Upphandlingspolicy Almi Företagspartner AB
Upphandlingspolicy Almi Företagspartner AB
1. Inledning
1.1 Bakgrund och syfte
Almi lyder under lagen om offentlig upphandling (LOU). Samtliga bolag inom koncernen ska följa LOU och därmed även följa EG:s upphandlingsdirektiv. För att säkerställa dessa krav behöver Almi och våra medarbetare en policy att förhålla sig till.
Syftet med policyn är att:
• Säkerställa att varor och tjänster köps med rätt kvalitet till rätt pris
• Tydliggöra och ge vägledning i upphandlingsarbetet för samtliga bolag inom Almi
• Långsiktigt medverka till en marknadssituation som präglas av affärsmässighet och väl fungerande konkurrens
• Säkerställa att upphandling sker i enlighet med gällande lagstiftning
• Säkerställa att upphandling sker i enlighet med gällande ägardirektiv
1.2 Omfattning och avgränsningar
Policyn gäller för samtliga medarbetare och styrelseledamöter inom Almi.
1.3 Dokumentets beslutsordning
Denna policy ska beslutas av styrelsen och träder ikraft dagen för beslut eller beslutat datum för ikraftträdande. Den ska beslutas minst en gång per år, även om inga ändringar har gjorts, samt vid behov. Beslut ska tas i enlighet med beslutandeprocess för policy vilken framgår av
’Instruktion för styrande dokument’. Almis Upphandlingschef ansvarar för att policyn uppdateras vid behov.
1.4 Xxxxxx och efterlevnad
Almis Upphandlingschef ansvarar för att dokumentet följs. Policyn kommuniceras internt via Intranätet samt de regionala upphandlingssamordnarna i varje bolag. Externt publiceras den på Almis officiella hemsida.
Koncerngemenamma upphandlingar ansvaras och genomförs av centralt upphandlingsstöd. Regionala upphandlingar av större värden eller av komplex natur där rätt kunskap inte finns i det regionala bolaget, ska centralt stöd användas i relevant omfattning.
Finns rätt kompetens vid en regional upphandling ska den genomföras och ansvaras av det regionala bolaget, centralt stöd kan användas vid behov.
1.5 Definitioner och terminologi
Direktupphandling kan genomföras om inköpet understiger 615 300 kr per tjänst under avtalsperioden per juridisk köpare/bolag. Vid inköp med belopp som överstiger detta ska en offentlig upphandling genomföras.
2. Affärsmässighet
Affärsmässighet uppnås genom att utnyttja den konkurrens som finns på marknaden. Almi ska i sina upphandlingar ställa relevanta krav, vara tydliga, behandla alla anbudsgivare lika samt göra upphandlingarna kända på marknaden.
3. Affärsetik
Affärsetiken innefattar både affärsmässighet och att inte ta ovidkommande hänsyn, men även ett i övrigt etiskt agerande. Leverantörer och anbudsgivare är viktiga partners och ska känna trygghet i relationen. När det gäller känslig information ska inte sådan utlämnas på annat sätt än vad som är tillåtet eller tvingande enligt gällande lagstiftning eller avtal.
4. Koncerngemensam upphandling
Samordnad upphandling är av strategisk betydelse för Almi -koncern för att uppnå bästa möjliga affärsvillkor och för att säkerställa att Lagen om Offentlig Upphandling följs. Samordningen minimerar dessutom de administrativa kostnaderna för samtliga bolag inom Almi, där målet även är en god totalekonomi för koncernen.
5. Ramavtal
Ramavtal ingås med en eller flera leverantörer i syfte att fastställa villkor för avrop under en viss given tidsperiod. I normalfallet är ramavtalets villkor för helheten fördelaktigare än vad ett enskilt bolag kan uppnå genom en separat upphandling.
6. Avtalstrohet
En förutsättning för att uppnå effekterna med samordnad upphandling är att bolagen använder de ramavtal som tecknats. Avtalstrohet skapar förutsättningar för att uppnå bra affärsmässiga villkor som även innebär att Almis trovärdighet som kund ökar.
7. Direktupphandling
Om ramavtal saknas får direktupphandling användas om upphandlingens värde per tjänst understiger gränsen för LOU.
Bolagen ska alltid vid direktupphandling:
• Förvissa sig om att ett angivet pris är rimligt, exempelvis genom en prisjämförelse.
• Upphandlingen ska genomföras på ett sådant sätt att konkurrensen tillvaratas.
• Skriftlig dokumentation av en direktupphandling ska upprättas.
8. Miljökrav
Almi ska verka för att relevanta miljökrav ställs i varje upphandling.
Som utgångspunkt ska följande frågor ställas inför en upphandling:
• Vilken påverkan på miljön har produkten/tjänsten?
• Är miljövinsten kostnadsdrivande?
• Finns det bättre val av produkt/tjänst att välja vid upphandlingen?
9. Sociala och arbetsrättsliga krav
Almi ska verka för att relevanta sociala och arbetsrättsliga krav ställs vid upphandlingar. Hänsyn kan tas genom att ställa krav på antidiskrimineringsklausuler i kontrakten med leverantörerna. Att de anställda har skäliga arbetsvillkor och att kollektivavtal eller liknande finns. Vid bedömningen ska vägas in bl.a. branschförhållanden, antal möjliga leverantörer, kostnadskonsekvenser mm.
Östersund 2020-01-09 Xxxxxx Xxxxxxxxx Upphandlingschef