Gymnasieantagningen Storsthlms (tidigare Gymnasieantagningen Stockholms Läns) tjänster och uppdrag
Gymnasieantagningen Storsthlms (tidigare Gymnasieantagningen Stockholms Läns) tjänster och uppdrag
Detta är en tillgänglighetsanpassad version november 2020.
Ingress
Föreliggande avtal reglerar förutsättningarna för en gemensam antagnings- organisation med ett gemensamt antagningskansli för gymnasieskolan, gymnasiesärskolan och vidareutbildning i form av ett fjärde tekniskt år.
§ 1. Parter
Mellan kommun/stad (beställaren) och Storsthlm (tidigare
Kommunförbundet Stockholms Län (KSL)) ingås genom detta avtal följande.
§ 2. Tjänsternas art och omfattning
Kommunernas antagningskansli
- Informationsaktiviteter gällande erbjudande av utbildningar och skolor till sökande i kommunerna.
- Statistikunderlag med uppgifter till kommunerna och fristående huvudmän om utbud, sökande och antagning.
Regional ungdoms- och elevdatabas, UEDB
- Databasen innehåller ungdomar mellan 16 och 19 år folkbokförda i Storstockholm.
- Överföring och import av elever i gymnasie- och gymnasiesärskolan i Storstockholm.
- Registrera beslutade priser och strukturtillägg.
- Utbetalningsunderlag för interkommunala ersättningar och bidrag från en kommun till en annan kommun, landsting och fristående huvudmän gällande utbildningar inom gymnasieskolan och gymnasiesärskolan.
- Systemstöd för kommunerna att hantera det kommunala aktivitetsansvaret.
- Statistikunderlag med uppgifter till kommunerna och fristående
huvudmän om elevströmmar, byten och avhopp inom gymnasie- och gymnasiesärskolan.
§ 3. Avtalshandlingarnas prioritetsordning m.m.
Avtalshandlingarnas prioritetsordning:
1. Skriftliga ändringar och tillägg till detta avtal, (d.v.s. framtida ändringar).
3. Uppdragsbeskrivningar (bilaga 1).
4. Styrgrupp, referensgrupper och nätverk (bilaga 2)
5. Förteckning över beslutsområden, lagrum och förslag till delegation (bilaga 3)
Bilagorna utgör en integrerad del av avtalet.
§ 4. Rubriker
Indelningen av avtalet i olika avsnitt och åsättande av rubriker skall inte påverka avtalets tolkning.
§ 5. Bestämmelses ogiltighet
§ 6. Styrgrupp
• Delta i framtagande av årlig verksamhetsplan
• Få del av underlag kring det ekonomiska läget för avstämning.
• Godkänna genom konsensusbeslut att eventuella ekonomiska överskott från ett avslutat budgetår överförs för att användas inom verksamheten nästkommande budgetår gällande tjänsten som Kommunernas antagningskansli.
• Vara rådgivande gällande frågor av central karaktär inom uppdragen.
§ 7. Storsthlm:s (tidigare KSL:s) representation, beredning och fördragning vid styrgruppsmöten
§ 8. Ersättning för tjänsterna
Kommunernas antagningskansli
Avgiften för tjänsten är 520 kr/år per antal 16-åringar folkbokförda i kommunen för antagningsåren 2017 och 2018. Avgiften grundar sig på antalet 15-åringar per den 31 december året före antagningsåret, d.v.s. den 31 december 2016 avseende år 2017 och den 31 december 2017 avseende 2018.
Kostnaden debiteras kommunen och inte vare sig kommunala skolor eller fristående skolor.
Utdebiteringen av kostnaden sker under första kvartalet respektive budgetår.
Regional Ungdoms- och elevdatabas, UEDB
Avgiften för tjänsten är 48 kronor per antal 17-, 18- och 19-åringar folkbokförda i kommunen respektive år. Avgiften kommer grunda sig på antal 16-, 17- och 18-åringar per den 31 december året före budgetåret, d.v.s. den 31 december 2016 avseende år 2017 osv. Kostnaden debiteras kommunen och inte vare sig kommunala skolor eller fristående skolor.
Utdebiteringen av kostnaden sker under första kvartalet respektive budgetår.
2021 ska avräkning göras årligen såsom för antagningskansliets verksamhet.
§ 10. Betalning
§ 11. Beställarens kontraktsbrott, dröjsmålsränta
§ 12. Storsthlms (tidigare KSLs) ansvar för tjänsten
§ 13. Beställarnas medverkan
§ 14. Förtida upphörande
§ 15. Ansvarsfrihetsgrunder
§ 16. Överlåtelse
§ 17. Sekretess m.m.
§ 18. Meddelanden
Meddelandet skall anses ha kommit mottagaren tillhanda
a. om avlämnat med bud: vid överlämnandet
b. om avsänt med rekommenderat brev: 10 dagar efter avlämnande för postbefordran
Adressändring skall meddelas part på sätt som föreskrivs i denna bestämmelse.
§ 19. Skiljedom
Skiljeförfarandet skall äga rum i Stockholm.
§ 20. Avtalstid
En revidering av avgift för tjänsten som kommunernas antagningskansli kommer göras inför antagningsåret 2019. En revidering av avgift för tjänsten Ungdoms- och elevdatabasen, UEDB, kommer göras inför 2021.
Part äger rätt att säga upp avtalet till upphörande. Om part säger upp avtalet
Bilaga 1
Inledning till uppdragsbeskrivningarna
Verksamheten Gymnasieantagningen Storsthlm (tidigare Gymnasieantagningen Stockholms län) inom Storsthlm (tidigare Kommunförbundet Stockholms Län) Gymnasieantagningen Storsthlm (tidigare Gymnasieantagningen Stockholms län) ska leda, planera och utveckla processen och rutinerna för ansökan och antagningen till gymnasie- och gymnasiesärskolan, Ungdoms- och elevdatabasen (UEDB) samt de operativa uppdrag som utförs inom den gemensamma gymnasieregionen.
Gymnasieantagningen Storsthlm (tidigare Gymnasieantagningen Stockholms län) ska utföra uppdrag och uppgifter på ett standardiserat sätt enligt detta avtal och denna uppdragsbeskrivning.
Gymnasieantagningen Storsthlm (tidigare Gymnasieantagningen Stockholms län) ska tillhandahålla
• Xxxxxx kompetens gällande tillämpliga regelverk, de system, verktyg och processer som kansliet ansvarar för.
• Tillgång till information som ett stöd för val av utbildning och skola för de sökande.
• Tillgång till information för beslut gällande anordnande av utbildning för kommunala, landstingets och fristående huvudmän.
• Tillgång till underlag om sökande för de beslut som ska fattas av kommun och huvudman för utbildning.
• Utveckling av rutiner och effektivitet i antagningsprocessen enligt gällande regelverk och behov hos kommunerna, huvudmännen, skolorna och de sökande.
• Erbjudande av en lättanvänd och tillgänglig process med enkel och tydlig kommunikation.
• Säkerställande av lika hantering för alla kommuner, huvudmän och skolor oavsett huvudmannaskap.
• Säkerställande av förutsättningarna i Ungdoms- och elevdatabasen, UEDB, så att uppgifter som inhämtas, registreras och arkiveras ska utgöra korrekta underlag för utbetalningar samt underlag för kommunernas och huvudmännens uppföljning och planering.
Förutsättningar för antagningskansliets uppdrag
Det administrativa arbetet i detta sammanhang utförs huvudsakligen av antagningskansliet. Kansliet hanterar och vidareförmedlar beslutsunderlag till beslutande huvudman. Så långt möjligt förs underlaget över till beslutsfattaren
hos huvudmannen via de webbaserade systemen som beslutsfattare har tillgång till. Överföringen sker kontinuerligt under hela antagningsprocessen. En gemensam tidplan som ska följas av samtliga roller och ansvariga är en förutsättning för att uppdraget ska kunna utföras med ett effektivt och rättsäkert resultat gentemot sökande och antagna.
Beslut som åligger kommunen, beslutsfattare
Ansvaring nämnd eller delegerad tjänsteman i respektive kommun utför de uppgifter och fattar de beslut som åligger kommunen. Individuella beslut som enligt lag och förordning skall fattas av sökandes eller elevs hemkommun eller av mottagande huvudman i samband med ansökan, antagning och mottagande av elev i gymnasieskolan respektive gymnasiesärskolan kan inte delegeras till kansliet.
Varje kommun har en utsedd handläggare på antagningskansliet.
Uppdragsbeskrivningar
Ansvar och arbetsuppgifter för antagningskansliet
Ett gemensamt kansli måste utföra antagningsuppdraget på ett standardiserat sätt. Den juridiska delen av arbetet är beskrivet i skollagen och gymnasieför- ordningen och samarbetet förutsätter att såväl varje kommun som antag- ningskansliet följer gällande författningsbestämmelser. Kansliet hämtar i övrigt in synpunkter och önskemål från alla berörda och beslutar sedan på eget mandat om arbetets uppläggning. Samtliga bilagor (blanketter för information från kommun eller avlämnande skola för beslut av huvudman) som finns att hämta på xxx.xxxxxxxxxxxxx.xx ska användas inom alla kommuner.
Antagningskansliet alternativt avlämnande skola skannar in ifyllda bilagor. Ingående kommuner och huvudmän för sökta utbildningar tar del av underlagen, bedömer och fattar beslut via inloggning på xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxx.xx
Antagningskansliet ska:
1. Utföra antagningsuppdrag för alla de gymnasieskolor, gymnasiesärskolor och skolor som anordnar vidareutbildning i form av ett fjärde tekniskt år för vilka ingående kommuner är huvudman för samt fristående skolor som är belägna i de kommuner som ingår i avtalet.
Kommentar: Antagningskansliet utför antagningsuppdraget fram tills överlämning av den fortsatta reservantagningen som görs till respektive skola inför höstterminsstart.
2. Upprätta och fastställa tidplaner för genomförandet av ansöknings- och antagningsprocessen efter samråd med ingående kommuner inför varje antagningsår.
3. Avtal och kontakter med systemleverantören om drift, förvaltning och utveckling.
4. Genomföra planeringskörningar, preliminär antagningskörning, slutantagningskörning och reservantagningskörningar. Resultatet av respektive körning presenteras för kommunerna och gymnasieskolorna via IST Analys. Underlag till respektive huvudman för godkännande av preliminär och slutlig antagning via mejl.
5. Information till, utbildning av och telefon- och mailsupport till studie- och yrkesvägledarna i frågor som rör antagningsprocessen, hantering i systemet, tidplanen osv.
6. Import av uppgifter om elever som går i årskurs nio och betyg gällande dessa från grundskolornas elevregister.
Kommentar: Varje kommun (om det görs samordnat i kommunen för dess kommunala grundskolor)/kommunal och fristående grundskola lämnar uppgifter om elever (adresser, betyg mm) i digital form och vid av antagningskansliet angivna tidpunkter.
7. Inhämtning av uppgifter om elever som går vid introduktionsprogram och som ska söka till gymnasieskolan.
Kommentar: Varje kommun (om det görs samordnat i kommunen för dess kommunala grundskolor)/kommunal och fristående grundskola lämnar uppgifter om elever (adresser, betyg mm) i digital form och vid av antagningskansliet angivna tidpunkter.
8. Hantering av ansökningar och intresseanmälningar till utbildningar vid gymnasieskola, gymnasiesärskola eller till vidareutbildning i form av ett fjärde tekniskt år gällande sökande bosatta i de kommuner som ingår i detta avtal.
9. Vidareförmedlande av ansökningar, handlingar, uppgifter och underlag för beslut gällande sökande bosatta i ingående kommuner som söker utbildningar i kommuner i andra delar av landet. Vidareförmedlande görs till det antagningskansli som sköter antagningen till aktuell sökt utbildning.
10. Mottagande och hantering av ansökningar, handlingar, uppgifter och underlag för beslut som inkommer gällande sökande som är bosatta i kommuner utanför ingående kommuner som söker till skolorna i ingående kommuner via övriga antagningskanslier i landet Detta gäller sökande till de skolor som ligger i ingående kommuner enligt detta avtal.
11. Telefon-, e-post- och besöksservice för sökande, övriga intressenter och berörda. Frågor om vad som gäller och det som ska utföras av respektive sökande i ansöknings- och antagningsprocessen besvaras av antagningskansliet.
Kommentar: Frågor om individuella beslut hänvisas av antagningskansliet till berörd huvudman/beslutsfattare.
12. Tillhandahålla yttrande- och beslutsblanketter gällande sökande folkbokförda utanför kommunens samverkansområde till berörd huvudman som i sin tur fattar beslut om mottagande.
13. Digitalt förmedla underlag från sökande eller dennes avlämnande skola till berörd sökt huvudman/kommun gällande ansökan om särskilda skäl för förstahandsmottagande som huvudmannen i sin tur bedömer och fattar beslut om.
14. Digitalt förmedla underlag från sökande eller dennes avlämnande skola till berörd sökt huvudman/kommun som i sin tur bedömer och beslutar om antagning inom Fri kvot, p.g.a. personliga skäl samt för elever med utländska betyg och Waldorfomdömen.
Kommentar: Antagningskansliet skannar in inkomna utländska betyg för bedömning och beslut av varje huvudman om behörighet och eventuell antagning till sökt utbildning.
15. Digitalt förmedla underlag till berörd sökt huvudman/kommun som i sin tur bedömer och beslutar om mottagande och antagning till de Introduktionsprogram där beslut ska fattas.
16. Digitalt förmedla underlag till berörd sökt huvudman/kommun som i sin tur bedömer och beslutar om mottagande och antagning till Gymnasiesärskolans utbildningar.
Kommentar: Xxxxx av målgruppstillhörighetsbeslut skickas från hemkommunen till antagningskansliet inför antagningsomgången så att dessa elever ska få inloggning för ansökan och informationsbrev om tidsplan mm. Beslut om antagning till gymnasiesärskolan fattas av beslutsfattare i sökt kommun.
17. Tillhandahålla utbildning, manual och support gällande IST Analys till kommunen
Kommentar: Uppgifter och underlag om sökande och antagna ska hämtas från antagningsdatabasen av skolorna och kommunerna själva med hjälp av verktyget IST Analys.
18. Tillhandahålla antagningsbesked till samtliga sökande vid slutantagningen och reservantagningen på xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxx.xx. På begäran av sökande till gymnasieskolan och alltid för sökande till gymnasiesärskolan skickas antagningsbesked även per post.
Kontaktpersonen i kommunen ska för kommunens räkning till antagningskansliet förmedla:
1. Synpunkter kring föreslagen tidplan inför respektive antagningsår.
2. Kommunens utbildningsutbud.
3. Kommunens beslut inför respektive antagningsår avseende;
- Vid anordnande av Introduktionsprogrammet Yrkesintroduktion (IMYRK), huruvida kommunen anordnar denna utbildning för grupp av elever eller för enskild elev.
- Vid anordnande av Introduktionsprogrammet Programinriktat individuellt val (IMPRO), huruvida kommunen har beslutat kring ett generellt mottagande för sökanden som inte är hemmahörande i kommunen eller ingår i ett eventuellt samverkansavtal för utbildningen.
4. Aktuella samverkansavtal, dvs eventuella övriga samverkansavtal som slutits med andra kommuner utanför de samverkansavtalen som samordnas inom Storsthlms (tidigare KSLs) uppdrag.
5. Priser för introduktionsprogram som anordnas av kommun, gäller Introduktionsprogrammen Yrkesintroduktion, Individuellt
alternativ, Preparand och Språkintroduktion såvida inte utbildningen ingår i prislista för vilken samverkansavtal finns inom ramen för gemensam gymnasieregion.
Kommentar: Priserna publiceras som information till övriga kommuner som underlag för beslut om betalning under ansöknings- och antagningsprocessen samt för registrering i UEDB. Angivande av pris och registrering av detta förutsätter att ett eget beslutat pris är förenligt med gällande regelverk för utbildningen.
6. Godkännande av antagningsresultatet för de utbildningar som kommunen anordnar vid slutantagningen.
Hemkommunens ansvar:
1. Ansökningar utskrivna från xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxx.xx och underskrivna av elev (s.k. kvittenser) ska antingen arkiveras i kommunen centralt eller vid varje avlämnande grundskola.
2. Yttrande där sådant krävs avseende sökande till utbildning i kommun eller landsting med vilken hemkommunen saknar samverkansavtal.
3. Att hantera avtal, överenskommelser, ersättnings- och bidragsregleringar kring de utbildningar som inte är reglerade i samverkansavtal eller enligt Skollagen avseende storlek på ersättning.
4. Att fatta och förmedla beslut om målgruppstillhörighet för sökande till gymnasiesärskolans utbildningar till antagningskansliet.
5. Att länk till Gymnasieantagningens hemsida, xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxx.xx finns på hemkommunens hemsida.
Information ska finnas om att ungdomar som är bosatta i kommunen ska göra ansökan till gymnasieskolans nationella program, introduktionsprogram som anordnas för grupp av elever, gymnasiesärskolans utbildningar samt vidareutbildning i form av ett fjärde tekniskt år via Gymnasieantagningen Storsthlm (tidigare Gymnasieantagningen Stockholms län).
Ansvar och arbetsuppgifter som skall hanteras av varje avlämnande skola, dvs skola med elever som ska söka till utbildning via antagningskansliet:
1. Lagstadgad studie- och yrkesvägledarorganisation.
2. Uppdaterat elevregister samt betygsuppgifter vid grundskolor och grundsärskolor
3. Ansökningar utskrivna från xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxx.xx och underskrivna av elev (s.k. kvittenser) ska antingen arkiveras i kommunen centralt eller vid varje avlämnande grundskola.
4. Insändande av elev- och betygsuppgifter för elever vid grundskolan och grundsärskolan avseende de elever som ska söka utbildning som antagningskansliet sköter ansökan och antagning till.
5. Insändande av elev- och betygsuppgifter för elever vid introduktionsprogram i gymnasieskolan avseende sökande till utbildning som antagningskansliet sköter ansökan och antagning till.
Kommunens ansvar som huvudman för utbildning:
1. Upprättande av samverkansavtal och hantering av andra frågor som enligt lag och förordning reglerar sökande, mottagande och antagning till gymnasieskolan och gymnasiesärskolan.
2. Beslut och rapportering av gymnasieorganisation vad avser utbildningsvägar och antal platser. Förändring av antal platser registrerar kommunens kontaktperson.
3. Mottagandebeslut där sådant behöver fattas registreras av huvudman för sökt utbildning.
Antagningskansliet tillhandahåller yttrande- och beslutsblanketter gällande sökande folkbokförda utanför kommunens samverkansområde till berörd huvudman som fattar beslut om mottagande.
4. Berörd sökt huvudman/kommun tar del av underlag från sökande eller dennes avlämnande skola gällande ansökan om särskilda skäl för förstahandsmottagande. Sökt huvudman bedömer och fattar därefter beslut om skälen ska godtas.
5. Berörd sökt huvudman/kommun tar del av underlag från sökande eller dennes avlämnande skola för bedömning av och beslut om behörighet till sökt utbildning.
6. Berörd sökt huvudman/kommun tar del av ansökan om dispens i engelska till nationellt program i gymnasieskolan från sökande eller dennes avlämnande skola för bedömning och beslut om medgivande av sådan dispens. Beslut kan fattas under förutsättning att sökande uppfyller övriga behörighetskrav till utbildningen och bedöms ha förutsättningar att klara studierna på det sökta programmet.
7. Berörd sökt huvudman/kommun tar del av underlag från sökande eller dennes avlämnande skola gällande underlag för bedömning och prövning om antagning på fri kvot p.g.a. personliga skäl samt betygsunderlag för bedömning och beslut om behörighet samt om antagning på fri kvot avseende elever med utländska betyg och Waldorfomdömen.
8. Berörd sökt huvudman/kommun tar del av underlag från sökande eller dennes avlämnande skola för bedömning och beslut om mottagande och antagning till de Introduktionsprogram där sådant beslut ska fattas. Mottagande huvudman ska komma överens om ersättning från sökandes hemkommun innan mottagande kan ske gällande vissa introduktionsprogram.
9. Berörd sökt huvudman/kommun tar del av underlag från sökande eller
dennes avlämnande skola för bedömning och beslut om mottagande och antagning till de Gymnasiesärskolans utbildningar där sådant beslut ska fattas. Mottagande huvudman ska komma överens om ersättning från sökandes hemkommun innan mottagande kan ske gällande det Individuella programmet.
10. Huvudman för utbildning som under pågående antagningsperiod fattar beslut om att en sökbar utbildning inte ska starta ska fatta sådant beslut och meddela antagningskansliet i god tid inför att omvalsperioden öppnar, senast andra veckan i april.
11. I samband med beslut om att kommunen inte ska starta en utbildning som sökande har gjort ansökan till så ska kommunen skicka information till alla berörda sökande. Detta enligt den rutin och med den information som antagningskansliet har fastställt.
12. Berörd huvudman ansvarar för hanteringen av överklaganden av de beslut som huvudmannen har fattat.
Informationsaktiviteter gällande erbjudande av utbildningar och skolor till ungdomar bosatta i kommunerna:
Följande hanterar Gymnasieantagningen Storsthlm (tidigare Gymnasieantagningen Stockholms län):
1. Information på hemsidan xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxx.xx. Kommentar: Gymnasieantagningen ska via hemsidan informera om utbildningsutbudet i ingående kommuner samt de av Skolverket beslutade riksrekryterande utbildningarna. På denna hemsida ska information om ansöknings- och antagningsförfarandet finnas.
2. Samordning av och genomförande av elevenkät i årskurs 2 och publicering av uppgifter om skolor och resultat av enkäten och andra uppgifter för jämförelse i Jämför gymnasieskolor. Kommentar: Storsthlm (tidigare KSL) har avtal med Stockholms stad som utförare av tjänsten Jämför Gymnasieskolor. Stockholms stad har i sin tur underleverantörer för genomförande av enkäten bland elever i årskurs 2 och publicering av uppgifter och resultat på webbplatsen Jämför gymnasieskolor Stockholms län, Håbo och Gnesta som ligger på Gymnasieantagningens hemsida.
3. Ansvara för genomförande av Gymnasiemässan Kommentar: Storsthlm (tidigare KSL) har avtal med Stockholmsmässan som arrangerar Gymnasiemässan tillsammans med Storsthlm (tidigare KSL).
Regional ungdoms- och elevdatabas, UEDB Följande hanterar Gymnasieantagningen Storsthlm (tidigare Gymnasieantagningen Stockholms län):
1. Avtal och kontakter med systemleverantören av Ungdoms- och elevdatabasen om drift, förvaltning och utveckling.
2. Avtal och kontakter med Universitets- och högskolerådet, UHR gällande betygsuppgifter som inhämtas till Ungdoms- och elevdatabasen från UHR:s betygsdatabas.
3. Uppdatering av adressuppgifter från Skatteverkets folkbokföringsregister (Navet) varje vardagsnatt.
4. Information till, utbildning av och telefon- och mailsupport till användare av Ungdoms- och elevdatabasen i kommunerna samt vid fristående gymnasie- och gymnasiesärskolor.
5. Löpande överföring, via integrationer, avseende kommunernas
elevregister för gymnasieskolor och gymnasiesärskolor.
6. Import från antagningsdatabasen av elever som vid höstterminsstarten är antagna i årskurs 1 vid de fristående gymnasie- och gymnasiesärskolorna.
7. Registrera pris för respektive utbildning som ingår i samverkansavtalet inom Storsthlm (tidigare KSL) enligt överenskommen prislista.
8. Registrera priser som är beslutade av Skolverket för exempelvis internationella skolor, spetsutbildningar och särskilda varianter.
9. Registrera priser enligt riksprislistan, för utbildningar som inte erbjuds inom samverkansavtalet, gällande fristående gymnasieskolor som anordnar utbildningen.
10. Registrera strukturtillägg enligt samverkansavtalet inom Storsthlm (tidigare KSL) och enligt beslutad fördelning.
11. Skapa utbetalningsunderlag för interkommunala ersättningar från en kommun till en annan kommun eller till landstinget gällande utbildningar inom gymnasieskolan och gymnasiesärskolan.
12. Skapa utbetalningsunderlag för bidrag till fristående huvudmän gällande utbildningar vid gymnasie- och gymnasiesärskolor.
13. Tillhandahålla systemstöd för kommunerna att hantera det kommunala aktivitetsansvaret, KAA.
Kontaktperson i kommunen
Det ska finnas en eller två kontaktpersoner avseende Ungdoms- och elevdatabasen gentemot leverantören som ansvarar för driften och underhåll av databasen.
Kommuners ekonomisystem
Tillgång till uppgifter och underlag från antagningsdatabasen och Ungdoms- och elevdatabasen
Följande hanterar Gymnasieantagningen Stockholms län:
1. Gymnasieantagningen tillhandahåller data och uppgifter via inloggning i analysmodulen till antagningssystemet respektive till UEDB till behöriga användare.
Uppgifter ska finnas både på kommunal nivå och på regional nivå.
- Uppgifter på regional nivå är alltid avidentifierade.
2. Gymnasieantagningen tillhandahåller support för uttag av uppgifter.
3. Gymnasieantagningen genomför regelbundet workshop i de webbapplikationer och analysmoduler som riktar sig till olika användargrupper och roller.
4. Vid förfrågan om uppgifter från antagningssystemet och Ungdoms- och elevdatabasen från allmänhet eller media så hänvisar Gymnasieantagningen till den kommun som äger informationen. Se punkt 2.
Bilaga 2
Styrgrupp, referensgrupper och nätverk
Styrgrupp
Antal ledamöter
Till södra länet räknas följande kommuner:
Botkyrka kommun, Haninge kommun, Huddinge kommun, Nacka kommun, Nykvarns kommun, Nynäshamns kommun, Salems kommun, Tyresö kommun, Värmdö kommun.
Till norra Länet räknas följande kommuner:
Danderyds kommun, Ekerö kommun, Järfälla kommun, Lidingö stad, Sigtuna kommun, Sollentuna kommun, Solna stad, Sundbybergs stad, Täby kommun, Upplands-Bro kommun, Upplands Väsby kommun, Vallentuna kommun, Vaxholms stad, Österåkers kommun.
Val av styrgruppsledamöter
Mandattid
Styrgruppens ledamöter skall utses senast den 15 juni samma år som de skall tillträda som ledamöter.
Referensgrupper
Kommunerna ska delta i utvecklingsarbete som berör den hantering som utförs av kommunerna i antagningsprocessen.
Gymnasieantagningen sammankallar till och ansvarar för att genomföra referensgruppsmöten.
Deltagare i referensgrupper utses utifrån roll och funktion.
Nätverksmöten
Bilaga 3
Förteckning över beslutsområden, lagrum och förslag till delegation
Ur ”Handledning för gymnasieantagning 2016-2017, Sveriges Kommuner och Landsting”:
3. urval – rangordning
1. Ansökan
1.2 Ansökningsblanketter. Rekommenderad beslutsfattare: antagningsutskottet/tjänsteman.
1.3 Om-/urval. Rekommenderad beslutsfattare: huvudmannen.
2. Mottagande
2.1 Yttrande från hemkommunen SL 16:48. Rekommenderad beslutsfattare: huvudmannen/tjänsteman.
2.2 Hemkommunens beslut att eleven tillhör gymnasiesärskolans målgrupp SL 18:5. Rekommenderad beslutsfattare: huvudmannen/tjänsteman.
2.3 Hemkommunens bedömning att elev som sökt individuellt program kan följa undervisningen på ett nationellt program inom gymnasiesärskolan SL 19:40. Rekommenderad beslutsfattare: huvudmannen/tjänsteman.
2.4 Beslut om behörighet och mottagande SL 16:36, 17:14, 17 a:18, 18:4, 19:29. Rekommenderad beslutsfattare: huvudmannen/tjänste- man.
2.5 Beslut ang. sökande från annan kommun SL16:44, 47, SL 17:19, 21, 19:29. Rekommenderad beslutsfattare: huvudmannen/tjänste- man.
2.7 Mottagande av elever från utlandet SL 29:2-5, Gymnasieförordningen 12:11. Rekommenderad beslutsfattare: huvudmannen/tjänsteman.
3. Urval/rangordning
3.1 Meritvärde – färdighetsprov Gymnasieförordningen 7:5, 5:8,
5:16. Rekommenderad beslutsfattare: huvudmannen. Förslag lämnas till antagningsutskottet/tjänsteman.
4. Antagning
4.1 Antagning till åk 1 samt till vidareutbildning i form av ett fjärde tekniskt år SL 15:12. Rekommenderad beslutsfattare: huvudmannen. Förslag lämnas till antagningsutskottet/tjänsteman.
4.3 Ev. inriktningsgaranti SL 16:12,39. Rekommenderad beslutsfattare: huvudmannen. Förslag lämnas till antagningsutskottet/tjänsteman.
Kommunstyrelser i Stockholms läns kommuner samt Håbo kommun och Gnesta kommun
Gymnasieantagningen Stockholms län. Finansiering
Inledning
Kommunernas antagningskansli
Avgift enligt nuvarande avtal till och med 2016
Avgiften för antagningskansliets uppdrag har varit 520 kr/år per antal 16-åringar folkbokförda i kommunen under antagningsåret. Avgiften baseras på antalet 15- åringar per den 31 december året före antagningsåret. Kostnaden debiteras kommunen och inte vare sig kommunala skolor eller fristående skolor. Detta är samma avgift som har gällt sedan antagningskansliet startade verksamheten 2007. Verksamheten har haft positiva resultat sedan 2009 och överskotten har burits över till kommande verksamhetsår då det har varit färre antal folkbokförda 16-åringar med lägre intäkter. Överskotten har använts under åren som varit med ett aktuellt preliminärt överskottssaldo på 1 200 000 kronor. Från 2016 så börjar kurvan vända upp avseende antal folkbokförda 16-åringar i våra kommuner.
Avgift 2017-2018 samt översyn inför 2019
Avgiften för antagningskansliets uppdrag föreslås fortsätta vara 520 kr/år per antal 16- åringar folkbokförda i kommunen 2017 respektive 2018. Avgiften baseras på antalet 15- åringar per den 31 december året före antagningsåret, d.v.s. den 31 december 2016 avseende år 2017 osv. Kostnaden debiteras kommunen och inte vare sig kommunala skolor eller fristående skolor.
En översyn av avgiftens storlek ska genomföras inför antagningsåret 2019. Förslag kring avgift från 2019 ska presenteras i början av 2018.
Kostnader för nytt antagningssystem
Eventuella överskott eller underskott i antagningskansliets verksamhet
Eventuella underskott och överskott gällande antagningskansliets tjänst regleras årligen.
Ungdoms- och elevdatabasen, UEDB
Avgift enligt nuvarande avtal till och med 2016
Avgiften för UEDB baseras på antal placerade elever i gymnasieskolan. Den utgörs av 4 kronor per placerad elev och månad. Beloppet dras av från den utbetalning som ska göras från hemkommunen till skolorna där kommunens folkbokförda ungdomar går via en inbyggd funktion i UEDB. Kommunerna debiteras motsvarande det administrativa avdraget av KSL som avgift för UEDB. Det görs fyra gånger per år. För elev som går i kommunal skola utanför Stockholms län och Håbo kommun görs inget administrativt avdrag av hemkommunen via UEDB.
Avgift enligt reviderat avtal 2017-2020
Avgiften för UEDB föreslås vara 48 kronor per antal 17-, 18- och 19-åringar folkbokförda i kommunen respektive år. Avgiften kommer grunda sig på antal 16-, 17- och 18-åringar per den 31 december året före budgetåret, d.v.s. den 31 december 2016 avseende år 2017 osv. Kostnaden debiteras kommunen och inte vare sig kommunala skolor eller fristående skolor.
Beräkningsunderlag
Beräkningen av finansiering av UEDB är specificerad i tabell nedan med närmare information kring de kostnader avseende systemet och den administrativa driften av detta.
Den är, med anledning av mängden nyanlända i våra kommuner som kommer påverka antalet folkbokförda kommande år, inte något underlag för prognos utan en framskrivning utifrån snitt av historiskt flyttnetto.
Avgiften beräknad med angiven framskrivning som grund ger inte utrymme för eventuella större utvecklingsinsatser som kan uppkomma med nya behov, lagändringar och beslutade insatser inom ramen för den gemensamma gymnasieregionen.
Administrativt avdrag i UEDB även från 2017
Via Ungdoms- och elevdatabasen är det tänkt att det såsom nu även kommande år dras av en administrativ avgift per placerad elev från den utbetalning som hemkommunen gör till kommunal huvudman/fristående skola där elev går.
Utdebitering av kostnaden
Utdebiteringen av kostnaden sker under första kvartalet respektive budgetår.
Eventuella överskott eller underskott i UEDB-verksamheten Reglering gällande eventuella underskott och överskott för UEDB ska avräknas per 2020- 12-31. Eventuellt underskott/överskott regleras gentemot medlemmarna. Från och med år 2021 ska avräkning göras årligen såsom för antagningskansliets verksamhet.
UEDB beräkning för perioden 2016-2020
Xxxxx ungdomar, 17, 18, 19 år | - |
Antal elever avs 2016 | 70 500 |
Summa intäkter utifrån 48 kr/ Ungdomar 17, 18 , 19 år | - |
Jämförelse med utdeb 4 kr per elev o månad | 3 384 000 |
IST kostnad+KAA+ strukt tillägg + studie variant | 2 406 000 |
Betyg fr UHR för KAA | 98 535 |
Folkbokföring Navet+Tieto | 30 000 |
Utvecklingskostnad | 80 000 |
Utbildning användare (externa admin) | 20 000 |
Övriga kostnader (lokal resor mm) | 150 000 |
Summa externa kostnader | 2 784 535 |
Personal | 681 000 |
Summa personalkostnader | 681 000 |
- 81 535 | |
Xxxxx ungdomar, 17, 18, 19 år | 70 072 |
Antal elever avs 2016 | 71 200 |
Summa intäkter utifrån 48 kr/ Ungdomar 17, 18 , 19 år | 3 363 456 |
Jämförelse med utdeb 4 kr per elev o månad | 3 417 600 |
IST kostnad+KAA+ strukt tillägg + studie variant | 1 671 000 |
Betyg fr UHR för KAA | 90 000 |
Folkbokföring Navet+Tieto | 31 200 |
Utvecklingskostnad | 86 700 |
Utbildning användare (externa admin) | 50 000 |
Övriga kostnader (lokal resor mm) | 153 000 |
Summa externa kostnader | 2 081 900 |
Personal | 694 620 |
Summa personalkostnader | 694 620 |
586 936 |
72 016 | |
Antal elever avs 2016 | 73 900 |
Summa intäkter utifrån 48 kr/ Ungdomar 17, 18 , 19 år | 3 456 768 |
Jämförelse med utdeb 4 kr per elev o månad | 3 547 200 |
IST kostnad+KAA+ strukt tillägg + studie variant | 1 701 000 |
Betyg fr UHR för KAA | 93 000 |
Folkbokföring Navet+Tieto | 31 824 |
Utvecklingskostnad | 88 400 |
Utbildning användare (externa admin) | 50 000 |
Övriga kostnader (lokal resor mm) | 156 000 |
Summa externa kostnader | 2 120 224 |
Personal | 708 512 |
Summa personalkostnader | 708 512 |
628 032 | |
Xxxxx ungdomar, 17, 18, 19 år | 75 517 |
Antal elever avs 2016 | 77 457 |
Summa intäkter utifrån 48 kr/ Ungdomar 17, 18 , 19 år | 3 624 816 |
Jämförelse med utdeb 4 kr per elev o månad | 3 717 936 |
IST kostnad+KAA+ strukt tillägg + studie variant | 1 731 000 |
Betyg fr UHR för KAA | 96 000 |
Folkbokföring Navet+Tieto | 33 097 |
Utvecklingskostnad | 90 000 |
Utbildning användare (externa admin) | 50 000 |
Övriga kostnader (lokal resor mm) | 159 000 |
Summa externa kostnader | 2 159 097 |
Personal | 772 683 |
Summa personalkostnader | 772 683 |
743 036 |
78 961 | |
Antal elever avs 2016 | 80 910 |
Summa intäkter utifrån 48 kr/ Ungdomar 17, 18 , 19 år | 3 790 128 |
Jämförelse med utdeb 4 kr per elev o månad | 3 883 680 |
IST kostnad+KAA+ strukt tillägg + studie variant | 1 761 000 |
Betyg fr UHR för KAA | 99 000 |
Folkbokföring Navet+Tieto | 34 421 |
Utvecklingskostnad | 90 000 |
Utbildning användare (externa admin) | 50 000 |
Övriga kostnader (lokal resor mm) | 162 000 |
Summa externa kostnader | 2 784 535 |
Personal | 737 136 |
Summa personalkostnader | 737 136 |
856 571 | |
2 261 876 | |
2 733 040 | |
471 164 |