Contract
Generella villkor för bidrag till forskning från Vetenskapsrådet, Forskningsrådet för hälsa, arbetsliv och välfärd (Forte) och Forskningsrådet för miljö, areella näringar och samhällsbyggande (Formas)
De gemensamma villkoren har fastställts för forskningsrådet Formas den 24 oktober 2014. Villkoren gäller för bidragsbeslut från och med den 7 n o v e m b e r 2014 (beslut 24/2014). Villkoren gäller i den utsträckning annat inte anges i bidragsbeslutet. Nedanstående text gäller villkorens tillämpning inom Formas.
Definitioner
Medelsförvaltare avser den juridiska person som förvaltar bidraget till forskning som rådet betalar ut. Formas godkänner nya medelsförvaltare efter prövning.
Projektledare avser den person som är ansvarig för ansökan (sökande) till Formas och som ansvarar för att planera och genomföra projektet.
Sökande avser person eller organisation som är ansvarig för ansökan till Formas. När en organisation är sökande till Formas har organisationen samma ansvar som en projektledare.
Projekt avser de verksamheter som stöds av forskningsbidraget.
Allmänt
Formas beslut om bidrag blir giltigt när både medelsförvaltaren och projektledaren har bekräftat sina åtaganden enligt nedan.
Åtaganden
Formas åtaganden
Formas förbinder sig att betala ut beslutat bidrag till medelsförvaltaren enligt den utbetalningsplan som anges i beslutet. Utbetalningen sker normalt månadsvis, med en tolftedel av det för respektive år angivna beloppet, om inte annat anges i beslutet. Utbetalning sker efter att beslutet blivit giltigt. De i beslutet angivna beloppen är definitiva. Kompensation för ökade lönekostnader eller andra kostnadsökningar ges inte.
Bidrag till forskningsprojekt vid universitet och högskolor ska omfatta medel för direkta och indirekta kostnader i samma proportioner som beräknats för projektet i sin helhet.
Beslut om bidrag gäller under förutsättning att Formas anvisas de medel som föreslås av regeringen.
Medelsförvaltarens åtaganden
Medelsförvaltaren åtar sig
• att i egenskap av xxxxxxxxxxxx för projektledaren se till att denne kan disponera egen och andra anställdas arbetstid i den utsträckning som krävs för att projektet ska kunna genomföras i huvudsak överensstämmande med den projektplan som ingivits till Formas, liksom för att resultaten av projektet ska kunna publiceras,
• att svara för att projektledaren och annan av projektet berörd personal får tillgång till lokaler, utrustning och andra resurser som krävs för projektets genomförande,
• att tillse att den forskning som utförs inom projektet bedrivs i enlighet med svensk lagstiftning
• att tillse att den forskning som bedrivs inom projektet inte har kommersiella bindningar som påverkar dess objektivitet, oberoende eller öppenhet
• att årligen till Formas rapportera uttag av direkta och indirekta projektrelaterade kostnader i enlighet med Formas anvisningar,
• att förvalta bidraget enligt i beslutet angivna villkor, samt svara för administration av verksamheten.
Projektledarens åtaganden
Projektledaren (sökande) har det vetenskapliga ansvaret för projektet så som detta beskrivits i bidragsansökan till Formas med avseende på objekt och metod. I detta ingår att planera och genomföra projektet i huvudsaklig överensstämmelse med den till Formas ingivna planen och de villkor som anges i beslutet, dock med de justeringar som kan krävas om Formas bidrag understiger sökt belopp. Projektledaren ansvarar för att erforderliga tillstånd och godkännanden finns. Då projektet innefattar forskning där människor eller försöksdjur medverkar ska projektledaren se till att det finns ett godkännande av regional etikprövningsnämnd och djurförsöksetisk nämnd i den utsträckning som följer av lag och av regeringen utfärdade föreskrifter. Därutöver ska projektledaren se till att etiska principer som följer av föreskrifter som Xxxxxx utfärdat efterlevs.
I det vetenskapliga ansvaret ingår också att se till att resultaten av forskningsarbetet publiceras i vetenskapliga tidskrifter med internationell räckvidd eller görs tillgängliga på annat motsvarande sätt. Projektledaren är skyldig att se till att han/hon inte träffar avtal med kommersiell eller annan intressent som hindrar honom/henne att publicera resultatet av den forskning som bedrivs med stöd av bidraget från Formas, eller som fördröjer publiceringen i mer än två månader. Fördröjningen får dock uppgå till högst fyra månader om syftet är att möjliggöra en ansökan om patent, grundat helt eller delvis på ovan avsedda forskningsresultat.
Projektledaren ska garantera att forskningsresultaten finns tillgängliga för alla (Open Access) inom sex månader efter publicering. I de fall publiceringen sker som parallellpublicering i öppna institutionella arkiv, ska deposition ske vid publiceringstillfället och göras öppet tillgängligt inom sex månader. Formas kan medge en förlängning av tiden för tillgängliggörande genom Open Access efter paralellpublicering upp till maximalt 12 månader under förutsättning att forskaren kan uppvisa en tydlig dokumentation om att alla ansträngningar gjorts för att uppfylla sexmånaderskravet. Open Access-reglerna gäller tillsvidare enbart vetenskapligt bedömda texter i tidskrifter och konferensrapporter, inte monografier och bokkapitel.
Projektledaren ska också, i förekommande fall i anslutning till vad som redovisats i ansökan, se till att resultat av mer allmänt intresse sprids också till mottagare utanför vetenskapssamhället. Projektledaren ska vidare lämna tillgång till det fullständiga materialet för eventuell vetenskaplig granskning, om Formas så begär.
Vid spridning av resultat ska projektledaren ange att forskningen bedrivits med stöd av Xxxxxx. Vid publicering av vetenskapliga originalartiklar ska diarienumret för forskningsbidraget anges under rubriken ”acknowledgements”.
Bidragsperiod
I beslutet anges för vilken tid bidrag ges (bidrags- perioden) liksom hur länge bidraget får disponeras. Formas, medelsförvaltarens och projektledarens åtaganden gäller från och med den dag samtliga nämnda godkänt villkoren. Åtagandena gäller till och med den dag då slutlig redovisning godkänts av Formas och eventuella outnyttjade medel återbetalats.
Dispositionsrätt
Av beslutet framgår under vilken period bidraget utbetalas. Om inte annat anges i beslutet får bidraget disponeras under nämnda period och därtill i ytterligare ett år, räknat från bidragsperiodens sista dag (dispositionstiden). Om särskilda skäl föreligger, kan förlängning av dispositionstiden beviljas. Begäran om detta ska lämnas in gemensamt av medelsförvaltaren och projektledaren i god tid före dispositionstidens utgång men ej under bidragsperioden. Begäran ska åtföljas av uppgift om ännu inte utnyttjade medel, samt en översiktlig plan för slutförande av projektet.
Bidraget ska disponeras i huvudsaklig överensstämmelse med till Formas ingiven projektplan, dock med de justeringar som kan krävas om Formas bidrag understiger sökt belopp. Vidare ska bidraget disponeras enligt villkoren i beslutet inklusive de generella bestämmelser som finns. För mer betydelsefulla ändringar som gäller bidragets
disposition eller beslutsvillkoren krävs en skriftlig framställning till Formas från medelsförvaltaren och projektledaren. Formas kan bevilja ändringen efter prövning.
Bidraget får inte användas till stipendium, om inte annat framgår av beslutet.
Arbetsgivarförhållanden och anställ- ningsvillkor
Projektledaren ska vara anställd av medelsförvaltaren, om inte Formas och medelsförvaltaren kommer överens om annat. Om projektledaren har en annan arbetsgivare ska denne godkänna hans/hennes åtaganden.
Utrustning
Medelsförvaltaren har äganderätten till utrustning och andra inventarier som anskaffas till ett projekt med stöd av bidrag från Formas. Utrustningen ska dock disponeras för projektet så länge projektet pågår.
Skyldighet att informera om andra bidrag
Sökanden ska anmäla eventuella ansökningar till andra finansiär er avseende medel för samma eller liknande ändamål. Detsamma gäller för redan erhållna bidrag från andra finansiärer. Om bidrag från annan finansiär erbjuds eller erhålls för samma eller liknande ändamål under forskningsprojektets gång, ska projektledaren snarast anmäla detta till Formas. Det ska i redovisningen till Formas särskilt framgå i vilken utsträckning denna andra finansiär kan påverka genomförande, analys, tolkning och redovisning av resultaten. Dessutom ska det framgå vem som kommer att förfoga över resultaten. . Formas förbehåller sig rätten att ompröva bidragsbeslut baserat på information om andra bidrag.
Medelsförvaltaren får i samråd med projekt- ledaren besluta att del av bidrag från Formas används som finansiering av medverkan (så kallad motfinansiering) i av EU stött projekt inom samma område eller med samma inriktning som det projekt som bidraget från Formas avser.
Rapportering
Medelsförvaltaren har ansvar att tillhandahålla de uppgifter Formas efterfrågar i samband med uppföljning och utvärdering av forskningen, såväl under pågående som efter avslutad bidragsperiod. Redogörelser och rapporter avseende projektet ska lämnas i den ordning som anges i bidragsbeslutet eller när Formas särskilt begär det. En av Formas utsedd revisor eller annan granskare har rätt att granska den bokföring som hör till beslutet. Denne har härvidlag rätt till fullständig insyn i projektet, bland annat rätt att få kopior av samtliga verifikationer avseende utgifter och inkomster so m hänför sig till projektet.
Slutredovisning
Medelsförvaltaren ska lämna redovisningar enligt Formas anvisningar. Ekonomisk slutredovisning ska lämnas senast tre månader efter avstämningsdatum, vilket normalt är detsamma som sista dag för dispositionstiden. Formas kommer att avföra ansökan om nytt bidrag från en projektledare om medelsförvaltaren inte inom utsatt tid inkommit med slutredovisningar för tidigare bidrag till projektledaren.
Formas ovan beskrivna rätt till revision av redovisningen gäller även den ekonomiska slutredovisningen.
Formas kan besluta att redovisning ska lämnas vid annan tidpunkt. Sådant beslut ska ange avstämningsdag och delges medelsförvaltaren minst tre månader före avstämningsdagen.
Om ett projekt avbryts i förtid gäller särskilda bestämmelser som anges nedan.
Återbetalning av överskott
I samband med att den ekonomiska slutredovisningen lämnas in ska medelsförvaltaren återbetala allt outnyttjat bidrag till Formas. Om överskottet understiger ett halvt prisbasbelopp får det emellertid behållas och användas för forskningsändamål liknande det som bidraget avsåg. Är överskottet större ska det i sin helhet återbetalas till Formas.
Förtida avslutande av projekt
Svårigheter att genomföra projektet - allmänt
Om det projekt som Xxxxxx beviljat bidrag till inte kan genomföras enligt plan och avvikelsen inte är obetydlig ska medelsförvaltaren omgående underrätta Formas om detta. Detsamma gäller om utrustning, för vars inköp Formas beviljat medel, inte kan anskaffas. Härvidlag ska medelsförvaltaren också redovisa hur det projekt för vilket utrustningen avsetts påverkas. Formas och medelsförvaltaren förutsätts efter samråd med projektledaren komma överens om hur den uppkomna situationen ska hanteras.
Svårigheter att genomföra projektet på grund av förändrade förhållanden för projektledaren
Om projektledaren på grund av dödsfall, långvarig sjukdom, övergång till annan arbetsgivare eller av annat skäl inte längre kan genomföra projektet ska medelsförvaltaren omedelbart anmäla detta till Formas. Beslut om projektet ska erhålla fortsatt finansiering eller avslutas fattas av Formas efter samråd medmedelsförvaltaren, och där så är möjligt med projektledaren Om projektet avslutas ska medelsförvaltaren återbetala ännu inte disponerade medel som är avsedda för projektet.
Om skälet till förändringen är att projektledaren övergår till anställning vid annan medelsförvaltare kan Xxxxxx besluta att projektet flyttas till denna andra medelsförvaltare och att det drivs vidare med samma projektledare. Innan sådant beslut fattas ska samråd ske med berörda medelsförvaltare om villkor för flyttning.
Kostnader för förtida avveckling av ett projekt regleras enligt nedan.
Brott mot gjorda åtaganden
I förekommande fall då Xxxxxx eller medelsförvaltaren eller projektledaren i väsentligt avseende bryter mot beslutsvillkoren och inte inom en månad (30 dagar) efter skriftlig anmaning upphör härmed, kan Xxxxxx eller medelsförvaltaren avsluta sina åtaganden med omedelbar verkan.
Följande omständigheter i anslutning till forskning utgör grund för beslut av Formas att avbryta utbetalning av ett bidrag:
• oriktiga uppgifter i ansökan eller utelämnande av uppgifter som krävs
• underlåtenhet att under projektets gång rapportera sådana nya omständigheter som enligt beslutsvillkoren ska rapporteras,
• ekonomiska oegentligheter,
• oetiskt handlande,
• kommersiella bindningar som påverkar projektets objektivitet, oberoende eller öppenhet,
• projektledaren har genom annat handlande visat sig klart olämplig att uppbära bidrag från Formas,
• underlåtenhet att inlämna återapportering enligt Formas anvisningar
Utrustning
Vid förtida avveckling av ett projekt kan Formas efter samråd med berörda medelsförvaltare besluta att utrustning som anskaffats med stöd av Formas bidrag ska överlämnas till F or mas eller till annan medelsförvaltare.
Ekonomisk slutredovisning vid förtida avslutande av projekt
Om Xxxxxx beslutar att avbryta utbetalning av ett bidrag eller om ett projekt avbryts i förtid av andra skäl ska ekonomisk slutredovisning av projektet ske senast tre månader efter den dag parterna kommit överens om att projektet ska upphöra eller då endera av parterna ensidigt fattat sådant beslut. Formas ska ställa krav på återbetalning av erhållet och utbetalat bidrag till medelsförvaltaren inom tre månader (90 dagar) efter att Xxxxxx fått den ekonomiska slutredovisningen.
Kostnader för förtida avveckling av projekt
Om Xxxxxx beslutar att avbryta utbetalning av ett bidrag och detta inte beror på brott mot villkoren från medelsförvaltarens sida förutsätts medelsförvaltaren och Xxxxxx komma överens om hur skäliga avvecklingskostnader ska finansieras.