Contract

Avtalstid

• 2019-10-01-2023-09-30

• Avtalstiden är den maximala löptiden för ramavtalet. Avtalstid är 2 år med option att förlänga ytterligare 1 + 1 år

Avropsförfarande

Avrop enligt rangordning

• Beskriv ert avrop och dess omfattning i en avropsförfrågan till leverantör först i rangordning.

• För överenskommet uppdrag rekommenderas framtagen mall för kontrakt.

Leverantörer

1. Decimalen AB

2. KPMG AB

3. Ernst & Young AB

Pris

• Avtalat timpris enligt prisbilaga

• Avtalat pris inkluderar samtliga kostnader för genomförande av avtalat åtagande.

Tjänster

Leverantören genomför revision genom dokumentations- granskning och verifiering.

Revisionen kan omfatta

exempelvis;

• Finansiell leverantörsbedömning

• Granskning och analys av leverantörsfakturor. Kontroll av avtalade priser och rabatter.

• Kontroll av leveranstider och sortiment

• Leveranskapacitet

• Moms, skatter och sociala

avgifter

• Behovsanalys och kartläggning av avtal

Avtalsuppföljning

Inköpscentralen följer upp ramavtalet när det löpt 6 månader, därefter var 12:e månad.

Vi följer upp våra stöddokument, kvalitetskrav, kvalificeringsvillkor, avtalsvillkor, beställarsynpunkter och eventuella reklamationer och avvikelser.

Tjänster för avtalsuppföljning –

Enkelhet

Hållbarhet

Effektivisering

Innovation

Digitalisering

Ekonomi 2018-3

• Bidrar och stödjer i ert arbete med en systematisk uppföljning och kontroll av upphandlade avtal.

• Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx har god kunskap om den bransch revisionen avser och bidrar med sin kompetens inom revisionsprocessen till effektiv uppföljning.

• Leverantören utför uppdrag på ett hållbart sätt genom att alltid beakta miljöperspektivet vid exempelvis planering av resor, möten och underlätta för eventuellt distansarbete.

• Ni kan begära att leverantören ska följa er mötes-, rese- och miljöpolicy och/eller uppställda miljömål, så länge dessa är relevanta för uppdraget.

• Avtalsuppföljning är inte bara en kostnad – det är en ekonomisk vinst.

• En systematisk avtalsuppföljning:

- Säkerställer att resurser läggs på de mest prioriterade avtalen.

- Säkerställer att varor eller tjänster levereras till avtalade priser.

- Säkerställer att skattemedel används på bästa möjliga sätt.

• Genom att krav i genomförd upphandling följs upp säkerställs en god konkurrens och likabehandling för leverantörer.

• En revision resulterar ofta i en åtgärdsplan med ev. avvikelser som leverantören ska åtgärda vilket innebär att förbättringar verkligen genomförs.

• Resultatet av varje revision ska redovisas i en skriftlig rapport. I rapporten ska det framgå hur den granskade leverantören följer de krav som ni kravställt och redovisning av avvikelser.

• Rapporten utgör ett beslutsunderlag för vilka framtida åtgärder ni avser att genomföra avseende avtal med granskad leverantör.

Omfattning

• Ramavtalet ska bidra och stödja ert arbete med en systematisk uppföljning och kontroll av upphandlade ramavtal. Genom att avtalen följs upp säkerställs en god konkurrens och likabehandling av leverantörer och att utförda tjänster/produkter håller avtalad nivå.

• Ramavtalet omfattar tjänster för uppföljning av krav och villkor i avtal som är relaterade till ekonomi samt administrativa- och lagstadgade krav, som exempelvis:

- Kontroll av fakturor, priser och rabatter.

- Kartläggning av avtal och behovsanalyser.

- Kontroll av att leverantörer lever upp till uteslutningsgrunder och andra lagstadgade krav.

Avtalet omfattar inte internrevision eller revision av årsredovisningar.

Arbetsmetodik vid uppföljning

Leverantören genomför uppdrag enligt överenskommet kontrakt. Om inte annat anges vid ert avrop ska ett revisionsuppdrag minst innehålla följande:

• Startmöte för genomgång och planering av uppdraget.

• Genomförande av uppföljning, exempelvis genom:

- Intervjuer med relevant personal hos granskad leverantör.

- Dokumentgranskning.

- Granskning på plats eller annan aktivitet som krävs.

• Åtgärdsplan med tidsangivelser för när eventuella avvikelser ska vara åtgärdade.

• Vid behov, återrevision och/eller bevakning av att upptäckta brister åtgärdats samt verifiering av att vidtagna åtgärder är tillräckliga för att bristen inte ska kvarstå.

• Skriftlig slutrapport.

Fördjupning

Leverans

Genom uppföljning säkerställer ni att leverantören uppfyller de krav som ställts och att ni får det ni efterfrågat. Ni betalar rätt pris för rätt leverans och förstärker processerna för framtida köp.

Enkelhet

Till ramavtalet finns det flera stöddokument i form av:

- Avropsvägledning

- Avropsmall

- Mall för kontrakt

Vi rekommenderar att dessa dokument används för att ge bästa förutsättningar för ett bra och tydligt avrop samt kontrakt med leverantör framåt.

Flexibilitet

Möjlighet att anpassa avropet efter specifikt behov utifrån ramavtalets förutsättningar.

Hållbarhet

• Bidrar bland annat till att minska de olagliga finansiella flödena och bekämpa organiserad brottslighet (Mål 16).

• Leverantören ska utföra uppdrag på ett hållbart sätt genom att alltid beakta miljöperspektivet vid exempelvis planering av resor, möten och underlätta för eventuellt distansarbete (Mål 12).

• Leverantören ska följa er mötes-, rese- och miljöpolicy och/eller uppställda miljömål om ni begär det, så länge dessa är relevanta för uppdraget (Mål 12).

• Leverantören ska också ha ett implementerat systematiskt miljöarbete (Mål 12).

Revision

Minst en revision genomförs under avtalsperioden.

Tjänster för avtalsuppföljning – Ekonomi 2018-3