Datum: 23.04.2022
Årsmötesprotokoll – Sättra samfällighet
Datum: 23.04.2022
Plats: Boulecaféet i Sättra Samfällighet, Xxxxxxxxxx 00.
Närvarade medlemmar enligt avprickad röstlängd (separat); befullmäktigade efter visad och kontrollerad fullmakt; åhörare utan rösträtt (deltog inte i röstningsförfarandet).
1. Val av ordförande för mötet
Xxxxx Xxxxxxxxxx valdes till ordförande för mötet.
2. Xxx av sekreterare
Xxxxxx Xxxxxxxx valdes till sekreterare och protokollförare för mötet.
3. Val av två justeringsmän
Xxxx Xxxxxxx och Xxxxxx Xxxxxxxxx valdes till justeringsmän.
4. Styrelsens och revisorernas berättelser
• Revisor Xxxx Xxxxxxxx summerade revisorernas berättelse och meddelade att man inte hade något att anmärka på i samfällighetens räkenskaper och verksamhet. Xxxx xxxxxxxxx också verksamhet relaterad till digitalisering och byte av bokföringsbyrå under året. Xxxx framhävde också att samfälligheten har ett betydande ekonomiskt överskott jämfört med föregående år.
• Ordförande Xxxxx Xxxxxxxxxx föredrog styrelsens verksamhetsberättelse, i sammanfattning och i tillägg till vad som bifogats i den till kallelsen fogade årsredovisningen.
- Tonvikt i redogörelsen lades vid arbetet med fibernedläggningen och förhandlingar med IP Only.
- Samfällighetens poolanläggning har också krävt mycket arbete under året. Styrelsen har inlett arbete med att kräva in avgift för användning av poolanläggning bland icke medlemmar. Från samfällighetens medlemmar påpekades att endast samfällighetsmedlemmar anslutna till G1 har kostnadsfri rätt att använda poolanläggningen.
- Samfälligheten har under året åtgärdat ett krondike på Lövhagsvägen, och inlett ett gradvis arbete för att förbättra dräneringen i området. Väghållningen har i stort genomförts enligt plan, men med betydande eftersläpning – och med vissa underhållsåtgärder ej genomförda, som följd av fibernedläggningsarbetet.
- Skötseln av sommarvatten har varit behäftat med många problem, och Xxxxxxxxxxxxxxx åtgärder släpar fortsatt efter jämfört med vad som vore önskvärt. Problemen har varit konstanta, och samfälligheten har nu belagts med åtgärdsföreläggande av Norrtälje kommun, med krav på åtgärder före juni 2022.
- Samfälligheten har fortsatt uppdatera och hantera avtal och formella åtaganden.
- Därutöver har samfälligheten genomfört två stigrensardagar, och frivilliga krafter har under året installerat en äventyrsbana för barn.
• Medlemmar anförde vid denna punkt önskemål om förbättrade kommunikationsinsatser från styrelsen, samt ett antal påpekanden avseende nödvändig formalia vad gäller årsredovisning, stämmokallelser, protokoll, m.m. för framtida myndighetskontakter (t.ex. med Kronofogden avseende uteblivna avgiftsbetalningar).
5. Ansvarsfrihet för styrelsen
Stämman beviljade styrelsen ansvarsfrihet.
6. Förslag från styrelsen och inkomna motioner
• Motion: Sammankoppling av vattensystem
a) Motionerande samfällighetsmedlem summerade motionen, samt meddelade som bakgrund att det finns en inneboende orättvisa i att vissa medlemmar får tillgång till sommarvatten och inte andra, när det är problem med sommarvattensystemet. Motionerande samfällighetsmedlem samt en annan medlem menar också att det är viktigt att man gör en sammankoppling för att bevara nuvarande funktion men ändå skapa förutsättningar för ett ytterligare arbete. Motionerande samfällighetsmedlem påpekade också att hans motion framförallt avsåg få stämman ta ställning förslaget i princip, och inte innebar att en sammankoppling skulle behöva ske omedelbart under kommande mandatperiod.
b) Xxxxx Xxxxxx, vattenansvarig, summerar kommunens och tillfrågade konsulters ståndpunkter om sommarvattensystemets skick. Nuvarande kontrollplaner tillåter inte att vi sammankopplar vattensystemen, och vi skulle då behöva omarbeta hela kontrollplanen, vilket är ett omfattande arbete. Dessutom är de två systemens kapacitet för liten för att kunna kompensera för varandra, om det ena eller andra systemet faller bort eller kopplas ifrån – vilket kan skapa nya problem, och gör att vi inte kan använda ena delen av sommarvattensystemet för att kompensera bortfall från det andra. Sommarvattenansvarige menade också att kostnaderna skulle bli relativt höga, och informerade om att driftskostnaderna skulle bli högre än i dagsläget.
Stämman biföll inte motionen.
• Motion/förslag från styrelsen: Förslag till reviderade stadgar (Förändring av det obligatoriska antalet ledamöter)
Avtalsansvarige sammanfattar motionen med att den syftar till att ge stämma och styrelse större valmöjligheter gällande hur man väljer att själva organisera sig. En samfällighetsmedlem yttrar sig mot att ge medhåll, även om han tillstår problemen; han menar att det framförallt är en fråga om att valberedningen måste se till att fullfölja sin uppgift med att hitta tillräckligt antal styrelsemedlemmar. Ordförande yttrar sig till stöd för motionen, eftersom stämman har alldeles för stora avhopp och problem med rekrytering. En samfällighetsmedlem yttrade sig till stöd för att rösta igenom motionen; och hävdade att det krävs två stämmor för att ändra stadgarna (detta påstående har kontrollerats i efterhand och förefaller inte stämma – sekreterarens anmärkning), medan en annan medlem påpekade att en del av arbetsbördan sannolikt skulle falla ifrån emedan arbetet med fibernedläggning nu närmade sig slut.
Stämman biföll motionen.
7. Styrelsens förslag till budget och utdebitering/debiteringslängd
Före omröstningen informerade en samfällighetsmedlem att Kronofogdemyndigheten tidigare inte har accepterat debiteringslängden som underlag, med påpekande om ett antal formella punkter. Datum (inklusive debiteringsdatum) måste läggas till, en tydligare summering måste ske, och Kronofogdemyndigheten måste även i den budget som godkänns av årsstämman kunna hitta motsvarande siffror, samt delsummor på G1 och G2 måste bifogas.
Debiteringslängden godkänns med de revideringar som föreslagits av medlem.
8. Val av styrelse och ordförande
Valberedningen summerar de problem som uppstår då en stor del av styrelsen väljer att avgå samtidigt som det är svårt att hitta nya ledamöter. Valberedningen har fem förslag på nya individer:
Xxxxxxx Xxxx Xxxx Xxxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxxx Xxxxxx Xxxxx Xxxxxxxx
Stämman diskuterar olika alternativ till sammansättning av styrelsen och förtydligar styrelsens arbete. En samfällighetsmedlem ställer frågor om styrelsens arbete och begär ytterligare förtydligande, för medlemmarna, vad styrelsens arbete innebär samt föreslår att det arbetas fram en formell inskolningskurs för styrelsen.
Då det saknas en ledamot för en fulltalig styrelse föreslås Xxxx Xxxxxxx under mötet. Kvarstående styrelseledamöter ur avgående styrelse är:
Ordförande Xxxxx Xxxxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxxxx
Xxxxxxxx Xxxxxxxxxx
En samfällighetsmedlem uttryckte ståndpunkten att styrelseledamöterna måste äga fastigheter inom området. Valberedningen intygar att samtliga har fastigheter, men menar ändå att man inte håller med medlemmen om att fastigheter är nödvändiga.
Förslag till styrelse och ordförande bifalles.
9. Val av revisorer
Xxxx Xxxxxxxx och Xxx Xxxxxxxxx ställer upp för ett år till, vilket bifölls av stämman.
10. Val av valberedning
Xxxxx Xxxxxx och Xxxxx Xxxxxx väljs av valberedningen.
11. Övriga frågor
a) Verksamhetsredogörelse IP Only/fibernedläggning
Avtalsansvarig summerar verksamheten samt senaste utveckling; ersättningsfrågan är fortsatt under handläggning men handlingar har delgivits av IP Only.
b) Xxxxxxxxxxxxxxxxxxx frågade vem som är representant i Sättra framtidsgrupp; avgående avtalsansvarig från förtydligar att man har fortsatt förtroende för Xxxxx X.
12. Meddelande om var protokollet kommer att finnas tillgängligt efter justering
Hos nye avtalsansvarig, efter att sådan valts i nya styrelsen. Skall också anslås, och kommer att finnas digitalt tillgängligt via samfällighetens hemsida.