Registerförteckning Ver. 1.1

LOC 2019-0097

Registerförteckning Ver. 1.1

Personuppgiftsansvarig: Locum AB, Box 17201, 104 62 Stockholm. Telnr 08-123 170 00. Företrädare: Verkställande direktör Xxxxxx Xxxxxxxxxx. Dataskyddsombud: Xxxx Xxxxxx

Ändamål för behandlingen	Behandlingen omfattar följande typer av personuppgifter	Behandlingen omfattar följande kategorier av registrerade personer	Kategorier av mottagare av personuppgifterna internt och externt	Överföring av personuppgifter sker till tredje land	Hur länge sparas uppgifterna?	Rättslig grund för behandlingen	Berört IT-system eller motsvarande	Behandling – vad gör Locum med personuppgifterna?
För att kunna fullgöra Locums rättigheter och skyldigheter enligt gällande hyresavtal och övriga nyttjanderättsavtal.	Namn, telefonnummer, e-post, adress, personnummer	Hyresgäster samt företrädare för hyresgäster och nyttjanderättshavare	Anställda inom Locum	Nej	Uppgifterna sparas så länge det är nödvändigt för att Xxxxx ska kunna handlägga ärendet och så länge det är förenligt med för Locum gällande gallringstider.	Behandlingarna är nödvändiga för att utföra en uppgift av allmänt intresse	Faciliate, Outlook, ostrukturerad data, Platina, advantum	Registrering av kontaktuppgifter till företrädare för hyresgäst, registrering av behörigheter samt korrespondens med anställda hos hyresgäst
För att kunna fullgöra Locums rättigheter och skyldigheter enligt gällande avtal om teknisk förvaltningsentreprenad (driftavtal)	Namn, telefonnummer, e-post, adress	Företrädare för driftentreprenörer	Anställda inom Locum	Nej	Uppgifterna sparas så länge det är nödvändigt för att Xxxxx ska kunna handlägga ärendet och så länge det är förenligt med för Locum gällande gallringstider.	Behandlingarna är nödvändiga för att utföra en uppgift av allmänt intresse	Faciliate, Outlook, ostrukturerad data, Platina, advantum	Registrering av kontaktuppgifter till företrädare för driftentreprenör, registrering av behörigheter samt korrespondens med anställda hos driftentreprenör
För att kunna hantera felanmälningar och andra inkommande ärenden från hyresgäster och driftpersonal	Namn, befatttning, telefonnummer, e-post, adress	Hyresgäster, driftpersonal, allmänhet, kunder, leverantörer, anställda inom Locum och konsulter. Personer som ringer till Locums kundtjänst.	Anställda inom Locum, driftentreprenör, FM- leverantör, konsulter	Nej	Uppgifterna sparas så länge det är nödvändigt för att Locum ska kunna handlägga ärendet och så länge det är förenligt med för Locum gällande gallringstider.	Behandlingarna är nödvändiga för att utföra en uppgift av allmänt intresse	Faciliate, Telia Nice inspelningssystem	Registrering av kontaktuppgifter till anmälaren i ärendesystemet, dialog i ärendet med anmälaren, skickar ärendeuppgifter till driftentreprenör eller FM- leverantör. Dokumenterar inkommande telefonsamtal genom ljudinspelning.
För att Xxxxx ska kunna fullgöra sina rättigheter och skyldigheter enligt gällande serviceavtal för FM-tjänster som levereras till våra kunder.	Namn, e-post och telefonnummer	Företrädare för hyresgäster och kunder avseende FM-tjänster	Anställda inom Locum samt FM-leverantör	Nej	Uppgifterna sparas så länge det är nödvändigt för att Locum ska kunna handlägga ärendet och så länge det är förenligt med för Locum gällande gallringstider.	Behandlingarna är nödvändiga för att utföra en uppgift av allmänt intresse	Faciliate, HyperDoc	Registrering av kontaktuppgifter till ansvarig person för tecknade serviceavtal.
För att kunna fullgöra Locums skyldigheter i samband med entreprenadavtal, innefattande att ha kontroll över vilka som har tillgång till våra byggarbetsplatser samt kontaktuppgifter till anhöriga till personal på byggarbetsplats. Projektadministration och hantering av dokumentation inom ett byggprojekt.	Namn, telefonnummer, e-post, adress, cv, organisations- tillhörighet, personbild	Anställda inom Locum, anställda hos anlitade företag, t.ex. byggentreprenörer eller konsultföretag, hyresgäster, anhöriga till anställda.	Anställda inom Locum konsulter, entreprenörer och hyresgäster	Nej	Uppgifterna sparas så länge det är nödvändigt för att Locum ska kunna handlägga ärendet och så länge det är förenligt med för Locum gällande gallringstider.	Behandlingarna är nödvändiga för att utföra en uppgift av allmänt intresse	Avtalsdatabasen, Platina, Outlook, ID06, ProjectPlace, Apricon, PTS, Entral (system för elektronisk personalliggare)	Registrering av kontaktuppgifter till företrädare för entreprenören, behörighetsregistrering samt korrespondens med företrädare för entreprenören under projekttiden. Registrering av in- och utpasseringstider kopplade till individer samt vid olycka/kris uttag av lista över på arbetsplatsen inregistrerade individer inklusive utläming av denna lista till räddningstjänst eller motsvarande. Registrering av projektdeltagare på projektplatser för projektadministration. Utskick till projektdeltagare.
För att kunna fullgöra Locums rättigheter och skyldigheter enligt gällande konsultavtal, tjänsteavtal och övriga avtal	Namn, befattning, telefonnummer, e-post, adress	Anställda inom Locum, anställda hos anlitade företag, t.ex. byggentreprenörer eller konsultföretag, m.fl.	Anställda inom Locum	Nej	Uppgifterna sparas så länge det är nödvändigt för att Locum ska kunna handlägga ärendet och så länge det är förenligt med för Locum gällande gallringstider.	Behandlingarna är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse	Platina, advantum, Unit 4 ERP, Basware, Outlook, avtalsdatabasen (e-avrop)	Registrering av kontaktuppgifter till företrädare för konsulten, behörighetsregistrering samt korrespondens med företrädare för konsulten
För att kunna fullgöra Locums skyldigheter i samband med upphandlingar	Namn, telefonnummer, e-post, adress, cv	Anställda hos offertlämnande företag	Anställda inom Locum	Nej	Uppgifterna sparas så länge det är nödvändigt för att Locum ska kunna handlägga ärendet och så länge det är förenligt med för Locum gällande gallringstider.	Behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse samt har Locum en rättslig förpliktelse att följa lagen om offentlig upphandling	e-Avrop, avtalsdatabasen, advantum, Platina, Outlook	Kontroll av cv:n inlämnade av anbudsgivare, kontroll av projektorganisation hos anbudsgivare samt kontakt med referenspersoner under utvärderingen av anbud.
Kontrollera att anbudsgivare i en upphandling inte har skatteskulder och därmed kvalificerad att bli tilldelad avtal	Namn, personnummer	Anbudsgivare som är enskild näringsidkare som lämnat anbud i upphandling	Anställda inom Locum	Nej	Uppgifterna sparas så länge det är nödvändigt för att Locum ska kunna handlägga ärendet och så länge det är förenligt med för Locum gällande gallringstider.	Behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse samt har Locum en rättslig förpliktelse att följa lagen om offentlig upphandling.	Dokument förvarad på en behörighetsstyrd mapp på filserver.	Kontrollerar anbudsgivarens skatteskuld hos berörd myndighet samt sparar resultatet.
För att kunna tillhandahålla parkeringstjänster på sjukhus	Namn, adress, personnummer, registreringsnummer, betalkortsnummer, anställningsnummer	Anställda inom Region Stockholm, anställda hos anlitade företag, t.ex. byggentreprenörer eller konsultföretag, besökare på sjukhus	Anställda hos leverantören	Nej	Uppgifterna sparas så länge det är nödvändigt för att Locum ska kunna handlägga ärendet och så länge det är förenligt med för Locum gällande gallringstider.	Behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse.	System hos leverantören Apcoa	Leverantören behöver uppgifterna för att kunna ge parkeringstillstånd till anställda, utfärdande av kontrollavgifter samt hantering av inkassoärenden.

Ändamål för behandlingen	Behandlingen omfattar följande typer av personuppgifter	Behandlingen omfattar följande kategorier av registrerade personer	Kategorier av mottagare av personuppgifterna internt och externt	Överföring av personuppgifter sker till tredje land	Hur länge sparas uppgifterna?	Rättslig grund för behandlingen	Berört IT-system eller motsvarande	Behandling – vad gör Locum med personuppgifterna?
För att förbättra säkerheten i parkeringshus och utsatta områden samt för att förhindra, förebygga och utreda brott	Video, bilder	Hyresgäster, personal på sjukhus, driftpersonal, allmänhet	Anställda inom Locum samt driftpersonal	Nej	Uppgifterna sparas så länge det är nödvändigt för att Locum ska kunna handlägga ärendet och så länge det är förenligt med för Locum gällande gallringstider.	Behandlingarna är nödvändiga för att utföra en uppgift av allmänt intresse samt har Locum ett berättigat intresse av att upprätthålla säkerheten på aktuella Locums platser	Övervakningssystem, bevakningskamera m.fl.	Inspelning och lagring samt vid behov utlämnande till polis m.fl.
För att kontrollera att inpasserande till lokaler i Locums fastigheter har rätt att passera	Namn, personnummer, HSA-id, personbild, passertider,	Hyresgäster, personal på sjukhus, driftpersonal, entreprenörer	Anställda inom Locum samt driftpersonal	Nej	Uppgifterna sparas så länge det är nödvändigt för att Locum ska kunna handlägga ärendet och så länge det är förenligt med för Locum gällande gallringstider.	Behandlingarna är nödvändiga för att utföra en uppgift av allmänt intresse samt har Locum ett berättigat intresse av att ha kontroll över vilka personer som rör sig inom Locums byggnader	Passersystem/nyckel- system till exempel Aptus, RCO, Assa Abloy arx	Utfärande av passerkort, registrering av behörighet till lokaler, registrering av tillträde till Locums lokaler.
För att administrera besökare till Locum	Namn, telefonnummer, e-post, arbetsplats	Besökare till Locum	Anställda inom Locum	Nej	Uppgifterna sparas så länge det är nödvändigt för att Locum ska kunna handlägga ärendet och så länge det är förenligt med för Locum gällande gallringstider.	Behandlingarna är nödvändiga för att utföra en uppgift av allmänt intresse	EastCoast	Registrering av personer som besöker Locums huvudkontor.
För att ge tillgång till Locums ritningsarkiv	Namn, befattning, e- post, telefonnummer	Anställda inom Locum, konsulter samt externa användare	Anställda inom Locum	Nej	Uppgifterna sparas så länge det är nödvändigt för att Locum ska kunna handlägga ärendet och så länge det är förenligt med för Locum gällande gallringstider.	Behandlingarna är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse	Advantum	Behörighetskontroll, kontroll av identitet, spårbarhet samt skicka ut information från systemet.
För att skapa förståelse för Locums organisation och verksamhet samt förmedla nyheter om Locum.	Namn, befattning, telefonnummer, e-post och personbild	Anställda inom Locum, konsulter, företrädare för hyresgäster och entreprenörer samt övriga intressenter	Öppet för alla	Nej	Uppgifterna sparas så länge det är nödvändigt för att Locum ska kunna handlägga ärendet och så länge det är förenligt med för Locum gällande gallringstider.	Behandlingarna är nödvändiga för att utföra en uppgift av allmänt intresse. Samtycke avseende bilder.	Locums hemsida, My NewsDesk	Publicerar kontaktuppgifter till medarbetare via en telefonlista, personuppgifter förekommer i nyheter för att ge aktuell information om relevanta händelser inom Locums verksamhet. Förmedlar nyheter till journalister för publicering
För att informera om Locums verksamhet i tryckt och digital form	Namn, befattning, telefonnummer, e-post och personbild	Anställda inom Locum, konsulter, företrädare för hyresgäster och entreprenörer samt övriga intressenter	Öppet för alla	Nej	Uppgifterna sparas så länge det är nödvändigt för att Locum ska kunna handlägga ärendet och så länge det är förenligt med för Locum gällande gallringstider.	Behandlingarna är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse	Tidningen Rum, andra trycksaker framtagna av Locum	I tryckta publikationer informera om nyheter, pågående projekt eller initiativ inom Locum.
För att kunna skicka ut kundtidning samt annan tryckt information	Namn, adress, e-post	Allmänhet, styrelsemedlemmar, f.d. anställda, kunder/hyresgäster och leverantörer.	Anställda inom Locum, anlitade tryckerier samt leverantör som genomför kontroll mot skatteverket	Nej	Uppgifterna sparas så länge det är nödvändigt för att Locum ska kunna handlägga ärendet och så länge det är förenligt med för Locum gällande gallringstider.	Behandlingarna är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse	Adressdatabasen	Registering av mottagare av Locums kundtidning, uppdatering av denna information genom kontroll mot skatteverket.
För att möjliggöra e-post utskick till kunder och intressenter	Namn, e-post	Kunder och intressenter	Anställda inom Locum, kunder	Nej	Uppgifterna sparas så länge det är nödvändigt för att Locum ska kunna handlägga ärendet och så länge det är förenligt med för Locum gällande gallringstider.	Behandlingarna är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse	Apsis	Adressering av e-postutskick med information om Locum
För att stärka Locums varumärke	Namn, personbild, film, befattning, telefonnummer	Anställda inom Locum, kunder, intressenter	Öppet för alla	Nej	Uppgifterna sparas så länge det är nödvändigt för att Locum ska kunna handlägga ärendet och så länge det är förenligt med för Locum gällande gallringstider.	Behandlingarna är nödvändiga för ändamålet, sk. intresseavvägning	Youtube, Facebook, Instagram, Linkedin	Förmedlar nyheter om Locums verksamhet
Nöjd kund-mätning	Namn, telefonnummer, e-post, befattning, vilket sjukhus kunden arbetar på och vem som är förvaltare.	Kontaktpersoner hos hyresgäster	Anställda hos enkätleverantören, anställda inom Locum	Nej	Uppgifterna sparas så länge det är nödvändigt för att Locum ska kunna handlägga ärendet och så länge det är förenligt med för Locum gällande gallringstider.	Locum har ett berättigat intresse av att utföra behandlingen	Digital enkät, excel, lagring på filserver	Uppgifterna används för att kunna kontakta utvalda kunder samt för att kunna koppla kundens svar till det sjukhus kunden arbetar på.
För att lagra av bilder tänkta för publicering på till exempel Locums hemsida och intranät samt i tidningar, annonser och broschyrer för dokumentation av verksamheten samt lagring av publicerade trycksaker	Bilder, filmer, namn, telefonnummer, e-post, befattning och adress	Anställda inom Locum, f.d. anställda inom Locum, konsulter, anställda inom SLL, fotografer, barn och allmänhet	Anställda inom Locum, inbjudna leverantörer i form av bildbyråer	Nej	Uppgifterna sparas så länge det är nödvändigt för att Locum ska kunna handlägga ärendet och så länge det är förenligt med för Locum gällande gallringstider.	Samtycke	Cumulus	Lagrar personbilder med tillhörande personuppgifter. Säkerställer att samtycke till publicering finns för lagrade bilder. Säkerställer att fotografens rättighet till lagrade bilder finns dokumenterad.

Ändamål för behandlingen	Behandlingen omfattar följande typer av personuppgifter	Behandlingen omfattar följande kategorier av registrerade personer	Kategorier av mottagare av personuppgifterna internt och externt	Överföring av personuppgifter sker till tredje land	Hur länge sparas uppgifterna?	Rättslig grund för behandlingen	Berört IT-system eller motsvarande	Behandling – vad gör Locum med personuppgifterna?
För att kunna fullgöra Locums skyldigheter i samband med diarieföring och arkivering enligt offentlighetsprincipen	Namn, e-post, telefonnummer, befattning, organisationstillhörighe t	Anställda inom Locum och allmänhet	Anställda inom Locum	Nej	Uppgifterna sparas så länge det är nödvändigt för att Xxxxx ska kunna handlägga ärendet och så länge det är förenligt med för Locum gällande gallringstider.	Behandlingen är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse	Platina, advantum	Registrerar användarkonto så att medarbetare kan diarieföra inkommande och utgående handlingar. Registrerar personuppgifter kopplade till allmänna handlingar.
För att genomföra samverkan med pensionär- och handikapporganisationer	Namn, e-post, organisationstillhörighe t, adress, telefonnummer	Utsedda representanter från de olika organisationerna	Anställda inom Locum	Nej	Uppgifterna sparas så länge det är nödvändigt för att Locum ska kunna handlägga ärendet och så länge det är förenligt med för Locum gällande gallringstider.	Behandlingarna är nödvändiga för att utföra en uppgift av allmänt intresse	Register i Excel, förvaras på filserver	Administration av kallelser till möten samt delgivande av protokoll från möten.
För att kunna fullgöra Locums rättigheter och skyldigheter gällande anställningsavtal inklusive kompetens- och utvecklingsplanering samt genomförande och uppföljning av obligatoriska utbildningar samt medarbetarundersökning.	Namn, personnummer, adress, telefonnummer, kontaktuppgifter till anhöriga, befattning, HSA-id. Namn och personnummer på barn. Uppgifter om hälsa, bakgrundskontroll avseende bolags- engagemang, utdrag ur belastningsregister, bisysslor, medlemskap i idrottsförening.	Anställda inom Locum och övriga med ersättning från Locum, t.ex. styrelsemedlemmar och medlemmar i samverkansråd	Anställda inom Locum, konsulter inom personaladministration, systemleverantörer, bank, skattemyndigheten, försäkringskassan, pensionsföretag, enkätföretag	Nej	Uppgifterna sparas så länge det är nödvändigt för att Locum ska kunna handlägga ärendet och så länge det är förenligt med för Locum gällande gallringstider.	Behandlingarna är nödvändiga för fullgörande av avtal	Hogia Lön och personal, Platina, advantum, fysiska dokument, fysiska arkiv, ostrukturerad data, ProCompetence, Lärtorget, Winningtemp	Säkerställer att medarbetare får rätt villkor enligt anställningsavtal, koppling till Skatteverket, utskick av anställningsavtal och annan information, möjliggöra kontakt med medarbetare utanför jobbet, ta ut statistik, övrig personaladministration samt lagrar och registrerar medarbetares personakt. Framtagning av individuell verksamhetsplan, dokumentation av medarbetarsamtal för planering och prioritering av kompetensutvecklande insatser. Uppföljning av genomförda utbildningar.
För att administera personalförmåner enligt anställningsavtal	Namn, personnummer, adress, telefonnummer, e-post, kontaktuppgifter till närmast anhörig	Anställda inom Locum	Anställda inom Locum, systemleverantör samt berörd leverantör för beställd förmån	Nej	Uppgifterna sparas så länge det är nödvändigt för att Locum ska kunna handlägga ärendet och så länge det är förenligt med för Locum gällande gallringstider.	Behandlingarna är nödvändiga för fullgörande av avtal	Benify	Används för kontroll av användare, koppling till lönesystemet, utskick av bekräftelse för beställda förmåner samt leverans av förmåner.
För att genomföra rekrytering av nya medarbetare	CV och personligt brev	Arbetssökande	Anställda inom Locum och SLL, anställda hos rekryteringsföretag	Nej	Uppgifterna sparas så länge det är nödvändigt för att Xxxxx ska kunna handlägga ärendet och så länge det är förenligt med för Locum gällande gallringstider.	Behandlingarna är nödvändiga för ändamålet, sk. intresseavvägning	Varbi	CV och personligt brev registreras av arbetssökande för att kunna behandlas av Locum för att förenkla rekryteringsprocessen.
För att skapa förståelse för Locums organisation och verksamhet inklusive ledningssystem och kompetensöverföring	Namn, befattning, telefonnummer, e-post, film och personbild	Anställda inom Locum, konsulter, företrädare för hyresgäster och entreprenörer samt övriga intressenter	Anställda inom Locum och bemanningskonsulter	Nej	Uppgifterna sparas så länge det är nödvändigt för att Locum ska kunna handlägga ärendet och så länge det är förenligt med för Locum gällande gallringstider.	Behandlingarna är nödvändiga för att utföra en uppgift av allmänt intresse. Samtycke avseende bilder.	Locums intranät	Kontakt med medarbetare via en telefonlista, personuppgifter förekommer i nyheter för att ge aktuell information om relevanta händelser inom Locums verksamhet
För att dokumentera och hantera myndighets-besiktningar och eventuella åtgärder samt incidentrapportering	Namn, e-post och telefonnummer	Anställda inom Locum, konsulter, besiktningsman, driftentreprenörer, den som rapporterar en incident på Locums hemsida	Anställda inom Locum, konsulter, besiktningsman och driftentreprenör	Nej	Uppgifterna sparas så länge det är nödvändigt för att Locum ska kunna handlägga ärendet och så länge det är förenligt med för Locum gällande gallringstider.	Behandlingarna är nödvändiga för att utföra en uppgift av allmänt intresse	REQS	Hantering av ansvarig för myndighetsbesiktningar och incidenter och registrering av kontaktperson. Registrering av användarkonto.
För att hantera mediauppföljning av användning av värme, vatten och el i fastigheter	Namn, e-post och telefonnummer	Anställda inom Locum, konsulter,drift- entreprenörer	Anställda inom Locum	Nej	Uppgifterna sparas så länge det är nödvändigt för att Locum ska kunna handlägga ärendet och så länge det är förenligt med för Locum gällande gallringstider.	Behandlingarna är nödvändiga för att utföra en uppgift av allmänt intresse	Momentum RC	Registrering av användare i systemet så att medarbetare kan utföra sina arbetsuppgifter, nå ut med kontaktuppgifter
För att hantera all ekonomisk information som avser Locums verksamhet.	Namn, befattning och e- post	Anställda inom Locum och konsulter	Anställda inom Locum	Nej	Uppgifterna sparas så länge det är nödvändigt för att Locum ska kunna handlägga ärendet och så länge det är förenligt med för Locum gällande gallringstider.	Behandlingen är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse	Unit4 ERP, NetMaker, BGLink	Registrering av användare i systemet så att medarbetare kan utföra sina arbetsuppgifter och tidrapportera. Nå ut med kontaktuppgifter så att medarbetare kan kontakta varandra. Den ekonomiska informationen inkluderar bland annat tidrapportering, bokslut, reskontra, kundfakturering, budget och prognoser.

Ändamål för behandlingen	Behandlingen omfattar följande typer av personuppgifter	Behandlingen omfattar följande kategorier av registrerade personer	Kategorier av mottagare av personuppgifterna internt och externt	Överföring av personuppgifter sker till tredje land	Hur länge sparas uppgifterna?	Rättslig grund för behandlingen	Berört IT-system eller motsvarande	Behandling – vad gör Locum med personuppgifterna?
För att lagra och hantera inkommande fakturor	E-post och personuppgifter som förekommer i fakturor	Anställda och företrädare för leverantörer	Anställda inom Locum	Nej	Uppgifterna sparas så länge det är nödvändigt för att Locum ska kunna handlägga ärendet och så länge det är förenligt med för Locum gällande gallringstider.	Behandlingarna är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse	Unit4 Elektronisk Fakturahantering (EFH)	Registrering av användare i systemet så att medarbetare kan utföra sina arbetsuppgifter, lagring av leverantörsfakturor, skicka leverantörsfakturor till rätt personer för godkännande
För ett genomföra automatiserade kontroller av leverantörsbetalningar	Namn, personnummer, e-post, adress	Anställda och företrädare för leverantörer	Anställda hos systemleverantören	Nej	Uppgifterna sparas så länge det är nödvändigt för att Locum ska kunna handlägga ärendet och så länge det är förenligt med för Locum gällande gallringstider.	Behandlingarna är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse	Inyett	Behandlingen utförs i syfte att säkert identifiera företag och privatpersoner för att upptäcka dubbelbetalningar, betalningar till bluffbolag, betalning till bolag som saknar F-skatt, betalningar till bolag som har skulder hos Kronofogden, avvikande betalmönster och betalningar som överstiger inställd limit.
För att kunna administrera och möjliggöra åtkomst till Locums IT- miljö samt hantering och registrering av inkomna IT- supportärenden.	Namn, e-post, telefonnummer, befattning, personnummer	Anställda inom Locum, konsulter och den som beställer ett IT- supportärende	Anställda inom Locum och konsulter. Personer med åtkomst till den Elektroniska katalogen	Nej	Uppgifterna sparas så länge det är nödvändigt för att Locum ska kunna handlägga ärendet och så länge det är förenligt med för Locum gällande gallringstider.	Behandlingarna är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse	Active Directory, Elektroniska katalogen, OTRS, eget verktyg för IT- anmälningar	Behörighetskontroll till system, möjliggöra åtkomst till Locums IT- miljö samt nå ut med kontaktuppgifter, exportera kontaktuppgifter till andra IT- system, registrering av supportärenden, återkoppla inkomna supportärenden till beställaren.
För att kunna bedöma regel-eller kravefterlevnad avseende informationssäkerhet och dataskydd	Namn, HSA-id, roll, arbetsplats, e-postadress, telefonnummer, samarbetsgrupper, ansvarsområden.	Medarbetare inom Locum, externa personer t.ex. konsulter eller representanter från leverantörer.	Anställda inom Locum, samt inom Regionledningskontoret	Nej	Radering sker enligt Region Stockholms gällande regler.	Behandlingen är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse	Compliance-portalen	System för bedömning av regel- eller krav-efterlevnad (compliance) i förhållande till Region Stockholms riktlinjer för informationssäkerhet, dataskydd samt andra krav på informationssäkerhet och dataskydd. Systemet stödjer bl.a. följande funktioner: GAP-analys, riskanalys, åtgärdsplan, statusöversikt över it-system och verksamheter, lagra samt exportera/skriva ut ovanstående uppgifter.
För att kunna tillhandahålla en snabb, säker och enkel kommunikation vid larm, incidenter och kriser.	Namn, befattning, e- post och telefonnummer	Anställda inom Locum, konsulter, hyresgäst, driftentreprenörer	Anställda inom Locum, konsulter, kontaktpersoner hos hyresgäster, anställda hos driftentreprenörer anställda hos systemleverantör	Nej	Uppgifterna sparas så länge det är nödvändigt för att Locum ska kunna handlägga ärendet och så länge det är förenligt med för Locum gällande gallringstider.	Behandlingarna är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse	SoftCrisis, system hos räddningstjänst, bevakningslarmcentral (Avarn) och SOS Alarm	Registrering av användare i system, möjliggöra informationsspridning, sammankallning av krisledning samt åtgärdsunderlag till räddningstjänst, bevakningslarmcentral (Avarn) och SOS Alarm.
För att kunna erbjuda anställda och samarbetspartners en sk. visselblåsarfunktion.	Namn och kontaktuppgifter	Användare av visselblåsarfunktion	Anställda inom berörd advokatbyrå, bolagsjurist samt berörd avdelningsdirektör inom Locum.	Nej	Uppgifterna sparas så länge det är nödvändigt för att Locum ska kunna handlägga ärendet och så länge det är förenligt med för Locum gällande gallringstider.	Behandlingarna är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse samt för att fullgöra en rättslig förpliktelse.	E-post, vid utredning förvaras handlingar i kassaskåp som hanteras av säkerhetsenheten.	Personuppgifter som lämnas i visselblåsartjänsten behandlas för att utreda och beivra oegentligheter.
För att kunna redovisa Locums deltagande i nätverk och intresseorganisationer	Namn, befattning	Anställda inom Locum	Anställda inom Locum	Nej	Uppgifterna sparas så länge det är nödvändigt för att Locum ska kunna handlägga ärendet och så länge det är förenligt med för Locum gällande gallringstider.	Behandlingarna är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse	Lista i excel, publicerad på intranät	Registrering av Locums representant och publicering av densamma för övriga anställda.
För att kunna hantera säkerhetsskyddskontroller	För- och efternamn, personnummer, telefonnummer, födelseort, medborgarskap, befattning, bolag, resultat av registerkontroll mm.	Anställda inom Locum, konsulter och representanter för leverantörer	Anställda inom Locum, ansvarig inom Region Stockholm, SÄPO	Nej	Uppgifterna sparas så länge det är nödvändigt för att Locum ska kunna handlägga ärendet och så länge det är förenligt med för Locum gällande gallringstider.	Behandlingarna är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse som åvilar den registeransvarige med stöd av Säkerhetsskyddslagen (2018:585)	Lista i excel som lagras i en "stand-alone" dator samt fysiska dokument som allt förvaras inlåst.	Förteckning med rubriken godkänd säkerhetsprövning som innehåller aktuellt uppdrag, personnamn, datum och ett ok, i syfte att ha kontroll över vilka som godkänts efter säkerhetsprövning i enlighet med säkerhetsskyddslagen.
För att kunna samarbeta i olika former (chatt, fildelning, möten, inspelning mm), t.ex. vid distansarbete	Namn, e-post, bild, video mm	Anställda inom Locum, externa deltagare	Anställda inom Locum	Nej	Uppgifterna sparas så länge det är nödvändigt för att Locum ska kunna handlägga ärendet och så länge det är förenligt med för Locum gällande gallringstider.	Behandlingarna är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse samt intresseavvägning	Microsoft Teams	Teams används på Locum för att underlätta kommunikation mellan medarbetare. I teamet kan medarbetare dela och lagra filer, hålla digitala möten, spela in möten, chatta och planera gemensamt arbete. När det gäller filer ska endast arbetsmaterial och kopior hanteras som har informationssäkerhetsklass K1 samt som ej omfattas av sekretess.

Ändamål för behandlingen	Behandlingen omfattar följande typer av personuppgifter	Behandlingen omfattar följande kategorier av registrerade personer	Kategorier av mottagare av personuppgifterna internt och externt	Överföring av personuppgifter sker till tredje land	Hur länge sparas uppgifterna?	Rättslig grund för behandlingen	Berört IT-system eller motsvarande	Behandling – vad gör Locum med personuppgifterna?
För att kunna ge anställda mfl inpassering till Locums kontor på Pelarbacken	Namn, kortnummer, passertider	Anställda inom Locum, anställda hos anlitade företag, t.ex. konsultföretag	Anställda inom Locum	Nej	Uppgifterna sparas så länge det är nödvändigt för att Locum ska kunna handlägga ärendet och så länge det är förenligt med för Locum gällande gallringstider.	Behandlingarna är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse	Passagesystemet Exista	Registrering av personer som arbetar på Locums huvudkontor.
Publicering av filmer för utbildnings- och informationssyfte	Rörlig bild och ljud, namn och e-postadress på den som laddar upp material	Anställda inom Locum	Anställda inom Locum	Nej	Uppgifterna sparas så länge det är nödvändigt för att Locum ska kunna handlägga ärendet och så länge det är förenligt med för Locum gällande gallringstider.	Behandlingarna är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse samt intresseavvägning	Microsoft Stream	Microsoft Stream är en videotjänst där man kan ladda upp, visa och dela interna videor på ett säkert sätt. Locum har strukturerat Stream som en intern Locumkanal - endast tillgänglig för medarbetare inom Locum. Alla på Locum kan publicera filmer och inspelningar. Stream är en gemensam lagringsplats för alla interna inspelningar och filmproduktioner inom Locum.
Hantering av data för rapport och analys	Namn, telefonnummer, e-post, adress, befattning	Anställda inom Locum	Anställda inom Locum	Nej	Uppgifterna sparas så länge det är nödvändigt för att Locum ska kunna handlägga ärendet och så länge det är förenligt med för Locum gällande gallringstider.	Behandlingarna är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse	Locums datalager, Qlik Sense, PowerBI	Personuppgifter som registreras i källsystem såsom Faciliate, UBW, Momentum, REQS mfl lagras i datalager och hämtas till Qlik Sense och PowerBI för analyser och rapporter.
För att kunna genomföra byggarbetsplatskontroller	Namn, personnummer, bolagstillhörighet, befattning, identitetskortnummer, ID06-nummer, foto och samordningsnummer	Anställda hos anlitade företag, t.ex. byggentreprenörer och deras underentreprenörer	Anställda på Locum, upphandlad kontrollant	Nej	Uppgifterna sparas så länge det är nödvändigt för att Locum ska kunna handlägga ärendet och så länge det är förenligt med för Locum gällande gallringstider.	Behandlingarna är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse	Ostrukturerad data lagrad på behörighetsstyrd mapp på filserver.	Registeringen sker för att undvika oegentligheter på våra byggarbetsplatser genom kontroll av ID06, arbetstillstånd och vilka underentreprenörer som är på våra byggarbetsplatser.
Publicering av annonser av överblivet material	Namn, e-postadress, telefonnummer	Anställda inom Locum, bemanningskonsulter inom Locum	Anställda inom Locum, bemanningskonsulter inom Locum	Nej	Uppgifterna sparas så länge det är nödvändigt för att Locum ska kunna handlägga ärendet och så länge det är förenligt med för Locum gällande gallringstider.	Behandlingarna är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse	Egenutvecklad app "Locum Market" i PowerApps från Microsoft	Locum Market är en app till mobilen som hjälper projekt och förvaltning att återbruka överblivet materiel. I appen kan man söka efter annonser på överbliven materiel som kan användas inom förvaltningen eller inom LFS-projekt samt skapa egna annonser. Personuppgifter som hanteras är kontaktuppgifter till den som har lagt in annonsen.
Enkäter av olika slag	Namn, e-postadress, fritext fält där känsliga personuppgifter (t.ex. allergier) kan förekomma	Anställda inom Locum, mottagare av enkäter externt	Anställda inom Locum	Nej	Uppgifterna sparas så länge det är nödvändigt för att Locum ska kunna handlägga ärendet och så länge det är förenligt med för Locum gällande gallringstider.	Behandlingarna är nödvändiga för ändamålet, sk. intresseavvägning samt vid icke anonyma enkäter samtycke	Microsoft Forms	I Forms kan enkäter av olika slag enkelt skapas och publiceras. Enkäter kan vara anonyma och då sparas inga personuppgifter. I en icke-anonym sparas alltid respondentens e-postadress. Beroende på vilka frågor som ställs kan känsliga personuppgifter hanteras, t.ex. vid anmälan till event med servering.
Digital signering av dokument, t.ex. beslut och protokoll	Namn, e-postadress, telefonnummer, personuppgifter i dokument som sparas i Adobe Sign.	Anställda inom Locum, externa personer som ska anställas, styrelseledamöter Locum AB,	Anställda inom Locum, styrelseledamöter Locum AB	Ja, med stöd av standardavtals- klausuler i avtalet med Adobe	Uppgifterna sparas så länge det är nödvändigt för att Locum ska kunna handlägga ärendet och så länge det är förenligt med för Locum gällande gallringstider.	Behandlingarna är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse	Adobe Sign	Behandlingen underlättar signering av dokument. Dokument som får signeras digitalt är interna beslut eller motsvarande samt styrelseprotokoll i Locum AB. Signering av anställningsavtal.
Loggning av aktiviteter i datatrafik	Användarnamn, IP- adress	Anställda inom Locum, konsulter med användarkonto i Locums domän	Anställda inom Locum och konsulter.	Nej	Uppgifterna sparas så länge det är nödvändigt för att Locum ska kunna handlägga ärendet och så länge det är förenligt med för Locum gällande gallringstider.	Behandlingarna är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse	Cortex XDR, LogPoint	Behhandlingen är nödvändig för att säkerställa att IT-miljön är säker.
eTjänstekort	Personummer, namn mm	Anställda inom Locum, konsulter med behov av e-tjänstekort	Anställda inom Locum	Nej	Uppgifterna sparas så länge det är nödvändigt för att Locum ska kunna handlägga ärendet och så länge det är förenligt med för Locum gällande gallringstider.	Behandlingarna är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse	Siths Admin, SIS-Capture station, register på skyddad mapp på filserver	Behandlingen är nödvändig för att uppfylla kravet från Region Stockholm att samtliga anställda ska ha eTjänstekort, det är också nödvändigt för att kunna arbeta på distans.
Konsult- och entreprenadkort	Personummer, namn mm	Konsulter med behov inpassering på Locums huvudkontor, personal hos entreprenörer som har uppdrag i Locums fastigheter	Anställda inom Locum	Nej	Uppgifterna sparas så länge det är nödvändigt för att Locum ska kunna handlägga ärendet och så länge det är förenligt med för Locum gällande gallringstider.	Behandlingarna är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse	Seriline, xxxxxxxxxxx.xx	Kortet används som en identifiering vid arbeten i Locums fastigheter eller lokaler samt kan vid behov kopplas till passerfunktion.