ÄGARDIREKTIV för
Ärendenr 202113932
ÄGARDIREKTIV för
Vatten- och avfallskompetens i norr AB
Xxx.xx 559028-8899
Avser perioden 2020-2022
Dokumenttyp | Fastställd av | Fastställd Datum |
Umeå Kommunföretag AB KF Vindelns kommun KF Nordmalings kommun | 2020-05-04 2020-11-30 2020-06-22 | |
Dokumentansvarig | Diarienummer | Reviderad Datum |
Vakin | - |
Gäller den verksamhet som bedrivs i de delägande kommunerna inom VA- och avfallsverksamheten.
Antagna vid bolagsstämma.
1. Bolaget som en del av den kommunala organisationen
Bolaget är en del av delägande kommuners verksamhet.
Det ankommer på bolagets styrelse och verkställande direktör att följa utfärdade direktiv förutsatt att de inte står i strid med tvingande bestämmelser i aktiebolagslagen eller annan lag eller författning.
Förutom av lag och författning regleras bolagets verksamhet och bolagets förhållande till kommunerna genom:
• aktieägaravtal
• bolagsordning
• dessa ägardirektiv
• förekommande avtal mellan kommunerna och bolaget
2. Kommunernas insyn och ledningsfunktion
Bolagets verksamhet står under uppsikt av respektive kommuns kommunstyrelse.
Kommunstyrelsen i respektive kommun ska ges den information och tillställas de handlingar som den begär. Xxxxxxx för att informera bolaget om denna skyldighet åligger kommunstyrelserna.
Kommunstyrelsernas granskningsrätt och bolagets informationsskyldighet omfattar inte handling eller förhållande för vilket gäller sekretess enligt lag.
Bolaget erinras om att kommunstyrelsen i respektive kommun enligt kommunallagen har att fatta årliga beslut i samband med att bokslutet behandlas huruvida verksamheten varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna.
3. Ändamål med bolagets verksamhet
Bolagets verksamhet regleras främst av bolagsordning, detta ägardirektiv samt aktieägaravtal och får inte bedriva verksamhet som inte är förenlig med dessa. Bolaget får inte heller bedriva spekulativ verksamhet eller verksamhet som inte är förenlig med den kommunala kompetensen.
Kommunernas syfte med att driva verksamheten tillsammans i bolagsform är att säkerställa kompetensförsörjning, åstadkomma effektivitetsvinster till gagn för ägarna
och de som utnyttjar bolagets tjänster samt säkerställa en trygg, serviceinriktad, effektiv och hållbar verksamhet i regionen.
Bolaget ska vidare;
• bidra till de delägande kommunernas övergripande mål och visioner
• bidra till att kommunerna uppnår lokala, regionala, nationella och globala hållbarhetmål inom bolagets ansvarsområden
• ta fram förslag på taxor och allmänna bestämmelser för vatten och avlopp (ABVA) med en enhetlig struktur mellan ägarkommunerna samt aktivt bidra till att kommunerna har en aktuell VA planering och renhållningsordning (föreskrifter och avfallsplan),
• införa underhållssystem för vatten och avlopp i syfte att säkra bolagets anläggningar för kommande generationer,
• samordna budget och verksamhetsplanering så att de är förenliga med kommunernas processer i projekt där både kommunen och bolaget tillsätter resurser,
• vara drivande inom samhällsutveckling och samverkan i norr, med fokus på hållbara lösningar inom vatten och avfall,
• aktivt medverka till satsningar inom forskning, utveckling och innovationer, relevant för verksamhet i nordligt klimat och över stora geografiska områden,
• delta i internationellt kunskapsutbyte i frågor som rör vatten och avfall och inom debegränsningar som i övrigt gäller för bolaget, i syfte att utveckla bolaget och bidra till de globala hållbarhetsmålen,
• leverera kompetenshöjande åtgärder (utbildningar, nätverk och konferenser) inom bolagets verksamhetsområde samt med fokus på kallt klimat, säkerhet och långa avstånd i de nordligaste länen,
• medverka som en regional resurs i arbetet med att återupprätta civilförsvaret i de nordligaste länen,
• samverka med de övriga huvudmännen inom VA och avfall i de nordligaste länen, i syfte att öka effektiviteten genom att standardisera processer och samutnyttja kärn-och stödverksamheter på avtalsmässiga grunder.
Bolaget ska ha en affärsplan som uppdateras årligen, till stöd för styrelsen och VD att utveckla och förvalta bolaget utifrån ägarnas krav och kundernas förväntningar. Planen ska omfatta bolagets övergripande mål som är hög leveranssäkerhet, hållbar och effektiv hantering av resurser, en aktiv roll i samhällsplanering och samverka över gränser samt kompetenta, kundorienterade medarbetare. Ramverket för målstyrningen ska vara FNs globala hållbarhetsmål och bolagets utmaningar inom vatten och avfall. Relevanta branschindikatorer ska användas.
Bolaget ska i huvudsak följa delägande kommuners policys och stödja uppfyllandet av delägande kommuners övergripande mål och visioner. Vid olika policys äger policy i den delägarkommun med störst ägarandel företräde. Bolaget kan besluta och anta egna policys om så är lämpligt för verksamheten.
4. Grundläggande principer för bolagets verksamhet
Delägarkommunernas anläggningsbolag svarar för investeringar i egna anläggningar med tillhörande anordningar som också i förhållande till bolaget har ansvaret för att försäkra egna anläggningar, ledningar och övrig egen egendom. Bolaget ska teckna erforderliga ansvarsförsäkringar och svara för arbetsmiljölagens krav.
Bolaget fakturerar delägarkommunernas anläggningsbolag dess kostnader á conto i förskott, baserat på respektive huvudmans budget för verksamhetsåret. Avstämning mot verkligt utfall sker med visst intervall under verksamhetsåret. Slutavräkning sker för varje verksamhetsår i samband med att årsbokslutet fastställs.
Bolaget ansvarar för all ekonomisk hantering kopplat till för kommunernas ansvar enligt Lagen om allmänna vattentjänster och kommunens avfallsansvar enligt miljöbalken med särredovisning för respektive kommun och verksamhet (VA respektive avfall).
Avvikelser från budget eller andra kalkyler, som inte kan anses som oväsentliga, ska omgående av bolaget anmälas till respektive delägarkommuns kommunstyrelse med undantag från Umeå kommun då anmälan ska ske till Umeå kommunföretag AB.
Respektive kommuns revisorer eller revisionskonsulter äger rätt att ta del av bolagets räkenskaper, bokföring och handlingar till den del de berör handhavande av uppgifter enligt detta avtal.
Bolaget äger rätt att vid marknadsföring av uppdragsgivares verksamheter, fakturering och kundservice använda sitt eget firmanamn, logotyper eller andra näringskännetecken.
I uppdraget ingår att utöva alla de rättigheter samt utföra de skyldigheter som följer av ledningsrätt, servitut och delägande i samfälligheter/gemensamhetsanläggningar som avser de anläggningar som bolaget har rätt att utföra drift och underhåll på.
Bolaget ska vara miljörättsligt ansvarig för den verksamhet som denne bedriver. Bolagets skyldigheter och rättigheter ska motsvaras av denna aspekt.
5. Styrelse
Ansvaret för bolagets övergripande organisation och förvaltningen av bolagets angelägenheter åvilar enligt aktiebolagslagen bolagets styrelse.
Styrelsen har att fortlöpande se över och anpassa organisationen så att den på bästa sätt ska stödja bolagets ändamål.
Styrelsen ska ansvara för att styrelseledamöterna erhåller erforderlig utbildning för uppdraget.
Styrelsen ska årligen utvärdera sitt eget och verkställande direktörens arbete. Utvärderingen ska minst omfatta om styrelsen saknar någon kompetens för att kunna utföra sina uppgifter, om dess arbetsformer fungerar och om den är organiserad på lämpligt sätt när det gäller eventuell arbetsfördelning. Om styrelsen kommer fram till att det finns brister som behöver åtgärdas ska styrelsen åtgärda bristerna eller anmäla dem till respektive kommunstyrelse.
6. Underställningsplikt
Bolaget ansvarar för att kommunfullmäktige får ta ställning innan sådana beslut i verksamheten som är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt fattas.
Respektive kommunfullmäktige fattar beslut i frågor om:
• bildande och förvärv samt avyttring av hel- eller delägt dotterbolag,
• planer på ny eller ändrad inriktning av bolagets verksamhet,
• övriga frågor av principiell beskaffenhet eller av större vikt. I bolagsordningen anges beslut som ska fattas av bolagsstämman.
7. Budget och investeringsplan
Bolaget ska årligen fastställa driftbudget och till delägarkommunernas anläggningsbolag lämna underlag och förslag till investeringsplan för de närmaste tre räkenskapsåren.
Detta skall delges respektive anläggningsbolag senast 15 december året före budgetåret eller annan överenskommen tid.
8. Finansiering
Finansiering av Bolaget sker i enlighet med följande. Delägarkommunernas anläggningsbolag ska ersätta Xxxxxxx för personal- och övriga kostnader som uppkommer vid uppdragets fullgörande enligt följande.
(i) Kostnader som är direkt hänförliga till Bolagets utförande av uppdraget för en viss delägarkommuns anläggningsbolag ska till fullo bäras av den delägarkommunens anläggningsbolag.
(ii) Övriga av Bolagets kostnader, som är gemensamma för samtliga av Bolagets delägarkommuner, ska fördelas enligt respektive ägande kommuns delmängd av total befolkning. Bas för fördelningen är SCB:s sammanställning av Folkmängd i riket, län och kommuner 31 december 2 år före avsett budgetår. Fördelningsnyckeln ses över och revideras årligen inför fastställande av årsbudget.
(iii) Kostnad eller ersättning som Bolaget debiterar delägarkommunernas anläggningsbolag får inte överstiga Bolagets självkostnader.
(iiii) Bolaget äger rätt att fakturera kostnader, utöver vad som regleras i lagen om allmänna vattentjänster, till delägande kommuner samt externa till självkostnadspris.
9. Kapitalförvaltning
Styrelsen ska tillse att bolagets medelsförvaltning sker på ett effektivt sätt och med tillfredsställande säkerhet.
10. Årsredovisning och bolagsstämma
Bolaget ska årligen, senast före utgången av februari månad eller gällande tidplan, tillhandahålla det underlag som krävs för upprättandet av respektive kommunkoncerns årsredovisning.
Uttalandet i redovisningens förvaltningsberättelse ska vara så utformat att det kan läggas till grund för lekmannarevisorernas granskning liksom kommunstyrelsens uppsikt och beslut enligt kommunallagen (6 kap § 1 och 1a).
Bolaget ska årligen senast före utgången av april månad hålla bolagsstämma/årsstämma. Av bolagsordningen framgår hur kallelse till bolagsstämma ska ske.
11. Informationsskyldighet
Bolaget skall hålla respektive kommun väl informerad om sin verksamhet. En del av denna information skall lämnas i form av dels budget för kommande år enligt punkt ovan, dels ekonomisk och verksamhetsmässig uppföljning relaterad till innevarande års budgeterade verksamhet.
Det åligger vidare bolaget att till respektive kommunstyrelse snarast översända:
• en ekonomisk och verksamhetsmässig delårsrapport efter 8 månader innehållande en årsprognos. Delårsrapporten ska vara relaterad till innevarande års budgeterade verksamhet.
• protokoll från bolagsstämma
• protokoll från styrelsesammanträde
• bolagets årsredovisning
• bolagsstyrningsrapport
• revisionsberättelse
12. Ägardialog
Bolaget ska ansvara för att gemensam dialog med representanter för delägares kommunledningar hålls kontinuerligt (minst 1 gång per år) där frågor av strategiskt, gemensamt intresse behandlas. Vid dessa möten ska bolaget redovisa uppföljning och
planerade insatser med anledning av ägardirektiv och affärsplan samt ekonomisk uppföljning. Redovisning av jämförelser med branschen i övrigt av nyckeltal, verksamhetsmått, index och taxor ska ske vid anmodan.
Bolaget ska även verka för en aktiv ägardialog med varje delägarkommun.
13. Dialog kommunala verksamheter
Bolaget ska verka för att möten med delägande kommuners tjänstemän hålls kontinuerligt i syfte att underlätta planering och genomförande av projekt i frågor av gemensamt och kommunövergripande intresse i syfte att underlätta kommunal planering och kommunala projekt där VA och avfallshantering berörs. Bolaget ska vidare stödja delägande kommuners arbete med myndighetsutövning inom VA och avfallshantering.
14. Säkerhetsarbete / Krisledningsplanering
Bolaget ska i samarbete med respektive kommun utföra fortlöpande säkerhetsarbete och krisledningsplanering. Bolaget ska upprätta krisledningsplan och därvid uppfylla de mål som anges i av respektive fullmäktige antagen ledningsplan vid extraordinär händelse och höjd beredskap.
15. Allmänhetens rätt att ta del av bolagets handlingar
Bolaget ska eftersträva största möjliga öppenhet i arbeten genom att bland annat via informationsblad, hemsida, medier och sociala medier orientera om verksamheten.
Allmänheten har rätt att ta del av handlingar hos bolaget enligt de grunder som gäller för allmänna handlingars offentlighet i 2 kap. tryckfrihetsförordningen och offentlighets- och sekretesslagen. Frågan om utlämnande av allmän handling avgörs av verkställande direktören eller annan person om VD så beslutar.
Allmänna handlingar ska förvaras enligt fastställd arkivbildningsplan. Bolaget omfattas av Umeå kommuns arkivreglemente och ska tillämpa den för kommunen vid var tid gällande taxan för utlämnande av allmänna handlingar.
Allmänheten ska enligt kommunallagen 17 § pkt 6 även ges insyn i den verksamhet som genom avtal lämnats över till privata utförare.
16. Instruktion för verkställande direktör
Styrelsen har enligt aktiebolagslagen att meddela riktlinjer och anvisningar för verkställande direktörens handhavande av den löpande förvaltningen. Sådana riktlinjer och anvisningar ska utformas skriftligt i instruktion till verkställande direktören. Styrelsen ska tillse att instruktionen omprövas mot bakgrund av ändrade förhållanden och vunna erfarenheter.
I instruktionen ska anges de inom bolaget förekommande ärenden som med hänsyn till arten och omfattningen av bolagets verksamhet är att hänföra till löpande förvaltning och således ska omfattas av verkställande direktörens kompetens.
I instruktionen ska anges i vilken omfattning verkställande direktören, för styrelsen ska anmäla beslut han fattat. De sålunda anmälda besluten ska upptas i styrelseprotokoll.
17. Arbetsordning för styrelsen
Styrelsen ska enligt aktiebolagslagen årligen fastställa en skriftlig arbetsordning. I arbetsordningen ska anges hur arbetet ska fördelas mellan styrelsens ledamöter och hur ofta styrelsen ska sammanträda.
18. Revision
Bolagets revisorer ska, utöver vad aktiebolagslagen stadgar, mot bakgrund av det kommunala syftet med bolagets verksamhet, pröva huruvida denna utövats på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synvinkel tillfredsställande sätt. Revisionsrapporten ska innehålla uttalande om hur denna prövning utfallit samt om bolagets utveckling mot bakgrund av uppställda mål.
19. Förvaltningsberättelse
Bolagets styrelse ska årligen i förvaltningsberättelsen, utöver vad aktiebolagslagen stadgar, redovisa hur verksamheten bedrivits och utvecklats mot bakgrund av det i bolagsordningen och dessa direktiv angivna syftet och ramarna med densamma.
Uttalandet ska vara så utformat att det kan läggas till grund för kommunstyrelsens uppsikt och beslut enligt 6 kap. 1 och 1 a § kommunallagen samt till lekmannarevisorns granskning.
20. Lekmannarevisionens granskningsrapport
Det åligger lekmannarevisionen att årligen i sin granskningsrapport yttra sig om huruvida bolaget bedrivits på ett ändamålsenligt sätt utifrån det syfte som angivits i bolagsordningen och i detta ägardirektiv, liksom de kommunala befogenheter som utgör ram för verksamheten.
Lekmannarevisionen ska snarast uppmärksamma kommunstyrelsen på om bolaget brister i de avseenden som omnämns i första stycket.
Bolagets lekmannarevisorer ska, mot bakgrund av det kommunala ändamålet med bolagets verksamhet, pröva huruvida denna utövats på ett ändamålsenligt sätt.
Bestämmelser om innehållet och den tidpunkt då lekmannarevisorns granskningsrapport ska lämnas till bolagets styrelse återfinns i aktiebolagslagen.