Statens inköpscentral
Statens inköpscentral
Reseinfodagen 8 september 2021
Innehållsförteckning
Fråga: Vi bokar ofta rum med tjänstehund, är det ok att göra avsteg pga. att det ska finnas bra rastningsmöjligheter eller att hundfoder behöver förvaras i kylskåp?
Svar: Ja, vi kan gå vidare i rangordningen om vi har särskilda önskemål gällande djur i tjänst och hotellet inte kan tillhandahålla de tjänster som vi har behov av när det gäller detta.
Fråga: Om ramavtalspris ligger på SEK 1564 och exakt samma rum med samma avbokningsregler ligger på SEK 1197. Xxx motiverar man det för en medarbetare att boka rummet för 1564?
Svar: Samtliga villkor och priser i ramavtalet är fastställda. Vi har inte rätt till ett lägre pris. Det finns flera skäl att välja ramavtalspriset i detta läge. Några exempel: Om vi bokar utanför ramavtalet så har vi inget ramavtal att luta oss mot vid en ev. tvist. Dessutom så har vi inte rätt till de allmänna villkoren i ramavtalet (finns en mängd villkor utöver avbokningsvillkor).
Omsättningen på ramavtalet minskar, vilket kan medföra lägre anbudspriser i kommande ramavtal.
Fråga: När är det ok att gå ner i rangordningen och välja annat hotell?
Svar: Avropsberättigad som avropar från Ramavtalet kan avvika från rangordningen om följande särskilda skäl föreligger:
a) om Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx inte har besvarat Avropet alternativt inte återkommit med Avropssvar inom i Avropsförfrågan reglerad tid, eller
b) om Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx inte kan tillhandahålla efterfrågad Tjänst. Exempelvis när Avropsberättigad har särskilda önskemål gällande djur i tjänst, säkerhetsarrangemang eller behov av särskild tillgänglighet för personer med funktionsnedsättning, eller
c) om Avropet avser en ersättningsanskaffning som beror på att Avropsberättigad tidigare hävt eller sagt upp ett Kontrakt och detta beror på Ramavtalsleverantören, eller
d) om Avropsberättigad har behov av att flera personer bor på samma hotell för att effektivisera tjänsteresan. Exempelvis när behov finns av att arbeta tillsammans under tjänsteresan och detta i annat fall skulle medföra större merkostnader och/eller annan olägenhet, eller
e) om Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx är satt i karantän enligt avsnitt Brott mot åtagande avseende uppfyllande av krav.
Fråga: Vad är GDS och OTA?
Svar: GDS – Global Distribution System. OTA – Online Travel Agency.
Fråga: Har hotellen rätt att ta ut faktureringsavgift?
Svar: Nej.
Fråga: När det gäller hotell - om man nu har en konferenslokal och behöver närhet till konferenslokalen, kan vi välja det som ligger i närmast även om de inte ligger först i listan? Detta om en konferenslokal inte har hotellrum
Svar: Ja, om vi kan påvisa att vi har behov av att flera personer bor på samma hotell för att effektivisera tjänsteresan. Exempelvis när behov finns av att arbeta tillsammans under tjänsteresan och detta i annat fall skulle medföra större merkostnader och/eller annan olägenhet.
Fråga: Finns longstayhotell på alla orter?
Svar: Nej, inte på samtliga de orter som vi har efterfrågat i upphandlingen. Se xxxxxx.xx och använd filtreringen i kartsökfunktionen för att se på vilka orter det finns longstayhotell.
Fråga: Varför ligger de utgångna avtalen kvar i rangordningslistan med rött datum och inte tas bort?
Svar: För att vi ska kunna ladda ner ramavtalet om vi har ett befintligt kontrakt med leverantören och för att kunna visa den ursprungliga rangordningen vid avtalsstart.
Fråga: Är tanken att hotellen fortfarande kommer vara rangordnade?
Svar: Vi kan inte ge information om några uppgifter i kommande upphandlingsdokument.
Konferens och möten
Fråga: Kan man fråga om kortare avbokningstid för en mindre konferens? Dvs. att kunna avboka t. ex. två veckor innan då osäkerheten är hög i och med pandemin?
Svar: I små konferenser (upp tom. 150 pers.) har vi inte rätt att förändra villkoren och begära kortare avbokningstid. I stora konferenser (över 150 pers.) finns möjlighet att lägga till krav och kriterier, såsom kortare avbokningstid (bl.a.), i den förnyade konkurrensutsättningen.
Fråga: Finns digitala/hybrid-möten upphandlat?
Svar: Nej, i dagens ramavtal ingår inte detta.
Fråga: Kan man ställa egna krav?
Svar: Nej på små konferenser. Ja på Stora konferenser.
Fråga: Om vi har behov av att återkommande förlägga interna möten (utan externa deltagare) utanför kontoret men ändå vill ha närhet till kontoret - kan vi då göra avsteg och en egen upphandling?
Svar: Ja, myndigheter har rätt att upphandla på egen hand och göra avsteg från ramavtalen om särskilda skäl föreligger.
Fråga: Får en anläggning begära förskottsbetalning från resebyrån om en konferens jag bokat enligt avtal med min resebyrå måste faktureras via de?
Svar: Nej, samma villkor gäller även om resebyrån gör bokningen.
Fråga: Jag upplever när jag har letat stora konferenser att informationen som finns gällande kapacitet på Avropa inte stämmer överens med anläggningens kapacitet i verkligheten. Varför är det så mycket felaktig information ang. detta och när uppdateras den informationen?
Svar: Vi uppger den information vi fått från leverantörerna i upphandlingen. Om kapaciteten ändras ska leverantören meddela oss detta så att vi kan uppdatera informationen på xxxxxx.xx.
Fråga: Vänligen skicka påminnelse till hotellen att de pratar med sina bokare gällande Konferensbokningar Helpension. Då man bokar Helpension Lunch - Lunch, så är det väldigt ofta att de tar ut extra avgift för dag 2.
Halvdagskonferens, för rum och extra fika.
Svar: Vi kommer fortsätta kommunicera ut det budskapet till leverantörerna/anläggningarna.
Fråga: I och med pandemin har många konferenser istället genomförts digitalt. Finns det några planer på att SIC gör upphandling av digitala mötesverktyg/plattformar anpassade för digitala event/konferenser? Tänker att många myndigheter har samma utmaningar med molntjänster och informationssäkerhet som skulle kunna samordnas via en upphandling genom SIC.
Svar: Vi har noterat behovet från flera myndigheter och får återkomma i frågan framöver.
Fråga: Jag har några frågor gällande framför allt konferensbokningar. 1) Om man har specifika behov för ett möte, som t.ex. konferenslokalernas utformning (kreativa lösningar, konferenslokalens placering gentemot grupprum, enskildhet), säkerhet, avlyssningssäkra rum, närhet - kan man då gå förbi det ställe som ligger överst i listan? 2) Om man har historiska problem med ett konferensställe och man har inte orkat att dra det för er (tar tid och byråkratiskt) samt om lokalerna är ogynnsamma/otrevliga - kan man ändå välja bort dem då? 3) Om man gör avsteg från avropas listade konferensställen - måste man varje gång rapportera detta? Hur går man till väga? 4) Finns det ramavtal gällande digitala/hybridkonferenser?
Svar: 1) Ja. 2) Nej, inte så länge de har ett befintligt ramavtal och står kvar i rangordningslistan. 3) Ja, så länge man inte har särskilda skäl enligt ramavtalets villkor att avvika från rangordningen. 4) Nej.
Fråga: Vi har fått mycket fälgskador i det nya avtalet, kan ni göra något så att leverantörerna använder mindre känsliga fälgar?
Svar: Vi har inte ställt krav på en viss typ av fälgar. Vi jobbar dock ständigt i dialog med leverantörerna för att de ska förbättra den totala produkten till oss, både när det gäller den fysiska produkten och servicen.
Fråga: Vad gäller skador borde väl egentligen dokumentationskravet ligga hos leverantören, dvs. de bör kunna bevisa att skadan uppstått under hyrestiden, exempelvis foto hur bilen såg ut vid utlämning och motsvarande vid inlämning. Vad är hindret för det förfarandet?
Svar: Ramavtalet säger att avropsberättigad går fri från ansvar om man kan göra sannolikt att skadan inte vållats av Avropsberättigad genom oaktsamhet. Det finns en risk att lämna tillbaka ett fordon, på en parkering t.ex. eller efter stängning, utan att leverantören kan besiktiga fordonet direkt vid tillbakalämnandet. Bevisbördan ligger på oss som hyrestagare i de fallen att kunna påvisa att skadan uppkommit efter hyrestiden slut.
Fråga: Om man har ytterligare behov utöver de fastställda kraven gällande hyrbil, vad gäller?
Svar: Samtliga krav och villkor är fastställda i ramavtalen vilket innebär att vi inte kan lägga till ytterligare krav. När det gäller extrautrustning och tillhörande tjänster enligt ramavtalen så betraktas dessa som obligatoriska krav.
Fråga: Var ska det finnas noteringar om ev. skador på ett fordon vi hyr om vi har begärt att bilen ska stå vid vårt kontor. Ligger det en lapp i bilen?
Svar: Vi har inte ställt några krav på hur denna dokumentation ska se ut. Noteringarna kan finnas med i hyreskontraktet som en bilaga eller så skickas dessa separat i ett digitalt dokument.
Fråga: Vi har vid flera tillfällen inte fått en miljöbil vid hyra. Vem kontaktar vi för avvikelsehantering? Er på Kammarkollegiet eller hyrbilsleverantören? Hänt flera gånger.
Svar: För det första kontaktar ni leverantören och lämnar in en reklamation om så önskas. I nästa steg kontaktar ni oss på Kammarkollegiet så att vi kan dokumentera avvikelserna och eventuellt vidta åtgärder.
Fråga: Vad är miljöfordon?
Svar: Miljöfordon är de fordon som uppfyller kraven enligt miljöbilsförordningen; Förordning (2020:486) om miljö- och trafiksäkerhetskrav för myndigheters bilar.
Fråga: Hur ska avropet göras, för att det ska gå rätt till? Räcker ramavtalets försäkring, eller behöver vi tänka på något?
Svar: På korttidsförhyrning skickar ni alltid avropsförfrågan till den högst rangordnade leverantören. På långtidförhyrning räknar ni ut den leverantör
som har lägst pris för det specifika behov som ni har (se uträkningsmall under gemensamma dokument) och skickar avropsförfrågan till den leverantören. I ramavtalet ingår självriskreducering, dvs. ett kostnadsavdrag från självrisken vid ev. skada. Självriskeliminering går att lägga till mot en kostnad enligt prisbilagorna.
Fråga: Hur hanterar vi när leverantören som är rangordnat som nr 1 inte har tillräckligt med bilar till vårt behov?
Svar: Då går ni vidare i rangordningen.
Fråga: Vad är ACRISS?
Svar: Det är ett globalt klassificeringssystem för att klassificera in fordonen i fordonsklasser. Varje fordon har en specifik kod för att vi ska kunna veta vilken fordonsklass den tillhör. Se mer information i upphandlingsdokumentet p. 4.1.1.1 Fordonsklasser.
Fråga: Uppfyller Mabi kraven på tillgänglighet i bokningssystem nu?
Svar: Vid tiden för genomförandet av Reseinfodagen 2021 uppfyllde Mabi inte kravet enligt p. 4.1.4 Bokning i upphandlingsdokumentet.
Fråga: Vad har ni ställt för krav då det gäller drivmedel?
Svar: Vi har ställt krav på följande drivmedel (kod enligt ACRISS): Diesel (D), Hybrid (H), Hybrid Plug in (I), Electric (Distans <400 km) (E), Electric Plus (Distans ≥ 400 km) (C), LPG/Compressed gas (L), Vätgas (A), Multi Fuel (M), Bensin (V), Etanol (U) och HVO100.
Taxi
Fråga: Vad gäller om man är på stan och behöver en taxi direkt och står på en gata - dvs inte har tillgång till bokningssystem?
Svar: bokning av taxibil kan göras via telefon, app eller web.
Resebyråtjänster
Fråga: Behöver vi anmäla vår myndighet, om vi bokar genom vår resebyrå?
Svar: ni ska meddela Kammarkollegiet om ni byter resebyrå. Kammarkollegiet meddelar reseleverantörer som laddar sina ramavtalspriser hos anmäld resebyrå.
Fråga: Har vi krav på att vi ska kunna boka genom resebyrå och betala genom voucher med debitering på resekontot?
Svar: resebyråer ska kunna hantera elektroniska betalningsrutiner mot resekonto/elektroniska vouchers.
Fråga: Vad händer om resebyrån inte levererar enligt avtal och avrop?
Svar: Allmänna villkor reglerar avtalsförhållandet mellan ramavtalsleverantören och avropsberättigad som har ingått kontrakt efter Avrop. Vid reklamation se AV
7.19.1 Reklamation och 7.19.2 Felavhjälpande för information.
Fråga: Nuvarande prismodell med transaktionsarvoden har ju visat sig mindre bra (för leverantören) när resevolymerna minskar. Har ni funderat redan nu på en alternativ prismodell med exempelvis fasta priser för systemstöd, account management, support och trackingsystem, mm?
Svar: Inför upphandling av nytt ramavtal för Resebyråtjänster undersöks de nya förutsättningarna.
Fråga: Hur ser det ekonomiska läget ut för de resebyråer som är med på listan efter pandemitider? Då det är många som har fått ekonomiska problem.
Svar: Statens inköpscentral gör uppföljningar och revisioner av ramavtalsleverantörer där bl.a. kravefterlevnad och ekonomiskställning kontrolleras.
Fråga: Vad innebär frivillig avtalsspärr?
Svar: Avtalsspärr är en period under vilken kontrakt inte får ingås. Avtalsspärr gäller i minst tio dagar från det att underrättelsen om tilldelningsbeslut skickats.
Fråga: Vi står inför en ny upphandling av resebyråtjänst. Den absolut svåraste frågan är uppskattningen av volymmåtten för olika produktslag. Under 2020 hade vi ca 25% av volymen 2019, som var det senaste normala året. Hur ska vi tänka? Vad händer om den avtalade volymen inte uppfylls?
Svar: En uppskattning av resevolym ska ges. I upphandlingen gavs ingen garanti avseende försäljningsvolymer eller liknande.
Fråga: De 9 kraven utöver det som redan ingår, om dessa inte uppfylls med den resebyrå som är nr 1 i rankning, kan man då gå vidare till nr 2?
Svar: avrop från ramavtalet Resebyråtjänster sker genom förnyad konkurrensutsättning där avropet skickas till samtliga leverantörer. Kontraktet tilldelas den Ramavtalsleverantör som lämnat det ekonomiskt mest fördelaktiga avropssvaret.
Flyg
Fråga: Är det förstudie eller upphandling (avseende utrikes flyg) som planeras till kvartal 4, 2021?
Svar: förstudie är planerad till kvartal 4, 2021.
Fråga: Vilket miljöfokus finns vid ramavtal för flygresor? Grönt flygbränsle?
Svar: i upphandlingen av Flyg inrikes skedde utvärdering endast på miljökrav.
Vid bokning av flygresa kan miljöaspekter finnas med vid valet.
Fråga: Varför är Flyg inrikes upphandlat med kortare avtalstid?
Svar: p.g.a. Corona-pandemi och dess påverkan på leverantörerna i flygbranschen togs beslutet att upphandla en kortare ramavtalsperiod. En kortare ramavtalsperiod ansågs även förbättra förutsättningarna för ett mer flexibelt ramavtal.
Tåg