G DPR och informationssäkerhet Nybro intresseförening för Montessori

G DPR och informationssäkerhet
Nybro intresseförening för Montessori

GDPR – dataskyddsförordningen
Dataskyddsförordningen eller GDPR som den också kallas, innehåller regler om hur man får behandla personuppgifter. Förordningen börjar gälla den 25 maj 2018 och ersätter då personuppgiftslagen (PuL). Dataskyddsförordningen (även kallad GDPR - General Data Protection Regulation) reglerar hur vi ska behandla personuppgifter. Alla personuppgiftsbehandlingar måste ha rättslig grund, till exempel avtal (anställningsavtal), allmänt intresse (forskning, statistik, arkiv) myndighetsutövning och rättsliga förpliktelser (till exempel skollagen, socialtjänstlagen). Har vi ingen rättslig grund kan vi i vissa fall arbeta med samtycken. Varje verksamhet ansvarar för sina egna personuppgiftbehandlingar. Rättigheterna stärks för enskilda personer. Det ställs strängare krav på att vi ska informera om hur vi hanterar medborgarens personuppgifter. Kraven på IT-system som hanterar personuppgifter stärks. Personuppgifter ska exempelvis skyddas så att bara de som är behöriga kan se eller arbeta med uppgifterna. Uppgifterna måste även skyddas så de inte förstörs genom olyckshändelse.

Vad är en personuppgift?
En personuppgift är varje upplysning som avser en identifierad eller identifierbar fysisk person. En fysisk person är identifierbar direkt eller indirekt genom uppgifter som exempelvis namn, personnummer, adress, telefonnummer, bilder, IP-adress eller en eller flera faktorer som är specifika för den fysiska personens fysiska, fysiologiska, genetiska, psykiska, ekonomiska, kulturella eller sociala identitet.

Behandling av personuppgifter
Hos oss på Nybro Montessori hanterar vi en mängd olika personuppgifter. Det kan handla om personuppgifter om medarbetare, elever, enskilda som söker en plats i verksamheten m.m.

När vi hanterar personuppgifter så behöver vi säkerställa att Nybro Montessoris hantering sker i enlighet med bestämmelserna i EU:s dataskyddsförordning GDPR.

Registrering av personuppgiftsbehandlingar
Alla personuppgiftsansvariga (respektive nämnd) ansvarar för sina personuppgiftsbehandlingar. Alla behandlingar ska finnas i ett gemensamt register och de olika enheterna/verksamheterna är i sin tur ansvariga för att registret både är kvalitetssäkrat och uppdaterat. Detta gör vi kontinuerligt i vår verksamhet genom att samla in information om behandlingar som är föremål för registrering minst 1 gång i månaden vid arbetsplatsträffen.

Registret hjälper oss ha kontroll över vilka personuppgiftsbehandlingar vi utför hos oss på Nybro Montessori. Det hjälper oss också att, på ett systematiskt sätt, kontrollera att vi till exempel har en rättslig grund att behandla uppgifterna.

Registret är en total kartläggning av alla behandlingar av personuppgifter som utförs inom respektive verksamhet. Det ger en översikt över alla register, system och dokument där personuppgifter förekommer.

Här registrerar vi all behandling av personuppgifter, både det som sker i system och manuellt.

Vill du ha tillgång till något i systemet, maila GDPR-ansvarig som ansvarar för behörighetshantering. Tänk på att endast den som ansvarar för registreringen, det vill säga den som arbetar aktivt i systemet (alternativt enhetschefen), som ska ha behörighet. GDPR-ansvarig gör en bedömning huruvida du är behörig eller inte att ta del av registrerade personuppgifter.

Informationssäkerhet
Information är en av Nybro Montessori’s viktigaste tillgångar och hanteringen av den är en mycket viktig del i arbetet. Med informationstillgångar avses all information oavsett om den behandlas manuellt eller automatiserat och oberoende av dess form eller miljön den förekommer i. Informationssäkerheten omfattar Nybro Montessori’s alla informationstillgångar.

Säker e-posthantering
Vid alla behandlingar av personuppgifter i e-post måste det finnas ett tydligt ändamål för behandlingen och en laglig grund (det vill säga stöd i lagen, till exempel myndighetsutövning) alternativt ett samtycke. Samma regler gäller för intern och extern e-postkommunikation.

Vi ansvarar alla för att använda e-posten på ett ansvarsfullt och etiskt sätt, så att Nybro Montessori eller enskilda personer inte lider skada. Det är ofta olämpligt att använda e-post för att behandla personuppgifter långsiktigt, både för myndigheter och för privata organisationer. E-post är inte en säker förvaring och det kan vara svårt att hitta uppgifter om en enskild i e-posten eller säkerställa att uppgifterna blir borttagna när de inte längre behövs

Här följer några rutiner och tips som hjälp på vägen.

- Undvik att skicka personuppgifter via mail (Om du ändå måste göra det, kontakta GDPR-ansvarig för bedömning av innehållet)

- Om du mottagit ett mail innehållande personuppgifter bör detta innehåll bedömas huruvida vi går vidare så att mailet kan raderas så snart som möjligt och uppgifterna eventuellt registreras i vårt GDPR-register. För att göra det lättare att följa dataskyddsförordningen kan det därför vara viktigt att flytta vissa uppgifter från e-posten till ett lämpligare system, som ett ärendehanteringssystem till exempel. Kö-hantering av ansökningar. (Kontakta GDPR-ansvarig för bedömning av innehållet).



Schoolsoft
Vi använder oss av schoolsoft i skolverksamheten. I förskolan finns Tyra-appen som liknande tjänst. Genom ett personuppgiftsbiträdesavtal med schoolsoft samt samtyckesblankett (elevuppgifter) möter vi de krav som ställs via Dataskyddsförordningen.