INFORMATION OM ASTRA ADVOKATERS PERSONUPPGIFTSBEHANDLING (2024:03)
INFORMATION OM ASTRA ADVOKATERS PERSONUPPGIFTSBEHANDLING (2024:03)
1 INLEDNING
1.1 Som ett led i vår verksamhet kan vi, ASTRA ADVOKATER KB (969790-3129), komma att behandla personuppgifter om dig.
1.2 Personuppgifter är uppgifter som kan användas för att identifiera dig som person eller annars kan kopplas till dig. Exempelvis namn, telefonnummer och e-postadress. Du är inte skyldig att lämna personuppgifter till oss (förutom när så följer av lag, t.ex. ett editionsföreläggande), men om du inte gör det kan det medföra att vi inte kan åta oss uppdrag för dig, inte kan behandla din ansökan om jobb hos oss, inte kan skicka nyhetsbrev eller seminarieinbjudan till dig, etc.
1.3 Vi vill genom denna policy informera dig om våra principer för behandling av personuppgifter, hur personuppgifter samlas in, hur de behandlas, hur de delas och hur du utövar dina rättigheter. Detta för att du ska kunna försäkra dig om att ASTRA ADVOKATER lever upp till de krav som följer av den allmänna datasskyddsförordningen (2016/679/EG) (”GDPR”) och andra relevanta lagar och regler på personuppgiftsområdet.
2 PERSONUPPGIFTSANSVAR
2.1 ASTRA ADVOKATER KB, xxx.xx 969790-3129, är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter.
3 INSAMLING AV PERSONUPPGIFTER
3.1 ASTRA ADVOKATER samlar in och behandlar personuppgifter i samband med att vi får förfrågningar om uppdrag och när vi förbereder, utför och annars administrerar uppdrag. Motsvarande gäller i förhållande till våra leverantörer och andra samarbetspartners.
3.2 Det finns ingen skyldighet att lämna personuppgifter till oss men om så inte sker kan vi vara förhindrade att acceptera ett uppdrag eller att ingå avtal eftersom vi inte utan personuppgifter kan genomföra nödvändiga kontroller av eventuella intressekonflikter och klientkännedomskontroller. Vidare samlar vi in och behandlar personuppgifter vid registrering för kurser, seminarier, våra nätverk eller annars i samband med andra affärsmässiga kontakter. Uppgifterna kommer i huvudsak direkt från berörda personer men i förekommande fall får vi inom ramen för våra uppdrag information om involverade personer utan att informationen kommer direkt från dem utan exempelvis från domstolar, myndigheter och andra externa källor.
4 PERSONUPPGIFTER SOM BEHANDLAS
4.1 De personuppgifter ASTRA ADVOKATER behandlar i nämnda sammanhang kan röra allmänna personuppgifter (exempelvis namn, adress, personnummer, telefonnummer, e-
postadress); yrkesrelaterade personuppgifter (exempelvis uppgifter relaterade till ditt yrke eller anställning så som anställningsuppgifter, arbetsgivare, företagstitel, organisatorisk tillhörighet, utbildningsnivå, bolagsengagemang; finansiella personuppgifter (exempelvis uppgifter relaterade till din ekonomi så som tillgångar, skulder, inkomster, kostnader, bank- och kontouppgifter; hälsorelaterade personuppgifter (exempelvis sjukdomstillstånd, sjukfrånvaro, rehabilitering; och annan information som du själv väljer att dela eller uppger till oss vid dina kontakter med eller oss. Vår kommunikation sker företrädesvis genom telefon- eller videosamtal samt genom e-mail. Sådan kommunikation innebär som huvudregel personuppgiftsbehandling.
5 SYFTET MED BEHANDLINGEN AV DINA PERSONUPPGIFTER OCH LAGLIG GRUND
5.1 Personuppgiftsbehandlingen i samband med uppdrag sker för att vi ska kunna fullgöra våra åtaganden och tillvarata våra klienters intressen, sköta administrationen i samband med de uppdrag vi åtar oss samt uppfylla de krav som ställs på oss enligt lag och Advokatsamfundets regelverk. Innan vi accepterar ett uppdrag måste vi även utföra obligatoriska jävs- och penningtvättskontroller.
5.2 Personuppgiftsbehandlingen inom ramen för vår supportorganisation sker för att vi ska kunna hantera och administrera våra relationer med leverantörer eller dess företrädare och andra externa parter. Personuppgiftsbehandling kan även ske för marknads- och klientanalyser, affärs- och metodutveckling, statistikändamål och rekryteringsprocesser.
5.3 Vi behandlar personuppgifter från fall till annat, för de ändamål och de stöd som anges nedan.
5.4 Vi kan komma behandla dina personuppgifter i syfte att marknadsföra ASTRA ADVOKATER och dess verksamhet. Vi för klientregister för bl.a. detta ändamål samt lagrar kontaktuppgifter till potentiella klienter, branschkollegor och samarbetspartners för att kunna marknadsföra våra tjänster, tillhandahålla utbildningar och seminarier samt anordna nätverksträffar. Behandlingen sker på grunden att ASTRA ADVOKATER har ett berättigat intresse av att marknadsföra sina tjänster.
5.5 ASTRA ADVOKATER ingår avtal med leverantörer och samarbetspartners. När vi åtar oss ett uppdrag att tillhandahålla juridisk rådgivning ingår vi också ett avtal med vår klient. Dessa avtal kan komma att innefatta behandling av personuppgifter vilken är nödvändig för att vi ska kunna fullgöra våra åtaganden och tillvarata våra klienters intressen, sköta administrationen i samband med de uppdrag vi åtar oss samt uppfylla de krav som ställs på oss enligt lag och Advokatsamfundets regelverk. Behandlingen sker på grunden att det är nödvändigt led för att XXXXX ADVOKATER ska kunna fullfölja det uppdrag som ålagts oss eller som vi tar emot samt administrera våra relationer med leverantörer eller dess företrädare och andra externa parter. För personuppgifter relaterade till klientrepresentanter, affärspartners, konsulter, vittnen, motparter, ombud, m.fl. baseras behandlingen på vårt legitima intresse av att bedriva vår verksamhet och utföra våra uppdrag effektivt.
5.6 Advokatverksamhet lyder under särskilda regler varvid ASTRA ADVOKATER har att förhålla sig till dessa. Reglerna berör bland annat jävskontroll, penningtvättskontroll, dokumentation och bevarande. För att ASTRA ADVOKATER ska kunna bedriva sin verksamhet i enlighet med de lagar och regler som är tillämpliga på ASTRA ADVOKATER är behandling av dina personuppgifter nödvändig.
5.7 I denna del vilar vår lagenliga behandling av personuppgifter på den grunden att det är ett nödvändigt led för att ASTRA ADVOKATER ska kunna fullfölja de rättsliga förpliktelser som åligger ASTRA ADVOKATER.
5.8 Advokatverksamhet lyder under särskilda regler varvid ASTRA ADVOKATER har att förhålla sig till dessa. Reglerna berör bland annat jävskontroll, penningtvättskontroll, dokumentation och bevarande. För att ASTRA ADVOKATER ska kunna bedriva sin verksamhet i enlighet med de lagar och regler som är tillämpliga.
5.9 I rekryteringssammanhang behandlar vi personuppgifter för att hantera vår rekryteringsprocess och bedöma kandidaters lämplighet baserat på vårt legitima intresse av att effektivisera rekryteringen. Denna behandling anses även den väga tyngre än den enskildes rätt till privatliv.
6 LAGRING AV DINA PERSONUPPGIFTER
6.1 ASTRA ADVOKATER kommer att spara personuppgifter i enlighet med de skyldigheter som åvilar ASTRA ADVOKATER enligt vägledande regler för god advokatsed och därmed under en tid om tio (10) år från det att ärendet avslutats eller längre om påkallat av ärendet natur.
6.2 Personuppgifter som behandlas i syfte att utveckla, analysera och marknadsföra ASTRA ADVOKATERS verksamhet sparas under en skälig tid efter det att senaste kontakten med dig har skett.
7 DELNING AV DINA PERSONUPPGIFTER
7.1 ASTRA ADVOKATER och de verksamma vid ASTRA ADVOKATER lyder under tystnadsplikt. Personuppgifter kan komma att delas med tredje part i de fall där vi har en rättslig förpliktelse att dela dina personuppgifter som följer av lag, förordning eller beslut. Personuppgifter kan även komma att lämnas ut till vår ansvarsförsäkringsgivare, vår revisor, vår mäklare av ansvarsförsäkring, ombud vi eller sådan ansvarsförsäkringsgivare anlitat, Kronofogdemyndigheten, inkassoföretag, domstol, skiljenämnd eller vår motpart eller dess ombud i den utsträckning det är nödvändigt för att tillvarata våra rättsliga intressen. Vi kan även komma att dela dina personuppgifter med utomstående i den mån det är påkallat inom ramen för det uppdrag som givits oss.
8 DINA RÄTTIGHETER
8.1 I egenskap av registrerad har du rätt att enligt GDPR utöva vissa rättigheter beträffande behandlingen av dina personuppgifter. Att utöva rättigheterna medför normalt ingen
kostnad eller större ansträngning för dig men likväl framhålles att ASTRA ADVOKATER enligt art. 12.5 och art. 12.6 GDPR har under vissa förutsättningar rätt att ta ut en rimlig avgift samt även begära mer information om dig för att försäkra oss om riktigheten i din identitet.
8.2 Dina rättigheter kan endast utövas mot i de avseenden där vi är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter.
8.3 Notera även att dina rättigheter gäller i den omfattning som följer av tillämplig dataskyddslagstiftning. I förekommande fall kan det föreligga undantag från rättigheterna. Vi ber dig även observera att vi kan komma att behöva mer information från dig i syfte att bl.a. bekräfta din identitet innan vi går vidare med din begäran om att utöva dina rättigheter.
8.4 Rätt till registerutdrag
8.4.1 Du har rätt att från ASTRA ADVOKATER begära ett registerutdrag angående ASTRA ADVOKATERS behandling av dina personuppgifter. Ett registerutdrag innefattar bland annat ändamålen med behandlingen, kategorier av personuppgifter som behandlas samt varifrån personuppgifterna erhållits.
8.5 Rätt till rättelse och radering
8.5.1 Om du anser att de personuppgifter vi behandlar är felaktiga har du rätt att få de rättade och i förkommande fall, rätt att komplettera ofullständiga personuppgifter.
8.5.2 Du har under vissa förutsättningar rätt att begära dina personuppgifter raderade (rätten att bli glömd).
8.6 Rätt till begränsning
8.6.1 Du har under vissa förutsättningar rätt att få ASTRA ADVOKATERS behandling av dina personuppgifter begränsad. Detta gäller bl.a. när du anser att personuppgifterna vi behandlar är felaktiga, du anser att vi behandlar personuppgifter utan laglig grund eller att personuppgifterna inte längre är nödvändiga för ändamålen för vilka de samlats in.
8.7 Rätt till dataportabilitet
8.7.1 Om du begär ett registerutdrag från oss eller annars begär information, har du rätt att erhålla materialet i ett strukturerat och allmänt använt maskinläsbart format.
8.8 Rätt att återkalla samtycke
8.8.1 Om vår behandling av dina personuppgifter lagligen grundar sig på ditt samtycke har du rätt att när som helst återkalla samtycket varvid vi är skyldiga att omedelbart upphöra med behandlingen.
8.9 Att utöva dina rättigheter
8.9.1 Om du önskar utöva några av dina rättigheter angivna ovan eller som annars följer av lag är du välkommen att kontakta oss på de kontaktuppgifter som anges nedan. En sådan begäran kommer att behandlas skyndsamt och du kommer informeras och delges skälen om din begäran helt eller delvis inte efterföljs av ASTRA ADVOKATER.
9 TILLSYNSMYNDIGHET
9.1 För behandling av personuppgifter står ASTRA ADVOKATER under Integritetsskyddsmyndighetens (”IMY”) tillsyn. Om du är missnöjd med hur vi behandlar dina personuppgifter har du alltid rätt att vända dig IMY för att framföra klagomål.
9.2 Telefon: 00-000 00 00
Postadress: Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx, Xxx 0000, 000 00 Xxxxxxxxx
10 KONTAKTUPPGIFTER
10.1 Om du har frågor angående ASTRA ADVOKATERS behandling av personuppgifter är du välkommen att kontakta vårt datasskyddsombud på xxxx@xxxxxxxx.xx. Märk ditt mail med ”Privacy”.
10.2 Personuppgiftsansvarig är:
ASTRA ADVOKATER Kommanditbolag, 969790-3129 Xxxxxx Xxxxxxxxxxxx 00
111 57 Stockholm