Rekryteringsregister - registerbeskrivning
Rekryteringsregister - registerbeskrivning
Datum för upprättande | 19.8.2021 |
Personuppgiftsansvarig | Gemensamt register, där de personuppgiftsansvariga är: Suomen Kaukokiito Oy, Kuljetusliike Taipale Oy, Xxxxxxxxxxxxx Xxxxxxx & Koramo Oy, Kuljetusliike X. Xxxxxxx Oy, Kuljetusliike Xxxxxx Xxxxxxxx Oy och Kaukokiito Henkilöstö Oy. Ansvar Rekryteringssystem: avtalet med Talentadore Oy har upprättats av och för kontakterna med leverantören ansvarar Suomen Kaukokiito Oy/Sundstedt. Behandling av uppgifter: Varje företag ansvarar självständigt för sin behandling av uppgifter i enlighet med lagar och förordningar, för handledning och utbildning av nödvändiga personer samt för kostnader orsakade av eventuella avvikelser. |
Kontaktperson i registerärenden | Gemensam kontaktpunkt: Suomen Kaukokiito Oy Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxxxxxx 0, 00000 Xxxxxxxxxx 010 5100 Kontaktpunkten upprätthålls av Suomen Kaukokiito Oy, som också ansvarar för den. Eventuella förfrågningar från registrerade som inkommit till adressen styrs därifrån till rätt bolag för behandling. Bemötanden till registrerade ges från den gemensamma kontaktpunkten. |
Registrets namn | |
Ändamålet med behandlingen av personuppgifter | Den personuppgiftsansvarige samlar in och behandlar personuppgifter för att vidta åtgärder i samband med rekrytering och anställa personer. Grunden för behandlingen av personuppgifter är ett berättigat intresse och dessutom ger personen genom att lämna in rekryteringsansökan sitt samtycke till behandling av de personuppgifter som personen lämnat. Bakgrundsutredningar kan göras med den arbetssökandes separata skriftliga samtycke, om en bakgrundsutredning är motiverad för skötseln av uppdraget. Sådana uppdrag är bl.a. arbetsuppgifter som gäller hantering av flygfrakt. Lämplighetsbedömningar kan göras med den arbetssökandes separata samtycke, om det är motiverat med tanke på den vakans som ska fyllas. Lämplighetsbedömningen görs alltid av en certifierad och pålitlig aktör. Genom att lämna in arbetsansökan eller fylla i en öppen ansökan till Kaukokiito samtycker den sökande till att hans eller hennes personuppgifter behandlas i enlighet med denna dataskyddsbeskrivning. |
Registrets datainnehåll | Personregistret innehåller följande uppgifter: - personens för- och efternamn - födelsedatum - e-postadress - postadress - telefonnummer - arbetshistoria - uppgifter om utbildning Eventuellt också: - fotografi - referensuppgifter - arbetsprov |
Den sökandes eventuella önskemål: - anställningsform - arbetstid - arbetsort - löneanspråk. Samt eventuella övriga tilläggsuppgifter som är väsentliga med tanke på rekryteringen eller andra uppgifter som den sökande uppgett i sin ansökan. | |
Grund för berättigat intresse | Behandlingen av uppgifter grundar sig på berättigat intresse. |
Regelmässiga uppgiftskällor | Uppgifterna i registret kommer från den registrerade (arbetssökanden) själv. Med den sökandes samtycke kan tilläggsuppgifter hämtas från andra informationskällor, såsom referenser eller myndigheter. Med separat samtycke av den sökande kan också en lämplighetsbedömning göras. Med separat samtycke av den sökande kan också en personsäkerhetsutredning göras, om befattningsbeskrivningen förutsätter det. |
Personuppgiftsgrupperna i fråga | Uppgifterna i rekryteringsregistret används endast för rekryteringsändamål. |
Regelmässigt utlämnande av uppgifter | Uppgifter i registret utlämnas endast till dem som behandlar registeruppgifter och de aktörer som är nödvändiga med tanke på rekryteringen. |
Mottagare och mottagargrupper | Den personuppgiftsansvarige samlar in personuppgifter vid rekrytering i rekryteringssystemet TalentAdore VRA. |
Överföring av uppgifter utanför EU eller EES | Personuppgifter behandlas i regel endast inom Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet. I vissa fall kan personuppgifter tekniskt också behandlas utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet. Då ansvarar tjänsteleverantören för att personuppgifterna behandlas i enlighet med bestämmelserna i dataskyddsförordningen och att behandlingen enligt förordningen har avtalats med sådana avtal om behandling av personuppgifter som förordningen kräver. |
Samtycke | Behandlingen grundar sig på berättigat intresse. Inget samtycke behövs. |
Principerna för skydd av registret A: Manuellt material | Personuppgifter lagras och behandlas i regel i elektronisk form. Utskrifter av enskilda ansökningar som stöd för rekryteringen förvaras utom räckhåll för utomstående personer och utskrifterna förstörs efter att rekryteringen har slutförts. |
Principerna för skydd av registret B: Funktioner som sköts elektroniskt | Personuppgifter lagras på tjänsteleverantörens servrar, som är skyddade med iakttagande av allmän praxis inom branschen och bestämmelserna och principerna i dataskyddslagen samt myndigheternas föreskrifter. Servrarna är belägna inom Europeiska unionen. Uppgifter lagras och behandlas huvudsakligen i elektronisk form. De personuppgifter som samlas in och behandlas betraktas som konfidentiella och yppas inte för andra än dem som behöver uppgifterna i sitt arbete eller konfidentiellt och begränsat med stöd av serviceavtal till den personuppgiftsansvariges kunder. |
Tillgången till personuppgifterna har skyddats med användarspecifika användarnamn, lösenord och användarrättigheter. Endast de personer som deltar i rekryteringsprocessen har tillgång till uppgifterna i registret. Om en person har lagrat personuppgifter i den personuppgiftsansvariges rekryteringssystem, är ändamålet med behandlingen av uppgifterna endast att uppfylla de åtgärder som rekryteringen kräver. Tjänsteleverantören ansvarar för det tekniska skyddet och informationssäkerheten. Tjänsteleverantören kan exempelvis i tekniska utredningar vara tvungen att behandla personuppgifter. Tjänsteleverantörens personal har undertecknat en sekretessförbindelse och förbinder sig att behandla personuppgifter informationssäkert, konfidentiellt och endast för att leverera tjänsten i fråga. | |
Rätt till insyn | Den registrerade har rätt att kontrollera vilka uppgifter som finns i registret om honom eller henne. Begäran om insyn ska göras skriftligen genom att kontakta företagets kundtjänst eller registrets kontaktperson på finska eller engelska. Begäran om insyn ska undertecknas. |
Cookies | Vi använder cookies på vår webbplats. En cookie är en liten textfil som skickas till och lagras på användarens dator. Användningen av cookies skadar inte användarnas datorer eller filer. Det primära syftet med att använda cookies är att förbättra och personifiera besökarens användarupplevelse på webbplatsen samt att analysera och förbättra webbplatsens funktion och innehåll. De uppgifter som samlats in med hjälp av cookies kan också användas för riktad kommunikation och marknadsföring samt för att optimera marknadsföringsaktiviteter. Besökare kan inte identifieras enbart på grundval av cookies. Information som fås med cookies kan emellertid kopplas till uppgifter som eventuellt erhållits av användaren i något annat sammanhang, exempelvis när användaren fyller i ett formulär på vår webbplats. Cookies används för att samla in följande typer av data: - besökarens IP-adress - tidpunkten för besöket - bläddrade sidor och tiden besökaren sett på sidorna - besökarens webbläsare. Dina rättigheter En användare som besöker vår webbplats har möjlighet att när som helst blockera användningen av cookies genom att ändra sina webbläsarinställningar. De flesta webbläsarprogram ger möjlighet att stänga av cookiefunktionen och radera redan lagrade cookies. Blockering av cookies kan påverka användningen av olika funktioner på webbplatsen. GOOGLE ANALYTICS Från webbplatsen insamlas användarstatistik till tjänsten Google Analytics i syfte att spåra användningen av och utveckla webbplatsen samt planera marknadsföringen. De uppgifter som samlas in kan inte användas för att identifiera en enskild användare eller person. |
Om du vill kan du inaktivera Google Analytics-spårningen med ett tilläggsprogram till webbläsaren Chrome. | |
Lagringstid för personuppgifterna | Uppgifterna i rekryteringsregistret lagras i regel i 12 månader från det att ansökan registrerats. I vissa fall kan personuppgifterna lagras även en längre tid. I dessa fall begärs separat samtycke av personen för längre lagring av uppgifterna. I Talent Community lagras personuppgifter alltid 12 månader i sänder. |
Rätt att yrka på rättelse av en uppgift | En personuppgift som ingår i ett personregister och som med hänsyn till ändamålet med behandlingen är oriktig, onödig, bristfällig eller föråldrad ska rättas, raderas eller kompletteras. Yrkande på rättelse av en uppgift ska lämnas med en egenhändigt undertecknad skriftlig begäran till företagets kundtjänst eller den som upprätthåller personregistret. I begäran ska man specificera vilka uppgifter som ska rättas och på vilken grund. Rättelse ska göras utan dröjsmål. Om rättelsen underrättas den instans av vilken de oriktiga uppgifterna har fåtts eller till viken de har lämnats ut. Om yrkandet på rättelse av en uppgift avslås ska registrets ansvarsperson ge ett skriftligt intyg om detta, vilket det också ska nämnas skälen till att yrkandet inte har godkänts. Parten kan föra avslaget till dataombudsmannen för behandling. |
Övriga rättigheter i anslutning till behandlingen av personuppgifter | Den registrerade har rätt att förbjuda utlämnande och behandling av sina uppgifter för direktreklam och annan marknadsföring, rätt att kräva anonymisering av uppgifterna i tillämpliga delar samt rätt att bli bortglömd efter att anställningsförhållandet har upphört. |
Automatisk behandling och profilering | |
Rätt att överföra uppgifterna från ett system till ett annat | Till den del som den registrerade själv har lämnat uppgifter till kundregistret som behandlas med stöd av den registrerades samtycke eller uppdrag, har den registrerade rätt att få ut dessa uppgifter samt rätt att överföra dessa uppgifter till en annan personuppgiftsansvarig. |
Begränsningsrätt | |
Rätt att göra invändningar | Den registrerade har rätt att begära att få personuppgifter som berör honom eller henne och rätt att begära att personuppgifter rättas eller raderas. Begäran kan riktas till registrets kontaktperson. Om personen fungerar som kontaktperson för ett företag eller en organisation kan uppgifterna inte raderas under denna tid. |
Rätt att xxxx klagomål till en tillsynsmyndighet | Om du anser att behandlingen av dina personuppgifter strider mot dataskyddsförordningen, har du rätt att lämna in ett klagomål till tillsynsmyndigheten. Du kan också lämna in ett klagomål i den medlemsstat där du har din hemvist eller arbetsplats. Den nationella tillsynsmyndighetens kontaktinformation: Dataombudsmannens byrå PB 000, Xxxxxxxxxxxxx 0, 00000 Xxxxxxxxxxx |