Upphandling av skrivare/kopiatorer Anbudsinbjudan och förfrågningsunderlag UPP 2013/235 2014-05-09
Anbudsinbjudan och förfrågningsunderlag |
UPP 2013/235 |
2014-05-09 |
Specialpedagogiska skolmyndigheten
Innehållsförteckning
Anbudsinbjudan och förutsättningar 2
Orientering om upphandlingen 2
Allmänna anbudsförutsättningar 3
Meddelande om beslut och Upphandlingskontrakt 4
1.6 Registreringsskyldigheter, betalning av skatter och avgifter m.m 6
1.7 Ekonomisk och finansiell ställning 6
2.2 Beskrivning av nuvarande miljö 8
2.3.3 Övervakningsverktyg som ingår i anbudspriset 14
2.3.4 Övervakningsverktyg option 15
2.3.7 Garanti, service och support 16
2.3.8 Leverans och återtagande 17
Bilagor
1. Referensuppdrag
2. Sanningsförsäkran
3. Anbudsformulär
4. ALOS 05
Anbudsinbjudan och förutsättningar
Orientering om upphandlingen
Specialpedagogiska skolmyndigheten (SPSM) har för avsikt att för nästkommande fyraårsperiod (där de sista två åren ska vara två enskilda optionsår) upphandla
fem (5) modeller av skrivare/kopiatorer, fördelat på fyra (4) multifunktionsprodukter (MFP) med olika kapacitet och en (1) färgskrivare. Dessa modeller är avsedda att täcka in vårt behov av utskrift, kopiering och digital sändning i våra varierande kontorsmiljöer samtidigt som vi kan hålla en enhetlig skrivarpark.
Upphandlade maskiner ska vara av ett och samma fabrikat och de skall skriva ut i färg och svartvitt. Vi har kommit fram till att vi har behov av följande Maskiner (M):
M1 - Stor MFP Laser, A3,
M2 - Mellanstor MFP Laser, A4 M3 - Liten MFP Laser, A4
M4 - Färglaser, A4 M5 - MFP Bläck, A4
Utförligare beskrivning av dessa i avsnitt 2.3 Uppskattat behov per år är:
M1 - 3 st. M2 - 2 st. M3 - 1 st. M4 - 1 st. M5 - 4 st.
SPSM garanterar ingen minimivolym av inköp under avtalsperioden.
Upphandlande enhet
Specialpedagogiska skolmyndigheten (SPSM) är en rikstäckande myndighet för statens samlade stöd i specialpedagogiska frågor. Alla insatser syftar till att öka kunskapen hos dem som arbetar i kommunerna, så att barn, unga och vuxenstud- erande med funktionsnedsättning kan få en utveckling och utbildning som präglas av likvärdighet, rätt till stöd, lika bemötande, full delaktighet, tillgänglighet och jämlika villkor.
Vi driver specialskolor för vissa målgrupper, och fördelar olika bidrag till utbild- ningsanordnare av vuxenutbildning för studerande med funktionsnedsättning. Vi främjar också utveckling och anpassning av läromedel för barn, unga och vuxna med funktionsnedsättning så att de får tillgång till läromedel som gör det möjligt för dem att uppnå kunskapsmålen i skolan.
Huvudkontoret finns i Härnösand, verksamheten utgår från våra fem regioner med kontor och specialskolor i Härnösand, Umeå, Örebro, Stockholm, Göteborg, Malmö, Lund, Gnesta och Vänersborg. Vi har också lokalkontor över hela landet från Luleå i norr till Malmö i söder, så myndigheten består av allt från små kontor med två personer till lokaler med över hundra personal på samma adress. SPSM har för närvarande cirka 1 200 anställda och 600 elever.
De anställdas medelålder inom SPSM är ganska hög. 2012 var den 49 år, och hela 19 procent var över 59 år. Vi har också förhållandevis många anställda som inte har svenska som förstaspråk.
Ytterligare information om myndigheten, finns på myndighetens webbsida, xxx.xxxx.xx.
Upphandlingsform
Upphandlingen genomförs som en öppen upphandling enligt bestämmelserna i lagen om offentlig upphandling (2007:1091). Observera att anbud antas utan föregående förhandling.
Allmänna anbudsförutsättningar
Anbud skall:
• vara skrivet på svenska språket
• lämnas skriftligen i ett original, i slutet kuvert
• vara myndigheten tillhanda senast 2014-06-19
• vara gällande till 2015-03-31
Anbud skickas i neutral försändelse – utan företagsbeteckning – men försedd med texten ”Anbud – Skrivare Dnr UPP 2013/235. Observera att anbud via fax eller
e-post ej accepteras.
Anbud skickas till följande adress:
Specialpedagogiska skolmyndigheten Huvudkontoret
Box 1100
871 29 HÄRNÖSAND
Anbud som lämnas personligen eller med bud lämnas på Huvudkontoret, besöksadress Xxxxxxxxxxxxx 00, Xxxxxxxxx. För kännedom vill vi informera om att kontoret har öppet måndag-fredag kl. 08.00-16.00. Utanför kontorstid finns ett brevinkast till vänster om myndighetens entré vid huvudkontoret på Xxxxxxxxxxxxx 00 x Xxxxxxxxx
Anbudets innehåll
Anbudet skall innehålla samtliga efterfrågade dokument och redovisningar.
Anbudsgivaren skall besvara samtliga frågor alternativt bifoga önskad dokumentation med anbudet. Använd och underteckna bifogat Anbudsformulär.
Anbudsgivaren uppmanas att begränsa svaren att omfatta de efterfrågade uppgifterna. Om anbudsgivaren avstår från att svara på något av de ställda kraven kommer detta att tolkas som att kraven inte kan uppfyllas.
Prövning av anbud
Prövning av anbuden kommer att göras i flera steg. Först prövas om ställda skallkrav och formalia uppfylls. Därefter utvärderas kvalificerade anbud utifrån lägst totalpris i varukorgen.
Priser
Priser skall anges som fast pris per modell och det inkluderar leverans till SPSM:s lokaler, oberoende av ort. På maskin M1 skall tre (3) års på platsen garanti nästa arbetsdag, service och support ingå i det fasta priset. På maskiner M2, M3, M4 och M5 skall ett (1) års på platsen garanti nästa arbetsdag, service och support ingå i det fasta priset. Priser skall även anges för respektive option.
Verktyg för övervakning och rapportskapande, se beskrivning 2.3.4.
samt tjänst för uppackning, installation och återtagande av maskin, se 2.3.8.
Frågor och kontaktperson
Eventuella frågor ställs till Xxxx Xxxxxxx, IT-tekniker. Frågor skall ställas skriftligen, gärna via e-post (xxxx.xxxxxxx@xxxx.xx), i så god tid att svar kan lämnas senast sex
Anbudsgivare är skyldiga att själva hålla sig uppdaterade under anbudstiden. Det som sagts om frågor och svar gäller även eventuella tillägg eller ändringar av förfrågningsunderlaget.
Meddelande om beslut och Upphandlingskontrakt
Så snart Specialpedagogiska skolmyndigheten fattat beslut om vem som tilldelas kontrakt och skälen till det kommer upplysningar härom att tillställas samtliga anbudsgivare.
Avtal mellan Specialpedagogiska skolmyndigheten och den utförare som tilldelas kontrakt sluts genom ett upphandlingskontrakt enligt avtalsförlagan. Med upphandlingskontrakt avses ett skriftligt avtal avseende upphandling enligt XXX och som undertecknas av parterna.
Avtalet kommer att undertecknas av företrädare för Specialpedagogiska skolmyndigheten tidigast tio (10) dagar efter det att samtliga anbudsgivare fått upplysningar enligt ovan, beroende på reglerna kring överprövning av upphandlingsärenden.
Med vänlig hälsning Xxxxx Xxxxx
IT-chef
Förfrågningsunderlag
1 Krav på leverantören
Nedan anges de krav som ställs på den leverantör som ska tillhandahålla tjänsten/produkten. Nedan efterfrågade dokumentation skall där så angivits omfatta både anbudsgivande leverantör samt av denne anlitade underleverantörer.
Anbudsgivande företag skall bedriva verksamhet inom det verksamhetsområde som omfattas av denna upphandling. Anbudsgivaren skall inneha dokumenterade resurser, kompetens och erfarenhet inom området. Anbudsgivaren skall ha en i Sverige rikstäckande organisation för service och support, anbudsgivaren skall i anbudet ange där underleverantör åberopas.
Anbudet skall innehålla
a) en redovisning som visar hur länge verksamheten har bedrivits
b) en kortfattad beskrivning av det anbudsgivande företaget (fakta om företaget, verksamhetens inriktning och kompetensresurser samt hur organisationen för service och support ser ut)
Uppdraget skall utföras av erforderligt antal personal med adekvat utbildning och erfarenhet av att utföra den här typen av uppdrag.
Leverantörens kontaktperson gentemot SPSM skall muntligt och skriftligt utföra sina uppgifter på svenska.
Anbudet skall innehålla
a) en bekräftelse att ställda krav uppfylls
Anbudsgivande företag skall ha utfört minst två liknande uppdrag i enlighet med detta förfrågningsunderlag där kundens tekniska miljö liknar SPSM:s, varav minst ett av uppdragen inneburit att en Pull Printing-lösning samtidigt installerats. Kunden ska ha haft minst 1000 anställda vid uppdragstillfället och likartad geografisk spridning som SPSM med kontor på minst 20 stycken adresser fördelade över hela landet. Det är också ett krav att dessa kunder var statliga myndigheter eller annan offentlig verksamhet.
Anbudet skall innehålla
a) en kortfattad beskrivning av uppdragen som visar att de ovan ställda kraven är uppfyllda
b) båda uppdragen skall styrkas av referens och vara undertecknad av uppdragsgivaren. Referensen skall innehålla information enligt bifogad mall (bilaga 1).
Anbudsgivande företag skall bedriva ett aktivt miljöarbete. En beskrivning av företagets miljöarbete, miljöledningssystem eller motsvarande skall bifogas anbudet. I beskrivningen skall framgå hur miljöfrågor kommer beaktas vid detta avtal.
Anbudet skall innehålla
a) en bekräftelse att ställda krav uppfylls
b) en beskrivning av företagets miljöarbete, miljöledningssystem eller motsvarande samt hur miljöfrågor kommer beaktas vid detta avtal
1.6 Registreringsskyldigheter, betalning av skatter och avgifter m.m. Anbudsgivaren och eventuella underleverantörer skall uppfylla i Sverige eller i hemlandet lagenligt ställda krav avseende sina registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter.
Anbudsgivande företag och i företaget verksamma personer som genom att vara ägare/delägare eller genom sin befattning i företaget har att fatta beslut att företräda detta eller är utsedd att vara ansvarig för utförande av de uppdrag upphandlingen omfattar, får inte vara försatt i konkurs eller likvidation, vara under tvångsförvaltning eller vara föremål för ackord eller tills vidare ha inställt sina betalningar eller vara underkastad näringsförbud eller vara föremål för ansökan om sådana åtgärder. Person i den ovan angivna personkretsen får inte vara dömd för brott avseende yrkesut- övningen enligt lagakraftvunnen dom eller gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen under de tre senaste åren.
Anbudsgivare skall till anbudet bifoga följande handlingar avseende anbudsgivarens företag:
a) Kopia på ett högst 6 månader gammalt registreringsbevis för företaget utfärdat av behörig officiell myndighet
b) Intyg (bilaga 2) undertecknat av ansvarig firmatecknare som visar att de personer som har inflytande över företagets verksamhet inte har näringsförbud, inte är dömda för brott i yrkesutövningen eller gjort sig skyldiga till allvarligt fel i yrkesutövningen. Intyget skall omfatta de fysiska personer som genom att vara ägare/delägare eller genom sin befattning i företaget har att fatta beslut som berör företagets verksamhet.
1.7 Ekonomisk och finansiell ställning
Leverantören skall ha en stabil ekonomisk ställning och kunna styrka sin riskklass enligt information i UC:s (Upplysningscentralens) databas eller motsvarande. Minst riskklass tre (3) av fem (5) eller motsvarande krävs. Detta skall visas genom att ett aktuellt riskintyg från UC eller motsvarande bifogas anbudet. Intyget skall vara högst tre månader gammalt vid tidpunkten för inlämnandet av anbudet.
Anbudet skall innehålla
a) en bekräftelse att ställda krav uppfylls
b) aktuellt riskintyg från UC eller motsvarande.
Anbudsgivaren skall vid utförande av den avtalade tjänsten i Sverige följa för varje tid gällande antidiskrimineringslagstiftning. Om något framkommer som visar att anbuds- givare diskriminerat eller diskriminerar på så sätt som närmare anges nedan under senaste tre åren utesluts anbudet.
a) Företrädare för anbudsgivare eller anställd hos honom har i tjänsten och för anbudsgivarens räkning gjort sig skyldig till olaga diskriminering enligt 16 Kap 9§ brottsbalken.
b) Anbudsgivaren har betalt skadestånd på grund av diskriminering i arbetslivet enligt följande diskrimineringslagstiftning:
o 16-19 §§ enligt lagen om åtgärder mot etnisk diskriminering i arbetslivet
o 11-15 §§ lagen om förbud mot diskriminering på grund av sexuell läggning
o 12-16 §§ lagen om förbud mot diskriminering i arbetslivet på grund av funktionshinder
o 25-26§§ jämställdhetslagen.
Anbudet skall innehålla
a) en bekräftelse att ställda krav uppfylls
Anbudsgivaren skall respektera grundläggande sociala krav i sin verksamhet. Produkter som levereras till SPSM skall vara framställda under förhållanden som är förenliga med:
• FN:s barnkonvention, artikel 32
• det arbetarskydd och den arbetsmiljölagstiftning som gäller i tillverkningslandet
• den arbetsrätt, inklusive lagstiftning om minimilön, och det socialförsäkrings- skydd som gäller i tillverkningslandet
• leverantören ska respektera de mänskliga rättigheterna enligt FN:s definition
Anbudet skall innehålla
a) en bekräftelse att ställda krav uppfylls
2 Krav på vara och tjänst
Med garanti avser vi den utfästelse Tillverkaren gör för sin produkt mot oprovocerat uppkomna fel eller konstruktionsfel som omöjliggör av Tillverkaren specificerad funktion i produkten.
Service är den handling som utförs för att avhjälpa uppkomna fel i produkten samt åtgärder som ska förhindra att fel uppstår vilket kan vara reparation, utbyte av slit- delar, rengöring och trimning av utrustning.
Support är det stöd som Köparen får i form av möjlighet till felanmälan och stöd i frågor kring hårdvara, programvara och tjänster. Support kan ges över telefon, e-post, webbplats och chatt.
Med underhåll avses tillhandahållandet av kontinuerliga uppgraderingar och uppdat- eringar av programvara. Med uppgraderingar avses ny eller ändrad funktion och med uppdateringar avses rättningar, säkerhetsuppdateringar och liknande. Underhåll kan även omfatta hårdvara om Tillverkaren efter lansering upptäcker ett konstruktionsfel som negativt påverkar maskinens funktion så maskindelar måste bytas ut eller ändras.
Med inställelsetid menar vi tid som högst kan förlöpa innan ärendet börjar hanteras,
x.x.x. xxxxxxxxxxxxxx påbörjas på plats av Leverantörens servicetekniker.
Med driftsvolym avses den faktiska volymen utskrifter (antal sidor) som maskinen beräknas kunna leverera med bibehållen enhetsprestanda och tillgänglighet.
Ett ark papper antas vara 80 g/m2 i detta förfrågningsunderlag.
ADM är automatisk dokumentmatare.
Pull-printing är en tilläggsfunktion och hårdvara med vilken man kvitterar ut utskrifter med hjälp av kort eller tagg.
2.2 Beskrivning av nuvarande miljö
Specialpedagogiska skolmyndigheten (SPSM) bildades genom en sammanslagning av flera specialskolor och myndigheter 1 juli 2008 och vi har sedan dess målmed- vetet arbetat för att få en så lätthanterlig och väl fungerande skrivarmiljö som möjligt. För att uppnå det målet har vi steg för steg fasat ut den rika floran av märken och modeller vi ärvde vid sammanslagningen till förmån för mer enhetlig miljö.
Idag har vi bara fyra olika modeller av skrivare och skrivarkopiatorer att välja på vid nyanskaffning. Det begränsade urvalet har hjälpt oss förenkla arbetet med den interna supporten, förvaltningen, driften och underhållet eftersom denna hantering blivit mindre komplex. Även användarsupporten har blivit mindre resurskrävande då skrivarmiljön numera är tämligen homogen och därmed mer tillgänglig för använd- arna eftersom de känner igen sig när en skrivare nyanskaffas eller när de besöker andra kontor inom myndigheten. Hanteringen av utskriftsinställningarna ser nästan alltid likadan ut eftersom vi använder en universell drivrutin för alla skrivare av det dominerande fabrikatet. Allt detta gör att tillgängligheten är stor för användarna.
Vår klientmiljö består till 98 % av datorer med Microsoft operativsystem Windows
7. I övrigt har vi kvar ett 60-tal maskiner med XP och cirka 20 stycken Mac med Mac OS X. Vi har även en handfull testmaskiner med Windows 8, detta av totalt cirka 1 900 klienter. I myndigheten finns också cirka 650 iPhone och 330 iPad.
Vi har för närvarande 198 stycken skrivare och kopiatorer som är anslutna mot skrivarservern, fördelade enligt följande:
Xxxxx | Xxxxx | Xxxxxxx |
HP | 175 | 88,38 % |
Canon | 1 | 0,51 % |
NRG | 2 | 1,01 % |
Ricoh | 12 | 6,06 % |
Toshiba | 2 | 1,01 % |
Xerox | 6 | 3,03 % |
Summa | 198 | 100 % |
Utskriftsvolymen är bortåt 3 500 000 sidor per år fördelat på ungefär 50 % färg och 50 % svartvitt.
Alla nätverksskrivare är kopplade till en skrivarserver via en eller flera skrivarköer på vår virtuella Windows 2008 64-bit R2 Enterprise Server som körs i en virtuell VM-Ware-miljö. Skrivarna skriptas ut till användarna, antingen per maskin eller per användare beroende på lokala önskemål. För utskrifter från mobila enheter använder vi en iPrint-server v1.0.1.69.
Vårt datanät är uppbyggt så att vi har en central serverhall i Örebro med länkar till kontor i övriga Sverige. Länkhastigheten till kontoren är 30 Mbit/s eller högre och nätet är segmenterat i minst ett subnät per adress. Det är inga brandväggar mellan subnäten. Det trådlösa nätet är ett och samma subnät för hela SPSM. IP v4 och IP v6 körs parallellt.
Vårt e-postsystem är Microsoft Exchange 2010.
Som stöd för drift och underhåll använder vi HP Web JetAdmin (WJA) som i huvud- sak står till tjänst med rapporter över status på förbrukningsmateriel samt hur mycket skrivarna används och av vem. Då det är dåligt stöd för andra fabrikat än HP i WJA har vi sämre kontroll på de maskinerna. I övrigt använder vi WJA för att uppgradera firmware på HP-maskinerna. Vi använder också Ipswitch Whats Up Gold för övervakning av skrivarnas nätverksstatus.
Vi avser att upphandla fem olika modeller av skrivare/kopiatorer:
1. M1 - Stor MFP färglaser med efterbehandlare A3, 20 000 sidor/mån
2. M2 - Mellanstor MFP färglaser med efterbehandlare A4, 5 000 sidor/mån
3. M3 - Liten MFP färglaser A4, 2 000 sidor/mån
4. M4 - Färglaser A4, 10 000 sidor/mån
5. M5 - Bläckstråle A4, 4 000 sidor/mån
Samtliga maskiner (M1, M2, M3, M4 och M5) skall:
• vara av samma märke
• vara fabriksnya och i EU saluförd hårdvara samt tillverkade maximalt sex månader före leverans
• automatiskt kunna skriva ut dubbelsidigt utan att manuell matning behövs
• ha webbgränssnitt för hantering av systeminställningarna och denna åtkomst ska kunna lösenordskyddas för administratörs inloggning
• ha inbyggt räkneverk som visar totalt antal utskrivna sidor, inklusive hur mycket som skrivits ut i respektive färg, svartvitt, enkelsidigt, dubbelsidigt samt vilket pappersformat som använts
• ha inbyggd funktion som över tid loggar och lagrar antal stopp, felorsaker, stillestånd etc.
• ha stöd för normaltid, sommartid och svensk tidszon
• ha svenska menyer
• vara kompatibla med Windows Server 64-bit 2008 R2, Windows 8.1, Windows 7 64-bit, Windows XP 32-bit SP3, Mac OS X v10.7 och senare.
• ha drivrutiner för operativsystemen Windows XP SP3, Windows 7 och Windows 8.1 samt Windows Server 64-bit 2008 R2. Drivrutinen skall vara 64-bitars för Windows 7 och nyare, 32-bitars för XP
• kunna användas med en och samma universella drivrutin som erbjuder maskinens fulla funktionalitet. Drivrutinen skall vara signerad för Microsofts officiellt supporterade operativsystem
• kunna hanteras i ett av tillverkaren fritt tillhandahållet separat administrationsverktyg
• levereras klara att användas med PCL5, PCL6 och PostScript level 3
• vid leverans ha fullt stöd för IP v4 och IP v6
• vid leverans kunna användas med protokollen SNMP och NTP
• levereras med fulladdade tonerkassetter
• levereras med instruktion för handhavande, skötsel- och underhålls- föreskrifter, förslag till periodiskt underhåll. Alternativt kan materialet finnas att ladda ned från webbsida eller motsvarande. I så fall skall adressen dit bifogas.
• ha en ljudeffektnivå (Lw) som ej överstiger 7.2 B(A)
• uppfylla kraven enligt EU-Energy Star för bildåtergivning eller likvärdigt. Detta verifieras genom att produkten är märkt enligt EU-Energy Star Imaging Equipment version 1.1, Svanen eller annan märkning som använder Energy Star som krav på energiprestanda. Detta skall styrkas i anbudet.
• vara i överensstämmelse med Riksarkivets föreskrifter om tekniska krav för skrivare och kopiatorer av skrift på papper, kungjorda i Riksarkivets
författningssamling, RA-FS 2006:4. I dessa fall ska utrustning som tillhandahålls vara certifierad i enlighet med RA-FS 2006:4. Certifiering ska ha utförts av SP, Sveriges Tekniska Forskningsinstitut, eller av annat organ som SWEDAC
• vara konstruerade så att manöverpanelens funktioner och inställnings- möjligheter kan ses, nås och hanteras även av kortväxta eller rullstolsburna personer
• inte kräva att särskilda verktyg behövs för att kunna åtgärda papperstrassel
• i anbudet anges med tillverkare eller märke och artikelbenämning eller produktnummer så den exakta produkten går att identifiera
Anbudet skall innehålla
a) en bekräftelse att ställda krav uppfylls
M1 - Stor MFP färglaser med efterbehandlare skall:
• klara 20 000 sidor i månaden i av tillverkaren rekommenderad driftsvolym
• xxxxx skriva ut minst 40 sidor i minuten i färg och svartvitt (A4)
• kunna skriva ut första sidan i A4 inom 12 sekunder i A4
• ha kapacitet för minst 3000 ark i pappersfacken för inmatning (exklusive ADM)
• ha ADM med minst 150 arks kapacitet
• klara skriva ut och kopiera i A3 och A4
• kunna kopiera i duplex via ADM i A3 och A4
• kunna skanna i färg
• vara försedd med flerfunktionsfack för manuell inmatning av olika format
• kunna automatiskt häfta och sortera med efterbehandlaren
• kunna skanna och elektroniskt skicka dokument via e-post eller till nätverksmapp i filformaten PDF, PDF/A, JPEG och TIFF direkt i maskinen
• kunna konfigureras för att skicka e-post med och utan autentisering
• ha LDAP-stöd för autentisering mot Active Directory av användare för att kunna presentera adresslistor för skanning till e-post
• ha funktion så att på skrivaren inskrivna e-postadresser kan lagras på skrivaren samt hanteras
• kunna lagra utskifter för senare utkvittering med PIN-kod (detta ska kunna ställas in i drivrutinen på skrivarservern)
• skanna och skriva ut i minst 600x600 dpi med flatbäddskanner och ADM
• kunna förstora ett original upp till 400 % och förminska det till 25 %
• ha funktion för att försättas i viloläge över nätter och helger enligt schema SPSM själv kan sätta
• ha stöd för att Pull Print-funktionalitet kan installeras
• ha minst en Ethernet nätverksport som klarar 100/1000 Mbit/s
• vara utrustad med hårddisk på minst 250 GB som kan skyddas med kryptering
• levereras med minst 1,25 GB minne
• ha pekskärm i färg på minst 7,5 tum för hantering av maskinens funktioner
• ha mått som inte överstiger 110 x 85 cm (bredd x djup) exklusive efterbehandlare
M2 - Mellanstor MFP färglaser skall:
• klara 5 000 sidor i månaden i av tillverkaren rekommenderad driftsvolym
• xxxxx skriva ut minst 30 sidor per minut i färg och svartvitt (A4)
• kunna skriva ut första sidan inom 12 sekunder i A4
• ha sammanlagd kapacitet för minst 350 ark i pappersfacken för inmatning (exklusive ADM)
• ha ADM med minst 80 arks kapacitet för kopiering i duplex upp till A4- storlek
• xxxxx skriva ut och kopiera i upp till A4-storlek
• vara försedd med flerfunktionsfack för manuell inmatning av olika format
• kunna kopiera i duplex via ADM i upp till A4-storlek
• kunna skanna i färg
• vara försedd med flerfunktionsfack för manuell inmatning av olika format
• kunna skanna och skicka till e-post samt nätverksmapp i filformaten PDF, PDF/A, JPEG och TIFF direkt i maskinen
• kunna konfigureras för att skicka e-post med och utan autentisering
• ha möjlighet till häftning
• ha funktion så att på skrivaren inskrivna e-postadresser kan lagras på skrivaren samt hanteras
• kunna lagra utskifter för senare utkvittering med PIN-kod (detta ska kunna ställas in i drivrutinen på skrivareservern)
• skanna och skriva ut i minst 600x600 dpi
• kunna förstora ett original upp till 400 % och förminska det ned till 25 %
• ha stöd för att Pull Print-funktionalitet kan installeras
• kunna skanna med både flatbäddskanner och ADM
• ha minst en Ethernet nätverksport som klarar 100/1000 Mbit/s
• vara utrustad med hårddisk på minst 250 GB som kan skyddas med kryptering
• levereras med minst 1 GB minne
• ha pekskärm i färg på minst 7,5 tum för hantering av maskinens funktioner
• efterbehandlare med sortering och häftning
• ha mått som inte överstiger 70 x 60 cm (bredd x djup)
M3 - Liten MFP färglaser skall:
• klara 2 000 sidor i månaden i av tillverkaren rekommenderad driftsvolym
• xxxxx skriva ut minst 20 sidor i minuten i både färg och svartvitt (A4)
• kunna skriva ut första sidan inom 20 sekunder i A4
• ha kapacitet för minst 250 ark i pappersfacken för inmatning (exklusive ADM)
• ha ADM med minst 50 arks kapacitet för kopiering i duplex upp till A4- storlek
• xxxxx upp till A4-storlek för utskrift och kopiering
• kunna kopiera i duplex via ADM i upp till A4-storlek
• kunna skanna i färg
• vara försedd med flerfunktionsfack för manuell inmatning av olika typer av media
• kunna skanna och skicka till e-post samt nätverksmapp i filformaten PDF, JPEG och TIFF direkt i maskinen
• kunna skanna och skriva ut i minst 600x600 dpi
• kunna skanna med både flatbäddskanner och ADM
• ha minst en Ethernet nätverksport som klarar 10/100 Mbit/s
• ha inbyggt trådlöst nätverk 802.11 b/g
• levereras med minst 128 MB minne, ska vara utbyggbart till minst 384 MB
• ha pekskärm i färg på minst 3,5 tum
• ha mått som inte överstiger 45 x 50 cm (bredd x djup)
M4 - Färglaser skall:
• klara 10 000 sidor i månaden i av tillverkaren rekommenderad driftsvolym
• klara minst 40 sidor i minuten i färg och svartvitt (A4)
• kunna skriva ut första sidan inom 10 sekunder i A4
• ha kapacitet för minst 1 500 ark i pappersfacken för inmatning. Godtagbart om det är ett valfritt tillbehör för att uppnå 1 500 arks kapacitet
• xxxxx upp till A4-storlek för utskrift
• kunna lagra utskifter för senare utkvittering med PIN-kod (detta skall kunna ställas in i drivrutinen på skrivarservern)
• ha funktion för att försättas i viloläge över nätter och helger enligt schema SPSM själv kan sätta
• ha stöd för att Pull Print-funktionalitet kan installeras
• ha minst en Ethernet nätverksport som klarar 100/1000 Mbit/s
• vara utrustad med hårddisk på minst 100 GB som kan skyddas med kryptering
• levereras med minst 512 MB minne
• ha mått som inte överstiger 65 x 70 cm (bredd x djup)
M5 – MFP Bläck skall:
• klara 4 000 sidor i månaden i av tillverkaren rekommenderad driftsvolym
• efter att första sidan är utskriven klara skriva ut minst 65 sidor i minuten i färg och svartvitt (A4)
• kunna skriva ut första sidan inom 10 sekunder i A4
• ha kapacitet för minst 500 ark i pappersfacken för inmatning (exklusive ADM)
• ha ADM med minst 50 arks kapacitet för kopiering i duplex i och A4
• xxxxx upp till A4-storlek för utskrift och kopiering
• kunna skanna och kopiera i duplex via ADM i upp till A4-storlek
• ha funktion för skanning i färg
• vara försedd med flerfunktionsfack för manuell inmatning av olika format
• kunna konfigureras för att skicka e-post
• kunna skanna och skicka dokument till nätverksmapp i filformaten PDF, JPEG och TIFF direkt i maskinen
• skanna i minst 600x600 dpi med flatbäddskanner och skriva ut i minst 600x600 dpi
• kunna förstora ett original upp till 400 % och förminska det till 25 %
• ha minst en Ethernet nätverksport som klarar 10/100 Mbit/s
• ha inbyggt trådlöst nätverk 802.11 b/g
• levereras med minst 512 MB minne
• ha pekskärm i färg på minst 4 tum
• ha mått som inte överstiger 55 x 45 cm (bredd x djup)
Samtliga angivna mått avser läge då alla inmatningsfack är stängda på maskinerna.
All listad funktionalitet och kapacitet under 2.3 och 2.3.1 skall vara redo att tas i bruk vid leverans av maskin utan att det tillkommer några ytterligare kostnader för SPSM i form av licenser, hyra, hårdvara eller liknande.
Anbudet skall innehålla
a) en bekräftelse att ställda krav uppfylls
På de maskiner det är tillämpligt, utskrifter som lagras på dessa skall automatiskt kunna raderas vid utskrift.
I samband med service eller eventuellt utbyte av felande maskin eller hårddisk skall
lagringsmediet skyddas på så sätt att informationen inte kan nå någon utanför SPSM.
Anbudet skall innehålla
a) en bekräftelse att ställda krav uppfylls
2.3.3 Övervakningsverktyg som ingår i anbudspriset
Vinnande fabrikat skall utan kostnad tillhandahålla ett övervakningsverktyg för just sina maskiner. Verktyget skall ha kapacitet att lagra och i rapportform kunna sammanställa data på ovanstående områden om maskinerna:
• serienummer
• märke och modell
• IP-adress
• MAC-adress
• firmware-version
• datum då maskinen först upptäcktes av verktyget
• xxxxx xxxxxx utskrifter och kopior
• vilken användare som skrivit ut
• vilken typ av utskrifter som är gjorda, d.v.s. färg eller svartvitt, enkel- eller dubbelsidigt, A3 eller A4.
• status på förbrukningsmaterial
Rapporterna skall vi själva kunna utforma utifrån ovan angivna parametrar. Det skall
vara möjligt att från verktyget installera ny mjukvara på maskinerna. Verktyget skall
vara möjligt att installera på en virtuell Windows 64-bit 2008 R2 Server. Övervak- ningsverktyget skall kunna upptäcka och identifiera avtalade, nätanslutna maskiner samt äldre maskiner av samma tillverkare som de avtalade.
Anbudet skall innehålla
a) en bekräftelse att ställda krav uppfylls
2.3.4 Övervakningsverktyg option
SPSM har behov av ett verktyg från vilket man skall kunna managera avropade och redan driftsatta skrivare. Eftersom SPSM icke har en helt homogen skrivarpark behöver vi kunna övervaka, samla in data och skapa rapporter över samtliga de märken och modeller vi har idag.
Administrationsverktyget för övervakning skall ha kapacitet att lagra och i rapport- form kunna sammanställa data på följande områden om maskinerna:
• serienummer
• märke och modell
• IP-adress
• MAC-adress
• firmware-version
• datum då maskinen först upptäcktes av verktyget
• xxxxx xxxxxx utskrifter och kopior
• vilken användare som skrivit ut
• vilken typ av utskrifter som är gjorda, d.v.s. färg eller svartvitt, enkel- eller dubbelsidigt, A3 eller A4.
• status på förbrukningsmaterial
Rapporterna skall vi själva kunna utforma utifrån ovan angivna parametrar. Det skall vara möjligt att från verktyget installera ny mjukvara på maskinerna. Verktyget skall vara möjligt att installera på en virtuell Windows 64-bit 2008 R2 Server. Övervak- ningsverktyget skall kunna upptäcka och identifiera avropade, driftsatta och nät- anslutna maskiner på nätverket oavsett fabrikat, det gäller även skrivare på nätanslutna klientdatorer.
Anbudet skall innehålla
a) en bekräftelse att ställda krav uppfylls
b) en beskrivning av verktyget
Leverantören skall kunna erbjuda introduktionsutbildning för SPSM:s IT-tekniker på avtalad maskin M1 vad gäller funktioner, handhavande och skötsel om SPSM anser att det behövs. I så fall bedömer vi att det krävs en (1) timmes utbildning och den bör ske inom tre (3) veckor efter leverans av M1.
Det skall finnas skriftlig dokumentation på svenska som beskriver korrekt handhavande och skötsel på samtliga maskiner.
Anbudet skall innehålla
a) en bekräftelse att ställda krav uppfylls
Leverantören skall åta sig att tillhandahålla fria uppdatering av maskinernas mjukvara (firmware) så länge tillverkaren tar fram nya sådana. Dessa skall kunna installeras på distans med båda övervakningsverktygen (se 2.3.3 och 2.3.4), men också via maskinens webbgränssnitt.
Anbudet skall innehålla
a) en bekräftelse att ställda krav uppfylls
2.3.7 Garanti, service och support
Garantitiden på M2, M3, M4 och M5 skall vara minst ett (1) år efter det att utrustningen tas i bruk och den skall omfatta alla åtgärder och kostnader som behövs för att återställa utrustningen till fullt driftfärdigt skick. Service skall utföras på platsen nästa arbetsdag.
Vad gäller upphandlad maskin M1 skall garantitiden vara tre (3) år efter det att utrustningen tas i bruk. Även denna garanti skall omfatta alla åtgärder och kostnader som behövs för att återställa utrustningen till fullt driftfärdigt skick. Service skall utföras på platsen nästa arbetsdag.
Garanti för samtliga maskiner skall ingå i anbudspriset.
Om förbrukningsmaterial - på Tillverkares eller Leverantörs uppmaning - måste bytas innan den är förbrukad skall det ske kostnadsfritt för SPSM inklusive frakt.
När felanmälan görs eller supportfrågor ställs skall det endast finnas en kontakyta att vända sig till oavsett om anmälan görs över webb, mejl eller telefon. Det skall alltså finnas en Single Point of Contact (SPOC) dit SPSM kan vända sig för att få garanti, service och support realiserad. Support skall finnas tillgänglig 08-17 helgfria vardagar och den skall ges på svenska. När det som föranledde felanmälan är åtgärdat skall återrapportering göras till SPSM:s support.
När SPSM felanmäler har vi redan i möjligaste mån gjort den felsökning som är möjlig vid aktuellt kontor. De mindre kontoren har sällan tekniker på plats. Därför skall felet åtgärdas utan att SPSM behöver göra någon ytterligare felsökning, såtillvida inte den som kontaktat supporten godtar det. Om uppstått fel måste avhjälpas av Leverantörens servicetekniker, skall inställelsestiden på platsen vara högst åtta (8) timmar efter anmälan på nästkommande arbetsdag.
Exempel: om felanmälan registreras av Leverantören kl. 15:00 dag 1 skall arbetet påbörjas senast kl. 13:00 dag 2.
Anbudet skall innehålla
a) en bekräftelse att ställda krav uppfylls
2.3.8 Leverans och återtagande
Beställd maskin skall levereras till anvisad plats inom SPSM:s lokaler i Sverige av Leverantören eller av denne utsedd underleverantör. Detta skall ske vardagar 08:00 - 16:00. Då inte alla kontor är ständigt bemannande skall SPSM vid beställning kunna ange önskad dag för leverans.
Efter beställning skall maskinen levereras omgående, om inte annat angetts. Finns inte varan i lager vid beställning skall Leverantören kunna ange beräknad leveranstid inom 24 timmar efter beställning. Kan inte varan levereras inom tio helgfria arbetsdagar efter beställning annulleras ordern, vilket Leverantören skall bekräfta till SPSM.
I anbudet skall även bifogas optionspris för tjänst att packa upp, montera utrustning med ev. tillbehör, koppla in och grundläggande funktionstesta beställd maskin. I tjänsten skall också ingå återtagande av emballage samt eventuell gammal maskin (oavsett fabrikat). SPSM skall vid behov kunna beställa detta i samband med inköp av maskin.
Anbudet skall innehålla
a) en bekräftelse att ställda krav uppfylls
Om SPSM så begär skall Leverantören kostnadsfritt lämna statistik över utförda leveranser av M1, M2, M3, M4 och M5 samt värdet av dessa eller, tillhandahålla verktyg så SPSM på egen hand kan få ut önskad statistik.
Av statistiken skall framgå:
• Mottagare av respektive leverans
• Xxxxxxxxxx varor/tjänster med pris, antal och artikelnummer
• Leveransdatum
• Serienummer
Om SPSM så begär skall statistik levereras i datafil kompatibel med Microsoft Excel.
Anbudet skall innehålla
a) en bekräftelse att ställda krav uppfylls
3 Anbudsutvärdering
Prövning av anbuden kommer att göras i flera steg. Först prövas om ställda skallkrav och formalia uppfylls. Därefter utvärderas de kvalificerade anbuden utifrån lägst totalpris i varukorgen.
Varukorg exempel:
Modell | Antal | Pris/st | Summa | |
M1 | Stor MFP, A3 20 000 sidor/mån | 3 | 400 kr | 1 200 kr |
M2 | Mellanstor MFP, A4 5 000 sidor/mån | 2 | 300 kr | 600 kr |
M3 | Liten MFP, A4 2 000 sidor/mån | 1 | 200 kr | 200 kr |
M4 | Färglaser, A4 10 000 sidor/mån | 1 | 100 kr | 100 kr |
M5 | Bläckstråle, A4 4 000 sidor/mån | 4 | 100 kr | 400 kr |
TOTALPRIS: | 2 500 kr | |||
4 Avtalsvillkor
I avtalsförlagan, nedan, finns intagna de avtalsvillkor som tillsammans med kraven på leverantören och kraven på tjänsten utgör underlag till det slutliga avtalet (upphandlingskontraktet) mellan Specialpedagogiska skolmyndigheten och den anbudsgivare som tilldelas kontrakt. Bekräftelse av att avtalsvillkoren accepteras lämnas genom tecknande i anbudsformuläret.
Mellan Specialpedagogiska skolmyndigheten (SPSM), organisationsnummer 202100-5745 och… (nedan kallat
Företaget), organisationsnummer ,
med adress… ,
har följande avtal slutits.
Handlingar
Följande handlingar utgör en integrerad del av detta avtal. Om avtalshandlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de, om omständigheterna inte uppenbarligen föranleder till annat, sinsemellan i den ordning de anges nedan.
1. Skriftliga ändringar till detta avtal
2. Detta avtal
3. Förfrågningsunderlag med eventuella kompletteringar
4. ALOS 05 – Allmänna bestämmelser för leverans av varor till offentlig sektor.
5. Anbud med eventuella förtydliganden
Omfattning
Företaget förbinder sig att åta sig uppdraget i den omfattning och på de villkor som angivits i förfrågningsunderlaget.
Avtalsperiod
Avtalet gäller från och med avtalstecknande och två år (24 månader) framåt. Specialpedagogiska skolmyndigheten har därefter rätt att förlänga avtalet årsvis (12 månader) vid två tillfällen. Längsta möjliga avtalstid blir således fyra år.
Begäran om förlängning av avtalet ska göras skriftligt av SPSM senast tre (3) månader innan aktuell avtalsperiod tar slut.
Specialpedagogiska skolmyndigheten äger rätt att när som helst under avtalstiden säga upp avtalet till omedelbart upphörande i det fall Företaget, dess styrelseledamöter eller övriga företrädare för Företaget är föremål för åtgärder eller omfattas av förhållanden som anges i 10 kap 1-2§§, Lagen om offentlig upphandling.
Uppdragets utförande
Företaget ska utföra alla delar av avtalat åtagande i enlighet med bestämmelserna i detta avtal med bilagor och med den skicklighet, snabbhet och omsorg som Specialpedagogiska skolmyndigheten har anledning att förvänta av ett välrenommerat företag i branschen.
Kontaktpersoner
Specialpedagogiska skolmyndigheten: Xxxx Xxxxxxx, 010 - 473 50 64 Företaget ,
tfn ……………………….
Tjänster och priser
Fast pris per styck och modell:
M1: SEK, exklusive moms
M2: SEK, exklusive moms
M3: SEK, exklusive moms
M4: SEK, exklusive moms
M5 SEK, exklusive moms
Optioner
Övervakningsverktyg SEK, exklusive moms
Utökad tjänst, leverans och återtagande SEK, exklusive moms
Mervärdesskatt
Lagstadgad mervärdesskatt tillkommer på angivna priser.
Prisjustering
Priserna gäller fasta under avtalets första tolv (12) månader. Därefter har part möjlighet att skriftligen begära priskorrigering med hänvisning mot till exempel valutaförändringar eller ändringar av marknadspriser. Parterna ska gemensamt teckna överenskommelse om sådan prisjustering. Om parterna inte kommer överens om prisjustering ska aktuell avtalsperiod fullföljas till då gällande prislista.
Prisjustering får endast ske var tolfte månad, beräknat från datum då avtal tecknats. Begäran om justering ska ske senast en månad innan ikraftträdande eller i samband med SPSM:s begäran om utnyttjande av förlängningsoption.
Utnyttjande av uppdrag i marknadsföringssyfte
Företaget har inte rätt att utan Specialpedagogiska skolmyndighetens skriftliga medgivande i någon form av marknadsföring, annan information eller som referens i framtida anbud eller offerter ange att leverantören utför eller har utfört uppdrag åt Specialpedagogiska skolmyndigheten.
Underleverantör
Företaget ska i anbudet angivit eventuell underleverantör. Företaget ansvarar för underleverantörers arbete lika som för eget arbete. I detta avtal fastställda villkor ska av Företaget vara fastställda genom bindande förbehåll även i förhållande till av Företaget anlitade underleverantörer.
Avvikelse från avtalet
Om upphandlad maskin upphör att tillverkas under avtalets löptid eller om Företaget av annan orsak ej längre kan leva upp till avtalet, ska ersättningsmaskin erbjudas till upphandlat pris eller lägre. Denna ska vara av samma tillverkare som upphandlingen gav och ha samma eller högre kapacitet jämfört med skallkraven på den upphandlade maskinen. Vid eventuell avvikelse ska SPSM informeras om och godkänna avvikelser innan leveranserna kan upptas igen.
Beställning och leverans
SPSM ska kunna göra beställningar via befintligt e-handelsverktyg i ekonomisystemet Agresso. Företaget ansvarar för att fylla i den prislista i Excel-format som SPSM tillgängliggör, samt uppdatera denna när aktuellt. Företaget ska kunna ta emot och hantera beställning i form av Sve-order.
Företaget ska, tillsammans med SPSM, under avtalsperioden arbeta för att effektivisera beställningsförfarandet.
En beställningsbekräftelse med beräknat leveransdatum ska inom fyra (4) kontorsarbetstimmar efter lagd beställning skickas till beställaren. SPSM:s kontaktperson ska kontinuerligt hållas uppdaterad om aktuell order- och leveransstatus.
Efter beställning ska maskinen levereras omgående, om inte annat angetts. Finns inte varan i lager vid beställning ska Företaget kunna ange beräknad leveranstid inom 24 timmar efter beställning. Kan inte varan levereras inom tio helgfria arbetsdagar efter beställning så annulleras ordern, vilket Företaget ska bekräfta till SPSM.
Leverans anses vara fullgjord när beställd vara lämnats på anvisad plats inom myndighetens lokaler vilket bekräftas som ordermottagande i myndighetens ekonomisystem. Leveransadress ska anges vid beställning, anvisning om plats inom lokal kan ske så sent som vid leveranstidpunkt.
Fakturering
Kostnad för uppdrag faktureras tidigast vid leverans med betalningsvillkor 30 dagar netto. Om fakturan stämmer överens med beställning och ordermottagande godkänns den automatiskt och betalas ut enligt förfallodatum. I priset innefattas alla de kostnader och utlägg som Företaget haft för att fullgöra uppdraget i enlighet med myndighetens förfrågningsunderlag och företagets anbud. Mervärdesskatt specificeras separat.
Specialpedagogiska skolmyndigheten har rätt att avvakta med utbetalningarna till dess eventuella brister är åtgärdade. Faktura som ej överensstämmer med beställning och/eller ordermottagande ska ses som en brist.
Företaget ska skicka elektroniska fakturor.
Partsoberoende
Vid genomförandet av avtalet ska Företaget tillvarata och företräda Specialpedagogiska skolmyndighetens intressen. Företaget eller företagets personal får under avtalstiden inte utöva verksamhet som kan rubba förtroendet för honom i något som gäller den avtalade tjänsten.
Information
Båda parter är skyldiga att kontinuerligt informera varandra om förändringar som är av betydelse för avtalets genomförande.
Hävning
Vid väsentligt brott mot avtalet äger parterna rätt att omgående häva avtalet eller begränsa det vad avser omfattning om inte rättelse sker efter skriftlig tillsägelse.
Force majeure
Om fullgörandet av någon av parternas åtagande enligt avtalet förhindras av omständigheter som ej kunde förutses vid avtalets ingående, och som parterna ej kunnat råda över, ska detta utgöra befrielsegrund, som medför tidsförskjutning och befrielse från påföljder.
Om uppdragets fullgörande till väsentlig del förhindras för längre tid än tio (10) veckor på grund av ovan angiven omständighet äger vardera parten, utan ersättningsskyldighet skriftligen frånträda avtalet.
Det åligger part, som önskar åberopa force majeure att utan uppskov skriftligen underrätta den andra parten om uppkomst därav liksom dess upphörande.
Tvist
Tvist angående tolkning eller tillämpning av detta avtal samt övriga avtalshandlingar och därmed sammanhängande rättsförhållanden ska prövas av allmän domstol i Sverige med tillämpning av svensk rätt.
Detta avtal upprättas i två likalydande exemplar, varav vardera parten tar var sitt.
Datering och underskrifter