Signerat dokument

Signerat dokument

via xxxxx://xxx.xxxx.xx

Protokoll Styrelsemöte 20 feb 2023

Jag har läst och förstår innehållet i PDF-filen (1) och samtycker och godkänner allt som avtalas däri, som om jag skrivit under en fysisk utskrift av PDF-filen (1):

(1) Avser PDF-fil enligt följande

Namn: Protokoll styrelsemöte 20 feb 2023.pdf Storlek: 451639 byte

Hashvärde SHA256: 40a94debfb45846401af19629ac146198c05dd60de53db40bde30bf56c3eb028

Signerad text:

Originalfilen och signaturerna är bifogade som bilagor till denna PDF. För att öppna bilagorna kan en dedikerad PDF-läsare krävas.

KAEA, RD, JW — Powered by TellusTalk

Signerat av 3:

Xxxx Xxxx Xxxx Xxxxxxxxx

Signerat med BankID 2023-02-26 15:36 Ref: 199484f8-dd7e-4a36-ad5f-77f4f5c4c8dd

XXXXXX XXXXXXXXX

Signerat med BankID 2023-02-26 15:26 Ref: 168837a6-5725-46b2-b9e5-2f589c551243

Xxxxxx Xxxxxxxxxxxx

Signerat med BankID 2023-02-26 15:25 Ref: bad5e10d-3a7b-49c2-bfcd-0e2cd6ff4d56

Protokoll styrelsemöte Ölmstad IS 20/2 2023

Närvarande:

Xxxxxxx Xxxxxxxx, ordförande, Xxxx Xxxxxxxxx, vice ordförande, Xxxxxx Xxxxxxxxx, Xxxxxxx Xxxx , Xxxxxx Xxxxxxxxxxx, Xxxxxx Xxxxxxxxxx, Xxxxx Xxxxxxx, Xxxx Xxxxxx, Xxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxxx, Xxxx Elf Xxxxxxxxx, Xxxxx Xxxxxxxxxx, Xxxxxx Xxxxxxxxxxxx, Xxxx Xxxxxxxxx, Xxx Xxxx.

KAEA, RD, JW — Powered by TellusTalk

§ 1 – Mötets öppnande

Xxxxxxx Xxxxxxxx hälsade alla välkomna och öppnade mötet.

§ 2 – Dagordningens godkännande

Dagordningen godkändes.

§ 3 – Val av styrelsens protokolljusterare

Xxxxxx Xxxxxxxxxxxx och Xxxx Xxxxxxxxx.

§ 4 – Föregående protokoll och justering

§ 4.1 Mattcurling

Xxx och Xxxxx tar fram ett färdigt förslag till nästa styrelsemöte gällande priser/regler/rekommendationer för uthyrning.

§ 4.2 Städ – hur fungerar det?

Xxx tar offert från ny städfirma så får vi jämföra innan vi går vidare.

§ 5 Frågor för mötet

§ 5.1 Administration

Mycket tid läggs ideellt på bokföring, bidragsansökningar med mera. För att underlätta för framförallt vår kassör som lägger ner åtskilliga timmar varje vecka så föreslår huvudstyrelsen att vi avlönar den funktionen en summa varje månad. Alla sektioner får i uppdrag att ta upp det i sina respektive sektioner och återkomma med xxxxxxx kommande styrelsemöte.

§ 5.2 Bidrag

Pingisbord – Vi har fått bidrag för nya pingisbord.

Bord och stolar – Bidragsgruppen med Xxxxx i spetsen ser om vi kan söka för nya bord och stolar inomhus. 100 stolar och tillhörande bord. Xxxxx har kontakt.

Leader Västra Småland – Xxxxxxx informerade om medel vi kan söka via EU från Leader Västra Småland.

Aktivitetsbidrag - Ska sökas innan 1:a mars. LOK-stöd – Är inskickat och sökt.

§ 5.3 Intersportfaktura – vem kan sköta?

Personen som skött det tidigare har avsagt sig uppdraget. Vi har avtal och får bonus för alla köp tillbaka till föreningen. Vi tar med frågan till våra sektioner och skickar viadre frågan till nästa möte i mars.

§ 5.4 Gymmets nya riktlinjer

Xxxxxx Xxxxxxxxxx informerade om gymmets nya riktlinjer, bland annat om:

- Uthyrning för gruppträning. Fem gånger per år kan gymmet abonneras för gruppträning. En i gruppen ska vara medlem.

- Ingen rabatt för gymkort för ledare.

- Åldersgräns är 13 år och över.

- Om lag, exempelvis inom fotboll, vill använda gymmet för rehabträning är det okej under den tiden man har träningstid. Ansvarig ledare tar då kontakt med en ledare på gymmet innan det.

KAEA, RD, JW — Powered by TellusTalk

De nya riktlinjerna kommer att finnas tillgängliga på xxxxx.xx. Sektionerna tar med sig infon till sina ledare.

§ 5.5 Fixardagen – vad behöver göras?

Fixardagen bestämdes att hållas söndag 19 mars.

Samtliga närvarande tog upp önskemål på vad som behöver göras. Xxxxxxx och Xxxx fixar en kallelse och lista på vad som ska göras. Inger fixar mat. Agneta ser till att affischer sätts upp inför.

§ 5.6 Team – Xxxxxx och Xxxxxxx återkopplar

En del av vårt utvecklingsarbete är att vi kommer att ha sex olika team (grönyta, fastighet, bidrag, administration, sponsring och försäljning och ekonomi) som ansvarar för föreningens olika områden.

Xxxxxx och Xxxxxxx har definierat teamen, och gett en generell arbetsbeskrivning som gäller för alla, och gav en genomgång av det. Bifogar teambeskrivningen till protokollet.

§ 5.7 Ledarträff

Hålls lördag 18 mars, 13-17 på ÖIS-gården. Xxxxxx fixar en inbjudan med info om vad som kommer tas upp och hända då. Sprid ordet i sektionerna! Viktigt att så många ledare som möjligt kan vara med.

§ 5.8 Fotografering barn i föreningen, vad gäller?

Vi kan konstatera att vi behöver en policy, bland annat vid evenemang och om foto sker vid träningar till exempel. Xxxx och Xxxxxxx tittar vidare på hur en sådan kan se ut.

§ 5.9 Deadline för belastningsregistret påminnelse

Varje sektion sätter datum själva och ansvarar för sin sektion. Viktigt att detta sköts och hålls efter.

§ 5.10 Energiprojekt

2(4)

Lägesrapport från Xxxxxx som under det senaste året arbetat med att se över vår energiförbrukning med målet att få ner elkonsumtionen.

- Behovsstyrning: Ventilationsdriften i nya delen ställdes om i december och går nu behovsanpassat och beräknas spara runt 10 000 kWh/år. Något liknande vore bra att kunna göra i den gamla delen av ÖIS-gården. Med nya FTX- aggregat skulle behovsstyrning av ventilationen möjliggöras samtidigt som vi får energiåtervinning.

- Smart termostat: Ger bergvärmepumpen möjlighet att anpassa sig efter hur varmt det är i lokalen. En sådan anpassar sig också så att vi kan värma lokalerna mer när det är billig el och vice versa.

- Mätning: Genom att automatisera temperaturmätning i lokalen och sätta mätare på storförbrukare så kan vi kartlägga våra behov och se hur ändringar påverkar.

- Solcellsanläggning: Enligt bedömningar kan vi komma ner i en årsförbrukning av 50 000 kwh. Det vore önskvärt om vi kunde producera denna mängd med egen solel. En anläggning som skulle passa vårt behov kostar drygt 700 000 kr och skulle betala sig själv på sex år vid 2022-års prisnivå utan att vi får bidrag.

Huvudstyrelsen beslutar och ger Xxxxxx mandat att:

- Ta in offert på nya FTX-aggregat och se över hur mycket vi skulle kunna spara på årsbasis genom att behovsstyra förbrukningen.

- Skriva ansökan om lilla investeringsbidraget från kommunen för mätelektronik och en smart termostat och köpa in. Total kostnad före stöd ca 15 000 kr.

- Ansöka om investeringsbidrag på 400 000 kr från RF för en solcellsanläggning på ÖIS-gården som enligt offert från Sesol går på strax över 700 000 kr..

§ 5.11 Digital utbildning i styrelsearbete

6 mars håller RF Sisu en digital utbildning i styrelsearbetet. Xxxxxxx har skickat med länk i kallelsen för detta möte. Kul om så många som möjligt vill vara med.

§ 5.12 Xxxxx.xx

Samtliga sektioner får i uppdrag att se över så att ledarna i sektionen stämmer och att dessa finns på xxxxx.xx. Annars ska dessa plockas bort.

§ 6 Nästa styrelsemöte

Måndag 13 mars på ÖIS-gården klockan 18.

§ 12 Mötet avslutas

Xxxxxxx tackade närvarande styrelsemedlemmar och avslutade mötet.

Sekreterare: Justerare:

Xxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxxxxx

KAEA, RD, JW — Powered by TellusTalk

Xxxx Xxxxxxxxx

3(4)

KAEA, RD, JW — Powered by TellusTalk

4(4)