Contract
Datum: | Diarienummer: | |
Tjänsteskrivelse till gatu- och samhällsmiljönämnden | 2021-01-21 | GSN-2021-00154 |
Handläggare: Xxxxxx Xxxxxxxx |
Uppföljning enligt uppföljningsplan för upphandlade avtal
Förslag till beslut
Gatu- och samhällsmiljönämnden beslutar
1. att godkänna uppföljningen av upphandlingsplanen för 2020 enligt ärendets
bilaga 2.
Ärendet
Gatu- och samhällsmiljönämnden beslutade den 19 december 2019 om en uppföljningsplan avseende upphandlade avtal för 2020. De avtal som skulle följas upp är centrala för verksamheten och har stora beställningsvolymer. Uppföljningen av avtalen har gjorts av staben för upphandling på kommunledningskontoret.
Beredning
Ärendet har beretts av stadsbyggnadsförvaltningen i samarbete med kommunledningskontoret. Uppföljningen av upphandlingsplanen har inga konsekvenser sett ur barn-, jämställhets- eller näringslivsperspektiven.
Föredragning
En uppföljningsplan för upphandlade avtal togs fram efter rekommendationer från revisionen i rapporten ”Granskning av kontroll och uppföljning av privata utförare”. Gatu- och samhällsmiljönämnden beslutade om uppföljningsplanen för 2020 i samband med att verksamhetsplanen för året antogs.
Postadress: Uppsala kommun, stadsbyggnadsförvaltningen, 753 75 Uppsala Besöksadress: Xxxxxxxxxxxxx 00
Telefon: 000-000 00 00 (växel)
E-post: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxx.xx xxx.xxxxxxx.xx
De avtal som har granskats har stor betydelse för verksamheten och har stora beställningsvolymer. Granskningen av avtalen har gjorts av staben för upphandling på kommunledningskontoret. De avtal som granskats är:
1. Ramavtal beläggningsarbeten
2. Samhällsbetalda persontransporter
3. Drift och underhåll av offentlig belysning
4. Markdrift av hårdgjorda markytor
Utifrån de kontroller som staben för upphandling har genomförts i enlighet med uppföljningsplanen framkom inga anmärkningar.
Ekonomiska konsekvenser
Uppföljning enligt upphandlingsplanen medför inga ekonomiska konsekvenser.
Beslutsunderlag
• Tjänsteskrivelse daterad 21 januari 2021
• Bilaga 1, Uppföljningsplan för upphandlade avtal 2020 daterad 26 juni 2019
• Bilaga 2, Uppföljning av upphandlade avtal 2020 daterad 30 september 2020
Stadsbyggnadsförvaltningen
Xxxx Xxxxxxxx |
Biträdande stadsbyggnadsdirektör |
Stadsbyggnadsförvaltningen ansvarar för följande områden:
1. Respektive beställare ska kontrollera att beställning sker från rätt avtal och att beställningens omfattning ryms inom avtalet.
2. Respektive beställare ska kontrollera att faktura och leverans överensstämmer med beställning samt avtalade villkor.
3. Tillhandahålla beställningsunderlag till staben för upphandling för kontroll mot fakturor enligt ovan.
4. Anmäla avvikelser från avtalad leverans eller från avtal till staben för upphandling.
Datum: | Diarienummer: | |
2020-09-30 | GSN-2021-00154 | |
Handläggare: | ||
Xxx Xxxxxx | ||
Uppföljning enligt uppföljningsplan för upphandlade avtal 2020
Bakgrund
Som en del i verksamhetsplanen för år 2020 har stadsbyggnadsförvaltningen upprättat en plan för uppföljning av upphandlade avtal inom förvaltningen. Bakgrunden till att planen upprättas är en rekommendation från kommunrevisionen att en årlig plan för uppföljning av avtal ska tas fram och fastställas.
Urval
I uppföljningsplanen valdes fyra stycken upphandlade avtal ut för fördjupade uppföljningsinsatser under år 2020, se nedan. De utvalda avtalen är centrala för förvaltningens verksamhet och har stora beställningsvolymer.
1. Ramavtal beläggningsarbeten (Ncc Industry AB).
2. Samhällsbetalda persontransporter (AB Trendtaxi, Taxi Stor & Liten i Gävle AB, Uppsala Taxi 100 000 AB, Cabonline Region Mitt AB, Taxi E4 Uppsala Plus AB, Xxxxxx Xxxxxx Bud & Taxi AB, 5 Star Taxi AB, K-Holm Vård och Omsorg AB).
3. Drift och underhåll av offentlig belysning (Vattenfall Services Nordic AB).
4. Markdrift av hårdgjorda markytor (Mellansvenska Logistiktransporter AB, Binab Entreprenad AB, Upplands Schakt Ekonomisk förening, Abt Bolagen AB, Peab Anläggning AB, Maskinringen Mälardalen Ekonomisk förening).
Uppföljningsområden samt metodik
I uppföljningsplanen finns angivet hur uppföljningen ska ske och vilka kontroller som ska utföras. Uppföljningen är gjord under september 2020.
Staben för upphandling ansvarar för följande områden:
1. Fakturakontroll. Stickprovskontroller görs på fakturor för att säkerställa att de stämmer mot avtalade priser samt beställning. Stadsbyggnadsförvaltningen ska redovisa beställningsunderlag på begäran.
2. Uppföljning av krav avseende social och ekologisk hållbarhet som ställts i upphandlingen. Resurser från avdelningen för ekologisk och social hållbarhet bidrar med kompetens.
3. Juridiskt stöd beträffande tolkning av avtalsvillkor vid behov.
4. Statistik beträffande inköp och volymer vid behov.
Kontroll
1. Fakturakontroll
- Ramavtal beläggningsarbeten (NCC Industry AB)
Stickprov har genomförts på tio fakturor från vår ramavtalspart NCC avseende beläggningsarbeten. Bland de tio fakturorna identifierades några poster som krävde ytterligare genomgång med avropande personal om avtalets omfattning och begränsning samt diskussion med vår ramavtalspart. För att säkerställa kvaliteten på avrop har separat beställningsblankett tagits fram och staben för upphandling har hållit möte med ramavtalsparten. Efter vidtagna åtgärder enligt ovan har kvaliteten på avropen förbättrats och inkommande leverantörsfakturor avseende beläggningsarbeten är korrekta.
Nedan följer en sammanställning av det samlade inköpet av beläggningsarbeten som konterats 6185 i Agresso på nämnd 7500 samt nämnd 4500.
Sammanställning 2019 | |
Totalt inköp beläggningsarbeten från beläggningsavtalet | 39 261 000 kr |
Mex-projekt | 6 512 000 kr |
Investeringsprojekt | 24 851 000 kr |
Driftprojekt samt projekt mot kommunala bolag | 7 898 000 kr |
Sammanställning t.o.m. september 2020 | |
Totalt inköp beläggningsarbeten från beläggningsavtalet | 32 046 000 kr |
Mex-projekt | 340 000 kr |
Investeringsprojekt | 25 768 000 kr |
Driftprojekt samt projekt mot kommunala bolag | 5 938 000 kr |
- Samhällsbetalda persontransporter (AB Trendtaxi, Taxi Stor & Liten i Gävle AB, Uppsala Taxi 100 000 AB, Cabonline Region Mitt AB, Taxi E4 Uppsala Plus AB, Xxxxxx Xxxxxx Bud & Taxi AB, 5 Star Taxi AB, K-Holm Vård och Omsorg AB). K-holm vård och omsorg skrevs det aldrig avtal med.
Alla resor med färdtjänst, skolresor med taxi och omsorgsresor planeras och hanteras i ett system som heter Alfa. Varje månad tar enheten ut ett betalningsunderlag för varje typ av resa och för varje leverantör, som är utförda under föregående månad. Därefter skickas det ut till leverantörerna vilket visar vilken summa de har rätt att fakturera. Inkomna fakturor kontrolleras sedan mot aktuellt betalningsunderlag.
Detta gör att ingen leverantör kan debitera mer än vad som är utfört.
Utöver de vanliga resorna kan det förekomma viss fakturering på rättelser och avvikelser. Det handlar oftast om resor som gått sent i månaden och inte hunnits hanterats innan ”körning” av underlaget. Det kan även innehålla avvikelser där resan tagit längre tid i praktiken än vad som planerats.
Alla dessa undantag måste godkännas av enheten innan de får faktureras. Nedan följer samlade inköpen per år och leverantör:
2019 | Kostnad | 2020 | Kostnad | |
Uppsala taxi | 38 396 127 | Uppsala taxi | 19 747 764 | |
Trend taxi | 10 185 933 | Trend taxi | 23 951 534 | |
A-transport | 684 371 | A-transport | 436 571 | |
5star | 2 788 396 | 5star | 509 222 | |
Kurir | 34 273 028 | Kurir | 17 709 979 | |
Xxxxxx xxxxxx | 1 670 857 | Xxxxxx xxxxxx | 943 167 | |
Taxi E4 | 3 053 217 | Taxi E4 | 2 466 155 | |
Stor & Liten | 5 239 850 | Stor & Liten | 5 823 818 | |
Ärentuna | 525 112 | |||
Eklundshof | 216 455 | |||
GUB | 3 807 161 | |||
Sköldhs | 585 522 | |||
HH traffic | 1 008 656 | |||
Totalt | 102 434 690 | 71 88 214 | ||
- Drift och underhåll av offentlig belysning (Vattenfall Services Nordic AB).
Kontroll har genomförts av tre fakturor och ingen avvikelse har påträffats.
Utfall 2019 7 600 000 kr
Utfall 2020 5 800 000 kr
- Markdrift av hårdgjorda markytor (Mellansvenska Logistiktransporter AB, Binab Entreprenad AB, Upplands Schakt Ekonomisk förening, Abt Bolagen AB, Peab Anläggning AB, Maskinringen Mälardalen Ekonomisk förening)
Generellt
Vid kontroll valdes att kontrollera två delområden inom avtalet; vintersandsupptagning och vinterväghållning. Två av entreprenörerna deltager inte i vintersandsupptagningen varför vi där kompletterade med att kontrollera fler vinterväghållningsmånader. Antalet fakturor som kontrollerades skiljer sig även utifrån hur (sammanställd faktura, eller flera fakturor för varje del) entreprenörerna väljer att fakturera utifrån godkänt ekonomiskt avstämningskalkylsdokument.
Mellansvenska logistiktransporter (MLT)
Vi genomförde kontroll av fyra fakturor för MLT ekonomiska förening hänförligt till vinterväghållning för tre månadsavstämningar; januari 2020, februari 2020 och mars 2020. Anledningen till kontroll av tre vintermånader är att entreprenören ej är kontrakterad för vintersandsupptagning som kontrollerades på fyra av sex entreprenörer.
En av fakturorna hade en avvikelse i form av att entreprenören fakturerat 2304 kr för lite till skillnad mot det godkända underlaget. I övrigt har fakturorna varit korrekta.
Utfall av köpta tjänster som är hänförligt till aktuellt avtal för: 2019: 10 961 016 kr
2020: 349 640 kr
ABT Bolagen AB (ABT)
Vi genomförde kontroll av tre fakturor för ABT-bolagen AB hänförligt till vinterväghållning för tre månadsavstämningar: januari 2020, februari 2020 och mars 2020. Anledningen till kontroll av tre vintermånader är att entreprenören ej är kontrakterad för vintersandsupptagning som kontrollerades på fyra av sex entreprenörer.
Samtliga fakturor var korrekta.
Utfall av köpta tjänster som är hänförligt till aktuellt avtal för: 2019: 9 116 753 kr
2020: 434 410 kr
BINAB Entreprenad AB
Vi genomförde kontroll av tolv fakturor för BINAB Entreprenad AB hänförligt till vintersandsupptagningen 2020 (april/maj) och vinterväghållning för månadsavstämning februari 2020. Anledningen till det större antalet är fakturor är på grund av att entreprenörens för vinterväghållningen delar upp fakturorna på olika delar av totalen. Vi valde att ta med samtliga fakturor hänförliga till februari 2020 för att det skulle motsvara den kontroll som genomförts av de andra entreprenörerna.
Samtliga fakturor var korrekta.
Utfall av köpta tjänster som är hänförligt till aktuellt avtal för: 2019: 13 540 725 kr
2020: 6 417 497 kr
Maskinringen Mälardalen Ekonomisk förening
Vi genomförde kontroll av tre fakturor för Maskinringen Mälardalen Ekonomiska förening hänförligt till vintersandsupptagningen 2020 (april/maj) och vinterväghållning för månadsavstämningar januari och februari 2020. Anledningen att även januari kontrollerades var att entreprenören endast skickade en faktura hänförligt till vintersandsupptagningen 2020 (vilket skilde sig mot övriga entreprenörer som utför arbeten på vintersandsupptagningen).
Samtliga fakturor var korrekta.
Utfall av köpta tjänster som är hänförligt till aktuellt avtal för: 2019: 7 530 375 kr
2020: 3 346 835 kr
PEAB Anläggning AB
Vi genomförde kontroll av sex fakturor för PEAB Anläggning AB hänförligt till vintersandsupptagningen 2020 (april/maj) och vinterväghållning för månadsavstämning februari 2020.
Samtliga fakturor var korrekta.
Utfall av köpta tjänster som är hänförligt till aktuellt avtal för: 2019: 8 915 640 kr
2020: 2 844 570 kr
Upplands Schakt Ekonomisk förening
Vi genomförde kontroll av sju fakturor för Upplands Schakt ekonomiska förening hänförligt till vintersandsupptagningen 2020 (april/maj) och vinterväghållning för månadsavstämning februari 2020.
Samtliga fakturor var korrekta.
Utfall av köpta tjänster som är hänförligt till aktuellt avtal för: 2019: 16 555 446 kr
2020: 5 832 380 kr
2. Uppföljning av krav avseende social och ekologisk hållbarhet som ställts i upphandlingen. Resurser från avdelningen för ekologisk och social hållbarhet bidrar med kompetens.
Under hösten genomfördes uppföljning avseende social och ekologisk hållbarhet som ställts i upphandlingar ramavtal för beläggningsarbeten, drift och underhåll av offentlig belysning samt markdrift av hårdgjorda ytor.
Uppföljning av ställda miljökrav i avtalet för samhällsbetalda persontransporter följs upp genom extern miljörevision i februari 2021. Den uppföljningen görs inom ramen för det avtalet och ansvaret ligger på leverantörerna att tillhandahålla underlag senast sista februari 2021.
3. Juridiskt stöd beträffande tolkning av avtalsvillkor vid behov.
Juridiskt stöd har givit avseende kontroll av avtalet med samhällsbetalda transporter.
4. Statistik beträffande inköp och volymer vid behov. Finns redovisat under respektive avtal i ovan text.