Partsgemensamma riktlinjer om åtgärder inom Lager och E-handeln i anledning av coronaviruset

Partsgemensamma riktlinjer om åtgärder inom Lager och E-handeln i anledning av coronaviruset

Med anledning av coronaviruset och dess nuvarande och potentiella effekter inom Lager och E- handeln har Svensk Handel och Handelsanställdas förbund enats om följande partsgemensamma riktlinjer.

Utöver dessa riktlinjer har parterna den 17 mars 2020 även träffat central överenskommelse om korttidspermittering med statligt stöd i ett särskilt dokument.

Riktlinjerna behandlar följande områden:

• Arbetstid

o Förändringar av beräkningsperiod

o Förändringar av schema

o Nattarbete

o Dygns- och veckovila

o Uttag ur tidbanken

o Övertid

o Mertid

• Företrädesrätt till anställning med högre sysselsättningsgrad

• Företrädesrätt till återanställning

• Förändring av arbetsplats

• Utlåning och inlåning

• Inhyrning av personal

• Semester

Syftet med riktlinjerna är att med beaktande av förhållandena för de anställda underlätta sådana snabba åtgärder som kan minska risken för smitta, negativa ekonomiska effekter samt för arbetsbrist och uppsägningar till följd av coronaviruset och dess effekter. Vidare är syftet att möjliggöra åtgärder för att tillgodose ökade personalbehov samt för att säkerställa framtida kompetensbehov. i företaget.

Vid sådana åtgärder är det värdefullt med en god dialog med de anställda och på mindre arbetsplatser kan många frågor lösas i direkta kontakter med den anställde.

Parterna vill även uppmärksamma vikten av att också under nuvarande omständigheter vidta de åtgärder som krävs för att säkerställa en god arbetsmiljö på arbetsplatsen.

En god samverkan mellan de lokala parterna är extra viktig i ansträngda situationer. På arbetsplatser där det finns klubb eller fackombud underlättas sådan samverkan om det upprättas forum för dialog där löpande frågeställningar som uppkommer på grund av coronaviruset och dess effekter kan hanteras. Det förbättrar förutsättningarna för samverkan och möjliggör en snabbare hantering av förhandlingsfrågor.

Parterna noterar att om arbetsgivare ser ett minskat arbetskraftsbehov till följd av coronaviruset och dess effekter, kan det finnas möjligheter att relativt snabbt hantera det genom minskad inhyrning från bemanningsföretag och genom avbrytande av visstidsanställningar. Om istället uppsägningar på grund av arbetsbrist kommer i fråga, ska de föregås av förhandling enligt 11 § MBL.

Riktlinjerna avser företag som omfattas av Lager- och E-handelsavtalet. Parterna har samsyn om att dessa riktlinjer kommer att behövas så länge ett större utbrott av coronaviruset pågår. Dessa riktlinjer gäller inledningsvis till och med den 17 maj 2020, och kan efter beslut av parterna förlängas även därefter. Riktlinjerna kommer att utvecklas och anpassas vid behov.

Arbetstid

Förändring av beräkningsperiodens längd

Förändrade varuströmmar kan medföra ett behov av att under en tid lägga ut en mindre eller en större del av den kontrakterade arbetstiden i schemat.

Enligt Lager- och E-handelsavtalet genomsnittsberäknas arbetstiden för en period om maximalt 13 veckor vid förläggning av arbetstiden mellan klockan 05.00 och 24.00. Parterna är överens om att arbetsgivaren under dessa riktlinjers giltighetsperiod kan förlänga beräkningsperioden att gälla till och med utgången av år 2020, vilket gör det möjligt att variera arbetstidens omfattning under den beräkningsperioden. Det innebär att om det finns ett behov så kan arbetstiden under den närmaste tiden minskas för att senare ökas, eller tvärtom. Sammantaget ska den genomsnittliga arbetstiden under beräkningsperioden motsvara den kontrakterade veckoarbetstiden.

En sådan ändring kan göras såväl under pågående beräkningsperiod, dvs. en förlängning av innevarande beräkningsperiod, som inför påbörjandet av en ny beräkningsperiod. MBL -förhandling ska genomföras om det finns fackklubb eller fackombud med förhandlingsmandat. I de fall sådana fackliga företrädare saknas på arbetsplatsen ska arbetsgivaren skyndsamt informera Handelsanställdas förbunds lokala fackliga organisation om den förändrade beräkningsperioden.

Förändrad beräkningsperiod innebär ofta förändrade scheman för de anställda, och det kan du läsa mer om nedan.

Notera att anställda har rätt till månadslön om arbetstiden genomsnittsberäknas på en period om 11 veckor eller mer. Arbetsgivare som av detta skäl behöver övergå till att tillämpa månadslön kan göra det utan MBL-förhandling. Arbetsgivaren ska informera Handelsanställdas förbunds lokala fackliga organisation om förändringen.

Förändringar av schema

Förändrade förutsättningar kan medföra behov av att ändra arbetstidsschemat, till exempel i samband med förändrade öppettider eller förlängda beräkningsperioder.

Enligt Lager- och E-handelsavtalet ska schemaändringar där så kan ske skriftligen meddelas arbetstagaren minst en månad i förväg. Parterna är överens om att schemaändringar kan meddelas med kortare framförhållning än en månad när arbetsgivaren ser ett behov av att skyndsamt genomföra schemaändringar till följd av coronaviruset och dess effekter.

När arbetsgivaren beslutar om förändringar av den ordinarie arbetstiden till följd av coronaviruset och dess effekter är parterna överens om att särskilda skäl föreligger, vilket innebär att arbetsgivaren kan genomföra den förändrade förläggningen av arbetstiden (jämför Lager- och E-handelsavtalet § 12 mom 5 om överläggning).

En förändring av schemat kan innebära att all den genomsnittliga arbetstiden enligt anställningsavtalet inte läggs ut den närmaste tiden, utan att arbetstid så att säga sparas för att läggas ut längre fram, till exempel om några månader. Det kan också vara tvärtom, det vill säga en större del av den genomsnittliga arbetstiden läggs ut under den närmaste tiden, och en mindre del läggs ut längre fram. Sammantaget ska den genomsnittliga arbetstiden under beräkningsperioden motsvara den kontrakterade veckoarbetstiden. För att undvika oklarheter och tvister i efterhand rekommenderas att företaget har en dialog med de anställda där det klargörs att en större eller en mindre del av arbetstiden kommer att läggas ut senare under beräkningsperioden.

Vid behov av viktigare förändring av organisationen som görs i samband med schemaändringar, ska dock förhandling genomföras enligt 11 § MBL när det finns fackklubb eller fackombud med förhandlingsmandat på arbetsplatsen. Det kan till exempel handla om att antalet anställda ändras eller att förändringar av befattningar planeras (angående uppsägningssituationer, se nedan). Om synnerliga skäl föranleder det, får arbetsgivaren ändå fatta och verkställa beslutet innan arbetsgivaren har fullgjort sin förhandlingsskyldighet. Parterna är överens om att sådana synnerliga skäl föreligger när arbetsgivaren till följd av coronaviruset och dess effekter ser ett behov av att fatta och verkställa beslutet med kort varsel. Arbetsgivaren ska i ett sådant fall istället påkalla förhandling med fackklubben eller fackombudet på arbetsplatsen så snart möjligt efter det att beslutet fattats och verkställts. I de fall fackklubb eller fackombud saknas på arbetsplatsen ska vid viktigare förändring av organisationen istället information lämnas till Handelsanställdas förbunds lokalavdelning.

Eventuella uppsägningar på grund av arbetsbrist ska föregås av förhandling enligt 11 § MBL, antingen med fackklubb på arbetsplatsen eller med Handelsanställdas förbunds lokalavdelning.

Det noteras att det finns möjlighet att träffa överenskommelse direkt med den anställde eller med Handelsanställdas förbunds lokala fackliga organisation om avvikelse från Lager- och E- handelsavtalets regel att den ordinarie arbetstiden inte får över- eller underskrida genomsnittsarbetstiden med mer än 5 timmar per vecka.

Nattarbete

I Lager- och E-handelsavtalet finns möjlighet för arbetsgivaren och lokal facklig organisation att träffa överenskommelse om avsteg från arbetstidslagens bestämmelser om nattvila så att arbete kan bedrivas även mellan klockan 00-05 även när det inte är fråga om skiftarbete.

I nuvarande exceptionella situation förutsätter parterna att sådana överenskommelser träffas när det behövs för att upprätthålla verksamheten.

Dygns- och veckovila

Enligt arbetstidslagen får avsteg från regler om dygns- och veckovila göras tillfälligtvis om det föranleds av något särskilt förhållande som inte har kunnat förutses av arbetsgivaren, under

förutsättning att arbetstagaren ges motsvarande kompensationsledighet. Parterna är överens om att det till följd av coronaviruset och dess effekter föreligger sådana särskilda förhållanden.

Uttag ur tidbanken

För att öka möjligheterna till att hantera den uppkomna situationen är parterna överens om att arbetsgivaren efter samråd med arbetstagaren har möjlighet att under dessa riktlinjers giltighetstid lägga ut tid i tidbanken (§ 12 mom 7) som hela lediga dagar.

Övertid

När det finns särskilt behov av ökad arbetstid, får enligt arbetstidslagen allmän övertid tas ut med högst 200 timmar under ett kalenderår.

Övertid utöver allmän övertid får enligt arbetstidslagen tas ut med högst 150 timmar per arbetstagare under ett kalenderår om det finns särskilda skäl för det och situationen inte har gått att lösa på annat rimligt sätt (extra övertid). Parterna är överens om att sådana särskilda skäl föreligger när arbetsgivaren bedömer att extra övertid behöver tas ut till följd av coronaviruset och dess effekter.

Extra övertid och allmän övertid får enligt arbetstidslagen tillsammans inte överstiga 48 timmar per arbetstagare under en period av fyra veckor eller 50 timmar under en kalendermånad.

Vidare noteras att enligt arbetstidslagen får den sammanlagda arbetstiden under varje period om sju dagar uppgå till högst 48 timmar i genomsnitt under en beräkningsperiod om högst fyra månader.

Vid beräkningen av den sammanlagda arbetstiden ska semester och sjukfrånvaro under tid då arbetstagaren annars skulle ha arbetat likställas med fullgjord arbetstid.

Mertid för deltidsanställda

Extra mertid och allmän mertid som tas ut fr.o.m. den 13 mars 2020 och så länge som dessa riktlinjer är gällande ska inte medräknas vid bedömning av om arbetsgivaren uppfyller reglerna om högsta tillåtna mertidsuttag under kalenderåret enligt arbetstidslagen.

Extra mertid och allmän mertid får från och med den 13 mars 2020 och så länge dessa riktlinjer är gällande tillsammans inte överstiga 96 timmar per arbetstagare under en period av fyra veckor eller 100 timmar under en kalendermånad.

Det noteras att enligt arbetstidslagen får den sammanlagda arbetstiden under varje period om sju dagar uppgå till högst 48 timmar i genomsnitt under en beräkningsperiod om högst fyra månader. Vid beräkningen av den sammanlagda arbetstiden ska semester och sjukfrånvaro under tid då arbetstagaren annars skulle ha arbetat likställas med fullgjord arbetstid.

Det noteras att mertid inte kan beordras utan förutsätter att arbetsgivaren och arbetstagaren är överens.

Företrädesrätt till anställning med högre sysselsättningsgrad

Parterna är överens om att arbetstagares företrädesrätt till anställning med högre sysselsättningsgrad inte behöver gälla i turordning vid tidsbegränsade anställningar. Om det finns flera arbetstagare som har företrädesrätt till sådan anställning när arbetsgivaren ska anställa på en sådan tjänst, uppfyller arbetsgivaren alltså sina skyldigheter med avseende på företrädesrätt till anställning med högre sysselsättningsgrad så länge arbetsgivaren anställer någon av dem.

Arbetsgivaren behöver då inte MBL-förhandla enligt 32 § LAS.

Företrädesrätten gäller däremot oförändrat i turordning vid tillsvidareanställningar, och även arbetsgivarens skyldighet att MBL-förhandla enligt 32 § LAS gäller då oförändrad.

Företrädesrätt till återanställning

Parterna är överens om att arbetstagares företrädesrätt till återanställning inte behöver gälla i turordning i förhållande till tidsbegränsade anställningar. Om det finns flera arbetstagare som har företrädesrätt till återanställning när arbetsgivaren ska anställa på en tidsbegränsad anställning, uppfyller arbetsgivaren sina skyldigheter med avseende på företrädesrätt till återanställning så länge arbetsgivaren anställer någon av dem. Arbetsgivaren behöver inte MBL-förhandla i ärendet enligt 32

§ LAS.

Företrädesrätten gäller däremot oförändrat i turordning vid tillsvidareanställningar, och även arbetsgivarens skyldighet att MBL-förhandla enligt 32 § LAS gäller då oförändrad.

Förändring av arbetsplats

Parterna är överens om att arbetstagare kan beordras att tillfälligt arbeta på annan arbetsplats än sin ordinarie arbetsplats, förutsatt att arbetsplatsen ligger inom rimligt pendlingsavstånd från hemmet. En tillfällig ändring av arbetsplatsen enligt ovan behöver i normalfallet inte föregås av förhandling enligt MBL. Arbetsgivaren ska istället diskutera den planerade förändringen med berörd arbetstagare och då också hur snabbt den är praktiskt möjlig att genomföra.

Arbetsgivaren ska ersätta eventuellt ökade kostnader i samband med byte till arbetsplats som ligger utanför arbetstagarens arbetsskyldighet (arbetsplatser som arbetstagaren normalt arbetar på ligger normalt inom arbetstagarens arbetsskyldighet).

Utlåning och inlåning

Coronavirusets effekter leder till att vissa företag får ett ökat behov av personal eller förutser problem med att upprätthålla nödvändig bemanning vid personalens sjukfrånvaro. Samtidigt har andra företag problem att sysselsätta sin personal som bedöms vara tillfälliga. Det leder till risk för uppsägningar trots att personalen sannolikt kan sysselsättas inom en relativt snar framtid.

Ett sätt att möta dessa problem är att, genom så kallad utlåning, låta personal i företag med mindre personalbehov jobba i företag som behöver mer personal. När sådan utlåning inte ingår i arbetstagarens ordinarie arbetsuppgifter kan utlåning ofta genomföras på frivillig basis efter överenskommelse med den anställde. Då behöver inte utlåningen MBL-förhandlas. Om utlåningen avser flera anställda kan arbetsgivaren komma överens med den lokala fackliga organisationen. Den

arbetsgivare som lånar ut personal har i ett sådant fall fortsatt arbetsgivaransvar och anställningsvillkoren gäller oförändrat. Det är viktigt att i dessa sammanhang uppmärksamma fördelningen av arbetsmiljöansvaret mellan arbetsgivaren och det företag som arbetstagaren lånas ut till.

Arbetsgivaren ska ersätta eventuellt ökade kostnader för arbetstagaren vid utlåning. Om möjligheterna att täcka personalbehovet med befintlig personal är uttömda behöver ett företag som vill låna in personal från annat företag inte MBL-förhandla. Om det finns fackklubb eller fackombud på arbetsplatsen ska arbetsgivaren informera dem om inlåningen.

Inhyrning av personal

Parterna är överens om att förhandlingsskyldighet enligt 11 § och 38 § medbestämmandelagen och 5

§ Lager- och E-handelsavtalet mom 1 B inför inhyrning av personal kan genomföras efter det att beslutet fattats och verkställts.

Semester

Parterna förutsätter att arbetstagare inte reser till områden dit UD har avrått från att resa.

Enligt 11 § semesterlagen ska arbetsgivare som fattat beslut om förläggning av semesterledighet på annat sätt än genom överenskommelse med berörd arbetstagare eller dennes företrädare, underrätta arbetstagaren om beslutet. Parterna förutsätter att arbetsgivaren lämnar underrättelse så snart arbetsgivaren bedömer möjligt. Underrättelsen ska lämnas senast två månader före ledighetens början. Om det finns särskilda skäl får underrättelsen lämnas senare, dock om möjligt minst en månad före ledighetens början.

Parterna är överens om att sådana särskilda skäl föreligger när en arbetstagare företagit en utlandsresa som innebär risk för exponering för coronaviruset och arbetsgivaren därför ser ett behov av att med kortare framförhållning förlägga semesterledighet för arbetstagaren.

När en arbetsgivare i andra sammanhang till följd av coronaviruset och dess effekter ser behov av att lämna underrättelse till arbetstagaren senare än två månader före ledighetens början, ska underrättelse avseende huvudsemestern (sommarsemestern) lämnas senast en månad före ledighetens början, och underrättelse avseende annan semester lämnas senast två veckor före ledighetens början. Parterna förutsätter att arbetsgivaren lämnar underrättelsen så snart som möjligt.

Arbetsgivare som, med mindre än två månaders föregående underrättelse, vill lägga ut semesterdagar som arbetstagaren kan ha rätt att spara enligt semesterlagen, ska först fråga berörd arbetstagare om arbetstagaren istället vill spara de dagarna. Detta gäller företag som inte redan ställt sådan fråga.