Avtal om utbyte av

Avtal om utbyte av

personuppgifter

I lydelse från och med 2021-12-01

OFR Allmän kommunal verksamhet OFR Hälso- & Sjukvård

OFR Läkare

Lärarförbundet och Lärarnas Riksförbunds samverkansråd AkademikerAlliansen och till AkademikerAlliansen anslutna riksorganisationer

Förhandlingsprotokoll 2021-11-29

Avtal om utbyte av personuppgifter

Parter

Sveriges Kommuner och Regioner och Sobona – Kommunala företagens arbetsgivarorganisation å ena sidan, samt

OFRs förbundsområden Allmän kommunal verksamhet, Hälso- och sjukvård samt Läkare jämte i förbundsområdena ingående organisationer, Lärarförbundets och Lärarnas Riksförbunds Samverkansråd samt AkademikerAlliansen och till AkademikerAlliansen anslutna riksorganisationer å den andra.

§ 1 Innehåll m.m.

Parterna träffar detta kollektivavtal, Avtal om utbyte av personuppgifter. Till avtalet hör även bestämmelser enligt följande bilagor:

a) Samkörning och utbyte av personuppgifter om facklig tillhörighet (bilaga 1)

b) Centrala protokollsanteckningar (bilaga 2)

c) LOK 21 (bilaga 3 och 3 a).

§ 2 Syfte

Värna den enskildes integritet och uppfylla krav enligt dataskyddslagstiftningen

Det ligger i fackligt anslutna arbetstagares intresse såväl som arbetstagarorganisation, arbetsgivare och arbetsgivarorganisation att utbyte av personuppgifter mellan arbetsgivare och arbetstagarorganisation sker för att tillvarata rättigheter och skyldigheter enligt lag och kollektivavtal.

Syftet med detta avtal är därför att säkerställa att utbyte av personuppgift om facklig tillhörighet kan ske på ett rättssäkert sätt som uppfyller kraven i dataskyddslagstiftningen.

§ 3 Tillämpningsområde

Tillämpning

Om inte annat följer av lag, förordning eller statlig myndighetsföreskrift omfattar detta avtal endast utbyten av facklig tillhörighet, samt i förekommande fall andra personuppgifter för dessa berörda arbetstagare, avseende arbetstagare som omfattas av mellan parterna vid var tid gällande kollektivavtal och i enlighet med ändamålen i bilaga 1, § 1.

Definition

Personuppgift om facklig tillhörighet motsvarar i detta kollektivavtal uppgift om tillhörighet i fackförening enligt Dataskyddsförordningen (GDPR) och utgör en känslig personuppgift.

§ 4 Ändringar och tillägg

I kollektivavtalet ska också ingå de ändringar och tillägg till avtalets bestämmelser som parterna under avtalets giltighetsperiod träffar överenskommelse om.

Vid förändring av dataskyddslagstiftningen eller föreskrifter som berör den känsliga personuppgiften facklig tillhörighet och som påverkar avtalets tillämpning ska avtalet tas upp för omförhandling.

§ 5 Tvisters handläggning

Uppstår tvist som rör tolkning och tillämpning av detta avtal och av överenskommelse som slutits med stöd av detta avtal ska ärendet handläggas i den ordning som föreskrivs i Kommunalt Huvudavtal (KHA) eller i Sobonas förhandlingsordningsavtal.

§ 6 Fredsplikt

Förhandlingar om bestämmelser enligt detta avtal under tid då denna överenskommelse gäller ska föras under fredsplikt.

§ 7 Rekommendation om lokalt kollektivavtal Avtal om utbyte av personuppgifter

Parterna rekommenderar berörda arbetsgivare som är kommun, region eller kommunalförbund och berörd arbetstagarorganisation att träffa kollektivavtal –

LOK 21 Avtal om utbyte av personuppgifter – med den utformning och det innehåll som framgår av bilaga 3.

För övriga arbetsgivare anslutna till Sobona – Kommunala företagens arbetsgivarorganisation träffas härmed lokalt kollektivavtal om Avtal om utbyte av personuppgifter enligt bilaga 3 a.

Ej möjlighet till lokala avvikelser

Ändringar eller tillägg till detta avtal kan inte göras av lokala parter, till exempel genom att ändra eller göra tillägg till LOK 21 Avtal om utbyte av personuppgifter.

§ 8 Ny teknisk lösning och uppdatering av avtalet

Parterna är överens om att tillsammans arbeta för en förbättrad rutin för utbyte av personuppgifter om facklig tillhörighet genom att skapa en teknisk lösning där mängden överskottsinformation och antalet behandlingar som innefattar utlämnande av personuppgifter om facklig tillhörighet minskas.

Om och när en ny teknisk lösning är på plats kommer centrala parter behöva se över detta avtal och genomföra de ändringar parterna anser behövs för att avtalet ska motsvara de förändrade och förbättrade processerna enligt den nya tekniska lösningen.

§ 9 Giltighet och uppsägning

Såvida inte särskilt anges gäller Avtal om utbyte av personuppgifter från och med 2021-12-01 tills vidare med en ömsesidig uppsägningstid av 3 kalendermånader. Avtalet kan sägas upp av en eller flera parter. Uppsägning av Avtal om utbyte av personuppgifter ska vara skriftlig och åtföljd av förslag till nytt kollektivavtal.

Avtalet löper således tills vidare men parternas ambition är att så snart som möjligt uppdatera och anpassa avtalet utifrån en förbättrad teknisk lösning.

§ 10 Avslutning

Förhandlingen förklaras avslutad. Vid protokollet

……………………………………………………………………

Justeras

För Sveriges Kommuner och Regioner

…………………………………………………………………… För Sobona - Kommunala företagens arbetsgivarorganisation

……………………………………………………………………

För OFRs förbundsområde Allmän kommunal verksamhet jämte i förbundsområdet ingående organisationer

………………………………….. ………………………………….. Vision Akademikerförbundet SSR

För OFRs förbundsområde Hälso- och sjukvård jämte i förbundsområdet ingående organisationer

……………………………………………………………………

För OFRs förbundsområde Läkare jämte i förbundsområdet ingående organisationer

……………………………………………………………………

För Lärarförbundets och Lärarnas Riksförbunds Samverkansråd

……………………………….. ………………………………….. Lärarförbundet Lärarnas Riksförbund

För AkademikerAlliansen och till AkademikerAlliansen anslutna riksorganisationer

……………………………………………………………………

Bilaga 1

Samkörning och utbyte av personuppgifter om facklig tillhörighet

§ 1 Ändamål för utbyte av personuppgifter om facklig tillhörighet

Ändamål

Mom. 1 Gemensamma ändamål med utbyte av personuppgifter innefattande facklig tillhörighet inom ramen för detta kollektivavtal är att:

a) samköra de personuppgifter som utbyts mellan centrala och lokala parter i syfte att minimera mängden överskottsinformation och antalet utbyten av personuppgifter,

b) genomföra löneöversyn enligt vid var tid gällande kollektivavtal,

c) framställa partsgemensamt underlag och statistik enligt de ändamål som framgår av SÖK-T, och,

d) ta fram en del av underlaget för överenskommelse om facklig tid enligt kollektivavtalet om fackliga förtroendemän – AFF 76/LAFF 76.

Andra ändamål

Mom. 2 Detta avtal omfattar inte behandling av uppgifter om facklig tillhörighet med andra ändamål än de som framgår av Mom. 1.

Mom. 3 Detta avtal begränsar inte behandling av uppgifter om facklig tillhörighet med andra ändamål än de som framgår av Mom. 1.

§ 2 Tillåtet personuppgiftsutbyte enligt GDPR

Parterna är överens om att flera mellan parterna gällande kollektivavtal förutsätter utbyte av personuppgifter om facklig tillhörighet och att parterna enligt dessa avtal är skyldiga att lämna ut personuppgifter till varandra. Enligt detta avtal är parterna rättsligt förpliktade att lämna ut personuppgifter till varandra i den omfattning som framgår av avtalet.

Rättslig förpliktelse att lämna ut känsliga personuppgifter enligt annat avtal begränsas inte av detta avtal.

§ 3 Centrala parters utbyte och samkörning

Mom. 1 Arbetstagarorganisation ska lämna ut listor till SKR med personnummer och uppgift om facklig tillhörighet avseende sina medlemmar för samkörning.

Utlämnandet till SKR sker årligen i samband med SKR och Sobonas insamling av underlag för personal- och lönestatistiken i enlighet med statistikavtalet SÖK T och till dess att en för ändamålet bättre teknisk lösning utvecklats av parterna.

Mom. 2 Efter insamling enligt Mom. 1 ska SKR samköra listorna med uppgift om facklig tillhörighet med arbetsgivares listor över arbetstagare. Med arbetsgivare avses de som ingår i SKR och Xxxxxxx insamling av underlag för personal- och lönestatistik enligt statistikavtalet SÖK T.

Mom. 3 SKR ska lämna ut samkörda listor till respektive arbetstagarorganisation. Listorna ska innefatta personnummer, arbetsgivare, arbetsställenummer enligt kontrolluppgift till Skatteverket samt facklig tillhörighet och endast omfatta personer som är medlemmar hos respektive arbetstagarorganisation.

§ 4 Lokala parters utbyte i samband med löneöversyn

Mom. 1 Efter att arbetstagarorganisation erhållit uppgifter från SKR enligt § 3 Mom. 3 ska organisationen inför hantering enligt § 1, mom. 1, punkt b på arbetsgivarens begäran lämna ut lista till medlemmarnas arbetsgivare i samband med löneöversyn med syfte att användas enligt § 1 mom. 1 b). Listan ska innefatta personnummer och facklig tillhörighet och endast omfatta personer som arbetstagarorganisationen har kännedom om är anställda hos arbetsgivaren.

Mom. 2 Den lista som mottogs enligt Mom. 1 ska arbetsgivaren i samband med löneöversyn påföra uppgift om lön före löneöversyn samt andra vid löneöversyn relevanta uppgifter för respektive arbetstagare.

Listan ska lämnas ut till arbetstagarorganisationen.

Mom. 3 Inför avstämning eller inför avslut av förhandling ska arbetsgivaren påföra den lista som mottogs enligt Mom. 1 uppgift om lön före och efter löneöversyn samt andra vid löneöversyn relevanta uppgifter för respektive arbetstagare. Listan ska lämnas ut till arbetstagarorganisationen.

§ 5 Lokala parters beräkningsunderlag avseende facklig tid

Antalet medlemmar i arbetstagarorganisationen kan utgöra en del av underlaget vid beräkning av behovet av facklig tid i enlighet med AFF 76/LAFF 76. Om lokala parter är eniga om behovet av ett sådant underlag ska organisationen

lämna ut lista över sina medlemmar till arbetsgivaren. Listan ska innefatta personnummer och facklig tillhörighet och endast omfatta personer som arbetstagarorganisationen har kännedom om är anställda hos arbetsgivaren.

§ 6 Risk för försening

Vid förväntad försening av utlämnande enligt §§ 3–4 som kan fördröja parternas gemensamma arbete, ska motparten omgående informeras om förseningen.

Motparten ska samtidigt informeras om orsaken till förseningen samt när leverans beräknas kunna ske.

§ 7 Ansvarsfördelning

Parterna konstaterar att vardera arbetsgivare, arbetsgivarorganisation och arbetstagarorganisation är personuppgiftsansvarig för sin behandling av personuppgifter inom ramen för detta kollektivavtal.

§ 8 Överskottsinformation

Parterna konstaterar att utbyte av personuppgifter inom ramen för detta kollektivavtal innefattar viss behandling av överskottsinformation. Parterna är överens om att hanteringen av överskottsinformation ska minimeras och ske med största försiktighet. Vidare får överskottsinformation endast behandlas i den mån det är nödvändigt för att en part ska kunna fullgöra sina skyldigheter enligt avtalet. Eventuell överskottsinformation ska enligt GDPR gallras snarast möjligt, dock med beaktande av arkivlagen för kommuner, regioner och av dessa hel- eller majoritetsägda bolag.

Anmärkning

Med gallring avses radering eller avidentifiering.

§ 9 Offentlighetsprincipen

Parterna konstaterar att detta avtal inte påverkar tillämpningen av 2 kap. Tryckfrihetsförordningen eller offentlighets- och sekretesslagen med tillhörande föreskrifter.

Bilaga 2

Centrala protokollsanteckningar

1. Partsgemensamt arbete om effektiv och säker uppgiftshantering

Centrala parter är överens om att det finns behov av att på olika sätt förbättra parternas utbyte av personuppgift om facklig tillhörighet med mera. Ett är att minimera utbytet av felaktiga uppgifter, så kallad överskottsinformation och samtidigt säkerställa förutsättningar för att rättigheter och skyldigheter enligt lagar och kollektivavtal kan uppfyllas för individen och parterna som omfattas av avtalet. Vidare finns ett behov av att öka effektiviteten i hanteringen, minimera uppgiftshanteringen och öka säkerheten vid hantering av uppgifter.

Centrala parter är därför överens om att genomföra ett partsgemensamt arbete med syfte att närmare undersöka andra former för matchning och utbyte av personuppgiften facklig tillhörighet och information om aktuell arbetsgivare. I detta arbete ingår att undersöka tekniska, ekonomiska och juridiska förutsättningar och möjligheter för olika lösningar.

Arbetet med att undersöka alternativa former planeras att påbörjas december 2021.

2. Utvärdering

Parterna är överens om att detta kollektivavtal ska utvärderas under hösten 2022, för att säkerställa att avtalet uppfyller syftet.

Bilaga 3

Lokalt kollektivavtal om Avtal om utbyte av personuppgifter

§ 1 Innehåll m.m.

Nedan nämnd arbetsgivare och arbetstagarorganisation träffar denna dag detta kollektivavtal – LOK 21 Avtal om utbyte av personuppgifter.

Till avtalet hör

1. Avtal om utbyte av personuppgifter med tillhörande bilaga 1,

2. bestämmelser enligt §§ 4 och 6 i förhandlingsprotokoll samt bilaga 2, 3 och 3 a undantagna.

§ 2 Giltighet och uppsägning

Detta kollektivavtal gäller från och med 2021-12-01 tills vidare.

Säger central part upp Avtal om utbyte av personuppgifter upphör LOK 21 Avtal om utbyte av personuppgifter att gälla vid samma tidpunkt som Avtal om utbyte av personuppgifter om inte annat överenskoms mellan de centrala parterna.

§ 3 Avslutning

Förhandlingarna förklaras avslutade.

……………………………………. den ……………………..

För ……………………………………………………………………………….

(arbetsgivarparten)

(underskrift)

För …………………………………………………………………………........

(arbetstagarparten)

(underskrift)

Bilaga 3 a

Lokalt kollektivavtal om Avtal om utbyte av personuppgifter

§ 1 Innehåll m.m.

Till det lokala kollektivavtalet om Avtal om utbyte av personuppgifter hör

1. Avtal om utbyte av personuppgifter med tillhörande bilaga 1,

2. bestämmelser enligt §§ 4 och 6 i förhandlingsprotokoll samt bilaga 2, 3 och 3 a undantagna.

§ 2 Giltighet och uppsägning

Säger central part upp Avtal om utbyte av personuppgifter upphör LOK 21 Avtal om utbyte av personuppgifter att gälla vid samma tidpunkt som Avtal om utbyte av personuppgifter om inte annat överenskoms mellan de centrala parterna.