Kontrollera om behovet kan uppfyllas på annat sätt än genom upphandling
Beställare och
Kontrollera om behovet kan uppfyllas på annat sätt än genom upphandling
Upphandlare
Kontrollera att jävssituation ej föreligger
Upphandlare
Upphandlare och
Upphandlare och
Upphandlare och
Upphandlare och
Upphandlare, avtalscontroller,
Upphandlare,
Beställare och
Upphandlare i samråd
Upphandlare och
Upphandlare,
Upphandlare och
Inköpssektionen ger rekommendation om val av leverantör. Beslut tas normalt i konsensus mellan Inköpssektion och Beställare. Om parterna är oense dokumenteras Inköpssektionens
rekommendation och
Beställaren har
Upphandlare,
Upphandlare,
Upphandlare, Beställare,
Förvaltningschef,
Upphandlare och
Prefekt och
Team E-handel
Följa upp samt förvalta avtal
Inköpskoordinator och
Förlänga avtalet/ Säga upp avtalet
Se separat process
Inköpssektionen
Behov av upphandling
Inköpschef
Inköpschef
prefekt
beställare
beställare
referensgrupp
Upphandlaren
Inköpssektionen, FC,
Ordna finansiering
prefekt
FC-beslut
beställare, sakkunnig,
Göra erforderliga analyser
nuvarande leverantör
beställare, sakkunnig
Sakkunnig i samråd
Utforma kravspecifikation
med Upphandlare
med Beställare
Inköpschef
Referensgrupp och
Ev. revidera efter slutgranskning
Inköpschef
Upphandlare
Upphandlare
Referensgrupp
Upphandlare
beslutanderätten.
Upphandlare
Upphandlingsjurist
Upphandlingsjurist
Upphandlingsjurist, Leverantör
Inköpssektionen
Prefekt, Annan
Teckna avtal
behörig person
Upphandlare
Referensgrupp
Upphandlare Inköpskoordinatorer
Lägga in påminnelse
Kommunicera avtal
Möjliggöra beställning i
e-handelsportalen
Ev. begära tullfrihet
och Upphandlare
Upphandlare
Beställare
Behov av upphandling tillfredsställt
Välja och besluta om leverantör
Göra leverantörs- bedömning
Hantera frågor och svar
Upphandlare meddelar
Inköpschef att FFU är klart för granskning
Fylla på med administrativa föreskrifter samt utforma utvärderings- kriterier
Formulera krav på vara/tjänst samt ev. service/utbildning
Behov inkommer eller identifieras av Inköpssektionen
Registrera avtalet/ leverantören
Uppdatera Stockholms universitets upphandlingsplan
Arkivera handlingar
Ordna med underskrifter
Ta fram avtal
Ta ställning vid ev. överprövning
Lämna ut handlingar
Efter tilldela
Tilldela
Inför tilldela
Utvärdera
Göra formell prövning
Annonsera/ publicera FFU
Slutgranska FFU
Utforma FFU
Välja upphandlings- förfarande
Ta ut diarienummer
Fastställ en tidplan för upphandlingen
Formera referensgrupp för upphandlingen
Identifiera möjliga intressenter
Utkräva enhetsbeslut
Tilldela ärendet
Föra in behovet i Upphandlingsplan
Kontrollera om behov förts upp av annan och om samordning är möjlig |
Inköpschef mailar till upphandlare och uppdaterar Upphandlingsplan |
Finns avtal? Lokalt, eller hos xxxxxx.xx |
Kontrollera om fler berörs av avtalet och som därför bör kontaktas |
Referensgrupp ska avspegla de grupper som har behov av avtalet |
Tidplan förs sedan över till Upphandlingsplan |
Kontakta registrator för att få ett dnr. |
Ta ställning kring finansieringsbeslut, leasing, kapitalförsörjning, m.m. |
Ta fram uppgifter kring behov, statistik, volym, upphandlingsform |
Kontakta Förvaltningsrätten via mail eller telefon för att kontrollera om ansökan om överprövning inkommit |
Utvärdera inkomna anbud och genomföra ev. förhandling |
Efter tilldelning genomförs ”leverantörs- massage” och ev. kompletterande informationsträffar |
Handlingar som tillhör upphandlingen arkiveras i upphandlings- systemet |
Upphandlare
Skicka avtalet till Registrator/Arkiv
Flytta över upphandlingen till fliken ”Avslutade”
Bedöma yttranden samt framtida vägval i processen
Sekretessprövning ska genomföras |
Utforma slutgiltigt avtal |
Behörig person ska underteckna avtalet |
Avtal tecknas med beaktande av regler för besluts- och delegationsordning |
Tullverkets blankett
E-handla på Stockholms universitet
Se separat process
Lägga in avtalet i Avtalsdatabasen. Ev. blänkare på intranätet
Påminnelse om att påbörja ny upphandling eller ta ställning till förlängning ska in i Upphandlings- systemet |
Upphandlare
Följa upp leverantörens åtagande vad gäller kvalitet i vara/
tjänst. Synpunkter
ska läggas in i Avtalsdatabasen
Avropa/Beställa
Detta görs i enlighet med processbilden |
Vid ramavtal: Genomföra ny upphandling (d.v.s. processen startar om) | ||
ntroller | ||
Inköpskoordinator
Xxxxx som inkommer förmedlas till Inköpschef |
Upphandlingsplan
Upphandlingsplan Avtalsdatabas Upphandlingsplan
Beställare
W3/D3
Uppföljnings- program, Inyet, Cognos, o.s.v.
Upphandlings- system
Ev. avvikelser från Tidsplanen ska noteras
Ekonomiavdelningens Redovisningssektion
Lägga upp ny leverantör i Ekonomisystemet
E-handels- portalen
Formulera krav på e-handel samt miljökriterier
Ordna med underskrifter
Öppna och registrera anbud |
Upphandlings- system; Intranätet
Upphandlings- system
Upphandlings- system;
Både upphandlarens och referensgruppens skäl till avvikelser ska redovisas |
E-handels- portalen
Avtalsco
Följa upp de formella kraven, t.ex. skatter och
avgifter
Lösa ut
förlängnings- optioner
Upphandlare i samråd med Beställare
Informera tilltänkta leverantörer samt
Referensgrupp
Ge råd vad gäller tidplan för själva upphandlingen, kravgenomgång och utvärdering
Ta fram avtal
Skriva yttranden |
Om önskvärt ta fram andra liknande upphandlingar som hjälp för Beställare och Xxxxxxxxx |
Inköpschef meddelar när granskning är klar |
Kontrollera skatt och soliditet |
Ärendehanterings- system
Upphandlings- system
Bestämma hur avtalet skall vara utformat |
Upphandlings- system
Blankett 9008
Blankett 9009
Avtalscontroller
Köra acceptans- tester, kontrollera leverans
Följa upp Stockholms universitets avtalstrohet
Avtalscontroller
Mallar i upphandlings- systemet
Mall Tilldelnings- beslut
Teckna avtal med beaktande av regler för besluts- och delegationsordning |
Upphandlingsplan