INNEHÅLLSFÖRTECKNING
Anbudsinbjudan
Upphandling av
Fruktleveranser till SMHI
INNEHÅLLSFÖRTECKNING
1
1
2
2.6 SVARSBLANKETT (BILAGA 2) 2
2.13 Ofullständiga uppgifter 3
2.16 Frågor om anbudsinbjudan 4
4
4
4
5.2 Fakturering och betalningsvillkor 5
6 KVALIFICERING OCH UTVÄRDERING
6
6.1 STEG I – FINANSIELL FÖRMÅGA (BILAGA 2, FLIK 2, LÄNGST UPP) 6
6.2 STEG II – KVALIFIKATIONSKRAV (BILAGA 2, FLIK 2, LÄNGST NED) 6
6.3 STEG III – UTVÄRDERING (BILAGA 2, FLIK 3) 7
7
7.1 Bilaga 1: Miljöbilsdefinition 7
7.3 Bilaga 3: Ramavtal utkast 7
Anbudsinbjudan
Ni inbjuds härmed att lämna anbud avseende Fruktleveranser till SMHI.
Upphandlingen genomförs i syfte att träffa avtal om fruktleveranser till SMHI huvudkontoret i Norrköping som är lokaliserat på Xxxxxxxxxxxxxx 0, med cirka 550 anställda.
Avtal kommer att tecknas med en (1) leverantör.
Anbud kommer att antas utan förhandling, varför anbudsgivare vid anbudstillfället uppmanas att lämna så förmånligt anbud som möjligt.
Inbjudan sker genom annonsering på SMHIs hemsida, samt i Anbudsjournalens databas.
1 Allmän information
SMHI, Sveriges meteorologiska och hydrologiska institut, är en myndighet under Miljödepartementet. Som expertorgan inom meteorologi, hydrologi och oceanografi främjar SMHI effektivitet, säkerhet och miljö inom olika samhällssektorer. SMHI bedriver också tillämpad forskning inom de olika verksamhetsområdena.
SMHIs verksamhetsidé är att tillhandahålla planerings- och beslutsunderlag för väder- och vattenberoende verksamheter. SMHI ska understödja offentliga uppdragsgivares och kommersiella kunders ansträngningar att värna om miljön, skydda liv och egendom, främja samhällsutvecklingen samt minimera kostnader eller öka intäkter.
SMHI har verksamhet på 5 platser i Sverige, och har totalt c:a 650 anställda. För ytterligare information, hänvisas till vår hemsida xxx.xxxx.xx.
SMHI avser med denna upphandling att täcka behovet av fruktkorgar till personalen i Norrköping. Upphandlingen omfattar SMHIs huvudkontor i Norrköping med cirka 550 anställda, där varje avdelning kommer att kunna göra egna avrop från kommande ramavtalet.
Under år 2010 avropades frukt för totalt 220 000 SEK, enligt veckovis leveransplan.
Antal leveranser i slutet av 2011 är 24 fruktkorgar per vecka, fördelade på två leveranstillfällen, 20 fruktkorgar (200 kg) måndagar och 4 (50 kg) torsdagar. Varje avdelning har erhållit en separat faktura på deras avrop. Någon garanterad volym på kommande upphandling kan dock aldrig utlovas.
Denna anbudsinbjudan med bilagor finns att ladda ner från SMHIs hemsida på följande länk: xxxx://xxx.xxxx.xx/xxxxxx/xxxxxxxxxxxxx/xxxxxxxx-xxxxxxxxxxxxx-0.0000
Sök där efter ”Fruktleverans till SMHI”
På samma plats kommer inkomna frågor om upphandlingen och SMHIs svar på dessa frågor att publiceras.
Anbudsgivare bör regelbundet kontrollera denna webb-plats för att fånga upp om ny information om upphandlingen har lagts ut, då detta är enda plats för publicering om denna.
Anbudshandlingar kan också beställas från SMHIs registrator, som då skickar det per post. Förfrågningsunderlaget finns endast framtaget på svenska.
2 Administrativa bestämmelser
Upphandlingen genomförs som en ”förenklad upphandling”, enligt 15 kapitlet i Lagen om Offentlig Upphandling (LOU SFS 2007:1091 jämte tillägg).
Mer om XXX finns tillgängligt på Konkurrensverkets hemsida: xxx.xxx.xx.
2011-12-02 | Anbudsinbjudan publiceras |
2011-12-19 | Sista dag för anbud |
2011-12-20 | Anbudsöppning |
2012-01-20 | Beslut om tilldelning |
2012-01-23 | Meddelande om tilldelningsbeslut |
2012-01-26 | Avtal tecknas |
2012-02-01 | Nytt avtal i drift |
Anbud skall lämnas skriftligt i ett neutralt förslutet kuvert, märkt ”Fruktleveranser till SMH 2011/1981/13”
Anbud skall lämnas i ett (1) original och en (1) kopia. Kopian kan med fördel vara i digitalt format. Anbud per fax eller mail accepteras inte, då anbudssekretessen då inte kan garanteras.
Anbudet skall vara skrivet på svenska.
Anbudsinbjudan med bilagor innehåller ett antal obligatoriska krav, benämnda ”skall-krav”. Alla ställda skall-krav måste uppfyllas för att anbudsgivaren skall kunna bli aktuell som leverantör. De anbudsgivare som uppfyller ställda skall-krav, går vidare till utvärdering.
Ofullständiga anbud får inte behandlas, och kommer därför inte att tas upp till utvärdering.
Svarsblankett skall fyllas i, signeras. (bilaga 2, flik 3)
Anbudet/svarsblanketten skall vara undertecknat av behörig firmatecknare (bilaga 2, flik 3).
Företagsuppgifter skall fyllas i och bifogas med anbudet (bilaga 2, flik 1).
Anbud märkt ”Fruktleveranser 2011/1981/13” kan skickas med post till:
SMHI
Registrator
601 76 Norrköping
Anbud kan också lämnas i SMHIs reception på Xxxxxxxxxxxxxx 0, Xxxxxxxxxx. Receptionen har normalt öppet vardagar mellan kl. 08:00 – 16:00.
Anbudet skall vara inkommit senast till 2011-12-19.
Anbudet skall vara bindande till och med 2012-02-28, vilket skall bekräftas i anbudet (bilaga 2, flik 3)
Anbudsgivaren står själv för alla eventuella kostnader i samband med anbudsgivningen.
Anbud med ofullständiga uppgifter kommer att förkastas som ofullständigt anbud.
Tilldelningsbeslut i detta upphandlingsärende kommer skriftligen att meddelas samtliga anbudsgivare innan avtal tecknas med antagen leverantör.
Efter avslutad upphandling är såväl beslut, som samtliga handlingar i upphandlingsärenden normalt offentliga.
Offentlighets- och sekretesslagen kan dock ge skydd åt uppgifter som rör enskild som ingått avtal med en myndighet (31 kap, 16 §).
Denna sekretess gäller under förutsättning att det av särskild anledning kan befaras att ett offentliggörande kan medföra skada för anbudsgivaren.
För att SMHI skall kunna sekretessbelägga anbud, eller del av anbud, måste anbudsgivaren:
a) ange vilken/vilka uppgifter som är skyddsvärda (normalt inte ett helt anbud)
b) ange vilken skada som skulle kunna uppstå om uppgifterna lämnades ut Sekretessprövning kan inte göras i förväg, utan SMHI prövar efter det att någon begärt att få ta del av handlingarna. Ett sådant beslut kan överklagas till Kammarrätten i Jönköping. Garantier för att uppgifterna inte kommer att lämnas ut kan därför aldrig ges.
Frågor gällande förfrågningsunderlaget sänds via e-post till xxxxxxxxxxx@xxxx.xx Sista dag för frågor är sju (7) dagar innan sista dag för anbud.
Ev. frågor och svar kommer löpande att läggas ut på SMHIs hemsida.
(Se xxx.xxxx.xx under ”Om SMHI”/Aktuella Upphandlingar/ Fruktleverans till SMHI).
Det åligger således varje intressent att själv bevaka denna plats, då det endast är där som frågor och svar kommer att publiceras under anbudstiden.
SMHI
Ekonomi Inköp 601 76 Norrköping
Xxxxxx Xxxxxxx
3 Krav på anbudsgivaren
Se under punkten 6.1, steg I – Finansiell förmåga
4 Krav på tjänsten
Förutsättningarna är följande:
• Ekologiskt utbud av frukt skall finnas.
• Leveranser skall kunna ske två gånger/vecka, exempelvis måndagar och torsdagar beroende på avdelningarnas behov.
• Avrop skall kunna ske direkt från respektive avdelning på SMHI.
• Leveranserna skall ske i korg (eller motsvarande).
• Korg skall tillhandahållas av leverantören
• Korg skall vara märkas enligt beställarens önskemål.
• Faktura skall skickas per månad och resursnummer (erhålls vid avtal).
• Befintligt utbud skall presenteras och prissättas i SEK exklusive moms, enligt svarsblanketten (bilaga 2, flik 3)
5 Kommersiella villkor
• Priser skall vara fasta i ett år (tom 2013-01-31)
• Önskemål om prisförändring kan sedan godkännas efter överenskommelse. Nytt pris skall då normalt gälla ett (1) år.
• Xxxxxxxxxxxxxxxx skall godkännas (bilaga 3.)
Avtalsstart planerad till den 1 februari 2012. Avtalstiden är två (2) år från tecknande av avtal, med option på ytterligare ett (1) år. Avtalet förlängs automatisk med ett (1) år, om inte någon av parterna säger upp avtalet senast tre (3) månader före avtalets utgång.
5.2 Fakturering och betalningsvillkor
Fakturering skall ske månadsvis i efterskott.
Betalning erläggs 30 dagar efter mottagen korrekt faktura och godkänd utförd tjänst. Expeditions- och faktureringsavgifter eller liknande får ej tas ut.
Av fakturan skall framgå:
- vilket avtal/beställning den hänför sig till
- uppdragstagarens organisations- och momsregistreringsnummer eller motsvarande
- bolagets säte
- information om att F-skatt eller motsvarande innehas
- uppdragstagarens postgironummer eller betaladress
- resursnummer på beställaren
Faktura som inte innehåller ovanstående uppgifter, är inte giltig som faktura och får återsändas.
SMHI har elektronisk fakturahantering, och ser helst att e-faktura används.
Se vidare på xxxx://xxx.xxxx.xx/xxxxxx/xxxxxxxxxxxxx/Xxx-xxxx-xxxxxxxxxxxx
Fakturan märks med referens (erhålls vid avtalstecknande) och sänds till adress:
SMHI
Faktura
601 76 Norrköping
Leverans skall ske till SMHI:
SMHI
Xxxxxxxxxxxxxx 0 Xxx 00/Xxxxxxxxxx 00000 Xxxxxxxxxx
Samtliga leveranser skall vara märkt, för vidare internleverans.
6 Kvalificering och utvärdering
SMHI vill betona vikten av att följande förutsättningar följs:
En grundförutsättning för att ett lämnat anbud skall kunna beaktas vid utvärderingen är att anbudsgivaren uppfyller samtliga skall-krav, oavsett om kravet avser krav på leverantören, efterfrågade tjänster eller avtalsvillkoren. Anbud som inte uppfyller skall-kraven eller innehåller reservationer kommer att förkastas.
Anbudsgivare ombeds också att i sitt svar följa strukturen i denna anbudsförfrågan, samt att inte bifoga dokumentation, broschyrer, policys mm som inte efterfrågas.
Prövning av anbud kommer att genomföras i tre (3) på varandra följande steg:
6.1 Steg I – Finansiell förmåga (bilaga 2, flik 2, längst upp)
Anbudsgivaren får inte vara föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, ackord eller liknande förfarande. Enligt svensk lag (LOU 2007:1091) är en upphandlande enhet skyldig att innan ett skriftligt avtal tecknas kontrollera att leverantören är:
- registrerad i aktiebolags-, handels- eller föreningsregistret
- registrerad för redovisning och inbetalning av mervärdesskatt, innehållen preliminärskatt och arbetsgivaravgifter
- fri från skulder för svenska skatter och sociala avgifter hos skatt- och kronofogdemyndigheten.
SMHI kommer att kontrollera detta, och äger rätt att utesluta anbudsgivare som, efter kontroll, inte visar sig klara dessa krav.
Inga handlingar som styrker detta behöver bifogas, då SMHI själva kontrollerar detta hos UC.
De anbud som uppfyller dessa krav går vidare till steg II
6.2 Steg II – Kvalifikationskrav (bilaga 2, flik 2, längst ned)
Under kvalifikationskrav återfinns de krav SMHI får ställa på en anbudsgivare i den aktuella upphandlingen. Kraven är på anbudsgivarens tekniska förmåga, kapacitet, finansiella och ekonomiska ställning.
Observera att alla skall-krav ska vara besvarade och uppfyllda.
Om svar på frågor saknas, kan anbudet komma att förkastas som ofullständigt.
De anbud som tillfredsställande uppfyller dessa frågor går vidare till steg III – utvärdering.
6.3 Steg III – Utvärdering (bilaga 2, flik 3)
SMHI kommer vid utvärderingen att anta det anbud som uppfyllt samtliga skall-krav samt erbjuder det lägsta totalpriset/vecka. Utvärdering av inkomna anbud kommer att ske enligt följande modell:
Två utbud (bas- respektive ekologiskt) med fiktiva schablonvärden (volymer) har tagits fram, schablonvärdena motsvarar en veckas förbrukning. Dessa volymer multipliceras med anbudsgivarens priser. Beloppen kommer sedan att multipliceras med nedan angivna procentsatser (%). En summering av dessa belopp genererar en delsumma.
• 60 % Basutbud.
• 40 % Ekologiskt utbud.
Utvärderingspris innebär ytterligare sänkning av anbudspris om följande kan erbjudas:
• Kan säsongsfrukt(1) erbjudas tas 5 % bort av delsummans värde.
• Kan transport ske med miljövänlig bil dras ytterligare 5 % bort av delsummans värde. (se miljöbilsdefinition under punkt 3)
Leverantör med lägst total pris/vecka tilldelas avtal.
(1) = Säsongsfrukt är frukt som skördas för årstiden. Syftet med denna skrivelse är att få ett fruktutbud som är varierande över året.