INLEDNING
GDPR - Hantering av personuppgifter
INLEDNING
Dina personuppgifter hanteras enligt gällande lagar och regler inklusive (men inte begränsat till) Dataskyddsförordningen och Riksidrottsförbundets (RF) uppförandekod för idrottsrörelsen.
Personer registreras med namn, personnummer, kön och eventuella kontaktuppgifter. Alla personer registreras med namn och personnummer. Kompletterande personuppgifter i fråga om rätt postadress hämtas sedan månadsvis från Statens Personadressregister (SPAR). Uppgifterna används för identifikation av, och kommunikation med, cyklister. Vi delar endast med oss av information till annan part om det är nödvändigt med hänsyn till den roll man har inom svensk cykel.
Denna informationstext förklarar hur Svenska Cykelförbundet (SCF) hanterar dina personuppgifter och vilka rättigheter du har. Informationen vänder sig till dig som
• är tränare, ledare, kommissarie, cyklist, förtroendevald, personal i förening eller förbund ansluten till SCF
• besöker vår hemsida eller våra plattformar i sociala medier
• på annat sätt kommunicerar med oss, t ex via vårt kansli
Din integritet är viktig för oss. Vi är därför angelägna om att de personuppgifter som samlas in om dig lagras och hanteras på ett tryggt och säkert sätt, och i enlighet med dataskyddslagstiftningen.
Vi uppmuntrar dig att läsa igenom informationen noggrant. Om du har några frågor om hur dina personuppgifter hanteras är du välkommen att kontakta oss. Våra kontaktuppgifter finns i slutet av denna informationstext.
Svenska Cykelförbundet distriktsförbunden och föreningarna ansvarar gemensamt för hanteringen av personuppgifter i cykelförbundets gemensamma system för tävlings- och licenssystem SWE Cycling Online. Här kan du läsa om vilka personuppgifter vi använder och hur de hanteras.
VAD ÄR PERSONUPPGIFTER?
Personuppgifter är all information som direkt eller indirekt (dvs. tillsammans med
andra uppgifter) kan kopplas till dig, t ex namn, bild, personnummer, adress, telefon, e-post mm.
VILKA PERSONUPPGIFTER HANTERAR VI OM DIG OCH VARFÖR?
I det här avsnittet förklarar vi hur dina personuppgifter används.
När du deltar i någon form av utbildning arrangerade av SCF
När du deltar utbildningar eller träffar hanterar vi följande uppgifter som du själv lämnar till oss:
• Ditt namn, personnummer och dina kontaktuppgifter samt föreningstillhörighet
• Uppgifter om din utbildningshistorik
• Uppgifter om betalning och betalningshistorik Vi hanterar dina personuppgifter för att:
• Identifiera dig som utbildningsdeltagare
• Kalla dig till utbildningen eller meddela om förändringar i utbildningen
• Ta betalt för utbildningen, antingen av dig eller din förening
• Marknadsföra våra kommande adekvata utbildningar
• Ta fram statistik över utbildningar i syfte att förbättra och utvecklar våra utbildningar
Rättslig grund för hanteringen: Vi hanterar dina personuppgifter med stöd
i fullgörande av avtal när vi tillhandahåller utbildningar eller träffar, med stöd av intresseavvägning när vi har ett berättigat intresse att använda dina uppgifter för statistik och för att marknadsföra våra utbildningar, säkerställa betalning och förhindra bedrägerier.
Lagringstid: Vi sparar uppgifter om dig så länge utbildningarna är relevanta i förhållande till ny och uppdaterade utbildningar.
När du är kommissarie i tävlingar där SCF tillsätter dessa
När du blir uttagen som kommissarie till tävlingar där SCF tillsätter dessa hanterar vi följande uppgifter:
• Ditt namn, personnummer och dina kontaktuppgifter
• Dina uppdrag
Vi hanterar dina personuppgifter för att:
• tillsätta dig som kommissarie
• Ta fram statistik över uppdrag i syfte att förbättra och utveckla dig som kommissarie
Rättslig grund för hanteringen: Vi hanterar dina personuppgifter med stöd i fullgörande av avtal när vi tillsätter dig som domare i matcher, med stöd
av intresseavvägning när vi har ett berättigat intresse att använda dina uppgifter för statistik och utveckling av kommissarieverksamheten.
Lagringstid: Vi sparar uppgifter om dig så länge du är aktiv kommissarie + 12 månader.
När du blir föremål för bestraffningsärende i samband med tävling/evenemang
När du blir föremål för bestraffningsärende i samband med tävling/evenemang hanterar vi följande uppgifter som kommissarie lämnar till oss:
• Ditt namn, personnummer och dina kontaktuppgifter samt föreningstillhörighet
• Uppgifter om händelseförloppet
• Uppgifter om beslut och påföljder i ärendet Vi hanterar dina personuppgifter för att:
• Identifiera dig som cyklist eller ledare i SWE Cycling Online
• Fatta beslut om påföljder i ärendet
• Ta fram statistik i syfte att förbättra och utveckla vår verksamhet
Rättslig grund för hanteringen: Vi hanterar dina personuppgifter med stöd
i fullgörande av avtal när vi behandlar ärendet, med stöd av intresseavvägning när vi har ett berättigat intresse att använda dina uppgifter för utveckling av vår verksamhet.
Lagringstid: Vi sparar uppgifter om dig så länge ärendet är aktuellt, som längst 24 månader.
Som förtroendevald i förbund eller förening
När du väljs som förtroendevald i förbund eller förening hanterar vi följande uppgifter som du lämnar till oss eller till den förening du är vald inom:
• Ditt namn, personnummer och dina kontaktuppgifter samt föreningstillhörighet
• Din roll som förtroendevald
Vi hanterar dina personuppgifter för att:
• Identifiera dig som förtroendevald i förbund eller förening
• Kommunicera med dig i egenskap av förtroendevald
• Ta fram statistik i för eventuella förtjänsttecken
Rättslig grund för hanteringen: Vi hanterar dina personuppgifter med stöd
i fullgörande av avtal, med stöd av intresseavvägning när vi har ett berättigat intresse att använda dina uppgifter för eventuella förtjänsttecken och som förtroendevald inom SCF kompletterat med samtycke.
Lagringstid: Vi sparar uppgifter om dig så länge du är förtroendevald + som längt 12 månader.
När du kommunicerar med oss
Du kan välja att kommunicera med SCF på många olika sätt, t.ex. brev, e-post, via sociala medier, samtal och mail med vårt kansli.
När du kommunicerar med oss hanterar vi uppgifter som du själv lämnar till oss t ex:
• Namn och kontaktuppgifter
• Information om din synpunkt, fråga eller ärende Vi hanterar dina personuppgifter för att:
• Besvara frågor och hantera ditt ärende
• Förbättra våra tjänster och den information som vi lämnar och publicerar via vår hemsida och via sociala medier
• Analysera samtal i syfte att förbättra vår service
En cookie är en liten textfil som lagras på din dator när du besöker en av våra webbplatser. Det görs bland annat för så kallad personalisering (att dina val koms ihåg när du återkommer till sajten nästa gång till exempel). Se underlaget Cookiehantering (skall länkas till det dokumentet)
Rättslig grund för hanteringen: Vi hanterar dina personuppgifter för vårt och ditt berättigade intresse att hantera ditt ärende (intresseavvägning).
Lagringstid: Vi sparar dina personuppgifter i upp till 12 månader efter avslutat ärende för att säkra spårbarhet i din kommunikation med oss.
När du prenumererar på vårt nyhetsbrev
Du kan välja att prenumerera på vårt nyhetsbrev och då hanterar vi uppgifter som du själv lämnar till oss t ex:
• Namn och e-postadress
Vi hanterar dina personuppgifter för att:
• Skicka nyhetsbrev till dig
Rättslig grund för hanteringen: Vi hanterar dina personuppgifter med stöd i fullgörande av avtal för utskick av nyhetsbrev
Lagringstid: Vi sparar dina personuppgifter så längre du själv önskar prenumerera på nyhetsbrevet.
När du erhåller lön, arvode eller kostnadsersättning för uppdrag inom förbundets verksamhet
När du erhåller lön, arvode eller kostnadsersättning hanterar vi följande uppgifter:
• Namn, personnummer, kontaktuppgifter
• Bankkonto
Vi hanterar dina personuppgifter för att:
• Kunna betala lön, arvoden och kostnadsersättningar
Rättslig grund för hanteringen: Vi hanterar dina personuppgifter med stöd i fullgörande av avtal samt att vi är skyldiga enligt lag gör vi det med stöd i en rättslig skyldighet
Lagringstid: Vi sparar dina personuppgifter så längre vi måste lagra dem enligt lag.
När vi fotograferar eller filmar från vår verksamhet eller tävling/evenemang Vi publicerar foton och filmer på vår hemsida och i sociala medier i syfte att berätta om vår omfattande verksamhet.
Rättslig grund för hanteringen: Vi hanterar dina personuppgifter med stöd i allmänt intresse, intresseavvägning eller samtycke.
Lagringstid: Vi sparar foton och filmer på webben upp till 36 månader.
När vi har en skyldighet enligt lag
Utöver vad som beskrivs i punkterna ovan hanterar vi i vissa fall dina personuppgifter när vi är skyldiga enligt lag, t ex på grund av vår bokföringsskyldighet eller kostnadsersättning eller vid begäran från myndighet.
Rättslig grund: När vi hanterar dina personuppgifter på grund av att vi är skyldiga enligt lag gör vi det med stöd i en rättslig skyldighet.
HUR LÄNGE VI SPARAR VI DINA PERSONUPPGIFTER?
Dina personuppgifter lagras bara så länge som det krävs för att uppfylla ändamålen med behandlingen, eller så länge som vi måste lagra dem enligt lag. Därefter raderas eller avidentifieras dina uppgifter på ett säkert sätt, så att de inte längre kan kopplas till dig.
TILL VEM LÄMNAR VI UT DINA PERSONUPPGIFTER?
SCF säljer eller lämnar aldrig dina uppgifter till oberoende tredje part med nedanstående undantag.
Partners som hanterar personuppgifter i samverkan med SCF ska alltid ingå ett så kallat personuppgiftsbiträdesavtal med oss i syfte att vi ska kunna säkerställa att dina uppgifter hanteras på korrekt och säkert sätt. När dina personuppgifter delas med en mottagare som är självständigt personuppgiftsansvarig, gäller också mottagarens integritetspolicy och information om personuppgiftshantering.
HUR SKYDDAR VI DINA PERSONUPPGIFTER?
Din integritet är viktig för oss och därför sätter vi säkerheten i fokus. Vi vidtar åtgärder för att skydda dina uppgifter i enlighet med dataskyddsförordningen samt etablerade riktlinjer för informationssäkerhet. Detta innebär att vi har rutiner och regler kring dataskydd, t ex att vi skickar dina uppgifter på ett säkert sätt och säkrar att personalen endast har tillgång till de uppgifter de behöver för att utföra sitt arbete.
DINA RÄTTIGHETER
Du har vissa rättigheter enligt dataskyddslagstiftningen. Om du skulle anse att vår behandling av dina personuppgifter inte sker i enlighet med dataskyddslagstiftningen ber vi dig att kontakta oss, se avsnittet kontaktuppgifter nedan. Du har även rätt att klaga till Datainspektionen som är tillsynsmyndighet.
INTEGRITETSPOLICY
Du kan läsa mer om hur vi hanterar och behandlar personuppgifter inom förbundet i vår Integritetspolicy (länk till det dokumentet)
KONTAKTUPPGIFTER
Svenska Cykelförbundet (orgnr 802000-6030) är personuppgiftsansvarig för hanteringen av dina personuppgifter. Om du vill ha ytterligare information om hur dina personuppgifter hanteras, kontakta oss genom en skriftlig egenhändigt undertecknad begäran som skickas till:
Svenska Cykelförbundet Köpsvängen 26
168 67 Bromma
I brevet önskar vi att du uppger ditt namn, adress, e-post, telefonnummer samt personnummer i tillägg till ditt ärende. Bifoga även en kopia av din legitimation. Svar kommer att skickas till din folkbokföringsadress.
UPPDATERINGAR AV INFORMATIONSTEXTEN
Denna informationstext uppdaterades senast den 26 juli 2023 och kan komma att ändras. Om vi gör väsentliga ändringar i texten kommer vi meddela dig innan ändringen träder i kraft genom e-post, nyhetsbrev och genom att publicera en ny version på vår webbplats.