Företagspolicy
för Hudiksvalls kommun och dess helägda bolag
Antaget av kommunfullmäktige den 23 september 2013, § 118 Dnr 0000-000-000
Kommunens generella ägaridé
Kommunen äger och driver bolagsverksamhet för att på bästa sätt förverkliga kommunala ändamål. Kommunen strävar efter att uppnå maximal samhällsservice till en rimlig kostnad för sina invånare. De kommunala bolagen är liksom nämnder och förvaltningar instrument för att bedriva kommunal verksamhet.
Företagspolicy
Kf ´s företagspolicy är en ram för den kommunala bolagsverksamheten. Den klargör roller och ansvar som ska råda mellan ägare och styrelse. I policyn beskrivs de grundläggande regler som enligt kommunen ska gälla för bolagen, förutom de som gäller enligt lag eller bolagsordning.
Allmänna riktlinjer
All verksamhet inom kommunkoncernen skall ses i ett helhetsperspektiv. Kommun- koncernen är ett begrepp som kommunen använder som ett sammanfattande begrepp för samtliga bolag, nämnder och förvaltningar. Kommunens fastlagda policys, förutom lönepolicyn, pensionspolicy och finanseringspolicy, omfattar alla helägda bolag. Dessa policyers ska därför antas av varje årsstämma.
Vid tveksamheter i frågor som berör denna policy ska Ks, konsulteras.
De juridiska utgångspunkterna för en aktiv ägarstyrning beskrivs i bilaga 1.
Ägarstyrning
Kommunfullmäktige, Kf, har ett politiskt och ekonomiskt ansvar för bolagens eko- nomiska tillgångar och de verksamhetsmässiga betydelsefulla värdena för kommun- invånarna. Inom ramen för ägarfunktionen utövar Kf formellt sin roll gentemot bolagen genom att:
• Besluta om viss verksamhet skall bedrivas i bolagsform
• Fastställa det kommunala ändamålet med verksamheten, vilket ska anges i bolagsordningen enligt Kommunallagen, KL
• Fastställa bolagsordning och andra grunddokument för bolagen
• Utse styrelse och minst en lekmannarevisor samt suppleanter, vilket ska anges i bolagsordningen enligt KL
• Fastställa företagspolicy och ägardirektiv
• Utse ombud på årsstämma i bolagen samt besluta om instruktion för stämmo- ombuden
• KL kräver att fullmäktige ska ges rätt att ta ställning i frågor av principiell beskaffenhet eller av större vikt innan bolaget fattar beslut, denna rätt ska framgå av bolagsordningen
Kf delegerar till Kommunstyrelsen, utöver Ks uppsiktsplikt och kontroll över all kommunal verksamhet, att utöva delar av ägarfunktionen genom reglementet för kommunstyrelsen och dess utskott § 3.
Om Ks vid sin årliga prövning finner att bolagens verksamhet inte uppfyller lagens krav ska Ks lämna förslag till Kf om nödvändiga åtgärder.
Kommunstyrelsen har i sitt uppdrag ett samordningsansvar för de kommunala bolagen. Kommunchefen har ett samordningsansvar för de kommunala bolagscheferna.
Övriga styrinstrument/koncernsamordning
Bolagen ska bidra i utvecklingen av kommunens samlade visionsarbete ”Glada Hudiksprånget” Det innebär bl.a. att arbeta med att stärka vårt platsvarumärke Glada Hudik men också att vara delaktig i kommunens långsiktiga övergripande mål och prioriterade fokusområden som ska leda framåt till kommunens vision Glada Hudik
– Sveriges bästa kommun att leva och verka i! Kommunens styrmodell innefattar även finansiella mål och verksamhetsmål som sträcker sig över mandatperioden med möjlighet för revidering. Kommunens nyckelord Solidaritet, Jämlikhet, God folkhälsa, Ekonomisk och ekologisk hållbarhet, Närhet, Öppenhet ska prägla all kommunal verksamhet.
Bolagen ska följa kommunens styrmodell samt verka för att innehållet inarbetas i bolagens egna direktiv och riktlinjer.
Finans
Bolagen ska delta i ett finansiellt samarbete med kommunen enligt följande inriktning
• Bolagen ska fastställa en egen finanspolicy som utgår från innehållet i kommunens finanspolicy.
• Bolagen ska ingå vid gemensam upphandling av bank-, koncernkonto- och andra finansiella tjänster.
• Bolagen åläggs att vid anmodan från kommunen (oftast november månad) inkomma med sina behov av upplåning för kommande år. Detta som grund för den årliga borgensram, som fastställs av Kf.
Ekonomisk planering och rapportering
• Bolagen ska upprätta delårs- och årsbokslut samt underlag för sammanställd redovisning på sätt och tidpunkt som Ks bestämmer.
• Tidplaner och anvisningar upprättas av kommunen för bolagens bokslutsarbete.
• Bolagens redovisning ska löpande anpassas till kvalitetskrav som god revisionssed och auktoriserade revisorer ställer på sammanställd redovisning och koncernredovisning.
Upphandling
• Bolagens upphandlingar ska inriktas på samverkan inom kommunkoncernen.
• Bolagen ska medverka i koncerngemensamma upphandlingar med samma förutsättningar som övriga deltagare.
• Inköp, avrop ska ske från koncerngemensamma avtal som bolaget omfattas av.
Avkastningskrav
Kf fastställer långsiktiga avkastningskrav, period om 3-4 år, för bolagen. Kraven ska ta hänsyn till respektive bolags specifika ändamål och investeringsbehov.
Avkastningskraven kan uttryckas i form av räntabilitet på eget kapital (antingen bokfört eller marknadsvärderat). Avkastningskraven ska inte likställas med utdelning.
Lekmannarevision
Bolagets lekmannarevisorer ska, mot bakgrund till det kommunala ändamålet med verksamheten och de mål och riktlinjer som fastlagts i bolagsordning och ägar- direktiv, pröva om verksamheten utövats på ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredställande sätt. De granskar även om bolagets interna kontroll är till- räcklig. Revisionsberättelsen skall innehålla uttalande om hur denna provning utfallit.
Intern kontroll
Det ska finnas av bolagens styrelser fastställda regler för intern kontroll med i princip samma innehåll och inriktning som gäller för kommunen.
Årlig information till ägaren
Bolagen ska i en bolagsstyrningsrapport årligen lämna följande information till kommunstyrelsen:
• Om styrelseledamöterna eller vd har uppdrag, aktier, andelar eller andra intressen i företag som bolaget har affärsförbindelser med eller som är verksamt i samma bransch som bolaget.
• Om utvärdering av Vd genomförts.
• Xxx styrelsearbetet bedrivits, inkluderande eventuell arbetsfördelning, antal sammanträden, genomsnittlig närvaro samt vem som varit sekreterare vid styrelsens sammanträden.
• Hur bolagets risker bedömts och följts upp.
• Hur bolaget kommunicerar med revisorerna och lekmannarevisorerna.
• Hur den interna kontrollen, både vad gäller uppfyllande av bolagets syfte, av ägaren beslutade verksamhetsmål och finansiell rapportering, är organiserad och hur väl den fungerat under senaste räkenskapsåret.
• Vilka ärenden som bolaget överlämnat till kommunen eller för att bereda Kf tillfälle att ta ställning.
• Bolagsstyrningsrapporten ska överlämnas vid samma tidpunkt som årsredovisningen.
• Xxxxxxx ska enligt tidsplan översända till Ks bolagens årsredovisningar och revisionsberättelse. De ska vara behandlade och undertecknade av bolagens respektive styrelser vid tidpunkten för den kommunala årsredovisningens behandling i Ks.
• Bolagen ska i december översända till Ks detaljbudget, översiktlig investeringsbudget och verksamhetsplan för nästkommande år.
• Efter styrelsesammanträde och årsstämma ska protokoll översändas till Ks.
Ägardialog
Bolagen är skyldiga att fortlöpande på Ks begäran informera om bolagets ekonomiska och verksamhetsmässiga utveckling. Xxxxxxx är också skyldiga att informera Ks löpande om väsentliga händelser i verksamheten och i frågor som eventuellt kan bli föremål för Kf´s ställningstagande.
En plan för möten mellan kommunen och bolagsledningarna fastställs årligen av Ks.
Formella styrinstrument Bolagsordning
Bolagsordningen är det dokument som ur det aktiebolagsrättsliga perspektivet utgör grunden för bolagets hela verksamhet. Förutom aktiebolagslagens obligatoriska krav på vad som ska finnas reglerat i bolagsordningen så kräver KL kompletteringar, se avsnitt ägarstyrning.
Bolagsstämma/Ombud
Kommunens ombud (kommunalråd) och ersättare ombud (från oppositionen) vid årsstämma utses av Kf för ett år i taget.
Ägardirektiv
Företagspolicy och ägardirektiv som är antagna av Kf överlämnas via ombud till årsstämman. Dessa skall sedan godkännas på årsstämman och är därmed bindande för bolaget och dess ledning. Ägardirektiven, som är individuella, anger riktning, ramar och mål för det specifika bolaget med utgångspunkt från det kommunala ändamålet. Tydliga ägardirektiv klargör förväntningar och krav på bolagen och de bidrar till att renodla rollerna. De underlättar också medborgarnas insyn i den kommunala verksamheten.
Ägardirektivens struktur och innehåll
• Ägaridé/verksamhetsidé - beskriver idé och syfte med det kommunala ägandet. Bolagets roll och vad bolaget ska utföra och för vem.
• Verksamhetens mål -strategisk inriktning, utveckling och principer för prissättning i förekommande fall
• Kundrelation och marknadsutveckling
• Sociala och ekologiska utgångspunkter där det är tillämpningsbart
• Ekonomi- avkastningskrav, utdelning, soliditetsmål i förekommande fall
Uppföljning av ägardirektiven innebär att bolaget i sin förvaltningsberättelse ska redogöra för hur bolaget utvecklas i förhållande till ägarens intentioner.
Ägardirektiv som gäller för respektive bolag, gäller även för eventuella dotterbolag till dessa bolag om inget annat särskilt anges.
Styrelse -styrelsearbetet Tillsättande av styrelse
Det är ägarens ansvar att utse en kompetent och fungerande styrelse med förutsättningar att rätt tillvarata bolagets och ägarens intressen samt att ge styrelsen mandat att aktivt verka inom givna ramar.
Ordförande, vice ordförande, ledamöter och ersättare i styrelsen utses av Kf för ett år i taget. Närvarande ersättare som inte ersätter ledamot har att iaktta motsvarande tystnadsplikt som gäller för ledamot.
Arvoden
Kf tar fram riktlinjer och ger förslag om ekonomiska ersättningar och om vilka arvoden som ska utgå till ordförande, vice ordförande, styrelseledamöter och ersättare samt de revisorer och ersättare som utses av Kf. Dessa beslutas på årsstämman.
Styrelsens ledamöter
För ägaren är det viktigt att styrelserna aktivt verkar för att utveckla bolagens organisation och verksamhet och att det råder ett förtroendefullt förhållande mellan kommunen och styrelserna.
Det är bra om styrelseledamöter ges en särskild introduktionsutbildning utöver den utbildning som alla nya förtroendevalda i kommunen får i samband med inledningen av en ny mandatperiod. Denna utbildning bör syfta till att ge kunskap om denna viktiga skillnad och vilket ansvar ledamöterna har enligt aktiebolagslagens regler.
Styrelsen
Styrelsen ansvarar för verksamheten i enlighet med bestämmelserna i aktiebolags- lagstiftning. Inom ramen för sitt ansvar ska styrelsen beakta att
• Fortlöpande följa upp och utvärdera bolagets verksamhet mot kommunens ändamål med verksamheten och de mål och riktlinjer som fastställts.
• Årligen utvärdera sitt eget, exempelvis saknas det kompetens för att utföra uppgifterna, fungerar arbetsformen, finns brister som behöver åtgärdas ska styrelsen åtgärda bristerna eller anmäla dem till ägaren.
• Utvärdera Vd´s insatser, endast styrelseledamöterna ska närvara
• Se till att kontrollen över bolagets ekonomiska situation är tillfredställande, att bolagets riskexponering är väl avvägd. Att redovisning och finansförvaltning håller hög kvalitet och kontrolleras på ett betryggande sätt.
Personal
Innan bolaget styrelse fattar beslut om anställning eller avveckling av VD ska samråd ske med Ks au. Kommunchefen ska hållas informerad under rekryteringsprocessen av ny VD.
Arbetstagarrepresentation
Bolaget ska verka för att arbetstagarrepresentation i bolagets styrelse inte ska inne- bära rätt att delta i beslutsfattande enligt gängse praxis för det kommunala området. Bolaget ska i första hand söka uppnå detta genom avtal med berörda fackliga organi- sationer och i andra hand genom dispensansökan enligt 17 § lagen (1987:1245) om styrelserepresentation för de privatanställda i aktiebolag och ek. förening m.fl.
Tvister
Vid tvister mellan förvaltning och kommunalt bolag eller mellan de kommunala bolagen inbördes, ska parterna genom inbördes förhandlingar söka träffa överenskommelse. Om samförstånd inte uppnås, ska parterna utan onödigt dröjsmål hänskjuta frågan till Ks som äger rätt att besluta i tolknings- och tillämpningsfrågor. Parterna ska i avtalen komma överens om att en eventuell framtida tvist skall hänskjutas till Ks som äger rätt att besluta i tolknings- och tillämpningsfrågor.