AVTAL FÖR STÄDNING AV VIKINGAHALLEN

Bilaga 5

AVTAL FÖR STÄDNING AV VIKINGAHALLEN

1. PARTER

1.1 Jomala kommun (FO-nummer: 0205023-9)

PB 2, AX-22 151 Jomala

(nedan ”Beställaren”) och

1.2 Namn företag (FO-nummer: XXX)

Postadress, postnummer (nedan ”Entreprenören”)

Beställaren och Entreprenören benämns nedan gemensamt ”Parterna”.

2. KONTAKTPERSONER

Beställaren och Entreprenören ska utse en kontaktperson var med uppgift att

(i) kontrollera/övervaka att villkoren i detta avtal fullgörs och (ii) besvara frågor med anledning av detta avtal.

Beställarens kontaktperson är:

Xxxxx Xxxxxx, fritidschef Telefon: x000 (0) 00 00000

Mobil: x000 (0) 0000-0000000

E-post: xxxxx.xxxxxx@xxxxxx.xx

Entreprenörens kontaktperson är:

Namn, titel Telefon:

Mobil:

E-post:

En eventuell ändring av kontaktperson eller kontaktuppgifter ska omgående skriftligen meddelas till den andra parten.

3. FÖREMÅL FÖR AVTALET

Entreprenören ska ansvara för städningen av alla utrymmen vid Vikingahal- len i Jomala kommun på Åland. Utrymmena uppgår till 2 860 m2. Städning- en ska ske före eller efter verksamhetstid.

4. AVTALSTID OCH OPTION

Detta avtal gäller från och med 1.1.2019 till och med 31.12.2020. Avtalet slutar att gälla utan föregående uppsägning.

Beställaren har en option att förlänga avtalstiden med tolv (12) månader från och med 1.1.2021 till och med 31.12.2021 (oförändrade villkor). Beställaren ska senast tre (3) månader före upphandlingsavtalet slutar att gälla skriftlig- en meddela entreprenören ifall denne ämnar utnyttja optionen.

5. STÄDNING

Entreprenören ska sköta all städning av Vikingahallen före eller efter verk- samhetstid (i nuläget före kl. 08.30 och efter kl. 22.00). Verksamhetstiderna kan ändras ensidigt av Beställaren. Städningen ska om möjligt göras med miljövänliga medel. Städningen ska göras alla vardagar måndag till fredag under tidsperioderna 1.1 – 15.6 och 15.8 – 31.12. Under tidsperioden 16.6 –

14.8 utförs städningen varannan vecka enligt städinstruktionen förutom vad gäller omklädningsrum, duschrum samt toaletter som städas varannan dag (måndag, onsdag, fredag). Bifogat finns en ritning och rumsförteckning över de utrymmen som ska städas (Bilaga 2). Bifogat finns även en städinstrukt- ion som ska följas (Bilaga 3).

Entreprenören ska även bekosta och tillhandahålla nödvändig städutrustning och material. Vad gäller inköp av förbrukningsartiklar till kunder och perso- nal såsom toalettpapper, pappershandukar och handtvål hanteras och upp- handlas detta separat av Beställaren.

Entreprenören ska en (1) gång per år, under juli månad, utan extra ersättning utföra en grundlig städning av Vikingahallen. I den grundliga städningen in- går utöver städinstruktionens föreskrifter åtminstone putsning av all utrust- ning, städning av väggar och golv samt att bona golven. Entreprenören ska senast en (1) vecka före den grundliga städningen meddela Beställaren när städningen utförs samt vilka städåtgärder som utförs. Beställaren ska senast två (2) dagar före tidpunkten för den grundliga städningen informera entre- prenören om eventuella ytterligare städåtgärder som ska utföras under den grundliga städningen.

Eventuella klagomål vad gäller städningen ska diskuteras och åtgärdas till- sammans med Beställaren.

6. REDOVISNING

Entreprenören och entreprenörens personal ska under avtalstiden elektro- niskt och i Word-format dagligen föra redovisning över att städningen av de utrymmen som ingår i entreprenaden utförs enligt plan. Av redovisningen ska framgå när olika städåtgärder vidtagits, vem som utfört städåtgärderna

och hur lång tid de olika städåtgärderna tagit. Redovisningen sänds elektro- niskt en gång per vecka till Beställaren. Beställaren har när som helst rätt att kontrollera redovisningen samt att redovisningen uppdaterats.

7. AVFALL FRÅN VERKSAMHETEN

Entreprenören ska sortera och placera avfall från städningen på av Beställa- ren anvisade platser.

8. KRAV PÅ ENTREPRENÖREN

8.1. Tillämplig lagstiftning

Vid utförande av entreprenaden ska Entreprenören följa direkt tillämpliga rättsakter från Europeiska Unionen, lagar och förordningar i Finland och på Åland samt tillämpliga bestämmelser utfärdade av finska och åländska myndigheter.

8.2. Behövliga tillstånd

Entreprenören ska under avtalstiden inneha ett tillstånd att utöva näring i landskapet Åland.

8.3. Språkligt krav

I och med att landskapet Åland är enspråkigt svenskt, ska Entreprenören och Entreprenörens personal sköta alla kontakter med Beställaren och Beställa- rens personal på svenska.

8.4. Inlämnande av intyg och ansvar för underleverantörer

Entreprenören ska årligen senast 31.12 till Beställaren inlämna ett högst tre

(3) månader gammalt intyg över betalda skatter eller ett intyg över skattes- kuld eller en utredning om att en betalningsplan angående skatteskulden har gjorts upp och ett intyg över tecknande av pensionsförsäkringar samt över betalning av pensionsförsäkringsavgifter eller en utredning om att en betal- ningsöverenskommelse har ingåtts angående pensionsförsäkringsavgifter som förfallit till betalning.

Entreprenören ska vara införd i förskottsuppbördsregistret och arbetsgivar- registret enligt lagen om förkottsuppbörd (FFS 1118/1996) samt i registret över mervärdesskattskyldiga enligt mervärdesskattelagen (FFS 1501/1993) eller motsvarande i annat land.

Entreprenören ansvarar för eventuella underleverantörers arbete och för att underleverantörerna uppfyller ovan ställda krav.

9. ENTREPRENÖRENS PERSONAL

Entreprenören handhar som arbetsgivare den personal som används vid ut- förandet av entreprenaden. Entreprenören ska vid utförandet av entreprena- den följa tillämpliga arbetsrättsliga bestämmelser.

Entreprenörens personal ska ha sådan yrkeskunskap som krävs för att utföra entreprenaden.

Entreprenörens personal ska vara enhetligt klädd och försedd med Entrepre- nörens logotyp, så att alla klart uppfattar att Beställaren inte ansvarar för personalen.

10. ERSÄTTNING

Den fasta ersättningen per kalendermånad för att sköta städningen av Vi- kingahallen är (exklusive mervärdesskatt):

Avtalstid

1.1.2019 – 31.12.2019 = XXX euro per kalendermånad.

1.1.2020 – 31.12.2020 = XXX euro per kalendermånad.

Option

1.1.2021 – 31.12.2021 = XXX euro per kalendermånad.

11. BETALNINGSVILLKOR

11.1. Betalning

Betalning till Entreprenören sker i efterhand mot faktura senast den 20:e varje kalendermånad. Fakturan ska skickas till Beställaren senast femton

(15) dagar före förfallodagen. Fakturan ska antingen skickas som en elektronisk faktura till kommunens e-fakturaadress XX0000000000000000 med förmedlarbeteckning XXXXXX00 eller skickas per e-post till xxxx@xxxxxx.xx i PDF-format. Av fakturan ska mervärdesskattebeloppet framgå.

11.2. Rätt att hålla inne betalning och att göra avdrag

Ifall Entreprenören – trots ett skriftligt meddelande från Beställaren – inte åtgärdar uppkomna klagomål vad gäller städningen får Beställaren hålla inne betalningen till Entreprenören fram till dess att Entreprenören åtgärdat problemet. Rätten att hålla inne betalning gäller endast klagomål som grun- dar sig på skäl som beror på Entreprenören.

Beställaren har även rätt att dra av ett eventuellt avtalsvite, enligt punkt 13 nedan, från betalningen till Entreprenören.

11.3. Dröjsmål med betalning

Ifall Beställaren inte betalar fakturan senast den 20:e varje kalendermånad, har Entreprenören rätt till dröjsmålsränta enligt bestämmelserna i räntelagen (FFS 633/1982) och lagen om betalningsvillkor i kommersiella avtal (FFS 30/2013).

Entreprenören har även rätt att avbryta fullgörandet av sina förpliktelser en- ligt detta avtal, ifall Beställaren ej erlägger betalning för en klar och ostridig faktura senast trettio (30) dagar räknat från förfallodagen. Entreprenören ska, senast femton (15) dagar före ett planerat avbrott verkställs, skriftligen meddela Beställaren om avbrottet.

12. DRÖJSMÅL OCH FÖRHINDER

Ifall någondera part märker att det kommer att uppstå dröjsmål eller förhin- der med att fullgöra sina förpliktelser enligt detta avtal eller anser ett dröjs- mål eller ett förhinder vara sannolikt, ska denne omgående skriftligen med- dela den andra parten.

13. AVTALSVITE

Beställaren har rätt att erhålla avtalsvite om Entreprenören inte fullgör sina förpliktelser enligt detta avtal på grund av skäl som beror på Entreprenören. För varje påbörjat dygn/tillfälle som Entreprenören inte fullgör sina förplik- telser enligt detta avtal har Beställaren rätt till ett avtalsvite motsvarande en femtondedel (1/15) av den gällande fasta ersättningen per kalendermånad. Avtalsvite får tas ut för högst trettio (30) dagar i följd.

14. FÖRTIDA UPPSÄGNING

Bägge parter har rätt att säga upp detta avtal med omedelbar verkan, ifall den andra parten på ett väsentligt sätt har brutit mot sina förpliktelser eller det är uppenbart att ett väsentligt kontraktsbrott kommer att inträffa. Om kontraktsbrottet kan rättas till, får en part säga upp avtalet endast när brottet är återkommande eller när den part som gjort sig skyldig till kontraktsbrottet inte rättat till brottet inom avtalad tid eller skälig tid efter det att den andra parten meddelat kontraktsbrottet skriftligen. Som väsentligt kontraktsbrott avses bland annat att Entreprenören inte fullgör sina förpliktelser enligt detta avtal under en tidsperiod överstigande trettio (30) dagar. Som väsent- ligt kontraktsbrott avses även om Beställaren, trots Entreprenörens skriftliga meddelande, inte erlagt betalning för en klar och ostridig faktura senast sex- tio (60) dagar räknat från förfallodagen.

Beställaren har rätt att säga upp detta avtal med omedelbar verkan, ifall Be- ställaren kan visa att denne inte skulle ha ingått avtalet med Entreprenören om Beställaren vid upphandlingsbeslutet hade varit medveten om de fak-

tiska omständigheterna kring Entreprenören. Med dessa omständigheter av- ses de uteslutningsgrunder som räknas upp i 80 § och 81 § i lagen om of- fentlig upphandling (FFS 1397/2016). Ifall avtalet sägs upp har Entreprenö- ren rätt att få full betalning för redan utfört arbete. Entreprenören har däre- mot ingen rätt att erhålla någon annan ersättning med anledning av att avta- let upphör att gälla.

Beställaren har rätt att säga upp detta avtal med omedelbar verkan, om Ent- reprenörens ekonomiska eller andra omständigheter har förändrats så vä- sentligt att det är sannolikt att Entreprenören inte kommer att kunna fullgöra sina förpliktelser. Innan Beställaren säger upp avtalet är denne dock skyldig att underrätta Entreprenören om att avtalet kan komma att sägas upp ifall Entreprenören inte inom en skälig tid visar att denne kan fullfölja avtalet.

Beställaren har rätt att säga upp detta avtal med omedelbar verkan, om upp- handlingsbeslutet upphävs eller ändras av domstol eller om Beställaren ej beviljas medel för verksamheten. Entreprenören har i så fall ingen rätt att erhålla någon ersättning med anledning av att avtalet upphör att gälla. Ent- reprenören har inte heller rätt till någon ersättning ifall upphandlingsavtalet ogiltigförklaras av domstol eller om avtalstiden förkortas av domstol.

15. FORCE MAJEURE

Bägge parter äger åberopa underlåtenhet att fullgöra avtalet, om dess fullgö- rande förhindras eller väsentligen försvåras till följd av omständigheter ut- anför parts kontroll såsom krig, mobilisering, politiska oroligheter, elds- våda, naturhändelse eller arbetskonflikter. En part ska omgående skriftligen meddela den andra parten om att sådan omständighet inträffat och inom sju

(7) dagar förse den andre parten med en utredning om hur omständigheten påverkar fullgörandet av förpliktelser enligt detta avtal.

Medför omständighet som avses ovan att detta avtal ej skäligen kan fullgö- ras, äger vardera parten skriftligen med omedelbar verkan säga upp avtalet utan särskild ersättning till den del avtalets fullgörande på ovannämnda grund förhindrats. Beställaren har även, så länge en åberopad omständighet råder, rätt att anlita någon annan entreprenör ifall detta är nödvändigt och möjligt.

16. SEKRETESS

Bägge parter förbinder sig att hemlighålla konfidentiellt material och konfi- dentiell information som de med anledning av detta avtal erhåller från varandra. Som konfidentiellt material och konfidentiell information avses både muntliga och skriftliga uppgifter som enligt lag är sekretessbelagda. Det betraktas inte som sekretessbrott om uppgifter lämnas ut till myndighet- er eller andra organ på grundval av förpliktande myndighetsbestämmelser.

Bägge parter ska tillse att personer inom parternas organisationer och even- tuella externa konsulter som erhåller tillgång till konfidentiell information är medvetna om att den konfidentiella informationen är sekretessbelagd. Bägge parter ska även tillse att dessa personer efterlever sekretessbestämmelserna i detta avtal såsom om de vore parter till avtalet.

Entreprenören får inte, utan ett skriftligt samtycke, använda detta avtal eller Beställarens namn i marknadsföring. Entreprenören får dock utnyttja detta avtal som referens vid inlämnande av anbud till andra upphandlande enhet- er.

17. ÖVERFÖRING

Ingendera part har rätt att överlåta detta avtal eller de rättigheter eller för- pliktelser som baserar sig på detta avtal utan den andra partens på förhand givna skriftliga samtycke.

18. ÄNDRINGAR OCH TILLÄGG

Eventuella ändringar eller tillägg till detta avtal ska för att träda i kraft göras skriftligen och bekräftas av båda parter.

19. BISTÅNDSSKYLDIGHET VID BYTE AV ENTREPRENÖR

När Entreprenören byts ut är denne skyldig att bistå Beställaren med att överföra förpliktelserna i detta avtal till den nya entreprenören. Entreprenö- ren har rätt att erhålla ersättning för de merkostnader Entreprenören kan visa har samband med ett byte av entreprenör.

Biståndsskyldigheten börjar redan innan detta avtal slutat att gälla, när det har sagts upp i förtid eller när Beställaren meddelat att denne kommer att starta en ny upphandling av de tjänster som omfattas av entreprenaden. Bi- ståndsskyldigheten fortgår högst sex (6) månader efter det att detta avtal slu- tat att gälla.

20. TILLÄMPLIG LAG OCH TVISTELÖSNING

På detta avtal tillämpas finsk lagstiftning samt åländsk lag till de delar land- skapet Åland har egen lagstiftningsbehörighet.

Alla eventuella tvister som uppstår på grund av detta avtal ska avgöras av Ålands tingsrätt som första instans.

21. KONTRAKTSHANDLINGAR OCH PRIORITERINGSORDNING

De nedan angivna avtalsdokumenten kompletterar varandra på så sätt, att varje enskild bestämmelse som regleras i något av dokumenten ses som gil- tiga, även om bestämmelsen inte finns nämnt i varje enskilt dokument. Ifall det förekommer motstridiga uppgifter i nedan angivna dokument ska be- stämmelserna tolkas i följande ordning:

1. Villkoren i detta avtal;

2. Beställarens anbudsförfrågan (Bilaga 4); och

3. Entreprenörens anbud i sin helhet (Bilaga 5).

22. DATUM OCH UNDERSKRIFT

Detta avtal är upprättat i två (2) likalydande exemplar, ett (1) för vardera parten.

Jomala den xx månad 2018

JOMALA KOMMUN NAMN FÖRETAG

Xxxxx Xxxxxx Namn,

Fritidschef Titel

BILAGOR

– Karta (Bilaga 1)

– Ritning och rumsförteckning över de utrymmen som ska städas (Bilaga 2)

– Städinstruktion (Bilaga 3)

– Beställarens anbudsförfrågan, daterad 29.6.2018 (Bilaga 4)

– Entreprenörens anbud i sin helhet, daterat xx.xx.2018 (Bilaga 5)