingen ska bevaras görs en export till e-arkivet eller pappersutskrift.
Korrespondens.	Se anmärkning.	Xxxxxxx DoÄ, Outlook, G:	Bevaras om av vikt för ärendet eller verksam- heten, annars gallras när det inte längre behövs.

Handlingstyp	Bevaras/gallras	Förvaringsplats	Anmärkning
Kvalitetsdokument, process- beskrivningar.	Bevaras.	Xxxxxxx DoÄ.	Verktyg för uppföljning av kvalitet, eventuella handlingsplaner.
Lämna uppgifter till SCB.	Xxxxxxx efter inskickande.
Lämna uppgifter till övriga myndigheter.	Xxxxxxx efter inskickande.		T.ex. Kungliga Biblioteket, CSN, SKR och Kolada.
Manualer, lathundar.	Gallras.	G:	Uppdateras kontinuerligt.
Modellavtal.	Xxxxxxx efter att uppdraget slutförts.	Pärm hos kommunikatör.
Mottagnings- och delgivningsbevis.	Se anmärkning.	Xxxxxxx DoÄ, pärm hos registrator.	Beror på bevisvärde. Ta ställning i varje enskilt fall.
Protokoll eller mötes- anteckningar. • Avdelningsmöten • Personalmöten • Informationsmöten • Interna verksamhetsmöten o.d.	Se anmärkning.	G: pärm.	Bevaras om de innehåller beslut eller information av direkt betydelse för verksamheten.
Outlookkalender • Påminnelser • Uppgifter	Gallras när påminnelse/uppgift klar markerats.	Outlook.
Postlista.	Gallras 3 veckor.	G: kommunens webbplats.
Projekt • Förstudierapport • Projektdirektiv • Projektplan • Aktivitetsrapport • Slutrapport • Mötesanteckningar	Bevaras.	Xxxxxxx DoÄ.
Protokoll och protokolls- utdrag, inkommande.	Se anmärkning.	Xxxxxxx DoÄ.	Från annan nämnd, utskott, råd, kommunal- och samordningsförbund samt övriga instanser. Bevaras om handlingen tillhör ett ärende.
Rapporter/redovisningar.	Bevaras.	Xxxxxxx DoÄ.	Internkontroll, granskning, statistiska rapporter och övriga rapporter av vikt för verksamheten.

Handlingstyp	Bevaras/gallras	Förvaringsplats	Anmärkning
Remisser.	Bevaras.	Xxxxxxx DoÄ.	Om remissen leder till ett ärende.
Remissvar.	Bevaras.	Xxxxxxx DoÄ.
Sociala medier.	Gallras efter hand, se anmärkning.	Server.	Om inlägg föranleder ett ärende, bevaras informationen i diarieförda handlingar.
Statistik som innehåller information för verksamheten.	Bevaras.	Xxxxxxx DoÄ.	Befolknings- och bostadsanalys, behovsanalys logi etc.
Statistik, övrigt.	Gallras.		När statistiken inte längre behövs.
Synpunkter från allmänheten samt svar, ringa eller tillfällig betydelse.	Gallras efter 2 år.	DF Respons, Xxxxxxx DoÄ.	Kan registreras i olika verksamhetssystem beroende på vad saken gäller. Om det blir ett ärende så diarieförs det i Xxxxxxx DoÄ.
Statistik över synpunkter från allmänheten.	Bevaras.	DF Respons, Xxxxxxx DoÄ.	Kan registreras i olika verksamhetssystem beroende på vad saken gäller. Om det blir ett ärende så diarieförs det i Xxxxxxx DoÄ.
Tillsynshandlingar – arkivtillsyn.	Bevaras.	Xxxxxxx DoÄ.
Tjänsteanteckning.	Bevaras.	Xxxxxxx DoÄ.
Tjänsteutlåtande.	Bevaras.	Xxxxxxx DoÄ.
Trycksaker, egna affischer.	Gallras.	Kommunikatör.
Underlag till ärende.	Bevaras.	Xxxxxxx DoÄ.	Som tillför ärendet information.
Utbildningsmaterial, eget.	Bevaras/gallras.		Förvaras hos respektive tjänsteman. Bevaras/ gallras efter ställnings- tagande i varje enskilt fall.
Utredningar.	Bevaras.	Xxxxxxx DoÄ.	Bevaras om de tillför ärendet information. Utredningar för kännedom kan gallras.
Verksamhetsplaner.	Bevaras.	Xxxxxxx DoÄ.

Handlingstyp	Bevaras/gallras	Förvaringsplats	Anmärkning
Webbsidor.	Se anmärkning.	Server.	Bevaras en gång per år i december. Gallring sker vid uppdatering.
Yttrande till myndighet, domstol, annan organisation eller enskild i ärenden.	Bevaras.	Xxxxxxx DoÄ.
Årsredovisning.	Bevaras.	Xxxxxxx DoÄ.
Överklaganden och begäran om omprövning av beslut.	Bevaras.	Xxxxxxx DoÄ.

Arkivering och arkivförvaltning

Handlingstyp	Bevaras/gallras	Förvaringsplats	Anmärkning
Arkivbeskrivningar – beskrivning av en nämnds allmänna handlingar.	Bevaras.	Xxxxxxx DoÄ.	Upprättas enligt arkiv- lagen, § 6 p.2 samt offentlighets- och sekretesslagen, 4 kap. 2 §.
Dokumenthanteringsplan.	Bevaras.	Xxxxxxx DoÄ.
Gallringsbeslut.	Bevaras.	Xxxxxxx DoÄ.
Gallringsutredning.	Bevaras.	Xxxxxxx DoÄ.
Leveranskvitto över levererade handlingar till kommunarkivet.	Bevaras.	Pärm i arkiv Mimer 216.
Migrering, avtal med utförare.	Bevaras.	Xxxxxxx DoÄ.
Migrering, gallringsbeslut.	Bevaras.	Xxxxxxx DoÄ.
Tillsynshandlingar • utförd • tillsyn • nämnd • bolag etc.	Bevaras.	Xxxxxxx DoÄ.	Arkivtillsyn som arkivmyndigheten utför.

Ekonomi

Handlingstyp	Bevaras/gallras	Förvaringsplats	Anmärkning
Anläggningsreskontra
Följesedlar, innehåller samma uppgifter som fakturan.	Gallras vid inaktualitet.	Hos respektive attestant.
Följesedlar, kompletterar fakturan.	Gallras 7 år.	Närarkiv.
Leverantörsfaktura, e- faktura.	Gallras 7 år.	Ekonomisystem.
Leverantörsfaktura, pappersfaktura.	Gallras 7 år.	Extern leverantör, skanning och tolkning.
Påminnelser.	Gallras 2 år.	Pärm hos förvaltningsekonom.
Rekvisitioner.	Gallras 2 år.	Pärm hos förvaltningsekonom.
Utbetalningsorder (avseende ex utbetalning av bidrag).	Gallras 7 år.	Närarkiv 2 år, sen centralarkiv.
Kundreskontra
Debiteringsunderlag.	Gallras 2 år.	Förvaltningens närarkiv.
Kundfakturor.	Gallras 7 år..	Ekonomisystemet
Makulering och nedskrivning av kundfaktura (Kommentar till varför makuleringen/- nedskrivningen gjorts.).	Gallras 7 år.	Ekonomisystemet.
Dagbokföring
Kassabehållning, kontant- redovisning.	Gallras 7 år.	Incit Expand.
Kassarapporter med kvitton.	Gallras 7 år.	Incit Expand.
Övrig redovisning
Attest- och utanordnings- behörighet.	Bevaras.	Xxxxxxx DoÄ.
Bokföring, EU-projekt.	Bevaras i enlighet med beslut från bidragsgivare.	Närarkiv.
Bokföringsjournaler.	7 år.	Arkiv Lärcenter.

Handlingstyp	Bevaras/gallras	Förvaringsplats	Anmärkning
Bokföringsorder, attest på papper.	Gallras 7 år.	2 år närarkiv, 5 år kommunarkiv.
Bokföringsorder, elektronisk attest.	Gallras 7 år.	Ekonomisystemet.
Bokföringsunderlag.	Gallras 7 år.	Ekonomisystemet.
Bokslutsspecifikationer.	Bevaras.	Mappstruktur/kommunarkiv.
Delårsrapport.	Bevaras.	I det diarieförda ärendet/ kommunarkiv.
Verifikationer.	Gallras 7 år.	2 år närarkiv, 5 år centralarkiv.
Verksamhets-redovisning.	Bevaras.	Xxxxxxx DoÄ
Övrigt
Uppföljningsrapporter.	Bevaras.	G:
Övrig statistikinlämning.	Gallras 7 år.	Mappstruktur/Kommunarkiv.

GDPR-administration

Handlingstyp	Bevaras/gallras	Förvaringsplats	Anmärkning
Anmälan av dataskyddsombud till Datainspektionen, och bekräftelse.	Bevaras.	Xxxxxxx DoÄ.	Beslut i nämnd.
Anmälan om personuppgifts- incident till egen förvaltning/ nämnd.	Bevaras.	Xxxxxxx DoÄ.
Anmälan om personuppgifts- incident till Datainspektionen.	Bevaras.	Xxxxxxx DoÄ.
Begäran om radering samt svar.	Bevaras i ärendet. Gallras i e-tjänsten när beslutet vunnit laga kraft.	Xxxxxxx DoÄ.
Begäran om registerutdrag samt svar.	Gallras 1 år.	Xxxxxxx DoÄ.

Handlingstyp	Bevaras/gallras	Förvaringsplats	Anmärkning
Begäran om rättelse samt svar.	Bevaras i ärendet. Gallras i e-tjänsten när beslutet vunnit laga kraft.	Xxxxxxx DoÄ.
Dokumentation om incident- rapportering.	Bevaras.	Xxxxxxx DoÄ.
Konsekvensbedömning för vissa personuppgiftsbehandlingar.	Gallras vid ny konsekvensbedömning.	Draftit.
Mötesanteckningar för GDPR- grupper och styrgrupp.	Bevaras.	Falnet/G:
Personuppgiftsbiträdesavtal och instruktion för personuppgifts- biträde.	Bevaras.	Xxxxxxx DoÄ.
Registerförteckning för registrering av personuppgifts- behandlingar.	Gallras vid uppdatering.	Draftit.
Samtycke/återtagande av samtycke till behandling av personuppgifter.	Gallras 2 år.	Pärm hos kommunikatör.	Handlingar ska gallras 2 år efter att sam- tyckestiden har löpt ut eller att samtycket har återkallats, förutsatt att behandlingen i fråga har avslutats – under förutsättning att hand- lingarna inte behövs som bevis i en tvist.

Handlingar av tillfällig eller ringa betydelse

Se bilaga 1.

HR – personaladministration

Handlingstyp	Bevaras/gallras	Förvaringsplats	Anmärkning
Annonser, anställning.	Gallras 2 år.	Verksamhetssystem.
Anställningsavtal med sekretessavtal.	Bevaras.	Personalakt på HR- avdelningen.
Ansökningshandlingar, erhållen tjänst.	Bevaras.	Personalakt på HR- avdelningen.

Handlingstyp	Bevaras/gallras	Förvaringsplats	Anmärkning
Ansökningshandlingar, ej erhållen tjänst.	Gallras 2 år.	Verksamhetssystem.	Gallras efter 2 år. Enligt möjligheten att överklaga enligt 6 kap. 4 § andra stycket diskrimineringslagen och till 64 § MBL.
Arbetsskadeärende • Anmälningar – arbetsgivaren, FK, försäkringsbolag, AMV • Läkarintyg • Utredning • Ansökan • Beslut om ersättning	Bevaras.	Adato/LISA.	Anmälan, läkarintyg, utredningsdokumentation, beslut och ansökan om ersättning.
Arvoden, underlag.	Gallras 3 år.	Närarkiv.
Beslut om bidragsanställning, från Arbetsförmedlingen.	Bevaras.	Personalakt på HR- avdelningen.
Bisyssla, redovisning.	Bevaras.	Personalakt på HR- avdelningen.
Flextidssammanställningar.	Gallras efter 3 år.	G:
Friskanmälan.	Gallras efter 3 år.	Personalsystem.
Förändring av anställning.	Bevaras.	Personalakt på HR- avdelningen.
Intresseanmälningar (spontanansökningar).	Gallras vid inaktualitet.	G:
Ledighetsansökningar.	Gallras 3 år.	Personalsystem och närarkiv.
Läkarintyg.	Gallras vid inaktualitet.	Adato.
Löneavdrag.	Gallras 3 år.	Personalsystem och närarkiv.
Lönebidragsanställning, handlingar rörande.	Gallras efter avslutad anställning.	Pärm hos personal- sekreterare.
Medarbetar-/utvecklingssamtal.	Gallras.	Personalsystem.	Uppdateras årligen.
Pensionsansökan.	Bevaras.	Personalakt på HR- avdelningen.
Personakt.	Bevaras.	HR-avdelningen.
Protokoll inom arbetsmiljöarbetet	Bevaras	Xxxxxxx DoÄ	Exempelvis MBL- förhandling och arbetsmiljörond.

Handlingstyp	Bevaras/gallras	Förvaringsplats	Anmärkning
Registerutdrag ur belastnings- registret.	Bevaras.	WinLas.
Rehabiliteringsärende • Utredning o Arbetsförmåga, arbetsanpassning • Plan o Arbetsträning • Kontrakt • Beslut • Utlåtandet • Läkarintyg • Rehabuppföljning	Bevaras, se anmärkning.	Adato.	Arbetsförmågebedömning gallras vid inaktualitet.
Sjukanmälan.	Gallras 3 år.	Personalsystem.
Systematiskt arbetsmiljöarbete.	Bevaras.	XXXX.	Kommunspecifik dokumentation bevaras.
Terminalglasögon, rekvisition.	Gallras 7 år.
Tidrapporter.	Se anmärkning.		Kan gallras när uppgifterna är inmatade i personalsystem.
Tillbud, anmälan.	Bevaras.	XXXX.
Timanställda, handlingar.	Gallras 5 år.	Personalsystem.
Tjänstgöringsintyg/betyg.	Gallras 3 år.
Tjänstgöringsschema.	Gallras 3 år.	Personalsystem.
Underlag i rekryterings- processer.	Gallras vid inaktualitet.	Verksamhetssystem.
Uppdragstillägg.	Gallras 3 år.	Närarkiv.
Uppsägning av tjänst, egen.	Bevaras.	Personalakt på HR- avdelningen.
Uppsägning på grund av arbetsbrist.	Bevaras.	Personalakt på HR- avdelningen.
Uppsägning på grund av personliga skäl.	Bevaras.	Personalakt på HR- avdelningen.
VAB-handlingar (vård av barn).	Gallras 3 år.	Personalsystem.

Handlingstyp	Bevaras/gallras	Förvaringsplats	Anmärkning
Manualer.	Gallras vid uppdatering.	Verksamhetssystem.
Telefonkatalog digital.	Gallras vid uppdatering.	G:

Kompetens- och arbetslivsförvaltningen

Handlingstyp	Bevaras/gallras	Förvaringsplats	Anmärkning
Dokumentation gällande statsbidrag.	Gallras.	G:, Xxxxxxx DoÄ.	Ansökningar och beslut m.m.
ESF-projekt, dokumentation.	Xxxxxxx 5 år efter att projektet avslutats om det inte anges en annan tid i beslutet om stöd.	Verksamhetssystem Accorda.	Ansökningar och beslut m.m. Gallring enligt Svenska ESF- rådets regler.
Dokumentation gällande projekt, ej ESF-projekt.	Xxxxxxx 5 år efter beslut om slutbetalning.	G:, Xxxxxxx DoÄ.	Ansökningar och beslut m.m.
Dokumentation i kvalitetsarbete.	Gallras 5 år efter beslut/rapportering.	Digitalt på G:
Dokumentation i ärenden om kränkande behandling.	Gallras 5 år efter att ärendet avslutats.	G:
Förslag från elever/ deltagare i förslagslåda. Digital/fysisk.	Xxxxxxx i samband med att Xxxxxxxx- gruppen omsätter förslag till uppdrag.	Lista över inkomna förslag hålls aktuell på G:
Information och handlingar som läggs upp på lär- och kommunikationsplattform, Fronter.	Gallras efter hand eller vid inaktualitet.	Fronter.	Om informationen eller handlingen ska bevaras görs en export till e-arkivet eller pappersutskrift.
Handlingar rörande personals/elevs/ deltagares skador och/eller tillbud.	Bevaras genom registrering.	Registreras och bevaras i verksamhetssystem LISA.
Protokoll/anteckningar från olika former av elev- och deltagarråd.	Gallras vid inaktualitet.	Digitalt på G: samt på lärplattformen Fronter.
Styrande dokument.	Bevaras.	Xxxxxxx DoÄ.	Exempelvis planer.

Handlingstyp	Bevaras/gallras	Förvaringsplats	Anmärkning
Arbetsmarknadsenheten
Handlingstyp	Bevaras/gallras	Förvaringsplats	Anmärkning
Beslut från Arbets- förmedlingen om förstärkt arbetsträning.	Gallras 5 år efter att deltagaren avslutats.	AME-kontor samt verksamhetssystem Accorda.
Beslut från Arbets- förmedlingen samt underlag till beslut om anställningsstöd.	Gallras 5 år efter att deltagaren avslutats.	AME-kontor.
En väg in, ansökningar.	Gallras 5 år efter att deltagaren avslutats.	Verksamhetssystem Accorda.
Fördelning av ekonomiska medel, rapport till ekonomikontoret.	Gallras 5 år efter att deltagaren avslutats.	Förvaras digitalt på G:
Slutdokument till beställare.	Gallras 5 år efter att deltagaren avslutats.	Verksamhetssystem Accorda. Original till beställare.
Samtycke från deltagare om registrering i verksamhetssystem.	Fysiskt dokument gallras efter regi- strering. Digitalt dokument gallras 5 år efter att del- tagaren avslutats.	Verksamhetssystem Accorda.
Samtycke från deltagare om upphävande av sekretess mellan myndigheter.	Fysiskt dokument gallras efter regi- strering. Digitalt dokument gallras 5 år efter att del- tagaren avslutats.	Verksamhetssystem Accorda.
Sammanfattande dokument från arbetspsykolog.	Gallras 5 år efter att deltagaren avslutats.	Verksamhetssystem Accorda. Original till deltagare.
Sammanfattande slut- dokument om deltagare.	Gallras 5 år efter att deltagaren avslutats.	Verksamhetssystem Accorda.
Sommarferiepraktik, dokumentation	Gallras 5 år efter att praktiken avslutats.	Verksamhetssystem Feriebas.

Vuxenutbildningen
Handlingstyp	Bevaras/gallras	Förvaringsplats	Anmärkning
Ansökan om prövning, förlängning eller avbrott.	Gallras efter 1 år	VUX-administratörernas kontor.
Antagningsgrundande uppgifter.	Xxxxxxx efter att eleven avslutat sin utbildning.	VUX-administratörernas kontor.	Exempel: Ansökningar, Matris för antagning yrkes- utbildning.
Betygskataloger.	Bevaras.	Närarkiv.	Till centralarkiv efter 5 år.
Betygskopior.	Gallras omgående när betyget lämnats ut.	VUX-administratörernas kontor.
Betygsplanering för gymnasieexamen eller slutbetyg, slutförd examen eller betyg.	Gallras omgående när betyget lämnats ut.	SYV-kontor.
Betygsplanering för gymnasieexamen eller slutbetyg som inte slutförs.	Gallras 5 år efter sista noterade aktivitet.	SYV-kontor.
Betygssammanställning eller intyg som tas fram ur av verksamhetssystemet vid begäran från elev.	Gallras omgående.	Original till beställare.
Dokumentation gällande ansökan och antagning till Samhällsorientering.	Gallras efter antagning, filen ajourhålls.	Excellfil på G:
Dokumentation gällande antagning till SFI.	Gallras.	G:	Lista som hålls aktuell.
Dokumentation gällande APL inom gymnasial yrkesutbildning.	Gallras 1 år efter att eleven avslutat utbildningen.	Pärm hos praktiksamordnare.	APL Praktikverktyget, Placeringslista, omdömesblankett, betyg.
Gymnasiearbeten.	Gallras efter bedömning.	Hos respektive lärare.
Inkomna fysiska eller digitala handlingar för komplettering till SYV.	Gallras efter skanning registrering.	Registreras i verksamhets- system.	Exempel: Ansökan till kompletterande aktivitet i samverkan med SFI.

Inplaceringstest, genom- förda.	Gallras av xxxx.xxx	xxxx.xxx	Proven genomförs på hemsida och sammanställning av resultat lämnas till administratör.
Inplaceringstest, resultat från lärare.	Gallras omgående efter registrering.	Verksamhetssystem Extens.
ISP, individuell studieplan.	Gallras 3 år efter elevens sista aktivitet i verksam- heten.	Verksamhetssystem IST Extens.
Kartläggning inför antagning SFI.	Gallras 10 år efter sista noterade aktivitet.	I lärplattformen Fronter.
Lärlingsutbildning inom gymnasial yrkesutbildning, avtal mellan Vuxen- utbildningen och mottagande arbetsplats gällande lärlingsutbildning.	Gallras efter avslutad utbildning.	Fr.o.m. 2021 förvaras avtalen i pärm hos praktiksamordnare. T.o.m. 2020 förvaras avtalen Xxxxxxx DoÄ
Lärlingsutbildning inom gymnasial yrkesutbildning, dokumentation utöver avtal.	Gallras efter avslutad utbildning.	Pärm hos praktiksamordnare.	Checklista, omdömesblankett, betyg.
Matris för antagning till gymnasial yrkesutbildning samt till externa utbildningsanordnare.	Gallras efter antagning, filen ajourhålls.	Excelfil på G:
Nationella prov, svenska inklusive SFI.	Bevaras.	Närarkiv.	Till centralarkiv efter 1 år.
Nationella prov, andra än svenska.	Gallras 5 år efter provtillfället.	Närarkiv.	.
Rektorsbeslut gällande avslut eller disciplinära åtgärder.	Bevaras.	Avbrott hos VUX- administratörer. Övrig dokumentation på G:
Sekretessförbindelser för elever i APT på Vård- och omsorgsutbildning.	Gallras efter avslutad utbildning.	Pärm hos praktiksamordnare.
Slutbetyg och examensbevis.	Bevaras.	Närarkiv.	Till centralarkiv efter 5 år.
Studerandedokumentation och arbetsmaterial under utbildningens gång.	Gallras efter avslutad kurs.	Hos lärare, SYV, VUX- administratörer.	Exempel: Bedömningsmaterial.

Studerandedokumentation och arbetsmaterial vid prövning.	Gallras efter avslutad prövning.	Hos lärare, SYV, VUX- administratörer.	Exempel: Bedömningsmaterial.
Tjänstefördelning.	Gallras vid uppdatering.	I lärplattformen Fronter med åtkomst för lärare i respektive arbetslag.
Uppdragsutbildningen
Handlingstyp	Bevaras/gallras	Förvaringsplats	Anmärkning
Dokumentation per uppdragsutbildning.	Gallras 5 år efter slutförd utbildning.	Digitalt på G:	Exempel: Kalkyl, offert, avtalskopia, utbildningsinnehåll, intyg, deltagarlistor, sammanställning utvärderingar.
Yrkeshögskoleutbildning
Handlingstyp	Bevaras/gallras	Förvaringsplats	Anmärkning
Ansökningshandlingar och antagningsdokumentation	Gallras 2 år efter avslutad utbildningsomgång.	G:	Ansökningar hanteras och finns hos MYH. Excelfil m.m. material skickas till utbildningsanordnaren.
Dokumentation gällande beviljad och pågående utbildning.	Gallras 2 år efter avslutad utbildningsomgång.	Förvaras digitalt på G: samt i pärm på kontor.	Exempel: Protokoll ledningsgrupp, Examensarbete och övrigt studiematerial.
Examensarbeten	Gallras 5 år efter avslutad utbildningsomgång.	Guldsmedsutbildningens lärarkontor.
Examens- och utbildningsbevis samt betygskataloger.	Bevaras/gallras enligt bestämmelser för Myndigheten för yrkeshögskolan.	Xxxx sidor hos Myndigheten för yrkeshögskolan.	Extern tjänst som vi ska använda.
Kursplaner.	Till centralarkiv, digitalt, efter 1 år.	Förvaras digitalt på G:
Kvalitetsredovisning, självvärdering.	Gallras 2 år efter avslutad utbildningsomgång.	Förvaras digitalt på G:
Studerandedokumentation och arbetsmaterial under utbildningens gång.	Gallras 2 år efter avslutad utbildningsomgång.	Förvaras digitalt på G:	Exempel: Klasslistor, korrespondens med CSN, dokumentation studieavbrott, kvalitetsredovisning.

Tentamen och prov för YH Signaltekniker.

Gallras efter 50 år.

Sparas på Trafikverksskolan.

Sparas så länge personen är i arbetsför ålder för att kunna spåra kunskapsbrister vid allvarligt tillbud.

Krisberedskap

Handlingstyp	Bevaras/gallras	Förvaringsplats	Anmärkning
Dokumentation, övning.	Bevaras.	Krispärm, administrationskorridoren på Lärcenter.
Dokumentation, utbildning.	Bevaras.	Krispärm, administrationskorridoren på Lärcenter.
Styrande dokument.	Bevaras.	Xxxxxxx DoÄ.

Nämndsadministration

Handlingstyp	Bevaras/gallras	Förvaringsplats	Anmärkning
Anmälningsärenden till nämnd, lista.	Gallras efter 3 månader.	Xxxxxxx DoÄ.	Innehållet bevaras i protokoll.
Anslagsbevis/justeringsanslag.	Xxxxxxx på offentliga anslagstavlan efter 21 dagar. Bevaras i Xxxxxxx DoÄ.		Publiceras på digitala anslagstavlan, bevaras i protokollet
Ansökan från förtroendevald om förlorad arbetsinkomst, reseersättning och arvode för möte som inte rapporteras av nämndsekreterare.	Gallras 10 år.	Open E.
Arvoden till förtroendevald, underlag för utbetalning.	Gallras 3 år efter godkännande/avslag.	Open E.
Attesterade sammanträdeslistor.	Gallras 2 år.
Delegationsbestämmelser.	Bevaras.	Xxxxxxx DoÄ.
Delegationsförteckning/lista till nämnd.	Gallras efter 3 månader.	Xxxxxxx DoÄ.	Ingår i protokoll.
Diarieförda handlingar till nämndärenden.	Bevaras.	Xxxxxxx DoÄ.
Föredragningslista.	Bevaras.	Xxxxxxx DoÄ.

Handlingstyp	Bevaras/gallras	Förvaringsplats	Anmärkning
Kallelse.	Bevaras.	Xxxxxxx DoÄ.
Omröstningslista.	Gallras efter justering av protokoll.		Information syns i protokollet.
Protokoll, kompetens- och arbetslivsnämnden.	Bevaras.	Xxxxxxx DoÄ.
Protokoll, kompetens- och arbetslivsnämndens arbetsutskott.	Bevaras.	Xxxxxxx DoÄ.
Protokollsutdrag.	Bevaras.	Xxxxxxx DoÄ.	I ärende.
Protokollsanteckning, skriftlig.	Gallras efter justering av protokoll.		Information syns i protokollet.
Remiss.	Bevaras.	Xxxxxxx DoÄ.
Remissvar/yttrande.	Bevaras.	Xxxxxxx DoÄ.
Reservation med skriftlig motivering.	Motiveringen gallras efter justering av protokoll.		Information syns i protokollet.
Sammanträdesplan.	Bevaras.	Xxxxxxx DoÄ.	Gäller alla nämnder i kommunen.
Uppgifter om förtroendevaldas anhörig/närstående.	Gallras 5 år eller när uppdrag upphör.	Pärm hos nämndsekreterare.
Valärenden.	Bevaras.	Xxxxxxx DoÄ.	Handlingar till kallelsen kan gallras efter 2 år.
Yrkande, skriftligt.	Gallras efter justering av protokoll.		Information syns i protokollet.

Upphandling och inköp

Handlingstyp	Bevaras/gallras	Förvaringsplats	Anmärkning
Anbud, tävlingsbidrag både antagna och inte antagna anbud.	Bevaras.	Xxxxxxx DoÄ.	Modeller, ritningar som finns beskrivna/avbildade i dokumentationen kan gallras.
Anbudsutvärdering.	Bevaras.	Xxxxxxx DoÄ.
Annonsering av förfrågnings- underlag.	Bevaras.	Xxxxxxx DoÄ.
Anbudsförteckningar.	Bevaras.	Xxxxxxx DoÄ.	Anbudsprotokoll, sammanställningar.

Handlingstyp	Bevaras/gallras	Förvaringsplats	Anmärkning
Anbudsutvärderingar.	Bevaras.	Xxxxxxx DoÄ.
Anbudssammanställning.	Bevaras.	Xxxxxxx DoÄ.
Anbudsöppning, protokoll.	Bevaras.	Xxxxxxx DoÄ.
Avbrytande av upphandling.	Bevaras.	Xxxxxxx DoÄ.
Avropsförfrågan.	Bevaras.	Xxxxxxx DoÄ.
Beslut om avrop från ramavtal.	Bevaras.	Xxxxxxx DoÄ.
Beställningsblanketter.	Gallras.		Skickas till leverantören som identifierar innehåll och utformning, om kopia finns kan de gallras efter uppdraget är utfört.
Dokumentation av direktupp- handlingar, Konkurrensverkets blankett.	Bevaras.	Xxxxxxx DoÄ.
Dokumentation om prisjämförelse.	Bevaras.	Xxxxxxx DoÄ.
Frågor, svar och kompletteringar under annonsering.	Bevaras.	Xxxxxxx DoÄ.
Förfrågningsunderlag/offert.	Bevaras.	Xxxxxxx DoÄ.
Leverantörskontroll från Skatteverket.	Bevaras.	Xxxxxxx DoÄ.	Kontroll av leverantörers lämplighet, finns F-skatt etc.
Offert/förfrågningsunderlag.	Bevaras.	Xxxxxxx DoÄ.
Prisjustering/prisuppräkning.	Bevaras.	Xxxxxxx DoÄ.
Riktlinjer och policy för upphandling och inköp.	Bevaras.	Xxxxxxx DoÄ.
Tilldelningsbeslut.	Bevaras.	Xxxxxxx DoÄ.
Tilldelningsmeddelande.	Bevaras.	Xxxxxxx DoÄ.
Upphandlingsprotokoll.	Bevaras.	Xxxxxxx DoÄ.
Uppdragsbeställning.	Bevaras.	Xxxxxxx DoÄ.
Utvärderingsprotokoll.	Bevaras.	Xxxxxxx DoÄ.
Överprövning/överklagande, skrivelse från Förvaltningsrätten – samtliga handlingar.	Bevaras.	Xxxxxxx DoÄ.

Bilaga 1 – Handlingar av tillfällig eller ringa betydelse

Handlingar av tillfällig eller ringa betydelse som kan gallras när de inte längre behövs.

1. Kopior som inte har någon funktion eftersom det finns arkivexemplar hos nämnden med samma innehåll.

2. Inkomna eller expedierade framställningar, förfrågningar och meddelanden av tillfällig eller rutinmässig karaktär.

3. Handlingar som har kommit in för kännedom och som inte har lett till någon åtgärd, om de även i övrigt är av ringa betydelse.

4. Inkomna handlingar som inte berör myndighetens verksamhetsområde, eller som är meningslösa eller obegripliga, om handlingarna inte kräver vidarebefordran till annan myndighet eller enskild för åtgärd.

5. Register, liggare, listor och andra tillfälliga förteckningar som har tillkommit för att underlätta myndighetens arbete och som saknar betydelse när det gäller att dokumentera myndighetens verksamhet, att återsöka handlingar eller att upprätthålla samband inom arkivet.

6. Mottagnings- och delgivningsbevis förutsatt att de inte innehåller någon anteckning som tillför ärendet sakuppgifter.

7. Handlingar som endast har tillkommit för kontroll av postbefordran, under förutsättning att de inte längre behövs som bevis för att en försändelse har kommit in till eller skickats från myndigheten.

8. Loggar för e-post under förutsättning att de inte längre behövs för kontroll av överföringen och att de inte heller behövs för återsökning av de handlingar som kommit in till eller skickats från myndigheten och som ska bevaras.

9. Handlingar som har utgjort underlag för myndighetens interna planering och verksamhetsredovisning, när sammanställning eller annan bearbetning har gjorts, under förutsättning att handlingarna inte heller i övrigt har någon funktion.

Bilaga 2 – Arkivordlista

Här följer en lista över förklaringar till vanliga ord och begrepp som används inom arkivredovisningen.

Aktrensning - När ett ärende avslutas bör akten rensas. Alla handlingar som är av tillfällig betydelse kan då avlägsnas. Handlingar som tillfört sakuppgifter till ärendet får inte rensas ut. De handlingar som inte rensas ut blir allmän handling när ärendet arkiveras.

Aktrensningen bör i första hand avse:

- anteckningar och meddelanden av endast tillfällig betydelse

- utkast, kladdar och liknande arbetspapper vilkas betydelse upphört i och med att slutlig skrivelse, tjänsteutlåtande etc. färdigställts

- avskrifter och kopior som finns i flera exemplar

- avskrifter och kopior som inte behövs för att man rätt ska förstå ärendet

- trycksaker som inte haft någon betydelse för ärendet.

Allmän handling - i enlighet med 2 kap. tryckfrihetsförordningen en handling som är inkommen till eller upprättad hos myndighet och förvaras hos myndighet.

Allmänna arkivschemat - förteckningsplanens (se detta ord) fasta huvudavdelningar, efter vilken arkiv struktureras, ordnas och förtecknas.

Arkiv - bestånd av handlingar/uppgifter som har tillkommit i en myndighets verksamhet och som har arkiverats.

Arkivansvarig - den högsta ansvarige för myndighetens handlingar. Ansvaret är ofta delegerat till förvaltningschefen.

Arkivarie - tjänsteman som huvudsakligen arbetar med arkivfrågor/uppgifter och som har för ändamålet lämplig universitetsutbildning.

Arkivbeskrivning - översikt över en arkivbildares arkiv, arkivbildning och arkivverksamhet.

Arkivbestånd - ett arkivs innehåll

Arkivbeständigt papper - papper med förmåga att under lång tid motstå påverkan i kemiskt och fysikaliskt avseende, samt inverkan av slitage och nötning vid användning. Svenskt arkiv 80 och 100 är exempel på godkänt papper.

Arkivbildare - myndighet, företag, förening, annan organisatorisk enhet eller enskild person genom vars verksamhet ett arkiv uppstår.

Arkivbildning - framväxt av ett arkiv inom och genom en arkivbildares verksamhet genom upprättande och mottagande av nya handlingar, och genom fortlöpande avgränsning och strukturering av arkivet.

Arkivbox/arkivkartong - förvaringsmedel, bestående av syrafri kartong eller papp, i form av box med flik, lock eller annan tillslutningsanordning, avsett att ge skydd åt handlingar. Boxarna ska vara av "svensk standard" och främst används 30, 55 eller 80 mm breda ryggar.

Arkivexemplar - det exemplar av en mångfaldigad handling som en arkivbildare bevarar och arkiverar.

Arkivförteckning – innehåller delvis samma som dokumenthanteringsplan handlingstyper, men är oftast en fixering av de handlingar som ska bevaras. Kan utgå från Allmänna arkivschemat eller i format av punktnotation, efter de processer som finns i verksamheten.

Arkivhandling - handling (oberoende av medium) som arkiverats.

Arkivmyndighet - myndighet med uppgift att utöva tillsyn över andra myndigheters arkiv och arkivverksamhet, samt med rätt att överta arkiv. I Falköpings kommun är det kommunstyrelsen som är arkivmyndighet.

Arkivredogörare - tjänsteperson hos arkivbildare med uppgift att utföra främst praktiska moment inom arkivverksamheten exempelvis informationshanteringsplanen, gallring och leveranser.

Arkivredovisning - en presentation av hur en myndighets arkiv är uppbyggt. Den ger en överblick av arkivets bestånd av handlingar, underlättar sökningen av dem och består av arkivbeskrivning, klassificeringsstruktur med beskrivning av verksamhetens processer eller en dokumentplan samt en arkivförteckning.

Arkivreglemente - reglerar kommunens arkiv och dokumenthantering. Det fastställs av kommunfullmäktige.

Arkivvård - organisera, redovisa, skydda, avgränsa, gallra och bevara arkiv.

Avlämna - till arkivmyndighet slutgiltigt överföra arkiv, arkivhandlingar och uppgifter.

Avställa - ta ut inaktuella handlingar/uppgifter som redan har givits en bestämd ordning, för att ge dem en annan ordning för långtidsbevarande.

Databärare - fysiskt underlag för handlingar eller information

Diarie - systematiskt ordnad plan för klassificering av ärenden (handlingar) avsedd att ligga till grund för registrering och arkivläggning efter ämne.

Diarium - fortlöpande förd förteckning över inkomna och/eller utgående handlingar.

Digitalisering - omvandling av analog information till digital form.

Dokument - varje form av handling eller föremål som utgör kvarleva eller sammanställning, oavsett form, medium eller material.

Dokumenthantering - område med ansvar för att på ett effektivt och systematiskt sätt skapa, ta emot, bevara, använda och gallra dokument.

Dokumenthanteringsplan - en lista över verksamhetens alla förekommande handlingar och hur de ska hanteras, bevaras eller gallras.

Kommunarkiv - den information som ska bevaras från kommunens verksamhet i elektronisk form eller det som utgör myndighetens elektroniska handlingar oavsett format. Eller kommunens fysiska arkiv, institutionen.

E-förvaltning - verksamhetsutveckling i offentlig förvaltning som drar nytta av informations- och kommunikationsteknik kombinerad med organisatoriska förändring-ar och nya kompetenser.

E-handlingar - en upptagning för automatiserad behandling.

Förteckna - redovisa handlingar enligt allmänna arkivschemat eller enligt processorienterad informationsredovisning.

Förteckningsplan - systematisk plan för att förteckna arkiv (jämför allmänna arkivschemat), upprättad vid utredning av ett arkivs tillkomst och historia.

Gallra - förstöra allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar. Att gallra innebär alltid informationsförlust och måste föregås av ett gallringsbeslut. Vid gallring av elektroniska handlingar tas filerna bort så att de inte kan återskapas. Vid överföring av allmänna handlingar till annan databärare räknas som gallring om överföringen medför:

• informationsförlust

• förlust av möjliga informationssammanställningar

• förlust av sökmöjligheter eller

• förlust av möjligheten att fastställa informationens autenticitet

Gallringsbeslut - formellt fastställande av arkivmyndighet att handlingar/uppgifter ska eller får förstöras.

Gallringsbegäran - förslag från arkivbildare (förvaltning) om gallring av allmänna handlingar, som sedan leder till ett gallringsbeslut från arkivmyndigheten.

Gallringsfrist - tid som ska förflyta innan beslutad gallring verkställs.

Handling - framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med hjälp av tekniskt hjälpmedel. Jämför dokument. Xxx också benämnas handlingstyp.

Gallringsutredning - utredning föranledd av gallringsbegäran och avseende handlingarnas värde för allmänhetens insyn, förvaltningens och rättskipningens samt forskningens behov.

Informationshanteringsplan – se dokumenthanteringsplan.

Klassificeringsstruktur - struktur som representerar verksamheten och som används för klassificering av handlingsslag.

Leveransreversal – följesedel (kvitto) vid leverans av arkivhandlingar.

Metadata - data om data. En beskrivning av ex. bildfil eller textfil. Det kan vara information om bilden/dokumentet, filformat, när den ska skapades, av vem den skapades osv.

Myndighet - avser även kommunala bolag och stiftelser enligt 1 § arkivreglementet.

Ordna - avgränsa och systematisera arkiv, vilket även inbegriper det praktiska arbetet med rensning, gallring och volymbildning.

Proveniens - handlingars ursprung.

Proveniensprincipen - den princip enligt vilken ett arkiv sammanhålls som en enhet och ordnas i enlighet med arkivbildarens organisation och verksamhet. Det betyder att man i efterhand inte blanda handlingar från olika arkiv med varandra, eller att man gör ändringar i hur handlingarna var organiserade från början.

Rensa - avskilja sådana handlingar/uppgifter som inte är allmänna och som inte ska arkiveras.

Reversal - se Leveransreversal

Vård - organisera, redovisa, skydda, avgränsa, gallra och bevara arkiv.

Åldringsbeständigt papper - papper med förmåga att under lång tid motstå påverkan i kemiskt och fysikaliskt avseende. De flesta papper till skrivare är godkända idag, men om man vill försäkra sig om kvaliteten, så bör en leverantörsförsäkran inhämtas från tillverkaren.

Överföra - föra arkiv, arkivhandlingar eller uppgifter från en fysisk plats till en annan eller från en databärare till en annan.

Överlämna - formellt överföra ansvar för arkiv, dock ej till arkivmyndighet (se för detta Avlämna).

Document Metadata

Table of Contents

TJÄNSTEUTLÅTANDE 1 (2)

Document Metadata

TJÄNSTEUTLÅTANDE 1 (2)

Verksamhetschefs och förvaltningsekonoms tjänste- utlåtande gällande förhyrning av lokaler utifrån verksamhetsövergång för Stöd- och försörjnings- enheten‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌

Förslag till beslut‌‌

Sammanfattning

Bakgrund‌

Förvaltningens bedömning

Finansiering

Beslutet ska skickas till

Kompetens- och arbetslivsnämndens arbetsutskott

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL

Remiss från Utbildningsdepartementet - Samverkande krafter för stärkt kvalitet och likvärdighet inom komvux för elever med svenska som andraspråk (SOU 2020:66)

Kompetens- och arbetslivsnämndens arbetsutskotts förslag till beslut

Bakgrund

Nämndsekreterarens tjänsteutlåtande om delegering av beslut angående remiss från utbildningsdepartementet

Förslag till beslut

Bakgrund

Förvaltningens bedömning

Kompetens- och arbetslivsnämndens arbetsutskott

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL

Remiss - Riktlinje för hyressättning

Kompetens- och arbetslivsnämndens arbetsutskotts förslag till beslut

Bakgrund

Förvaltningens bedömning och förslag till remissvar

Kompetens- och arbetslivsnämndens arbetsutskott

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL

Beslutsunderlag

Förvaltningschefens tjänsteutlåtande om remissvar gällande riktlinje för hyressättning

Förslag till beslut

Bakgrund

Förvaltningens bedömning och förslag till remissvar

Beslutsunderlag

Beslutet ska skickas till

Syfte

Internhyresprincip

Ägda lokaler

Hyreskomponenter

Verksamhetsgrupper

Inhyrda lokaler

Hyresjustering externa förhyrningar

Regler för avtalstider:

Regler för uppsägning:

Avtalstvister

Budgetkonsekvenser vid uppsägning

Hantering av tomhyror

Hyresbidrag till extern hyresgäst eller förening

Kompetens- och arbetslivsnämndens arbetsutskott

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL

Plan mot kränkande behandling - Kompetens- och arbetslivsförvaltningen 2021

Kompetens- och arbetslivsnämndens arbetsutskotts förslag till beslut

Bakgrund

Beslutsunderlag

Rektorernas tjänsteutlåtande om plan mot kränkande behandling

Förslag till beslut

Bakgrund

Beslutsunderlag

Allmänt

Lagtexter

Ansvar

Anmälan av ärende

Uppföljning av anmälda ärenden

Kompetens- och arbetslivsnämndens arbetsutskott

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL

Dokumenthanteringsplan 2021 kompetens- och arbetslivsnämnden

Kompetens- och arbetslivsnämndens arbetsutskotts förslag till beslut

Bakgrund

Beslutsunderlag

Dokumenthanteringsplan 2021 kompetens- och arbetslivsnämnden

Förslag till beslut

Bakgrund

Beslutsunderlag

Bestämmelser som reglerar hanteringen av myndigheters handlingar

Ordning och arkivering av handlingar

Bevarande och gallring

Ekonomi – Bokföring och arkivering

Pappershandlingar

Digitala handlingar

Rensning

Document Metadata

Verksamhetschefs och förvaltningsekonoms tjänste- utlåtande gällande förhyrning av lokaler utifrån verksamhetsövergång för Stöd- och försörjnings- enheten ‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌

Förslag till beslut ‌‌

Bakgrund ‌