COVID-19

ALTERNATIV FÖR MINSKNING AV PERSONALKOSTNADER

Advokatfirman Morris AB

Göteborg: Xxxxxxxxx 00, 000 00 Xxxxxxxx

Stockholm: Xxx 0000, 000 00 Xxxxxxxxx

330339v9

Organisationsnummer: 556914-7654 Säte: Göteborg. Hemsida: xxxxxxxxx.xx

Att det nya coronaviruset påverkar både det allmänna ekonomiska läget och enskilda verksamheter har knappast undgått någon. Även om det ännu är för tidigt att bedöma hur stora och långvariga effekterna av COVID-19 kommer att bli kan det redan nu konstateras att utbrottet har drabbat och kommer att drabba många branscher hårt.

Coronautbrottets framfart har förståeligt nog också gett upphov till många arbetsrättsliga frågeställningar bland våra klienter, inte minst vad gäller hur man som företag kan agera för att minska sina personalkostnader. Nedan följer en kort sammanfattning av några av de alternativ som finns att tillgå.

1. Alternativ

1.1 Uppsägningar och/eller enskilda överenskommelser

Vid kraftigt vikande omsättning föreligger normalt sett arbetsbrist på en eller flera positioner, varför det föreligger saklig grund för att säga upp dessa. Vid uppsägningar på grund av arbetsbrist ska, som alltid, bland annat en turordningslista upprättas och omplaceringsmöjligheter utredas, före det att uppsägning sker.

Tidsaspekten för när uppsägningar kan realiseras beror bl.a. på hur lång tid förhandlingar tar med berörda fackförbund samt hur långa uppsägningstider de enskilda anställda som påverkas av uppsägningarna har. Under uppsägningstiden ska normalt sett full lön betalas, även om den anställde har arbetsbefriats.

Ett alternativ till uppsägning är att ingå överenskommelser om anställningens upphörande med berörd personal. Det är viktigt att sådana överenskommelser innehåller nödvändiga skyddsbestämmelser för arbetsgivaren i syfte att undvika eventuella tvister.

1.2 Tjänstledighet ‌

Ett annat alternativ för att minska personalkostnaderna är att ingå överenskommelser med varje enskild anställd om att den anställde ska vara tjänstledig under viss period, i utbyte mot att den anställde erhåller lägre lön (exempelvis 50 % av ordinarie lön). Detta alternativ förutsätter alltså att den anställde accepterar en sådan tjänstledighet.

Tjänstledighet innebär att den anställde inte står till arbetsgivarens förfogande. Följden av en sådan överenskommelse blir därför att arbetsgivaren inte kan kräva att den anställde börjar arbeta under den överenskomna tjänstledigheten. Däremot kan en sådan lösning vara attraktiv för en arbetsgivare som inte vill bli av med viktig kompetens, samtidigt som de anställda får ett rimligt erbjudande i jämförelse med andra tillgängliga alternativ.

Om en överenskommelse om tjänstledighet ingås är det viktigt att det tydligt framgår bl.a. hur länge tjänstledigheten ska pågå, tjänstledighetens omfattning och att ingen ersättning utgår för den delen av anställningen som den anställde är tjänstledig.

1.3 Ändrad sysselsättningsgrad ‌

Ytterligare en möjlighet att minska kostnader är att ingå överenskommelser med varje enskild anställd om att sänka sysselsättningsgraden, exempelvis till 40 eller 60 %. I

praktiken innebär detta att de anställda arbetar mindre och, i motsvarande grad,

erhåller lägre lön. Även detta alternativ förutsätter att den anställde accepterar en 2 7 sådan minskning av sysselsättning.

Om en överenskommelse om minskad sysselsättningsgrad ingås är det viktigt att det tydligt framgår bl.a. hur länge minskningen ska pågå (alternativt om den är tillsvidare), hur mycket sysselsättningsgraden har minskats, samt att ingen ersättning utgår för den delen av anställningen som den anställde har fått minskad sysselsättningsgrad.

1.4 Intermittenta anställningar eller behovsanställningar ‌

En annat sätt att dra ned på lönekostnader kan vara att ingå överenskommelser med varje enskild anställd om att under en period övergå till s.k. intermittenta anställningar eller behovsanställningar. Dessa anställningsformer innebär att bolaget endast betalar lön till de anställda när bolaget kan erbjuda arbete som de anställda utför och bolaget har ingen skyldighet att erbjuda något visst arbete eller arbetstidsmått. Samtidigt måste den anställde, i varje enskilt fall, ha rätt att tacka nej till erbjudande om arbete. Denna lösning innebär en förhållandevis stor flexibilitet för båda parter under perioden.

1.5 Korttidsarbete

Allmänt om korttidsarbete

Den 16 mars presenterade Regeringen förslag på nya regler om s.k. korttidsarbete. Genom reglerna kan en arbetsgivare minska sina kostnader för en anställd med över 50 % (upp till ett lönetak om 44 000 kronor per månad och anställd), samtidigt som den anställde behåller över 90 % av lönen.

Kortfattat innebär reglerna följande.

- En arbetsgivare kan skriftligen komma överens med sin fackliga motpart (om arbetsgivaren har kollektivavtal) eller minst 70 % av de anställda på driftsenheten (om arbetsgivaren inte har kollektivavtal) om en tillfällig arbetsminskning om 20, 40 eller 60 % av ordinarie arbetstid.

- Staten, genom beslut av Tillväxtverket, ersätter då ungefär tre fjärdedelar av kostnaden för att personal går ned i arbetstid. Arbetsgivarens kostnader kan därmed sänkas med upp till 53 %, medan den enskilde anställde kan behålla över 90 % av lönen.

- De nya bestämmelserna kommer träda i kraft den 7 april 2020, men tillämpas redan från den 16 mars 2020 och under resterande året. Ansökan kommer att ske via xxxxxxxxxxxxxx.xx och öppnar den 7 april. Inget stöd kommer därför att kunna sökas eller erhållas förrän den 7 april. Hur och när stödet rent praktiskt kommer att utbetalas står ännu inte klart.

Förutsättningar för stöd

För att erhålla stöd ställs ett antal krav enligt lagen (2013:948) om stöd vid korttidsarbete, på både arbetsgivare och dennes anställda. Bland annat ska följande vara uppfyllt.

- Behovet av korttidsarbete ska ha uppstått på grund av på tillfälliga och allvarliga ekonomiska svårigheter utanför arbetsgivarens kontroll. Ett riktmärke för att svårigheterna är ”allvarliga” är att behovet av arbetstidsförkortning ska omfatta en tredjedel av arbetstagarna när arbetstidsminskningen är 20 % (eller 1/6 med

40 % etc.). Svårigheterna ska heller inte kunna ha förutsetts av arbetsgivaren. 3 7

- Andra åtgärder för att minska kostnaden för arbetskraft ska ha uttömts. Sådana åtgärder kan handla om att genomföra förändringar i skiftläggningen samt uppsägning av personal som inte är tillsvidareanställd och som inte bedöms vara verksamhetskritisk, t.ex. konsulter, inhyrd personal eller tillfälligt anställd personal.

- Arbetsminskningen måste ske med antingen 20, 40 eller 60 %. Ingen annan arbetsminskningsgrad kommer att accepteras.

- Stöd lämnas endast för anställda som har varit anställda under hela eller en del av den månad som infaller tre månader före Tillväxtverkets beslut om stöd, med samma eller högre sysselsättningsgrad som under stödmånaden.

- Stöd lämnas inte för arbetstagare som tillhör arbetsgivarens familj.

- Stöd lämnas inte till arbetsgivare som vid tidpunkten för ansökan är skyldig att upprätta kontrollbalansräkning, är föremål för företagsrekonstruktion eller är på obestånd.

- Som huvudregel lämnas stöd under maximalt sex månader. Efter ny ansökan kan stödet förlängas tre månader.

- Om arbetsgivaren har kollektivavtal krävs särskild överenskommelse såväl mellan de centrala parterna, dvs. mellan arbetsgivar- och arbetstagarorganisationerna, som på lokal nivå, dvs. mellan arbetsgivaren och den fackliga motparten.

- Om arbetsgivaren inte har kollektivavtal krävs skriftlig överenskommelse med minst 70 % av de anställda på den enskilda driftsenheten. Den arbetstids- och löneminskning som har avtalats ska vara densamma för alla deltagande arbetstagare inom driftsenheten.

Ersättningen baseras på ordinarie lön, vilket definieras som ”den regelmässigt utgående kontanta lön som arbetstagaren skulle ha haft under stödmånaden om han eller hon inte hade deltagit i korttidsarbete” upp till ett tak om 44 000 kronor.

Nedan följer en tabell över kostnadsfördelning, för det fall att stöd erhålls:

Nivå	Arbetstidsminskning	Löneminskning	Arbetsgivare	Stat	Arbetsgivarens minskade kostnader
1	20	4 %	1 %	15 %	-19 %
2	40	6 %	4 %	30 %	-36 %
3	60	7,5 %	7,5 %	45 %	-53 %

Sammanfattningsvis är möjligheten till stöd vid korttidsarbete sannolikt en attraktiv lösning för både många arbetsgivare och anställda. Det finns dock ett antal osäkerhetsfaktorer som behöver beaktas. Utöver att det ännu inte finns någon formell lagstiftning på plats, är det inte helt tydligt hur bedömningarna av rätten till stöd kommer att ske. Exempelvis är det svårt att på förhand avgöra om man bedöms ha ”uttömt andra åtgärder”.

4 7

För bolag som önskar ansöka om stöd för korttidsarbete är det viktigt att ta höjd för dessa riskfaktorer innan eventuella avtal ingås med anställda/fackförbund eller ansökan görs hos Tillväxtverket, särskilt då stödet kommer att lämnas som tidigast den 7 april 2020.

Hur går det praktiskt till att söka stöd?

Ännu har det inte kommit så många detaljer om hur stödet praktiskt kommer att administreras. Man kan därför räkna med att Tillväxtverket inom kort kommer att lämna närmre information om hur man ska gå tillväga. Håll därför koll på Tillväxtverkets hemsida.

Det vi vet redan nu är i korthet följande.

Stödet söks hos Tillväxtverket, via xxxxxxxxxxxxxx.xx. Som tidigast kan stödet sökas den 7 april 2020, trots att det är möjligt att få stöd avseende lön som avser tiden från den 16 mars 2020.

Stöd kan lämnas till dig som arbetsgivare efter godkännande av Tillväxtverket. Om du har fått ett godkännande kan du ansöka om preliminärt stöd hos Tillväxtverket för en första period om högst sex månader. Om de ekonomiska svårigheterna kvarstår får tidsperioden förlängas med tre månader. Den första stödmånaden ska infalla senast 45 dagar efter ett godkännande om stöd. I annat fall får stöd inte lämnas.

En ansökan om förlängning av stödet ska ha kommit in till Tillväxtverket inom fyra kalendermånader från det att stödperioden om sex kalendermånader inletts.

Det är arbetsgivaren som ska visa att man har rätt till stöd. Det behövs därför i ansökan bland annat ett tydligt underlag på att man har hamnat i tillfälliga allvarliga ekonomiska svårigheter.

Det stöd som betalas ut är preliminärt. När preliminärt stöd har lämnats ska avstämning göras vid utgången av den tredje kalendermånaden från då en stödperiod inleddes och därefter senast var tredje månad från den första avstämningstidpunkten. Avstämningen innebär en jämförelse och bedömning av om den genomsnittliga arbetstids- och löneminskningen som har tillämpats överensstämmer med de angivna nivåerna i lagen och de avtal som har slutits.

Om den faktiska arbetstiden skiljer sig från det underlag som stödet baseras på kan arbetsgivaren komma att bli skyldig att betala tillbaka stöd.

En anmälan om avstämning ska ha kommit in till Tillväxtverket inom två veckor från avstämningstidpunkten. I anmälan ska arbetsgivaren ange om man är skyldig att betala tillbaka ett belopp efter en sammanställning. Har man rätt till ytterligare stöd ska detta begäras i anmälan om avstämning. Om inte en anmälan om avstämning ges in inom rätt tid blir arbetsgivaren skyldig att betala tillbaka allt preliminärt stöd.

2. Bonus

Alternativ 1.2, 1.3 och 1.4 ovan kan också kombineras med någon form av bonus eller annat incitament, som utbetalas den dagen den anställde återgår i ”normal” anställning. Detta skulle sannolikt öka möjligheterna att få tillbaka/behålla de anställda när sysselsättningen ökar igen.

5 7

3. MBL-förhandling och LAS

Innan beslut fattas om ett eller flera av alternativen ovan är det viktigt att inte glömma arbetsgivarens förhandlingsskyldighet gentemot berörda fackförbund enligt MBL – oavsett om bolaget har kollektivavtal eller inte. Om ni är osäker på om förhandlingsskyldighet föreligger för ert bolag i er individuella situation, kontakta Xxxxxx Laws arbetsrättsteam.

Vår preliminära bedömning är att inget av alternativen ovan utgör ett kringgående av reglerna om lön vid permittering enligt 21 § LAS, men beroende på vilket alternativ som väljs kan även detta behöva utredas närmare.

4. Vårt arbetsrättsteam

Önskar ni ytterligare information om något av alternativen ovan eller vill diskutera en konkret fråga, vänligen kontakta någon i Xxxxxx Laws arbetsrättsteam, se nästa sida.

Händelseutvecklingen kring coronaviruset är osäker och vi nås av ny information i princip dagligen.

Innehållet i denna skrift återspeglar situationen då den publicerades den 23 mars 2020 och kan komma att justeras.

6 7