YTTRANDE

YTTRANDE

2020-10-25

Samhällsbyggnadskontoret

1 (3)

Dnr. 2020 SBN0206

Svar på skrivelse om entreprenadinköp

Kommunens revisorer önskar i skrivelse den 16 oktober 2020 svar på frågor kopplade till kommunens avtal med en av entreprenörerna. Samhällsbyggnadskontoret tolkar det som att det gäller avtalen Allmänna kommunaltekniska anläggningsarbeten (markavtalet) och Vinterväghållning.

Revisorerna önskar svar på följande frågor:

1. Vilka förutsättningar måste vara uppfyllda för att vidta åtgärder enligt punkt 8 i attestreglementet?

2. På vilket sätt är sandningsgrus, lastbil och kravallstaket otydligt beskrivna i avtalet?

3. Vad har vilselett nämnden hur den felaktiga debiteringen av sandningsgrus upptäcktes?

4. Varför vill inte nämnden kräva tillbaka felaktigt utbetalda pengar?

Svar till revisionen:

Fråga 1

8 § i kommunens attestreglemente lyder:

Kontrollanter, attestanter eller utanordnare som gör sig skyldig till fel eller försummelse eller missbrukar sin ställning, ska utöver de andra åtgärder som kan förekomma i frågan, fråntas sitt uppdrag.

Vid attestering av fakturorna som innehåll sandningsgrus begicks ett misstag då attestanten inte kontrollerade avtalet vid granskning och betalning av fakturorna. Attestanten hade inte uppsåt att gynna leverantören. Vad gäller fakturor kopplade till markavtalet bedömer inte nämnden att kontorets personal har gjort sig skyldig till fel eller försummelse vid attestering. Revisionen utgår från att fakturerade belopp är felaktiga. Nämnden påpekade i sitt tidigare svar att de avtal som revisorerna refererar till kunde varit tydligare på vissa punkter och nämnden vidhåller denna bedömning.

Fråga 2

Den upphandling som föregick kommunens tidigare markavtal (avtalet upphörde 3 juli 2020) kunde varit tydligare vad gäller prissättning osv. Vare sig i förfrågningsunderlaget eller i anbudet framgår vilken typ av lastväxlare det lämnade priset om 650 kr/tim avser. Avtalet är således otydligt på denna punkt. Det har inte framförts att just sandningsgrus är otydligt beskrivet i vintervägsavtalen.

Kommunen har som revisionen har noterat debiterats en timkostnad som varierar mellan 650-900 kronor/timme under den period avtalet gällde. De gånger kommunen har debiterats en högre timkostnad har kommunen i dialog med entreprenören valt en lastväxlare med hög kapacitet vilket har inneburit att arbetet utförts på kortare tid än om man valt en lastväxlare med lägre kapacitet.

Dialogen med entreprenören har i huvudsak varit muntlig vilket innebär att det saknas

Hylte xxxxxx	Xxxxxxxxx 0	Tel 0345 - 180 00	xxxxxxxx@xxxxx.xx	Bankgiro 434 – 4354
Samhällsbyggnadskontoret	314 80 Hyltebruk		xxx.xxxxx.xx	Plusgiro 10 53 60 - 2

dokumentation kring avropen. Detta är en brist som tillsammans med att flera nyckelpersoner i organisationen inte längre arbetar kvar gör det svårt att verifiera vad som sagts mellan entreprenör och kontorets personal. Kontoret har nu klargjort för alla enheter vikten av dokumentation vid avrop.

Markavtalet:

3.4 Timpriser maskiner fordon

Redovisa timpriser för komplett utrustade fordon och maskiner med förare. Arbetstid (A1) 07,00 - 16,00.

Redovisa timtid för anläggningsarbetare med samordnande funktion och erforderlig utbildning. Redovisa tillägg för arbetstid:

(A2 enkel övertid) vard 05,00 - 07,00, samt 16:00-18:00 (A3 kval. övertid) vard. 18,00 - 05,00 samt helger.

(A4 utryckning < 3 tim).

Avtalet berör i första hand:

• Hjulgrävare, 15-20 ton

• Bandgrävare(mindre omfattning) 15-20 ton

• Hjullastare(mindre omfattning

• Lastväxlarfordon(mindre omfattning)

• Maskintrailer(enstaka tillfällen)

Ovanstående maskiner med priser ska ingå i anbudet

I maskinens grundpris för maskinkostnaden skall följande utrustning ingå:

-Skopor: Planerings-/smalskopa, Rotator/rototilt

-Pallgafflar

-Tjälkrok

-Asfaltsskär

Övrig utrustning som även ska ingå i avtalet är:

-Markvibrator

-Diafragmapump

-Utmärkningsskydd

-Avstängningsmaterial

Enligt punkt 3.4 i markavtalet ska hjulgrävare, bandgrävare, hjullastare, lastväxlare och maskintrailer prissättas och ingå i anbudet. I maskinernas grundpris ska skopor, pallgafflar, tjälkrok och asfaltsskär ingå. Därefter följer en uppräkning av utrustning som ska ingå i avtalet vilket dock inte är detsamma som att det ingår i priset. Detta gäller bland annat avstängningsmaterial som debiterats i samband med utförande av entreprenaden. Avtalet är otydligt även på denna punkt.

Fråga 3

Som noterades i nämndens svar den 22 september 2020 betalar kommunen inte för sandningsgrus från och med 2020. Felaktigheten upptäcktes i samband med revisionsgranskning av vinterväghållningen.

Fråga 4

På frågan om varför nämnden inte vill kräva tillbaka felaktigt utbetalda pengar menar nämnden att i så fall måste kommunen driva en civilrättslig process. Det har konstaterats att markavtalet var

otydligt, kommunens dokumentation vid avrop har varit bristfällig och flera nyckelpersoner finns inte längre kvar i organisationen och kan därmed inte beskriva hur avrop och kontroll av fakturor har gjorts tillbaka i tiden. Sammantaget bedömer nämnden att utgången av sådan process är mycket osäker.

Kanslichef Xxxxx Xxxxxxx har deltagit i handläggningen av ärendet.

Xxxxxxxx Xxxxxxxx Samhällsbyggnadschef