Anbudsbegäran Avfallstransporter i Brändö-Kumlinge, ÅLAND ANBUDSBEGÄRAN GÄLLANDE: Avfallstransport i Brändö-Kumlinge

Anbudsbegäran

Avfallstransporter i Brändö-Kumlinge, ÅLAND


2000-00-00









1Allmänt om upphandlingen

1.1Upphandlingsdokumentens innehåll och disposition

Detta dokument är indelat i fyra avsnitt:

  1. Allmänt om upphandlingen

  2. Krav på anbudsgivaren (leverantörskrav)

  3. Kravspecifikation

  4. Regler för upphandling



Anbudsbegäran består förutom detta dokument även av följande bilagor:

Bilaga 1 Avfallsmängder 2016

Bilaga 2 Karta hämtningsplatser

Bilaga 3 Anbudsgivningsformulär

Anbudsgivaren ansvarar för att denne erhåller en fullständig anbudsbegäran.



1.1.1Förtydliganden och övrig info

Avfallstransporter upphandlades senast under slutet av 2015. Det har visat sig att det system för prissättning och fakturering som använts vid tidigare upphandlingar är krångligt och administrativt betungande och kan leda till missförstånd både i anbudsprocessen och vid tillämpningen.

För att förenkla för både entreprenörer och kommunerna upphandlas nu avfallstransporter med en ny prismodell.



1.2Beskrivning av uppdraget

Uppdraget är att transportera avfall från Kumlinge och Brändö kommuner till godkända mottagningsanläggningar.

  • Brändö kommun har 466 invånare (per december 2016). Antalet fritidshus är ca 335st.

  • Kumlinge kommun har 307 invånare (per december 2016). Antalet fritidshus är ca 340st.



Näringslivsstrukturen i kommunerna har tyngdpunkten på konventionellt jordbruk, fiskodling samt turism och servicetjänster.

Avfallet som uppstår i kommunerna härstammar till största del från året om bebodda hushåll och fritidshushåll. Avfallet består av brännbart restavfall, sorterat nyttomaterial och mindre mängder farligt avfall.

På grund av turismen och den betydande andelen fritidshus mångdubblas avfallsmängderna under sommarmånaderna maj-augusti. Ca 50% av hela årets avfallsmängd uppskattas uppkomma under dessa sommarmånader. Också det geografiska läget ställer särskilda krav på avfallstransporterna. Färjornas tidtabeller samt färjornas bokningssituation måste beaktas vid uppgörandet av tömningsschema. Färjtrafiken bedrivs av Ålands landskapsregering och entreprenör måste säkerställa att bokningsläget är förenligt med den planerade verksamheten.

I kommunerna upprätthålls obemannade återvinningsstationer till vilka de som vistas i kommunen lämnar sitt sorterade hushållsavfall. På stationerna finns insamlingskärl för småmetall, papper, kartong, glas samt plastförpackningar och restavfall.

Återvinningsstationer finns på följande platser:

Kumlinge, 6 stycken:
Kumlinge by, norra färjfästet på Kumlinge, Snäckö, Seglinge, Enklinge och Björkö

Brändö, 10 stycken:
Asterholma, Lappo, Torsholma, Baggholma, Brändö by, Björnholma, Korsö, Fiskö, Åva och Jurmo

I vardera kommunen finns en återvinningscentral dit fastighetsägare och företag skall lämna skrymmande avfall så som metallskrot, byggavfall, träavfall, däck mm. Till återvinningscentralen lämnas också det farliga avfallet. Återvinningscentralen är bemannad och har öppethållningstider och finns i Korsö (Brändö) och Kumlinge (Kumlinge).

Kommunerna förser återvinningsstationerna och återvinningscentralerna med behövlig avfallsutrustning (kärl, containers och flak mm.)

Anbudsgivaren skall transportera bort avfall från de 16 uppsamlingsanläggningarna ovan, minst 25 restavfallsrundor och 20 nyttomaterialsrundor per år.

Utöver det skall anbudsgivaren också ordna transport från de två återvinningscentralerna. Flak och containrar finns för detta ändamål. Det bedöms handla om ca 10 transporter per år och kommun men kan variera något. Vid återvinningscentralerna och Seglinge och Enklinge butiker finns insamling av farligt avfall. Detta ska också hämtas 1-3 gånger per år och kommun.

Slutligen har också kommunerna på följande ställen kärl för avfall från kommunens egen verksamhet. Pris för tömning av dessa i samband med vanlig tömningsrunda skall också anges i anbudet.

En del företag och föreningar i kommunerna har egna avfallskärl. Dessa kan avtala fritt med avfallstransportör. Företagen i kommunerna införskaffar själv sina insamlingskärl.

1.3Upphandlingens värde

Det total uppskattade värdet är transport ca 100.000 euro / år och mottagningsavgifter ca 50.000 / år. Planerad avtalsstart är 1.9.2017 och avtalstiden är till 31.12.2018 med möjlighet till två (2) års förlängning. Det sammanlagda värdet år således ca 500.000 euro.

Det uppskattade behovet kan komma att överstiga eller understiga de här angivna kvantiteterna. Kommunerna garanterar sålunda inga specifika kvantiteter, utan Leverantören åtar sig att leverera mot det faktiska behov som uppstår under uppdragstiden.

1.4Leveransplatser

Avfallstransport från platserna i bilaga 2, till godkänd mottagningsanläggning.

1.5Annonsering

Upphandlingen har den 14.4.2017 annonserats på webbplatsen HILMA på adressen xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xx/. Från HILMA skickas annonserna vidare för publicering till Europeiska unionens officiella tidning (S-serien) samt databasen TED. Anbudsförfrågan inkl. bilagor finns att hämta elektroniskt på Kumlinge kommuns webbplats: xxx.xxxxxxxx.xx

1.6Upphandlande enhet

Kumlinge kommun, 22820 Kumlinge, Finland samt Brändö kommun, 00000 Xxx, Xxxxxxx

1.7Kontaktperson under anbudstiden

Namn: Xxxxxxxxx Xxxxxx (Kumlinge) Xx Xxxxxxxxxx (Brändö)

E-post: xxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xx xxxxxxxxxxxxxx@xxxxxx.xx

1.8Planerad tidplan för upphandlingen



2017

Aktivitet

14.4.2017

Annonsering av upphandlingen

4.5.2017 kl 15:00

Sista dag att ställa frågor

10.5.2017 kl 15:00

Sista dag för svar

19.5.2017 kl 15:00

Sista dag att lämna anbud

Andra halvan
av maj 2017

Utvärdering

juni 2017

Tilldelningsbesked

1:a veckan i juli 2017

Avtalstecknande

1.9.2017

Start av kontrakt



2Krav på anbudsgivaren (kvalifikationskrav)

Nedan finns ESPD dokumentet förklarat samt de kvalifikationskrav som inte framgår i ESPD.

Komplett ESPD dokumentet skall bifogas anbudet.

2.1Det Europeiska enhetliga upphandlingsdokumentet (ESPD)

Det Europeiska enhetliga upphandlingsdokumentet är en försäkran från anbudsgivaren på att inget skäl för uteslutning från offentlig upphandling föreligger samt att kvalifikationskraven för att delta i upphandlingen är uppfyllda. Kommunerna kommer att begära in verifikat och intyg som bestyrker anbudsgivarens försäkran enbart av den vinnande anbudsgivaren. En anbudsgivare som inte kan leverera intygen inom utsatt tid kommer att uteslutas. ESPD ska även inlämnas för eventuella underleverantörer. På xxx.xxxxxxxx.xx finns ESPD-dokument både för digital ifyllnad och i pdf-format för manuellt ifyllnad.

      1. Instruktion för ifyllnad av ESPD elektroniskt

Steg 1: Följ länken: xxxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxx/xxxx/xxxxxx?xxxxxxx
Steg 2: Ange: Jag är en ekonomisk aktör.
Steg 3: Ange: Importera ett upphandlingsdokument.
Steg 4: Ladda upp ”avfallstransport-norra-skargarden.xml”.
Steg 5: Följ anvisningar i ESPD dokumentet.

2.2Uteslutning

Den upphandlande enheten kan utesluta en anbudsgivare ur upphandlingen som inte uppfyller de i anbudsbegäran och dess bilagor framställda skall och kvalifikationskrav.

2.3Språk

I och med att landskapet Åland är enspråkigt svenskt skall leverantören och leverantörens personal utföra de tjänster som omfattas av denna anbudsbegäran på svenska.

2.4Anbudsgivaren och eventuella underleverantörer

En leverantör har rätt att anlita underleverantörer för att fullgöra sina åtaganden. Användandet av underleverantör begränsar inte anbudsgivarens ansvar som huvudman för fullgörande av kontraktet.

Om leverantören anlitar underleverantör, skall anbudet innehålla uppgifter om respektive underleverantörs firma, FO-/organisationsnummer samt vilken del av åtagandet som ska fullgöras av respektive underleverantör.

2.5Näringsrätt

Den leverantör som erhåller upphandlingen skall senast när upphandlingsavtalet ingås inneha en rätt att bedriva näring i landskapet Åland, se 4 § landskapslag (ÅFS 1996:47) om rätt att utöva näring.







3Kravspecifikation

3.1Tillämplig lagstiftning

Vid utförande av uppdraget skall Leverantören följa direkt tillämpliga rättsakter från Europeiska Unionen, lagar och förordningar i Finland och på Åland samt tillämpliga bestämmelser utfärdade av finska och åländska myndigheter. Avfallshanteringen skall skötas i enlighet med bestämmelserna i landskapslag (ÅFS 2008:124) om miljöskydd, landskapslag (ÅFS 1981) om renhållning, tillämplig arbetslagstiftning samt lagstiftning gällande transport av avfall och gällande tullbestämmelser. I det fall dessa lagar ändras eller byts ut under anbudstiden skall de följas i sin nya lydelse.

Entreprenören skall inneha erforderliga tillstånd för att utföra entreprenaden eller kunna införskaffa dessa inom rimlig tid. Detta gäller miljötillstånd eller miljögranskning för transport av avfall, trafiktillstånd, tillstånd för transport av farligt avfall, rätt att utföra näring på Åland samt tullnummer.

3.2Beställning och leverans

3.2.1Beställning och leverans

Respektive kommun lämnar inför kalenderår ett tömningsschema innehållande minst 25 restavfallstömningar samt 20 nyttomaterialtömningar. Tömningar som innefattar endast några av återvinningsstationerna kan förekomma. Ändringar i tömningsschemat kan göras av kommunen beaktande att det alltid ska vara minst 25 respektive 20 rundor av vardera typ och år. Tömningar utöver de på årsschemat angivna skall meddelas i så god tid det är möjligt. Under juni-augusti är belastningen som högst och då bör entreprenören vara beredd att kunna på beställning köra extra tömningar med kort varsel.

Definition:

Med tömning restavfall avses tömning av restavfall plus en ytterligare fraktion (vilken bestäms i samråd med respektive kommun).

Med tömning nyttomaterial avses tömning av samtliga fem fraktioner (kartong, papper, plast, småmetall, glas).

Anbudsgivare skall utföra tömningsrundor enligt ovan. Oavsett hur många fordon eller körningar som används för att utföra tömning restavfall eller tömning nyttomaterial enligt definitionen ovan så räknas det som en (1) tömningsrunda.

Utöver det skall anbudsgivaren också ordna transport från de två återvinningscentralerna. Flak och containrar finns för detta ändamål. Det handlar om 7-15 transporter per år och kommun. Kommunernas kontaktperson meddelar när tömning är påkallad och entreprenören skall då inom 2 veckor ha åtgärdat detta.

Anbudsgivaren skall också transportera farligt avfall från återvinningscentralerna. Behovet är 1-4 transporter per central och år och beställs liksom annan tömning vid återvinningscentralerna. I Kumlinge kommun skall farligt avfall även hämtas ur särskilda uppsamlingsskåp vid Seglinge respektive Enklinge butik.

Allt avfall skall transporteras till godkänd mottagningsanläggning. I anbudsgivandet skall anges vilket pris som ska tillämpas för mottagningsavgifter per avfallsfraktion och vikt.

Entreprenören skall månadsvis till respektive kommun inkomma med lista på avfallsmängder av respektive typ och kommun.

3.2.2Krav på personal

Personalen skall tala svenska. Entreprenören skall vara nåbar per telefon under vardagar 08.00-16.00 finsk tid.

3.3Prisuppgifter

Samtliga priser skall offereras i Euro exklusive mervärdesskatt. Observera att det finns en obligatorisk koppling mellan priset för full Brändörunda och full Kumlingerunda. Kopplingen är proportionerlig mot invånarantal, så att en Kumlingerunda skall kosta 4/6 av en Brändörunda.

3.4Betalningsvillkor

3.4.1.1Betalningsvillkor

Betalning erläggs inom 30 dagar räknat från fakturans ankomstdag. En förutsättning för att fakturan ska kunna betalas är att fakturan är korrekt.

Varken fakturerings- expeditions- eller vägningsavgifter får förekomma.

3.4.1.2Faktureringsvillkor

Fakturering sker månadsvis per kalendermånad. Fakturan skall specificeras med tömningsrundor, typ, avfallsmängd och mottagningsavgifter per avfallstyp.

Fakturan bör uppfylla de krav på fakturainnehåll som ställs i mervärdesskattelagen (FFS 1501/1993), 209b§.

3.5Accept

Anbudsgivaren ska acceptera villkoren i den anbudsförfrågan.

4Regler för upphandling och anbud

4.1Upphandlingsform

Det beräknade värdet för upphandlingen överstiger det av Europeiska kommissionen fastställda tröskelvärdet om 209 000 €. Finlands lag om offentlig upphandling (FFS 348/2007) tillämpas på denna upphandling. Mervärdet av upphandlingen avser tjänster, varför denna upphandling genomförs som en tjänsteupphandling.

Upphandlingen genomförs i form av ett öppet förfarande. Upphandlingsformen medger inte förhandling. Anbud kommer således att antas utan föregående förhandling, varför det är av stor vikt att alla krav och villkor enligt denna anbudsförfrågan följs och att bästa villkor/pris lämnas i anbudet.

4.2Inlämning av anbud

Sista inlämningsdag och klockslag ska vara den 19.5.2017 finsk tid kl. 15.00. Anbud som lämnats in för sent beaktas inte, oavsett orsak.

Anbudet ska sändas i sluten försändelse till Kumlinge kommun, 22 820 Kumlinge, Åland, Finland. Försändelsen skall märkas med texten ”Anbud – avfallstransporter”. Anbud per fax eller e-post accepteras inte på grund av att anbudssekretess inte kan säkerställas. Anbudet ska vara giltigt minst 90 dagar efter sista inlämningsdag. Om en besvärsprocess inleds förlängs anbudets giltighetstid automatiskt i enlighet med resultatet av domstolens beslut.

Anbudshandlingar lämnas på anbudsgivarens ansvar.

4.3 Formkrav på anbud

På anbud ställs följande formkrav:

  • Anbudet skall lämnas skriftligt i ett exemplar, undertecknat av behörig företrädare för anbudsgivaren.

  • Anbudets språk skall vara svenska (inklusive alla bilagor).

Ifyllnad av Xxxxxxxxxxxx etc.:

  • Bifogade anbudsgivningsbilaga skall användas för att besvara anbudsbegäran.

  • Det europeiska enhetliga upphandlingsdokumentet (ESPD) skall ifyllas och bifogas anbudet.

  • Hänvisningar till webbsidor godtas inte som anbudssvar.

Förekommer i denna anbudsbegäran och i bilagorna mot varandra stridande uppgifter gäller texten i anbudsbegäran före bilagorna.

Anbudsgivaren måste själv kontrollera att alla frågor är besvarade och att alla efterfrågade dokument är bifogade.

Möjligheterna att efter anbudstidens utgång inhämta eller lämna kompletterande uppgifter är begränsade. Detta innebär att anbudgivare ej kan avvakta med att lämna svar, till exempel genom att hänvisa till att frågan önskas behandlas muntligt. Anbud som inte är komplett riskerar att inte tas upp till prövning.

4.4Reservationer och alternativa anbud (sidoanbud)

Anbudsgivare ska basera sitt anbud på de förutsättningar som anges i denna anbudsbegäran. Inga reservationer eller alternativa anbud (så kallade sidoanbud) accepteras.

Om ett alternativt anbud antas svarar anbudsgivaren för alla kostnader som uppstår vid avvikelse från anbudsbegäran.

4.5Delanbud

Delanbud accepteras inte i denna upphandling.

4.6Anbudsgivarens kontaktuppgifter

Anbudsgivarens kontaktuppgifter skall anges i anbudet. Följande skall finnas med.

Firma:
FO nr.:
Kontaktperson:
Telefon:
E-post:


4.7Oklarheter avseende anbudsförfrågan och komplettering av anbudsförfrågan

Alla förfrågningar som rör anbudshandlingarna ska skickas per e-post till kontaktpersonen för upphandlingen, se kapitel 1.7.

För att säkerställa att samtliga anbudsgivare får samma information, publicerar den upphandlande enheten alla frågor och svar gällande anbudshandlingarna på: xxx.xxxxxxxx.xx

Anbudsgivarna ansvarar för att hålla sig uppdaterade med de eventuella frågor och svar som publiceras angående upphandlingen.

Om anbudsgivaren upplever krav i anbudsbegäran som otydligt, orimligt, onormalt kostnadsdrivande eller konkurrens­begränsande i något avseende är det viktigt att kontakta den upphandlande enheten på ovan nämnda e-postadress på ett så tidigt stadium som möjligt, så att missförstånd kan undvikas.

Eventuella frågor med anledning av anbudsbegäran ska ställas i god tid och bör ställas minst 10 dagar före sista anbudsdag. Svar och andra kompletterande upplysningar lämnas kontinuerligt, dock senast 7 dagar före sista anbudsdag. Innan anbud lämnas uppmanas anbudsgivaren att kontrollera huruvida nya uppgifter om upphandlingen har tillkommit.

Endast skriftlig kompletterande uppgift lämnad av den upphandlande myndigheten under anbuds­tiden är bindande för både den upphandlande myndigheten och anbudsgivare.

4.8Ersättning för anbud

Ersättning för att upprätta anbud och delta i anbudsprocessen utgår inte.

4.9Tilldelningsbesked (delgivning av beslut)

Samtliga anbudsgivare kommer att erhålla meddelande om beslut. Meddelandet skickas per post i enlighet med leverantörens uppgifter i anbudet. En rättelse- och besvärsanvisning bifogas delgivningen.

4.10Avslutad upphandling och tecknande av avtal

Den upphandlande enheten får som huvudregel inte ingå avtal förrän 14 dagar har gått från det att tilldelningsbeslutet skickats till anbudsgivarna (s.k. väntetid). Om anbudsgivarna delges per post utökas väntetiden med ytterligare sju (7) dagar.

Ett bindande avtal förutsätter att ett skriftligt avtal har upprättats vilket är undertecknat av behöriga företrädare för såväl leverantören som den upphandlande enheten.

Den upphandlande enheten förbehåller sig rätten att anta anbudet i sin helhet eller delar av det.

4.11Allmänna handlingars offentlighet och sekretess

Alla inlämnade anbud behandlas i enlighet med bestämmelserna i Finlands lag (621/1999) om offentlighet i myndigheternas verksamhet. Inkomna anbud är inte offentliga förrän upphandlingsavtalet ingåtts eller om upphandlingen avbryts utan att ny upphandling genomförs.

Om anbudsgivare anser att uppgift(er) i anbud bör beläggas med sekretess ska utförlig motivering ges i anbudet. I annat fall förutsätts att anledning till sekretess saknas. Sekretessprövning kan inte göras i förväg och garantier kan därför inte lämnas. Generellt sett är möjligheterna att sekretessbelägga anbud starkt begränsade sedan upphandlingen avslutats.

4.12Bedömning av anbud

Anbudsutvärderingen sker i två steg:

  1. Kvalificering av anbudsgivaren enligt skall-kraven i kap 2 och 4 ovan.

  2. Prövning av anbudet, där kontroll av att alla skall-krav uppfyllts enligt kap 3 ovan

  3. Utvärdering och rangordning av godkända anbud

En anbudsgivare som inte klarar ett steg i processen går inte vidare till nästa steg.



4.13Utvärdering av anbud

Det totalekonomiskt mest fördelaktiga anbudet antas. Priset för respektive anbud räknas på 25 restavfallsrundor per kommun, 20 nyttomaterialsrundor per kommun samt mottagningsavgifter på 2016 års avfallsmängder. Till detta läggs 20 tömningar av kommunens verksamheters egna kärl samt 10 flak från ÅVC samt 2 tömningar av farligt avfall.















BILAGA 1 AVFALLSMÄNGDER 2016



BILAGA 2 KARTA ÖVER HÄMTNINGSPLATSER



BILAGA 3

Anbudsgivningsformulär (2 sidor)

Anbudsgivare

Firma:
FO nr.:
Kontaktperson:
Telefon:
E-post:



ESPD-dokument bifogas  JA  NEJ

Anbudsgivaren innehar näringsrätt på Åland  JA  NEJ

Anbudsgivaren har övriga erforderliga tillstånd för verksamheten  JA  NEJ

Anbudsgivaren förbinder sig att följa relevant lagstiftning enligt 3.1  JA  NEJ

Anbudsgivaren uppfyller samtliga skall-krav i anbudshandlingen  JA  NEJ



Anbudsgivaren förbinder sig att leverera till följande priser (inga andra avgifter tas ut):

(Med tömning nyttomaterial avses tömning av samtliga fem fraktioner kartong, papper, plast, småmetall, glas. Med tömning restavfall avses tömning av restavfall plus en ytterligare fraktion.)

Tömning restavfall, Brändö, samtliga stationer ______ euro ex moms
Tömning nyttomaterial, Brändö, samtliga stationer ______ euro ex moms

Tömning restavfall, Kumlinge, samtliga stationer (=(4/6)*Brändöpris) ______ euro ex moms
Tömning nyttomaterial, Kumlinge, samtliga stationer (=(4/6)*Brändöpr) ______ euro ex moms
(OBS! Dessa två skall vara 4/6 av Brändöpriset. Andra anbud ogiltigförklaras)


Tömning restavfall, Kumlinge,
alla stationer utom Björkö ______ euro ex moms
Tömning nyttomaterial, Kumlinge,
alla stationer utom Björkö ______ euro ex moms

Tömning restavfall, Kumlinge,
endast stationerna Kumlinge by och Enklinge ______ euro ex moms
Tömning nyttomaterial, Kumlinge,
endast stationerna Kumlinge by och Enklinge ______ euro ex moms

Tömning restavfall, Kumlinge,
endast stationen i Kumlinge by ______ euro ex moms
Tömning nyttomaterial, Kumlinge,
endast stationen i Kumlinge by ______ euro ex moms



Tömning restavfall, Kumlinge,
endast stationen i Björkö (i samband med tömning i Lappo ) ______ euro ex moms
Tömning nyttomaterial, Kumlinge,
endast stationen i Björkö (i samband med tömning i Lappo ) ______ euro ex moms



Tömning flak/container från endera kommunens ÅVC ______ euro ex moms

Tömning farligt avfall från endera kommunens ÅVC ______ euro ex moms

Tömning farligt avfall Xxxxxxxx ÅVC+Seglinge & Enklinge butik ______ euro ex moms

Tömning av 8 m3 enskild container, kommunernas verksamhet ______ euro ex moms

Tömning av 4 m3 enskild container, kommunernas verksamhet ______ euro ex moms

Tömning av 160 l enskilt kärl, kommunernas verksamhet ______ euro ex moms

Tömning av 660 l enskilt kärl, kommunernas verksamhet ______ euro ex moms

Tömning av 330 l enskilt kärl, kommunernas verksamhet ______ euro ex moms


Anbudsgivaren anger nedan vart respektive avfallstyp levereras samt den mottagningsavgift som kommer att tillämpas.

Återvinningsstationernas avfall:

Restavfall Anläggning: Mottagningskostnad:
Plast Anläggning: Mottagningskostnad:
Kartong Anläggning: Mottagningskostnad:
Papper Anläggning: Mottagningskostnad:
Småmetall Anläggning: Mottagningskostnad:
Glas Anläggning: Mottagningskostnad:


Återvinningscentralernas avfall:

Metallen Anläggning: Mottagningskostnad:
Träavfallet Anläggning: Mottagningskostnad:
Elektronik Anläggning: Mottagningskostnad:
Bilbatterierna Anläggning: Mottagningskostnad:
Däck Anläggning: Mottagningskostnad:
Farligt avfall Anläggning: Mottagningskostnad:









Document Metadata

Filed: April 12th, 2017