Upphandlingsansvarig
Upphandlingsansvarig
Karolinska Institutet
Förfrågningsunderlag
2011-12-08
Upphandling
Ramavtal inredningsarkitekt
Xxx Xxxxxxxxxxxx 11037FA,3735 /2011-107
Sista anbudsdag: 2012-01-16 23:59
Symbolförklaring:
Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten ingår i kvalificeringen
Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen
Texten kommer att ingå i avtalet
Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan besvaras av köparen
1. Anbudsinbjudan
1.1. Anbudsinbjudan
1.1.1. Inbjudan till upphandling
Karolinska Institutet (KI) inbjuder Er att inkomma med anbud i rubricerade upphandling, med omfattning och villkor som beskrivs i detta förfrågningsunderlag och med tillhörande bilagor.
Förfrågningsunderlaget är uppdelat i följande avsnitt:
1. Anbudsinbjudan
2. Administrativa föreskrifter
3. Anbudsprövning och utvärdering
4. Leverantörsprövning
5. Kravspecifikation
6. Avtalsvillkor
1.1.2. Om Karolinska Insitutet
Karolinska Institutet (KI)är ett av världens ledande medicinska universitet. Karolinska Institutet (KI) uppdrag är att genom forskning och utbildning bidra till att förbättra människors hälsa. I Sverige står Karolinska Institutet (KI) för drygt 40 procent av den medicinska akademiska forskningen och har det största utbudet av medicinska utbildningar. Sedan 1901 utser Nobelförsamlingen vid Karolinska Institutet (KI) mottagare av Nobelpriset i fysiologi eller medicin.
Vid Karolinska Institutet (KI) finns nästan 4000 helårsarbetskrafter, cirka 6000 helårsstudenter och drygt 2000 doktorander vid 22 institutioner. Karolinska Institutet (KI)har majoriteten av sin verksamhet på KI Campus Solna och KI Campus Huddinge och en stor del av verksamheten sker geografiskt nära de stora sjukhusen i Stockholm, framförallt Karolinska Universitetssjukhuset. Karolinska Institutet (KI)har också ett omfattande nationellt och internationellt forskningssamarbete. Karolinska Institutet (KI)omsatte 2010
drygt 5 000 MSEK. Se vidare xxx.xx.xx
1.1.3. Lokaler
Lokalerna hyr KI i första hand av Akademiska Hus i Stockholm AB (AHS), som är hyresvärd och i olika avseenden ställer krav och ger förutsättningar och direktiv, relaterade till byggnaderna, lokalerna. KI hyr även lokaler av Locum mfl. Denna upphandling avser ett stort laborativt innehåll och KIs ställda krav baserar sig dessa förhållanden.
Akademiska Hus i Stockholm AB (AHS), startade sin verksamhet 1993 då Byggnadsstyrelsen bolagiserades. Huvuduppgiften är att erbjuda landets universitet och högskolor ändamålsenliga och sunda lokaler för utbildning och forskning. Se även xxx.xxxxxxxxxxxxx.xx
1.1.4. Allmänt om uppdraget
Upphandlingen avser inredningsarkitekttjänster för s.k ”verksamhetsanpassningar”. Karolinska Institutet (KI)efterfrågar erfarna inredningsarkitekter med dokumenterad erfarenhet av att
projektera laboratorier, undervisnings-/kontorslokaler från likvärdig organisation.
Ramavtalet kommer huvudsakligen användas av KIs Fastighetsavdelningen(FA) i samband med avrop gällande sk. verksamhetsanpassningar. Det omfattar projektledning i mindre inredningsprojekt (upp till ca 2 000 m2 LOA).
Anbudsgivande företag kommer att på uppdrag av KI, biträda i diverse inredningsarkitektursuppdrag och deltaga som KIs representant, i första hand Akademiska Hus Stockholm AB(byggherren) aviserade projektmöten. I inredningsfrågor sker samordning med andra aktörer, arbete i grupp, framtagande av kalkylberäkningar och arbete i
CAD-program.
Uppdraget innebär att tillsammans med representanter för verksamheten ta fram förfrågningsunderlag enligt Lagen om offentlig upphandling (LOU).
För uppdraget skall ABK 09, Allmänna bestämmelser för Konsultuppdrag inom arkitekt- och ingenjörsverksamhet av år 2009 gälla. ABK 09 kan beställas från Svensk Byggtjänst, tel
00-000 00 00, mail: xxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx. Se även xxx.xxxxxxxxxx.xx
För uppdraget där så tillämpbart gäller KIs ramprogram och aktuell Gränsdragsningslista för investering.
För uppdraget gäller Miljöstyrningsrådets upphandlingskriterier. Se även xxx.xxx.xx
1.1.5. Uppdragets omfattning
Karolinska Institutet (KI) lämnar ingen volymgaranti.
1.1.6. Avtalsperiod
Ramavtalet beräknas preliminärt gälla från och med 2012-03-09 till och med 2014-03-09, med möjlighet för en eventuell förlängning med ett (1)+ett(1) år.
1.1.7. Bilagor
Bilaga 1: Prisbilaga
Bilaga 2: ABK 09 (bifogas ej)
Bilaga 3: KIs Allmänna bestämmelser för Köp av Konsulttjänst
1.1.8. Underskrift
På uppdrag av Karolinska institutiet.
Xxx Xxxxxxxxxxxx Upphandlare
2. Administrativa bestämmelser
2.1. Administrativa bestämmelser
2.1.1. Upphandlande myndighet
Karolinska Institutet (KI) Besöksadress:
Nobels väg 5
171 77 Stockholm
Organisationsnummer: 202100-2973.
2.1.2. Typ av kontrakt
Karolinska Institutet(KI) avser att teckna ett rangordnat ramavtal med tre (3) leverantörer. Leverantörerna rangordnas, vilket innebär att vid avrop tillfrågas den med rangordning 1 först. Är denne förhindrad att anta uppdraget går erbjudandet till den som rangordnats som nr 2 o.s.v.
En förutsättning är dock att tillräckligt många och godkända anbud kommer in, eller det färre antal som uppfyller ställda krav.
2.1.3. Upphandlingsförfarande
För upphandlingen gäller lagen om offentlig upphandling (2007:1091) LOU. Denna upphandling genomförs som ett öppet förfarande.
2.1.4. Obligatoriska krav
Förfrågningsunderlaget med bilagor innehåller ett antal obligatoriska krav, s.k. skall-krav. Förutsättningen för att ett anbud ska kunna prövas, utvärderas och antas är att dessa skall-krav är uppfyllda. Anbud som inte uppfyller skall-kraven kommer att förkastas.
Skall-kraven avser såväl krav på anbudsgivaren som på efterfrågad tjänst.
2.1.5. Sista anbudsdag
För sent inkomna anbud beaktas ej.
Anbud skall vara Karolinska Institutet tillhanda senast 2012-01-16.
2.1.6. Anbudets giltighetstid
Anbudet skall vara giltigt t.o.m. 2012-03-09.
Om upphandlingen blir föremål för överprövning i domstolen och tiden enligt ovan överskrids, ska anbudsgivaren vara bunden till sitt anbud till dess att rättsprocessen är avslutad och upphandlingskontrakt kan tecknas.
Accepteras anbudets giltighetstid? (Ja/Nej svar)
Kravgräns Ja
Nej
2.1.7. Anbudslämnande
Endast elektroniska anbud accepteras. Karolinska Institutet har infört ett webbaserat system för hantering av upphandling, ansökan, förfrågningsunderlag och anbud.
URL adress: xxxx://xxx.xxxx.xxx/xx/xxxxxxxx/. Elektroniska anbud med bifogade dokument som tex myndighetsuppgifter i PDF, excel eller word ska lämnas via OPIC tend sign.
För tillgång till systemet krävs en inloggning. Användarnamn och lösenord erhålls genom en enkel registrering på ovan nämnda länk. Det är kostnadsfritt för leverantörer att använda systemet. Efter registrering erhålls omedelbart tillgång till systemet och förfrågningsunderlaget. Frågor eller support kring hanteringen av systemet hänvisas till OPIC tendsign på telefon 000-00 00 000.
Det är av stor vikt att anbudsgivare har kontinuerlig e-postbevakning av den e-postadress som angivits hos OPIC tendsign. Till denna e-postadress kommer information om upphandlingen att skickas.
Observera att anbudsgivare som inte registrerat sig hos OPIC tendsign själv ansvarar för att kontrollera om information avseende upphandlingen har distribuerats. Anbudsgivare som inte har erhållit förfrågningsunderlaget direkt från beställaren via OPIC tend sign har själv att se till att han/hon erhåller eventuellt kompletterande förfrågningsunderlag inför avlämnandet av anbud.
För att anbudsgivare ska ha samma förutsättning och för att få en opartisk och icke diskriminerade behandling av anbud och anbudsgivare kommer alla frågor och händelser som bedöms vara betydande, besvaras och förmedlas likalydande till samtliga anbudsgivare.
Ansökningar via telefax eller e-post tas ej emot då sekretess ej kan säkerställas.
2.1.8. Kompletterande förfrågningar
Om förfrågningsunderlaget behöver kompletteras med anledning av frågor från anbudsgivare, eller av någon annan anledning, kommer skriftlig komplettering att finnas i frågor- och svarfunktionen och e-mail sändas till alla systemets underlagshämtare.
Anbudsgivare kan i efterhand endast åberopa skriftlig kommunikation. Eventuella kompletterande föreskrifter kommer att finnas tillgängliga online på OPIC tend sign, via den länk som framgår av upphandlingsannonsen.
Anbudsgivare som inte har erhållit förfrågningsunderlaget direkt från beställaren via OPIC tend sign har själv att se till att hon/han erhåller eventuellt kompletterande förfrågningsunderlag inför avlämnandet av anbud.
2.1.9. Frågor och svar gällande förfrågningsunderlaget
Vid oklarheter i förfrågningsunderlaget eller om ytterligare information önskas skall frågor ställas via xxxx://xxx.xxxx.xxx/xx/xxxxxxxx
Under upphandlingsprocessen är det inte tillåtet för upphandlande myndighet (KI) att diskutera förfrågningsunderlag, anbud, utvärdering etc. med anbudsgivare på ett sådant sätt att någon anbudsgivare gynnas eller missgynnas.
Frågor om detta förfrågningsunderlag skall ställas senast den 2012-01-11. Efter det angivna datumet ges det inte möjlighet att kunna ställa frågor.
2.1.10. Rättelse och förtydligande av anbud
Upphandlande myndighet kan medge att anbudsgivare får rätta en uppenbar felskrivning/felräkning eller annat uppenbart fel i anbudet. Upphandlande myndighet kan också begära att ett anbud förtydligas och kompletteras om det kan ske utan risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning. Förtydliganden och kompletteringar skall bekräftas skriftligt.
2.1.11. Anbudsöppning
Anbudsöppning äger rum i närvaro av två personer vid Universitetsförvaltningen, så snart som möjligt efter anbudstidens utgång.
2.1.12. Kontaktperson
Eventuella frågor skall som nämnts ovan ställas via: xxxx://xxx.xxxx.xxx/xx/xxxxxxxx till:
Xxx Xxxxxxxxxxxx Upphandlingsenheten
E-post: xxx.xxxxxxxxxxxx@xx.xx
2.1.13. Lagändringar
För den händelse lagar, förordningar, föreskrifter eller motsvarande kan komma att förändras under den tid som upphandlingen varar, förbehåller sig KI rätten att förändra kraven i enlighet med dessa.
2.1.14. Kommersiell sekretess
Om delar av anbudet önskas sekretessbelagt efter upphandlingens avslutande, enligt 31 Kap. 16-19 § sekretesslagen (2009:400), begärs detta klart och tydligt i anbudet och i enlighet med lagens formkrav i en bilaga.
KI prövar sedan denna begäran. KI kan aldrig garantera att en handling förblir sekretessbelagd, eftersom ett sådant beslut alltid kan överklagas till och bli prövat av en förvaltningsdomstol. Domstolen kan således besluta att handlingen inte ska vara sekretessbelagd.
2.1.15. Förkastande av anbud
Om anbudshandlingarna inte överensstämmer med anvisningarna i detta förfrågningsunderlag, kan anbudet komma att förkastas
2.1.16. Reservationer
Anbud skall utformas helt i enlighet med förfrågningsunderlaget. Alternativa av anbud (sidoanbud) accepteras inte.
2.1.17. Ersättning
Karolinska Institutet(KI) friskriver sig från anbudsgivarens alla ersättningsanspråk som har sitt ursprung i nedlagt arbete vid anbud.
2.1.18. Anbudspresentation
Anbudsgivare och anbud som uppfyller kraven och går vidare till anbudsutvärderingen skall i KI:s lokaler vara beredda att, om KI så önskar, ge en presentation av sig och sin verksamhet relaterad till efterfrågande tjänst.
Anbudsgivaren bekräftar att man tagit del av kravet och kan uppfylla detta (Ja/Nej svar)
Kravgräns Ja
Nej
2.1.19. Kommersiella villkor
Avtalsförslag, se avsnitt 6 i detta förfrågningsunderlag, utgör underlag för upphandlingskontrakt. Detta skall accepteras av anbudsgivaren. Upphandlingskontraktet baseras på innehållet i detta förfrågningsunderlag och antaget anbud.
Upphandlingskontraktet utgörs av ett skriftligt avtal som undertecknas av parterna. Standardavtal, allmänna villkor etc. från anbudsgivaren accepteras inte.
Anbudsgivaren har möjlighet att lämna synpunkter avseende detta avtalsförslag under p.
5.1.1.7 "Avtalsförslag". Det är dock upp till den upphandlande myndigheten KI att beakta dessa.
Förutsättning för att upphandlingskontraktet ska vara bindande är att detta upphandlingskontrakt undertecknas av parterna i den aktuella upphandlingen.
Accepteras avtalsförslaget av anbudsgivaren? (Ja/Nej svar)
Kravgräns Ja
Nej
Har anbudsgivaren synpunkter på avtalsförslaget? (Fritextsvar)
3. Anbudsprövning och utvärdering
3.1. Anbudsprövning och utvärdering
3.1.1. Anvisning för komplett anbud
Ett komplett anbud omfattar svar på samtliga ställda krav och frågor i förfrågningsunderlaget punkt för punkt och innehåller alla i förfrågningsunderlaget begärda handlingar.
3.1.2. Kvalificering och anbudsutvärdering
Prövning och utvärdering av inkomna anbud kommer att genomföras med utgångspunktfrån de uppgifter som anbudsgivaren redovisat i sitt skriftliga anbud.
Prövningen och utvärdering av inkomna anbud sker i fyra steg:
Xxxx 0. KOMPLETT ANBUD: Kontroll att inlämnade handlingar är kompletta. Vid eventuell avsaknad och/eller otydlighet i en handling kan KI begära komplettering.
Xxxx 0. PRÖVNING AV ANBUDSGIVARE: En prövning av att de krav som ställs påleverantören under avsnitt 4, Leverantörsprövning, är uppfyllda.
Xxxx 0. KVALIFICERING: De anbud som uppfyller steg 1 och steg 2 övergår därefter tillen prövning av att de ställda ska-kraven i upphandlingen är uppfyllda.
Xxxx 0. UTVÄRDERING: Anbud som uppfyller steg 1, 2 och 3 utvärderas. Utvärderingenkommer att ske i flera steg. (se 3.1.3. Anbudsutvärdering)
Utvärderingen genomförs av KIs upphandlingsenhet i samråd med Fastighetsförvaltningen.
3.1.3. Anbudsutvärdering
Vid utvärdering kommer hänsyn att tas till följande bedömningskriterier:
A) Kvalitet (60%)
B) Priser (40%)
Tillvägagångssätt vid bedömning och poängsättning:
KVALITET
En bedömning kommer att göras av följande punkter i kravspecifikation:
5. 1.6- 5.1.8 Personalens kompetens och erfarenhet kommer viktas till 50 %
5.1.9 Beskrivning av förstärkningsresurser/ back-up resurser kommer viktas till 10%
Värdeskalan för poängen innebär följande:
100 Betyg 5. Mycket bra, mervärde
80 Betyg 4. Godkänd, över förväntan
60 Betyg 3. Godkänd, enligt förväntningar 40 Betyg 2. Mindre bra, under förväntan 20 Betyg 1. Kvalitetsbrister
0 Betyg 0. Ej svar
PRIS
En utvärdering kommer att göras av lämnade anbudspriser (se även Prisbilaga ). Lämnade priser avseende kvadratmeter pris och timpris kommer att utvärderas var för sig. Lämnande kvadratmeter priser kommer att viktas med 90 % och timpriser till 10 % av det totala prisets procentuella viktning om 40%. För beräkningen av kvadrat meter pris kommer totalpriser för respektive kategori 1. Lokaler och 2. Laborativa lokaler användas.
100 poäng till det lägsta priset. Övriga anbud erhåller en lägre poäng relaterad till den procentuella differensen till lägsta pris (lägsta pris / anbudsgivarens pris gånger 100).
RESULTAT
Erhållen poäng för kvalitet multipliceras med 0.6 (60%) och erhållen poäng för pris multipliceras med 0,4(40%) varefter de nya talen summeras. Det anbud som får högsta summa efter denna viktning kommer att betraktas som det ekonomiskt mest fördelaktiga och kommer att antas som anbudsvinnare.
3.1.4. Beslut
Beslut kommer att fattas med hänsyn till ovan angivna utvärderingskriterier för den ekonomiskt mest fördelaktiga lösningen för uppdragsgivaren (KI).
3.1.5. Meddelande om beslut
Tilldelningsbeslut kommer att meddelas samtliga anbudsgivare så snart beslut är fattat.
3.1.6. Upphandlingskontrakt
Bindande upphandlingskontrakt kommer att efter utvärdering av anbud upprättas i två exemplar som utväxlas mellan avtalsparterna.
Av anbudet skall framgå vem som kommer att ha det övergripande avtalsansvaret mot uppdragsgivaren.
Anges kontaktpersonen för avtalsansvaret i anbudet? (Ja/Nej svar)
Kravgräns Ja
Nej
4. Leverantörsprövning
4.1. Leverantörsuppgifter
4.1.1. Leverantörsuppgifter
4.1.1.1. Kontaktuppgifter
Anbudsgivaren skall lämna kontaktuppgifter enligt nedan.
Anbudsgivarens namn enligt registreringsbevis från Bolagsverket (Fritextsvar)
Anbudsgivarens organisationsummer: (Fritextsvar) Ange anbudsgivarens besöksadress (Fritextsvar) Ange anbudsgivarens kontaktperson (Fritextsvar)
Telefonnummer till anbudsgivarens kontaktperson (Fritextsvar)
E-postadress till anbudsgivarens kontaktperson (Fritextsvar)
4.1.1.2. Verksamhetsbeskrivning
Anbudsgivaren skall lämna en kort övergripande presentation av företaget och dess verksamhet, organisation, handläggarresurser, och kort historik om företaget.
Beskriv företaget och dess verksamhet, organisation, handläggarresurser, kort historik. (Fritextsvar)
4.2. Ekonomisk ställning
4.2.1. Ekonomi bas
4.2.1.1. Ansökan om konkurs
En ramavtalspart till KI får inte vara i situation som beskrivs nedan.
Är företaget/ansökaren föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande? (Ja/Nej svar)
Nej
Ja
4.2.1.2. Konkurs eller likvidation
En avtalspart till KI får inte vara i en situation som beskrivs nedan.
Är leverantören försatt i konkurs eller likvidation, under tvångsförvaltning, eller är föremål för ackord eller har tills vidare inställt sina betalningar eller underkastade näringsförbud? (Ja/Nej svar)
Kravgräns Nej
Ja
4.2.1.3. Brott
Företaget får inte vara dömt för brott avseende yrkesutövning, enligt lagakraftvunnen dom.
Är företaget/ansökaren dömd för brott avseende yrkesutövningen enligt lagakraftvunnen dom? (Ja/Nej svar)
Nej
Ja
4.2.2. Intyg
4.2.2.1. Begäran om handlingar
Handlingar som efterfrågas nedan måste på begäran inlämnas inom två dagar efter begäran.
Accepteras detta krav? (Ja/Nej svar)
Kravgräns
Ja
Nej
4.2.2.2. Registreringsbevis från Bolagsverket
Anbudsgivaren skall vara registrerat i ett officiellt näringslivsregister.
Anbudsgivaren skall bifoga kopia på företagets registreringsbevis från Bolagsverket .Intyget får maximalt vara ett år gammalt.
Är registreringsbevis (Bolagsverket) inskickat? (Ja/Nej svar)
Ja Nej
4.2.2.3. Uppgifter om skatter och sociala avgifter
Anbudsgivaren skall ha fullgjort sina åligganden avseende skatter och sociala avgifter vilket innebär att ska vara fri från skulder för skatter och sociala avgifter.
KI kommer att kontrollera om anbudsgivaren är registrerad i registrerad för mervärdeskatt och registrerad för F-skatt.
KI kommer inhämta ovanstående uppgifter.Dessutom kan KI kontrollera att anbudsgivaren inte har några restförda skulder avseende skatter och avgifter hos kronofogdemyndigheten.
Uppfyller anbudsgivaren kravet om registrering och redovisning enligt ovan? (Ja/Nej svar)
Kravgräns Ja
Nej Har leverantören fullgjort sina åligganden? (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja
Nej
4.2.2.4. Utländska anbudsgivare
Utländska anbudsgivare skall bifoga motsvarande dokumentation som intygar att denna har fullgjort sina åligganden i det egna landet vad gäller ovan nämnda registrering, skatter, avgifter etc.
Är anbudsgivaren utländsk leverantör? (Fritextsvar)
Bifogas motsvarande dokumentation? (Fritextsvar)
4.2.3. Finansiell och ekonomisk ställning
4.2.3.1. Anbudsgivarens årsomsättning
Företaget skall ha en ekonomi och finansiell stabilitet som tryggar ett säkert avtalsförhållande under avtalsperioden. Nedan frågor skall besvaras.
Hänvisning till årsredovisning eller motsvarande godkänns ej.
Ange anbudsgivarens totala årsomsättning närmast föregående år i landet, både avseende moder och anbudsgivare om anbudsgivare ingår i en koncern. (Fritextsvar)
Ange anbudsgivarens totala årsomsättning i landet 1 år tillbaka, både avseende moder och anbudsgivare om anbudsgivare ingår i en koncern. (Fritextsvar)
4.2.3.2. Anbudsgivarens resultat
Nedanstående frågor skall besvaras. Hänvisning till årsredovisning eller motsvarande godkänns ej
Ange anbudsgivarens resultat efter skatt närmast föregående år, både avseende moder och anbudsgivare om anbudsgivare ingår i en koncern. (Fritextsvar)
Ange anbudsgivarens resultat efter skatt året före föregående år, både avseende moder och anbudsgivare om anbudsgivare ingår i en koncern. (Fritextsvar)
4.2.3.3. Kreditupplysning eller motsvarande
Anbudsgivaren skall ha god ekonomi och finansiell stabilitet som tryggar ett
säkert avtalsförhållande under avtalsperioden. Anbudsgivaren bör ha ett kreditomdöme på minst
riskklass 3 enligt Affärs-och kreditupplysningsföretaget UC eller motsvarande riskklass hos annat kreditupplysningsföretag.
Anbudsgivaren skall styrka att kravet uppfylls genom att bifoga anbudet utdrag från affärs- och kreditupplysningsföretaget UC AB eller utdrag från likvärdigt affärs- och kreditupplysningsföretag.
Utdrag från UC eller liknande får ej vara äldre innan tre(3) månader från sista dagen att inkomma med anbud.
Anbudsgivaren skall bekräfta att kravet på en stabil ekonomisk ställning är uppfyllt och lämna eventuell redogörelse enligt nedan.
I det fall anbudsgivaren har lägre riskklassificering kan anbudsgivaren ändå anses uppfylla dessa krav om a), b) eller c) nedan är uppfyllda;
a) Anbudsgivaren i anbudet lämnat en sådan förklaring att det kan anses klarlagt att anbudsgivaren innehar motsvarande ekonomisk stabilitet.
b) Xxxxxxx lämnas gällande anbudsgivare ekonomisk stabilitet av moderbolag eller
annan garant. Sådant intyg ska bifogas anbudet och vara undertecknat av moderbolagets
eller
garantens firmatecknare. Efterfrågad riskklassificering samt kraven ovan ska i dessa fall på motsvarande vis redovisas och uppfyllas av denne (garanten). Garanten ska ha minst
riskklass 3 från UC eller motsvarande.
c) Nystartade företag ska redovisa sin ekonomiska ställning och styrka d.v.s. att de har tillräcklig ekonomisk och finansiell ställning för att fullgöra uppdraget under avtalstiden.
KI tar sig rätten att, vid behov, kontrollera givna uppgifter. Nedanstående frågor skall besvaras.
Anbudsgivaren har en stabil ekonomisk ställning (Ja/Nej svar)
Kravgräns Ja
Nej Har eventuell redogörelse lämnats? (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja
Nej
4.3. Kvalitet och kapacitet
4.3.1. Kapacitet hos anbudsgivaren
4.3.1.1. Förstärkningsresurser
Anbudsgivaren skall kunna tillhandahålla ett erfoderligt antal personer med dokumenterade resurser, kompetens och erfarenhet för att utföra uppdrag inom efterfrågade kompetensområde så att uppsatta mål nås.
Förlust av en enskild person får inte medföra att anbudsgivaren möjligheter att tillhandahålla avtalad kompetens eller resurser påverkas.
Kravet gäller både ansvarig inredningsarkitekt och handläggande inredningsarkitektiska resurser.
Uppfyller anbudsgivaren kravet enligt ovan? (Ja/Nej svar)
Kravgräns Ja
Nej
4.3.2. Kvalitet
4.3.2.1. Kvalitet
Anbudsgivare skall tillämpa dokumenterade kvalitetssäkringsfrämjande rutiner som säkerställer att uppdrag utförs på ett sådant sätt att överenskommen omfattning och kvalité uppnås och upprätthålls.
Anbudet skall innehålla:
a) ange ansvarig person med övergripande kvalitetsansvar mot KI;
b) en beskrivning av de rutiner som anbudsgivaren avser tillämpa för kvalitetssäkring på
utförande av uppdraget;
Ange person med övergripande kvalitetsansvar mot KI, angenamn, xxx.xx. och e-post. (Fritextsvar)
Beskrivning av de rutiner som anbudsgivaren avser tillämpa för kvalitetssäkring på utförande av uppdraget; (Fritextsvar) Köparens bedömning: av leverantören krävda uppgifter har lämnats: (Ja/Nej svar)
Kravgräns Ja
Nej
4.3.3. Miljö
4.3.3.1. Miljö
Anbudsgivaren ska verka för ett miljöanpassat synsätt och agerande vid tjänstensutförande. Anbudsgivaren ska ha en, av företagsledningen godkänd, miljöpolicy. För att bli kvalificerad ska nedanstående frågor besvaras och miljöpolicy bifogas.
Som statlig myndighet har KI ett särskilt uppdrag att verka för minskad belastning på den biologiska xxxxxx.XX arbetar aktivt för att ta miljöhänsyn i sin egen verksamhet. KIs miljöpolicy anger att miljöhänsyn skall tas i all upphandling. KI ställer relevanta miljökrav där det är möjligt och upphandlar produkter som är anpassade till en hållbar
samhällsutveckling.
KI gör bedömningen att en leverantör som aktivt arbetar för att begränsa miljöbelastningen från sin produktion och/eller sin försäljning levererar mindra miljöbelastande produkter än konkurrenter som i samma bransch inte arbetar med dessa parametrar på ett lika aktivt sätt.
Avtalspart skall under avtalsperiod aktivt verka för att alla uppdrag och uppdragsresultat, så långt detta är möjligt, genomförs på sådant sätt att miljöbelastningen begränsas.
Leverantören skall vid avtalsstart ha en formulerad adekvat miljöpolicy som skall biläggas avtalet. Ett dokument om Akademiska Hus och KIs miljökrav för inredningsanskaffning skall biläggas avtalet.
Är kravet bekräftat? (Ja/Nej svar)
Kravgräns
Ja
Nej
Bifogas miljöpolicy? (Ja/Nej svar)
Kravgräns
Ja
Nej
4.3.4. Likabehandling
4.3.4.1. Likabehandling
KI arbetar utifrån en gemensam handlingsplan avseende likabehandling. Handlingsplanen har sin utgångspunkt i Diskrimineringslagen (2008:567) och gäller KI:s anställda och studenter. Likabehandling är ett krav KI ställer, också på sina leverantörer.
En Leverantör till KI får inte vara dömd för brott, eller ådömd skadestånd, enligt Diskrimineringslagen (2008:567).
Är anbudsgivaren dömd och har domen har vunnit laga kraft enligt ovanstående lag? (Ja/Nej svar)
Kravgräns Nej
Ja
4.3.5. Försäkring
4.3.5.1. Försäkring
Anbudsgivaren ska under avtalsperioden teckna och inneha konsultansvarsförsäkring, enligt ABK 09. Kopia på eventuell redan tecknad försäkring ska bifogas anbud.
Försäkring finns eller kommer att tecknas och innehas om avtal tecknas? (Ja/Nej svar)
Kravgräns Ja
Nej
4.3.6. Referenser av motsvarande uppdrag
4.3.6.1. Referenser av motsvarande uppdrag
Anbudsgivare skall ha genomfört minst tre(3) uppdrag under de senaste fem(5) åren som till karaktär och omfattning motsvarar detta uppdrag, samt som motsvarar en liknande organisation som denna upphandling avser.
Anbudsgivare skall nedan styrka att kravet uppfylls genom att bifoga anbudet uppgifter från tre(3) referensuppdrag som avslutats inom de senaste fem( 5) åren, som kan vidimera företagets erfarenhet av projektering av laboratorielokaler, undervisnings- och kontorslokaler i likvärdig organisation. Referensuppdragen skall innehålla en kort beskrivning av uppdragen,under vilken tidsperiod uppdragen utfördes, uppdragens storlek samt kontaktuppgifter.
KI förbehåller sig även rätten att inhämta egna referenser såväl interna som externa.
Accepteras dessa krav? (Ja/Nej svar)
Kravgräns
Ja
Nej
Referens 1 - namn på kontaktperson, företag och telefonnummer samt kort beskrivning av uppdragens karaktär och omfattning. (Fritextsvar)
Referens 2 - namn på kontaktperson, företag och telefonnummer samt kort beskrivning av uppdragens karaktär och omfattning. (Fritextsvar)
Referens 3 - namn på kontaktperson, företag och telefonnummer samt kort beskrivning av uppdragens karaktär och omfattning. (Fritextsvar)
4.4. Underleverantör
4.4.1. Underleverantör
Leverantör som anlitar underleverantörer för att klara åtagande enligt denna upphandling svarar för eventuella underleverantörers arbete som för Leverantörens eget.
Med underleverantörer likställer KI av leverantören hel- eller delvis ägda utländska dotterbolag.
Nya underleverantörer får ej, utan KI:s skriftliga godkännande, anlitas under avtalstiden. Följande ska gälla då underleverantörer ingår i anbud:
1. Avtal tecknas med anbudsgivaren, som blir juridisk ansvarig gentemot KI.
2. Avtalsleverantören är ansvarig för underleverantörer såsom för egen del.
3. Anbudsgivaren ska redovisa eventuella underleverantörer inom upphandlingen, samt beskriva vilket åtagande som respektive underleverantör har samt vilka resurser och tjänster underleverantören ger huvudleverantören förfogande över.
Accepteras krav gällande underleverantörer? (Ja/Nej svar)
Kravgräns Ja
Nej
Om underleverantörer kommer att användas, redogör för dessa genom att ange företagsuppgifter såsom för i anbudet för anbudsgivare uppgivna företagsuppgifter enligt kapitel 4 LEVERANTÖRSPRÖVNING (Fritextsvar)
5. Kravspecifikation
5.1. Kravspecifikation
5.1.1. Allmänt
Anbudsgivaren skall beskriva sin förmåga att utföra önskade uppdrag genom att svara på frågor och lämna bevis enligt nedan. Denna kravspecifikation och avtalsförslag med bilagor anger hur uppdraget skall genomföras. Kravspecifikationen skall tillsammans med del 5 utgöra avtal.
5.1.2. Uppdragets omfattning
Karolinska Institutet (KI) bygger om lokaler för forskning och undervisning. Uppdragen består huvudsakligen av sk. verksamhetsanpassningar med ytor upp till ca 2000 m2 LOA.
Uppdraget består av projektering i universitetsmiljö huvudsakligen inredning för laborativa byggnader med s k "våta ytor" samt undervisnings- och kontorslokaler s k "torra ytor".
Uppdraget avser både ny och befintlig inredning.
5.1.3. Uppdragets innehåll
Uppdraget innebär att :
1) Inredningsarkitekten skall, på uppdrag av KI, sammanställa inredningsuppdraget under hela projekteringsprocessen eller i den utsträckning som avropas. I detta arbete ingår möten med verksamhetens representanter.
2) Den kvalitetsmässiga arkitektoniska målsättningen för uppdraget/avropet och dess omfattning skall överenskommas med KIs ombud vid ett startmöte. På startmötet bestäms hur projektet skall geomföras avseende ekonomi, tider, möten, redovisning och slutmål.
3) Inredningsarkitektens projektering skall samordnas med övriga konsulters arbete i den konsultgrupp som bildats för byggnadsprojektet av hyresvärden. Inredningsuppdraget är att betrakta som en sidoprojektering till konsultgruppen för projektering av byggnaden. Konsulten skall aktivt delta i samordningsmöten med omfattning enligt prisbilaga.
4) Inredningsarkitekten skall själv bevaka ev ändringar i konsultgruppens tidplan och att inredningsuppdragets tidplan förs in i konsultgruppens projekteringstidsplan.
5) Inredningsarkitekten skall själv ansvara för att fortlöpande förse sig med nödvändiga uppgifter för arbetets utförande och kontinuitet samt att skyndsamt distribuera framtaget material till övriga konsulter i gruppen inom specificerade tidsramar.
6) Inredningsarkitekten skall informera och förse KI/FA med framtaget arbetsmaterial. KIs ombud skall godkänna framtaget inredningsförslag innan upphandlingsunderlag tas fram.
7) Inredningsarkitekten skall även vid behov deltaga i samordningsmöten med arbetsmiljögrupp.
8) För möbelupphandling/motsv skall inredningsarkitekten sammankalla till samordningsmöte med upphandlingsansvarig angående utformning av krav, paketuppdelning, etapper m m.
9) Inventering och bedömning av befintlig inredning skall utföras.
10) Dagbok skall föras.
Kan ovanstående krav uppfyllas? (Ja/Nej svar)
Kravgräns
Ja
Nej
5.1.4. Handlingar vid avrop
Uppdraget innebär att tillsammans med representanter för verksamheten ta fram förfrågningsunderlag enligt Lagen om offentlig upphandling (LOU).
Vid avrop skall följande handlingar överlämnas:
1) Inredningsförteckning med hänvisning till rumsnummer/motsv skall levereras.
2) Rumsritning i A4 med ingående inredning (med befintlig inredning särmärkt) för placering vid varje rum under leveranstiden.
3) Ritning(ar) i A1, skala 1:50. Ritningarna nedvikta till A4 skall kunna levereras efter särskild beställning.
4) Flytthandling skall tas fram.
5) Mängdförteckning, uppdelad i paket innehållande kontorsinredning, miljömöbler, hörsalsinredning, belysning, textilier mm, med avseende på upphandling. Hänvisning skall ske till koder som överensstämmer med motsvarande koder på ritning.
6) Förfrågningsunderlag med innehållsförteckning, anpassat till upphandlingspaket, produktionshandlingar samt övrigt förfrågningsunderlag för upphandling levereras i digital form.
7) Grovkalkyl för hela projektet, avseende inredningskostnader uppdelat på de olika möbelgrupperna.
8) Produktbeskrivningsblad med separat beskrivning av varje vara med tydliga krav på utförande och kvalitet skall levereras.
Kan ovanstående krav uppfyllas? (Ja/Nej svar)
Kravgräns
Ja
Nej
5.1.5. Personal
Kraven på arbetets kvalitet är höga. Det krävs därför erfaren/na
inredningsarkitekt/er, med adekvata inredningsarkitektsutbildning från högskola eller annan med likvärdig kompetens, med framför allt, väl dokumenterad erfarenhet av att planera universitetslokaler av denna storleksordning och komplexitet. Dokumenterad förmåga att skapa ett funktionellt och estetiskt samband mellan arkitektur och inredning kommer att tillmätas stor betydelse.
KIs värderingar och tradition på detta område måste tillgodoses. Anbudsgivaren skall redovisa namngivna inredningsarkitekter som arbetar med
inredningsstjänster. Namn och CV på samtliga personer skall bifogas anbudet Vid byte av medarbetare skall godkännande inhämtas från KIs kontaktperson.
Accepteras dessa krav? (Ja/Nej svar)
Kravgräns
Ja
Nej
5.1.6. Uppdragsansvarig inredningsarkitekt
Anbudsgivaren skall utse en uppdragsansvarig inredningsarkitekt som ska leda och kvalitetssäkra arbetet samt även vara kontaktperson gentemot KI kontaktperson.
Accepteras detta krav? (Ja/Nej svar)
Kravgräns
Ja
Nej
5.1.7. Uppdragsansvarig inredningsarkitekt
- Anbudsgivare skall föreslå en uppdragsansvarig inredningsarkitekt. Denna skall vara erfaren inredningsarkitekt (adekvat inredningsarkitektsutbildning från högskola eller annan motsvarande kompetens och kunskap)med väl dokumenterad erfarenhet av att planera lokaler för undervisning dvs erfarenhet från universitets- och högskoleområdet enligt denna förfrågan.
- Uppdragsansvarig inredningsarkitekt skall ha tidigare erfarenhet av att projektera och planera laboratorier av denna storleksordning och komplexitet samt en dokumenterad förmåga att skapa ett funktionellt och estetiskt samband mellan arkitektur och inredning.
- Uppdragsansvarig inredningsarkitekt skall kunna arbeta på marknaden förekommande CAD-program.
- Uppdragsansvarig inredningsarkitet skall redovisa minst tre(3) relevanta referensobjekt ,ej äldre än 5 år, där inredningsarkitekten varit projektansvarig.
KI förbehåller sig rätten att inhämta och väga in egna referenser, såväl interna som externa.
Namnge uppdragsansvarig inredningsarkitekt (Fritextsvar) Ange CV för föreslagen uppdragsansvarig inredningsarkitekt (Fritextsvar)
Redovisa ansvarig inredningsarkitekts tidigare teoretiska meriter och erfarenhet av projektering av laboratorier. Tre relevanta referensobjekt där inredningsarkitekten varit projektansvarig ej äldre än 5 år skall redovisas. (Fritextsvar) Har uppdragsansvarig inredningsarkitet god erfarenhet av att arbeta i CAD-program? (Ja/Nej svar)
Kravgräns Ja
Nej
5.1.8. Beskrivning av uppdragsansvarig inredningsarkitekts kompetens och erfarenhet
Med kravspecifikationen som utgångspunkt kommer en utvärdering av uppdragsansvarig inredningsarkitet göras. Anbudsgivaren bör tydligt beskriva/ redogöra för uppdragsansvarig inredningsarkitekt enligt nedan. Bedömningen av kompetens och erfarenhet kommer att
baseras på tre lämnade referensobjekt.
Bedömningen kommer att utgå ifrån punkt 1-5;
1. Uppdragsansvarig inredningsarkitet bör redovisa tre(3) relevanta referensobjekt ,ej äldre än 5 år, där inredningsarkitekten varit projektansvarig.
2. Uppdragsansvarig inredningsarkitet bör ha ingående erfarenhet av att och vana av att tillämpa KBS-labstandard.
3. Uppdragsansvarig inredningsarkitet bör ha kunskap att ta fram förfrågningsunderlag/produktbeskrivningar avsedda för upphandling enligt LOU
4. Uppdragsansvarig inredningsarkitet bör ha kännedom om statliga ramavtal relaterade till uppdraget.
5. Uppdragsansvarig inredningsarkitet bör ha en kunskap om och erfarenhet av rumsfunktionsprogrammet dRofus .
KI förbehåller sig rätten att inhämta och väga in egna referenser, såväl interna som externa.
Redovisa uppdragsansvarig inredningsarkitekts kompetens och erfarenheter samt meriter i form av CV enligt ovan. (Fritextsvar)
KIs bedömning av lämnande uppgifter för uppdragsansvarig inredningsarkitekts kompetens och erfarenhet (Fasta svarsalternativ)
100 Betyg 5. Mycket bra, mervärde
80 Betyg 4. Godkänd, över förväntan
60 Betyg 3. Godkänd, enligt förväntningar
40 Betyg 2. Mindre bra, under förväntan
20 Betyg 1. Kvalitetsbrister
0 Betyg 0. Ej svar
% 30,00
5.1.9. Handläggande inredningsarkitekt/er
- Anbudsgivare skall även föreslå handläggande inredningsarkitekt/er.Den/denna skall vara erfaren inredningsarkitekt (adekvat inredningsarkitektsutbildning från högskola eller annan motsvarande kompetens och kunskap)med väl dokumenterad erfarenhet av att planera lokaler för undervisning dvs erfarenhet från universitets- och högskoleområdet enligt denna förfrågan.
- Handläggande inredningsarkitekt/er skall ha tidigare erfarenhet av att projektera och planera laboratorier av denna storleksordning och komplexitet samt en dokumenterad förmåga att skapa ett funktionellt och estetiskt samband mellan arkitektur och inredning.
- Handläggande inredningsarkitekt/erskall kunna arbeta på marknaden förekommande CAD-program.
- Handläggande inredningsarkitekt/er skall redovisa tre(3) relevanta referensobjekt ,ej äldre än 5 år, där inredningsarkitekten varit projektansvarig.
KI förbehåller sig rätten att inhämta och väga in egna referenser, såväl interna som
externa.
Namnge handläggande inredningsarkitekter (Fritextsvar) Ange CV för föreslagna handläggande inredningsarkitekter (Fritextsvar)
Har handläggande inredningsarkitet/er god erfarenhet av att arbeta i CAD-program? (Ja/Nej svar)
Kravgräns Ja
Nej Redovisa handläggande inredningsarkitekters tidigare teoretiska meriter och erfarenhet av projektering av laboratorier. Tre
relevanta referensobjekt där inredningsarkitekten varit
projektansvarig ej äldre än 5 år skall redovisas. (Fritextsvar)
5.1.10. Beskrivning av handläggande inredningsarkitekters kompetens och erfarenhet
Med kravspecifikationen som utgångspunkt kommer en utvärdering av handläggande inredningsarkitekt/er göras. Anbudsgivaren bör tydligt beskriva/ redogöra för handläggande inredningsarkitekt/er enligt nedan. Bedömningen av kompetens och erfarenhet kommer att baseras på tre lämnade referensobjekt.
Bedömningen kommer att utgå ifrån punkt 1-5;
1. Handläggande inredningsarkitekt/er bör redovisa tre(3) relevanta referensobjekt ,ej äldre än 5 år, där inredningsarkitekten varit projektansvarig.
2. Handläggande inredningsarkitekt/er bör ha ingående erfarenhet av att och vana av att tillämpa KBS-labstandard.
3. Handläggande inredningsarkitekt/er bör ha kunskap att ta fram förfrågningsunderlag/produktbeskrivningar avsedda för upphandling enligt LOU
4. Handläggande inredningsarkitekt/er bör ha kännedom om statliga ramavtal relaterade till uppdraget.
5. Handläggande inredningsarkitekt/er bör ha en kunskap om och erfarenhet av rumsfunktionsprogrammet dRofus .
KI förbehåller sig rätten att inhämta och väga in egna referenser, såväl interna som externa.
Redovisa handläggande inredningsarkitekters kompetens och erfarenheter samt meriter i form av CV enligt ovan. (Fritextsvar)
KIs bedömning av lämnande uppgifter för handläggande inredningsarkitekters kompetens och erfarenhet (Fasta svarsalternativ)
100 Betyg 5. Mycket bra, mervärde
80 Betyg 4. Godkänd, över förväntan
60 Betyg 3. Godkänd, enligt förväntningar
40 Betyg 2. Mindre bra, under förväntan
20 Betyg 1. Kvalitetsbrister
0 Betyg 0. Ej svar
% 20,00
5.1.11. Förstärkningsresurser
Förlust av enskild person får inte medföra att anbudsgivarens möjligheter att tillhandahålla avtalad kompetens eller resurser påverkas. Kravet avser både uppdragsansvarig
inredningsarkitekt och handläggande inredningsarkitekt för uppdragets utförande. Vid byte av medarbetare skall godkännande inhämtas från KIs kontaktperson.
Namn och CV på föreslagen/na ersättare skall nedan bifogas anbudet Med kravspecifikationen som utgångspunkt kommer en utvärdering
av anbudsgivarens förstärkningsresurser göras. Anbudsgivaren bör tydligt beskriva/
redogöra för sina back-up resurser för både uppdragsansvarig inredningsarkitekt och handläggande inredningsarkitekt /er för att kunna visa på hur deras kapacitet och förmåga att utföra de uppgifter som åläggs dem ser ut.
Anbudsgivaren bekräftar att kravet angående förstärkningsresurser uppfylls. (Ja/Nej svar)
Kravgräns
Ja
Nej
Ange CV för föreslagna ersättare (Fritextsvar) Redogör för förstärkningsresurser resurser enligt ovan (Fritextsvar)
KIs bedömning av lämnad redogörelse förstärkningsresurser (Fasta svarsalternativ)
100 Betyg 5. Mycket bra, mervärde
80 Betyg 4. Godkänd, över förväntan
60 Betyg 3. Godkänd, enligt förväntningar
40 Betyg 2. Mindre bra, under förväntan
20 Betyg 1. Kvalitetsbrister
0 Betyg 0. Ej svar
% 10,00
5.1.12. Priser
Priser skall anges i SEK exklusive moms och inkludera samtliga kostnader för uppdrags genomförande. Angivna timpriser skall vara fasta under tolv(12 )månader.
Pris skall anges per punkt enligt prisbilagan och bifogas i anbudet. Priset som kommer att utvärderas är anbudens totalpris.
Har efterfrågade priser lämnats enligt ställda krav? (Fasta svarsalternativ)
100 Betyg 5. Mycket bra, mervärde
80 Betyg 4. Godkänd, över förväntan
60 Betyg 3. Godkänd, enligt förväntningar
40 Betyg 2. Mindre bra, under förväntan
20 Betyg 1. Kvalitetsbrister
0 Betyg 0. Ej svar
% 40,00
5.1.13. Avrop från detta ramavtal
Vid avrop har leverantören en tidsfrist på två (2) arbetsdagar att bekräfta eller avsäga sig uppdraget.
Accepteras detta krav? (Ja/Nej svar)
Kravgräns
Ja
Nej
5.1.14. Inställelsetid
a) Nytt inredningsuppdrag skall kunna påbörjas senast två (2) veckor efter bekräftad beställning/avrop.
b) Inställelsetid för konsulten skall under period när funktionsstudier och projektering pågår vara två (2)dygn.
a) Ange den inställelsetid Ni garanterar efter bekräftat avrop av nytt inredningsuppdrag. (Fritextsvar)
b) Uppfylls krav på inställelsetid 2 dygn under period när funktionsstudier och projektering pågår? (Ja/Nej svar)
Ja
Nej
5.1.15. Statistik
Anbudsgivaren skall utan kostnad en gång per år förse KI med statistik över gjorda uppdrag inom detta avtal, senast en månad efter statistikperiodens slut. Statistiken skall utvisa total omfattning i kronor och uppdelat per avrop/motsv.
Statistik enligt ovan kan lämnas 1 gång/år. (Ja/Nej svar)
Ja Nej
5.1.16. Presentationsmöte med anbudslämnare
Anbudsgivare skall, om KI så önskar, vara beredd att i KIs lokaler ge en presentation av sig och sin verksamhet.
Accepteras detta krav? (Ja/Nej svar)
Kravgräns
Ja
Nej
5.1.17. Avtalsförslag
Förfrågningsunderlagets del 6 är KIs förslag till kommersiella villkor. I det fall anbudsgivaren har reservationer mot förslaget till kommersiella villkor skall dessa lämnas nedan, med hänvisning till aktuell punkt.
Eventuella kommentarer anges med hänvisning till aktuell punkt (Fritextsvar)
5.1.18. Avtalsansvarig
Av anbudet skall framgå vem som kommer att ha det övergripande avtalsansvaret mot Karolinska Institutet.
Ange person med övergripande avtalsansvar mot KI, angenamn, xxx.xx. och e-post. (Fritextsvar)
6. Avtalsförslag
6.1. Avtal
6.1.1. Avtalsparter
Detta avtal är träffat mellan Karolinska Institutet, Org. nr. 202100-2973, nedan kallad KI, och Leverantör AB, org. nr xxxxxx-xxxx. nedan kallad Leverantören
6.1.2. Avtal
Leverantören skall i enlighet med detta förfrågningsunderlags Kravspecifikation och Förslag till kommiersiella villkor tillgodose KIs behov av Inredningsarkitekter. Faktiska uppdrag specificeras vid behov och beställs av KIs kontaktperson.
6.1.3. Avtals syfte
Detta avtal har till syfte att fastställa de övergripande villkoren för tillhandahållande av inredningsarkitekttjänster vid KI. Uppdraget avser inredningsarkitekttjänster för mindre inredningsprojekt (upp till ca 2 000 m2 LOA) av s.k ”verksamhetsanpassningar”dvs projektering av laboratorier, undervisnings-/kontorslokaler. Uppdraget omfattar att skapa inredning och lösning som enkelt kan ändras för att passa KIs olika verksamheter i framtiden.
Parterna är medvetna om att avtalet inte kan reglera samtliga frågeställningar och händelser som kan tänkas uppkomma till följd av ständig utveckling och förändrade förhållanden.
Parterna skall sträva efter att inom de ekonomiska ramar avtalet föreskriver anpassa sig till eventuella nya förhållanden som kan uppstå under avtalstiden för att på så sätt tillgodose varandras ändrade förutsättningar och behov.
6.1.4. Handlings inbördes ordning
Avtalshandlingarna kompletterar varandra. Om avtalshandlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder till annat, sinsemellan i följande ordning:
1. Skriftliga ändringar och tillägg till detta avtal.
2. Detta avtal med tillhörande bilagor.
3. ABK 09(Allmänna bestämmelser för konsultuppdrag inom arkitekt- och ingenjörsverksamhet av år 2009)
4 KIs Allmänna Bestämmelser för köp av konsulttjänster
5. Eventuella skriftliga förtydliganden till anbud i tidsordning.
6. Leverantörens anbud.
7. Eventuella skriftliga förtydligande till förfrågningsunderlaget med bilagor.
8. Förfrågningsunderlag med bilagor.
6.1.5. Omfattning
Uppdragets omfattning i övrigt framgår av förfrågningsunderlagets Kravspecifikation vilket kommer införlivas i det slutgiltiga avtalet.
Uppgifter i anbudet som inte efterfrågas i förfrågningsunderlaget gäller inte som avtalsinnehåll, såvida det inte finns en skriftlig överenskommelse om att det ska gälla.
6.1.6. Avtals ikraftträdande
Detta avtal träder ikraft efter det att båda parter har undertecknat avtalet.
6.1.7. Avtalsperiod
Avtalet beräknas träda i kraft från och med 2012-xx-xx. Avtalet löper i fyra(4) år från avtalstecknandet och längst till 2016-xx-xx. Avtalet kan av Köparen förlängas ett år i taget två gånger på oförändrade villkor.
Överenskommelse om sådan förlängning skall träffas skriftligen senast tre(3) månader innan avtalsperiodens slut. Vid sista förlängningsperiodens utgång upphör avtalet utan föregående uppsägning.
6.1.8. Avropsordning
KI avser att teckna avtal med tre(3) leverantörer. Leverantörerna rangordnas, vilket innebär att vid avrop tillfrågas den med rangordning 1 först. Är denne förhindrad att anta uppdraget går erbjudandet till den som rangordnats som nr 2 o.s.v.
6.1.9. Avrop från detta ramavtal
Vid avrop har leverantören en tidsfrist på två(2) arbetsdagar att bekräfta eller avsäga sig uppdraget.
6.1.10. Inställelsetid
Nytt inredningsuppdrag skall kunna påbörjas senast två(2) veckor efter bekräftat avrop.
Under period när funktionsstudier och projektering pågår skall inställelsetid för konsulten vara två(2) dygn.
6.1.11. Kontaktperson KI
För KI:
Xxxxxxx Xxxxxxxx
Enhetschef Lokalförsörjning Tel: 00-000 000 00
Mob: 000-000 00 00
E-post: xxxxxxx.xxxxxxxx@xx.xx
6.1.12. Leverantörens kontaktperson
För Leverantören:
XXXXXXX
6.1.13. Fakturering
Faktura skall specificera begärd ersättning.
- Under avtalsperioden kommer KIs krav på fakturans form initialt vara enligt nedan.
- På beställningar från det nya inköpssystemet ska Ks beställningsnummer anges som fakturareferens.
- På beställningar utanför det nya inköpssystemet, s.k. orderlösa beställningar (om KI: har
godkänt det) ska KI:s referensid för beställaren anges som fakturareferens.
- Referensid: ZZAABBBBBBBB där AA är en 2-ställig institutionsbeteckning och B är en 2-8
tecken lång kod för beställarens namn.
- En räntefaktura som skapas per institution ska ha en referens ZZAAXXXXXX där AA är institutionskoden.
- Faktura ska specificera begärd ersättning.
- Faktura ska avse ersättning för under föregående månad utförda tjänster. Karolinska Institutet betalar efter rutinen 30 dagar netto efter godkänt arbete och godkänd faktura. Villkoret gäller även för fakturor som avser dröjsmålsräntor.
- E-faktura enligt Svefaktura-standard ska erbjudas alternativt kan leverantören registrera
fakturor manuellt i KI:s fakturaportal.
- Fakturering får ej ske före mottagen leverans.
- Beställande person skall anges i fakturan
- Faktureringsavgift eller annan avgift får ej tillkomma.
- Fakturering får ej överlåtas till annan part utan KIs skriftliga godkännande.
6.1.14. Fakturamärkning
Till dess att KI:s nya inköpssystem till 100% har införts ska fakturor som ej skickas elektroniskt adresseras till fakturaadress:
Karolinska Institutet Fakturor
Box 23 109
104 35 STOCKHOLM
Under avtalsperioden kommer KI:s krav på fakturans form vara enligt nedan: Leverantörens fakturareferens för KI skall vara KI:s referensid för beställaren. Referensid:
6.1.15. Pris
Priser skall lämnas i prisbilaga. Priser är angivna i svenska kronor(SEK), exklusive mervärdesskatt. Pris skall inkludera samtliga kostnader för uppdrags genomförande såsom resor och restid, ev logi, traktamenten, kopiering, utrustning, ADB-stöd m.m.
Angivna priser skall vara fasta under perioden 2012-xx-xx till 2013-xx-xx. Därefter kan prisjustering vara möjlig. Leverantörens förslag till prisändringar meddelas KI skriftligt årsvis.
Godkänner KI skriftligt ändringarna träder dessa i kraft 30 dagar efter det att Leverantörens prisändringsmeddelande mottagits.
6.1.16. Prisjustering
Priserna är fasta under avtalets 12 första månader. Därefter kan, om part så begär, prisjustering ske en gång per år med högst motsvarande förändring enligt nedan.
70% rörlig del. Statistiska Centralbyråns arbetskostnadsindex (AKI) för tjänstemän, preliminära siffror, SNI 2007. Basindex preliminärt indextal för tredje kvartalet 2012 30% fast del. Begäran om prisjustering bör ske skriftligen minst 8 veckor innan prisjusteringens önskade ikraftträdande. KI ska skriftligt godkänna prisändringarna som träder i kraft 8 veckor efter eventuellt godkännande.
Av parterna godkänd prisförändring ska gälla fast minst ett år.
6.1.17. Ansvarsförsäkring
Leverantören är skyldig att teckna och under hela avtalsperioden vidmakthålla ansvarsförsäkring enligt ABK 09. Leverantören skall efter begäran från KI under hela avtalstiden kunna styrka att ovannämnda försäkring är tecknad genom att tillställa KI en kopia på försäkringsbrevet.Leverantören är skyldig att omedelbart på begäran av KI uppvisa skriftligt bevis på erlagda försäkringsavgifter.
Om KI har framställt krav på skadestånd skall Leverantören utan dröjsmål lämna in en skadeanmälan till sin försäkringsgivare.
6.1.18. Ansvarsfullt ägande
Leverantören garanterar att Avtalet fullgörs i konkret överensstämmelse med alla tillämpliga lagar och regler, inklusive, utan undantag, lagar och regler avseende säkerhet, hälsa, miljö, rättvisa arbetsförhållanden, olaglig diskriminering samt praxis och affärssed. Leverantören garanterar vidare att göra sitt rimligen yttersta för att säkerställa att underleverantörer åtlyder ovanstående. I övrigt gäller ABK 09 och KIs Allmänna bestämmelser för Köp av Konsultjänst .
6.1.19. Personal
Leverantören förbinder sig att vid genomförandet av sina åtaganden enligt avtalet använda personal med för ändamålet erforderlig kompetens.
Leverantören är skyldig att utan oskäligt dröjsmål ersätta sådan personal, vilken KI anser sakna erforderlig kompetens. Detsamma gäller för personal med vilken KI anser sig ha samarbetssvårigheter eller om det i övrigt har framkommit uppgifter om personalen som kan skada KI anseende. Leverantören ska därvid ersätta personen med annan person med likvärdig kompetens och erfarenhet.
Förändringar i personalstyrkan berättigar inte Leverantören till ersättning för eventuella merkostnader och utgör inte grund för förändring av avtalade villkor.
Leverantören eller någon på Leverantörens sida får under avtalsperioden inte utöva verksamhet som kan rubba förtroendet för honom i något som avser hans åtaganden i Xxxxxxx.
Leverantören förbinder sig att utse en huvudansvarig/uppdragsansvarig inredningsarkitekt för uppdraget gentemot Köparen.
6.1.20. F-skattebevis
Om giltighetstiden för F-skattebevis går ut under avtalstiden skall Leverantören utan anmodan sända kopia av nytt giltigt F-skattebevis till KIs kontaktperson för Xxxxxxx.
6.1.21. Vite
KI är berättigat till ett vite med ett belopp om 1% och max 10% av överenskommet beställningsbelopp för uppdraget per påbörjad vecka varmed handlingar fördröjts i förhållande till överenskommen tidsplan.
6.1.22. Slutkontroll, redovisning och godkännande
Leverantören har arkivansvar för projektets gällande handlingar under hela projekttiden. Arkivhandlingar skall därefter överlämnas till Ki i ett format som kan arkiveras.
Leverantören skall till KI överlämna kopieringsbara dokument och digitala filer av samtliga redovisade handlingar (ink. CD) enligt Riksarkivets allmänna råd angående framställning av kartor och ritningar. KI äger materialet. För ritmaterial utfärdar Statens Provningsanstalt en särskild förteckning över typgodkända produkter. Närmare anvisningar kommer att lämnas senare vad beträffar överlämnandet av information på datadisketter.
Leverantören har arkivansvar för projektets gällande handlingar under hela projekttiden. Arkivhandlingar skall därefter överlämnas till Ki i ett format som kan arkiveras.
6.1.23. Antidiskriminering
Leverantören förbindar sig att vid utförandet av uppdraget följa alla svenska lagar mot diskriminering som gäller för Leverantören under avtalstiden.
6.1.24. Ändring och tillägg
Ändringar och tillägg i gällande Avtal kan endast göras genom en skriftlig handling undertecknad av behöriga företrädare för KI och Leverantören.
6.1.25. Överlåtelse
Leverantören äger ej rätt att helt eller delvis överlåta sina rättigheter och skyldigheter enligt Xxxxxxx utan skriftligt godkännande från KI.
Detta gäller även rätten att uppbära betalning enligt detta avtal.
6.1.26. Sekretess
Leverantören svarar för att dess personal som arbetar eller har arbetat i Köparens lokaler följer Offentlighets- och sekretesslagen(2009:400) i tillämpliga delar.
Leverantören skall i de fall där så för uppdraget krävs teckna Tillträdesavtal. Leverantören skall följa KI:s säkerhetsföreskrifter samt tillämpliga lagar avseende säkerhet.
6.1.27. Underleverantör
Leverantören får inte anlita underleverantör för att fullgöra del av uppdraget utan KIs
skriftliga medgivande.
6.1.28. Äganderätt
Beställaren KI har rätt att för avtalat ändamål nyttja resultatet av arkitektens uppdrag. Beställaren har därutöver rätt att använda resultatet för andra projekt beträffande framtagna principer, typlösningar, detaljlösningar etc utan att ersätta arkitekten härför. På motsvarande sätt har arkitekten rätt att använda resultatet för andra projekt utan att ersätta beställaren.
6.1.29. Avbeställning och hävning
KI förbehåller sig rätten att avbryta samarbetet enligt ABK 09. I sådant fall utser KI ersättare för slutförande av uppdraget.
Avtal till följd av denna upphandling hävs med automatik om förvaltningsrätt eller annan instans förklarar upphandlingen ogiltig eller kräver rättelse i sådan omfattning att det påverkar val av Leverantören. Inga skadeståndsanspråk med anledning av ovanstående hävning kan riktas från Leverantören till KI.
KI har rätt att med omedelbar verkan säga upp avtalet om det framkommer att Leverantören lämnat oriktiga uppgifter i samband med upphandlingen och dessa uppgifter har varit av icke oväsentlig betydelse vid bedömningen av tilldelningen av kontraktet.
6.1.30. Tillämplig lag och tvist
Tvist angående tolkning eller tillämpning av ingångna överenskommelser skall avgöras av svensk allmän domstol med tillämpning av svensk rätt.
Eventuella tvisteförhandlingar skall i första instans äga rum i Stockholm
6.1.31. Underskrifter
Detta avtal har upprättats i två exemplar varav parterna erhållit sitt.