Samverkansavtal – E-arkiv i Sjuhärad
2024-02-29
Samverkansavtal – E-arkiv i Sjuhärad
§ 1 Avtalsparter
Avtal har träffats mellan nedanstående parter med stöd av 9 kap 37 § kommunallagen gällande avtalssamverkan.
Parter | Organisationsnummer |
Bollebygds kommun | 212000-2973 |
Herrljunga kommun | 212000-1520 |
Marks kommun | 212000-1504 |
Svenljunga kommun | 212000-1512 |
Tranemo kommun | 212000-1462 |
Ulricehamns kommun - Värdkommun | 212000-1579 |
Vårgårda kommun | 212000-1454 |
Även Boråsregionen Sjuhärads kommunalförbund (212000-1008) ingår i samverkan, men tecknar ett särskilt avtal med Ulricehamns kommun.
§ 2 Inledning och syfte
Kommunerna i Sjuhärad har behov av att digitalt kunna spara och arkivera information, som numera i allt större utsträckning är digital i stället för i pappersform. Införande och förvaltning av ett e-arkiv kräver särskild kompetens och resurser som är svårt för respektive kommun att hantera på egen hand. Kommunerna, som är geografiskt närliggande, ser behov av att samarbeta för att kunna införa e-arkiv samt säkerställa en långsiktig förvaltning av detsamma, vilket är till gagn för verksamheterna i alla kommunerna. Samarbetet sker genom avtalssamverkan enligt 9 kap 37 § kommunallagen.
Avtalet avser samverkan inom elektronisk arkivering och informationsförvaltning mellan samverkanskommunerna och kommunalförbundet, benämnt E-arkiv i Sjuhärad.
E-arkiv är en funktion för långtidsbevarande och hållbar hantering av digital information. Det sker genom en teknisk lösning för elektronisk bevaring, nedan kallat Systemet.
Ulricehamns kommun är värdkommun för funktionen e-arkiv, vilket innefattar förvaltning av Systemet och ansvar för dess förvaltningsorganisation.
Avtalet beskriver vad som gäller avseende det gemensamma e-arkivet; organisation, ansvarsfördelning, finansiering, ersättning och tvist.
Bakgrund
Boråsregionen Sjuhärads kommunalförbund genomförde på uppdrag av kommuncheferna/kommundirektörerna en förstudie gällande införande av e-arkiv hos medlemskommunerna och kommunalförbundet.
1 (7)
Projekt E-arkiv i Sjuhärad startade hösten 2022 och projekttiden är tre år. Under projekttiden ska en projektgrupp genomföra upphandling av den tekniska lösningen för elektronisk långtidsbevaring (system och drift), upprätta en förvaltningsorganisation samt förbereda verksamheterna på elektronisk bevaring. Arbetet under projekttiden genomförs i enlighet med beslutat projektstartsdirektiv samt fastställd projektbeskrivning.
Detta samverkansavtal omfattar den löpande driften av e-arkivet efter avslutat projekt.
§ 3 Organisation
Respektive kommun är arkivmyndighet och informationsägare av sin information. Det är arkivmyndigheten i respektive kommun som äger den information som levererats till Systemet för bevarande (slutarkiv).
Befintliga arkivresurser är kvar i sina respektive kommuner och involveras på olika sätt i den gemensamma förvaltningsorganisationen.
Styrgrupp
Styrgruppen består av de samverkande kommunernas kanslichefer eller motsvarande och sammanträder två gånger/år eller oftare vid behov. Kanslichef i värdkommunen är ordförande och sammankallande.
Styrgruppen hanterar budget enligt samverkansavtalet och godkänner prioriterings- och anslutningsplaner till Systemet efter förslag från den centrala arbetsgruppen.
Styrgruppen ansvarar för att hålla kommuncheferna/kommundirektörerna i samverkande kommuner informerade samt ansvarar för att följa upp samverkansavtalet årligen.
Styrgruppen har rätt att adjungera deltagare till möten.
Styrgruppen beslutar om framtida upphandlingar och tillvägagångsättet för desamma.
Central arbetsgrupp
Den centrala arbetsgruppen leds av värdkommunens kanslichef. Här ingår de resurser som bekostas genom samverkansavtalet, förslagsvis en e-arkivsamordnare och en IT-resurs, vilka är anställda hos värdkommunen. Denna grupp driver arbetet med e-arkivet, genomför relevanta utredningar och samordnar prioriterings- och anslutningsplaner som styrgruppen sedan fastställer. Arbetsgruppen projektleder också inleveranserna till Systemet.
Strategiskt samverkar den centrala arbetsgruppen med de lokala organisationerna i samverkanskommunerna för att få underlag till prioriterings- och anslutningsplaner.
Lokal organisation
Respektive samverkanskommun ansvarar för sin egen arkivhantering, vilket bland annat avser arkivredovisning och gallringsutredningar. Respektive kommun ansvarar för uttag av information från sina verksamhetssystem samt framtagande av den egna kommunens prioriteringslista för leverans till Systemet. Kommunen arbetar tillsammans med den centrala arbetsgruppen för att genomföra arkivbeständiga, informationssäkrade inleveranser till Systemet.
Exempel på kompetenser som behövs i arbetet är arkiv, informationssäkerhet och IT samt funktioner från den verksamhet som ska göra inleverans till e-arkivet; exempelvis arkivredogörare, informationssäkerhetshandläggare, administrativ systemförvaltare och teknisk systemförvaltare. Till sin hjälp kan de komma att behöva stöd från jurist, ekonom och kommunikatör i respektive kommun
§ 4 Värdkommunens ansvar
Ulricehamns kommun är värdkommun för det gemensamma e-arkivet. Värdkommunen anställer de kompetenser som behövs för förvaltning av det gemensamma e-arkivet.
Värdkommunen upplåter erforderliga lokaler och utrustning för personal vid E-arkiv i Sjuhärad samt svarar för att erforderliga investeringar avseende lös egendom görs inom gällande budget.
Kostnaden fördelas mellan de samverkande kommunerna enligt § 6 Finansiering. Värdkommunen ansvarar för:
• Kontakt gentemot systemleverantör
• Kontakt gentemot driftleverantör
• Förvaltning av Systemet
• Användarstöd/utbildning
• Stöd till kommunala projekt vid skapandet av leveranser
• Resurser för att ta emot leveranser såsom personal och system som behövs för att skapa paket för långtidsbevaring
• Bemanning inom fastställd budget
Värdkommunen ska för styrgruppen redovisa hur behörighetsstruktur, ansvarsfördelning och roller kring systemet är organiserat och dokumenterat utifrån krav i gällande lagstiftning. Detta ska löpande följas upp av styrgruppen. Organisationer som ingår i samverkan ska på begäran ges tillgång till dokumentation och andra underlag, till exempel fakturor eller avtal, som berör det gemensamma e-arkivet.
Samverkanskommunens ansvar i § 5 gäller även värdkommunen.
§ 5 Samverkanskommunens ansvar
Respektive samverkanskommun är arkivmyndighet för sina arkivhandlingar och informationsägare för sin information enligt gällande lagstiftning.
Kommunen ansvarar för sin egen arkivhantering, vilket bland annat avser arkivredovisning och gallringsutredningar. Kommunen ansvarar för uttag av information från verksamhetssystemen.
Kommunen ska bistå och underlätta för det gemensamma e-arkivet vid leveranser till Systemet. För det fall det system/informationspaket som kommunen vill leverera till Systemet innebär ett mer kostnadskrävande arbete än vad som är normalt, ska kommunen svara för denna merkostnad. Vid oenighet fattas beslut i styrgruppen om kommunens kostnadsansvar.
Kommunen förbinder sig att tillämpa de rutiner och liknande som styrgruppen tar fram för tillämpning av detta avtal.
Kommunen ska tillse att styrgrupp och lokal organisation bemannas med representanter från kommunen samt bistå den centrala arbetsgruppen i dess strategiska arbete.
Vid behov ska kommunerna bistå det gemensamma e-arkivet med personal eller andra resurser som krävs för utredningar kring exempelvis juridik-, ekonomi- eller IT-frågor.
§ 6 Finansiering
Den gemensamma kostnaden för förvaltning av e-arkivet fördelas mellan parterna enligt en fördelningsnyckel bestående av en fast avgift motsvarande 15 % av den totala kostnaden, fördelad på respektive part, samt en rörlig avgift baserad på befolkningsuppgift den 1 juli föregående år, hämtad från Statistiska Centralbyrån (SCB).
Styrgruppen ska årligen upprätta en budget, vilken tillhandahålls respektive kommun senast den 15 mars året innan aktuellt verksamhetsår för att kunna hanteras i kommunernas ordinarie budgetprocess. Kostnaderna uppräknas årligen till följd av löneökningar, ökade lokalkostnader med mera; uppräkning sker årligen enligt PKV (prisindex för kommunal verksamhet) om inte annat bestäms av styrgruppen.
Fördelningsnyckeln omfattar följande
• Personal- och lokalkostnad för de resurser utöver kanslichefen som ingår i den centrala arbetsgruppen
• Värdkommunens overheadkostnader i form av kostnader för central personal- och ekonomihantering, administration och liknande
Värdkommunen fakturerar respektive kommun halvårsvis i förskott i januari och juni den i budgeten bestämda kostnaden inklusive mervärdesskatt. Fakturan förfaller till betalning 30 dagar efter fakturans utställningsdatum. Vid försenad betalning utgår dröjsmålsränta.
Faktureringsavgift debiteras inte.
Vid årets slut sker avräkning mot faktisk kostnad, vilket hanteras enligt § 7 Ekonomi och regleras mellan parterna enligt fördelningsnyckeln.
Följande ingår inte i fördelningsnyckeln
• Respektive parts licenskostnad för Systemet, vilket regleras i avtal med leverantören
• Drift och underhåll av Systemet, vilket regleras i avtal med leverantören
• Respektive parts egen arkivhantering
• Kostnad för respektive parts leverans till Systemet
§ 7 Ekonomi
Värdkommunen ska årligen till samverkanskommunerna redovisa föregående års räkenskaper. Redovisningen ska färdigställas i tid för att kunna hanteras i kommunernas ordinarie årsredovisningsprocess. Underlagen ger förutsättningar för kommunstyrelsen att tillgodogöra sin uppsiktsplikt i enlighet med 6 kap 1 § kommunallagen och rapporteringsskyldighet till kommunfullmäktige enligt 9 kap 38 § kommunallagen.
Beslut om reglering av överskott/underskott i årsresultatet tas av styrgruppen och fördelas enligt § 6 Finansiering.
§ 8 Försäkringar
Varje part ansvarar för att hålla sin egendom och sin verksamhet försäkrad på ett erforderligt sätt.
§ 9 Revidering av samverkansavtalet
Ändringar och tillägg
Ändringar och tillägg till detta avtal ska ske skriftligen och vara undertecknade av samtliga parter genom behörig företrädare för att vara gällande. Ändringar och tillägg som i grund ändrar förutsättningarna för samverkan ska godkännas av respektive kommunfullmäktige.
Utvärdering och omförhandling
Avtalet ska utvärderas på skriftlig begäran av en samverkanskommun. Att särskilt beakta vid utvärderingen är att verksamheten ska bedrivas med hög kvalitet och rättssäkerhet.
Verksamheten ska bedrivas så kostnadseffektivt som möjligt.
Avtalet ska även utvärderas och eventuellt omförhandlas vid följande tidpunkter:
• Upphandling av system och driftleverantör är genomförd
• Projektet övergår i förvaltningsfas
Förslag på nytt samverkansavtal ska godkännas av styrgruppen innan det översänds till respektive kommun för beslut i kommunfullmäktige. Parterna är däremot fortfarande bundna av avtalet enligt § 15.
§ 10 Utökad samverkan
Vid förfrågan från intresserade kommuner om att ansluta till samverkan ska en analys genomföras av kostnadseffekt och kapacitetseffekt för samverkanskommunerna. Ärendet bereds av den centrala arbetsgruppen.
För inträde av ny part krävs att samtliga parter i samverkansavtalet godkänner det. Inträdet sker till självkostnadspris och utifrån gällande kostnadsmodell. Inträde av ny part ska godkännas av respektive kommunfullmäktige i samband med att avtalet justeras för att omfatta ny part.
I det fall omfattande investeringar har gjorts och som bekostats av parterna innan en ny part vill träda in i samverkan, har parterna rätt att besluta om en skälig engångskostnad för den nya parten som vill träda in i samverkan.
§ 11 Hantering av handlingar, dokumentation och arkiv
Kommunerna är fortsatt arkivmyndighet och informationsägare av sin information i Systemet. E-arkivet ska säkra att endast informationsägande kommun har tillgång till sin information.
Värdkommunens eventuella tillgång till annan kommuns information ska endast vara i den omfattning som behövs som ett led i teknisk bearbetning eller teknisk lagring i samband med förvaltning av det gemensamma Systemet.
§ 12 Personuppgiftsbehandling
Varje part ansvarar för att säkerställa att partens behandling av personuppgifter sker i enlighet med dataskyddslagstiftningen.
Personuppgiftsbiträdesavtal tecknas separat med berörda parter. De myndigheter som äger information i Systemet är personuppgiftsansvariga för sin del och tecknar avtal med kommunstyrelsen i Ulricehamns kommun, som är personuppgiftsbiträde.
§ 13 Sekretess
Värdkommunen ansvarar för att den personal som utför uppgifter med anledning av avtalet informeras om och följer för uppdraget tillämpliga bestämmelser i lag eller annan författning.
§ 14 Tvist
Tvister angående tolkning och/eller tillämpning av detta avtal ska i första hand lösas genom förhandling mellan parterna. Om samförstånd inte uppnås, rekommenderas parterna utan onödigt dröjsmål hänskjuta frågan till ansvarig nämnd i värdkommunen för särskilt förlikningsförfarande. Om förlikning inte kan uppnås ska tvisten slutligt avgöras av allmän domstol varvid tingsrätten i Borås ska utgöra första instans. Det ankommer på parterna att genom tydlig kommunikation och god vilja lösa problemställningar för att undvika tvister.
§ 15 Giltighet och uppsägning
Detta avtal gäller från och med den tidpunkt då avtalet är underskrivet av alla samverkande parter och tillsvidare.
Vid uppsägning av avtalet gäller en uppsägningstid om tre (3) år från det att Ulricehamns kommun och samtliga samverkansparter mottagit uppsägningen. Part är under uppsägningstiden till fullo bunden av de åtaganden och förpliktelser som följer av avtalet.
Kommun som lämnar samverkan står för alla kostnader som uppstår i samband med utträdet.
§ 16 Hävning
Parterna är överens om att en part inte kan häva detta samverkansavtal. Om en part vill träda ur samverkansavtalet gäller reglerna i § 15 Giltighet och uppsägning.
§ 17 Upplösning/avveckling
Samverkansavtalet ska avvecklas om kvarvarande samverkanskommuner inte kan enas om fördelning av kostnader för det gemensamma e-arkivet.
Avveckling ska också ske om samtliga kvarvarande samverkanskommuner är överens om att samverkan ska upphöra.
Beslut om avveckling och tidplan för denna fattas av respektive kommunfullmäktige. Ärendet bereds av styrgruppen.
Vid sådan avveckling ska resterande värden i det gemensamma e-arkivet fördelas mellan de kvarvarande samarbetskommunerna. Fördelning sker enligt aktuell fördelningsnyckel enligt
§ 6 Finansiering.
§ 18 Befrielsegrunder - Force majeure
Part ska vara befriad från ansvar, skadestånd och andra påföljder om fullgörandet av visst åtagande förhindras eller väsentligen försvåras av omständigheter som parten inte rimligen kunnat råda över eller förutse. Exempel på detta är krig, revolution, strejk, lockout, blockad, brand, myndighetsåtgärd, miljökatastrofer eller liknande förhållanden.
Parterna ska omgående informera varandra om det föreligger omständigheter som kan föranleda tillämpning av denna bestämmelse. Så snart den åberopade omständigheten upphört ska parten underrätta motparten och omedelbart återuppta fullgörandet av avtalad prestation.
Dokumentet signeras digitalt av behöriga företrädare. Det signerade dokumentet distribueras sedan digitalt till samtliga parter.