Inbjudan att lämna anbud inom ramavtal Boknings- och bidragslösningar 2017-2

Referensnummer

2017-2

Datum

2019-09-01

Inbjudan att lämna anbud inom ramavtal

Boknings- och bidragslösningar 2017-2

Innehållsförteckning

1 Inbjudan att lämna anbud vid förnyad konkurrensutsättning. 3

1.1 Allmän information 3

1.1.1 Bakgrund 3

1.1.2 Omfattning 3

1.1.3 Kontraktstid 3

1.1.4 Formulär för avropssvar 3

1.2 Administrativa villkor 3

1.2.1 Ramavtalsleverantörsuppgifter 3

1.2.2 Frågor under svarstiden 4

1.2.3 Inlämnande av avropssvar 4

1.2.4 Sista svarsdag 5

1.2.5 Avropssvarets giltighetstid 5

1.2.6 Beslut om tilldelning 5

1.3 Utvärdering av avropssvar 5

1.3.1 Prövning och utvärdering 5

1.3.2 Utvärderingsmodell 5

1.4 Kravpreciseringar 6

1.5 Mervärden 6

1.6 Efterfrågade tjänster och krav 6

1.7 Leveranstid 7

1.8 Avtalsvillkor 7

1.9 Avtalsspärr 7

1. Inbjudan att lämna anbud vid förnyad konkurrensutsättning.

[UM] inbjuder härmed ramavtalsleverantörer inom SKL Kommentus Inköpscentral AB:s ramavtal Boknings- och bidragslösningar 2017-2 med projektnummer 10369 att inkomma med anbud i förnyad konkurrensutsättning.

Dokumentförteckning:

• Xxx [Ex. Verksamhetsbeskrivning]

• Xxx [Ex. Kravprecisering och priser]

• Xxx [Ex. utkast Kontrakt]

• Xxx [Ex. utkast PuB-avtal]

1. Allmän information

[UM], organisationsnummer NNNNNN-NN, här ger ni kort information om er kommun eller region.

1. Bakgrund

Ange kort bakgrund till avropet

2. Omfattning

Beskriv kort omfattningen av avropet. T.ex. vilka förvaltningar som ska nyttja tjänsten, nu och eventuellt på längre sikt.

3. Kontraktstid

Kontraktet gäller för en inledande period om n (x) år. Efter det kan [UM] förlänga kontraktet ytterligare med upp till n (x) år. När kontraktet har löpt i maximalt n (x) år löper det ut utan föregående uppsägning.

Kontraktstid börjar löpa den dag då kontraktet undertecknats av bägge parter.

4. Formulär för avropssvar

Detta dokument är utformat som ett svarsformulär. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx svar ska lämnas direkt i formulärets kryss- och textrutor eller i en bilaga med en tydlig hänvisning i formuläret vid relevant avsnitt.

2. Administrativa villkor

Ramavtalsleverantören ska fylla i uppgifterna nedan.

1. Ramavtalsleverantörsuppgifter

Ramavtalsleverantörens företagsnamn:

     

Organisationsnummer:

     

Adress:

     

Postadress:

     

Telefonnummer (växel):

     

Kontaktperson 1 för anbudet:

Namn:      

Telefonnummer:      

E-post:      

Kontaktperson 2 för ev. införandeprojekt:

Namn:      

Telefonnummer:      

E-post:      

Behörig företrädares namn för undertecknande av avropssvar:      

2. Frågor under svarstiden

Under anbudstiden är det inte tillåtet för [UM] att diskutera anbud, utvärdering etc. med ramavtalsleverantörer på ett sådant sätt att någon leverantör gynnas eller missgynnas. Finner ramavtalsleverantören att avropsförfrågan eller tillhörande dokument i något avseende är oklart eller har något att anföra mot dess innehåll, ska detta omedelbart och under svarstiden skriftligen meddelas till [UM] via [det upphandlingsverktyg som har valts, ex TendSign eller e-Avrop].

Fråga ställs genom att tydligt uppge vilken rubrik frågan gäller samt i förekommande fall bilagenummer.

Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska själv se till att denne tar del av svar på frågor och eventuell övrig information under svarstiden. Ställda frågor av allmänt intresse, som avidentifierats, och svar samt eventuell ytterligare information om inbjudan (såsom förtydliganden och ev. rättelser) kommer att skickas till samtliga ramavtalsleverantörer som erhållit avropsförfrågan. Utskicket sker via e-post till samma e-postadress som inbjudan erhållits.

Sista dag för mottagande av frågor är [datum]. Frågor som ställs efter detta datum kommer inte att besvaras. Svar på frågor skickas sista gången [datum]. (tänk på att ge anbudsgivarna tillräckligt med tid att hinna anpassa sina avropssvar efter nytillkommen information. DENNA TEXT TAS BORT VID AVROP)

3. Inlämnande av avropssvar

Avropssvaret ska vara formulerat på svenska. Avropssvar ska lämnas via [det upphandlingsverktyg som har valts, ex TendSign eller e-Avrop].

Avropssvaret ska innehålla följande dokument för att prövas:

• [Avropsförfrågan (detta dokument)]

• [Bilaga Pris]

4. Sista svarsdag

Avropssvaret, som ska vara skriftligt, ska ha inkommit till [UM] via [det upphandlingsverktyg som har valts, ex TendSign eller e-Avrop] senast [datum]. Denna dag betecknas som ”sista svarsdag”. Avropssvar som inkommer efter detta datum prövas inte.

5. Avropssvarets giltighetstid

Avropssvaret ska vara bindande t o m [datum].

Avropssvarets giltighetstid bekräftas Ja

6. Beslut om tilldelning

Beslut om vilken ramavtalsleverantör som kommer att tilldelas kontrakt samt information om utvärderingen kommer att meddelas samtliga Ramavtalsleverantörer till samma e-postadress som inbjudan erhållits.

Tilldelningsbeslut utgör inte en accept i avtalsrättslig mening.

Bindande kontrakt uppkommer först när båda parter skriftligt undertecknat

kontraktet. Avropet är avslutat först när kontraktet undertecknats eller avropet avslutats på annat sätt.

Det avropssvar som antas utgör för leverantören en förbindelse att leverera de offererade tjänsterna.

3. Utvärdering av avropssvar

1. Prövning och utvärdering

Prövning av avropssvar sker i två steg:

1. I det första steget kontrolleras att avropssvaren uppfyller samtliga krav som angetts i avropsförfrågan inklusive bilaga x [Bilaga pris]. I det fall leverantören inte uppfyller samtliga ställda krav kommer avropssvaret inte att gå vidare till utvärdering.

2. I det andra steget utvärderas avropssvaren mot nedanstående angivna utvärderingskriterier.

[UM] kommer att anta det avropssvar som [erbjuder lägsta pris/avropspris] / [erbjuder det bästa förhållandet mellan pris och kvalitet].

2. Utvärderingsmodell

Om ni väljer utvärderingsmodell Lägsta pris anger ni det här och tar bort övrig text. DENNA TEXT TAS BORT VID AVROP

Utvärderingsmodellen bygger på en så kallad mervärdesmodell där prisavdrag erhålls för erbjuden kvalitet.

Ramavtalsleverantörens avropspris minskat med det totala prisavdraget för kvalitet, utgör avropssvarets utvärderingspris.

Formeln för utvärderingen är följande:

Avropspris – kvalitet = utvärderingspris

Den ramavtalsleverantör som har lägst utvärderingspris står för det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet och kommer tilldelas kontrakt.

Om två eller flera ramavtalsleverantörer får samma utvärderingspris kommer den ramavtalsleverantör vars avropssvar som fått högst prisavdrag, antas för ingående av kontrakt. Om det ändå inte går att skilja avropssvaren åt kommer lottning att genomföras för att få fram det vinnande avropssvaret.

Se avsnitt 1.5 – Mervärden för mer info om vilka krav och tilldelningskriterier som ligger till grund för utvärderingen.

Reduceringen av avropspriset enligt ovan är endast ett upphandlingstekniskt förfaringssätt och innebär inte en reell justering av ramavtalsleverantörens offererade priser.

4. Kravpreciseringar

Här anger ni era preciseringar av ramavtalskraven (förslagsvis klipper ut från kravfångstdokumentet).

5. Mervärden

Endast vid användning av utvärderingsmodellen ”bästa förhållande mellan pris och kvalitet. Om ni utvärderar på lägsta pris tas detta avsnitt bort. DENNA TEXT TAS BORT VID AVROP

Här anger ni de mervärden som ni väljer att ha med i er avropsförfrågan och som kommer att ligga till grund för utvärderingen av avropssvar.

6. Efterfrågade tjänster och krav

Samtliga efterfrågade tjänster ska offereras av ramavtalsleverantören. Efterfrågade tjänster ska uppfylla kraven angivna i denna förfrågan. I de fall ramavtalskraven inte preciserats gäller kraven så som formulerade i ramavtalet.

Pris på efterfrågade tjänster ska anges i bilaga x [Prisbilaga].

Pris för Löpande kostnad för nyttjandet av Tjänsten ska inkludera tillhandahållande av de krav på Tjänsten som utgör kravspecifikationen i ramavtalet tillsammans med de eventuella avropsspecifika preciseringar som görs i den förnyade konkurrensutsättningen

7. Leveranstid

Tjänsten ska vara etablerad (enligt definition i ramavtalet) inom [x antal] veckor från datum för tecknande av kontrakt alternativ enligt införandeplan från vinnande avropssvar.

Tjänsten ska vara implementerad (enligt definition i ramavtalet) inom [x antal] veckor från datum för tecknande av kontrakt alternativ enligt införandeplan från vinnande avropssvar.

Ramavtalsleverantören och [UM] ska efter avtalstecknande överenskomma om detaljerad tidplan för leveransen inom ramen för de i avropsförfrågan angivna tiderna, i vilket avtalad leveransdag ska framkomma.

Bekräftelse på att leverans kommer att ske enligt ovan utsatta krav på tidpunkt: Ja

8. Avtalsvillkor

Kontraktet kommer att baseras på innehållet i denna avropsförfrågan med bilagor samt

ramavtalsleverantörens avropssvar. Bindande avtal sluts genom att båda parter skriver under bifogat kontraktsutkast.

9. Avtalsspärr

Alternativ 1:

Frivillig avtalsspärr

Innan kontrakt tecknas med antagen ramavtalsleverantör tillämpas en avtalsspärr på tio kalenderdagar räknat från dagen efter att tilldelningsbeslut meddelats samtliga avropssvarslämnare.

Alternativ 2

Ingen avtalsspärr tillämpas.