Förbundsordning för Ölands Kommunalförbund
Förbundsordning för Ölands Kommunalförbund
Med bilaga 1 ”Reglemente för Ölands Kommunalförbunds förbundsdirektion” samt bilaga 2 ”Driftsam-avtalet” om IT-verksamhetens och bastjänstens utformning.
Fastställt av Borgholms kommunfullmäktige 2019-12-09 § 248 och Mörbylånga kommunfullmäktige 2019-12-16 § 241.
§ 1 Medlemmar
Medlemmar i kommunalförbundet är Borgholms och Mörbylånga kommuner.
§ 2 Ändamål
Kommunalförbundet har till ändamål att samverka i frågor som är av gemensamt intresse för de ingående kommunerna, inom de områden som anges i förbunds- ordningen.
Kommunalförbundets syfte är att stärka medlemskommunerna genom effektivt resursutnyttjande inom följande arbetsområden:
Besöksnäringsfrågor
• Turistbyråverksamhet
• Organisering av turism- och besöksnäringens övergripande marknadsförings- och utvecklingsfrågor
• Äger rätt att teckna ägarandelar i turistbolag/destinationsbolag
Räddningstjänst
Kommunalförbundet ansvarar för den räddningstjänst som enligt lag eller annan författning åvilar var och en av förbundsmedlemmarna. Kommunalförbundet ska också ansvara för att åtgärder vidtas så att bränder och skador till följd av bränder förebyggs samt främja annan olycks- och skadeförebyggande verksamhet som åvilar förbundsmedlemmarna. Det ankommer på förbundet att fastställa handlingsprogram efter hörande av förbundsmedlemmarna.
IT-samverkan
Kommunalförbundet ansvarar för medlemskommunernas gemensamma IT- verksamhet. Medlemskommunerna avtalar i sin tur med sina helägda bolag om IT- drift och support av den gemensamma IT-verksamheten.
Kommunalförbundet ska ansvara för IT-driften och ska medverka till medlemskommunernas verksamhetsutveckling utifrån sin specialistkompetens inom IT och digitalisering.
Kommunalförbundet tillhandahåller en bastjänst som är gemensam för medlemskommunerna. Kommunalförbundet får också, efter beslut i direktionen,
Förbundet kan, om medlemskommunerna så beslutar, vara systemägare och/eller systemförvaltare.
§ 3 Namn och säte
Kommunalförbundets namn är Ölands Kommunalförbund och har sitt säte i Mörbylånga kommun.
§ 4 Varaktighet
Förbundet är bildat för obestämd tid.
§ 5 Organisation
Kommunalförbundet ska vara ett förbund med förbundsdirektion. Direktionen kan tillsätta utskott eller andra beredningsorgan.
§ 5a Förbundschef
Kommunalförbundets koppling till medlemskommunerna och deras organisationer säkerställs genom att förbundsdirektionen utser en av medlemskommunernas kommundirektörer som förbundschef i kommunalförbundet.
Uppdraget som förbundschef ska alternera mellan medlemskommunerna. Tidsperiod för uppdraget ska sammanfalla med mandatperiod.
Den medlemskommun som under mandatperioden innehar ordförandeskapet i förbundsdirektionen ska utse förbundschef.
Den kommundirektör som ej är förbundschef ska vara biträdande förbundschef.
Förbundschefen är chef och ansvarig för kommunalförbundets samtliga verksamhetsområden.
§ 5b Administrativ organisation
Medlemskommunerna ska bistå med stöd till kommunalförbundet genom ekonomi- och kansliadministration (Mörbylånga kommun), personal-administration (Borgholms kommun).
Kommunalförbundet ska ersätta kommunerna för ovanstående tjänster enligt självkostnadsprincipen. Kommunerna fakturerar kommunalförbundet för uppkomna kostnader.
Kommunalförbundet ansvarar för IT-investeringar och ska ha pengar för detta i sin budget.
§ 6 Förbundsdirektion
Förbundsdirektionen ska bestå av tio ledamöter och tio ersättare. Direktionen utgör räddningsnämnd för medlemskommunerna.
Förbundsdirektionen väljer för varje mandatperiod bland sina ledamöter en ordförande, en förste vice ordförande och en andre vice ordförande.
Ordförandeskapet ska alternera mellan medlemskommunerna. Tidperioden för ett ordförandeskap är en mandatperiod.
Arbetsutskott
Inom förbundsdirektionen ska finnas ett arbetsutskott som har som uppgift att bereda ärenden som ska behandlas av förbundsdirektionen. Arbetsutskottets uppgifter i övrigt regleras i förbundsdirektionens reglemente.
Arbetsutskottet består av tre ledamöter och tre ersättare och väljs av direktionen. Direktionen utser en ordförande, en förste vice ordförande och en andre vice ordförande bland ledamöterna i utskottet.
Grundprincipen är att den medlemskommun som ej innehar ordförandeskapet i förbundsdirektionen (se § 6 ovan), föreslås representeras av förste vice ordföranden och andre vice ordföranden i arbetsutskottet.
I fråga om valbarhet, sättet att utse ledamöter och ersättare samt deras tjänstgöringstid skall bestämmelserna i 9 kap. 3, 4, 7 §§ kommunallagen tillämpas.
§ 7 Initiativrätt
Ärenden i förbundsdirektionen får väckas av
1. medlemskommunerna genom dess fullmäktige och kommunstyrelse,
2. ledamot i förbundsdirektionen.
§ 8 Närvarorätt
Förbundsdirektionen får besluta att en förtroendevald i medlemskommunerna som inte är ledamot eller ersättare i förbundsdirektionen ska få närvara vid direktionens sammanträde och delta i överläggningarna men inte i beslutet.
§ 9 Revision
Kommunalförbundet ska ha 2 revisorer och 2 revisorsersättare. Medlemskommunerna utser vardera 1 revisor och 1 revisorsersättare för varje mandatperiod.
§ 10 Tillkännagivande om justering av protokoll
Kommunalförbundets kungörelser och andra tillkännagivanden ska anslås på kommunalförbundets digitala anslagstavla som ska finnas på kommunal-förbundets webbplats. Medlemskommunerna får hänvisa genom länkning till kommunalförbundets digitala anslagstavla på sina egna webbplatser.
§ 11 Lån, borgen med mera
Förbundet får uppta lån och ingå borgen eller andra ansvarsförbindelser intill ett högsta sammanlagt belopp om 10 000 000 kronor.
§ 12 Andel i tillgångar och skulder
Förbundsmedlemmarna har vid varje tidpunkt andel i förbundets tillgångar och skulder i förhållande till vad förbundsmedlemmarna anslagit till förbunds- verksamheten de tre senaste åren.
Nu angivna grunder ska även tillämpas vid skifte av förbundets behållna tillgångar som föranleds av förbundets upplösning.
§ 13 Kostnadstäckning
Kostnaderna för förbundets verksamhet ska, i den mån de inte täcks på annat sätt, täckas av anslag från förbundsmedlemmarna. Förbundsmedlemmarnas anslag ska betalas, i förskott, kvartalsvis till förbundet.
Kostnaderna för räddningstjänsten ska fördelas enligt fastställd budget i förhållande till medlems-kommunernas invånarantal per den 1 januari året innan budgetåret.
Beträffande IT-verksamhetens bastjänst ska kostnaderna fördelas efter respektive medlemskommuns antal användare, enheter och system.. Kostnaderna för eventuella tilläggstjänster täcks av den avropande medlemskommunen till självkostnadspris.
Turism, besöksnäring och marknadsföring ska kostnadsfördelas 50/50. Fördelning av eventuellt uppkomna underskott ska fördelas på samma grunder.
Fördelning av eventuella underskott i av förbundet ägda bolag ska ske med hälften
vardera.
§ 14 Budgetprocess
Förbundsdirektionen ska varje år upprätta en budget för nästa kalenderår. Förslaget ska kommuniceras med kommunstyrelserna i medlemskommunerna och fastställas av förbundsdirektionen innan maj månads utgång.
§ 15 Styrning och insyn
Förbundsdirektionen ska se till att fullmäktige i respektive medlemskommun får yttra sig innan sådana beslut i verksamheten som är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt fattas.
Kommunstyrelsen i respektive kommun ska genom förbundsdirektionen och förbundschefen/biträdande förbundschefen löpande hållas informerade om förbundets verksamhet.
Allmänheten ska ges rätt att ställa frågor om årsredovisningen i samband med det sammanträde då förbundsdirektionen behandlar årsredovisningen. Möjligheten ska annonseras minst en vecka innan sammanträdet och skriftliga frågor ska kunna
§ 16 Ersättning
Ersättning till förtroendevalda i Ölands Kommunalförbund ska utgå enligt av kommunfullmäktige i Borgholms kommun fastställda regler.
§ 17 Utträde med mera
I fråga om förbundets likvidation och upplösning tillämpas 9 kap, 18 § kommunallagen. Om förbundsmedlem säger upp sitt medlemskap ska förbundet träda i likvidation tre år efter uppsägningen. Likvidation verkställs av direktionen i egenskap av likvidator.
Vid skifte av förbundets behållna tillgångar i anledning av likvidationen ska den i 12
§ angivna fördelningsgrunden gälla.
När förbundet trätt i likvidation ska dess egendom i den mån det behövs för likvidationen förvandlas till pengar genom försäljning på offentlig auktion eller på annat lämpligt sätt. Förbundets verksamhet får tillfälligt fortsättas om det behövs för en ändamålsenlig avveckling.
När direktionen fullgjort sitt uppdrag som likvidator ska direktionen avge en slutredovisning för sin förvaltning. Redovisningen sker genom en förvaltningsberättelse som rör likvidationen i sin helhet med redovisning av skiftet av behållna tillgångar. Till berättelsen ska fogas redovisningshandlingar för hela likvidationen.
När förvaltningsberättelsen och redovisningshandlingarna delgetts förbunds- medlemmarna är förbundet upplöst.
När likvidationsuppdraget är fullgjort ska direktionen besluta om vilken av förbundets medlemmar som ska överta vården av de handlingar som tillhör förbundets arkiv.
En förbundsmedlem som inte är nöjd med redovisningen eller det skifte som förrättats av direktionen får väcka talan om detta mot den andre förbunds- medlemmen inom ett år från det slutredovisningen delgavs medlemmen.
Om det framkommer någon tillgång för förbundet efter dess upplösning eller om talan väcks mot förbundet eller om det på annat sätt uppkommer behov av ytterligare likvidationsåtgärd, ska likvidationen fortsättas.
§ 18 Tvist
Vid tvister mellan förbundet och medlem ska, om parterna inte kan nå en frivillig uppgörelse, tvisten avgöras i allmän domstol.
§ 19 Ändring eller tillägg till förbundsordningen
Ändring eller tillägg till förbundsordningen ska antas av förbundsmedlemmarnas kommunfullmäktige.
Denna förbundsordning träder i kraft den 1 januari 2020 och ersätter tidigare förbundsordning.
Bilaga 1 till Förbundsordning för Ölands Kommunalförbund
Reglemente för Ölands Kommunalförbunds förbundsdirektion
Utöver det som föreskrivs om förbundsdirektionen i kommunallagen och förbundsordningen gäller bestämmelserna i detta reglemente.
Förbundsdirektionens mandatperiod är 4 år och börjar 1 januari året efter det år då val av kommunfullmäktige ägt rum i hela landet.
§ 1 Allmänt om förbundsdirektionens uppgifter
Förbundsdirektionen är kommunalförbundets ledande politiska förvaltningsorgan med ansvar för hela förbundets verksamheter, utveckling och ekonomi.
Förbundsdirektionen leder och samordnar förbundets verksamheter med avseende på planering, genomförande och uppföljning.
Förbundsdirektionen ska följa de frågor som kan inverka på förbundets utveckling och ekonomiska ställning och fortlöpande följa upp de fastställda målen och återrapportera till medlemskommunerna.
Förbundsdirektionen ansvarar för de uppgifter som beskrivs i förbundsordningen och i detta reglemente.
Utöver detta ansvarar förbundsdirektionen för de uppgifter som framgår av Kommunallagen (2017:725) och annan lagstiftning.
§ 2 Lednings- och styrfunktionen
I förbundsdirektionens lednings- och styrfunktion ingår:
• Leda arbetet med att samordna utformningen av övergripande mål, riktlinjer och ramar för hela den verksamhet förbundet svarar för.
• Leda och samordna Räddningstjänsten. Förbundsdirektionen fullgör de ingående kommunernas skyldigheter enligt lag (2003:778) om skydd mot olyckor, samt övrig speciallagstiftning.
• Leda och samordna besöksnäringens utveckling på Öland.
• Leda och samordna IT-verksamheten.
• Leda och samordna det internationella arbetet.
• Besluta om den egna förvaltningens organisation.
§ 3
Direktionen har ansvar för att det finns ett system som säkerställer att hänsyn tas till nedanstående perspektiv vid beredning och beslutsfattande inom kommunalförbundet.
• Folkhälsa
• Trygghet och säkerhet
• Funktionshinder
• Integrering
• Jämställdhet
• Arbetsmiljö
• FN:s barnkonvention
§ 4 Ekonomisk förvaltning
Förbundsdirektionen skall ha hand om förbundets medelsförvaltning. Medelsförvaltningen omfattar placering och upplåning av medel.
I uppgiften ingår också att bevaka att förbundets inkomster inflyter och att betalningar görs i god tid samt att vidta de åtgärder som behövs för indrivning av förfallna fordringar.
Förbundsdirektionen har också hand om övrig ekonomisk förvaltning. I denna uppgift ingår bland annat följande
• Svara för att förbundet följer lagar och övriga antagna styrdokument inom ekonomiområdet.
• Utveckla ekonomistyrningen och modeller för ekonomisk utvärdering och uppföljning för ökad effektivitet.
• Underhåll och förvaltning av förbundets egendom.
• Se till att förbundets försäkringsskydd är fullgott.
• Ansvar för förbundets stiftelser.
§ 5 Arbetsgivarpolitiken
Förbundsdirektionen ska ha hand om frågor som rör förhållandet mellan förbundet som arbetsgivare och dess arbetstagare. Detta innebär bland annat följande.
• Formulera förbundets arbetsgivarpolitik och besluta om de styrande dokument som behövs för tillämpningen.
• Genom kollektivavtal reglera frågor rörande förhållandet mellan förbundet som arbetsgivare och dess arbetstagare.
• Förhandla på förbundets vägnar enligt gällande lagstiftning om förhandlingsrätt.
• Besluta om stridsåtgärd.
• Avgöra frågor om tolkning och tillämpning av lag, avtal och andra bestämmelser rörande förhållandet mellan förbundet som arbetsgivare och dess arbetstagare.
• Anställa förbundschef och biträdande förbundschef.
• Besluta om frågor som rör pensioner och avtalsförsäkringar för förbundets anställda.
• Fullgöra arbetsmiljöansvaret för förbundets anställda.
• Fullgöra förbundets skyldigheter vad gäller anordnande av företagshälsovård för förbundets anställda.
§ 6 Övrig förvaltning
Förbundsdirektionen är arkivmyndighet för förbundet enligt arkivlagen (1990:782).
Förbundsdirektionen är personuppgiftsansvarig enligt dataskyddsförordningen och ska utse dataskyddsombud för sin verksamhet.
§ 7 Xxxxxx och rapporteringsskyldighet
Förbundsdirektionen ska se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som medlemskommunerna har bestämt, de föreskrifter som finns i lag, förordning, andra föreskrifter, förbundsordning samt detta reglemente.
Förbundsdirektionen och förbundschef/biträdande förbundschef ska löpande informera respektive kommunstyrelse om förbundets verksamhet och ekonomiska ställning.
§ 8 Förbundsdirektionens sammansättning
Förbundsdirektionen består av 10 ledamöter och 10 ersättare.
Förbundsdirektionen väljer vid mandatperiodens första sammanträde ordförande, förste vice ordförande och andre vice ordförande för mandatperioden.
Ordförandeskapet ska alternera mellan medlemskommunerna.
§ 9 Ordförandens övergripande ansvar och uppgifter
Ordföranden ska följa frågor av betydelse för kommunalförbundet utveckling och ekonomiska intressen samt effektiviteten i verksamheten och ta initiativ i dessa frågor.
Ordföranden ska främja samverkan mellan förbundsdirektionen och medlemskommunerna.
Ordföranden ska representera förbundet vid uppvaktningar och i olika externa sammanhang.
Förbundsdirektionens arbetsformer
§ 10 Närvaro och yttranderätt
Ledamöter och ersättare har alltid rätt att närvara vid direktionens sammanträden. Dessutom ska förbundschef och biträdande förbundschef närvara vid sammanträdena samt övriga chefer som förbundschefen beslutar.
Rätt att delta i överläggningen har ledamöter, ersättare, förbundschef, biträdande förbundschef samt övriga chefer som är närvarande efter förbundschefens beslut. Revisor i kommunalförbundet har rätt att yttra sig vid behandling av revisionsberättelse och årsredovisning samt i frågor som rör revisorernas egen förvaltning. Direktionens sekreterare har rätt att yttra sig i frågor som rör beslutens laglighet.
§ 11 Ersättarnas tjänstgöring
Om en ledamot är förhindrad att inställa sig till ett sammanträde eller att vidare delta i ett sammanträde ska en ersättare från den kommun som valt ledamoten kallas in för att tjänstgöra i ledamotens ställe.
Om ersättarna inte valts proportionellt ska de tjänstgöra enligt den av respektive fullmäktige bestämda ordningen.
En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare har trätt in i ledamotens ställe.
En ersättare som har börjat tjänstgöra har företräde oberoende av turordningen. En ersättare från samma parti som den frånvarande ledamoten har dock alltid rätt att träda in i stället för en ersättare från ett annat parti.
En ersättare som inte tjänstgör får närvara vid förbundsdirektionens sammanträden och ska underrättas om tid och plats för sammanträdena. Ersättare har rätt att delta i överläggningarna men inte i besluten. En ersättare har rätt att utan tjänstgöringskrav delta i två sammanträden per år med arvode.
§ 12 Växeltjänstgöring
En ledamot eller ersättare som har avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv i ett ärende för åter tjänstgöra sedan ärendet handlagts.
En ledamot som har avbrutit tjänstgöringen en gång under ett sammanträde på grund av annat hinder än jäv får åter tjänstgöra sedan ärendet handlagts.
§ 13 Protokollsanteckning
Xxxx tjänstgörande ersättare har rätt att få sin mening antecknad i protokollet.
§ 14 Inkallande av ersättare
En ledamot som är förhindrad att delta i ett sammanträde eller i en del av ett sammanträde, ska snarast anmäla detta till sekreteraren som kallar in ersättare.
§ 15 Ersättare för ordföranden
Om varken ordföranden eller en vice ordförande kan delta i ett helt sammanträde eller i en del av ett sammanträde utser nämnden tillfälligt en annan ledamot till att vara ordförande. Den till åldern äldste ledamoten tjänstgör som ordförande tills den tillfälliga ordföranden har utsetts.
Om ordföranden på grund av sjukdom eller av annat skäl är förhindrad att fullgöra uppdraget för en längre tid får nämnden utse en annan ledamot att vara ersättare för ordföranden. Ersättaren fullgör ordförandens samtliga uppgifter.
§ 16 Tidpunkt för sammanträden
Förbundsdirektionen sammanträder på dag och tid som direktionen bestämmer. Sammanträden ska minst hållas i mars, juni, september och december månad.
Sammanträde ska hållas också om en tredjedel av förbundsdirektionens ledamöter begär det eller om ordföranden anser att det behövs.
Ålderspresidenten (den som varit ledamot i kommunalförbundet längst tid) sammankallar den nya förbundsdirektionen och är ordförande till dess att ny ordförande har valts.
Om särskilda skäl finns får ordföranden efter samråd med presidiet ställa in eller ändra tidpunkten för sammanträde.
Ordförande ska snarast och minst en vecka före det planerade sammanträdet anslå beslutet om ändringen på medlemskommunernas anslagstavlor samt meddela beslutet till varje ledamot och ersättare.
§ 17 Kallelse till sammanträde
Ordföranden svarar för att kallelse utfärdas till sammanträdena.
Xxxxxxxxx ska vara skriftlig och innehålla uppgift om tid och plats för sammanträdet.
För sammanträde gällande budget ska kommunallagens regler om kungörelse tillämpas. Offentlighet gäller både överläggning och beslut gällande budget.
Xxxxxxxxx ska skickas till samtliga ledamöter och ersättare senast sex dagar före sammanträdesdagen.
Xxxxxxxxx ska åtföljas av föredragningslista. Varje ledamot och ersättare ska före sammanträdet ha tillgång till förslag till beslut eller yttrande i varje ärende som upptas i föredragningslistan. Ordföranden bestämmer i övrigt vilka handlingar som ledamöter och ersättare ska ha före sammanträdet.
I undantagsfall får kallelsen ske på annat sätt.
När varken ordföranden eller vice ordföranden kan kalla till sammanträde ska den till åldern äldste ledamoten göra detta.
§ 18 Yrkanden
Förslag eller yrkanden ska lämnas skriftligen.
När förbundsdirektionen har förklarat överläggningen i ett ärende avslutad, går ordförande igenom de yrkanden som lagts under överläggningen och kontrollerar att de har uppfattats rätt. Därefter får inte något yrkande ändras eller återtas.
§ 19 Protokoll och justering
Protokollet justeras av ordföranden och en ledamot.
Direktionen kan besluta att en paragraf i protokollet ska justeras omedelbart. Det omedelbart justerade beslutet bör under, eller i omedelbar anslutning till sammanträdet skrivas under av ordföranden och justerande ledamot.
Ordföranden bestämmer tid och plats för protokollets justering.
§ 20 Reservation
Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och ledamoten vill motivera reservationen ska ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen ska lämnas till sekreteraren innan protokollet har justerats.
§ 21 Delgivning
Delgivning med direktionen sker med ordföranden, sekreteraren eller annan anställd som direktionen bestämmer.
§ 22 Undertecknande av handlingar
Avtal, andra handlingar och skrivelser som beslutas av direktionen ska undertecknas av ordföranden eller vid förfall för denne av vice ordförande och kontrasigneras av anställd som direktionen bestämmer.
I övrigt bestämmer direktionen vem som ska underteckna handlingar.
Utskott
§ 23 Arbetsutskott
Inom direktionen ska finnas ett arbetsutskott som även är förbundets budgetberedning och personalutskott.
Arbetsutskottet består av tre ledamöter och tre ersättare och väljs av direktionen. Direktionen utser en ordförande, en förste vice ordförande och en andre vice ordförande bland ledamöterna i utskottet.
§ 24 Arbetsutskottets uppdrag
Arbetsutskottet ska
• Fatta beslut enligt delegering från förbundsdirektionen.
• Bereda ärenden och lämna förslag till beslut i ärenden som ska beslutas av förbundsdirektionen.
• Ansvara för information gentemot allmänheten exempelvis i form av pressträffar.
• Bevaka och rapportera till direktionen om händelser i omvärlden av betydelse för kommunalförbundet.
§ 25 Utskottets ordförande
Om ordföranden i utskottet på grund av sjukdom eller av annat skäl är hindrad att fullgöra sitt uppdrag för en längre tid får förbundsdirektionen utse en annan ledamot som ersättare för ordföranden att fullgöra dennes uppgifter.
§ 26 Sammanträden
Arbetsutskottet sammanträder på dag och tid som utskottet bestämmer. Sammanträde ska också hållas när ordföranden anser att det behövs.
Om särskilda skäl finns får ordföranden ställa in eller ändra tidpunkten för sammanträde.
§ 27 Ersättarnas tjänstgöring
Ersättare har närvarorätt och yttranderätt vid arbetsutskottets sammanträden. Arvode eller ersättning utgår inte till ej tjänstgörande ersättare.
§ 28
Reglementets §§ 11-20 ska i tillämpliga delar också gälla för arbetsutskottet.
Beredningar
§ 29 Beredningar
Förbundsdirektionen kan tillsätta beredningar för att bereda frågor som ska avgöras av direktionen. Beredningarna har vare sig verksamhets- eller förvaltningsansvar.
Beredningar kan tillsättas på olika lång tid, dock längst till och med direktionens mandattids slut.
Bilaga 2 till Förbundsordning för Ölands Kommunalförbund
Driftsam-avtal om Ölands Kommunalförbunds bastjänst inom IT
Parter och avtalstid
Driftsam-avtalet beskriver avgränsningar för en IT-drift i samverkan.
Ölands Kommunalförbund, nedan kallat Ölands kommunalförbund och kommunerna Borgholm och Mörbylånga, nedan kallade medlemskommunerna, är parter i detta avtal, nedan kallat Driftsam-avtalet. Medlemskommunerna får avtala med sina helägda bolag om vidareförsäljning av tjänster som tillhandahålls av IT- verksamheten i Ölands kommunalförbund.
Driftsam-avtalet gäller från och med den 1 januari 2020 och tills vidare. Eventuella revideringar ska godkännas av direktionen i Ölands kommunalförbund och av medlemskommunerna.
Tvist angående detta avtal löses enligt vad som är angivet i förbundsordningen om tvistelösning.
Styrdokument och deras inbördes ordning
I ordning gäller svensk lag, förbundsordning, reglemente, detta avtal, avtal om tilläggstjänster.
Förbundsordningen beskriver ändamålet med Ölands kommunalförbund och utgör den juridiska grunden för IÖKF.
Reglementet beskriver hur direktionen ska arbeta.
Driftsam-avtalet ska ses som ett komplement till förbundsordning och reglemente och beskriver vissa avgränsningar mellan Ölands kommunalförbund och medlemskommunerna.
Utöver dessa dokument finns ytterligare dokument som till exempel en gemensam IT-strategi inom Ölands kommunalförbund. Medlemskommunerna kan med utgångspunkt från denna gemensamma strategi, ta fram egna dokument för att beskriva den önskade utvecklingen mer i detalj.
Respektive medlemskommuns Informationssäkerhetspolicy med bland annat bilagan ”Kontinuitet och Drift” (KD), är styrande för IT-verksamheten.
Offentlighets- och sekretesslagen och dataskyddsförordningen
Det åligger Ölands kommunalförbund att informera anställda och konsulter om gällande sekretesslagstiftning, samt att se till att dessa undertecknar en för Ölands kommunalförbund gemensam sekretessförbindelse.
Syfte och mål för verksamheten
ÖKF ska leverera största möjliga nytta inom IT-området till medlemskommunerna. Kortsiktiga - mätbara - mål för verksamheten måste alltid vara linje med det långsiktiga syftet med verksamheten. I samband med att budget fastställs för kommande kalenderår ska direktionen uppställa ekonomiska, verksamhets- och personella mål inom olika områden av verksamheten.
En av Ölands kommunalförbunds uppgifter är att se till att medlemmarnas användare kan arbeta med funktionella IT-arbetsplatser. Med funktionell avses här allmänt summan av fungerande hårdvara, mjukvara och kommunikation.
Samordning
Samordningen skapar förutsättningar för gemensamma system och förvaltningssystem som möjliggör samverkan mellan medlemskommunernas verksamheter. Ölands kommunalförbund ska med hjälp av sin IT-verksamhet aktivt medverka till förbättringar och effektiviseringar i medlemskommunernas verksamheter.
IT-drift
Ölands kommunalförbund ska leverera en med hög tillgänglighet, säker och kostnadseffektiv IT-drift samt en god IT-support.
Beställarkompetens inom IT-området
Ölands kommunalförbund bevakar IT-marknaden för medlemmarna räkning och ska medverka när det gäller utvecklingsfrågor från IT-perspektivet. Ölands kommunalförbund ställer de tekniska kraven inom IT-området åt medlemskommunerna vid inköp/upphandlingar utifrån deras formulerade behov och krav.
IT-strategikompetens
Ölands kommunalförbund är en del av medlemskommunernas gemensamma IT- strategi-kompetens och ska medverka i att ta fram förslag till strategi- och policydokument inom IT-området. Ölands kommunalförbund ska vidare medverka till att interna styrdokument för en kommunal verksamhet som berör IT-området, är i harmoni med de övergripande styrdokumenten som fastställts av direktionen för Ölands kommunalförbund.
Ölands kommunalförbunds bastjänst inom IT
IT-arbetsplatsens funktion, samordning, IT-drift, beställar- och IT-strategikompetens ingår i bastjänsten.
Infrastruktur
Stamnät
Nätverket som förbinder medlemskommunernas olika verksamhetslokaler benämns stamnät. Stamnätet ska hyras eller ägas av Ölands kommunalförbund. Ölands kommunalförbund ska:
vara drift- och dokumentationsansvarig för stamnätet, med andra ord se till att nätet håller nödvändig kvalitet för att säkerställa driften för medlemskommunerna.
genomföra till/ombyggnad. Ölands kommunalförbund budgeterar för planerade projekt. Medlemskommunerna ansvarar själva för kostnader som Ölands kommunalförbund inte ges möjlighet att budgetera för med god framförhållning.
Fastighetsnät
Medlemskommunerna är skyldiga att i sitt avtal med fastighetsägare eller vid projektering av ny- eller ombyggnad, följa Ölands kommunalförbunds ställda kvalitetskrav på nätstandarder. Oavsett om medlemskommunen äger eller hyr fastigheten är Ölands kommunalförbund driftansvarig för fastighetsnäten. Ölands kommunalförbund ska medverka vid projektering av ny- och ombyggnationer av nät. Det åligger medlemskommunerna att med god framförhållning meddela Ölands kommunalförbund innan projektering påbörjas. Ölands kommunalförbund beställer och planerar mindre ombyggnader i fastighetsnätverk. Medlemskommunerna står för kostnaden för det passiva fastighetsnätverket.
Aktiv utrustning
Brandväggar, routrar och switchar samt driften av dessa ingår i bastjänsten.
Trådlösa nät
Ölands kommunalförbund ansvarar för driften och utbyte av de trådlösa nätverken. Tillbyggnad ingår inte i bastjänsten men utförs på beställning.
Medlemskommunerna står för kostnaden vid tillbyggnad.
Datacenter
Ölands kommunalförbund ansvarar för att tillräcklig kapacitet finns av server och lagring i Ölands kommunalförbunds serverhallar.
Serverhallar
Ölands kommunalförbund ansvarar för driften av den fysiska miljön i serverhallarna.
Satellitservrar
ÖKF ansvarar även för drift av servrar utanför serverhallar men medlemskommunerna står själva för inköpskostnaden. En separat skriftlig överenskommelse ska finnas för alla satellitservrar, då Ölands kommunalförbund inte kan erbjuda samma nivå på IT-säkerhet på dessa. I överenskommelsen ska det tydligt framgå vilka avsteg som görs från informationssäkerhetspolicyns bilaga InfoSäk KD.
Support
IT-tekniker
Ölands kommunalförbunds IT-tekniker ska kunna ge service och support lokalt hos varje medlemskommun. Ärenden som inte kan lösas via fjärranslutning kräver en tekniker på plats.
Reservdelar och tillbehör
ÖKF ska tillhandahålla reservdelar och tillbehör som ska kunna avhämtas i varje medlemskommun till exempel möss, tangentbord, skärmar, kablar med mera.
Medlemskommunerna faktureras för uthämtade reservdelar och tillbehör.
Helpdesk
Målet är att samtliga IT-relaterade supportärenden ska gå via Helpdesk. Användarna kan lägga in ärenden via telefon, e-post och webbformulär.
System
System driftsätts och förvaltas enligt medlemskommunernas informationssäkerhetpolicys med bilagor som InfoSäk F och InfoSäk KD. I samma dokument beskrivs hur inköp av system går till och det är viktigt att Ölands kommunalförbund är med tidigt i processen.
Telefoni
Ölands kommunalförbund upphandlar och tecknar telefoniavtal för medlemmarnas räkning och är deras företrädare i frågor som rör telefoni. Medlemskommunerna har ansvaret att informera Ölands kommunalförbund om förändringar som berör telefonin, till exempel om personal tillkommer, flyttar eller slutar. Felanmälningar, beställningar och andra förändringar anmäls alltid till Ölands kommunalförbunds Helpdesk.
Trafikavgifter
Ölands kommunalförbund tecknar avtal med operatörer både för fast- och mobiltelefoni. Ölands kommunalförbund administrerar trafikavgifterna för telefoni och kan fördela kostnaderna ned till den nivå som beslutats för varje medlemskommun.
Inköp
Inköp som bekostas av medlemskommunerna
Ölands kommunalförbund ansvarar för upphandling och inköp av
• Leda arbetet med att samordna utformningen av övergripande mål, riktlinjer och ramar för hela den verksamhet förbundet svarar för.
• Leda och samordna Räddningstjänsten. Förbundsdirektionen fullgör de ingående kommunernas skyldigheter enligt lag (2003:778) om skydd mot olyckor, samt övrig speciallagstiftning.
• Leda och samordna besöksnäringens utveckling på Öland.
• Leda och samordna IT-verksamheten.
• IT-arbetsplatsutrustning såsom datorer, telefoner, skärmar och IT-tillbehör.
• Elevers digitala verktyg till exempel Chromebooks och Ipads.
• AV-utrustning till exempel interaktiva skärmar, projektorer och ljudanläggningar.
• Skrivare och kopiatorer.
• Trådlösa accesspunkter vid tillbyggnad.
Medlemskommunerna ansvarar för upphandling och inköp av verksamhetssystem. Inköp som budgeteras och bekostas av Ölands kommunalförbund
• Nätverksutrustning.
• Licenser till IT-säkerhet och till IT-infrastrukturen.
Ekonomi
Fakturering av tilläggstjänster
Tilläggstjänster som avtalats ska debiteras till självkostnadspris. Faktureringsperioden bestäms i respektive avtal.
Investeringar
Ölands kommunalförbund gör regelbundet investeringar i utrustning och infrastruktur som krävs för att upprätthålla bastjänsten men också för tilläggstjänster om det är aktuellt. Kapitalkostnader för de investeringar som gäller tilläggstjänster ska ingå i självkostnadspriset för tilläggstjänsten.